Integrale KwaliteitsZorg uit de Praktijk Heeft MIJNapotheek behoefte aan IKZ? 1
Heeft mijn apotheek behoefte aan IKZ? Hetgebruikvan eencontinu verbeteringsprocesdoorde leidingvan de apotheek Waarbij kwaliteitsgarantie centraal staat Gesteund door alle medewerkers Integraal over alle diensten/producten Gerichtop succesop langetermijn Met focus op klantentevredenheid 2
«IKZ voor de Apotheek» i.s.m. Provincie West-Vlaanderen 2001 2003 Opleiding voor Apothekers www.amelior.be Amelior Centrum kwaliteitszorg West Vlaanderen Beneluxpark 1 8500 Kortrijk ISO gecertificeerd Opgericht in 1971 3
Opleidingen Amelior Communicatie Management en Human Ressources Informatica Economie en financiën Veiligheid en milieu Bedrijfsorganisatie Integrale kwaliteitszorg Vragen voor de apotheker Werk ik kwaliteitsvol? Hoewerkteenanderesectorrond IKZ? Welke ISO normen zijn wenselijk? Welke ISO normen zijn haalbaar? Hoevertaalikdie in mijnapotheek? 4
Doel Implementatie van een doordachte kwaliteitstrategie Continue kwaliteitsverbeteringen bestendigen Verlagen van de kosten van niet-kwaliteit Verhogen van het bedrijfsrendement 5
Start situatie Veel algemene informatie over kwaliteit Gebrek aan toegepaste opleiding Focus op gekend terrein: Farmaceutische Zorg Magistrale PROGRAMMA WORKSHOPS Kwaliteitsbeleiden doelstellingen Document en gegevensbeheer Communicatie met patiënt Personeel Interne communicatie Voorraadbeheer Ontvangst- advies- klacht Bereidingen Beheer - controle - apparatuur Inkoop - controles - afval Kwaliteitsverbetering Audit 6
Huiswerk Kwaliteitsbeleid beschrijven KHB Uitbreiden naar alle werkprocessen Afspraken en documenten aanmaken Implementatie Kenbaarmaken( team+ publiek) Audit en opvolging Implementatie criteria Bruikbaarheid document Inhoud Vorm Informatisering NetwerkPc Server 7
APB -GFP Good Farmaceutical Practice Geven de richtlijnen wat wenselijk is Kwaliteits handboek Unieke handleiding van 1 specifieke apotheek Sleutelprocessen BEHEER Boekhouding Finance Strategie Portfolio VERKOOP MARKETING Patiënt dossier Externe communicatie Klachtenbeheer Publieke ruimte ADMINISTRATIE Documentatiebeheer Personeel Facturatie Iso-Ikz lokalen/apparatuur. VOORRAADBEHEER Inkoop Controles Afval PRODUCTIE Grondstoffen Protocollen Verpakking IT Inventariseren Hardware onderhoud Software onderhoud 8
Doel: Processen definiëren Nodige protocollen uitschrijven Elk protocol legt de afspraken vast bvb onderhoud vd lokalen of apparatuur 9
Documenten Uitrustingsfiche calibratie-controlefiche Beheer van de ruimten Publieke zone: ingang apotheek, ruimte voor de balie, toilet Niet-publieke zone: ruimte achter de balie, ontvangst en uitpakzone, labo, opslagruimte, bureau 10
Publieke zone: Aan de ingang : naam apotheek, openingsuren, apotheker van wacht, nationaal oproepnummer voor apothekers, evtoproepnummer voor arts met wachtdienst Verboden toegang voor dieren en rokers, kenbaar maken van camerabewaking: aanbrengen van iconen aan ingang De opstelling van de afzonderlijke balies is er opgericht om een maximale privacy te bieden aan de klant/patiënt Er is een kindvriendelijk hoekje dat elke avond wordt opgeruimd Er is toegang mogelijk tot een proper toilet Niet publieke zone: Hier worden geen klanten of patiënten toegelaten, tenzij met toestemming van het personeel verantwoordelijk voor de betrokken zone. De niet publieke zone is opgesplitst in : De ruimte achter de balie (bestelruimte) Uitpakzone Zone af te halen producten Bureau met computer voor tarifiëring, etiketten, protocols Labo waarin weegzone met balansen en afwerkzone bereidingen Bureau titularis apotheker Magazijn naast apotheek Opslagruimte kelder voor glas en plastic verpakkingen Kelder onder apotheek: archief, vervallen producten 11
Er is een scheiding voorzien tussen zones met niet compatibele activiteiten (vervallen gm, grondstoffen) De temperatuur wordt op kamertemperatuur gehouden (range 18-23 C) en zonodig bijgestuurd met airco of verwarming De koelkasten zijn voorzien van een thermometer die maandelijks gecontroleerd wordt. De temperatuur vd koelkasten wordt dagelijks geregistreerd Veiligheidsvoorzieningen : Brandblusapparaten (schuim voor brand, poeder voor electro) Branddeken in bereidingshoek Rookdetectoren Ontvlambare stoffen worden bewaard in het magazijn naast de apotheek Evacuatieplan met iconen Alarminstallatie/camera 12
Veiligheidsvoorzieningen labo: Mondmasker Veiligheidsbril Afzuigsysteem voor bereidingen met risicostoffen Wegwerphandschoenen Ether in de apotheek wordt bewaard in een veiligheidskan Onderhoud van de apotheek: Het onderhoud van de apotheek gebeurt in eigen regie of wordt uitbesteed De afspraken hierover : aard, frequentie, verantwoordelijke, worden beschreven in de taakomschrijving (Apotheek - lokalen/uitrusting- onderhoud, protocol schoonmaak) 13
Protocol afsluiten van de apotheek: Controleer of er een bestelling moet in de afhaalkast De deur wordt gesloten Controleer of de ruimte onder het rolgordijn vrij is Het rolgordijn wordt naar beneden gelaten De kinderhoek wordt opgeruimd Alle elektrische toestellen (balansen, warmwaterbad) worden afgelegd Protocol afsluiten van de apotheek: Niet afgewerkte bereidingen worden afgedekt met folie Alle cliëntschermen worden uitgelogd en afgelegd. Controleer de email van de automatische backup De voorschriften van de dag bundelen en in de voorschriftenlade klaarleggen voor controle Kassa maken Controle wachtdienstkastje( maandag en vrijdagavond) Lichten doven( kelder, magazijn, apotheek) 14
Beheer uitrusting: Apparaatfiche opstellen: Naamen type apparaat Serienummer Belengrijkste karakteristieken Leverancier: gegevens en documentatie Historiek toestel Uit te voeren onderhoud Uit te voeren calibraties 15
Checklist of vragenlijst: Is er een procedure van beheer lokalen en uitrusting? Zijn er apparaatfiches per toestel? Zijn de onderhoudsprotocollen? Zijn er calibratietabellen? Is de frequentievoorde periodiekecontrolevastgelegd? Is de calibratie/onderhoudsverantwoordelijke aangeduid in het organigram Welke procedure bij afwijkingen/ defecten? Is de calibratiestatus aangeduid op het toestel? Doelstelling UITRUSTING PROCEDURE - 01 De procedure EQUIP01-PROC beschrijft de aankoop, het gebruik, het onderhoud en de ijking van de weegschaal (in te vullen), die de code EQUIP01 draagt. Het doel van de procedure is: Het goed gebruik te verzekeren; Het verzekeren van een propere en goed onderhouden weegschaal; Het goed functioneren te verzekeren; Het voorkomen van onregelmatigheden, vastgestelde onregelmatigheden op te lossen en maatregelen te nemen om herhaling te voorkomen. Belanghebbenden Regelmatige gebruikers van de weegschaal zijn _(In te vullen). Het wekelijks onderhoud wordt verzorgd door _ (In te vullen). Het jaarlijks onderhoud wordt verzorgd door (In te vullen). De ijking van de weegschaal wordt verzorgd door (In te vullen). of zoals aangegeven in de functiebeschrijvingen van het personeel (KH-PERSON-BIJLAGE-02). 16
UITRUSTING PROCEDURE - 01 C.1. AANKOOP De apotheker moet beschikken over eénof meerdere weegschalen om op een adequate manier alle wegingen voor bereidingen in de apotheek uit te voeren, volgens de toepasbare reglementering (TMF -Therapeutisch Magistraal Formularium). De apotheker gaat bij aankoop van een nieuwe weegschaal na of het nieuwe instrument beschikt over alle verplichte Europese markeringselementen zijnde: De CE-zegel Het jaartal waarin de dece ijking plaatshad (2 cijfers); De code van het metrologisch orgaan dat de CE keuring uitvoerde (4 cijfers) Het groene vierkant met de letter M Verzegeling (gecodificeerde zelfklevers) De goedkeuringscode van het model 17
UITRUSTING PROCEDURE - 01 C.1. AANKOOP De apotheker gaat ook na of de weegschaal vergezeld is van een verklaring van overeenstemming (certificateof conformity). Dit document moet expliciet melding maken van de toegelaten geografische zone voor gebruik van het instrument, behalve indien dit is uitgerust met een interne calibratie. De apotheker ziet erop toe dat de nieuw aangekochte weegschaal aangegeven wordt bij de Dienst Metrologie. UITRUSTING PROCEDURE - 01 C.2. GEBRUIK De weegschaal moet worden geplaatst op een vlakke, stabiele, trillingsvrije, niet vervormbare ondergrond, bij voorkeur horizontaal in alle richtingen. Het instrument moet opgesteld opgestelduit de buurt van luchtstromen, warmtebronnen (radiatoren, airco, kookplaten, gloeilampen, ventilatoren, enz.) en magnetische velden (bvb. magnetische roerderin werking). Voor het goed gebruik van een weegschaal in de apotheek verwijzen we naar de gebruiksaanwijzing van de fabrikant. Deze gebruiksaanwijzingwordtbijgehoudenin hetlogboekvan de weegschaal. 18
UITRUSTING PROCEDURE - 01 C.3. ONDERHOUD De gebruiker moet steeds nagaan of de weegschaal en de weegzone proper is. De weegzone wordt voor en na elke bereiding schoongemaakt, indien nodig tussen elke weging. Routine reiniging van de weegschaal Wekelijkse reiniging van de weegschaal UITRUSTING PROCEDURE - 01 C.4. IJKING Interne calibratie Interne contrôle Wekelijkse interne controle: Metrologisch nazicht Wettelijke periodieke herkijk 19
Uitdaging Apotheek Professionaliteit verhogen Kritische zelfevaluatie Behalen én behouden van gestelde verbeteringen Team Confrontatie theorie praktijk Systematiek van IKZ implementatie verwerven Sleutels tot succes Leergierigheid van de Teamleader»Positieveingesteldheid team briefing/motiveren Keuze van de onderwerpen» Direct implementeerbaar Tijd reservatie» Voorrang geven aan frictiedomeinen Implementatie Tools» Lange termijn denken 20
HUISWERK CHECKLIST INTEGREER REGISTREER CONTROLEER-EVALUEER IMPLEMENTEER Professional excellence 21
Bedankt voor uw aandacht! 22