Gemeentelijk informatieplan 2014 Versie 1.0
Inhoud Inhoud...2 1. Inleiding...3 2. Context...4 2.1 Wat kan...4 2.2 Wat moet...4 2.3 Wat willen we...5 3. Missie en leidende principes...6 3.1 Missie...6 3.2 Leidende principes...6 4. Strategische thema s...7 4.1 Digitale diensten...7 4.2 Digitaal werken...7 4.3 Samenwerken...7 4.4 Basisregistraties...8 4.5 Compacte IT...8 4.6 Informatiebeveiliging; beschikbare, integere en beveiligde informatie...8 5 Projecten...9
1. Inleiding Achtergrond Voor u ligt het Gemeentelijk Informatieplan 2014 (GIP 2014). Dit plan is gebaseerd op de belangrijkste ontwikkelingen voor de gemeente Amersfoort voor het komende jaar en bevat een daarop aansluitende IT strategie. Deze strategie bevat een aantal leidende principes en een uitwerking naar zes thema s. Elk thema is uitgewerkt met activiteiten in de vorm van beleid, projecten, en architectuur. Deze activiteiten zijn per thema op hoofdlijnen gepland voor 2014 en vastgelegd in de bijlage van het GIP 2014. Doelstelling De doelstelling van het Gemeentelijk informatieplan is tweeledig. Ten eerste is het bedoeld om te waarborgen dat met informatietechnologie optimaal waarde wordt toegevoegd aan de gemeentelijke producten en diensten. Dit gebeurt door inzicht te geven in de samenhang tussen gemeentelijke ambities, wettelijke verplichtingen en de ontwikkeling van informatietechnologie, maar ook door inzicht te geven in de samenhang tussen informatiebeleid, architectuur en projecten. Ten tweede is het een instrument dat helpt om de verschillende werkzaamheden in samenhang uit te voeren en op basis van diverse organisatiebelangen en beschikbare middelen gezamenlijke keuzes te maken. Die keuzes gaan over de vraag wat we doen, hoe we dat doen en op welk moment we dat doen. Het informatieplan is daarmee een middel voor sturing en monitoring van het informatiseringwerkveld. Innovatie Met de huidige ontwikkelingen binnen de informatietechnologie gaan we een nieuwe fase in: the internet of everything. Mensen, informatie, plaatsen en objecten worden door het internet meer en meer met elkaar verbonden. Samen met de belangrijkste technologische ontwikkelingen op het gebied van social, mobile, cloud en information (nexus of forces), biedt dit ongekende mogelijkheden voor innovatie van onze gemeentelijke diensten en producten. Om innovatie te realiseren waar het de meeste waarde genereert, is verbinding nodig. Verbinding tussen de wereld van informatietechnologie en de publieke belangen van de stad, verbinding tussen onze gemeentelijke organisatie en stakeholders in de stad. Verbinding ook met andere overheidsorganisaties en overheidsprogramma s, zoals de digitale stedenagenda. Gezien de komende raadsverkiezingen en de vorming van een nieuw college is het daarnaast van belang dat de ambities voor innovatie bestuurlijk verankerd worden in een nieuw coalitieprogramma. Dit biedt een belangrijke waarborg voor het benutten van de (technologische) kansen voor innovatie die werkelijk waarde toevoegt. Voor het identificeren en realiseren van de innovatiemogelijkheden zal begin Q1 een plan van aanpak worden opgeleverd.
2. Context De volgende trends en ontwikkelingen bepalen de context voor de ontwikkeling van ons GIP 2014. Deze zijn onderverdeeld in drie categorieën te weten: Wat kan, Wat moet en Wat willen we. 2.1 Wat kan Technologische ontwikkelingen; Nexus of forces Gartner beschrijft vier grote trends op het gebied van IT technologie onder de naam Nexus of forces: social media: linkt mensen op nieuwe manieren aan elkaar en aan hun werk; mobiliteit: mobiele apparaten vormen een platform voor (sociale) netwerken en nieuwe manieren van (samen)werken; cloud: zorgt voor nieuwe manieren voor het leveren van informatievoorzieningen en functionaliteit bij gebruikers en systemen; informatievoorziening: gaat over het hanteerbaar en bruikbare maken van enorme hoeveelheden (ongestructureerde) gegevens, ook wel big data genoemd. Deze vier trends zijn nauw met elkaar verbonden en versterken elkaar. Samen met het toenemende gebruik van sensortechnologie, waarmee objecten verbonden worden met het internet en informatienetwerken (internet of things), transformeren deze trends de manier waarop producten en diensten worden geleverd en de manier waarop gebruikers omgaan met technologie. 2.2 Wat moet inup Het inup is de Overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid en bepaalt daarmee ook een deel van de volgorde en aandachtspunten van het GIP 2014. Onderdeel daarvan is de aansluiting op mijn Overheid.nl en het stelsel van basisregistraties. Visiebrief Digitale overheid 2017 In het regeerakkoord is afgesproken dat dienstverlening van de overheid beter moet. Zo moeten bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen digitaal kunnen afhandelen. In de visiebrief digitale overheid 2017 schrijft de minister hoe de overheid dit doel wil bereiken. De uitgangspunten daarbij zijn: gebruik van standaardvoorzieningen (zoals Mijnoverheid); verbeteren van gebruiksgemak (user experience); zoveel mogelijk, maar niet uitsluitend digitaal; open data. Decentralisaties Sociaal domein Vanaf 2015 worden gemeenten integraal verantwoordelijk voor jeugd, werk, inkomen en de ondersteuning daarbij. De overheid hevelt de begeleiding, ondersteuning en verzorging uit de Awbz per 2015 over naar de Wmo, legt de uitvoering van de Participatiewet vanaf 2015 (voor WWB, voormalig Wajong en Wsw) bij gemeenten en maakt gemeenten per 2015 verantwoordelijk voor de jeugdzorg. Hierbij wordt anders en innovatiever te werk gegaan zoals door meer gebruik te maken van de eigen kracht van burgers en de samenleving, maar ook door dicht bij de burger en de professionele werker te staan. Deze aanpak wordt o.a. zichtbaar in de sociale wijkteams, waarmee Amersfoort, net als veel andere gemeenten, experimenteert. Er moet nog veel worden bepaald en vastgelegd, maar duidelijk is dat de decentralisaties gevolgen hebben voor onze informatiehuishouding en dan vooral op het gebied van uitwisseling, analyse, ontsluiten en toegankelijk maken van gegevens.
Bezuinigingen Ook in 2014 blijft de noodzaak tot bezuinigen. Daarbij worden steeds meer taken, zoals rijks- en provinciale activiteiten, overgeheveld naar gemeenten. Dit betekent dat de gemeente een meer structurele aanpak voor de bezuinigingsdoelstellingen moet vinden. De gemeente Amersfoort zet op grote schaal LEAN trajecten in om gemeentebrede processen efficiënter en dus goedkoper in te richten. 2.3 Wat willen we Online gemak met lagere kosten Met Online gemak willen we de dienstverlening zó moderniseren dat de klant actiever wordt en de kosten afnemen. Dit doen we onder meer door kanaalsturing. In de reisbranche is het al heel gewoon: je boekt zelf je ticket, kiest een comfort-niveau en print je boarding-pass. De gemeente wil het merendeel van de klantvragen via een Easyjet-methode afwikkelen en de dure face-to-face begeleiding beperken voor wie het digitale kanaal niet voldoet of voor wat wettelijk nog niet mag. Beter samenwerken Wij streven naar een organisatie die werkt van buiten naar binnen. Daarbij worden vraagstukken in de stad meer in hun onderlinge samenhang opgepakt. Aansturing van deze vraagstukken vindt niet alleen plaats vanuit de hiërarchische lijn, maar ook en wellicht vooral door portefeuille- en programmasturing. Efficiënte organisatie Bezuinigingen kunnen leiden tot nieuwe knelpunten in de organisatie, zoals minder mensen waarmee het werk gedaan moet worden en daardoor oplopende werkdruk. Gezocht wordt dan ook naar meer mogelijkheden om efficiënter te werken. Met Lean kunnen we een verdere optimalisatie van onze werkprocessen realiseren zodat we ook met minder mensen hetzelfde kunnen blijven doen. Open, vraaggerichte communicatie met de stad De economische, technologische en maatschappelijke ontwikkelingen en de veranderende rol van de overheid vragen een open en vraaggerichte communicatie met onze inwoners. Onlangs zijn de uitgangspunten voor gemeentelijke communicatie zodanig aangepast dat deze aansluiten bij actuele maatschappelijke ontwikkelingen en ons een duurzaam kader geven om in te spelen op ontwikkelingen die ons nog te wachten staan. De communicatie wordt daarbij afgestemd naar de communicatiebehoefte van de stad. Duurzaamheid Wij willen van Amersfoort een duurzame stad te maken. Als gemeente Amersfoort zijn we trekker van de Groene Stad. Dit is een onderdeel van de Digitale Steden Agenda (DSA) die zich inzet voor duurzaam en efficiënt energiegebruik door particulieren en bedrijven. Het inzetten van ICT mogelijkheden bij het oplossen van deze maatschappelijke vraagstukken heeft daarbij grote aandacht.
3. Missie en leidende principes 3.1 Missie De missie van onze informatievoorziening is: Waardetoevoeging aan de gemeentelijke dienstverlening door kwaliteitsverbetering en/of kostenverlaging. De focus ligt dus op de maatschappelijke belangen van de stad Amersfoort en de bestuurlijke ambities daarbij. 3.2 Leidende principes Bij de vertaling van de voorgaande context naar onze IT strategie voor 2014 laten we ons leiden door de volgende principes. Digitaal is normaal Met dit principe drukken we uit dat digitaal de norm is, zowel voor dienstverlening als voor informatieverstrekking als voor ons dagelijks werk. Wat digitaal kan is digitaal beschikbaar. Voor gevallen waarvoor digitaal niet passend is, zullen daarnaast andere vormen van dienstverlening en informatie beschikbaar blijven. Makkelijk in gebruik Het principe digitaal is normaal brengt met zich dat digitale diensten en informatie ook goed toegankelijk moeten zijn. Gebruiksgemak is daarvoor een cruciale voorwaarde. Makkelijk in gebruik betekent makkelijk vindbaar en makkelijk toepasbaar zonder overbodige handelingen. Standaard We kiezen zo veel mogelijk voor standaard voorzieningen en gebruik van open standaarden. Standaard voorzieningen betekent zo min mogelijk maatwerk. Wendbaar en schaalbaar We streven naar een informatie-infrastructuur die snel kan meebewegen bij de veranderende omgeving. Snel meebewegen betekent dat voorzieningen snel kunnen worden vervangen of toegevoegd, maar ook dat de omvang van de voorzieningen kunnen meebewegen met de vraag. Betrouwbaar en veilig Voor de continuïteit van de dienstverlening en de integriteit van (vertrouwelijke) gegevens is een betrouwbare en beveiligde informatievoorziening essentieel. Dit blijft de basis van een effectieve ontwikkeling van informatietechnologie.
4. Strategische thema s De context en leidende principes uit het vorige hoofdstukken hebben we vertaald naar 6 strategische thema s voor de ontwikkelingen van informatietechnologie. De speerpunten daarbij zijn: Alle diensten digitaal in 2015; Vernieuwde website in 2014; Digitaal en papierarm werken in 2015; Gefaseerd naar de cloud van 2014 tot 2018. Hieronder volgt een uitwerking van de thema s. 4.1 Digitale diensten Met het digitaliseren van diensten en informatie maken wij de dienstverlening makkelijker en de gemeentelijke organisatie transparanter. Op dit moment bieden we al veel diensten digitaal aan. Het komende jaar gaan we al onze diensten digitaal aanbieden en standaardiseren. Voor burgers en bedrijven. De focus ligt daarbij op gebruiksgemak. Enerzijds om het klantgemak te vergroten, anderzijds om onze processen efficiënter en daarmee goedkoper uit te voeren. Met de realisatie van een nieuw zaaksysteem in 2013 werd de basis gelegd voor de standaard digitale afhandeling van onze diensten. In 2014 wordt hierin op hoog tempo het grootste deel van onze diensten gedigitaliseerd. De eerste helft van 2015 ronden we dit af. De vernieuwing van onze website zorgt voor een vergroting van het gebruiksgemak door het eigentijds en vraaggericht aanbieden van onze informatie en onze digitale diensten. 4.2 Digitaal werken Met het digitaliseren van ons werk we het werken makkelijker en efficiënter. Een papierarme organisatie in 2015 is de doelstelling. Een nieuw DMS is hiervoor een noodzakelijke randvoorwaarde. In 2013 is met de vernieuwing van het DMS gestart en in de loop van 2014 wordt het DMS verder uitgebouwd inclusief de digitalisering van het postregistratie proces. Naast de invoering van een nieuw DMS wordt een organisatie verandertraject gestart. Een papierarme, digitale organisatie vraagt namelijk ook om nieuwe manieren van werken. Daarbij wordt aansluiting gezocht bij de Lean projecten. Mobiele voorzieningen worden doorontwikkeld met de invoering van op mobiel gebruik ontworpen applicaties (apps). Ook daarbij ligt de focus op het verbeteren van gebruiksgemak. Verdere uitbreiding van het intranetportaal zorgt voor toegang tot alle gewenste informatie over medewerkers, processen en de bijbehorende documenten. Hierdoor kunnen we elkaar vinden en daarmee beter samenwerken door de gehele organisatie. 4.3 Samenwerken Door samenwerking realiseren we schaalvoordelen en kennisdeling. We willen graag samenwerken met andere organisaties als dit waarde toevoegt aan onze gemeentelijke dienstverlening. Daarbij richten we ons primair op andere gemeenten in de regio, maar ook andere samenwerkingsmogelijkheden (andere overheidsorganisaties, instellingen of bedrijven) sluiten we niet uit. Voor de decentralisaties in het sociale domein is een apart informatieplan in ontwikkeling. In 2014 ronden we dit plan af en starten met de uitvoering daarvan. De eerste stappen zijn gezet met de aansluiting op landelijke voorziening Mens Centraal en de inrichting van STIPS en Wijkcentra.
4.4 Basisregistraties Aansluiting op en goed gebruik van de Basisregistraties leidt tot het beter benutten van gegevens. Basisregistraties vormen het fundament voor een overheid die niet naar de bekende weg vraagt, klantgericht is, haar zaken op orde heeft en niet meer uitgeeft dan nodig. Door gegevens aan elkaar te koppelen ontstaat een samenhangend Stelsel van Basisregistraties met gegevens van een hoogwaardige kwaliteit die door alle overheidsinstellingen, verplicht en zonder nader onderzoek, worden gebruikt bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken. In 2014 richten we ons vooral op de generieke voorzieningen (bijvoorbeeld Digimelding, een voorziening voor het terugmelden van onjuiste gegevens), de Basisregistratie Grootschalige Topografie en de modernisering van de GBA. Het programma maakt bovendien inzichtelijk welke baten het stelsel van basisregistraties levert en hoe deze baten verder verzilverd kunnen worden, onder meer door bestandsvergelijkingen tussen bronregistraties en afnemers. Zodoende zijn we in staat het stelsel van basisregistraties breder in te zetten dan slechts het voldoen aan wettelijke verplichtingen. 4.5 Compacte IT Met een compacte IT realiseren we een wendbare, betrouwbare en veilige informatievoorziening. De afgelopen jaren is een betrouwbare en flexibele IT omgeving gerealiseerd. Nu is de tijd om daar slim gebruik van te maken zodat de voordelen hiervan optimaal benut worden. De goede wijze waarop onze IT is georganiseerd benutten we door onze IT organisatie om te vormen van IT leveranciers naar een rol van intermediair. Dit betekent o.a. dat we gefaseerd en gedoseerd naar de cloud gaan. In 2013 is hiervoor beleid opgesteld. In 2014 vullen we de randvoorwaarden daarvoor in (infrastructuur verder klaar maken en de eisen aan onze leveranciers vaststellen), maar we gaan ook al daadwerkelijk met cloud voorzieningen starten. Daarnaast blijven we anticiperen op de toekomst zodat onze voorzieningen toekomstvast blijven en mee kunnen met de gewenste trends en innovaties. Het verder uitbouwen en integreren van bestaande functionaliteit en een gedegen voorbereiding op de toekomst vormen in 2014 het grootste deel van de werkzaamheden in dit thema. 4.6 Informatiebeveiliging; beschikbare, integere en beveiligde informatie Door gerichte informatiebeveiliging borgen wij de beschikbaarheid, de integriteit en de vertrouwelijkheid van onze informatie. Veel van de ontwikkelingen om ons heen maken informatiebeveiliging steeds belangrijker, daardoor is het thema actueler dan ooit. Niet alleen voor ons als gemeente, maar voor de gehele samenleving. Dit wordt ook zichtbaar in de vele instituten voor informatiebeveiliging die landelijk en wereldwijd ontstaan. Alle eerder genoemde thema s hebben een belangrijke component op het gebied van informatiebeveiliging. Ketensamenwerking, digitaal werken, mobiel werken en de cloud zijn allemaal ontwikkelingen die veel mogelijkheden voor innovatie en bezuiniging met zich meebrengen, maar ook risico s op het gebied van informatiebeveiliging. Als gemeente hebben we een voorbeeldfunctie en kunnen het ons niet permitteren deze risico s te veronachtzamen. Dit alles noodzaakt ons tot het vaststellen, handhaven en uitvoeren van effectief beleid op het gebied van informatiebeveiliging. Ook in 2014 wordt het beveiligingsbeleid uitgewerkt in een jaarplan om de veiligheid, privacy en de continue beschikbaarheid van onze informatie te borgen.
5 Projecten Voor alle thema s is er een uitwerking gemaakt naar projecten, beleid- en architectuuronderwerpen die gepland zijn voor het komende jaar (zie bijlage). Gemeente Amersfoort Concernmiddelen Beleid, Projecten, Informatisering
Gemeente Amersfoort Concernmiddelen Beleid, Projecten, Informatisering Postadres Postbus 4000 Bezoekadres Stadhuisplein 1 t 033 4695693 e h.nagelhout@amersfoort.nl 3800 EA Amersfoort 3811 LM Amersfoort i www.amersfoort.nl