Procedure PR01-1/5. Raad van Bestuur Documentenbeheer Datum: 15/09/ DOEL

Transcriptie

1 PR01-1/5 1. DOEL Deze procedure beschrijft hoe de kwaliteitsdocumenten worden beheerd. Hieronder wordt o.a. verstaan de werkwijzen die gevolgd worden bij het tot stand komen, wijzigen, bewaren en vrijgeven van documenten. 2. DEFINITIES EN AFKORTINGEN Huishoudelijk Reglement Procedure Werkvoorschrift Specificatie Formulier Aanbeveling Document dat de uitvoeringsbesluiten van de statuten regelt. Geheel van schriftelijke afspraken tussen de leden. Beschrijving van een te hanteren uitvoerings-, bedienings- of controlemethode. Bevat de eisen waaraan voldaan moet worden. Voorbeeld: de tarieven voor de kostenvergoeding Specifiek document (sjabloon) voor herhaaldelijk gebruik. Een formulier kan ook onder elektronische vorm bestaan. Advies zonder strikte verplichting. Kwaliteitsverantwoordelijke (KV) Eindverantwoordelijke (EV) Persoon verantwoordelijk voor de vorm en de eindredactie van het kwaliteitsdocument (zie Organogram) Persoon verantwoordelijk bevoegd voor de vrijgave van een document (zie Organogram) 3. TOEPASSINGSGEBIED Deze procedure is van toepassing op procedures (PR), werkvoorschriften (WV), specificaties (SP), formulieren (FM) en op het Huishoudelijk Reglement (HR). 4. VERANTWOORDELIJKHEID Voor het in acht nemen van deze Procedure: Raad van Bestuur. Voor het op de juiste plaats aanwezig zijn van het document en voor het juiste gebruik ervan: De voorzitter van de RvB. 5. WERKWIJZEN 5.1. Aanmaken en wijzigen van documenten

2 PR01-2/ Huishoudelijk Reglement 1. Het HR wordt opgesteld en gewijzigd door de Raad van Bestuur. 2. De EV controleert het document en bepaalt de datum dat het in voege treedt. 3. Het HR en de wijzigingen eraan worden ter bekrachtiging voorgelegd aan de Algemene Vergadering Procedures, werkvoorschriften, specificaties,aanbeveling en formulieren Alle correspondentie met de leden verloopt via e-post. 1. Ieder lid kan bij de EV een voorstel voor een nieuw of de wijziging van een bestaand document indienen. 2. De EV beslist, na overleg met de indiener, of het voorstel wordt uitgewerkt. 3. De EV legt het ontwerp voor aan alle leden. 4. Ten laatste 10 dagen na het toesturen bezorgen de leden het ontwerp met hun opmerkingen terug aan de EV. Geen opmerking betekent goedkeuring. 5. Na ontvangst van alle tijdig binnengekomen opmerkingen zorgt de EV ervoor dat, na eventuele ruggespraak met de leden, één conceptdocument ontstaat. 6. De EV stuurt het conceptdocument naar de KV die nagaat of aan de vormvereisten beschreven in huidige procedure is voldaan. Na eventuele wijzigingen stuurt de KV het document terug naar de EV. 7. De EV doet de eindcontrole bepaalt de versie of de datum dat het document in voege treedt. Hij geeft dan de secretaris de opdracht aan alle betrokken leden een kopie te bezorgen. De gewijzigde teksten worden cursief gedrukt. De geschrapte teksten worden doorgehaald. 8. Bij wijziging van een bestaand document zorgt de secretaris er voor dat alle verouderde documenten vernietigd worden. Bij formulieren kan de EV beslissen dat de bestaande voorraad aan verouderde exemplaren eerst wordt opgebruikt. 9. Bij een wijziging worden de stappen 3 t/m 7 terug doorlopen. De wijzigingen t.o.v. de vorige versie worden door cursieve tekst aangeduid Beheer en administratie. De originelen worden bewaard in het secretariaat Bladzijdenindeling Huishoudelijk Reglement, procedures, werkvoorschriften en specificaties. Een document bestaat uit een of meer bladzijden. Een bladzijde bestaat uit een kop, een bladspiegel en een voet; deze bladzijde

3 PR01-3/5 geeft hiervan een voorbeeld. De kop De kop is verdeeld in zes vakken A t/m F A C E B D F A. Ruimte om het soort document te vermelden, b.v. PROCEDURE. B. Bestuursniveau van de EV : b.v. Raad van Bestuur. C. Ruimte voor het SC-logo. D. Ruimte om de titel van het document te vermelden, b.v. DOCUMENTENBEHEER. E. Ruimte om de documentcode en de bladzijdennummering te vermelden. F. Ruimte waarin de datum wordt vermeld dat het document in voege treedt. De bladspiegel De bladspiegel wordt gevormd door een ruimte met formaat A4. Alle documenten worden met het tekstverwerkingsprogramma MS Word aangemaakt. Omwille van de leesbaarheid wordt bij voorkeur het lettertype Arial 11 pt gebruikt. De voet De voet is verdeeld in maximaal drie vakken Formulieren. De indeling wordt volledig bepaald door de functie van het formulier. Bovenaan komt de titel, in de rechterbovenhoek de documentcode en rechtsonder wordt het versienummer vermeld. Bij voorkeur het lettertype Arial 11 pt gebruiken Codering en bladzijdennummering Documentcode. De procedures, werkvoorschriften en specificaties zijn in de kop van een documentcode voorzien. Deze code bestaat uit een combinatie van letters en cijfers.

4 PR01-4/5 Letters PR = Procedure WV = Werkvoorschrift SP = Specificatie AB = Aanbeveling FM = Formulier Cijfers. Aan de letters wordt een volgnummer van twee cijfers toegevoegd. Voorbeeld: PR01 is de documentcode van de onderhavige procedure Bladzijdennummering. Aan de documentcode wordt voor de procedures, werkvoorschriften en specificaties volgende bladzijdennummering toegevoegd: - 1/3 wil zeggen het eerste blad van drie. - 3/3 wil zeggen het laatste blad van drie Opbouw van procedures, werkvoorschriften en specificaties. De volgende onderwerpen behoren, indien van toepassing, opgenomen te worden. 1. Doel 2. Definities en afkortingen 3. Toepassingsgebied 4. Verantwoordelijkheid. 5. Werkwijzen 6. Te gebruiken formulieren en hulpmiddelen 7. Samenvatting 1. In het doel wordt aangegeven wat het document beoogt 2. Onder definities dienen, voor de éénduidigheid, specifieke begrippen omschreven te worden. Ook de gebruikte afkortingen worden uitgelegd. 3. Het toepassingsgebied geeft de geldigheidsgrenzen van het document aan. 4. Onder 4 wordt aangegeven welke persoon of welk orgaan aansprakelijk is voor de toepassing van het document. 5. Onder werkwijzen worden de handelingen en werkzaamheden beschreven.

5 PR01-5/5 6. In dit punt wordt een opsomming gegeven van alle gebruikte formulieren en hulpmiddelen (b.v. computerprogramma s). 7. Beknopte samenvatting van de werkwijzen, eventueel onder de vorm van een stroomschema.