Dossiercoaching bij langdurend verzuim en complexe dossiers Inleiding In het verzuimbeleid van Presikhaaf Bedrijven is opgenomen dat verzuim een verantwoordelijkheid is van de medewerker en zijn leidinggevende. Gezamenlijk werken zij aan een spoedige re-integratie en daarmee aan het beperken van het verzuim tot een acceptabel niveau. Uitgangspunten in het verzuimbeleid zijn eigen regie (bij leidinggevende en medewerker) en het hanteren van het gedragsmodel. Er zijn situaties waarin een leidinggevende extra gefaciliteerd moet worden omdat het om situaties of procedures gaat die ofwel weinig voorkomen ofwel een groot afbreukrisico kennen bij het verkeerd hanteren van de procedure. Bij langdurend verzuim en complexe verzuimdossiers is daar sprake van. N.B. Daar waar in dit document gesproken wordt over leidinggevende wordt, bij externe plaatsingen, ook de consulent bedoeld. Wat is langdurend verzuim en wanr is sprake van complexe dossiers De duur van het verzuim wordt bepaald door het aantal kalenderdagen, dat er sprake is van arbeidsverzuim, vanaf de eerste verzuimmelding tot aan de hersteldatum. De meest gangbare definitie voor langdurend verzuim is: - verzuim dat de duur van zes weken overstijgt of - verzuim waarvan binnen een periode van twee weken verwacht wordt dat dit de duur van zes weken zal gaan overstijgen. Dit is verzuim waarvoor een goed opgebouwd verzuimdossier noodzakelijk is en waarbij in ieder geval de bedrijfsarts als adviseur/deskundige betrokken is. Er is sprake van een complex dossier op het moment dat aan een dossier (en dus verzuimsituatie) meer dan de reguliere administratieve handelingen te pas komen. Vaak hebben deze handelingen betrekking op: - een (combinatie met een) uitkeringssituatie, - een traject waarbij meerdere instanties betrokken zijn, - bijzondere situaties of - een aanpassing in de arbeidsvoorwaarden/arbeidsovereenkomst. Het betreft dan situaties die specifieke (administratieve) deskundigheid vragen en die door een leidinggevende niet of nauwelijks uitgevoerd worden. Waarom willen we leidinggevenden meer faciliteren bij langdurend verzuim: Bij (dreigend) langdurend verzuim spelen factoren een rol waarop de leidinggevende minder grip heeft: - Er kan sprake zijn van een specifieke medische situatie, waardoor extra begeleiding en advies van medisch deskundigen (de bedrijfsarts) noodzakelijk is; - Bij langdurend verzuim wordt de verzuimdrempel steeds hoger en de afstand tussen leidinggevende en medewerker groter (de betrokkenheid minder). Het stimuleren van de medewerker om te re-integreren wordt daardoor moeizamer; - Wanr het verzuimproces langer duurt, wordt de beoordeling door UWV en de uitvoering van het WIA-proces steeds concreter. Dossiervorming en contacten met UWV zijn daarbij belangrijke thema s die specialistische kennis en ervaring vergen. Het niet (goed) borgen van dit proces heeft een groot afbreukrisico. dossiercoach bij langdurend verzuim en complexe dossiers 1 / 5 versie juli 2014
Waar gaat het over: Het re-integratieproces De Wet verbetering poortwachter schrijft, om instroom in de WIA te voorkomen en te zorgen voor een snelle en effectieve re-integratie, een aantal stappen voor, die zowel een adviserende als een administratieve kant hebben. De belangrijkste stappen in het re-integratieproces zijn 1 : Week 6 : Binnen zes weken moet de bedrijfsarts een probleemanalyse maken. Hierin staat waarom de werknemer niet meer kan werken, wat zijn mogelijkheden tot herstel zijn en wanr hij het werk weer denkt te kunnen hervatten. De leidinggevende plant daarvoor bij de bedrijfsarts een verzuimconsult in. Hij voegt daar zijn eigen bevindingen en een concrete vraagstelling aan toe. Week 8 : Binnen acht weken stelt de leidinggevende samen met de medewerker een plan van aanpak op. In dit plan wordt beschreven wat beide partijen gaan doen om de medewerker weer aan het werk te krijgen. Het plan van aanpak is gebaseerd op de probleemanalyse. Week 42 : Week 44 : Week 87 : Evaluatie : De leidinggevende/werkgever meldt de verzuimende werknemer bij UWV. De leidinggevende/werkgever ontvangt van UWV een bevestiging en krijgt informatie over de activiteiten die ondernomen moeten worden in het tweede verzuimjaar. Tevens evalueren leidinggevende en medewerker het verloop van het eerste verzuimjaar. Hebben alle inspanningen niet geleid tot terugkeer naar werk, dan ontvangt de medewerker een WIA-aanvraagformulier van UWV. Dit formulier moet binnen drie weken worden teruggestuurd. UWV beoordeelt de re-integratie-inspanningen; afhankelijk daarvan wordt het recht op een WIA-uitkering bepaald en de hoogte ervan vastgesteld. Binnen Presikhaaf Bedrijven wordt de medewerker hierin intensief ondersteund. De leidinggevende is hiervoor verantwoordelijk. De wet verplicht werkgevers en werknemers om elke zes weken een evaluatie te houden over de voortgang van de re-integratie. Daarnaast wordt het re-integratieverloop na het eerste jaar bekeken en wordt bepaald wat de stappen voor het komende jaar zullen zijn. Re-integratiedossier Het is van belang dat enerzijds dit proces bewaakt wordt (is er voldoende contact tussen leidinggevende en medewerker en zijn op het goede moment en voldoende frequent de juiste adviseurs bij het proces betrokken) en anderzijds dat hierover dossier opgebouwd wordt (is van alle contacten schriftelijk vastgelegd wat het resultaat is). Alle re-integratie-inspanningen moeten conform de wet bijgehouden worden in een re-integratiedossier. Dit vormt de basis van het re-integratieverslag dat aan het einde van twee jaar verzuim moet worden opgemaakt en dat dient om door UWV te beoordelen of werkgever en werknemer voldoende hebben gedaan aan de re-integratie. Advisering Als een medewerker meer dan zes weken verzuimt, dan is meestal sprake van medische beperkingen waar de bedrijfsarts bij betrokken is. De bedrijfsarts heeft hierin een adviserende en doorverwijzende rol. Ook de HR-adviseur heeft in verzuimsituaties die lang duren en/of complex zijn een adviesrol. Voor beiden geldt dat zij, aangezien de leidinggevende de regie over het verzuim voert, vooral adviezen verstrekken waarmee de leidinggevende de verzuimbegeleiding met zijn verzuimende medewerker kan optimaliseren. Daar waar dat noodzakelijk is, zal ook de medewerker bij de advisering betrokken worden. 1 Zie ook het verzuimprotocol voor leidinggevenden. Het protocol is te vinden in de HR-bibliotheek. dossiercoach bij langdurend verzuim en complexe dossiers 2 / 5 versie juli 2014
Dossiercoaching bij langdurend verzuim Zoals al eerder is beschreven, is dossiervorming een belangrijke administratieve taak in het totale reintegratieproces. Beëindiging of aanpassing van de arbeidsovereenkomst kan een van de vervolgstappen in dit proces zijn. Evenals de administratieve afhandeling richting uitkeringsinstanties/uwv. Dit zijn specialistische taken, waarvoor een leidinggevende wel de verantwoordelijkheid draagt, maar waarbij hij ook gefaciliteerd moet worden. Dit kan in de vorm van dossiercoaching, waarbij de leidinggevende begeleid wordt in de opbouw van het verzuimdossier en het aanmaken van de bij dit verzuim te hanteren documenten/formulieren. Wat verwachten we van dossiercoaching en de dossiercoach bij langdurend verzuim: Uitgangspunten: - Dossiercoaching wordt ingezet bij (dreigend) langdurend verzuim en complexe verzuimdossiers. - De leidinggevende wordt door de dossiercoach extra gefaciliteerd, maar blijft verantwoordelijk voor het verzuimdossier en de begeleiding van de verzuimende medewerker. - De dossiercoach niet het aanspreekpunt voor een medewerker. Dat blijft in alle gevallen de leidinggevende. Bij dossiercoaching wordt ervan uitgegaan dat een specialist (de dossiercoach) het verzuimproces van een individuele medewerker volgt en signaleert of ingrijpt op het moment dat dat noodzakelijk is. Deze dossiercoach is voor de leidinggevende het eerste aanspreekpunt bij (administratieve) vragen over het verzuimbegeleidingsproces. De dossiercoach kan een leidinggevende doorverwijzen naar een adviseur (zoals bedrijfsarts, HR-adviseur, bedrijfsmaatschappelijk werk) of zelf directe ondersteuning bieden bij het verwerken van een administratieve procedure en/of dossiervorming. De dossiercoach heeft hiermee: - een toetsende taak en faciliterende rol in het verzuimbegeleidingsproces. Hij kan een leidinggevende adviseren of faciliteren bij het uitwerken van administratieve procedures; - een signalerende taak richting HR-adviseurs. Hij zal de HR-adviseur informeren op het moment dat verzuimbegeleiding spaak dreigt te lopen. - een specialistische taak op het gebied van complexe administratieve processen en, in samenspraak met de gedecentraliseerde verzuimdesks, formulierenstromen. Hij zal bijvoorbeeld formulieren van/voor UWV voor leidinggevenden voorbereiden. Ook bij aanpassing of beëindiging van de arbeidsovereenkomst wordt het administratieve proces door de dossiercoach voorbereid. Het proces De globale processtappen zijn als volgt (zie ook de schematische weergave): - de medewerker meldt aan zijn leidinggevende dat hij niet kan werken en wil verzuimen en de leidinggevende meldt het verzuim aan bij de verzuimdesk; - de verzuimdesk registreert de verzuimmelding in het persolsregistratiesysteem;. het systeem geeft hierover een signaal aan de dossiercoach; - de leidinggevende begeleidt de verzuimende medewerker en houdt hier aantekeningen van bij op de digitale verzuimkaart die in het persolsregistratiesysteem is opgenomen 2 ; - de dossiercoach ontvangt van de Wvp-processtappen automatisch een signaal uit het systeem; - als een leidinggevende een vraag heeft over de behandeling van een processtap/de begeleiding van de verzuimende medewerker, dan kan hij, als hij niet zeker is van het vervolg, dat doorgeven aan de dossiercoach;. de dossiercoach beoordeelt of de bedrijfsarts of de HR-adviseur de leidinggevende van een advies moet voorzien;. als de vraag op administratief gebied ligt, dan beoordeelt de dossiercoach of hij deze zelf kan afhandelen (eventueel na advies van de bedrijfsarts of de HR-adviseur); 2 Zie voor een voorbeeld van deze kaart de HR-bibliotheek. dossiercoach bij langdurend verzuim en complexe dossiers 3 / 5 versie juli 2014
- iedere Wvp-processtap die tot een document leidt, wordt aan de dossiercoach voorgelegd.. de dossiercoach bewaakt de volledigheid en kwaliteit van de documenten/formulieren 3 ; - de dossiercoach begeleidt het administratieve proces in het geval de verzuimsituatie leidt tot de aanvraag van een uitkering (bij UWV). Dit kan zijn bij langdurend verzuim, ziek uit dienst, enz.;. UWV-formulieren worden door de dossiercoach zoveel als mogelijk ingevuld en voorbereid, waarna de leidinggevende deze (eventueel daarin ondersteund door de dossiercoach of de HRadviseur) met de medewerker kan bespreken en afronden; - ook als de verzuimsituatie leidt tot een aanpassing of de beëindiging van de arbeidsovereenkomst met de medewerker, dan bereidt de dossiercoach dit administratief voor. Van alle administratieve acties wordt een kopie opgeslagen in zowel het digitale als het fysieke verzuimdossier. Verzuimmelding verzuimmelding Verzuimdesk registreert melding in systeem verzuimbegeleiding verslaglegging op verzuimkaart signalen aan dossiercoach dossiercoach (dc) volgt verzuimsituatie periodieke verzuimoverzichten HR-adviseur bespreekt deze met lg vraag van lg? dc geeft signaal aan bedrijfsarts dc voorziet probleem? ja dc geeft signaal aan HR-adviseur dc behandelt de administratieve vraag advies aan lg (en mw) verslaglegging op verzuimkaart dc begeleidt administratieve verzuimproces aanvraag uitkering UWV? documenten voor uitkering UWV ja dc faciliteert aanpassing AOV documenten voor aanpassing AOV opname in verzuimdossier Monitoring Vanuit ComPres 4 worden standaard verzuimoverzichten aangeboden, die door de HR-adviseur met de leidinggevende doorgenomen kunnen worden: - van alle langdurig verzuimers, die langer dan één jaar verzuimen, wordt door de dossiercoach in een overzicht voortgangsinformatie bijgehouden en opgeslagen. Deze informatie wordt gegenereerd uit spreekuurrapportages, contacten met leidinggevenden en adviseurs (waaronder de bedrijfsarts) en UWV-contacten. Van deze cases wordt door de dossiercoach ook toegezien op de correcte dossieropbouw en tijdige correspondentie met UWV; - periodiek mt de HR-adviseur de situatie van en voortgang bij deze langdurend verzuimers door met de leidinggevende. Eventueel na een terugkoppeling met de dossiercoach. 3 4 De verantwoordelijkheid voor de tijdigheid is een met de verzuimdesks gedeelde verantwoordelijkheid. ComPres is een applicatie op het intranet, die direct gekoppeld is aan Compas en waarin geregistreerde gegevens zijn omgezet naar overzichten, tabellen en grafieken. Voor verzuiminformatie is een aparte tegel ontwikkeld. dossiercoach bij langdurend verzuim en complexe dossiers 4 / 5 versie juli 2014
Organisatorische inbedding: Decentrale verzuimdesk / dossieronderhoud Sinds mei 2014 is de voorheen centraal georganiseerde verzuimadministratie gedecentraliseerd en ondergebracht binnen Arbeidsmarkttoeleiding en Beschermd Werken. Deze verzuimdesks richten zich vooral op de meer gestandaardiseerde taken rond de verzuimbegeleiding. Zij signaleren wanr een stap in het Wvp-proces uitgewerkt moet worden door een leidinggevende en beheren het (digitale en het fysieke) verzuimdossier. Waar nodig zorgen zij dat medewerkers geïnformeerd worden over een verzuimconsult. Het persolsregistratiesysteem (Compas) is erop ingericht leidinggevenden handvatten te bieden om verzuim te laten registreren en de verzuimsituatie te volgen: - alle leidinggevenden kunnen in Compas het verzuim van medewerkers volgen; - vanuit Compas ontvangt de leidinggevende signalen op kritieke momenten (bijvoorbeeld wanr een Wvp-processtap moet worden uitgevoerd); - in Compas is een digitale verzuimkaart opgenomen, waarop door de leidinggevende alle stappen in het verzuimproces worden bijgehouden; - alle documenten die betrekking hebben op de verzuimsituatie van de medewerker worden door de verzuimdesk in Compas opgenomen; - alle betrokkenen (leidinggevende, bedrijfsarts, HR-adviseur, dossiercoach) hebben toegang tot dit deel van het dossier van de medewerker en tot de digitale verzuimkaart; - de informatie die vanuit Compas gegenereerd wordt en de informatie van de verzuimkaart, zijn tevens de basis voor het dossier dat aan UWV moet worden verstrekt. Dossiercoach bij langdurend verzuim: Pierre van Swaemen Pierre van Swaemen is, vanuit de centraal georganiseerde verzuimadministratie, al geruime tijd intensief betrokken bij het monitoren van langdurend verzuim. Hij is zeer goed ingevoerd in de Wvpprocessen, de begeleiding van re-integraties en het verwerken van administratieve handelingen ter voorbereiding op een uitkeringssituatie of een aanpassing/beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Pierre wordt om die reden ingezet als dossiercoach bij langdurend verzuim en complexe dossiers. Dit heeft als voordeel dat alle complexe dossiers en verzuimbegeleidingsvraagstukken geconcentreerd vanuit één bureau aangepakt worden. Aangezien we in de organisatie slechts één dossiercoach voorzien, is het logisch om deze functie/rol niet binnen een van de entiteiten te plaatsen maar zijn fysieke werkplek onder te brengen bij de centrale organisatie. Er is voor gekozen om de dossiercoach zowel fysiek als organisatorisch dicht bij de HR-adviseurs te plaatsen en dus onder HRM. Wel is nauw contact voorzien met de medewerkers van de Persolsadministratie die zich bezighouden met taken rond de uitkeringenadministratie en de administratie voor de arbeidsovereenkomsten. Plaats van fysieke verzuimdossiers Bij het onderbrengen van de centraal georganiseerde verzuimadministratie naar de twee entiteiten, is ook gesproken over de plaats van de fysieke verzuimdossiers. Aangezien leidinggevenden verantwoordelijk zijn voor deze dossiers en de medewerkers van de verzuimdesk de dossiers onderhouden en beheren, lijkt het logisch om de dossiers mee te verhuizen met de verzuimdesks. Dit heeft echter het nadeel dat de dossiers fysiek op afstand staan van de reguliere persolsdossiers, waar zij feitelijk deel van uitmaken. Ook voor het borgen van de processen van de dossiercoach is het raadzaam om de fysieke dossiers te concentreren op één plaats, namelijk dicht bij de dossiercoach op de Bruningweg. dossiercoach bij langdurend verzuim en complexe dossiers 5 / 5 versie juli 2014