SUITE4SOCIALE REGIE Release 2
Productinformatie Suite4Sociale Regie Release 2 (Documentversie 2.01 27 februari 2014)
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 5 2 Leeswijzer... 6 3 Suite4Sociale Regie - Overzicht... 7 3.1 Overzicht Keys en modules... 7 4 Functionaliteit van Keys en modules... 9 4.1 Algemene functies... 9 4.2 Integraal klantbeeld (Key2Klantbeeld)... 11 4.3 Intake (Key2Integrale Intake)... 12 4.4 Zelfredzaamheid (Key2Zelfredzaamheid)... 13 4.5 Participatieladder (Key2Participatieladder)... 14 4.6 Ketensamenwerking (Key2Ketensamenwerking)... 15 4.7 Casusoverleg (module Casusoverleg)... 19 4.8 Signalering (Key2Signalen)... 19 4.9 Burgerportaal... 20 5 Doorontwikkeling... 21 5.1 Generieke functies... 21 5.2 Klantbeeld... 22 5.3 Integrale intake... 22 5.4 Ketensamenwerking... 23 5.5 Casusoverleg... 24 5.6 Communicatie... 24 5.7 Burgerportaal... 24 5.8 Arrangementen... 25 5.9 Signalering... 26 5.10 In beeld... 28 6 Geplande inhoud Release 3... 29 7 Co-creatie en pilots... 31 8 Investeringen en releasebeleid... 32 8.1 Upgrades... 32 8.2 Releases... 32 Centric Netherlands B.V. 27 februari 2014
8.3 Pilots... 32 8.4 Prijs... 32 9 Implementatie... 34 10 Hosting en technische eisen... 35 11 Architectuur en interoperabiliteit... 36 12 Bijlagen... 38 12.1 Bijlage 1: Oplossingen Centric... 39 12.2 Bijlage 2: Functionaliteit... 40 12.3 Bijlage 3: Verbindingen... 41 Copyright 2014, Centric Netherlands B.V. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder schriftelijke toestemming van Centric Netherlands B.V. Centric Netherlands B.V. 4 27 februari 2014
1 Inleiding Het transformerende sociale domein heeft gevolgen voor de informatievoorziening voor beleidsmakers, burgers en professionals. Centric helpt gemeenten om hun ambitie in het sociaal domein waar te maken door oplossingen te verbinden. Met deze productinformatie vertellen wij u graag over onze oplossingen en de doorontwikkeling ervan. Dit document gaat niet uitgebreid in op de achtergronden van de actuele ontwikkelingen en bijbehorende vergezichten. We veronderstellen dat u daar bekend mee bent. In het whitepaper Regie: Nabij en verbonden kunt u lezen hoe Centric naar de komende uitdagingen kijkt, want onze visie is en wat u van ons als ICT- leverancier en partner kunt verwachten. Wilt u het whitepaper ontvangen? Vraag het dan op www.centric.eu/socialeregie. Wat betreft de achtergronden zijn diverse publicaties verschenen van onder andere VNG, KING en Divosa, waar we u graag naar verwijzen. Wilt u meer informatie over onze producten en diensten voor het sociale domein of doorpraten over de uitdagingen en mogelijkheden? Neem dan contact op met het secretariaat van de businessunit Werk, Inkomen en Zorg, te bereiken via (0182) 34 59 14 of wiz.secretariaat@centric.eu Centric Netherlands B.V. 5 27 februari 2014
2 Leeswijzer In het volgende hoofdstuk (3) staat een overzicht van de mogelijkheden van de Suite4Sociale Regie. Daarna gaan we dieper in op de functionaliteit per onderdeeel (4). Vervolgens komt de doorontwikkeling aan bod, (5) gevolgd door een overzicht van de geplande inhoud van de eerstvolgende release. (6). De doorontwikkeling vindt plaats in de vorm van co-creatie en pilots (7). Hier ligt een directe relatie met de investering en het releasebeleid (8). Aansluitend komen de implementatie (9), de hosting en technische eisen (10) aan bod. We sluiten de productinformatie af met een beschrijving van de architectuur (11) zoals we die nu voor ogen hebben. Bij dit laatste horen ook de afbeeldingen in de bijlage (12). Centric Netherlands B.V. 6 27 februari 2014
3 Suite4Sociale Regie - Overzicht Centric heeft in 2013 een stip op de horizon gezet wat betreft productontwikkeling voor het transformerende sociale domein. Regie en een integrale aanpak zijn de rode draad binnen de nieuwe Suite4Sociale Regie. We verbinden en integreren functionaliteit uit bestaande oplossingen op verschillende beleidsterreinen. In onze visie op de functionele architectuur staan drie onderdelen centraal: Suite4Sociale Regie: Ondersteuning van gemeenten en ketenpartners bij een integrale aanpak. enkelvoudig waar het kan en integraal waar Portaal voor de burger. het moet Financiële-, management- en stuurinformatie. Hieronder volgt een beknopt overzicht van de onderdelen uit de huidige release. 3.1 Overzicht Keys en modules De Suite4Sociale Regie is opgebouwd uit Keys die daadwerkelijke functionele onderdelen bevatten. Een Key is een zelfstandig inzetbare oplossing die los kan worden afgenomen. Met modules en koppelvlakken bieden we aanvullende functionaliteit op één of meerdere Keys. Key2Klantbeeld: een integraal klantbeeld dat in één oogopslag inzichtelijk maakt wat de gezinssamenstelling is, op welke verschillende leefgebieden de vragen en problemen van de cliënt en het gezin betrekking hebben, met welke professional(s) de cliënt contact heeft en welke producten en diensten de burger al ontvangt. Door tijdens het gesprek dit klantbeeld beschikbaar te hebben kunt u het gesprek effectiever voeren en kunt u met de burger sneller bepalen welk aanbod passend is. Key2Integrale Intake maakt het mogelijk om gegevens uit de intake per leefgebied vast te leggen. De functionaliteit is nauw verweven met het Integraal klantbeeld. De informatie die u toevoegt aan leefgebieden in de intake kan vanuit het klantbeeld worden geraadpleegd. Als tijdens de intake blijkt dat het gaat om een eenvoudige of enkelvoudige situatie, kunt u rechtstreeks een proces te starten in de Suite4Werk, Suite4Inkomen en Suite4Zorg. Key2Zelfredzaamheid is het instrument waarmee u de mate van zelfredzaamheid van burgers eenvoudig kunnen beoordelen, vastleggen en de voortgang kunt meten. Key2Ketensamenwerking speelt een centrale rol bij het werken volgens het motto: één gezin, één plan, één regisseur. Het is een oplossing voor multidisciplinair casemanagement en ondersteunt de integrale aanpak met functionaliteit voor regievoering met plan- en dossiervorming voor samenwerkingsverbanden. U voert regie over de interne en externe processen. De nadruk ligt daarbij op een passend en geïntegreerd aanbod, dat samen met de burger (het gezin) en zijn omgeving wordt bepaald. Module Casusoverleg is een optionele module bij Key2Ketensamenwerking waarmee u verschillende teams en netwerken kunt vastleggen. Te bespreken dossiers en signalen zet u op de digitale overlegagenda. Centric Netherlands B.V. 7 27 februari 2014
Key2Participatieladder helpt professionals om het participatieniveau van de burger vast te stellen. Door antwoord te geven op een aantal gerichte vragen bepaalt u de trede op de participatieladder en de verwachtingen voor de toekomst. Alle ingevulde gegevensmatrices zijn beschikbaar in het gezinsdossier. Key2Signalen gebruikt u voor het vastleggen van signalen, want het is van groot belang dat signalen worden geregistreerd en opgevolgd. Zo ontstaat er een totaalbeeld van de situatie en valt er niemand tussen wal en schip. Het Burgerportaal van de Suite4Sociale Regie is in release 2 beschikbaar als prototype met diverse functies, zoals het inzien van het integrale plan en het uitvoeren van acties. Zo betrekt u de burger actief en werkt u transparant. In de derde release ontwikkelen we dit prototype door. Centric Netherlands B.V. 8 27 februari 2014
4 Functionaliteit van Keys en modules In dit hoofdstuk beschrijven de mogelijkheden van de Keys en modules in de huidige release. 4.1 Algemene functies Overal beschikbaar Het portaal Suite4Sociale Regie is overal via internet beveiligd beschikbaar voor professionals en burgers. Doordat de hosting volledig door ons wordt verzorgd heeft u hiervan als organisatie zelf geen beheerlast. De webapplicatie wordt in een centrale omgeving gehost en kan door meerdere gemeenten en ketenpartners worden gebruikt. Binnen een afgescheiden omgeving voert u uw eigen processen en gegevenshuishouding. Mobile devices De applicatie is beschikbaar op alle apparaten die beschikken over een internetverbinding en gangbare browser. Zie het hoofdstuk Hosting en technische eisen voor de details. De gebruikersvriendelijke en overzichtelijke lay-out past zich automatisch aan op het device dat u gebruikt, bijvoorbeeld een vaste PC, laptop, tablet of smartphone. Generieke functies De Suite beschikt over een aantal generieke functies zoals beveiliging, autorisatie, contactregistratie en de personenlijst. Handige wizards begeleiden u bij het inrichten van bijvoorbeeld de autorisatiestructuren en het aanmaken van nieuwe dossiers. Autorisatie In de Suite4Sociale Regie koppelt u gebruikers aan rollen. Per rol regelt u de autorisatie tot de verschillende onderdelen van de applicatie. De autorisatie uit zich onder andere in het aantal tegels die op de startpagina beschikbaar zijn. Met één gebruikersnaam en wachtwoord krijgen gebruikers op een veilige manier toegang tot alle geautoriseerde oplossingen van de Suite4Sociale Regie (single sign on). Eenmaal ingelogd kunt u als gebruiker uw eigen profiel onderhouden. Centric Netherlands B.V. 9 27 februari 2014
Tools Naast tegels met de functionaliteit van de Suite4Sociale Regie kunt u snelkoppelingen naar andere oplossingen opnemen, zoals een handboek, sociale kaart, of andere (externe) applicatie. Zo heeft u alle tools en oplossingen binnen handbereik. Modulaire opbouw Door de modulaire opbouw is Suite4Sociale Regie flexibel inzetbaar. De onderdelen (Keys en modules) hebben ieder een eigen licentie en kunnen dus naar behoefte worden afgenomen. Door middel van autorisatie geeft u de eindgebruiker toegang tot de benodigde onderdelen. Eenmaal ingezet functioneren de onderdelen binnen het portaal als één oplossing. Eenmaal opgehaalde persoonsgegevens kunt u bijvoorbeeld meenemen naar andere Keys en modules. Werkvoorraad In de werkvoorraad ziet u alle items die betrekking hebben op de uitvoering uw eigen werkzaamheden. U kunt ze direct oproepen om vervolgacties te ondernemen. U ziet: Dossiers waar u bij betrokken bent. Dossiers waarbinnen u regie voert. Meldingen van de applicatie. Uit te voeren acties. Procesbegeleider Het beschikken over de juiste informatie op het juiste moment is essentieel bij het voeren van regie. Daarom benoemt u een procesbegeleider bij een netwerk(team) voor Centric Netherlands B.V. 10 27 februari 2014
de procesmatige ondersteuning. De rol van deze persoon ligt in het verlengde van die van regisseur of kan daar ook mee samenvallen. De begeleider heeft autorisatie om dossiers te openen en te onderhouden en signalen door te zetten naar het juiste netwerk. 4.2 Integraal klantbeeld (Key2Klantbeeld) Key2Klantbeeld is een belangrijk onderdeel van het portaal en zal voor veel dienstverleners het vertrekpunt zijn bij klantcontacten. Het motto bij meervoudige of complexe situatie is een integrale aanpak, maar het overgrote deel van de dienstverlening blijft enkelvoudig of eenvoudig. Centric biedt een integraal klantbeeld dat in één oogopslag inzichtelijk maakt; Wat de NAW-gegevens zijn. Wat de gezinssamenstelling is. Op welke verschillende leefgebieden de vragen en problemen van de cliënt en het gezin betrekking hebben. Met welke professional(s) de cliënt contact heeft. Van welke producten en diensten sprake is. Door gebruik van het klantbeeld onderscheidt u enkelvoudige, meervoudige, eenvoudige en complexe situaties. Dit helpt u bij het bepalen van de vervolgstappen. Door tijdens een gesprek het klantbeeld beschikbaar te hebben kunt u het gesprek effectiever voeren en kunnen professional en burger sneller bepalen welk aanbod passend is. Eenmaal geopend kunt u vanuit het klantbeeld ook de klantbeelden van de andere gezinsleden oproepen. Het klantbeeld kan ook als pdf-bestand worden gedownload. Bronnen Dit klantbeeld toont informatie uit de bestaande informatiesystemen binnen de gemeente, waaronder onze eigen systemen, zoals de Suite4Werk, Suite4Inkomen, Centric Netherlands B.V. 11 27 februari 2014
Suite4Zorg en Key2Schuldhulpverlening. Waar al sprake is van regie en een integrale aanpak blijkt dit uit de informatie uit Key2Ketensamenwerking, waarover meer in de paragraaf 4.6 Ketensamenwerking. Op uw verzoek verbindt Centric ook applicaties van derde partijen en lokale of regionale bronnen. Leefgebieden Het klantbeeld haalt informatie real time op uit (backoffice) processystemen en toont dit overzichtelijk op één scherm. Symbolen geven aan op welke leefgebieden gegevens beschikbaar zijn van een burger. U kunt dit klantbeeld op elk moment raadplegen én aanvullen met informatie die tijdens een contactmoment met de burger naar voren komt door gebruik te maken van Key2Integrale Intake (zie hoofdstuk4.3 Intake ). De professionals die samenwerken in een buurt of wijk hebben met dit integrale klantbeeld alle burgers in beeld op het gebied van jeugdzorg, participatie, inkomen, schulden, onderwijs, zorg en begeleiding. Met het integrale klantbeeld beschikken professionals uit het sociale domein allemaal over dezelfde informatie uit systemen die voor hen normaal gesproken niet toegankelijk zijn. Autorisatie In het klantbeeld is het mogelijk om informatie per leefgebied te autoriseren. Deze beheersfunctie is gemaakt om de informatievoorziening exact af te stemmen op de taak van de professional binnen de geldende privacykaders. U bepaalt dus zelf óf u een levensgebied van het klantbeeld in gebruik neemt en voor welke groep professionals u dit beschikbaar stelt. 4.3 Intake (Key2Integrale Intake) Een intake is een complex proces waarbij u gegevens verzamelt van de burger en zijn hulp- of aanvraag. Key2Integrale Intake maakt het mogelijk om deze gegevens per leefgebied vast te leggen. Leefgebieden De functionaliteit is nauw verweven met het integraal klantbeeld. De informatie die professionals toevoegen aan leefgebieden in de intake kan ook worden geraadpleegd in het klantbeeld van de Suite4Sociale Regie en vice versa. Dit kan direct tijdens de intake door op locatie gebruik te maken van deze oplossing op een mobiel device, zoals een tablet. De informatie over de klant kan in de intake worden geëvalueerd en kan, in geval van problematiek op meerdere leefgebieden, leiden tot het opstellen van een ondersteuningsplan. Zie hiervoor Ketensamenwerking. Backoffice Vanuit de integrale intake kan blijken dat het gaat om een eenvoudige of enkelvoudige situatie. In dat geval kunt u direct een enkelvoudige en/of specialistische voorziening starten bij de betreffende organisatie of dienst, van waaruit de verdere afhandeling kan worden opgepakt. U selecteert tijdens de intake welk type proces gestart moet worden. In de Suite4Werk, Suite4Inkomen en Suite4Zorg kan dan automatisch een werkproces worden gestart die in de backoffice wordt afgehandeld. Bij het opslaan van de gegevens wordt op de achtergrond een bericht gestuurd, dat via een filterset, direct tot een werkproces in de werkvoorraad van de betreffende medewerker leidt. Centric Netherlands B.V. 12 27 februari 2014
4.4 Zelfredzaamheid (Key2Zelfredzaamheid) De Zelfredzaamheid-Matrix (ZRM) is het instrument waarmee u de mate van zelfredzaamheid van uw burgers eenvoudig en volledig kunnen beoordelen. De ZRM is geen uitvinding van Centric, wij hebben de Zelfredzaamheidsmatrix geïntegreerd binnen de Suite4Sociale Regie. Meer informatie over de ZRM vindt u op de website http://www.zelfredzaamheidmatrix.nl/. Met deze matrix kunt u de mate van zelfredzaamheid van burgers op verschillende leefgebieden eenvoudig beoordelen, vastleggen en de voortgang meten. Bij het uitvoeren van een vervolgmeting hoeft u de matrix niet opnieuw in te vullen. De gegevens van de laatst uitgevoerde meting vormen het vertrekpunt voor het vastleggen van de veranderingen. De ingevulde matrices zijn zichtbaar in het gezinsdossier. Centric Netherlands B.V. 13 27 februari 2014
Door de gegevens van de metingen op een hoger niveau te brengen, zoals het niveau van de buurt, wijk of stad, krijgt u een beeld van de ontwikkeling van de lokale zelfredzaamheid en de effectiviteit van uw beleid op dit gebied. 4.5 Participatieladder (Key2Participatieladder) Key2Participatieladder helpt professionals om het participatieniveau van de burger vast te stellen. Door antwoord te geven op een aantal gerichte vragen bepaalt u de trede op de participatieladder en de verwachtingen voor de toekomst. Alle ingevulde gegevens matrices zijn beschikbaar in het gezinsdossier. Door de gegevens van de metingen op een hoger niveau te brengen, zoals het niveau van de buurt, wijk of stad, krijgt u een beeld van de ontwikkeling van de lokale participatiegraad en de effectiviteit van uw beleid op dit gebied. Centric Netherlands B.V. 14 27 februari 2014
4.6 Ketensamenwerking (Key2Ketensamenwerking) Voor een effectieve aanpak van gezinsproblematiek is een goede samenwerking tussen hulpverleners van groot belang. Binnen de Suite4Sociale Regie is Key2Ketensamenwerking de oplossing voor multidisciplinair casemanagement. De functies van de applicatie Key2Ketensamenwerking spelen een centrale rol bij het werken volgens het motto: één gezin, één plan, één regisseur. Als zelfstandig onderdeel van het portaal is het via het web toegankelijk voor geautoriseerde professionals van gemeenten en ketenpartners. Key2Ketensamenwerking ondersteunt de integrale aanpak met functionaliteit voor regievoering, met plan- en dossiervorming voor samenwerkingsverbanden op het gebied van zorg, veiligheid, jeugdzorg, opvang en onderwijs zoals multidisciplinaire teams, zorg en adviesteams, buurtnetwerken en wijkteams. Tegelijkertijd kan de oplossing worden ingezet ter ondersteuning van regie over de interne dienstverlening. Door gegevensuitwisseling volgt u de klant binnen meerdere ketens en voert u regie over de processen. De nadruk ligt daarbij op een passend en geïntegreerd aanbod, dat u samen met de burger (het gezin) en zijn omgeving bepaalt. Gezinsdossier Key2Ketensamenwerking gaat uit van het principe van één gezin, één plan, één regisseur en één budget. Het gezin staat centraal en heeft een eigen dossier. Aan dit dossier koppelt u de regisseur. Die bewaakt vervolgens vanuit dit dossier de voortgang en stuurt het proces. Als de regisseur en andere betrokken hulpverleners veranderen, bijvoorbeeld bij overdracht naar een ander team, blijft het gezinsdossier hetzelfde; het verhuist mee. Centric Netherlands B.V. 15 27 februari 2014
Plan, acties en doelen Het integrale plan is de basis voor goed afgestemde hulp- en dienstverlening. Vanuit het klantbeeld en het gesprek met de burger zelf (en zijn omgeving) volgt een heldere analyse van de situatie, de hulpvraag, doelen en oplossingen. Dit wordt één integraal plan van aanpak onder leiding van één regisseur voor het hele gezin, met daarin de doelen en de inzet vanuit alle betrokken disciplines. Vanuit dit plan zet u direct de acties naar de betrokken professionals uit. De uitvoerende professionals zien hun taken en kunnen de status en resultaten van de actie aan het dossier toevoegen. Zo kunt u als regisseur de uitvoering, van opstarten tot afsluiten, monitoren. Professionals Centric Netherlands B.V. 16 27 februari 2014
Per casus heeft u in beeld welke professionals van welke organisaties zijn betrokken en wat hun rol is. U kunt eenvoudig andere professionals uit het netwerk betrekken via de mailfunctie binnen het dossier. U houdt het overzicht over de professionele hulpverlening en heeft zicht op de situatie van het gezin. Alleen de professionals die als betrokkene aan het dossier zijn gekoppeld, hebben toegang tot het dossier. Aanvullende informatie Uitgangspunt is het voorkomen van dubbele registraties. De afhandeling van processen en registratie van domeinspecifieke informatie vindt plaats in uw achterliggende systemen. Informatie uit deze systemen wordt (via het klantbeeld) ontsloten. In het dossier kunt u informatie opslaan die relevant is voor de samenwerking. Bijvoorbeeld in de vorm van documenten (correspondentie of rapportages) met aanvullende gegevens over de burger, zijn omgeving en problematiek. Centric Netherlands B.V. 17 27 februari 2014
Logboek In Key2Ketensamenwerking komt de informatie uit verschillende onderdelen van het portaal samen. Daarmee is het de verbindende spil van de Suite4Sociale Regie. In het logboek ziet u welke gebeurtenissen hebben plaatsgevonden rondom het dossier, denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van een nieuwe professional, actie, een contactregistratie of het invullen van de zelfredzaamheidsmatrix. Vanuit het overzicht in het logboek gaat u direct naar de gebeurtenis. Centric Netherlands B.V. 18 27 februari 2014
4.7 Casusoverleg (module Casusoverleg) Module Casusoverleg is een optionele module bij Key2Ketensamenwerking waarmee u verschillende teams en netwerken kunt vastleggen. Te bespreken dossiers en signalen zet u op de overlegagenda. Netwerk In het portaal kunt u verschillende teams en netwerken vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan een wijkteam, zorgnetwerk, crisisteam of zorg- en adviesteam. Aan het team verbindt u een procesondersteuner die het team kan ondersteunen. Dossiers koppelt u aan het verantwoordelijke team. Uiteraard kunnen dossiers worden overgedragen naar een ander (gespecialiseerd) netwerk, bijvoorbeeld om de intensiteit van de ondersteuning op of af te schalen. 4.8 Signalering (Key2Signalen) Belangrijke informatie over burgers bereikt op verschillende manieren uw organisatie. Het is van groot belang dat u signalen registreert en opgevolgt. In Key2Signalen legt u signalen vast. De procesbegeleider koppelt een signaal aan het juiste netwerk, zodat het wordt opgepakt. Zo ontstaat er een totaalbeeld van de situatie en valt er niemand tussen wal en schip. Centric Netherlands B.V. 19 27 februari 2014
4.9 Burgerportaal We beschrijven de functies die in het prototype beschikbaar zijn. De professional bepaalt zelf welke functies en informatie de burger in het portaal tot zijn beschikking heeft. Via het burgerportaal kan de burger gegevens inzien en actief bijdragen door middel van het: Inzien van het integrale dossier. Raadplegen van het integrale plan. Inzien welke professionals bij zijn dossier zijn betrokken. Overzien en bijwerken van zijn acties. Inzien van contacten met professionals. Wijzigen van contactgegevens. Inzien wie zijn integraal klantbeeld heeft geraadpleegd. In samenwerking met pilotgemeenten ontwikkelen we het prototype van dit portaal in de derde release door zodat het inzetbaar is in productieomgevingen. Centric Netherlands B.V. 20 27 februari 2014
5 Doorontwikkeling Er wordt voordurend doorontwikkeld aan de Suite4Sociale Regie. De prioriteiten stemmen we af met pilotgemeenten en hun ketenpartners. De functionaliteit die bij het afronden van elke zogenaamde sprint van drie weken beschikbaar komt, stellen we direct beschikbaar voor onze pilots. Over het team, het releasebeleid en pilots leest u verderop in dit document meer. We gaan eerst in op onze plannen voor de doorontwikkeling en de geplande inhoud van de tweede release 5.1 Generieke functies De generieke functies van de Suite4Sociale Regie zijn niet gebonden aan een specifieke Key of module. Ze zorgen ervoor dat de zelfstandige onderdelen van de Suite als één geheel functioneren en bieden aanvullende functionaliteit. In de volgende releases investeren we in de volgende onderdelen: Autorisatie De autorisatie breiden we uit met de mogelijkheid om gebruikers vergaand te autoriseren voor het aanmaken, bekijken, bijwerken en verwijderen van objecten en gegevens. Basisgevens We realiseren een koppeling met de GBA zodat het mogelijk wordt om, mits geautoriseerd, gegevens op te halen uit de GBA om een nieuwe persoon aan te maken. De gegevens uit de GBA worden ook in het klantbeeld opgenomen. Contacten Om contacten centraal op te kunnen slaan en te raadplegen uit de centrale contactenadministratie faciliteren we uitwisseling van contactinformatie met StUF-ZKN conform RGBZ 2.0. Servicebus Naarmate het aantal verbindingen toeneemt, neemt ook de complexiteit toe. De Suite4Sociale Regie wordt verbonden met andere applicaties, gegevensbronnen en centrale registraties. Door een broker in te zetten voor het routeren en transformeren van berichten maken we de complexiteit beheersbaar. De keuze voor deze techniek sluit aan op de Conductor, waarmee Centric invulling geeft aan de Gemeentelijke Servicebus in de GEMMA-architectuur. Werkvoorraad De werkvoorraad breiden we uit met: Binnengekomen signalen. De netwerken waaraan u deelneemt en de geplande overleggen. Trajecten waarvan u uitvoerder bent. Centric Netherlands B.V. 21 27 februari 2014
5.2 Klantbeeld De onderliggende servicelaag van het klantbeeld is zo opgezet dat eenvoudig meer bronnen aan de leefgebieden kunnen worden toegevoegd. Zo kunnen we de informatie in het klantbeeld nog beter afstemmen op uw informatiebehoefte. Naast verbreding willen wij ons ook toeleggen op verdieping van de geboden informatie. Nieuwe bronnen In de volgende releases sluiten we Key2Jongerenmonitor, de Suite4Jeugdzorg (voor jeugdzorginstellingen) en de nieuwe Suite4Jeugdzorg (voor gemeentelijke taken) aan op het klantbeeld. Met deze laatste stappen zijn alle Centric-applicaties voor het sociaal domein verbonden met het klantbeeld. Daarnaast voegen we nieuwe interne en externe bronnen toe. We sluiten aan op het Suwinet, zodat meer detailgegevens op het gebied van werk en inkomen getoond kunnen worden. Applicaties van andere leveranciers sluiten we aan op verzoek van klanten. We dragen bij aan de ontwikkeling van nieuwe standaarden voor inhoudelijke gegevensuitwisseling en implementeren die in de applicatie. Met gemeenten, ketenpartners en KING werken we toe naar landelijke gegevensknooppunten per domein. Wát en dát In het klantbeeld maken we op basis van ervaringen uit de praktijk een duidelijke scheiding tussen dát- en wát-informatie. Bij de eerste blijkt dát een persoon bekend is bij een bron. Denk bijvoorbeeld aan een indicatie dat een persoon bekend is bij een organisatie, de betreffende contactinformatie en algemene informatie over actuele dienstverlening. Bij de tweede is de meer gedetailleerde informatie beschikbaar die specifiek is voor die bron, denk bijvoorbeeld de aard van de lopende dienstverlening en de achterliggende problematiek, historische gegevens, het soort inkomsten en contactgegevens uit het gemeentelijke klantcontactsysteem. Logging Door middel van een logging kan de beheerder inzien welke gebruiker gebruik maakt van het klantbeeld en welke gegevens zijn geraadpleegd. 5.3 Integrale intake De intake bevindt zich in het transformerend sociale domein in een spanningsveld. Er vinden brede intakes plaats. In deze gesprekken wordt een inschatting gemaakt van de aard en de ernst van de situatie. Waar mogelijk worden bij enkelvoudig of eenvoudige situaties direct acties uitgezet naar uitvoerende diensten. Daarbij wordt ook gebruik gemaakt van slimme intakes met automatische afhandeling. Specifieke problematiek vraagt om een intake die daarop is toegespitst. Aan de kop van het proces komen generalist en professional in uiteenlopende situaties terecht. De intaketools moeten daarop worden afgestemd. Centric Netherlands B.V. 22 27 februari 2014
Kennistechnologie Centric zet bewezen kennistechnologie en vragenlijsten in om de professional te ondersteunen bij het verzamelen van informatie, het maken van analyses en keuzes, en het uitzetten van acties. Met kennistechnologie vertalen we complexe beslissingsprocessen naar eenvoudige dialogen op basis van vraag en antwoord. Specifieke intake Binnen de Suite integreren we een aantal intaketools voor specifieke domeinen op basis van kennistechnologie met vergaande of volledige geautomatiseerde afhandeling, zoals; Key2Gesprek: ter ondersteuning van het (keukentafel)gesprek binnen de Wmo. de Snelbalies die professionals ondersteunen met een beslisboom voor het volledig geautomatiseerd afhandelen van aanvragen voor bijzondere bijstand, landurigsheidstoeslag, minimaregelingen en Wwb. Initiëren van processen Het is niet altijd mogelijk om een aanvraag voor een specifiek product of dienst direct geautomatiseerd af te handelen. Wel ondersteunt een groot deel van de gemeentelijke applicaties zaakgerichte gegevensuitwisseling met behulp van de berichtstandaard StUF-ZKN. Met behulp van deze standaard ondersteunen we het initiëren van processen (via de gemeentelijke servicebus) in de applicaties die dit ondersteunen. 5.4 Ketensamenwerking Key2Ketensamenwerking ondersteunt de digitale samenwerking tussen professionals en voor regievoering. We willen de functionaliteit uitbreiden zoals hieronder beschreven. Documenten Vanuit het dossier maken we het mogelijk om documenten aan te maken, bijvoorbeeld een brief naar het gezin of een rapportage. Daartoe implementeren we in de nieuwe door KING ontwikkelde standaard voor documentcreatie. De aangemaakte documenten worden zaakgericht opgeslagen in het DMS van de gemeente door gebruik te maken van de Zaak-Documenten services. Op diezelfde manier kunt u centraal opgeslagen zaakdocumenten raadplegen. Aanvullende gegevens Daarnaast komt er een lijst met velden die u zelf kan inrichten en toepassen. Zo ontstaan er verschillende typen dossiers voor het vastleggen van relevante gegevens in die velden. Door deze flexibele opzet kunt u het dossier aanpassen aan de informatiebehoefte van gemeente en ketenpartners. Plan We creëren de mogelijkheid om de probleemgebieden in het dossier vast te leggen. Afhankelijk van de gekozen probelemen en doelen kan uit de arrangementenmodule een selectie worden gemaakt van de in te zetten maatregelen. Deze worden aan het dossier gekoppeld en vormen de basis voor de uitvoering van het integrale plan. Aan iedere dienst of product wordt een beknopte workflow gekoppeld ter bewaking van de status en voortgang. Het daadwerkelijke proces speelt zich af in de backoffice van de Centric Netherlands B.V. 23 27 februari 2014
uitvoerende partij. Door middel van (StUF-ZKN) berichten worden de processen geïnitieerd en wordt gecommuniceerd over de status. Netwerk burger Burgers uit de omgeving van het gezin kunnen ook gekoppeld worden aan het dossier als zij een actieve uitvoerende rol hebben ten opzichte van het gezin. Denk bijvoorbeeld aan een mantelzorger, buurtbewoner of familielid. Deze burger krijgt via het burgerportaal toegang tot een (beperkt deel van) het dossier en kan zo actief bijdragen aan de dossiervorming en de uitvoering van het integrale plan. 5.5 Casusoverleg Overleg U plant de overleggen van het team in, zodat ze voor de deelnemers zichtbaar zijn in de applicatie. Ook stelt u de digitale agenda op in de applicatie en zorgt voor de verslaglegging door deze documenten te koppelen aan het overleg. De te bespreken dossiers en signalen agendeert u via de applicatie voor het overleg. 5.6 Communicatie In de Suite bieden wij geïntegreerde innovatieve communicatietechnieken, zoals chat en I-tv. Deze laatste is een in de praktijk bewezen Centric-oplossing, onder andere ingezet bij Rabobank, voor multimediale en interactieve communicatie die uitstekend geschikt is voor het opzetten van een virtuele gesprekstafel. 5.7 Burgerportaal Het prototype van het burgerportaal voor de Suite4Sociale Regie dient als basis voor diverse burgerportalen voor het sociaal domein. Aanvullend op de mogelijkheden van het protype krijgt de burger, afhankelijk van de door gemeente ingestelde opties, de mogelijkheid om: In te loggen en zijn eigen klantbeeld te raadplegen. Regie te voeren over zijn eigen informatie door professionals te autoriseren voor het opvragen van gegevens per leefgebied. Het klantbeeld aan te vullen met de informatie die hij wil delen met professional (logboek, uitgevoerde acties, nieuwe ontwikkelingen). Zelf de rol van regisseur op zich te nemen. Contact op te nemen met betrokken professionals. Eenvoudig te communiceren met de regisseur en betrokken professionals door gebruik te maken van innovatieve communicatietechnieken. Zijn eigen budget te beheren en passende hulp en dienstverlening uit de arrangementencatalogus te kiezen. De geleverde producten en diensten van de leverancier te evalueren. DigiD De burger krijgt via DigID toegang tot zijn eigen dossier. De gemeente bepaalt welke functies en informatie de burger in het portaal tot zijn beschikking heeft. Centric Netherlands B.V. 24 27 februari 2014
E-diensten en Selfservice Burgers maken steeds meer gebruik van digitale dienstverlening. Denk aan het opvragen van informatie, het doorgeven van wijzigingen, het stellen van een vraag of het doen van een aanvraag voor dienst of voorziening. De gemeente faciliteert dit door de juiste tools beschikbaar te stellen. In het portaal integreert Centric diverse E- formulieren, Snelbalies en intakemodules die aansluiten op eigen systemen en die van andere leveranciers. Waar mogelijk doen we dat met open standaarden. We geven enkele voorbeelden: Vraaggeleiding: diverse tools voor zelfhulp en indicatie ondersteunen de burger bij het formuleren van zijn hulpvraag. Vervolgens vindt doorgeleiding plaats naar het juiste product of dienst. Een uitkeringsspecificatie of jaaropgaaf opvragen. Een specifieke aanvraag via standaard e-formulieren. o Aanvraag Bijzondere bijstand. o Aanvraag Langdurigheidstoeslag. o Aanvraag vergoeding chronisch zieken of gehandicapten. Volledig of gedeeltelijke automatische afhandeling zodat een aanvraag vaak direct kan worden afgehandeld en beoordeeld: o Snelbalie Levensonderhoud. o Snelbalie Bijzondere bijstand. o Snelbalie Langdurigheidstoeslag. o Snelbalie Minimaregelingen. De (aan)vraag wordt met alle gegevens doorgezet naar de backoffice-applicatie. Hier vindt de afhandeling plaats door een specialist of zo mogelijk volledig geautomatiseerd. Integratie Op langere termijn verwachten we vraag naar vergaande integratie tussen de bovenstaande functies met de Persoonlijke Internet Pagina (PIP) van de gemeentelijke website. Prikbord Centric ontwikkelt een prikbord waarmee burgers via dit portaal hun vraag en aanbod kunnen plaatsen. Het helpt burgers met elkaar te verbinden en te betrekken bij de zorg voor elkaar door het doen van een dienst voor een ander. 5.8 Arrangementen Arrangeren en beheren van producten en diensten rondom burgers wordt één van de kernfuncties van de Suite4Sociale Regie. De functionaliteit rondom arrangementen is vanuit het portaal direct bereikbaar, maar is ook nauw verbonden met de integrale intake, het burgerportaal en Key2Ketensamenwerking. Wij stellen de functionaliteit op in een breed toegankelijke vorm, gericht op de professional, ketenpartner en burger. Beheer van arrangementen In de samenwerking van professionals rondom burgers maken de verschillende partijen binnen de Suite4Sociale Regie inzichtelijk wat hun dienstenaanbod inhoudt. Dit aanbod wordt geregistreerd in een catalogus waarbij per dienst of product kenmerken zijn opgenomen als beschikbaarheid (aantal plaatsen), doorlooptijd (uren), locatie, aanbieder, contactpersoon en kosten. Deze catalogus is onderdeel van de Centric Netherlands B.V. 25 27 februari 2014
Suite4Sociale Regie. Professionals kunnen aanvullende informatie opvragen over de aanbieders, diensten en producten doordat deze gelinkt zijn met de betrokken organisatie via een link naar de website van die organisatie. Aanbieders Doordat wij binnen het portaal een gedegen autorisatie kennen op verschillende modules kan de arrangementenmodule, indien gewenst, opengesteld worden voor beheerders vanuit ketenpartners. Zo kunnen zij hun eigen aanbod in de catalogus upto-date houden. Bij de verdere doorontwikkeling denken wij ook aan het online inkopen van diensten aan de hand van een eigen budget en het evalueren van de geleverde diensten door de burger. Selectie In geval van multiproblematiek wordt de arrangementenmodule aangeroepen vanuit Key2Ketensamenwerking. Bij het werken aan één plan rondom een gezin komt een beschikbaar en passend arrangement uit de arrangementenmodule. Aan de hand van de vastgestelde doelen of achterliggende problematiek kan de applicatie een passend voorstel doen. De regisseur kan dit arrangement direct overnemen in het dossier of eventueel wijzigen. Vervolgens ontvangen de organisaties die betrokken zijn bij het arrangement automatisch bericht over het geselecteerde arrangement en het te starten traject. Het is ook mogelijk om producten in de catalogus op te nemen die door de burger en of zijn omgeving moeten worden opgepakt. De kosten zijn per product en traject inzichtelijk en worden verwerkt in rapportages en overzichten. Starten proces en terugkoppeling voortgang Wanneer tijdens een intake duidelijk wordt dat sprake is van enkelvoudige problematiek, kan de intaker vanuit de frontoffice oplossing automatisch, via de gemeentelijke servicebus, een proces starten in een backoffice-applicatie. Binnen de Suite4Sociale Regie is de voortgang van dit proces zichtbaar via het integraal klantbeeld die gegevens uit de achterliggende applicatie(s) ophaalt en toont. We gaan hierbij uit van de principes van het zaakgericht werken met bijbehorende berichtstandaarden. Op korte termijn kunnen ketenpartners (aanbieder) handmatig deze statusinformatie via het portaal terugmelden. In de toekomst voorzien wij dat ook ketenpartners dezelfde of soortgelijke principes en berichtenstandaarden zullen toepassen. Voor het uitwisselen van gegevens tussen applicaties van Centric en/of andere leveranciers maken wij bij voorkeur gebruik van open standaarden. In het kader van de arrangementenmodule is bijvoorbeeld zaakgerichte communicatie aan de orde (te denken valt hierbij aan standaarden als StUF-Zaken en Zaak-documenten services). Het doorzetten van een proces vanuit de Suite4Sociale Regie naar een achterliggende applicatie en de terugkoppeling over de afhandeling hiervan baseren wij op deze standaarden 5.9 Signalering Het dienstverleningsproces kan op verschillende manier starten met een signaal. Een signaal ontstaat bijvoorbeeld: Als gevolg van een contact van de burger, bijvoorbeeld een melding van de burger zelf op het Werkplein of via internet. Centric Netherlands B.V. 26 27 februari 2014
Door een gebeurtenis in het leven van de burger die een event driven -signaal uit een ander systeem verstuurt. Bijvoorbeeld bij het bereiken van het einde van de WW uitkering of een verhuizing. Wanneer burgers uit de omgeving zich zorgen maken om een gezin dit kenbaar maken bij een organisatie. Als gevolg van een bericht vanuit een professional die namens de burger een proces initieert of bijvoorbeeld contact zoekt met andere professionals die zorgen voor een gezin. Met de module Signalering ontvangt en registreert u deze digitale signalen, routeert ze naar de juiste professional en handelt ze zorgvuldig af. Vroegsignalering Vroeg signaleren maakt tijdig ingrijpen mogelijk en voorkomt dat gezinnen een beroep moeten doen op zwaardere vormen van zorg. In het onderdeel Signalering informeren hulpverleners elkaar over mogelijke risico s rondom een gezin of persoon. Signalen leiden zo tot samenwerking en afstemming in de keten. Een signaal wordt ontvangen vanuit de buitenwereld (andere systemen, de omgeving van de burger, et cetera). Van belang is dat de signalering altijd wordt geregistreerd én opgevolgd. Opvolgen Wanneer een signaal binnenkomt over een persoon, die voorkomt in een dossier binnen Key2Ketensamenwerking, wordt de melding automatisch gerouteerd naar de regisseur van het betreffende gezin. Die ontvangt het signaal in de werkvoorraad van de applicatie en een e-mail om hem daarvan op te hoogte te stellen. Een regisseur kan vervolgens de signalen verifiëren, prioriteren en afhandelen. Wanneer er meerdere nieuwe signalen over één persoon binnenkomen, krijgen de professionals die de signalering hebben gemeld hierover bericht. Systemen en netwerken In de doorontwikkeling van deze functie zoeken wij aansluiting met bestaande systemen voor (vroeg)signalering uit verschillende deeldomeinen, zoals de VIR (jeugdproblematiek) en toekomstige mogelijkheden van het Suwinet. Ook houden wij rekening met aansluiting op het nog te realiseren landelijk signalenregister. Koppeling VIR (Verwijsindex Risico Jongeren) Het komt regelmatig voor dat verschillende hulpverleners zich bezighouden met dezelfde jongere. Organisaties werken daarbij nogal eens langs elkaar heen. De VIR is opgezet om ervoor te zorgen dat hulpverleners sneller en makkelijker met elkaar in contact komen en informatie kunnen uitwisselen over behandelingen en resultaten. De (VIR) is een landelijk digitaal systeem waarin hulpverleners meldingen kunnen doen over jongeren tot 23 jaar met problemen. Zo weet een hulpverlener sneller of een kind ook bekend is bij zijn collega s. Ze kunnen dan overleggen wat de beste aanpak is voor hulpverlening. Een registratie vastleggen in de VIR kan via een lokaal signaleringssysteem door een persoon die door de betreffende gemeente geautoriseerd is. Het lokale signaleringssysteem wordt in dat geval direct gekoppeld aan de website-verwijsindex. We maken het mogelijk om vanuit de Suite signalen naar de VIR te kunnen versturen én signalen vanuit de VIR te ontvangen. Centric Netherlands B.V. 27 27 februari 2014
5.10 In beeld Beleid Een totaalbeeld van uw lokale situatie is een belangrijk vertrekpunt voor beleid, het meten van resultaten en verantwoording. Lokale regie begint bij een samenhangend beleid. Maar voor wie maakt u dat beleid en wat zijn de speerpunten? Hoe groot is bijvoorbeeld de lokale overlap tussen het gebruik van voorzieningen? Welke burgers doen er een beroep op? Hoeveel burgers zijn het en waar wonen ze? Met business intelligence heeft u de mogelijkheid om het besturingsproces te ondersteunen. De verkregen informatie vormt het uitgangspunt voor uw lokale beleid en is de basis voor besturing, het meten van resultaten en budgetverantwoording. Doelgroepen Bij de decentralisaties komt veel nieuwe informatie in beeld; nieuwe doelgroepen met specifieke kenmerken. Met BI-oplossingen ondersteunt Centric gemeenten bij het in beeld brengen en analyseren van de lokale situatie (straten, buurten, wijken) en het monitoren van veranderingen in het gehele domein. Dit doen we door beschikbare bronnen te ontsluiten en te combineren. Als basis combineren wij de gegevens uit Centric-applicaties voor het sociale domein. Andere databronnen, zoals applicaties van derden of datasheets, voegen we daar op uw verzoek aan toe. Zo ontstaat transparantie. Kwaliteit Er is informatie nodig om toezicht te kunnen houden op de kwaliteit van de uitvoering en om verantwoording te kunnen afleggen over de geleverde prestaties. Voor de landelijke verantwoording, monitoring en kwaliteitsonderzoeken zijn diverse prestatieindicatoren en kwaliteitskenmerken ontwikkeld, die op basis van de nieuwe wetgeving herzien zullen worden. Voor de lokale en regionale verantwoording is het aan de gemeenten zelf om hun indicatoren te ontwikkelen. Wij ondersteunen u graag bij de realisatie ervan. Centric Netherlands B.V. 28 27 februari 2014
6 Geplande inhoud Release 3 We volstaan hier met een verkorte opsomming van de geplande inhoud van de volgende release. We hebben in het vorige hoofdstuk Doorontwikkeling al uitvoerig stilgestaan bij de details. Burgerportaal De doorontwikkeling van het prototype van het burgerportaal tot een volwassen product staat centraal in de volgende release. Dit betekent het uitbreiden van de functionaliteit en het implementeren van DigID. Burgerpportaal Inkomen In het burgerportaal inkomen maken we het voor de burger mogelijk om de uitkeringsspecificatie en jaaropgave op te vragen. Autorisatie De autorisatie breiden we uit met de mogelijkheid om gebruikers vergaand te autoriseren voor het aanmaken, bekijken, bijwerken en verwijderen van objecten en gegevens. Basisgevens We realiseren een koppeling met de GBA zodat het mogelijk wordt om, mits geautoriseerd, gegevens op te halen uit de GBA om een nieuwe persoon aan te maken. De gegevens uit de GBA worden ook in het klantbeeld opgenomen. Klantbeeld We sluiten, Suite4Onderwijs, Suite4Jeugd en de nieuwe Suite4Jeugdzorg aan op het klantbeeld. Daarnaast sluiten we het klantbeeld aan op het Suwinet, zodat meer detailgegevens op het gebied van werk en inkomen getoond kunnen worden. In het klantbeeld maken we een duidelijke scheiding tussen dát- en wát-informatie per bron. Voor beide niveaus is expliciete autorisatie mogelijk. Producten- en diensten catalogus We starten met een oplossing voor het vastleggen van producten en diensten waaruit in het dossier een arrangement kan worden gekozen. De catalogus krijgt een interface (API) waarmee andere applicaties er gebruik van kunnen maken. Ook zorgen we voor een interface zodat organisaties en zorgleveranciers zelf hun aanbod kunnen onderhouden. Arrangement Vanuit de (nieuwe) arrangementenfunctionaliteit in Key2Ketensamenwerking kunnen producten en diensten aan het dossier worden toegevoegd als vertrekpunt voor het integrale plan. We introduceren de mogelijkheid om eigen velden aan dossiers toe te voegen. Centric Netherlands B.V. 29 27 februari 2014
Communicatie We implementeren innovatieve communicatiemogelijkheden zoals chat en i-tv waarmee professionals onderling en met de burger kunnen communiceren. BI We ontwikkelen BI-implementaties met behulp van Cognos. Centric Netherlands B.V. 30 27 februari 2014
7 Co-creatie en pilots De realisatie van een adequate informatievoorziening voor het veranderende sociaal domein vraagt om een intensieve samenwerking tussen gemeenten, ketenpartners en bedrijven. Co-creatie Er moet in korte tijd veel werk worden verzet. Hierbij is sprake van wederzijdse afhankelijkheid. Door gezamenlijk te investeren kunnen we deze wederzijdse afhankelijkheid omzetten in een collectief resultaat. Centric wil in de Living Labs en andere pilotsituaties bijdragen aan het zoeken naar samenhang tussen ontwikkelingen op verschillende locaties. Centric ontwikkelt de Suite4Sociale Regie in de dagelijkse praktijk van gemeenten en ketenpartners. Zo kunnen we de functionaliteit beproeven en aanpassen op basis van klantbehoefte. Klankbordgroep In de klankbordgroep bewaken we samen met onze klanten de rode draad van de ontwikkeling, borgen we de generieke inzet van de onderdelen en delen we ervaringen delen uit pilots en productiesituaties. Scrum De uitdaging die voor ons ligt, vraagt om een aanpak die de klassieke rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer overstijgt. De feitelijke ontwikkeling van de onderdelen van de Suite4Sociale Regie vindt plaats in het multidisciplinair ontwikkelteam. Hierbij wordt gebruik gemaakt van SCRUM; een klantgerichte en flexibele manier van softwareontwikkeling. In korte iteraties, zogenaamde sprints, wordt werkende functionaliteit opgeleverd. Medewerkers van de gemeente(n) en ketenpartners leveren daarbij input. In pilotsituaties is het releasebeleid afgestemd op een ontwikkelcyclus van drie weken. De resultaten van een sprint kunnen direct na acceptatie in gebruik worden genomen. Dat deze ontwikkelmethodiek een flexibele houding van beide partijen vraagt, spreekt voor zich. Pragmatisch Wat betreft het ontwikkelen van functionele componenten van de Suite4Sociale Regie staan wij een pragmatische aanpak voor. De focus ligt op het ontwikkelen van functionele componenten die aansluiten op het geheel en die een meerwaarde hebben in de dagelijkse praktijk. Door een voortdurende afweging van prioriteiten per sprint onderscheiden we de wensen van de eisen en houden we het bredere belang in de gaten. Centric Netherlands B.V. 31 27 februari 2014
8 Investeringen en releasebeleid 8.1 Upgrades In een release besteden we aandacht aan de doorontwikkeling van bestaande Keys en modules én bieden we u nieuwe functionaliteit. Omdat we de Suite4Sociale Regie aanbieden onder Upgrade Protection (UP) ontvangt u automatisch upgrades van bestaande functionaliteit van Keys en modules die u hebt afgenomen. U hebt dus geen verplichting om de nieuwe release te bestellen. 8.2 Releases Nieuwe functionaliteit ontwikkelen we binnen nieuwe Keys, modules en koppelingen. Omdat het niet om upgrades gaat, valt dit niet onder UP. U krijgt bij iedere release een aanbieding om de licenties voor nieuwe onderdelen van de Suite4Sociale Regie af te nemen. Centric verzorgt centraal de update van de productieomgeving met de nieuwste release van de software. Uiteraard krijgt u de gelegenheid om in een acceptatieomgeving kennis te maken met de wijzigingen. Als zich een probleem voordoet met de software van een reguliere release dan lossen wij dat op in een patch. Ook patches kunt u vooraf testen in een acceptatieomgeving. 8.3 Pilots Centric heeft het afgelopen jaar fors geïnvesteerd in de ontwikkeling van de basis van de Suite4Sociale Regie. In een beperkt aantal pilotsituaties is Centric bereid om bestaande onderdelen om niet in te brengen en nemen we de kosten van de doorontwikkeling van de software voor onze rekening. Van de gemeente wordt tijdens zo n ontwikkelfase geen financiële investering verlangd. Voor het gebruik van de ingezette en gezamenlijke ontwikkelde software brengen we alleen hosting- en onderhoudskosten op jaarbasis in rekening. Zo creëren we een situatie die voor beide partijen voordelig is. Als tegenprestatie denkt de gemeente actief mee bij de (door) ontwikkeling van generiek in te zetten oplossingen. Gemeenten die bijdragen aan de ontwikkeling van de nieuwe onderdelen in pilots krijgen vrijwel direct na afronden van iedere sprint van drie weken de nieuwe functionaliteit aangeboden in een acceptatieomgeving. Hierna start de uitrol in de pilotproductieomgeving. Zo kunnen nieuwe functies en oplossing direct in de praktijk worden beproefd. Direct na het afronden van een sprint worden de prioriteiten opnieuw geëvalueerd en bijgesteld zodat de volgende sprint kan starten. 8.4 Prijs De kosten voor de aanschaf en het gebruik van de applicatie worden berekend op basis van het aantal inwoners van de gemeente. U betaalt, naast de eenmalige opstartkosten, een vaste jaarlijkse prijs voor onderhoud, hostingen en updates van de onderdelen die u hebt afgenomen. Gemeente en lokale ketenpartners kunnen daar dan Centric Netherlands B.V. 32 27 februari 2014
onbeperkt gebruik van maken. Sommige functies, zoals het klantbeeld, vragen om permanente beveiligde verbindingen met applicaties die lokaal bij de gemeente of een ketenpartner zijn geïnstalleerd. Deze kosten zijn afhankelijk van het aantal verbindingen dat u nodig heeft. Neem contact op met uw productaccountmanager voor de details of een offerte. Centric Netherlands B.V. 33 27 februari 2014
9 Implementatie De Suite4Sociale Regie is een krachtig instrument voor de ondersteuning van ketensamenwerking en regie. Maar voor succesvolle ketensamenwerking, die uitgaat van eigen kracht en leidt tot participatie in de samenleving, is meer nodig. Het valt of staat met burgers en professionals die elkaar ontmoeten, willen samenwerken aan een gemeenschappelijk doel en daar praktische afspraken over maken. De afdeling Dienstverlening van Centric ondersteunt u bij het opzetten van een integrale aanpak, zowel met de afdeling binnen uw gemeente als daarbuiten met ketenpartners. Dit proces vertrekt vanuit het beleid van de gemeente. Het pakket van onze ondersteunende diensten bestaat uit de volgende elementen: On-site begeleiding door consultants tijdens de opstartfase. Meedenken, adviseren en (her-)inrichten van uw werk- en of bedrijfsprocessen in relatie tot de Suite4Sociale-Regie. Inzet van consultants met ervaring in verandermanagement. Flexibele inzet van onze consultants (U als klant bepaalt welke diensten u afneemt en op welk tijdstip). Technische implementatie van koppelingen van Suite4Sociale Regie met andere applicaties. Functionele inrichting van de Suite4Sociale Regie. Opleiding en instructie van eindgebruikers van de Suite4Sociale Regie. Ontwikkelen van e-learning voor de klant van de Suite4Sociale Regie. Centric Netherlands B.V. 34 27 februari 2014
10 Hosting en technische eisen De Suite4Sociale Regie wordt gehost in het Shared Service Centre van Centric. Hier deelt u de dedicated webservers uit de serverinfrastructuur met andere gebruikers van de Suite4Sociale Regie. Binnen een afgescheiden onderdeel voert u uw eigen processen en gegevenshuishouding. Dat scheelt in de kosten van infrastructuur en beheer. Het Shared Service Centre garandeert een beschikbaarheid van 98,5% op werkdagen van 07:00 18:00. U bereikt het portaal via een beveiligde HTTPSverbinding vanuit de browser. Verbindingen Vanuit de Suite4Sociale Regie wordt een beveiligde verbinding opgezet naar de backoffice-applicaties, hier wordt gebruik gemaakt van koppelvlakken. Deze verbinding wordt opgebouwd door middel van een beveligde VPN-verbinding over het internet of door gebruik te maken van een reeds bestaande verbinding met het Shared Service Centre van Centric. Hierbij zetten we de MessageHandler in. De MessageHandler regelt en beveiligt het berichtenverkeer tussen de twee locaties. In onderstaand figuur wordt dit grafisch weergegeven. Klant Centric Gemeente Beveiligde verbinding Beveiligde verbinding Eindgebruiker Webpagina Firewall Suite4Sociale Regie Firewall Firewall Back-office applicatie Voor de meer details over technische afhankelijkheden, zoals de ondersteuning van browsers, verwijzen we u naar de vrijgavematrix. Het applicatiebeheer in uw organisatie krijgt een separate module via de Suite4Sociale Regie voor het uitvoeren van beheerstaken zoals gebruikers(rollen), licenties en toegang. Voor het overige beheer van de omgeving is de helpdesk van de businessunit voor u het eerste aanspreekpunt. Centric Netherlands B.V. 35 27 februari 2014
11 Architectuur en interoperabiliteit De uitdagingen die op ons afkomen vragen op korte termijn om praktijkgerichte oplossingen voor gemeenten en ketenpartners. Tegelijkertijd willen we aandacht hebben voor het grote plaatje en de eisen die interoperabiliteit met zich meebrengt. Wij zorgen ervoor dat de functionele ontwikkelingen aansluiten op de actuele behoefte van onze klanten en wij houden daarbij zoveel mogelijk rekening met de uiteindelijk beoogde functionele architectuur, het gebruik van standaarden, de principes van zaakgericht werken en doorontwikkeling van centrale registraties. Ook zorgen we ervoor dat onze generieke oplossingen en de oplossingen voor het sociale domein elkaar optimaal aanvullen. Architectuur en standaarden We gaan in het sociale domein uit van gevarieerde multitenancy-situaties. Daarom hechten we groot belang aan (de doorontwikkeling van) een eenduidige architectuur en standaarden die verbindingen mogelijk maken. Hierbij werken we graag samen met KING, zoals we dat ook in andere standaardisatietrajecten (denk hierbij aan de ontwikkeling van StUF-BG, RGBZ en Zaak-Documenten services) hebben gedaan. Wij zien voor KING een belangrijke rol weggelegd in het borgen van de dwarsverbanden tussen de Living labs en andere pilots. Open standaarden Centric heeft het Leveranciers manifest open standaarden ondertekend. Hiermee conformeren wij ons, ter bevordering van de interoperabiliteit van softwareproducten, zoveel mogelijk aan open standaarden. We sluiten met onze Centric-oplossingen aan bij het programma i-nup, de overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid. Bij berichtenuitwisseling gaan we uit van de principes van GEMMA (gemeentelijke referentiearchitectuur). Beschikbare standaarden Standaarden die al beschikbaar zijn implementeren we bij de doorontwikkeling in de Suite4Sociale Regie. StUF-ZKN: Voor het ontsluiten van zaakinformatie (initiëren, statusupdate, besluiten) via de centrale servicebus, inclusief: - De toepassing van de standaard voor zaakgericht werken en documentmanagement - Het uitwisselen van contacten conform RGBZ 2.0. DKD / Suwinet: het ophalen van klantinformatie via de SUWI-keten. StUF-BG: voor het ophalen van basisgegevens van personen. Centrale registraties Bij een eenduidige architectuur hoort in onze visie de centrale registratie van gegevens, zoals zaakgegevens (in het Centric- Zakenmagazijn), klantcontacten (Key2Klantcontact), en documenten (Key2Documenten). Deze centrale registraties worden gevoed door applicaties uit de frontoffice en backoffice van gemeenten en ketenpartners en gemeentelijke uitvoeringsorganisaties. Centric Netherlands B.V. 36 27 februari 2014
Centrale producten- en dienstencatalogus De gemeentelijke producten- en dienstencatalogus bevat, in combinatie met de zaaktypecatalogus, uitgebreide informatie over de diensten die de gemeente, al dan niet uitgevoerd door ketenpartners, biedt. In onze visie wordt die informatie door middel van (nieuwe) standaarden centraal opgeslagen in de module Document- en Procesinformatie (DPI). Servicebus De gemeentelijke servicebus (Centric-Conductor) speelt een centrale rol bij het distribueren van berichten zodat zaakinformatie, signalen, inhoudelijke informatie en contactinformatie met bijvoorbeeld ketenpartners en uitvoeringsorganisaties uitgewisseld kan worden. Ontwikkeling nieuwe standaarden Wij verwachten dat in eerste instantie (korte termijn) veel lokale verbindingen moeten worden gerealiseerd. Lokale verbindingen kunnen doorgroeien naar de-facto standaarden of worden op termijn vervangen door koppelingen op basis van ontwikkelde standaarden. In dit kader dragen wij graag bij aan het ontwikkelen en implementeren van (domein specifieke) informatieknooppunten. We verwachten dat die op langere termijn een belangrijke plaats in zullen nemen zodat iedere bron of eindpunt zich maar één keer per domein hoeft te verbinden. Platen In de bijlage vindt u drie architectuurplaten die zijn gebaseerd op GEMMA 2.0. In de eerste plaat positioneren we de oplossingen van Centric. In de tweede geven we een invulling van de functionalitieit. De derde plaat geeft aan hoe de verbindingen in het sociaal domein via de gemeentelijke servicebus tot stand komen. Centric Netherlands B.V. 37 27 februari 2014
12 Bijlagen
12.1 Bijlage 1: Oplossingen Centric Centric Netherlands B.V. 39 27 februari 2014
12.2 Bijlage 2: Functionaliteit Centric Netherlands B.V. 40 27 februari 2014