Willems Nederland & Partners management & advies Nieuwsbrief 9 Voor u ligt de najaarsnieuwsbrief 2010 van Willems Nederland & Partners. Wij wensen u veel leesplezier. Voor vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van de nieuwsbrief kunt u e-mailen met info@willemsnederland.nl. Wij zijn altijd benieuwd naar uw mening. Jan Willems, Peter Rhebergen, Mark Dam en Syco Fennema Nieuwe opdrachten Naast onze lopende opdrachten bij het Ministerie van LNV, DICTU, ICTU en Univé zijn er ook weer een aantal nieuwe opdrachten gestart. In dit nummer: Nieuwe opdrachten: Interim programmamanager Gemeente Den Haag Bedrijfsinformatieplan en programmaplan Gezondheidsdienst voor Dieren Businesscase voor het Waterschapshuis Advieswerk in de Filippijnen Thema-artikel ERP En verder Opdrachtgever aan het woord Programmamanager Den Haag Nieuwsbrief 9 - November 2010 In 2008 heeft het (vorige) college van B en W de nota Meedoen met excellente dienstverlening vastgesteld. Vanuit dit beleidskader is het programma Excellente Dienstverlening gestart. In het Coalitieakkoord 2010-2014 Den Haag is verbetering van de dienstverlening als speerpunt opgenomen. Dit sluit aan op ontwikkelingen die al door het vorige college waren geïnitieerd. Het programma is erop gericht om binnen de termijn van het Coalitieakkoord een aantal concrete verbeteringen te realiseren in de dienstverlening naar burgers en bedrijven, waarbij ook verbetering van de efficiency wordt nagestreefd.
Nieuwe opdrachten Nieuwe opdrachten Willems Nederland levert een interim- MijnOverheid is een zogenaamde persoonlijke programmamanager die een analyse zal maken van de huidige situatie en van het perspectief Visie en beleid GD Richten website voor burgers waar zij kunnen zien hoe zij geregistreerd staan bij de overheid, welke op concrete resultaten. De analyse zal worden berichten zij van de overheid ontvangen en waar afgesloten met een advies dat erop is gericht om een goed kader te scheppen voor realisatie van Beleidsuitgangspunten zij via MijnOverheid zaken kunnen doen met de verschillende overheden. Doel is alle overheden verbeteringen in de dienstverlening in 2010 en de die een directe relatie met burgers hebben, deel te daaropvolgende jaren. Bedrijfsarchitectuur Inrichten laten nemen aan MijnOverheid. Bedrijfsinformatieplan GD Speerpunten In het kader van het NUP moeten de diverse overheden aansluiten op MijnOverheid, onder andere de waterschappen. Willems Nederland In maart van dit jaar is door adviseurs van levert een projectmanager die een businesscase zal Willems Nederland een risicoanalyse uitgevoerd op de business- en ICT-plannen van de Projecten Verrichten opstellen om de voor- en nadelen hiervan voor de waterschappen in kaart te brengen. Gezondheidsdienst voor Dieren (GD) in Deventer. De adviezen die zijn opgesteld naar aanleiding van de risicoanalyse zijn breed in de organisatie van de GD besproken en zijn ook gedeeld met de producten en diensten processen en organisatie informatietechnologie informatiehuishouding Advieswerk in de Filippijnen raad van commissarissen. Sjoerd de Jong en Martin van Battum schema bedrijfsinformatieplan GD betrokken. Uit de organisatie van de GD is een Businesscase Waterschapshuis brede werkgroep samengesteld. De resultaten van de werkgroep worden Vanuit het programma Andere Overheid is in om de twee tot drie weken besproken in het 2008 het Nationaal Uitvoering Programma (NUP) zogenaamde MT Strategisch, dat daarbij de rol opgesteld. Een van de projecten binnen het NUP van klankbordgroep vervuld. is MijnOverheid. De resultaten van het traject zijn onder meer een bedrijfsarchitectuur van de gewenste situatie en een projectenportfolio, dat in de komende De World Fair Trade Organization Asia (WFTO jaren de kloof tussen de huidige en de gewenste Asia) is een organisatie die bedrijven in Azië situatie moet overbruggen. Het projectenportfolio ondersteunt in het produceren en bereiken van In de zomer is Willems Nederland gevraagd om vormt weer de basis voor een nog op te zetten de markten met hun producten. Ze hebben ruim samen met de GD een bedrijfsinformatieplan op programmaplan. Dat plan, dat eind december 90 leden in 19 landen in Azië: van de Filippijnen te stellen. In september is daarmee gestart, waarbij mag worden verwacht, zal worden gebruikt tot India tot Korea. Leden zijn fabriekjes of het zogenaamde Novius-model als basis van het bij het sturen in onderlinge samenhang van de handelshuizen. Handelshuizen hebben vaak weer planningstraject zal worden gebruikt. projecten en activiteiten die de GD in de komende tientallen bedrijfjes (familiebedrijfjes en kleine jaren wil uitvoeren om ook in de toekomst bedrijfjes) waarmee ze samenwerken, waardoor Bij het opstellen van het bedrijfsinformatieplan een belangrijke positie op het gebied van de het in totaal om duizenden mensen gaat die leven zijn vier adviseurs van Willems Nederland diergezondheid te kunnen blijven innemen. van de productie en verkoop. 2 Willems Nederland & Partners nieuwsbrief 9 november 2010 Willems Nederland & Partners nieuwsbrief 8 APRIL 2010 3
Nieuwe opdrachten thema-artikel ERP en mensenwerk door Syco Fennema Aart Wedemeijer (midden) met Ramona Ramos (links), directrice WFTO Asia en medewerkster (rechts) WFTO Asia stimuleert fair trade aan de handelsorganisatie. In principe is (op een Herkent u dit? Bij het invoeren van een groothandel waarin een ERP-systeem voor het productiekant (kleine bedrijfjes) zowel als conferentie in Bangladesh) daartoe besloten. ERP systeem lijkt de voorraad ineens niet managen van de voorraad wordt toegepast. aan de afnemerskant (exportbevordering). Maar het uitwerken van het nieuwe meer te kloppen. Er ontstaat veel meerwerk Dat houdt onder andere in: normale betaling, handelsmodel (op vele aspecten zoals om de fouten van het systeem te corrigeren Aan het einde van de werkdag verzamelt normale werkomstandigheden (geen juridisch, commercieel, logistiek en distributie, en alsnog de klantorders juist uit te leveren. de verkoopbinnendienst de verkooporders sweatshops), verhoging van de kwaliteit (QA), et cetera) moet nu gaan gebeuren. In dit artikel willen we de oorzaak van dit en legt deze vast in het systeem. verbetering van de vaardigheden van de probleem verklaren en daarmee een basis Na werktijd verwerkt het ERP-systeem de producenten en tevens het verbeteren van de Willems Nederland levert (tegen leggen voor een structurele oplossing. orders. mogelijkheden om te exporteren naar Europa/ nultarief) een consultant, Aart Wedemeijer, De volgende dag treft de magazijnchef een USA en Australië, alsmede de rijke landen in die ondersteunt bij het maken van een Hier en daar horen we al positieve berichten grote stapel pickorders aan op de printer Azië zelf. startdocument voor de ingestelde werkgroep. die er op duiden dat de economische in zijn bureau en verdeelt die over zijn Dit document is het beslisdocument voor de perspectieven verbeteren. Ondernemers kijken mensen. De orderpickers gaan vervolgens board. Aart zal een maand in Manilla zijn om vooruit en overwegen weer om te investeren. aan de slag en constateren bij herhaling dat daar vele gesprekken te voeren. Daarna zal hij Na moeilijke tijden zullen ze veelal eerst de grijpvoorraad onvoldoende is waardoor vanuit Nederland verder blijven meewerken investeringen voornemen die de efficiency de pickorder niet kan worden afgewerkt. aan de werkgroep. bevorderen. Investeringen die groei (in afzet) Klopt de voorraad niet? Zitten er fouten in moeten bevorderen en waarvoor uitbreiding het systeem? van de personele capaciteit nodig is, volgen De magazijnchef lost het probleem op door later. ERP-projecten vallen in de eerste in het systeem een transportorder aan te categorie. maken voor verplaatsing van voorraad vanuit de bulklocaties naar de grijplocaties. Nu bedrijfsleven en overheid nog onder Na de uitvoering van dit interne transport druk van de economische crisis staan, kan de pickorder worden uitgevoerd en Het centrale kantoor van WFTO Asia staat willen we in dit derde artikel over ERP gecompleteerd. in Manilla/Filippijnen en dient als centraal vast voorsorteren op betere tijden. In dit secretariaat. Het is een klein kantoor (3 artikel richten we de aandacht op de relatie Deze situatie komt voor bij vrijwel elke mensen) die betaald worden uit contributie tussen techniek en mens. Een goed besef ERP-voorraadimplementatie. En in dit geval van de leden en bijdragen van subsidiegevers van die relatie is belangrijk voor een goede hebben we gelukkig een magazijnchef die de (Cordaid, Wereldwinkels). besluitvorming voor-, en uitvoering van ERP- problemen niet buiten het systeem om oplost. projecten. Een van de belangrijkere initiatieven van Voordat we oordelen over de kwaliteit van WFTO Asia is het bevorderen van de handel We willen dit verduidelijken met een het systeem en de acties van de magazijnchef, door het inrichten van een (overkoepelende) praktisch voorbeeld. We kiezen voor een analyseren we wat het systeem heeft gedaan. 4 Willems Nederland & Partners nieuwsbrief 9 november 2010 Willems Nederland & Partners nieuwsbrief 9 november 2010 5
thema-artikel Thema Artikel Orderinvoer Orderinvoer MRP-run MRP-run Werkproces Werkproces ploeg 1 ploeg 2 nacht ploeg 1 ploeg 1 ploeg 2 nacht ploeg 1 Daarvor kijken we in de blackbox en volgen voorstel voor inkoop doen. Dit voorstel de beoogde efficiencyresultaten te kunnen gerealiseerd in het totale proces van stap voor stap de (MRP-) processen. wordt toegevoegd aan de takenlijst van de oogsten. orderintake tot levering. betreffende inkoper. Zo toegepast levert ERP intern Bij het invoeren van verkooporders worden Zijn de grijpvoorraad en de bulkvoorraad Hoe lossen we dit probleem op? efficiencyvoordelen op en extern een sterkere deze automatisch opvolgend genummerd samen onvoldoende, dan maakt het Het meest voor de hand ligt het op marktpositie. en voorzien van een registratiedatum. systeem een zogenaamde backorder aan. volgnummer uitvoeren van het fysieke werk. In de nacht voert het systeem automatisch Nadat de voorraad is aangevuld, zal deze Dat lijkt eenvoudiger dan het werkelijk is. Er zijn veel meer voorbeelden waarin de de MRP-run uit waarbij de verkooporders backorder in de MRP-run als eerste voor Stel maar eens voor hoeveel pickorders er in afstemming tussen systeemprocessen, fysieke in volgorde worden behandeld. uitlevering worden behandeld. een etmaal worden geproduceerd en moeten processen en menselijke interventies van groot Bij voldoende grijpvoorraad, wordt worden uitgevoerd. belang is voor het succesvol toepassen van automatisch een (genummerde) pickorder Vergelijken we het werkproces in het de ERP-oplossing. Een ERP-project kan dus gemaakt die vervolgens op de printer van systeem met het fysieke werkproces, niet uitsluitend als technologieproject worden de magazijnchef wordt afgedrukt. dan kunnen we concluderen dat de goedbedoelende magazijnchef met het verdelen van de pickorders de werkvolgorde Het ERP systeem aanpassen aan het werkproces, opgezet en uitgevoerd. Het is een ingrijpend veranderingstraject dat zich afspeelt in het hart van de organisatie en waarbij vele De goedbedoelende magazijnchef verstoort met zijn correcties het systeem van het systeem verstoort. Hierdoor kan het dus gebeuren dat een verplaatsing van bulk naar grijp niet tijdig wordt uitgevoerd en dat een pickorder daarom op onvoldoende en niet andersom! mensen betrokken zijn. Meer weten? voorraad stuit. We kunnen ook het systeem anders instellen, Er is bij WN&P voldoende kennis en ervaring Door de interventie van de magazijnchef bijvoorbeeld door de periode tussen de MRP- aanwezig om onze klanten te ondersteunen Als er bij een volgende order onvoldoende ontstaat een verplaatsing van bulk naar grijp runs te verkorten. bij beeldvorming, besluitvorming en realisatie grijpvoorraad wordt gevonden, wordt die niet in overeenstemming is met de door Brengen we die periode (in stappen) terug van deze projecten. automatisch een interne transportorder het systeem geplande voorraadniveaus. naar 15 minuten, dan ontstaat een continue Neem eens contact op met aangemaakt voor verplaatsing van een Er is weinig fantasie voor nodig om het werkstroom vanaf de MRP-run naar de syco.fennema@willemsnederland.nl partij artikelen vanuit de bulkvoorraad beeld van problemen en spanningen in de werkvloer. naar de grijpvoorraad. Ook die handelsonderneming verder aan te vullen. Als verkoop daarbij ook de orders direct transportorder wordt afgedrukt op de na klantcontact aanlegt in het systeem, printer van de magazijnchef. Nadat het Dit is maar één voorbeeld. Het vraagstuk ontstaat er een continue werkstroom in systeem de grijpvoorraad heeft aangevuld, lijkt simpel. Het komt echter heel vaak het systeem die met hetzelfde ritme en volgen weer pickorders. voor. Aandacht voor de afstemming van volgorde fysiek kan worden uitgevoerd. Komt de voorraad onder een vastgesteld werkprocessen binnen het systeem en Bovendien wordt ook nog eens een (bestel-)niveau, dan zal het systeem een fysieke werkprocessen is erg belangrijk om substantiële doorlooptijdverkorting 6 Willems Nederland & Partners nieuwsbrief 9 november 2010 Willems Nederland & Partners nieuwsbrief 9 november 2010 7
En Verder Peter van Steensel opdrachtgever aan het woord Programmasturing De provincie Zuid-Holland voert binnen het Investeringsbudget Landelijk Gebied (ILG) een groot aantal projecten uit die bijdragen aan de realisatie van de beleidsdoelen Ecologische Hoofdstructuur, Recreatie om de Stad en Vitaal Platteland. Het gehele ILG programma wordt aangestuurd door de programma manager, de heer Peter van Steensel. Binnen het programma wordt gebruik gemaakt van zogenaamde projectkaarten om op programmaniveau in control te zijn. In de periode oktober 2009 t/m augustus 2010 heeft Willems Nederland de programma manager ondersteund om de projectkaarten te verbeteren. Na een eerste onderzoek (november 2009) zijn door de programmamanager ILG vlot een aantal activiteiten opgestart met het doel om de projectkaarten te verbeteren en daarmee ook een betere basis te leggen voor besturing van de ILGprojecten. Eerst waren de verbeteringen vooral gericht op het plaatsen van bestaande informatie in een nieuw sjabloon voor de projectkaart, het beschrijven van de projectorganisatie, het beschrijven van een mijlpaalplanning en het vaststellen van bevoegdheden van deelnemers in de projectorganisatie. Parallel hieraan is een uitzonderingsrapportage opgesteld voor potentiële conflicten bij enkele rollen in de projectsturing. Vanaf februari van dit jaar waren de verbeteringen gericht op risicomanagement, issuemanagement en financieel management. Eind augustus zijn alle, sterk verbeterde, projectkaarten aangeboden aan de Gedeputeerde Staten van de Provincie Zuid-Holland als onderdeel van de zogenaamde mid-term-review op de voortgang van de verschillende projecten. Peter van Steensel over de rol en bijdrage van Willems Nederland in het traject: Syco en ook later Mark hebben ons op een geweldig betrokken manier ondersteund om de kwaliteit van de programma- en projectsturing te verbeteren. Mede dankzij hun inzet en vermogen breder te kijken dan sec de opdracht is het de deelprogrammamanagers met hun teams gelukt volledig in control te komen op alle (bij)sturings onderdelen. Ons rest slechts dank voor de vele discussies en constructieve beoordeling van de geleverde informatie die in de projectkaarten hun plek hebben gevonden. We beschikken nu niet langer over heel veel papier, waar alles wel ergens in staat maar over compacte sturingsdocumenten op hoofdtaken per project. Willems Nederland & Partners management & advies Pastoor Petersstraat 81 7462 MX Rijssen Tel. / Fax: 0548-54 00 48 info@willemsnederland.nl www.willemsnederland.nl