Gebruikershandleiding voor trainers
Inhoudsopgave INLEIDING... 3 DEEL 1 BASISFUNCTIONALITEIT... 4 HOOFDSTUK 1 AANMELDEN... 4 HOOFDSTUK 2 HET TRAINERSPROFIEL... 4 Help! Ik ben mijn wachtwoord vergeten!... 4 Het menu... 4 Een profiel invullen of wijzigen... 5 Een foto plaatsen... 5 Profiel onzichtbaar maken... 5 Proeflessen aanbieden... 5 Wachtwoord wijzigen... 5 Profiel opslaan... 6 Profiel weergeven... 6 HOOFDSTUK 3 TRAININGEN BEHEREN... 6 Een nieuwe training aanmaken... 6 Een training wijzigen... 6 Een training verwijderen... 7 Je trainingsschema op een andere website publiceren... 7 HOOFDSTUK 4 INSCHRIJVEN VOOR BIJEENKOMSTEN... 7 HOOFDSTUK 5 UITBREIDINGEN TOEVOEGEN... 7 Uitbreidingen bekijken... 8 Abonneren op een uitbreiding... 8 DEEL 2 UITBREIDINGEN... 9 HOOFDSTUK 1 CLIËNTREGISTRATIE EN AANMELDINGEN... 9 Het tabblad Mijn cliënten... 9 Hoe melden cliënten zich aan?... 10 Extra functionaliteit tabblad Mijn trainingen... 10 Wat betekent deze uitbreiding voor cliënten?... 10 HOOFDSTUK 2 CLIËNTBETALINGEN... 10 Het tabblad Mijn betalingen... 11 Betaalmogelijkheden instellen... 11 Abonnementen aanmaken... 11 Een abonnement bewerken... 12 Een abonnement verwijderen... 12 Betalingen weergeven... 12 Hoe betalen cliënten?... 12 E- mailnotificatie... 12 TOT SLOT... 13 2
Inleiding Deze gebruikershandleiding is bedoeld voor trainers die zich hebben aangemeld bij Bootcamptrainers.nl. In de volgende hoofdstukken vind je uitgebreide uitleg over de functionaliteit van Bootcamptrainers.nl, zodat je de functies zo effectief mogelijk kunt inzetten voor het organiseren van trainingen. Er wordt aandacht besteed aan zowel de basisfuncties als aan de uitbreidingen. Raadpleeg bij vragen de pagina met veelgestelde vragen op Bootcamptrainers.nl of neem contact op met de technische helpdesk van Bootcamptrainers.nl door een e- mail te sturen naar roos@bootcamptrainers.nl. Wij wensen je veel succes met het organiseren van trainingen! 3
Deel 1 Basisfunctionaliteit Dit onderdeel gaat over de basisfunctionaliteit van Bootcamptrainers.nl. Wil je meer lezen over de mogelijke uitbreidingen? Lees dan Deel 2 van deze gebruikershandleiding en ontdek de vele beschikbare mogelijkheden die je kunnen helpen bij de organisatie van Bootcamp. Hoofdstuk 1 Aanmelden Voordat je alle handige functies van Bootcamptrainers.nl kunt inzetten bij de organisatie van trainingen, moet je je als trainer aanmelden. Op de hoofdpagina van de website klik je hiervoor op Meld je hier aan. Je komt op de aanmeldpagina terecht, waar je kunt kiezen of je je als trainer of als bedrijf wilt aanmelden. Wanneer je je als bedrijf aanmeldt, vul je ook je bedrijfsnaam in. Vul verder alle gevraagde gegevens in, een geldig e- mailadres en verzin een wachtwoord. Wil je dat je profiel niet meteen zichtbaar is op Bootcamptrainers.nl? Haal dan het vinkje weg bij Toon mijn profiel op de website. Het profiel kan later alsnog zichtbaar worden gemaakt via je persoonlijke pagina. Wanneer je de beveiligingscode hebt ingetypt en akkoord bent gegaan met de algemene voorwaarden, klik je op Meld mij aan. Je krijgt een bevestigingse- mail toegestuurd met aanvullende informatie over hoe je een persoonlijk profiel aanmaakt. Klik op de bevestigingslink in de e- mail om de aanmelding te bevestigen. Zodra je dit gedaan hebt, is de aanmelding voltooid en kun je daadwerkelijk beginnen. Hoofdstuk 2 Het trainersprofiel Wanneer je je als trainer hebt aangemeld bij Bootcamptrainers.nl, krijg je toegang tot je persoonlijke trainersprofiel. Dit profiel is je persoonlijke pagina, de plek waar je je diensten gaat verkopen. Nadat je de aanmelding vanuit de bevestigingse- mail hebt bevestigd, kun je inloggen op Bootcamptrainers.nl. Waarschijnlijk ben je al automatisch ingelogd. Indien dat niet het geval is, log je rechtsboven op de website in met je e- mailadres en wachtwoord. Help! Ik ben mijn wachtwoord vergeten! Indien je je wachtwoord bent vergeten, kun je een nieuw wachtwoord naar je e- mailadres laten versturen. Klik hiervoor onder de inlogvelden op Wachtwoord vergeten, vul het e- mailadres in waarmee je op Bootcamptrainers.nl bent aangemeld en klik op Verstuur. Het nieuwe wachtwoord wordt direct naar dit e- mailadres verstuurd. Het menu Zodra je bent ingelogd, verschijnt er rechtsboven een aantal links: 4
- - - - Mijn pagina geeft je profiel weer zoals die er nu uitziet. Via Mijn dashboard kom je in het menu waar je alle instellingen met betrekking tot je profiel en eventuele uitbreidingen kunt wijzigen. Onder Bijeenkomsten staan alle Bootcamp- bijeenkomsten die gepland staan. Met Uitloggen log je uit van de website. Een profiel invullen of wijzigen Het trainersprofiel is essentieel voor de verkoop van trainingen. Het is dan ook belangrijk dat je profiel zo volledig mogelijk is, met informatie over je trainingen en contactgegevens. Je kunt je profiel te allen tijde wijzigen. Klik in het menu op Mijn dashboard en vervolgens op Mijn profiel. De pagina waarop je de profielgegevens kunt wijzigen verschijnt op het scherm. Een aantal gegevens is tijdens het aanmelden al ingevuld. Deze gegevens kunnen hier gewijzigd worden. Ook is het mogelijk om verdere informatie toe te voegen. Het is bijvoorbeeld aan te raden om een duidelijke profielbeschrijving in te vullen, zodat cliënten weten wie je bent, wat je diensten zijn en wat je ervaring is. Verder is er ruimte voor links naar social media. Een foto plaatsen Met een klik op de knop Bladeren kun je een profielfoto op de harde schijf selecteren en openen. De foto wordt dan naar je profiel geüploaded. De foto mag maximaal 5MB groot zijn en moet het JPG- formaat hebben. Om een andere foto te uploaden, klik je opnieuw op Bladeren en zoek je een andere foto uit. Profiel onzichtbaar maken Onder aan de pagina staat de optie Publiek profiel. Wanneer deze optie staat aangevinkt, is je trainersprofiel zichtbaar op Bootcamptrainers.nl. Mocht je je diensten pas later willen aanbieden of je profiel tijdelijk onzichtbaar willen maken, dan vink je deze optie uit. Proeflessen aanbieden Wil je gratis proeflessen aan cliënten aanbieden? Vink dan de optie Proeflessen aan. Voortaan kunnen cliënten zich via jouw profiel voor een gratis proefles aanmelden. Wachtwoord wijzigen Rechts op de pagina kan het wachtwoord gewijzigd worden. Indien je dit wilt wijzigen, vul je in beide velden het nieuwe wachtwoord in. Laat je de velden leeg, dan blijft het oude wachtwoord ongewijzigd. 5
Profiel opslaan Wanneer alle wijzigingen zijn doorgevoerd, sla je het profiel op met de knop Opslaan. Profiel weergeven Wil je zien hoe je trainersprofiel er nu uitziet? Klik boven in het menu op Mijn pagina om het profiel weer te geven. Hier staan je contactgegevens, komende trainingen en eventuele beoordelingen van cliënten. Hoofdstuk 3 Trainingen beheren Op Bootcamptrainers.nl kun je toekomstige trainingen publiceren, zodat cliënten weten wanneer er wat op het programma staat. Om trainingen in te voeren, te wijzigen of te verwijderen, ga je naar het tabblad Mijn trainingen. Een nieuwe training aanmaken Om een nieuwe training toe te voegen, klik je rechts op Nieuwe training toevoegen. Allereerst kies je via het uitrolmenu of het om een eenmalige training gaat of om een wekelijks terugkerende training. Bij een eenmalige training verschijnt er bij Datum/dag een kalendericoontje. Klik daarop en kies de gewenste datum uit. Gaat het om een wekelijks terugkerende training, kies dan de gewenste dag in het uitrolmenu. Vul vervolgens de tijd, plaats, precieze locatie en trainingsnaam in. Ten slotte vul je een beschrijving in van de training, zodat cliënten weten wat hen te wachten staat. Sla op met een klik op Opslaan. De nieuwe training verschijnt direct links op de pagina. Een training wijzigen Op het tabblad Mijn trainingen kunnen bestaande trainingen ook gewijzigd worden. Onder elke training staat de knop Bewerk. Wanneer je hierop klikt, kun je rechts de gewenste wijzigingen doorvoeren en opslaan met de knop Opslaan. 6
Een training verwijderen Op het tabblad Mijn trainingen staat onder elke bestaande training de knop Verwijder. Klik hierop om een training te verwijderen en bevestig met een klik op OK. Je trainingsschema op een andere website publiceren Heb je een eigen website of weblog en wil je je trainingsschema van Bootcamptrainers.nl daar graag op publiceren? Dan kan dat! Op het tabblad Mijn trainingen vind je deze optie rechtsboven. Klik op de knop Geef mij de code en de HTML- code verschijnt meteen. In het uitrolmenu stel je in hoeveel trainingen er moeten worden weergegeven. Selecteer de code en kopieer die naar de gewenste plaats in de broncode van je website of weblog. Wanneer het gelukt is om het schema op je persoonlijke website of weblog te publiceren, hoef je hier verder niets meer aan te veranderen. Zodra je het trainingsschema op Bootcamptrainers.nl wijzigt of aanvult, past het schema op je persoonlijke website of weblog zich automatisch aan. Hoofdstuk 4 Inschrijven voor bijeenkomsten Bootcamptrainers.nl organiseert regelmatig bijeenkomsten, trainingen en workshops. Als trainer op Bootcamptrainers.nl kun je je hiervoor inschrijven. De geplande bijeenkomsten staan op het tabblad Bijeenkomsten. Klik op een bijeenkomst voor meer informatie. Naast de datum, tijd en locatie vind je hier een beschrijving van de bijeenkomst. Om je in te schrijven klik je onder aan de pagina op Schrijf je in. Klik bij de bevestigingsvraag op OK om je inschrijving te bevestigen. Er verschijnt meteen een vink met de melding dat je bent ingeschreven voor deze bijeenkomst. Ook krijg je een e- mailbevestiging toegestuurd. Hoofdstuk 5 Uitbreidingen toevoegen Bootcamptrainers.nl bevat allerlei basisfuncties die na aanmelding toegankelijk zijn. Er zijn echter heel wat uitbreidingen mogelijk die jou kunnen helpen bij het organiseren van trainingen. De uitbreidingen kunnen de organisatie enorm vereenvoudigen, want hiermee kun je alle facetten van een succesvolle training op een centrale plaats afhandelen. Met de juiste pakketten vormt Bootcamptrainers.nl het dashboard van de organisatie en administratie en heb je nooit meer problemen met de financiële afhandeling met cliënten of onzekerheid over het aantal deelnemers van een training. De uitbreidingen zijn er om het je gemakkelijker te maken, waardoor je een hoop tijd en moeite bespaart. 7
Uitbreidingen bekijken Om naar de uitbreidingen toe te gaan, moet je eerst zijn ingelogd. Via Mijn dashboard in het bovenmenu kom je bij de tabbladen, waarna je op Uitbreidingen klikt. De mogelijke uitbreidingen verschijnen op het scherm. Het is mogelijk dat bepaalde uitbreidingen nog niet besteld kunnen worden. Voor sommige uitbreidingen moet je namelijk geabonneerd zijn op een andere uitbreiding. Klik op een uitbreiding om de beschrijving weer te geven. Naast de beschrijving zie je de abonnementskosten en een aantal afbeeldingen van de uitbreiding. Om een afbeelding groot weer te geven, klik je erop. Abonneren op een uitbreiding Wanneer je je op een uitbreiding wilt abonneren, klik je bij de beschrijving op de knop Abonneer. Op de volgende pagina verschijnen de algemene voorwaarden. Zodra je deze hebt gelezen, vink je aan dat je hiermee akkoord gaat en klik je ter bevestiging op Abonneer. Je krijgt nu een bevestigingse- mail toegestuurd met een factuur en instructies voor de betaling. Zodra de betaling binnen is, wordt de uitbreiding geactiveerd. Om deze te kunnen gebruiken, dien je even uit te loggen en in te loggen. 8
Deel 2 Uitbreidingen Dit onderdeel van de gebruikershandleiding beschrijft de verschillende uitbreidingen die mogelijk zijn op Bootcamptrainers.nl. Hoofdstuk 1 Cliëntregistratie en aanmeldingen Wil je graag overzicht over je cliënten en wil je precies weten hoeveel cliënten er op een training zullen verschijnen? Dan biedt het pakket 'Cliëntregistratie en aanmelding' uitkomst! Hiermee kunnen cliënten zich namelijk als cliënt bij jou inschrijven en verschijnen zij onder het nieuwe tabblad Mijn cliënten. Voortaan heb je overzicht over wie je cliënten zijn en hoeveel lessen zij bij jou hebben gevolgd. Bovendien kun je per training een lijst met aanmeldingen uitprinten, zodat je precies weet wie er op een training verschijnt. Zo weet je altijd waar je aan toe bent. Ook voor cliënten is het aanmelden voor trainingen simpel. Een ingelogde cliënt kan zich op jouw pagina met een druk op de knop voor jouw trainingen aanmelden, eenmalig of zelfs wekelijks. Afmelden kan ook, zodat je niet voor onverwachte verassingen komt te staan. Het tabblad Mijn cliënten Met de uitbreiding Cliëntregistratie en aanmeldingen beschik je over het extra tabblad Mijn cliënten. Hier komen alle cliënten te staan die zich bij jou hebben aangemeld. Per cliënt staan hier de contactgegevens, de inschrijfdatum, het aantal credits, gevolgde trainingen en het soort abonnement dat die persoon heeft. Deze gegevens worden zichtbaar zodra je op een cliënt klikt. 9
Hoe melden cliënten zich aan? Cliënten kunnen zich bij jou aanmelden door op je profiel op de knop Meld je aan als cliënt te klikken. Vervolgens vullen zij hun gegevens in en bevestigen hun aanmelding. Extra functionaliteit tabblad Mijn trainingen Het tabblad Mijn trainingen is met deze uitbreiding uitgebreid met extra functies. Bij elke training staat nu een knop met het aantal ingeschreven deelnemers. Klik op deze knop en er verschijnt een lijst met cliënten die zich voor deze training hebben ingeschreven. Om de contactgegevens van een cliënt te tonen, klik je op de naam. Verder bestaat de mogelijkheid om de lijst met deelnemers uit te printen, zodat je op een training precies weet wie er komt. Klik hiervoor op Print de cliëntenlijst. Wat betekent deze uitbreiding voor cliënten? Wanneer je als trainer van deze uitbreiding gebruikmaakt, is het voor cliënten zeer eenvoudig om zich voor je trainingen in te schrijven. Ze hoeven slechts op een knop te drukken om zich voor een training aan te melden. Hiermee is de drempel om aan een training deel te nemen zeer laag. Bovendien heeft de cliënt overzicht over de komende trainingen waaraan hij of zij deelneemt. Hoofdstuk 2 Cliëntbetalingen Met het betaalpakket heb je toegang tot een zeer handige toepassing waarmee je de complete financiële afhandeling van trainingen op een centrale plaats kunt regelen. Dit vereenvoudigt de betaling voor zowel trainer als cliënt: als trainer heb je overzicht over de betalingen en abonnementen van cliënten en cliënten kunnen eenvoudig via Bootcamptrainers.nl lessen inkopen via ideal. Als trainer kun je alle betaalmogelijkheden naar eigen wens instellen en cliënten hebben overzicht over hun credits en abonnementen. 10
Het tabblad Mijn betalingen Wanneer je voor het eerst naar het tabblad Mijn betalingen gaat, krijg je waarschijnlijk de melding dat er nog wat gegevens ontbreken die nodig zijn om van deze dienst gebruik te kunnen maken. Klik in dat geval op Ga naar je profiel. Vul rechtsonder het nummer van je bankrekening in, je KvK- nummer en BTW- nummer. Sla op met de knop Opslaan en keer terug naar het tabblad Mijn betalingen. Betaalmogelijkheden instellen Bij de betaalmogelijkheden kun je verschillende betaalmogelijkheden aanvinken: losse lessen betalen, strippenkaarten en abonnementen. Activeer de gewenste betaalmogelijkheden door ze aan te vinken. Bij een losse les vul je de prijs in per les. Bij een strippenkaart vul je de prijs in van een hele strippenkaart. In het uitrolmenu klik je aan uit hoeveel lessen een strippenkaart bestaat. Om een idee te hebben van de prijs van een strippenkaart, verschijnt de prijs per les daaronder. Alle prijzen zijn inclusief BTW. Sla de instellingen op met de knop Opslaan. Abonnementen aanmaken Rechts op het tabblad Mijn betalingen kun je indien je abonnementen als betaalmogelijkheid hebt aangevinkt abonnementsvormen aanmaken. Klik hiervoor op Nieuw abonnement. Vul de naam van het nieuwe abonnement in, het aantal trainingen dat de cliënt per week mag doen, de looptijd van het abonnement en de prijs inclusief BTW. Sla op met de knop Opslaan. Het nieuwe abonnement komt nu rechts op de pagina te staan. 11
Een abonnement bewerken Om een abonnement te bewerken klik je onder een bestaand abonnement op Bewerk abonnement. Hier zie je meteen welke cliënten op dit abonnement geabonneerd zijn. Voer de gewenste wijzigingen door en klik op Opslaan. Wees je hierbij bewust dat cliënten op de hoogte moeten worden gebracht van belangrijke wijzigingen, zodat ze niet onverwachts verrast worden. Een abonnement verwijderen Om een abonnement te verwijderen klik je onder het te verwijderen abonnement op Verwijderen. Je krijgt een bevestigingsvraag met de melding hoeveel cliënten op het abonnement geabonneerd zijn. Klik op OK om het abonnement te verwijderen. Zorg bij het verwijderen van een abonnement dat geabonneerde cliënten van tevoren op de hoogte zijn van het vervallen van het abonnement. Betalingen weergeven Onder aan het tabblad Mijn betalingen staat een overzicht van de betalingen die door cliënten zijn verricht. In het uitrolmenu kun je kiezen of je de betalingen per maand of allemaal wilt weergeven. Betreft het een maand die afgelopen is, dan kunnen de bijbehorende facturen voor eigen administratie worden uitgeprint. Dit kan nog niet bij de nog lopende maand, aangezien die eerst moet zijn afgelopen. Hoe betalen cliënten? Cliënten kunnen wanneer zij zijn ingelogd op het tabblad Mijn credits een van de betalingsmogelijkheden kiezen en bestellen. De betaling loopt hierbij via ideal. Wanneer een cliënt zich voor een van je trainingen inschrijft, betaalt deze met de aangeschafte credits of het abonnement. Ook wanneer de credits op zijn, het maximaal aantal wekelijkse lessen binnen een abonnement verbruikt is of het abonnement verlopen is, kan een cliënt zich nog aanmelden voor een training. De cliënt rekent dan een losse les af door te betalen via ideal. E- mailnotificatie Wanneer een abonnement van een van je cliënten bijna afloopt, krijg je automatisch een e- mailnotificatie om hiervan op de hoogte te zijn. Je zou de cliënt dan over de mogelijke betaalmogelijkheden en abonnementen kunnen inlichten. 12
Tot slot Het team van Bootcamptrainers.nl staat altijd open voor feedback over de website en aanverwante zaken. Heb je suggesties of wil je problemen doorgeven? Neem dan gerust contact met ons op. Roos Janssen (technische vragen): roos@bootcamptrainers.nl Eric Gugelot (eigenaar): info@bootcamptrainers.nl Voor feedback over deze handleiding kun je contact opnemen met: Mariska van Dasselaar (communicatiemanager): mariska@bootcamptrainers.nl. 13