Procesbeschrijving bij de regeling erkende instanties vervoer gevaarlijke stoffen

Transcriptie

1 Procesbeschrijving bij de regeling erkende instanties vervoer gevaarlijke stoffen Versie 1.0 Datum 12 april 2017 Status Definitief Auteur Inspectie Leefomgeving en Transport

2 Inleiding 3 1 Procedure voor de aanvraag van een erkenning Aanvraag tot erkenning Ontvankelijkheid van de aanvraag Initiële audit Beschikking 7 2 Aanvullende bepalingen Tussentijdse wijzigingen Uitbreiding van de erkenning Jaarlijks verslag aan de Minister Klachten en meldingen 8 3 Toezicht op erkende instanties Doel en werkwijze Toezichtcyclus Reikwijdte en proces toezichtsaudit Schorsen/Intrekken erkenning 10 Bijlage: Vragenlijst audit 11 Pagina 2 van 15

3 Inleiding In de regelgeving voor het vervoer van gevaarlijke stoffen 1 worden handelingen genoemd die enkel mogen worden uitgevoerd door ondernemingen die hiervoor zijn erkend door een bevoegde autoriteit. In Nederland zijn de voorwaarden voor het verkrijgen van een dergelijke erkenning beschreven in de Regeling erkende instanties vervoer gevaarlijke stoffen 2 (hierna te noemen: de Regeling). Specifiek gaat het hierbij om de handelingen zoals genoemd in artikel 2 van deze regeling. De Inspectie Leefomgeving en Transport (hierna te noemen: de inspectie) is aangewezen om deze erkenning af te geven en hier toezicht op te houden. Dit document geeft het proces aan voor de aanvraag van de erkenning (hoofdstuk 1), aanvullende bepalingen als de erkenning is verleend (hoofdstuk 2) en het toezicht door de inspectie gedurende de termijn van de verleende erkenning (hoofdstuk 3). De scope van dit document is de Regeling, het is aan te bevelen om de Regeling bij het lezen te gebruiken. In de bijlage is de vragenlijst opgenomen die als basis gehanteerd kan worden in het audit proces. Deze bijlage kan tevens dienen als hulpmiddel voor het indienen van een volledige aanvraag. Aan deze bijlage kunnen geen rechten worden ontleend. 1 Het gaat hier om het ADR, RID, ADN, de IMDG-code en de IMSBC-code 2 Zoals vastgesteld in Stcrt. nr , 2009 en gewijzigde in Stcrt nr , 2010 en Stcrt. Nr. 1497, 2013 Pagina 3 van 15

4

5 1 Procedure voor de aanvraag van een erkenning 1.1 Aanvraag tot erkenning De onderneming die erkend wil worden moet hiervoor een aanvraag indienen bij de inspectie. Hiervoor dient gebruik te worden gemaakt van het aanvraagformulier dat geplaatst is op de website van de inspectie. Bij de aanvraag moeten de documenten worden aangeleverd zoals genoemd in de bijlage van dit aanvraagformulier. De aanvraag wordt door de inspectie beoordeeld op basis van de gegevens op het aanvraagformulier, de aangeleverde documenten en de verstrekte informatie. De aanvraag tot erkenning zal conform Titel 4.1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) worden behandeld. Voor het behandelen van een aanvraag voor erkenning is geen wettelijke behandeltermijn vastgesteld. Dit betekent dat de algemene maximale behandeltermijn van 8 weken als basis geldt. Indien het niet mogelijk is om de aanvraag binnen deze termijn te behandelen dan kan de behandeltermijn worden verlengd op basis van artikel 4:14 lid 3 van de AWB. Het verlengen van de behandeltermijn gebeurt in overleg met de aanvrager. Stappen in het aanvraagproces Het proces om te komen tot een erkenning kent 3 stappen, die in de volgende paragrafen verder worden uitgewerkt: 1.2 Ontvankelijkheid van de aanvraag; 1.3 Initiële audit; 1.4 Beschikking. 1.2 Ontvankelijkheid van de aanvraag Nadat de aanvraag door de inspectie is ontvangen wordt beoordeeld of deze compleet, volledig en actueel is. Als dit het geval is dan wordt de aanvraag in behandeling genomen en stuurt de inspectie een bevestiging naar de aanvrager. De aanvraag wordt niet in behandeling genomen als: niet aan alle wettelijke voorschriften voor het in behandeling nemen van de aanvraag is voldaan en/of; de verstrekte gegevens onvoldoende zijn om de aanvraag te kunnen beoordelen. Als de aanvraag niet compleet is maakt de inspectie dit kenbaar bij de aanvrager. De aanvrager wordt vervolgens in de gelegenheid gesteld om de aanvraag binnen een door de inspectie bepaalde termijn aan te passen en/of aan te vullen. De inspectie moet binnen vier weken na ontvangst van aanvullende stukken of het verstrijken van de gegeven termijn een besluit nemen over het wel of niet in behandeling nemen van de aanvraag. Indien de inspectie geen besluit neemt binnen deze vier weken dan moet de aanvraag inhoudelijk worden behandeld op grond van de ontvangen gegevens. De wettelijke behandeltermijn gaat lopen vanaf het moment dat de aanvraag door de inspectie is ontvangen. De termijn wordt opgeschort vanaf het moment dat de aanvrager op de hoogte is gesteld dat er nog stukken ontbreken en gaat weer lopen op het moment dat de inspectie aanvullende stukken heeft ontvangen. Pagina 5 van 15

6 Kosten Voor de behandeling van de aanvraag worden kosten in rekening gebracht. Deze kosten bestaan uit een vastgesteld wettelijk tarief en de reis- en verblijfkosten in het geval de inspectie naar het buitenland moet reizen voor het uitvoeren van een audit. Het wettelijke tarief is gepubliceerd op de website van de inspectie. Indien het nodig is om een reis naar een buitenlandse vestiging of inspectielocatie te maken dan wordt voorafgaand een raming van de te verwachten kosten gemaakt. Na afloop van de audit worden de daadwerkelijk gemaakte kosten bij de aanvrager in rekening gebracht. 1.3 Initiële audit Tijdens de initiële audit wordt getoetst of de onderneming voldoet aan de voorwaarden van paragraaf 2 van de Regeling. De initiële audit maakt deel uit van de beoordeling van de aanvraag tot erkenning. Het doel van de initiële audit is: vaststellen of de organisatie haar bedrijfsprocessen en -systemen zo heeft ingericht en zodanige beheersingsmaatregelen heeft genomen, dat aan de voorwaarden van de Regeling wordt voldaan. Werkwijze Er vindt een documentenstudie plaats en er worden interviews gehouden met directie en/of medewerkers. Daarnaast worden reality-checks uitgevoerd om na te gaan of de beheersingsmaatregelen daadwerkelijk in de bedrijfsprocessen en - systemen zijn geïmplementeerd. Artikel 17 van de Regeling: onderaanneming Dit artikel heeft betrekking op alle ondernemingen die werkzaamheden uitvoeren namens de erkende instantie of die werkzaamheden uitvoeren waarop de erkende instantie toezicht moet houden. Deze ondernemingen en de werkzaamheden die zij uitvoeren en waarop de Regeling van toepassing is, vallen binnen de scope van de initiële audit. Uitgangspunt hierbij is dat de erkende instantie eindverantwoordelijk is voor de door deze ondernemingen uitgevoerde werkzaamheden. Auditrapport Van de initiële audit wordt een auditrapport opgemaakt. De bevindingen die tijdens de audit zijn vastgesteld worden hierin opgenomen. Op het concept van het auditrapport vindt een collegiale toetsing plaats. Hierna wordt dit rapport aan de onderneming voorgelegd in het kader van hoor en wederhoor, om feitelijke onjuistheden te corrigeren. Hierna wordt het auditrapport definitief vastgesteld. Voor de beoordeling van de bevindingen is een onderscheid gemaakt in tekortkomingen en signalen. Tekortkoming De term tekortkoming wordt gehanteerd wanneer uit een bevinding blijkt dat niet wordt voldaan aan een voorwaarde, genoemd in paragraaf 2 van de Regeling. Signaal De term signaal wordt gehanteerd wanneer een bevinding is vastgesteld die geen consequentie heeft voor de juiste uitvoering van de handelingen als bedoeld in paragraaf 2 van de Regeling. Een signaal is bedoeld om een verbeterpunt in de bedrijfsprocessen en -systemen aan te geven. Pagina 6 van 15

7 Proces na de audit Als er tijdens de audit geen tekortkomingen zijn geconstateerd wordt de erkenning verleend middels een beschikking. Als er wel tekortkomingen zijn geconstateerd wordt niet voldaan aan (een van) de voorwaarden in paragraaf 2 van de Regeling. De erkenning wordt dan niet verleend. De onderneming wordt in de gelegenheid gesteld om de tekortkomingen op te lossen binnen een door de inspectie te bepalen periode. De inspectie kan een aanvullende (opvolgings)audit uitvoeren om te beoordelen of alle tekortkomingen zijn opgelost. Als de tekortkomingen aantoonbaar zijn opgelost wordt de erkenning alsnog verleend. Als de tekortkomingen niet (allemaal) zijn opgelost, wordt de erkenning niet verleend. Signalen staan de afgifte van de erkenning niet in weg. De inspectie vertrouwt erop dat de signalen worden meegenomen als actiepunten in het verbeterproces van de organisatie. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de erkende instantie. De inspectie kan de werking van het verbeterproces en de opvolging van de signalen meenemen tijdens een toezichtsaudit (hoofdstuk 3). Plan van aanpak Als de onderneming door de inspectie in de gelegenheid wordt gesteld om de tekortkomingen op te lossen dan moet hiervoor een plan van aanpak worden opgesteld. Hierin moet de onderneming aangeven welke acties zij neemt om de tekortkomingen op te lossen en binnen welke termijn. Mede op basis van dit plan van aanpak wordt door de inspectie een einddatum vastgesteld voor dit verbetertraject. De behandeltermijn van de aanvraag wordt gedurende deze periode opgeschort. 1.4 Beschikking Na de audit(s) wordt een beschikking opgesteld met daarin de beslissing op de aanvraag. De aanvraag kan worden toegewezen of afgewezen: De aanvraag wordt toegewezen: de aanvrager ontvangt een beschikking (de erkenning) waarin de onderneming wordt erkend voor het uitvoeren van de in de beschikking vermelde werkzaamheden. In de beschikking worden bevoegdheden, voorwaarden en beperkingen beschreven alsmede de handelingen of randnummers waarvoor erkenning wordt verleend. De aanvraag wordt afgewezen: de aanvrager ontvangt een beschikking waarin wordt aangegeven op basis waarvan de aanvraag is afgewezen. Tegen het genomen besluit kan conform de Awb bezwaar worden gemaakt. In de beschikking wordt aangegeven hoe dit moet worden gedaan. De erkenning met de naam en vestigingsgegevens van de onderneming en de erkende werkzaamheden wordt door de inspectie bekend gemaakt op haar website. Afgewezen aanvragen worden niet bekend gemaakt. De erkenning wordt afgegeven voor de duur van 10 jaar vanaf de datum van bekendmaking. De erkenning wordt verleend onder voorwaarde dat blijvend wordt voldaan aan de voorwaarden van de Regeling. Een en ander zal periodiek worden getoetst door de inspectie. Hiervoor worden toezichtsaudits uitgevoerd (zie hoofdstuk 3 van deze procesbeschrijving). Indien hierbij wordt vastgesteld dat niet langer aan de voorwaarden van de Regeling wordt voldaan kan de erkenning worden geschorst of ingetrokken. Pagina 7 van 15

8 2 Aanvullende bepalingen 2.1 Tussentijdse wijzigingen Als een erkende instantie voornemens is om wijzigingen door te voeren in de elementen genoemd in artikel 3 van de Regeling dan moeten deze voorafgaande aan de voorgenomen wijziging aan de inspectie worden voorgelegd. Dit is op basis van artikel 6 van de Regeling. Deze wijzigingen kunnen aanleiding geven voor het uitvoeren van een nieuwe audit. De audit zal zich dan beperken tot de elementen die gewijzigd gaan worden en de gevolgen hiervan op het gehele proces. Als blijkt dat de wijzigingen kunnen leiden tot het niet meer voldoen aan de gestelde voorwaarden van de Regeling dan mogen deze wijzigingen niet worden doorgevoerd. Worden de wijzigingen wel doorgevoerd dan kan de inspectie bestuursrechtelijk optreden. 2.2 Uitbreiding van de erkenning De erkende instantie die zijn erkenning wil uitbreiden met andere handelingen dan waarvoor zij al is erkend, moet hiervoor een nieuwe aanvraag indienen. Het aanvraagproces is gelijk aan een initiële erkenningsaanvraag (zie hoofdstuk 1). Afhankelijk van de handelingen waarvoor de erkende instantie reeds is erkend en de aangevraagde uitbreiding kan de inspectie er voor kiezen een beperkte audit uit te voeren waarbij enkel de nieuwe handelingen worden getoetst. In dit geval wordt na goedkeuring de bestaande erkenning uitgebreid en blijft de bestaande geldigheidstermijn gehandhaafd. Indien tijdens de audit het gehele proces wordt beoordeeld inclusief de bestaande handelingen zal na het positief afronden van de audit een nieuwe erkenning worden afgegeven voor de duur van tien jaar. 2.3 Jaarlijks verslag aan de Minister Artikel 15 van de Regeling bepaalt dat de erkende instantie jaarlijks verslag moet doen aan de Minister. Aangezien de inspectie is aangewezen voor de uitvoering van de Regeling moet dit jaarlijkse verslag bij de inspectie worden ingediend. In de Regeling is bepaald welke informatie in het verslag moet worden vermeld. In het jaarverslag moeten worden aangegeven het aantal verrichtte handelingen dat is uitgevoerd en het resultaat van de beoordeling. Bij negatieve beoordelingen moet tevens worden vermeld welke opvolging hieraan is gegeven en tot welk resultaat dit heeft geleid. De inspectie kan de gegevens uit de jaarlijkse verslagen gebruiken voor analytische doeleinden. 2.4 Klachten en meldingen Naast de reguliere toezichtsaudit is het mogelijk dat de inspectie extra onderzoek bij de erkende instantie uitvoert naar aanleiding van ontvangen klachten en meldingen. Alle klachten en meldingen over erkende instanties kunnen door de inspectie worden onderzocht. Pagina 8 van 15

9 3 Toezicht op erkende instanties 3.1 Doel en werkwijze Nadat een onderneming is erkend op basis van de Regeling zal de inspectie toezicht houden op de handelingen waarvoor de erkenning is verleend. Het doel hiervan is na te gaan of de erkende instantie nog steeds voldoet aan de voorwaarden die zijn gesteld in de Regeling. Dit wordt gedaan middels een toezichtsaudit. De toezichtsaudit richt zich vooral op de werking van de bedrijfsprocessen en - systemen. 3.2 Toezichtcyclus Na afgifte van de erkenning wordt de erkende instantie opgenomen in het programma voor de toezichtsaudits van de inspectie. De eerste toezichtsaudit wordt uitgevoerd binnen een periode van twee jaar na de datum van het verlenen van de erkenning. Afhankelijk van de bevindingen en de handelingen waarvoor erkenning is verleend wordt de toezichtcyclus bepaald. De termijn waarbinnen een volgende toezichtsaudit wordt uitgevoerd zal echter ten hoogste vier jaar bedragen. 3.3 Reikwijdte en proces toezichtsaudit De reikwijdte voor de toezichtsaudit is de Regeling en de hierin opgenomen voorwaarden. De scope is gericht op de handelingen waarvoor de erkenning is verleend en kan beperkt worden tot een deel van deze handelingen. Indien door de inspectie wordt gekozen voor een beperkte scope dan wordt dit vooraf medegedeeld. Ondernemingen die handelingen uitvoeren onder de verantwoordelijkheid van de erkende instantie en waarop de Regeling van toepassing is, zijn ook onderdeel van de toezichtsaudit. Tekortkomingen bij deze ondernemingen leiden tot interventies bij de erkende instantie. Proces De bevindingen van de audit worden vastgelegd in een auditrapport. In dit rapport worden de geconstateerde bevindingen beoordeeld als zijnde een tekortkoming of signaal zoals wordt gedaan bij de initiële audit (zie 1.3). Het auditrapport wordt door het auditteam doorgestuurd naar de afdeling binnen de inspectie die de erkenning heeft verleend. Deze afdeling neemt vervolgens contact op met de erkende instantie waarbij deze, indien van toepassing, de gelegenheid krijgt de geconstateerde bevindingen toe te lichten. Indien er tijdens de audit tekortkomingen zijn geconstateerd dan moet(en) deze binnen een door de inspectie vastgestelde termijn worden opgelost. Hiervoor moet de erkende instantie een plan van aanpak opstellen waarin wordt aangegeven op welke wijze en binnen welke termijn zij de tekortkomingen hebben oplost. In het geval van tekortkomingen wordt na de gestelde termijn door de inspectie getoetst of de geconstateerde tekortkomingen zijn opgelost. De inspectie kan dit doen middels een documentstudie of door het uitvoeren van een opvolgingsaudit. Als er geen tekortkomingen zijn geconstateerd of als deze binnen de gestelde termijn zijn opgelost is het proces van de toezichtsaudit afgerond en blijft de erkenning gehandhaafd. De erkende instantie wordt hierover per brief geïnformeerd. Pagina 9 van 15

10 3.4 Schorsen/Intrekken erkenning Als de geconstateerde tekortkomingen niet zijn opgelost binnen de gestelde termijn kan de inspectie overgaan tot het schorsen of intrekken van de erkenning. In het geval dat de inspectie besluit om de erkenning van de erkende instantie geheel of gedeeltelijk te schorsen wordt dit kenbaar gemaakt middels een voornemen tot schorsing. De erkende instantie krijgt twee weken de tijd om een zienswijze bij de inspectie in te dienen. Deze zienswijze kan er toe leiden dat de inspectie haar besluit herziet en de schorsing niet effectueert. Als er na deze twee weken geen zienswijze is ingediend of de ingediende zienswijze niet leidt tot een ander oordeel met betrekking tot het voornemen dan wordt de erkenning geschorst. Deze schorsing zal ook worden vermeld op de website van de inspectie. In het besluit tot schorsing van de erkenning wordt een periode vastgesteld waarbinnen de erkende instantie de handelingen waarvoor zij is erkend niet langer mag uitvoeren. In deze periode heeft de erkende instantie de gelegenheid de tekortkomingen alsnog op te lossen en dit aan te tonen aan de inspectie. De inspectie kan een aanvullende audit uitvoeren om te beoordelen of alle tekortkomingen zijn opgelost. Als na de schorsingsperiode de tekortkomingen nog steeds niet zijn opgelost gaat de inspectie over tot het intrekken van de erkenning. Indien de tekortkomingen van dien aard zijn dat direct ingrijpen noodzakelijk is kan de inspectie besluiten de erkenning direct in te trekken. Hierbij kan zowel van de stap van het schorsen als het indienen van een zienswijze worden afgezien. Na het intrekken van de erkenning zal de naam van de onderneming worden verwijderd van de website van de inspectie. Tegen de hierboven genoemde besluiten kan bezwaar worden gemaakt op basis van de Awb. Pagina 10 van 15

11 Bijlage: Vragenlijst audit Onderwerp: Audit regeling erkende instanties vervoer gevaarlijke stoffen Aandachtspunten: + - Opmerkingen / Toelichting 1. Onafhankelijkheid, objectiviteit, onpartijdigheid 1.1 Hoe heeft de erkende instantie geborgd dat geen tarieven of andere vereisten worden gehanteerd, die de toegang tot het uitvoeren van handelingen onnodig belemmeren? (art 7) 1.2 Hoe is de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de onderneming gewaarborgd t.o.v. opdrachtgever en ander betrokken partijen? (art 8.1) 1.3 Hoe heeft de onderneming de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de medewerkers gewaarborgd t.o.v. opdrachtgever en andere betrokken partijen? (art 8.1) 1.4 Hoe heeft de onderneming geborgd dat de bezoldiging van de medewerkers die betrokken zijn bij de handelingen (keuren/ certificeren) niet afhankelijk is van het aantal- en het resultaat van de handelingen? (artikel 8.2) 2. Kwaliteitsborgingsysteem 2.1 Is er een geschikt kwaliteitsborgingsysteem, schriftelijk vastgelegd in een document? (art. 9) 2.2 Zijn in dit kwaliteitsborgingsysteem de organisatorische, personele en procedurele kwaliteitsborgen beschreven? (art. 9) 2.3 Hoe draagt de onderneming zorg dat de handelingen in overeenstemming met de geldende voorschriften van het VLG/VSG/VBG worden uitgevoerd? (art. 11) Pagina 11 van 15

12 2.4 Hoe is geborgd dat geen informatie aan derden over de keuring plaatsvindt, zonder schriftelijke toestemming van de opdrachtgever? (art 14.1) 2.5 Hoe is de geheimhoudingsplicht geborgd van de medewerkers? (art. 14.2) 2.6 Hoe is het jaarlijks verslag aan de Minister geregeld/geborgd? (art. 15) 2.7 Hoe is geborgd dat bij wijzigingen in de handelingen, de gewijzigde bescheiden en gegevens m.b.t. het kwaliteitsborgingsysteem, de onpartijdigheid, onafhankelijkheid en verzekering, vóór de invoering van de wijzigingen aan de inspectie worden overlegd? (art. 6) 2.8 Hoe stelt u voorafgaand aan de handelingen de opdrachtgever in kennis over welke handelingen worden uitgevoerd; welke methoden worden gehanteerd; en aan welke eisen wordt getoetst? (art 13). 2.9 Hoe borgt u dat binnen een jaar na afgifte gebruik wordt gemaakt van de erkenning? (art. 16.1) 2.10 Hoe zorgt u ervoor dat de erkenning niet langer dan 1 jaar ongebruikt blijft? (art 16.2) 3. Deskundigheid 3.1 Hoe is geborgd dat de onderneming de beschikking heeft over medewerkers met voldoende vakbekwaamheid voor de uitvoering van de werkzaamheden? (art. 10.1) Pagina 12 van 15

13 3.2 Hoe is geborgd dat de onderneming de beschikking heeft over medewerkers met voldoende vakbekwaamheid voor het toezicht op de uitvoering van de werkzaamheden? (art. 10.1) 3.3 Is in het kwaliteitsborgingsysteem, aandacht besteed aan de opleiding, kwalificatie en ervaring? (art. 10.2) 4. Onderaanneming 4.1 Worden één of meerdere werkzaamheden als bedoeld in artikel 2 lid 2 onder a uitbesteed aan derden? 4.2 Wordt de te hanteren methode schriftelijk vastgelegd in een modelovereenkomst voordat de werkzaamheden worden uitbesteed? (art. 17 lid 1 onder a) 4.3 Hoe is geborgd dat de opdrachtgever op de hoogte wordt gesteld van het voornemen tot uitbesteding en waaruit blijkt dat hij instemt met de voorgenomen uitbesteding en betreffende onderaannemer? (art. 17 lid 1 onder b) 4.4 Hoe wordt geborgd dat het geven van een eindoordeel over de keuring of certificering is voorbehouden aan de erkende instantie? (art. 17 lid 1 onder c) 4.5 Hoe is geborgd dat de onderaannemer tenminste voldoet aan de artikelen 8 (onafhankelijkheid, onpartijdigheid, bezoldiging), 9 (kwaliteitsborgingsysteem), 10 (opleiding) en 14 (geheimhouding) van de Regeling? (art. 17 lid 1 onder d) 4.6 Hoe is geborgd dat de onderaannemer geen verdere onderaanbesteding verricht? (art. 17 lid 1 onder e) Pagina 13 van 15

14 4.7 Is er een register waarin elke uitbesteding van keuring of certificatie wordt bijgehouden? (art. 18 lid 1) 4.8 Bevat dit register voor elk gekeurd object of certificatie de naam van de onderaannemer, het kenmerk van het certificaat en het kenmerk van het keuringsrapport? (art. 18 lid 2) 5. Randnummers 5.1 Pagina 14 van 15

15 Pagina 15 van 15