Raadsvoorstel agendapunt Aan de raad van de gemeente IJsselstein Zaaknummer : 20531 Datum : 26 november 2013 Programma : Alle programma's Blad : 1 van 5 Cluster : Bestuur Portefeuillehouder: dhr. R. de Vries Informatie bij : F.T.M. Takken E-mail/tel.nr. : f.takken@ijsselstein.nl/1880 Onderwerp Beleidsevaluatie Inleiding In september 2012 is een werkthema-avond voor de raad georganiseerd met als onderwerp Prestaties en effecten in de P&C-cyclus. In november 2012 zijn de resultaten van deze avond met de werkgroep Planning en Control besproken. De volgende conclusies zijn naar aanleiding van de resultaten getrokken: A. Beleidsevaluatie in het proces inbedden (om de 2 of 3 jaar) om, indien nodig, eventuele accenten te kunnen verleggen. Nu is er niet of nauwelijks discussie over; B. Discussie Oud voor nieuw beleid kan gekoppeld worden aan de beleidsevaluatie; C. De kwaliteit van de prestatie- en effectindicatoren kan verbeterd worden. Het is wenselijk om (o.a.) door voortschrijdend inzicht beleidsaccenten te kunnen verleggen. Juist door het tussentijds evalueren van beleid krijgt de raad een beter sturingsmechanisme in handen; Heb ik bereikt wat ik wilde bereiken of moet ik gaan bijstellen? Zijn de toebedeelde middelen toereikend, wil ik dit bedrag nog steeds hiervoor inzetten? Dat zijn cruciale vragen die bij een beleidsevaluatie aan de orde moeten komen. De uitkomst van zo n evaluatie geeft de raad de mogelijkheid om opnieuw afwegingen te maken en bij te sturen. Op deze wijze kan de discussie nieuw voor oud beleid veel gerichter gevoerd worden. Door beleidsevaluatie op te gaan nemen is de beleidscirkel rond. Zoals hierboven aangegeven is beleidsevaluatie de nog ontbrekende schakel in de gehele beleidscyclus. Beoogde effecten van beleid worden beschreven en opgenomen in de P&Cdocumenten. In de jaarrekening worden de werkelijk gerealiseerde effecten genoemd. Wat hierbij vervolgens ontbreekt is het stellen van kritische vragen:
Raadsvoorstel Blad: 2 van 5 - Is het gerealiseerde effect het effect wat we voor ogen hadden? Zo ja / zo nee, zijn we wel tevreden? - Welke prestaties hebben geleid tot dit effect? - Wil de raad aan de hand van deze kennis overgaan tot het bijstellen van het gewenste effect en/of is het wenselijk dat de te leveren prestatie wordt aangepast? - Wil de raad de beschikbare middelen voor dit beleid continueren / verhogen / verlagen wetende wat het gerealiseerde effect is? Etc. Pas als wij in staat zijn om bovenstaande vragen te formuleren en te (laten) beantwoorden naar aanleiding van een gehouden evaluatie, wordt de raad beter in staat gesteld om te sturen. Ook wordt het dan mogelijk om zuiver met elkaar de afweging te maken om bepaalde middelen te laten vrijvallen en al dan niet in te zetten voor nieuwe beleidsvoornemens. Momentum We willen toewerken naar een situatie waarin al het beleid geëvalueerd wordt. Niet alle onderwerpen zullen zich hiervoor lenen, maar daarover gaan we graag in overleg. Het zou goed zijn als de raad voortaan bij het vaststellen van nieuwe beleidsvoornemens dit beleid vaststelt voor een bepaalde periode met een minimum van 2 jaar. Het sjabloon van het raadsvoorstel dient hiertoe aangepast te worden. De resultaten van de gehouden evaluatie wordt aan de raad aangeboden en daarnaast samengevat gepresenteerd in de kadernota. De kadernota is immers hét sturingsdocument voor de raad waarbij tijdens de algemene beschouwingen de discussie nieuw-voor oud gevoerd kan worden. Juist door de evaluatie is er gericht zicht op de mogelijkheden. De wendbare procesgerichte organisatie Enkele maanden na de gehouden thema-avond is de organisatie gestart met het beschrijven de hoofdprocessen. We hebben inmiddels met elkaar de slag gemaakt naar een platte, wendbare procesgerichte regieorganisatie. De beschreven hoofdprocessen vormen met elkaar een cirkel; een flow die continue gaat. (Beleids)evaluatie is het laatste proces van deze cirkel en vormt de input voor het proces Programmeren. Het is positief te constateren dat de wens / behoefte van de gemeenteraad samenkomt met de ontwikkelingen die passen binnen een procesgerichte organisatie. Door de procesbeschrijving is de borging van de beleidsevaluatie een feit. De evaluatie De evaluatie moet een evaluatie op behaalde effecten zijn en geen evaluatie op de gehanteerde werkwijze. Beoogde en gerealiseerde beleidseffecten worden in kaart gebracht waarbij gekeken wordt naar de geleverde prestaties die hebben geleid tot het gerealiseerde effect. Beschikbare landelijke cijfers van bijvoorbeeld het CBS, benchmarkgegevens en de inzet van ons eigen inwonerspanel kunnen betrokken worden bij deze evaluatie. Waar te beginnen en wanneer te beginnen? De kadernota 2012 is de eerste kadernota nieuwe stijl geweest. Rekening houdend met een beleidscyclus van minimaal 2 jaar zouden de eerste resultaten van een beleidsevaluatie in de kadernota 2015 (dus in juni 2014) gepresenteerd kunnen worden. 2014 Is echter een verkiezingsjaar waarin geen kadernota wordt uitgebracht maar uiteindelijk een nieuw collegeprogramma wordt vastgesteld. Dit betekent dat de kadernota 2016, uitkomend in het voorjaar 2015, de eerste kadernota is waarin samenvattend enkele beleidsevaluaties gepresenteerd kunnen worden. Dit geeft ons de tijd om beleidsevaluatie als proces goed te implementeren.
Raadsvoorstel Blad: 3 van 5 Het is wenselijk dat uiteindelijk ook al het bestaande beleid wordt geëvalueerd. Het voorstel is om te starten met vastgestelde beleidsvoornemens uit de kadernota 2012 en gaande weg ook bestaand beleid te evalueren. Doorontwikkeling van de P&C-documenten Een bijkomend positief effect van het houden van beleidsevaluaties is het feit dat tijdens de evaluatie zelf de conclusie getrokken kan worden dat het genoemde effect eigenlijk een prestatie is (of andersom). Hier leren we met elkaar van zodat de (theoretische)kennis van definities van effecten en prestaties automatisch verbetert. Het zal wat tijd vragen, maar uiteindelijk zullen we P&C-documenten hebben waarin op een juiste wijze invulling is gegeven aan effect en prestatie. Dit vraagt wel de nodige inzet als het gaat om begeleiding en coaching, zowel richting ambtelijke organisatie als de diverse fracties die natuurlijk allen ten tijde van het kadernotaproces met beleidsvoorstellen komen. Samenvattend Door beleidsevaluatie een vast onderdeel van de gehele beleidscyclus te laten uitmaken, maakt dat de gemeenteraad nog beter in staat wordt gesteld om uitvoering te geven aan de controlerende én sturende taak. Zowel de op zichzelf staande evaluaties als een samenvatting van deze evaluaties (gepresenteerd in de kadernota) worden naast alle bestaande verantwoordingsdocumenten aangeboden. Dit betekent concreet dat de gemeenteraad de volgende documenten op jaarbasis zal ontvangen: - Beleidsmatig jaarverslag - De reguliere P&C-rapportages (begroting, voor- en najaarsrapportage, jaarrekening) - Tussentijdse rapportages van de individuele gemeenschappelijke regelingen - De afzonderlijke beleidsevaluaties (per beleidsonderwerp) Naast deze documenten worden ook jaarlijks de kaderbrief en kadernota aangeboden. Voor het jaar 2014 zal een uitzondering gemaakt worden. Dan zal een collegeprogramma uitkomen in plaats van de kaderbrief en kadernota. Bij het opstellen van het collegeprogramma wordt rekening gehouden met het beleid wat voor handen is en de status van dit beleid zal worden getoetst. Wat willen we bereiken? De raad wordt middels beleidsevaluatie beter in staat gesteld om te sturen op effecten van beleid. Waarom willen we dit? 1. Argumenten Tegemoet gekomen wordt aan de behoefte die er leeft in de raad en tevens wordt uitvoering gegeven aan het proces Evalueren. De raad wordt in staat gesteld om beter te sturen op effecten van beleid en de kwaliteit van de P&C-documenten met de daarbij behorende inhoudelijke discussies zullen in kwaliteit toenemen. 2. Alternatieven Eigenlijk geen. Evalueren is één van de processen van deze procesgerichte regieorganisatie. Indien niet geëvalueerd zal gaan worden wordt de gemeenteraad minder gefaciliteerd in de sturende bevoegdheid die hij heeft. Onderbouwde politiek fundamentele discussies kunnen lastiger gevoerd worden indien feitelijke gegevens omtrent behaalde effecten ontbreken. 3. Kanttekeningen -
Raadsvoorstel Blad: 4 van 5 Wat gaat het kosten? Uitvoering wordt gegeven aan het proces Evalueren wat een vaststaand proces is binnen de wendbare procesgerichte organisatie. Met de huidige capaciteit en middelen kan uitvoering gegeven worden aan het instrument beleidsevaluatie. Wat gaan we daarvoor doen? Het format raadsvoorstel dient aangepast te worden zodat nieuwe beleidsinitiatieven altijd voor een bepaalde tijd vastgesteld worden door de gemeenteraad. Voorgesteld wordt om te starten met het evalueren van nieuw beleid zoals voor het eerst is opgenomen geweest in de kadernota 2012. De volledige resultaten van de evaluaties worden altijd aan de gemeenteraad aangeboden en een samenvatting zal worden opgenomen in de kadernota. Voor het eerst met ingang van het boekjaar 2016 (= kadernota 2016 wat medio 2015 wordt vastgesteld). Dit omdat het jaar 2014 een verkiezingsjaar is en in dat jaar geen kadernota wordt uitgebracht maar een collegeprogramma. Communicatie voortraject De werkgroep Planning en Control is nauw betrokken geweest in het voortraject. Het ontwikkelde format Beleidsevaluatie, wat qua opzet en lay-out nauw aansluit bij de huidige P&C-documenten, heeft voorgelegen. Communicatie besluit Publicatie vindt plaats op de gemeentelijke website. Intern zal uitvoering gegeven moeten worden aan de implementatiefase. Voorstel 1. Kennisnemen van de invoering van beleidsevaluatie; 2. Toekomstig nieuw beleid per 01-01-2014 en verder voor een bepaalde periode vaststellen; 3. Ter borging hiervan het sjabloon Raadsvoorstel laten aanpassen. Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN IJSSELSTEIN, De secretaris, de burgemeester, J. van Delden drs. P.C. van den Brink Overzicht bijlagen: -
Raadsbesluit blad : 5 van 5 De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 26 november 2013, zaaknummer 20531 BESLUIT: 1. Kennis te nemen van de invoering van beleidsevaluatie; 2. Toekomstig nieuw beleid per 01-01-2014 en verder voor bepaalde tijd vast te stellen; 3. Ter borging hiervan het sjabloon Raadsvoorstel te laten aanpassen. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 19 december 2013 de griffier, de voorzitter, J.A.M. Kleene drs. P.C. van den Brink