VERZUIMPROTOCOL
VERZUIMPROTOCOL Inhoud: 1. Inleiding pagina 2 2. Uitgangspunten verzuimprotocol.. pagina 2 3. Procedure ziekteverzuim gedurende de 1 e 6 weken met toelichting.. pagina 3 4. Procedure ziekteverzuim na 6 weken met toelichting pagina 7 5. Ziekteverzuim voorschriften pagina 11 6. Rollen en verantwoordelijkheden bij ziekteverzuim. pagina 14 7. Communicatie rond ziekteverzuim pagina 16 8. Sancties pagina 16 9. Loon doorbetalingsverplichting. pagina 16 10. Vervolgstappen in het tweede ziektejaar pagina 16 Bijlagen: - Leidraad voor (telefonisch)gesprek bij ziekmelding - Leidraad voor een verzuimgesprek - Leidraad voor werkhervattingsgesprek 2
1. INLEIDING Het verzuimprotocol maakt onderdeel uit van het beleidskader ziekteverzuim van De Basis. Om een zieke medewerker eerder en effectiever te begeleiden naar het eigen of ander werk is het nodig heldere afspraken te maken over de zaken zoals het ziek- en herstelmelden, begeleiding bij ziekte en de re-integratie. Door de invoering van de Wet Verbetering Poortwachter in 2002 zijn werkgever en medewerker samen verantwoordelijk voor een zo spoedig mogelijke werkhervatting in geval van arbeidsongeschiktheid door ziekte. Dat beheersing van ziekteverzuim nodig is zal duidelijk zijn; hierbij kan worden gedacht aan personeelszorg en kostenbeheersing. De nadruk in dit protocol ligt op een individuele aanpak. Per arbeidsongeschikte medewerker bekijkt de directeur wat de beste oplossingen en mogelijkheden zijn. Zowel van de directeur als van de arbeidsongeschikte medewerker wordt verwacht dat zij een actieve rol spelen in het gehele proces van preventie tot en met de re-integratie. Dit protocol bij ziekte en re-integratie dient bij elke medewerker bekend te zijn en dient bij indiensttreding aan betrokkene overhandigd te worden. Onder directeur wordt in dit protocol verstaan: de algemeen directeur, de directeur Bedrijfsvoering en directeuren van de scholen. 2. UITGANGSPUNTEN Rond het ziekteverzuim hanteert De Basis de volgende uitgangspunten. - De directeur is verantwoordelijk voor de begeleiding van de medewerker. - De directeur is casemanager en voert de regie over het re-integratietraject. - Bij de begeleiding ligt de focus op herstel en niet op ziek zijn, gesproken wordt over de mogelijkheden van de medewerker. - Medewerker neemt zelf verantwoordelijkheid en werkt actief mee aan zijn/haar re-integratie. - Uiteindelijk werken medewerker en de directeur samen aan oplossingen om medewerker weer aan de slag te krijgen in de eigen of een andere functie. - Medewerker en directeur blijven steeds in overleg over de mogelijkheden van terugkeer naar het werk voor medewerker. - De ziekteverzuimbegeleiding is gericht op een individuele aanpak. 3
3. PROCEDURE ZIEKTEVERZUIM GEDURENE DE 1 E 6 WEKEN Tijdstip Medewerker Directeur Stafbureau/ personeelsadviseur 1 dag 1. ziekmelden bij directeur. informeren naar arbeids-. geeft indien nodig conform protocol ongeschiktheid medewerker en advies over aanpak. zelf werken aan een vervolgafspraken maken spoedige terugkeer. ziekmelden in Verzuimexpert. doorgeven van. start aanleg re-integratiedossier gemaakte afspraken met derden aan de directeur zodat deze afspraken geannuleerd kunnen worden 2 dag 1 tot en met 2 weken 3 Uiterlijk week 2 4 Uiterlijk week 4 5 Uiterlijk week 6 6 3 e keer frequent kort verzuim. contact onderhouden met directeur over het verloop. acties ondernemen mbt. gehele of gedeeltelijke re-integratie. beschikbaar zijn voor verzuimgesprek. verzuimspreekuur of re-integratiespreekuur met bedrijfsarts. na 3 dagen en vervolgens zeker 1 keer per week telefonisch contact met arbeidsongeschikte medewerker. afhankelijk van de situatie van de medewerker verzuimgesprek plannen of de bedrijfsarts inschakelen. resultaat van ieder (telefonisch) contact met medewerker opnemen in Verzuimexpert. Bij dreigend langdurig verzuim (> 6 weken) personeelsadviseur informeren t.a.v. verloop ziekteverzuim. indien medewerker terugkeert het houden van een werkhervattingsgesprek (bijlage 3 ) en herstelmelding in Verzuimexpert. voeren verzuimgesprek. afspraken maken over vervolg van de verzuimbegeleiding, mogelijkheden tot terugkeer naar het werk bespreken en maakt hiervan gespreksverslag (kopie stafbureau). indien gewenst alsnog afspraak maken bij de bedrijfsarts (uiterlijk week 4). zorgt ervoor dat bedrijfsarts geïnformeerd is over constateringen van de directeur. bij herstel ook het stafbureau informeren. verzuimgesprek. bij 3 ziekmeldingen in 12 maanden verzuimgesprek voeren met medewerker. opstellen verslag van het gesprek (kopie stafbureau). geeft indien nodig advies en ondersteuning. stuurt kopie spreekuurverslag naar directeur. bij dreigend langdurig verzuim wordt ziekmelding doorgegeven aan Arbo dienst. geeft indien nodig advies en ondersteuning. is op verzoek directeur aanwezig bij het verzuimgesprek. geeft indien nodig advies en ondersteuning. geeft herstelmelding door aan Arbo-Unie. geeft indien nodig advies en ondersteuning Arbodienst. indien er sprake is van dreigend langdurig verzuim geeft op verzoek de Arbo adviseur advies. indien er sprake is van dreigend langdurig verzuim geeft op verzoek de Arbo adviseur advies. indien noodzakelijk spreekuurcontact op verzoek van directeur na overleg met personeelsadviseur. spreekuurcontact met zieke medewerker. opstellen werkhervattingsadvies ten aanzien van zieke medewerker Opstellen probleemanalyse en re-integratie- verslag. spreekuurcontact op verzoek directeur 4
TOELICHTING PROCEDURE ZIEKTEVERZUIM GEDURENDE DE 1e 6 WEKEN ad 1. de ziekmelding/ 1 e ziektedag (onder directeur wordt verstaan directeuren en leden centraal management) De medewerker die wegens ziekte niet in staat is om te werken, meldt zichzelf voor de afgesproken tijd ziek bij de directeur (zie ziekteverzuimvoorschriften) De directeur informeert naar de aard en de ernst van de ziekte, de vermoedelijke duur en of er op het werk nog iets geregeld moet worden en maakt een vervolgafspraak. De directeur legt dit met verzuimoorzaak vast in Verzuimexpert Indien blijkt dat de medewerker niet in staat is om te werken zonder dat er feitelijk sprake is van ziekte, dan wordt er gesproken over andere oplossingsmogelijkheden zoals zorgverlof, calamiteitenverlof etc. De directeur informeert ook of de oorzaak van de ziekte mede in het werk ligt. Als dit zo is, dan maakt de directeur meteen een afspraak met de medewerker om hier verder over te praten, eventueel (op verzoek van medewerker of directeur) in aanwezigheid van de personeelsadviseur Bij afwezigheid van de directeur kan de ziekmelding doorgegeven worden aan de adjunct directeur die de ziekmelding meldt aan de directeur zodra deze aanwezig is Als de adjunct directeur de ziekmelding aangenomen heeft, neemt de directeur alsnog dezelfde (of volgende) dag contact op met de zieke medewerker De directeur of administratief assistente registreert de ziekmelding in Verzuimexpert en vermeldt of de ziekte gerelateerd is aan zwangerschap NB: kortdurend verzuim (griep, hoofdpijn etc.) wordt NIET aan de Arbo dienst gemeld Indien er direct sprake is van dreigend langdurig verzuim dan wordt dit gemeld aan de personeelsadviseur Indien daartoe aanleiding is, maakt de directeur i.o.m. de personeelsadviseur voor de medewerker een afspraak bij de bedrijfsarts (bijvoorbeeld bij medische klachten) voor het verzuimspreekuur Ad 2 Verzuimbegeleiding De verzuimbegeleiding van de 1 e ziektedag tot en met 6 weken is gericht op een individuele aanpak en kent dus geen standaardprocedure. Steeds wordt gekeken wat voor betreffende medewerker de beste actie is Van belang is dat de directeur regelmatig contact houdt met de arbeidsongeschikte medewerker. In ieder geval 3 dagen na ziekmelding en vervolgens minimaal 1 keer per week Ieder formeel contact dat de directeur met de medewerker heeft, wordt schriftelijk vastgelegd (Verzuimexpert). Een kopie hiervan gaat naar het stafbureau voor het dossier. Doel hiervan is het ziekteverloop vast te leggen in het re-integratiedossier 1 als onderdeel van het personeelsdossier. Indien van belang voor de medewerker ontvangt deze ook een kopie De begeleiding van de directeur richt zich op de mogelijkheden van de medewerker: Wat is de oorzaak van het verzuim en wat is ervoor nodig om medewerker terug te laten keren? Welke werkzaamheden kan medewerker ondanks zijn/haar arbeidsongeschiktheid wel oppakken? En op welke termijn? Steeds maken medewerker en de directeur een vervolgafspraak 1 re-integratiedossier: De Basis is verplicht vanaf het begin van het dreigend langdurig verzuim een reïntegratiedossier bij te houden met het verloop van de ziekte. In het re-integratiedossier (aanwezig op school en op stafbureau) worden alle gegevens vastgelegd die betrekking hebben op: - het verloop van het ziekteverzuim van de werknemer; - de activiteiten die de werkgever heeft ondernomen om de werknemer weer aan het werk te krijgen; - de activiteiten die werknemer heeft ondernomen om weer aan het werk te gaan; - alle documenten en correspondentie die betrekking hebben op de ondernomen activiteiten De werknemer ontvangt afschriften van alle belangrijke stukken die in het dossier worden opgenomen. Met de informatie die in het dossier wordt bijgehouden kan in een later stadium het re-integratieverslag worden opgesteld. 5
De directeur maakt naar aanleiding van de ziekmelding en het eerste telefonische contact de inschatting of de medewerker kort, midden of (dreigend) langdurig gaat verzuimen De directeur kan op basis van deze inschatting de volgende acties ondernemen: Bij kort verzuim: regelmatige telefonisch contact met arbeidsongeschikte medewerker; Bij verwacht middenlang verzuim (2 weken tot en met 6 weken): altijd regelmatig telefonisch contact met arbeidsongeschikte medewerker en uiterlijk week 3 een verzuimgesprek voeren met medewerker op de werkplek, eventueel in aanwezigheid van de personeelsadviseur alleen bij dreigend langdurig verzuim wordt voor de medewerker een afspraak gemaakt bij de bedrijfsarts voor een verzuimspreekuur bij twijfel over acties: contact opnemen met de personeelsadviseur en eventueel de verzuimconsulent van de arbodienst om het vervolgtraject te bespreken. De directeur legt het advies van de verzuimconsulent schriftelijk vast (Verzuimexpert) Bij dreigend langdurig verzuim: altijd regelmatig telefonisch contact met arbeidsongeschikte medewerker en uiterlijk week 3 een verzuimgesprek voeren met medewerker, eventueel in aanwezigheid van personeelsadviseur en/of uiterlijk week 4 heeft medewerker een afspraak bij de bedrijfsarts voor reintegratiespreekuur; 2 bedrijfsarts vooraf informeren over de situatie bij twijfel over acties: contact opnemen met de personeelsadviseur en eventueel de verzuimconsulent van arbodienst om het vervolgtraject te bespreken. De directeur legt het advies van de verzuimconsulent schriftelijk vast (Verzuimexpert) Van medewerker wordt verwacht dat hij/zij er alles aan doet om weer aan het werk te kunnen en dat hij/zij de adviezen voor herstel opvolgt Ad 3. Verzuimgesprek; - uiterlijk in week 3 voeren de directeur en medewerker een verzuimgesprek waarin zij afspraken maken over het vervolg van de verzuimbegeleiding en de mogelijkheden tot terugkeer naar het werk - dit gesprek vindt plaats op de werkplek, tenzij de ziekte van de medewerker dit niet toelaat - de directeur kan, als dit gewenst is, de personeelsadviseur vragen hierbij aanwezig te zijn - de directeur maakt een verslag van het gesprek, verstuurt een kopie hiervan naar de medewerker en het stafbureau voor het re-integratiedossier, het origineel in het schooldossier van medewerker - als er geen zicht is op spoedig herstel en de medewerker is nog niet op het spreekuur van de bedrijfsarts geweest, wordt er een afspraak gemaakt voor het verzuimspreekuur of het reintegratiespreekuur - er wordt een afspraak gemaakt om 1 x per week op de werkplek te komen om contact met directeur en teamleden te bevorderen en de drempel voor re-integratie te verlagen De medewerker wordt door de directeur geïnformeerd over de lopende zaken (tenzij de ziekte van de medewerker dit niet toelaat) Ad 4. Consult bedrijfsarts ook het inschakelen van de bedrijfsarts is gericht op een individuele aanpak en kent dus geen standaardprocedure. Afhankelijk van de inschatting die gemaakt wordt over het verzuim van de betreffende medewerker wordt gekeken of, wanneer en voor welk spreekuur de medewerker in aanmerking komt in het algemeen geldt dat medewerker uiterlijk in week 4 een afspraak heeft met de bedrijfsarts. Het is ook mogelijk in de eerste ziekteweek al een afspraak te plannen (bijvoorbeeld bij dreigend langdurig verzuim) 2 re-integratiespreekuur: Dit is een uitgebreid consult voor medewerkers waarbij er sprake is van dreigend langdurig verzuim. Het vormt de voorbereiding voor de probleemanalyse. Indien van toepassing volgt een werkhervattingsadvies. 6
Hierbij geldt het volgende: Bij kort verzuim: - geen verwijzing naar de bedrijfsarts Bij verwacht middenlang verzuim (2 tot en met 6 weken) - uiterlijk in week 4 naar verzuimspreekuur of re-integratiespreekuur - bij twijfel: contact opnemen met de personeelsadviseur en eventueel de verzuimconsulent van de arbodienst om het vervolgtraject te bespreken. De directeur legt het advies van de verzuimconsulent schriftelijk vast (Verzuimexpert) en stuurt kopie aan het stafbureau Bij dreigend langdurig verzuim: - verzuim- of re-integratiespreekuur - bij twijfel over acties: contact opnemen met de personeelsadviseur en eventueel de verzuimconsulent van de arbodienst om het vervolgtraject te bespreken. De directeur legt het advies van de verzuimconsulent schriftelijk vast (Verzuimexpert) - Indien nodig wordt een medewerker op advies van de bedrijfsarts doorverwezen naar een specialist Ad 5 Probleemanalyse Bij dreigend langdurig verzuim wordt er door de arbodienst een probleemanalyse opgesteld. Zie procedure ziekteverzuim na 6 weken. Ad 6. Frequent kort verzuim Bij 3 ziekmeldingen binnen 12 maanden voert de directeur een verzuimgesprek met de betreffende medewerker Indien gewenst kan de directeur advies of ondersteuning van de personeelsadviseur krijgen Van het gesprek wordt een verslag gestuurd naar de personeelsadviseur (bijlage 2) Bij een nieuwe ziekmelding binnen 2 maanden na het verzuimgesprek vindt opnieuw een gesprek met de directeur plaats, ditmaal weer, indien gewenst, in aanwezigheid van de personeelsadviseur. Ook hier wordt een verslag van gemaakt Indien directeur van mening is dat de verzuimoorzaak medisch is, kan hij/zij voor medewerker een afspraak maken met de bedrijfsarts De herstelmelding Op het moment dat medewerker weer geheel of gedeeltelijk het werk hervat of zich in staat voelt weer aan het werk te gaan, meldt medewerker zich geheel of gedeeltelijk beter bij de directeur De directeur registreert deze herstelmelding op de dag van de werkhervatting in Verzuimexpert Indien de ziekmelding is doorgegeven aan de Arbo Unie: herstelmelding doorgeven aan het stafbureau, deze meldt de medewerker hersteld bij de Arbo Unie Bij afwezigheid van de directeur neemt de adjunct directeur deze taak over Bij herstel voert de directeur op het moment dat de zieke medewerker het werk hervat een werkhervattingsgesprek met de medewerker (bijlage 3). Afhankelijk van de duur en aard van het verzuim worden er afspraken gemaakt om de werkhervatting te ondersteunen (taakinhoud, tijdelijk aangepaste werktijden, (professionele) begeleiding etc.) 7
4. PROCEDURE ZIEKTEVERZUIM NA 6 WEKEN ZIEKTE/DREIGEND LANGDURIG VERZUIM Tijdstip Medewerker Directeur Stafbureau/ personeelsadviseur Arbodienst ontvangt probleemanalyse ontvangt probleemanalyse ontvangt probleemanalyse en stuurt deze naar directeur medewerker 1 uiterlijk week 6 2 Week 7/8 3 iedere 4 tot 6 weken. met directeur opstellen plan van aanpak met vervolg planning iedere 4 tot 6 weken evaluatie van de voortgang met de directeur 4 week 13 indien van toepassing; mogelijkheden reïntegratie 2 e spoor bespreken 5 afhankelijk van de situatie tot 24 maanden 6 87 weken 7 voor 91 weken 8 24 maanden. levert alle mogelijke inspanningen aan uitvoering van plan van aanpak. ontvangt actueel oordeel en medische informatie van Arbodienst. ontvangt WIA aanvraag. evaluatie van verloop van de re-integratie met directeur. ontvangt gegevens voor re-integratieverslag. WIA aanvraag versturen naar UWV. kopie aanvraag WIA naar stafbureau. ontvangt beschikking van UWV. met medewerker opstellen plan van aanpak met vervolgplanning. schriftelijk afspraken vastleggen op daarvoor bestemde formulieren. kopie naar stafbureau/arbodienst. medewerker informeren over rechten en plichten. bijhouden re-integratiedossier. iedere 4 tot 6 weken evaluatie van de voortgang samen met medewerker. evaluatie schriftelijk vastleggen en in kopie naar stafbureau. bewaakt voortgang vervolggesprekken en geplande acties. indien medewerker (gedeeltelijk)herstelt een herstelmelding in Verzuimexpert. ziekmelden medewerker bij UWV via formulier in Verzuimexpert vaststellen of er sprake is van re-integratie 2 e spoor en mogelijkheden bespreken met medewerker. iedere 4 tot 6 weken evaluatie van de voortgang samen met medewerker. bewaakt voortgang vervolggesprekken en geplande acties. onderhouden contact met arbodienst. indien van toepassing monitoren en bewaken voortgang interventie. evaluatie 1 e jaar re-integratie. evaluaties schriftelijk vastleggen en in kopie naar stafbureau. bijhouden re-integratiedossier. ontvangt actueel oordeel van stafbureau. evaluatie van verloop van de re-integratie met medewerker. maakt verslag van de evaluatie en voegt dit toe aan re-integratiedossier. alle documenten t.b.v. de reintegratie aan medewerker overhandigen (voor zover niet in bezit). ontvangt kopie van beschikking van stafbureau. advies en ondersteuning. is op verzoek directeur of medewerker aanwezig bij gesprek. bijhouden re-integratiedossier. monitoren van de voortgang. advies en ondersteuning. is op verzoek directeur of medewerker aanwezig bij gesprek. indien nodig afstemmen met bedrijfsarts. advies en ondersteuning bij vaststellen en mogelijkheden re-integratie 2 e spoor. indien nodig afstemmen met bedrijfsarts. monitoren van de voortgang. advies en ondersteuning. is op verzoek directeur of medewerker aanwezig bij gesprek. indien nodig afstemmen met bedrijfsarts. op verzoek directeur of medewerker aanwezig bij evaluatie van verloop van de re-integratie. advies en ondersteuning bij opstellen re-integratieverslag. invullen werkgeversdeel WIA aanvraag. monitoren insturen WIA aanvraag. ontvangt beschikking van UWV versturen probleemanalyse aan De Basis en. ontvangt kopie van plan van aanpak. advies over inschakelen interventie specialist. monitoren als er sprake is van reïntegratiemanagement.belegt minimaal 1x per 6 wkn vervolgsprkuur en evt. overleg met directeur om probleem- analyse te evalueren en evt. bij te stellen o.a. d.m.v. werkhervattingsadviezen bij re-integratie 2 e spoor; verklaring arbeidsgehandicapt door bedrijfsarts. als bij punt 3. advies over inschakelen interventie specialist met stafbureau. monitoren als er sprake is van re-integratiemanagement. opstellen actueel oordeel. sturen actueel oordeel naar De Basis en actueel oordeel en medische informatie aan de medewerker. ontvangt beschikking van UWV 8
TOELICHTING PROCEDURE ZIEKTEVERZUIM NA 6 WEKEN EN TOT 24 WEKEN Ad 1. Probleemanalyse 3 - Uiterlijk week 6 stuurt de arbodienst de probleemanalyse naar De Basis (stafbureau). - Als de arbodienst in de probleemanalyse aangeeft dat de medewerker binnenkort hersteld is en weer aan de slag kan, hoeft er geen plan van aanpak opgesteld te worden; - Als de arbodienst in de probleemanalyse vaststelt dat er in de toekomst geen mogelijkheden zijn om te werken, dan wordt er een plan van aanpak opgesteld. Er wordt beschreven welke contacten onderhouden worden. Op het moment dat de situatie verbetert wordt het plan van aanpak aangepast en de re-integratieactiviteiten beschreven; - Het stafbureau verstuurt een kopie van de probleemanalyse naar de directeur. Het origineel gaat in het re-integratiedossier op het stafbureau. Ad 2. Plan van aanpak - De directeur informeert de medewerker over de verdere stappen, over zijn rechten en plichten, en mogelijke consequenties van langdurig verzuim; - Medewerker en directeur stellen tijdens het gesprek een plan van aanpak op. Zij beslissen gezamenlijk welke re-integratieactiviteiten uit het advies van de arbodienst uitgevoerd gaan worden en bespreken wat er nog meer gedaan kan worden om de re-integratie te bevorderen bijvoorbeeld door aanpassingen op de werkplek/in het werk of het inschakelen van een interventiespecialist zoal een psycholoog of fysiotherapeut; - Het daadwerkelijk inschakelen van een interventiespecialist vindt plaats in overleg met de personeelsadviseur en na goedkeuring van de algemeen directeur; - Het stafbureau draagt zorgt voor onderzoek naar en aanvraag van subsidiemogelijkheden bij het Vervangingsfonds etc.; - Er wordt een planning gemaakt voor het uitvoeren van de re-integratieactiviteiten en voor de evaluatiemomenten (ad 3.); - De directeur legt tijdens het gesprek alle afspraken vast in het plan van aanpak (inclusief een planning van de evaluatiemomenten) en formuleert deze SMART. - De directeur maakt kopieën voor betrokkene, het stafbureau en de arbodienst. Het origineel wordt in het dossier van de medewerker op school bewaard. Ad 3 Evaluatie/Begeleiding - Iedere 4 tot 6 weken evalueren leidinggevende en de medewerker de voortgang van de reintegratie. Indien er veranderingen komen in de situatie van de medewerker kan dit aanleiding zijn voor het aanpassen van de probleemanalyse door de arbodienst en/of het plan van aanpak door medewerker en directeur; - De directeur maakt van ieder gesprek een kort verslag en geeft een kopie aan de medewerker en het stafbureau ten behoeve van het re-integratiedossier; - De directeur/casemanager bewaakt de voortgang van het plan van aanpak (aan de hand van de planning en de gespreksverslagen). Indien noodzakelijk neemt zij initiatief tot het plannen van vervolggesprekken en vervolgacties; - Tussen week 46 en 52 weken wordt de voortgang van het plan van aanpak over het 1 e ziektejaar geëvalueerd door de directeur en de medewerker. Het door de directeur opgestelde verslag wordt toegevoegd aan het re-integratiedossier. 3 probleemanalyse: Als er sprake is van dreigend langdurig verzuim stelt de arbodienst op basis van het reïntegratiespreekuur een probleemanalyse op. De arbodienst onderzoekt de aspecten die hebben geleid tot het verzuim van de zieke medewerker, de arbeidsmogelijkheden van de zieke medewerker en geeft advies over het einddoel van de reïntegratie. Daarbij wordt aangegeven in welke stappen en met welke reïntegratieactiviteiten dat doel bereikt kan worden. De bedrijfsarts kan leidinggevende vragen om aanvullende informatie Vertrouwelijke medische gegevens worden opgenomen in een apart document medische informatie. 9
- Indien blijkt dat de medewerker niet meer zal kunnen terugkeren naar zijn eigen functie zal er gezocht worden naar alternatieven. Op het moment dat duidelijk wordt op welke andere functie de re-integratie gericht zal zijn en op welke werkplek, kan de begeleiding van de arbeidsongeschikte medewerker worden voortgezet of overgedragen. Re-integratie in een andere functie is de zogenaamde re-integratie 2 e spoor. Hiervoor is een verklaring arbeidsgehandicapt van de bedrijfsarts noodzakelijk; - Als blijkt dat re-integratie binnen De Basis niet mogelijk is, is de personeelsadviseur mede verantwoordelijk voor re-integratie van de medewerker bij een andere werkgever. Ad 3/5 Contacten met de arbodienst. - De arbodienst heeft minimaal 1 x per 6 weken contact met medewerker en eventueel de directeur om de probleemanalyse te evalueren en geeft adviezen m.b.t. de werkhervatting; - De directeur legt het gesprek schriftelijk vast en stuurt kopie naar het stafbureau; - De frequentie van de contacten met de medewerker zijn afhankelijk van de situatie van de medewerker. De bedrijfsarts heeft hiervoor richtlijnen; - Indien noodzakelijk overlegt de personeelsadviseur met de bedrijfsarts over het individuele reintegratietraject, in samenspraak met de directeur en/of medewerker; - Als de situatie van de medewerker wijzigt, stelt de arbodienst de probleemanalyse bij; - Het stafbureau ontvangt in dat geval een aangepaste probleemanalyse, deze stuurt een kopie naar de directeur. De directeur stelt in een gesprek met de medewerker het plan van aanpak bij; - De directeur draagt zorg voor een kopie van het bijgestelde plan van aanpak voor de medewerker en het stafbureau voor het re-integratiedossier. Ad 4. Ziekmelding UWV - de directeur zorgt ervoor dat de arbeidsongeschikte medewerker in week 13 ziek wordt gemeld bij UWV (Uitvoeringsinstelling Werknemersverzekeringen) via een formulier in Verzuimexpert. Ad 6 Re-integratieverslag 4 - Als de medewerker 87 weken ziek is ontvangt hij WIA aanvraagformulieren van UWV. Bij de WIA aanvraag moet de medewerker ook een re-integratieverslag opsturen naar UWV. Om dit te kunnen opstellen, ontvangt de medewerker een formulier met instructies voor het samenstellen van het re-integratieverslag. - Dit verslag komt als volgt tot stand: - Het stafbureau ontvangt van de arbodienst de probleemanalyse met een actueel oordeel (de evaluatie van het verloop van de re-integratie). De medische informatie gaat rechtstreeks naar de medewerker (in een gesloten envelop); - De directeur ontvangt een kopie van het actueel oordeel en evalueert het verloop van de reintegratie met de medewerker; - Deze evaluatie wordt door de directeur op papier gezet in een verslag. Een kopie gaat naar het stafbureau; - De medewerker vult het evaluatieformulier voor werknemers in. Het re-integratieverslag is dan klaar en bevat het volgende: - probleemanalyse( door de arbodienst) - het plan van aanpak (door of onder verantwoordelijkheid van werkgever en werknemer) - medische informatie (bedrijfsarts) 4 Als de medewerker 87 weken ziek is ontvangt hij WIA aanvraagformulieren van UWV. Bij zijn WIA aanvraag moet de medewerker ook een reïntegratieverslag opsturen naar UWV. In het reïntegratieverslag moeten werkgever en werknemer verantwoording afleggen over wat zij tijdens het de twee ziektejaren hebben gedaan om terugkeer naar het werk te bespoedigen. Het reïntegratieverslag omvat een beschrijving van alle activiteiten die werkgever en werknemer hebben verricht. Zo zijn bijvoorbeeld de probleemanalyse en het plan van aanpak onderdeel van het reïntegratieverslag. Aan de hand van dit verslag oordeelt UWV of de reïntegratieactiviteiten voldoende zijn geweest. 10
- evaluatie van de medewerker - evaluatieverslag van het verloop van de re-integratie - Het uitvoeren en het bijstellen van het plan van aanpak gaat ondertussen door tot de re-integratie is afgerond Uitstel WIA aanvraag Leidinggevende, medewerker en personeelsfunctionaris kunnen besluiten om de beoordeling voor de WIA aanvraag uit te stellen. Bijvoorbeeld omdat de medewerker binnen een afzienbare periode weer aan het werk gaat. In dat geval ontvangt medewerker geen WGA uitkering maar salaris van De Basis. Ad 7 WIA aanvraag - De arbeidsongeschikte medewerker moet binnen 91 weken na zijn eerste ziektedag de WIA aanvraagformulieren en het re-integratieverslag versturen aan UWV; - De personeelsadviseur vult gezamenlijk met de medewerker de formulieren in; - De werknemer stuurt een kopie van de WIA aanvraag naar het stafbureau voor het reintegratiedossier. Re-integratie bij een andere werkgever Heeft de medewerker wel mogelijkheden om weer aan de slag te gaan, maar niet bij De Basis, dan is De Basis, samen met de medewerker, verantwoordelijk voor re-integratie bij een andere werkgever. De algemeen directeur is hier, met advies en ondersteuning van het stafbureau, voor verantwoordelijk. De herstelmelding Op het moment dat medewerker weer geheel of gedeeltelijk het werk hervat of zich in staat voelt weer aan het werk te gaan, meldt medewerker zich geheel of gedeeltelijk beter bij de directeur; De leidinggevende geeft deze betermelding op de dag van de werkhervatting door middels registratie in Verzuimexpert. Het stafbureau meldt bij verzuim langer dan 13 weken de medewerker hersteld bij UWV; Bij afwezigheid van de directeur neemt de adjunct directeur deze taak over; Op het moment dat de zieke medewerker het werk hervat, voert de leidinggevende vooraf een hervattingsgesprek met de medewerker. Verschil van mening ->Deskundigenoordeel/second opninion UWV Als medewerker en de directeur van mening verschillen of twijfelen of ze op de goede weg zitten met de re-integratie kunnen zij advies vragen bij de personeelsadviseur en de arbodienst. Komen ze er dan nog niet uit dan kan er tegen vergoeding een deskundigenoordeel aangevraagd worden bij UWV. Het deskundigenoordeel is een niet bindend advies aan beide partijen. Er zijn drie situaties waarin medewerker of de algemeen directeur (advies personeelsadviseur) een deskundigenoordeel kunnen aanvragen: - over (on)geschiktheid tot werken van medewerker; - over wel of geen passend werk dat aan medewerker wordt aangeboden; - over re-integratie-inspanningen die door medewerker of door De Basis geleverd worden; De aanvraag van een deskundigenoordeel gaat schriftelijk met het aanvraagformulier deskundigenoordeel. Voor meer informatie kan medewerker terecht bij de personeelsadviseur of kijken op www.uwv.nl 11
5. ZIEKTEVERZUIMVOORSCHRIFTEN Ziekmelding Wanneer meldt de medewerker zich ziek? - als medewerker door ziekte niet in staat is zijn werk te doen; - op de dag dat medewerker ziek wordt, ongeacht of hij/zij moet werken of niet; - als medewerker aan het eind van de middag merkt dat hij/zij te ziek is om de volgende dag te werken meldt medewerker zich dan al ziek; Dit geldt voor alle medewerkers. Als een medewerker wegens andere omstandigheden niet kan werken, bijvoorbeeld privé omstandigheden, maakt medewerker hierover verlofafspraken met de directeur. Hoe laat en bij wie meldt medewerker zich ziek? De medewerker meldt zich ziek bij de directeur of indien deze niet aanwezig is bij de adjunct directeur, volgens de richtlijnen van de school. Medewerkers van het stafbureau melden zich voor 9.00 uur ziek bij de directeur Bedrijfsvoering of indien deze niet aanwezig is bij een directe collega. De directeur meldt zich ziek op school bij de collega directeur of adjunct-directeur. Daarnaast stelt de directeur het centraal management op de hoogte. Indien deze niet bereikbaar zijn vindt melding plaats aan de management assistent. Wat geeft de medewerker door bij ziekmelding? - eerste ziektedag; - als de medewerker niet op het huisadres verpleegd wordt, op welk adres de medewerker bereikbaar is en onder welk telefoonnummer; - als de ziekmelding verband houdt met de zwangerschap moet dit specifiek vermeld worden; - als de ziekmelding verband houdt met een ongeval op het werk moet dit specifiek vermeld worden. Tevens geeft medewerker hierbij aan wat er precies is gebeurd. Dit in verband met de verplichting van De Basis om dergelijke ongevallen te registeren en acties om herhaling te voorkomen; - als de ziekmelding verband houdt met een ongeval buiten de werkplek (bijvoorbeeld verkeersongeluk) moet dit specifiek vermeld worden. Dit in verband met de mogelijkheid om de loonkosten te verhalen op de aansprakelijke tegenpartij (indien die er is); Gedeeltelijke ziekmelding Het is mogelijk dat een medewerker door ziekte niet volledig ongeschikt is om zijn/haar werk te doen. Een gedeeltelijke ziekmelding is dan mogelijk voor een bepaald percentage. Bijvoorbeeld 50% waarbij alleen de ochtenden of de middagen gewerkt worden, andere percentages of urenverdelingen zijn ook mogelijk. Een dergelijke gedeeltelijke ziekmelding kan alleen voorkomen na overleg met de directeur of bedrijfsarts. Herstelmelding Wanneer meldt medewerker zich hersteld? Alle medewerkers melden zich persoonlijk hersteld zodra zij in staat zijn het werk te hervatten, ook als zij op de betreffende dag niet hoeven te werken. Indien mogelijk vindt de herstelmelding plaats op de dag voordat de medewerker het werk hervat. Op de datum dat het bevallingsverlof van een medewerker eindigt moet eveneens een herstelmelding worden geregistreerd in Verzuimexpert. 12
Bij wie? Bij degene bij wie de ziekmelding plaats diende te vinden. Gedeeltelijke herstelmelding Indien medewerker gedeeltelijke hersteld is, kan in overleg met de bedrijfsarts besloten worden om gedeeltelijk het werk te hervatten. Voor dat gedeelte is medewerker in dat geval volledig arbeidsgeschikt, voor de overige uren blijft medewerker ziek gemeld. Medewerker maakt met de directeur afspraken met betrekking tot de te verrichten werkzaamheden en de werktijden. Werken op arbeidstherapeutische basis Bij werkhervatting op arbeidstherapeutische basis vindt nog geen herstelmelding plaats. Zodra medewerker weer volledig of gedeeltelijk tegen loonwaarde kan werken (ongeacht of die dag ingeroosterd is), wordt de herstelmelding geregistreerd in Verzuimexpert. De volgende uitgangspunten gelden: - medewerker en directeur maken vaste afspraken over werktijden en werkzaamheden - als blijkt dat medewerker deze afspraken niet kan nakomen, omdat het toch te zwaar is, neemt de directeur hier meteen contact over op met de personeelsadviseur en/of bedrijfsarts Verandering in situatie Als er veranderingen optreden in de situatie van de medewerker is deze verplicht dit te melden aan de directeur en de arbodienst. Op dat moment kan de arbodienst de probleemanalyse bijstellen en kunnen medewerker en de directeur het plan van aanpak bijstellen. Indien medewerker niet op het eigen huisadres verblijft, is hij/zij verplicht het verpleegadres met telefoonnummer door te geven aan de directeur en de arbodienst. Dit geldt ook als het adres tijdens de ziekte verandert. Vakantie tijdens ziekte Indien de medewerker ondanks arbeidsongeschiktheid op vakantie wil gaan, kan dit alleen met toestemming van de directeur en overleg met de bedrijfsarts. Meerdere functies Als medewerker een (neven)functie uitoefent bij een andere werkgever, dan moet hij/zij daar nadrukkelijk melding van maken bij De Basis. De medewerker kan dan te maken krijgen met verschillende bedrijfsartsen, zodat het noodzakelijk is één en ander af te stemmen. Op het spreekuur komen Aan een oproep om op het spreekuur van de bedrijfsarts te komen, moet medewerker gevolg geven. Als medewerker een geldige reden heeft tot verhindering (bijv. bedlegerigheid) geeft medewerker dat door aan de bedrijfsarts. Medewerker hoeft niet op het spreekuur te verschijnen als het werk hervat is; medewerker dient dit wel telefonisch aan de Arbo-dienst door te geven. Onder behandeling stellen Bij fysieke of psychische arbeidsongeschiktheid stelt medewerker zich binnen redelijke termijn onder behandeling van de huisarts of medisch specialist en volgt de voorschriften van deze arts. Genezing bevorderen Medewerker is verplicht om aan de bevordering van zijn genezing mee te werken. De begeleiding vanuit De Basis en de arbodienst maken daar onderdeel vanuit. 13
Passende arbeid Indien medewerker arbeidsongeschikt is voor de eigen functie, maar wel in een andere functie binnen De Basis kan werken, is medewerker verplicht ander aangeboden passend werk te doen. Bij passende arbeid gaat het om alle arbeid die voor de krachten en bekwaamheden van de werknemer is berekend, tenzij aanvaarding om redenen van lichamelijke, geestelijke of sociale aard niet van hem kan worden gevergd. Spoedcontrole In uitzonderingssituaties kan het voorkomen dat een leidinggevende twijfelt over de gegrondheid van het verzuim. De directeur kan, in overleg met de personeelsadviseur de arbodienst vragen een spoedcontrole uit te voeren. Indien de bedrijfsarts constateert dat de medewerker zich oneigenlijk ziek heeft gemeld en weer zal moeten gaan werken, zal er voordat de medewerker aan het werk gaat een gesprek plaatsvinden tussen de medewerker en de directeur. Werkhervatting Zodra medewerker weer tot werken in staat is, moet medewerker zelfstandig actie ondernemen om het werk zo spoedig mogelijk te hervatten. Overtreding ziekteverzuimvoorschriften Indien de medewerker zich niet aan zijn verplichtingen houdt, onderneemt de directeur hierop in overleg met de personeelsadviseur actie en kunnen er sancties opgelegd worden. Dit wordt vastgelegd in het personeelsdossier van de medewerker. 14
6 ROLLEN BIJ ZIEKTEVERZUIM Naast de taken en verantwoordelijkheden zoals die omschreven zijn in de procedure ziekteverzuim en de toelichting wordt hieronder voor iedereen die betrokken is bij ziekteverzuim ingegaan op zijn/haar rol rond ziekteverzuim Medewerker: Preventief: Van de medewerker wordt verwacht dat hij/zij zich actief opstelt en eventuele problemen in zijn functioneren aan de orde stelt in een persoonlijk overleg met de directeur. Indien een medewerker de problemen niet wil bespreken met de directeur kan de medewerker contact opnemen met de personeelsfunctionaris. De medewerker heeft de mogelijkheid om te allen tijde van het spreekuur van de bedrijfsarts gebruik te maken. Bij ziekte De medewerker is verplicht actief mee te werken aan de bevordering van zijn genezing en re-integratie. Dit betekent dat medewerker meedenkt over re-integratieactiviteiten, maar ook dat medewerker de adviezen van o.a. De Basis, de arbodienst, en de huisarts opvolgt. Directeur: Van de directeur wordt verwacht dat hij/zij tijdig signalen opvangt van medewerkers die niet optimaal functioneren, in gesprek gaat met de betreffende medewerker en het ziekteverzuim bespreekbaar maakt. De directeur zorgt ervoor dat ziekteverzuim en arbeidsomstandigheden een steeds terugkerend onderwerp van gesprek is bij teamoverleg, functioneringsgesprekken e.d. zodat er constant aandacht voor het onderwerp is. In de gesprekken met de algemeen directeur legt de directeur verantwoording af over het ziekteverzuim binnen zijn school. De primaire verantwoordelijkheid voor de verzuimbegeleiding ligt bij de directeur. Hij/zij is verantwoordelijk voor het ziekteverzuim van zijn/haar school. De directeur wordt hierbij ondersteund door de personeelsadviseur, het stafbureau, de bedrijfsarts en de verzuimconsulent en is in staat deze personen actief in te schakelen. Is verantwoordelijk voor registratie van ziek en herstelmeldingen in Verzuimexpert. Personeelsadviseur De personeelsadviseur vervult een adviserende en ondersteunende rol naar directeuren. Zij neemt de verantwoordelijkheid voor de begeleiding van de leidinggevende niet over. Zij heeft richting de directeuren en organisatie een signalerende rol. De personeelsadviseur is mede verantwoordelijk voor de re-integratie van arbeidsongeschikte medewerker bij een andere werkgever. Geeft adviezen over het inschakelen van interventiespecialisten en legt de contacten met de aanbieder(s). Geeft in uitzonderlijke situaties invulling aan de rol van casemanager zoals benoemd in de Wet verbetering poortwachter. Ondersteunt de medewerker bij het invullen van de formulieren m.b.t. de WIA aanvraag. Stafbureau De administratief ondersteunende en signalerende rol richting directeuren en de personeelsadviseur, met name bij dreigend langdurig verzuim van medewerkers. Monitoring van de voortgang, aanvraag van reintegratiesubsidies en onderhouden van relevante externe contacten met UWV en Arbodienst. Arbodienst/bedrijfsarts/verzuimconsulent ondersteuning/medewerking bij (onderdelen) van het re-integratieverslag het opstellen van de probleemanalyse en advies tussentijds adviseren over interventies of gewenste aanpassingen van het plan van aanpak 15
oordeel over de kwaliteit van de arbeidsrelatie en over de functionele beperkingen van de medewerker en de mogelijkheden van passende arbeid Het voorkomen van verzuim wegens ziekte. Controle en beoordeling tijdens ziekte Acties gericht op re-integratie van medewerker Verzuim en re-integratie spreekuur Adviseren van de Basis ten aanzien van het verzuimbeleid. Verantwoordelijkheden verzuimconsulent. (op verzoek) leidinggevende telefonisch adviseren bij (dreigend langdurig) verzuim binnen 5 dagen na ziekmelding De rol van UWV Uitvoeringsinstelling Werknemersverzekeringen is uitvoerder van de werknemersverzekeringen waaronder de WIA. In dat kader zijn de taken van UWV onder andere : het verplicht toetsen van reintegratieactiviteiten, beoordelen van WIA claims, uitvoeren van second opinion, opleggen van sancties bij onvoldoende re-integratie-inspanningen en het toekennen van REA-voorzieningen en subsidies. 7. COMMUNICATIE ROND ZIEKTEVERZUIM Om de communicatie rondom verzuim te bevorderen is het van belang dat het een terugkerend onderwerp van gesprek is en dat iedere directeur van adequate managementinformatie wordt voorzien of kan genereren uit Verzuimexpert. Dit zal, (naast de verzuimgesprekken e.d. tijdens ziekte) onder andere moeten plaatsvinden via: - teamvergaderingen bespreken van het huidige ziekteverzuim en acties gericht op het terugdringen van het ziekteverzuim; - functioneringsgesprekken bespreken van individuele ziekteverzuim met medewerkers ook al is het verzuim laag; - preventieve signaleringsgesprekken als een directeur het idee heeft dat er mogelijk verzuim bij een medewerker gaat optreden; - directieberaad periodiek uitwisselen van kennis, ervaring en te ondernemen acties door directeuren; - gesprekken met centraal management iedere directeur bespreekt tijdens deze gesprekken de verzuimcijfers en verzuimbegeleiding van zijn/haar school. Daarnaast worden de verzuimoorzaken besproken; - Managementinformatie Deze worden maandelijks aangeleverd door het stafbureau - Analyse van het ziekteverzuim Per kwartaal wordt door de personeelsadviseur een analyse opgesteld. 16
8. SANCTIES Indien De Basis onvoldoende aan de re-integratie van de medewerker heeft meegewerkt of zich niet aan de gestelde termijnen heeft gehouden, kunnen de volgende sancties opgelegd worden: - UWV kan de Basis verplichten het loon van de medewerker nog maximaal een jaar door te betalen Als de medewerker onvoldoende meewerkt om weer aan het werk te komen, zijn, afhankelijk van de ernst van de tekortkoming, de volgende sancties mogelijk: - het loon stopzetten - opzeggen van de aanstelling, ook tijdens de eerste twee jaar van ziekte - toekennen lagere of geen WIA uitkering door UWV 9. LOON DOORBETALINGS VERPLICHTING Voor iedereen die na 1 januari 2004 ziek is geworden geldt dat gedurende het eerste ziektejaar het loon volledig wordt doorbetaald. Gedurende het tweede ziektejaar ontvangt de medewerker 70% van zijn loon (over de uren dat de medewerker ziek is). 10. VERVOLGSTAPPEN IN HET TWEEDE ZIEKTEJAAR Bij voortdurende (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid ontvangt de medewerker van UWV bij ongeveer 87 weken verzuim de aanvraag voor een WIA uitkering. De medewerker stuurt deze aanvraag voor 91 weken na de eerste ziektedag in. UWV beoordeelt of er sprake is van recht op een WIA uitkering (procedure ziekteverzuim na 6 weken/dreigend langdurig verzuim). Alleen bij arbeidsongeschiktheid van 35% en meer wordt er een WIA uitkering toegekend. De directeur kan in overleg met de algemeen directeur ook besluiten de WIA aanvraag uit te stellen. Bijvoorbeeld als verwacht wordt dat de medewerker op korte termijn weer volledig hersteld zal zijn. Er kan slechts één keer uitstel worden aangevraagd. De WIA beschikking van UWV wordt tevens gezien als een uitspraak m.b.t. het beëindigen van de aanstelling van de medewerker voor dat gedeelte dat hij/zij arbeidsongeschikt is. De medewerker wordt uitgenodigd voor een gesprek door de personeelsadviseur voor de WIA aanvraag waarin het e.e.a. wordt toegelicht. Als blijkt dat de medewerker niet meer (geheel) in de eigen functie aan het werk kan en er geen andere functie voorhanden is, dan wordt voor dat deel van de aanstelling waar een WIA uitkering voor wordt toegekend de aanstelling na twee jaar ziekte door De Basis beëindigd. Bij arbeidsongeschiktheid minder dan 35% wordt van de werkgever en werknemer verwacht dat er passend werk geboden en geaccepteerd wordt, tenzij het belang van de organisatie zich hiertegen verzet. 17
Bijlage 1: Leidraad voor (telefonisch) gesprek bij ziekmelding Doel: hulpmiddel voor de directie bij ziekmelding. 1. Gebruik de verzuimgegevens van de betreffende medewerker in Verzuimexpert voor het gesprek. 2. Informeer naar de aard en ernst van de aandoening. 3. Laat de medewerker vertellen wat er aan de hand is. 4. Kan ik iets voor je doen? Vraag de medewerker naar belangen op de korte termijn. 5. Wanneer denk je er weer te zijn? 6. Vat punt 4 en 5 samen en trek gezamenlijk een conclusie. 7. Spreek af hoe verder te gaan en wanneer er weer contact is. 8. Leg belangrijke informatie vast in Verzuimexpert module. 18
Bijlage 2: Leidraad voor een verzuimgesprek Doelstelling: hulpmiddel voor de directie bij frequent of langdurig verzuim. 1. Goede voorbereiding: - kennis van de feiten van de achtergronden van het verzuim - verzuimhistorie van de laatste twee jaar - analyseer de gegevens en cijfers 2. Verzamel informatie uit alle bronnen: - dossier - Verzuimexpert (verzuimkaart) - informatie van externe instanties oa. de Arbodienst - informatie uit functioneringsgesprekken, werkhervattinggesprekken enzovoort 3. Maak tevoren een afspraak waarbij doel en plaats/tijdstip/tijdsduur en gespreksdeelnemers worden aangegeven. 4. Reserveer ongeveer een uur en zorg voor een rustige plaats zonder storingen. 5. Start het gesprek met de confrontatie van de medewerker met zijn/haar verzuimfeiten. Niet uit het hoofd, maar op papier. Laat deze aan de medewerker zien. Vaak treedt verbazing op! 6. Geef aan wat de consequenties/problemen daarvan voor de school zijn. 7. Vraag de medewerker waar volgens hem/haar de oorzaken van het verzuim liggen. Is er verband tussen het verzuim en het werk? 8. Gesprekstechniek: laat de medewerker zo veel mogelijk aan het woord (durf stiltes te laten vallen, doorvragen, samenvatten en luisteren.) 9. Inventariseer samen met de medewerker de zaken die het verzuim beïnvloeden (heden, verleden, toekomst, interne organisatie, persoongebonden, niet persoonsgebonden). 10. Probeer samen met de medewerker tot oplossingen te komen. Laat de medewerker zelf oplossingen aandragen (effectiviteit = kwaliteit x acceptatie). 11. Maak afspraken: concrete, duidelijk, controleerbaar (SMART). Daarbij grenzen aangeven van wat mogelijk is en wat acceptabel is. 12. Doe geen toezeggingen waarvoor u geen beslissingsbevoegdheid hebt en neem niet zelf alle problemen op uw schouders. 13. Leg alle afspraken vast. Vat het gesprek samen. 14. Evalueer het gesprek. 15. Stel een datum voor een evaluatie- of vervolggesprek. 19
Bijlage 3: Leidraad voor werkhervattinggesprek Doelstelling: - medewerker krijgt gevoel welkom te zijn - opvang en bijpraten - maken van afspraken indien noodzakelijk Opmerking bij onderstaande: afhankelijk van de duur van het verzuim. 1. Tijdstip van het gesprek bij werkhervatting: direct de eerste dag. 2. Als u zelf als directeur op de dag van terugkeer niet aanwezig bent: regel dan vooraf wie de taak overneemt. 3. Neem de tijd voor het gesprek. Zorg voor een rustige omgeving zonder storingen. 4. Voor het gesprek: raadpleeg de vastgelegde informatie. 5. Begin het gesprek met een welkomstwoord en blijdschap dat de medewerker terug is. 6. Geef het doel van het gesprek aan en licht toe wat de agenda (punt 7 t/m 10) is voor het gesprek. Vraag of de medewerker nog bespreekpunten heeft en voeg deze toe aan de agenda. 7. Informeer naar het verloop van de ziekte en eventuele belemmeringen bij het uitoefenen van het werk. 8. Geef aan welke wijzigingen er hebben plaatsgevonden tijdens de afwezigheid (voor zover niet reeds bekend). 9. Maak werkafspraken voor de korte en lange termijn. 10. Samenvatting en afsluiting van het gesprek. Eventueel een volgend gesprek plannen. 11. Na het gesprek: - regel de gemaakte afspraken (bij aanpassing) op de werkplek - overtuig u of de medewerker niet te vroeg begint en/of met teveel uren begint en daardoor zijn gezondheid in gevaar brengt - leg belangrijke informatie vast 20