Vlaams ministerie MOW. Checklist nr. 1. goedkeuringsdatum, het afdelingshoofd. de kwaliteitsverantwoordelijke. ir. J. J. Polen. Ing. D.

Transcriptie

1 afdeling Betonstructuren - Gent Procedure 7.7 blz. 1 van 10 Checklist nr. 1 Beoordeling van het kwaliteitssysteem aan de hand van het kwaliteitshandboek eis ja neen opmerkingen 1 Juridische structuur van de keuringsinstelling 1.1 Wordt de juridische structuur verduidelijkt in het handboek? 1.2 Worden de belangrijkste activiteiten besproken? 1.3 Is er een organisatieschema? 1.4 Worden alle functies ingevuld? 1.5 Wordt de onafhankelijkheid t.o.v. de moederorganisatie gedefinieerd? 2 Activiteitsdomeinen 2.1 Worden de activiteitsdomeinen beschreven? 2.2 Omvat de beschrijving het type klant? 2.3 Omvat de beschrijving het type materiaal/technische specificaties? 2.4 Worden de criteria aangeduid waarbinnen het organisme keuringen uitvoert? 2.5 Wordt aangegeven dat de keuringen uitgevoerd worden volgens beschreven procedures? 3 Verantwoordelijkheid en verzekering 3.1 Is de aansprakelijkheid schriftelijk 3.2 Beschikt de keuringsinstelling over een verzekering? 4 Contracten 4.1 Worden de specifieke aspecten van een keuring contractueel 5 Beïnvloeding 5.1 Wordt de onafhankelijkheid, de onpartijdigheid en de integriteit van de keuringsinstelling beschreven? 5.2 Beschikt het personeel over gedragsrichtlijnen? 5.3 Bestaan er procedures die voorkomen dat personeelsleden worden beïnvloed? 5.4 Heeft de keuringsinstelling belangen bij de klanten waarvoor het keuringen uitvoert?

2 afdeling Betonstructuren - Gent Procedure 7.7 blz. 2 van 10 6 Onpartijdigheid 6.1 Wordt er een scheiding gegarandeerd tussen de keuringsinstelling en de moederorganisatie zoals vereist voor keuringsinstellingen van het type C? 6.2 Zijn de keuringsactiviteiten gescheiden van de andere activiteiten van de afdeling? 7 Integriteit 7.1 Worden de aanvaardingscriteria beschreven? 7.2 Bestaan er procedures die aangeven wanneer een keuring wordt geweigerd? 7.3 Kunnen alle klanten te allen tijde beroep doen op de keuringsinstelling? 8 Vertrouwelijkheid 8.1 Bestaan er richtlijnen die de vertrouwelijkheid van inlichtingen bekomen bij de keuringen garandeert? 8.2 Is elk personeelslid op de hoogte van de maatregelen die genomen zijn om de vertrouwelijkheid te garanderen? 8.3 Worden de dossiers vertrouwelijk behandeld? 8.4 Is de toegang tot de dossiers schriftelijk 8.5 Is de toegang tot de verschillende lokalen 8.6 Wordt de vertrouwelijkheid gegarandeerd bij uitbestedingen? 9 Management 9.1 Is de organisatie zodanig gestructureerd dat ze blijvend in staat is om haar technische functies naar behoren te vervullen? 9.2 Beschikt de instelling over een hiërarchische structuur? 9.3 Worden de verantwoordelijkheden schriftelijk 9.4 Bestaan er van alle functies beschrijvingen? 9.5 Is de plaatsvervanging geregeld? 9.6 Beschikt de keuringsinstelling over een technisch verantwoordelijke? 9.7 Wordt er op de keuringen toezicht gehouden door personen die vertrouwd zijn met de keuringsmethoden en - procedures?

3 afdeling Betonstructuren - Gent Procedure 7.7 blz. 3 van Kwaliteitssysteem 10.1 Bestaat er een verklaring vanwege de directie? 10.2 Wordt rekening gehouden met de tijdigheid van de keuringen? 10.3 Wordt rekening gehouden met de veiligheid tijdens het uitvoeren van de keuringen? 10.4 Wordt rekening gehouden met de wensen van de klant? 10.5 Staan er voldoende middelen ter beschikking om de keuringen kwaliteitsvol uit te voeren? 10.6 Bestaat er een systeem van behandeling van inkomende post? 10.7 Worden de keuringsprocedures up-to-date gehouden? 10.8 Is het personeel voldoende opgeleid om haar taken uit te voeren? 10.9 Is het kwaliteitssysteem zodanig opgevat dat problemen zo veel mogelijk worden vermeden? Voldoet de dienstverlening aan de verwachtingen van de klant? Is het kwaliteitssysteem schriftelijk Is vastgelegd hoe de documenten m.b.t. het kwaliteitssysteem worden opgesteld en gewijzigd? Is de verdeling van het kwaliteitshandboek 11 Kwaliteitsverantwoordelijke 11.1 Is er een kwaliteitsverantwoordelijke aangeduid? 11.2 Is de verantwoordelijke onafhankelijk, en moet hij als kwaliteitsverantwoordelijke alleen verantwoording afleggen t.o.v. de directie? 11.3 Is de functie van beschreven in het organigram? 11.4 Is de aanduiding van vastgelegd in de directieverklaring? 11.5 Is de rol van m.b.t. de interne audits omschreven? 11.6 Is de rol van de kwaliteitsverantwoorelijke m.b.t. het opvolgen van kwaliteitssysteem 11.7 Is de rol van m.b.t. het nemen van correctieve maatregelen

4 afdeling Betonstructuren - Gent Procedure 7.7 blz. 4 van Documentenbeheer 12.1 Is er een systeem voorzien voor het up-to-date houden van de documenten? (Beschikt de keuringsinstelling over een beheersysteem voor de documenten?) 12.2 Wordt er rekening gehouden met nieuwe technologische/technische ontwikkelingen? 12.3 Wordt er rekening gehouden met neiuwe wettelijke voorschriften? 12.4 Is er een systeem van permanente verbetering voorzien? 12.5 Is het documentenbeheer volledig schriftelijk 12.6 Is vastgelegd wie documenten goedkeurt? 12.7 Is de verdeling van documenten 12.8 Zijn de documenten toegankelijk voor de belanghebbenden? 12.9 Worden de belanghebbenden op de hoogte gebracht van wijzigingen? Is de duur van de archivering vastgelegd voor de verschillende documenten? Is procedureel vastgelegd wie de verantwoordelijkheid draagt bij het opstellen en wijzigen van documenten? Bestaat er een identificatiesysteem bij de documenten? Bestaat er een systeem van nummering van de revisies met aanduiding van de datum? Wordt het gebruik van nieuwe documenten verzekerd? Is de archivering van documenten schriftelijk 13 Interne audits 13.1 Is er een systeem van interne audits opgesteld? 13.2 Werden er correctieve maatregelen genomen i.v.m. de opmerkingen van de vorige audit? 13.3 Hebben de auditeurs een opleiding gevolgd? 13.4 Zijn de auditeurs voldoende onafhankelijk? 13.5 Heeft de auditeur toegang tot alle informatie? 13.6 Is de frekwentie van audits 13.7 Is de verdeling van de auditrapporten 13.8 Is schriftelijk vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het nemen van de nodige correctieve maatregelen? 28/08/2001

5 afdeling Betonstructuren - Gent Procedure 7.7 blz. 5 van Correctieve maatregelen 14.1 Is er een systeem aanwezig dat toelaat adequaat in te spelen op problemen? 14.2 Is er vastgelegd hoe te handelen bij defecte meetapparatuur? 14.3 Is er een procedure voor klachtenbehandeling? 14.4 Is bepaald hoe wordt beslist een of meerdere keuringen opnieuw uit te voeren? 14.5 Is beschreven hoe de klant wordt geïnformeerd bij herkeuringen? 14.6 Is de verantwoordelijkheid vastgelegd voor de beslissing tot herkeuring? 15 Audit door de directie 15.1 Beschikt de organisatie over een systeem voor een beoordeling door de directie van het kwaliteitssysteem? 15.2 Bestaat hierover een schriftelijk rapport? 16 Personeel 16.1 Beschikt de instelling over voldoende personeel voor het uitvoeren van de keuringen? 16.2 Is de vorming van de personeelsleden voorzien? 16.3 Wordt een personeelsdossier van elk personeelslid bijgehouden? 16.4 Bestaan er van elke functie beschrijvingen? 16.5 Wordt rekening gehouden met de ervaring en technische kennis bij de verdeling van opdrachten? 16.6 Is de opleiding van nieuwe personeelsleden 16.7 Is er een evaluatie voorzien van de personeelsleden? 16.8 Is een bijsturing naar aanleiding van de evaluatie voorzien? 16.9 Worden de personeelsdossiers up-to-date gehouden? Bestaan er gedragsregels? Is de beloning van de personeelsleden onafhankelijk van hun beoordeling en van hun aantal opdrachten?

6 Vlaamse ministerie MOW afdeling Betonstructuren - Gent Procedure 7.7 blz. 6 van 10 Onderwerp: Checklist bij het uitvoeren van een interne audit 17 Technische toestellen 17.1 Wordt er een inventarislijst bijgehouden? 17.2 Beschikken de personeelsleden over een gebruiksaanwijzing van de meettoestellen? 17.3 Wordt de opslag van proefmonsters geregeld? 17.4 Beschikt de keuringsinstelling over een procedure die de behandeling van proefmonsters beschrijft? 17.5 Wordt het gebruik van meettoestellen en apparatuur schriftelijk 17.6 Bestaat er een verdeellijst van de sleutels met toegang tot de gebouwen? 17.7 Is elk toestel duidelijk identificeerbaar? 17.8 Is er een verantwoordelijke aangeduid die instaat voor het bijhouden van de inventaris? 17.9 Is in een procedure het onderhoud van apparatuur Is de herstelling van defecte apparatuur schriftelijk Worden reparaties uitgevoerd door bevoegde herstellers? 18 Kalibratie 18.1 Bestaan er procedures die de kalibratie beschrijven? 18.2 Worden kalibraties schriftelijk gerapporteerd en bijgehouden? 18.3 Is de verantwoordelijke voor de kalibratie aangeduid? 18.4 Bestaat er een register van gekalibreerde apparatuur? 18.5 Bestaat er een kalibratieprogramma (frekwentie)? 18.6 Is vastgelegd wie en hoe de referentiestandaarden worden bewaard? 18.7 Worden tussentijdse controles voor de kalibratie van toestellen uitgevoerd? 18.8 Is de manier van aankoop van toestellen schriftelijk 19 Computers 19.1 Bestaat er een systeem voor de beveiliging (opslag) van gegevens? 19.2 Is er een verantwoordelijke aangeduid voor de informatica? 19.3 Bestaat er een lijst van de gebruikte hardware? 19.4 Bestaat er een systeem dat de vertrouwelijkheid van gegevens garandeert?

7 afdeling Betonstructuren - Gent Procedure 7.7 blz. 7 van Defecten aan meetapparatuur 20.1 Bestaat er een schriftelijk vastgelegde procedure voor defecten aan meetapparatuur? 20.2 Wordt defecte meetapparatuur onmiddellijk uit gebruik genomen? 20.3 Worden defecten aan meetapparatuur geregistreerd? 20.4 Wordt vastgelegd hoe herstelde meetapparatuur opnieuw wordt toegewezen? 20.5 Is een systeem voorzien voor de evaluatie van resultaten van eerder uitgevoerde keuringen met defecte meetapparatuur? 21 Inspectiemethodes 21.1 Beschikt de keuringsinstelling over inspectieprocedures? 21.2 Worden voor elke keuring de nodige specificatie gegeven? 21.3 Bestaat er een lijst van alle inspectiemethodes? 21.4 Worden de verantwoordelijkheden bij de keuringen 21.5 Wordt elke keuringsaanvraag onderzocht op het gebied van competentie? 21.6 Is vastgelegd wie de inspectiemethodes goedkeurt? 21.7 Bestaat er een systeem voor het wijzigen van bestaande inspectiemethodes? 21.8 Beschikken alle personeelsleden die keuringen uitvoeren over de nodige documenten? 22 Contracten 22.1 Is het opmaken van een contract vastgelegd in een procedure? 23 Registratie 23.1 Worden alle belangrijke gegevens die werden bekomen tijdens een keuring geregistreerd? 23.2 Garandeert het systeem dat informatie zonder fouten wordt doorgegeven? 24 Veiligheid 24.1 Bestaat er een veiligheidsreglement? 24.2 Bestaat er een procedure die bepaalt hoe moet gehandeld worden in geval van ongeval? 24.3 Is voorzien dat een keuring wordt stopgezet in het geval de veiligheid in gedrang komt?

8 Vlaamse ministerie MOW afdeling Betonstructuren - Gent Procedure 7.7 blz. 8 van Keuringsmonsters 25.1 Worden keuringsmonsters eenduidig gemerkt? 25.2 Sluit het systeem elke verwisseling uit? 25.3 Wordt de monstername gedocumenteerd? 25.4 Is vastgelegd wie instaat voor de voorbereiding van de monstername? 25.5 Is de stockage van keuringsmonsters schriftelijk 25.6 Worden de keuringsmonsters in goede omstandigheden bewaard? 26 Keuringsverslagen/documenten 26.1 Kan op basis van de keuringsgegevens een adequate beoordeling plaatsvinden? 26.2 Bestaat er een systeem voor de rapportering van keuringsgegevens? 26.3 Worden de keuringsstukken gearchiveerd? 26.4 Worden alle keuringsstukken voorzien van een eenduidig nummer? 26.5 Is de toegang tot de archieven gereglementeerd? 26.6 Is de duur van de archivering vastgesteld? 26.7 Is er een verantwoordelijke voor de archivering aangeduid? 26.8 Is het keuringsverslag per bladzijde eenduidig genummerd? 26.9 Bevat het keuringsverslag alle gegevens die door de klant gevraagd worden? Is vastgelegd wie de keuringsverslagen ondertekent? Bestaat er een procedure die aangeeft hoe te handelen wanneer een keuringsverslag wordt gewijzigd? Wordt in een gewijzigd keuringsverslag melding gemaakt van het feit dat het een vorig keuringsverslag vervangt? 27 Onderaanneming (uitbesteding) 27.1 Zijn de criteria voor de keuze van de onderaannemer 27.2 Is er een procedure die aangeeft hoe een onderaannemer wordt geauditeerd in geval hij niet beschikt over de nodige accreditaties? 27.3 Bestaat er een lijst van erkende onderaannemers? 27.4 Beschikt de instelling over personeel dat gekwalificeerd is voor de evaluatie van onderaannemers?

9 afdeling Betonstructuren - Gent Procedure 7.7 blz. 9 van Klachten en beroepen 28.1 Bestaat er een procedure voor de behandeling van klachten? 28.2 Wordt er een klachtenregister bijgehouden? 28.3 Bestaat er een procedure voor de behandeling van beroepen? 29 Samenwerking 29.1 Nemen personeelsleden van de instelling deel aan relevante normalisatiewerkzaamheden?

10 afdeling Betonstructuren - Gent Procedure 7.7 blz. 10 van 10 Checklist nr. 2 Beoordeling van de keuringsprocedure eis ja neen opmerkingen 1 Gebeurt de keuring binnen het kader van de overeenkomst certificeringsinstelling - ABS? 2 Gebeurt de keuring volgens de voorziene planning? 3 Werd de keuring uitgevoerd op basis van de voorschriften van de opdrachtgever? 4 Is de keuring correct geïdentificeerd? 5 Zijn de correcte formulieren gebruikt? 6 Werden monsters correct geïdentificeerd? 7 Werd de proefopdracht goed opgesteld? 8 Werd beroep gedaan op door de opdrachtgever erkende laboratoria? 9 Zijn de laboverslagen tijdig geleverd? 10 Zijn de laboverslagen volledig? 11 Zijn de laboproeven correct uitgevoerd? 12 Werden opmerkingen, gemaakt bij de keuring, genoteerd en opgevolgd? 13 Is het verslag van de keuring volledig? 14 Werd het keuringsverslag geëvalueerd op de afdeling? 15 Is het verslag officieel doorgestuurd naar de opdrachtgever? 16 Werden vastgestelde tekortkomingen afdoende behandeld? 17 Zijn de keuringsverslagen correct geklasseerd? 18 Omvat de keuring het nazicht van de controle, kalibratie en ijking van fabricage-, meet- en beproevingsuitrustingen?