Procedure PAGINA 1 VAN 5. Geschillencommissie IKMcertificatie

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Procedure PAGINA 1 VAN 5. Geschillencommissie IKMcertificatie"

Simon Boer
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

Procedure PAGINA 1 VAN 5 Goedgekeurd door Naam DATUM GOEDKEURING Directeur Kwaliteitsverantwoordelijke L. DE MEULEMEESTER A. ANTONISSEN 1 INHOUDSOPGE 1 INHOUDSOPGAVE... 1 2 DOEL.

1 Procedure PAGINA 1 VAN 5 Goedgekeurd door Naam DATUM GOEDKEURING Directeur Kwaliteitsverantwoordelijke L. DE MEULEMEESTER A. ANTONISSEN 1 INHOUDSOPGE 1 INHOUDSOPGAVE DOEL TOEPASSINGSGEBIED BEGRIPPEN EN DEFINITIES VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN WERKWIJZE TE GEBRUIKEN DOCUMENTEN DOEL Deze procedure beschrijft hoe bezwaren op beoordelingen of certificatiebeslissingen van een producent verwerkt worden met als doel een gelijke behandeling van alle deelnemers ongeacht hun eigenheid mogelijk te maken en de mogelijkheid beroep aan te tekenen tegen éénzijdige beslissing. 3 TOEPASSINGSGEBIED Deze procedure is van toepassing voor alle klachten en bezwaren omtrent de IKM-certificatieprocedure. 4 BEGRIPPEN EN DEFINITIES De begrippen en definities worden weergegeven in het formulier FO_284. Klacht IKM : er is sprake van een klacht wanneer de producent niet tevreden is bv. met de manier van auditeren Beroep IKM : er is sprake van een beroep wanneer de producent niet akkoord is met de beoordeling/certiciatiebeslissing, hetzij met het resultaat vande IKM-controle of eventuele administratieve kosten gerelateerd aan de certificatiebeslissing. Een beroep wordt tevens als een geschil gedefinieerd.

2 Procedure PAGINA 2 VAN 5 5 VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN De verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden in de kolom Wie door middel van afkortingen weergegeven. De betekenis van de afkortingen wordt vermeld in het formulier FO_284. Geschillencommissie IKM: commissie samengesteld uit 4 leden van de Interprofessionele werkgroep ( 2 vertegenwoordigers van producenten en 2 van de kopers ). De vertegenwoordigers zijn verschillend bij elke nieuwe samenstelling van de commissie en een evenwichtige verhouding tussen de taalgroepen wordt gerespecteerd. 6 WERKWIJZE 1 Indienen beroep Wat Wie Hoe producent De procedure bij een beroep van een producent over de evaluatie van één of meerdere IKM-borgingspunten begint met een schriftelijke klacht van de producent aan de geschillencommissie via het secretariaat van IKM- Vlaanderen. Elke beroep van een producent na een normale afwerking van zijn dossier (na toekenning van een certificaat of na een afkeuring) wordt als een geschil behandeld. Het IKM sekretariaat geeft een ontvangstbevestiging aan de indiener. 2 Openen dossier Aan de hand van de beschikbare elementen wordt het beroep beoordeeld. Een gemotiveerd beroep wordt: ofwel Onmiddellijk afgewerkt wanneer de nazendingen of foto s voldoede bewijs leveren. De afgewerkte dossiers worden in FO_602 overzicht_klacht_geschil opgenomen en ter goedkeuring aan de geschillencommisie voorgelegd. Er wordt een geschillenfiche opgesteld wanneer overleg dient gepleegd te worden en door het IKM-secretariaat geen beslissing genomen kan worden FO_600 Geschil_fiche. 3 geschillenfiche FO_600 Geschil_fiche wordt ingevuld : Datum van opmaak De opsteller Volgnummer gevolgd door de intitialen van de opsteller Opvolging van de corrigerende maatregelen Van elk document en briefwisseling wordt de naam van de melkveehouder met nummer van de fiche bijgehouden in een lijst FO_601 lijst_correctie-en geschillenfiches, als de klacht afgewerkt is, wordt dit hierop genoteerd.

3 Procedure PAGINA 3 VAN 5 4 Melding koper Wanneer een deelnemer een beroep t.o.v. de beslissing van de certificatiecommissie indient, brengt het IKM sekretariaat de koper van de melk op de hoogte dat een melkveehouder alles in het werk stelt om zijn IKMcertificatie te bekomen. 5 Misverstand Er wordt telefonisch contact opgenomen met de producent en eventueel met het controle organisme of andere betrokken personen. Het probleem wordt bediscussieerd. Indien het om een niet gemotiveerde beroep gaat, krijgt de producent een antwoord zonder gevolg. 6 Bewijsvoering Wanneer de argumenten en de bewijsstukken van de producent volledig duidelijk zijn of volledig ontbreken en zijn (on)gelijk of de correcte oplossing ontegensprekelijk vast staat, kan onmiddellijk de beslissing genomen worden om het dossier af te werken. De producent wordt schriftelijk ingelicht van de beslissing. Alle beslissingen over klachten die op deze manier genomen zijn, worden bijgehouden in een overzichtstabel in FO_602 overzicht_klacht_geschil op datum van de vergadering, aangevuld met de nodige documentatie en bewijsstukken, en aan de commissie ter goedkeuring voorgelegd. 7 Expertise Het kan zijn dat de producent de argumentatie niet aanvaardt. De zaak wordt dan anoniem voorgelegd aan de geschillencommissie door de. In betwistbare gevallen doet een expert, aangeduid door de geschillencommissie, een nieuwe controle op het of de betreffende punten. De expert maakt een rapport met de conclusie die enkel gerapporteerd worden aan de geschillencommissie. Voor IKM-Vlaanderen is de expert de. (Hier mag van mij ook blijven staan, maar in praktijk is het de die dit voorbereidt, voorlegd en afwerkt) Expertises of extra controles vallen ten laste van de partij die in het ongelijk gesteld wordt of van de IKM-executieven als er geen duidelijkheid is in de verantwoordelijkheid of de beslissing van de geschillencommissie. 8 Derogatie Als een producent bewijs levert dat zijn specifieke werkmethode, zelfs als ze niet conform zijn met het IKM-lastenboek, geen gevaar opleveren voor de kwaliteit vandemelk en de voedselveiligheid, kan hij een derogatie krijgen wanneer de geschillencommissie hierover een positief advies geeft. Als een producent bewijs levert dat hij alles in het werk stelt om aan de normen van het IKM-lastenboek te voldoen, maar hij omwille van redenen buiten zijn bevoegdheid een bepaalde periode van uitstel nodig heeft, kan de een afwijking toestaan over een termijn van 3 jaar en het dossier afwerken. A-punten vallen niet onder derogatie en moeten vrijwel onmiddellijk in orde zijn. 9 Geschillencommissie IKM Beroepen moeten ten laatste 4 maanden na het indienen voorgelegd worden aan de geschillencommissie. De geschillencommissie beoordeelt de geschillen van de producenten en de

4 Procedure PAGINA 4 VAN 5 eventueel vooraf genomen beslissingen van de certificatiecommissie en doet hierover een uitspraak. De commissie vergadert op vraag van de certificatiecommmissie. De leden worden volgens de definitie van de geschillencommissie uitgenodigd door de. Zij blijven bevoegd om tussentijds een beslissing te nemen over gevallen die zich voordoen tot wanneer een nieuwe commissie met nieuwe samenstelling is gevormd. Tussen twee commissies kunnen dossiers worden voorgelegd aan deze leden via of telefoon; zij nemen hierover een beslissing waarbij het IKM-secretariaat de definitieve afwerking van het dossier meedeelt aan de betrokken leden van de commissie Voor de aanvang van de geschillencommissie wordt een document FO_603 Geschil_verslag opgemaakt waarin per producent de borgingspunten vermeld staan die anoniem behandeld zullen worden dor de commissie. Dit document wordt aangevuld met de nodige bewijsstukken die geraadpleegd kunnen worden ter verduidelijking. De beslissing van de commissie wordt genomen bij meerderheid van de stemmen. Bij gebrek aan een meerderheidsbeslissing wordt het dossier afgekeurd. De beslissingen worden genoteerd op het verslag van de commissie FO_603 Geschil_verslag en ondertekend door de leden van de commissie. Voor de werking van de geschillencommissie worden geen kosten aangerekend. 10 Afsluiten geschil De beslissingen van de commissie moeten ten laatste 14 dagen na de zitting uitgevoerd en gecommuniceerd zijn. Als de producent gelijk krijgt van de geschillencommissie worden de betreffende borgingspunten goedgekeurd en de beoordeling herzien. De beslissing van de commissie wordt schriftelijk bevestigd aan de producent. De koper en het controle-organisme worden verwittigd via die ofwel de brief aan de producent ofwel het rapport van de verwerking van het dossier bevat. Datum en duur van certificatie worden vastgesteld door de geschillencommissie. Als een producent ongelijk krijgt, ontvangt hij een schriftelijke bevestiging en krijgen de inspectie-instelling en de koper een elektronische bevestiging van de beslissing. In de documenten worden de beoordelingen over de verschillende punten opgesomd. De fiche voor geschillenbehandeling wordt afgesloten en in het elektronisch dossier van de producent bewaard. 11 Corrigerende maatregelen KV Indien beoordeeld wordt dat er corrigerende maateregelen nodig zijn om gelijkaardige problemen te voorkomen, wordt dit verder behandeld volgens PR_ Klacht IKM De procedure bij een klacht over het verloop van de certificatieprocedure begint met een schriftelijke of telefonische melding gericht aan het secretariaat IKM-Vlaanderen en worden afgehandeld volgens PR_026.

5 Procedure PAGINA 5 VAN 5 7 TE GEBRUIKEN DOCUMENTEN Code FO_284 FO_600 FO_601 FO_602 FO_603 PR_010 PR_026 Titel: Definities en afkortingen Geschillenfiche Lijst _correctie_ geschillenfiche Overzicht _klacht_geschil Geschil_verslag Corrigerende en preventieve maatregelen Externe klachten i.v.m. kopers, keuringen en opdrachten uitgevoerd voor derden.

Vergelijkbare documenten

Procedure PAGINA 1 VAN 8. Geschillenprocedure

Procedure PAGINA 1 VAN 8. Geschillenprocedure Procedure PAGINA 1 VAN 8 Goedgekeurd door Naam Datum goedkeuring Eindverantwoordelijke J. VAN CROMBRUGGE 10/02/2017 Kwaliteitsverantwoordelijke A. ANTONISSEN 10/02/2017 1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE...