Checklist samenwerkingsovereenkomst Plaats in de Kapstok gebiedsontwikkeling Afsluiting verkenningsfase / start planfase Andere gehanteerde benamingen Bestuursconvenant, bestuursovereenkomst, samenwerkingsconvenant, samenwerkingsprotocol Inleiding 1. Algemeen Ieder contract is verschillend, toegesneden op het betreffende project en de contractpartners. Voor het gebruik van de checklist is het niet vereist dat DLG contractspartij is. Het is ook denkbaar dat DLG opdrachtnemer is voor het concipiëren van de overeenkomst. Alhoewel geprobeerd is om een zo compleet mogelijke lijst van onderwerpen weer te geven zal deze checklist niet uitputtend zijn. Deze checklist is bedoeld als hulpmiddel bij het opstellen van een gebiedscontract. Het is niet bedoeld als stoplichtdocument waarbij het groene licht pas wordt gegeven als alle onderdelen afgevinkt zijn. Let op.!! Het nadenken mag niet stoppen als de checklist helemaal is afgewerkt: er kan in jouw geval altijd nog iets geregeld moeten worden wat niet in deze checklist voorkomt! Indien ook private partijen als contractspartijen deelnemen aan de overeenkomst, is het dringend aanbevolen medewerkers van het Groene Grondbedrijf te raadplegen met het oog op specifieke aspecten met betrekking tot de deelname van private partijen. 2. Juridische inbreng Bij totstandkoming van de overeenkomst wordt juridische inbreng dringend aanbevolen. Deze inbreng kan bestaan uit een juridische check/toets van de concept-overeenkomst. Om deze juridische toets nuttig en doelmatig te kunnen uitvoeren is vereist dat de overeenkomst redelijk voldragen is, maar er eveneens nog voldoende tijd en ruimte bestaat om opmerkingen mee te nemen en te verwerken in de eindversie. Mocht van de jurist worden verwacht dat hij meewerkt aan het concipieren van de overeenkomst, dan zal hij tijdig moeten worden ingeschakeld in het onderhandelingsproces teneinde zicht te krijgen op bedoeling en intenties van partijen. 3. Specifiek Partijen bij deze overeenkomst zijn vaak publieke partijen, maar ook maatschappelijke organisaties kunnen hierbij betrokken zijn. Waar het betreft publieke partijen moet er rekening mee worden gehouden dat de overeenkomst pas kan worden gesloten of ondertekend zodra goedkeuring is gegeven door bijv. gemeenteraad, provinciale staten of een ander overheidsorgaan. Er kan voor worden gekozen de overeenkomst reeds te sluiten en te ondertekenen onder de opschortende voorwaarde van goedkeuring. Contractkenmerken; * Stijl; Een juridische stijl met artikel- en lidnummers. Hoewel partijen niet beogen de nakoming van verplichtingen uit deze overeenkomst in rechte af te dwingen, wordt de formulering toch zodanig gekozen dat het gaat om rechtens partijen bindende afspraken. 1
* Vorm; Het gaat om samenwerking tussen publieke partijen, waarbij ook maatschappelijke organisaties betrokken kunnen zijn Een samenwerkingsovereenkomst omvat inspanningsverplichtingen die in globale zin worden vastgelegd. Het doel van de overeenkomst is om de samenwerking vast te leggen en partijen daaraan te binden en, strikt genomen, niet om een bepaald resultaat te bereiken. * Inhoud; De samenwerkingsovereenkomst heeft in zijn algemeenheid betrekking op het integraal ontwikkelen van een begrensd plangebied, d.w.z. het in gezamenlijkheid realiseren van een aantal doelen De doelen worden zoveel mogelijk gekwantificeerd * Overige specifieke kenmerken; Bij een samenwerkingsovereenkomst behoort een projectorganisatie die de nakoming van de gemaakte afspraken bewaakt en de besluitvorming voor de respectievelijke partijen voorbereidt. De vrijheid van handelen van de projectorganisatie wordt bepaald door de mandaten die door de betrokken organisaties zijn gegeven. Integraliteit planvorming vergt continue beleidsafstemming. Aansturing project en proces vergt veel overleg en coördinatie tussen partijen Besluitvorming is complex en vergt goede voorbereiding en bestuurlijke controle richting achterban, raden en staten Hulpvragen/Voorvragen voorafgaande aan de totstandkoming en opstellen overeenkomst; Raadpleeg tevens de andere onderdelen van de kapstok, zoals krachtenveld analyse, haalbaarheidstoets, verkenning rol/ambitie partijen, risico-analyse, contracterings- en aanbestedingsstrategie, effectanalyses e.d. Wordt door de andere partijen ook een checklist gehanteerd en is deze bekend? Hebben alle partijen tijdig voldoende juridische inbreng geregeld? Hebben de vertegenwoordigers aan tafel voldoende mandaat om namens hun partij te onderhandelen en afspraken te maken. Welke onderhandelingsruimte is er beschikbaar? Wat zijn de cruciale inhoudelijke belangen van partijen en welke rol spelen die in hun motivatie om samen te werken (willen ze geven en nemen voor synergie of willen ze zo min mogelijk geven en zoveel mogelijk nemen)? Willen partijen zich naar hun achterban profileren met deze samenwerking en wat betekent dat voor de externe communicatie? Inhoud overeenkomst * Partijen Opsomming van deelnemende publiekrechtelijke partijen Vermelding per partij van de naam van de tekenbevoegde persoon/bestuurder * Overwegingen/Considerans Overzicht van overwegingen, documenten en besluiten die hebben geleid tot deze overeenkomst, maar die geen onderdeel uitmaken van de overeenkomst. 2
Beschrijving van motivatie en belangen van elk der contractspartijen afzonderlijk in relatie tot het doel van de overeenkomst, nl. samenwerking. Beoogde ambities in termen van resultaten van de beoogde gebiedsontwikkeling. * Overeenkomst; Doel overeenkomst o beschrijving hoofddoel: het vastleggen door partijen om in gezamenlijkheid een aantal doelen binnen een begrensd plangebied te realiseren met in achtneming van een aantal door partijen overeengekomen afspraken o beschrijving (eventuele) subdoelen Uitgangspunten o beknopte beschrijving van de doelen van het plangebied, alsmede de begrenzing van het gebied (bijvoorbeeld oppervlaktes te realiseren natuur, recreatiegebied, woningbouw e.d.), aangevuld met een kaart met de begrenzing van het plangebied o overzicht van documenten die als uitgangspunt gelden voor de overeenkomst. Deze documenten vormen een onderdeel van de overeenkomst en zijn als bijlage bij de overeenkomst gevoegd. o Definities/begrippenkader. Duur overeenkomst; o vastleggen van afspraken over ingangsdatum en/of einddatum dan wel duur van de overeenkomst. o aangeven onder welke omstandigheden verlenging dan wel voortijdige/tussentijdse beëindiging (ontbinding) van de overeenkomst mogelijk is, met beschrijving van de te volgen procedure. Denk aan tussentijdse beëindiging bij niet of niet behoorlijke nakoming. o aangeven hoe kostenverrekening plaats vindt bij voortijdige/tussentijdse beëindiging van de overeenkomst. o Regelen overige consequenties van tussentijdse/voortijdige beëindiging Planning o start- en einddatum project (alleen indien deze afwijkt van de data van de overeenkomst als hiervoor genoemd) o fasering project en vermelding mijlpalen, stappenplan voor het proces. Verplichtingen contractspartijen o vastleggen van afspraken tussen partijen omtrent te doorlopen planologische en overige publiekrechtelijke procedures (vergunningentrajecten, MER-procedures) Wie doet wat en wanneer? o regeling van beheer en onderhoud: wie is waarvoor verantwoordelijk, waarvan wordt beheer en onderhoud geregeld, evt. procedure-afspraken Grondverwerving/ Grondverwervingsstrategie o vastleggen van afspraken over verwerving, tijdelijk beheer en overdracht van gronden. 3
o hoeveel gronden moeten worden verworven en welke prioritering wordt daarbij gehanteerd. o wie verwerft de gronden. o Hoe worden de grondprijzen bepaald en bewaakt. o hoe vindt de grondverwerving plaats (instrumentarium) o aan wie worden de gronden overgedragen en in welke vorm Financiële afspraken o kostenverdeling planontwikkeling over deelnemende partijen o regeling financiële risico s o betalingswijze en betalingsritme o voorschotbetalingen en verrekening o verwerving subsidies (Wie vraagt aan, wie draagt hiervoor verantwoordelijkheid?) Projectorganisatie o uitwerking structuur projectorganisatie (bijv. stuurgroep, projectgroep,werkgroepen of klankbordgroepen) o beschrijving taken, samenstelling en vergaderfrequentie van de verschillende organen van de projectorganisatie o wijze van besluitvorming o rolverdeling betrokken partijen o bewaking voortgang en opstellen verantwoordingsrapportages (inhoudelijk en financieel) t.b.v. deelnemende partijen o vastleggen evaluatie Communicatie o hoe vindt de communicatie plaats (instrumenten, doelgroepen) en wie is waarvoor verantwoordelijk o toepassing huisstijl en logo s o vastleggen geheimhoudingsplicht Slotbepalingen en overige zaken o hoe te handelen bij geschillen naar aanleiding van de overeenkomst (arbitrage) o hoe te handelen bij (een voorstel tot) wijziging/aanpassing van de overeenkomst. Vermelding van omstandigheden die aanleiding kunnen zijn voor wijziging/aanpassing (alleen onvoorziene omstandigheden?). (Bijv. opsomming omstandigheden die alleen kunnen leiden tot wijziging overeenkomst). o onder welke voorwaarden kunnen rechten of verplichtingen worden overgedragen aan andere partijen. o Regelen rechten m.b.t. auteursrecht, intellectueel eigendom van de produkten e.d. Ondertekening contract o Vermelding namen en functies tekenbevoegden o Datering en plaats ondertekening 4
Vermelding bijlagen als onderdeel van het contract o Voorbeelden: kaarten, intentieovereenkomst, gebiedsvisie, aankoopstrategieplan, planningsschema, projectorganisatie, Voorbeelden contractsvorm o Samenwerkingsovereenkomst Parklandschap Groot Mijdrecht-Zuid o Samenwerkingsovereenkomst Eendragtspolder o Bestuursconvenant Munnikenland en Slot Loevestein. 5