Handleiding Perinatale Audit Registratiesysteem (PARS)

STICHTING PERINATALE AUDIT NEDERLAND Mercatorlaan 1200 3528 BL Utrecht Tel 030 28 23 937 E info@perinataleaudit.nl I www.perinataleaudit.nl Handleiding Perinatale Audit Registratiesysteem (PARS) Juli 2014

REVISIEHISTORIE versie 1 september 2009 uitgave door RIVM versie 2 januari 2010 aangepast aan de overgang van RIVM naar Stichting PAN versie 3 mei 2010 tekstuele wijziging: invoeren deelnemers zonder BIG-nummer wijziging procedure aanvraag inlogcode toevoeging exportfuncties versie 4 augustus 2010 omschrijving panelleden en rollen bij de auditbijeenkomst, accreditatie en duidelijker aanwijzingen voor het opslaan van de gegevens Versie 5 juni 2011 toevoegingen over vragenlijst, besprekingen kernteam en morbiditeit Versie 6 juli 2012 Illustraties aangepast; vormgeving schermen iets gewijzigd i.v.m. aanpassing van de applicatie aan nieuwe versies van webbrowsers. Tevens tekst aangepast voor registratie van de (doodsoorzaken) classificaties bij morbiditeit in de auditresultaten. Versie 7 mei 2013 Aandachtspunten toegevoegd. Exportmogelijkheid conclusies en aanbevelingen bij SSF en aandachtspunten. Bericht bij te lang openstaande bijeenkomsten en auditresultaten (casus). Versie 8 juli 2013 Contactgegevens aangepast. Versie 9 juli 2014 Tulip doodsoorzakenclassificatie (WHY) en aanvullende vragen verwijderd handleiding PARS (juli 2014) 2

Inhoud 1 Inleiding 4 1.1 Stappen tijdens de audit 4 1.2 Het Perinatale Audit Registratie Systeem 4 1.3 Voor wie is deze handleiding bedoeld? 5 1.4 Toegang tot PARS 5 1.5 Bescherming van persoonsgegevens 5 1.6 Gebruikte icoontjes 5 1.7 Vragen 6 1.7.1 Voor vragen en opmerkingen bij voorkeur een e-mail bericht sturen naar 6 1.8 Bijeenkomsten en casus die te lang openstaan 6 2 PARS 1: gegevens over de auditbijeenkomst 8 2.1 Toegang tot de applicatie 8 2.2 Invoer van gegevens over de bijeenkomst 8 2.2.1 Datum en plaats van de bijeenkomst, soort bijeenkomst 9 2.2.2 Deelnemers aan de bijeenkomst 10 2.2.3 Accreditatie 12 2.2.4 De rol van de deelnemers 13 2.2.5 Samenvatting van de bijeenkomst 13 2.2.6 Corrigeren BIG-nummer of naam deelnemer Audit 15 2.2.7 Toevoegen deelnemers aan al geregistreerde bijeenkomst 17 3 PARS 2: auditresultaten 20 3.1 Doodsoorzakenclassificaties/morbiditeitsclassificaties 21 3.1.1 What (ReCoDe classificatie) 22 3.1.2 When (Wigglesworth classificatie) 23 3.2 Substandaard factoren 24 3.2.1 Overzicht van de substandaard factoren 25 3.2.2 Tabblad Omschrijving 27 3.2.3 Tabblad Betrokken zorgverleners 28 3.2.4 Tabblad Omstandigheden 30 3.2.5 Tabblad Factoren 31 3.2.6 Tabblad Relatie met sterfte/morbiditeit 35 3.2.7 Tabblad Conclusies 35 3.2.8 Overzicht 36 3.2.9 Exporteren conclusies van de SSF en aandachtspunten 36 3.3 Conclusies en aanbevelingen overnemen in Auditbijeenkomst 37 3.4 Toevoegen gegevens aan al geregistreerde auditresultaten 39 3.5 Aandachtspunten 40 3.5.1 Werkwijze 40 4 Afsluiting bijeenkomst en casus (auditresultaten) tot slot 43 handleiding PARS (versie juli 2013) 3

1 Inleiding PARS, het perinatale audit registratiesysteem, is een registratiesysteem voor de auditbijeenkomsten (accreditatie en procesevaluatie) en de auditresultaten (concrete aanbevelingen voor de verbetering van de kwaliteit van de zorg). De registratie van de auditresultaten kan tevens een hulpmiddel zijn voor het op systematisch wijze doorlopen van het auditproces. 1.1 Stappen tijdens de audit Audit is een cyclisch proces, met verschillende stappen: 1. registratie van zorggegevens; 2. ordening van zorggegevens in een chronologisch verslag; 3. perinatale sterfte/morbiditeit audit; classificatie van de doodsoorzaak; beoordeling van de verleende zorg op de aanwezigheid van substandaard factoren, dat wil zeggen factoren in het zorgproces die in ongunstige zin afwijken van de standaarden, richtlijnen, protocollen of gangbare zorg en die de potentie hebben de uitkomst ongunstig te beïnvloeden; kwalificatie van de relatie tussen eventuele substandaard factoren en de sterfte/morbiditeit. 4. conclusies en aanbevelingen voor concrete verbeteracties; 5. evaluatie van de voorgenomen verbeteracties in de volgende auditcyclus. 1.2 Het Perinatale Audit Registratie Systeem PARS is een webbased applicatie. Toegang: https://pars.perinataleaudit.nl. De applicatie is geschikt voor gebruik van de browser Internet Explorer versie 7, 8 en 9, Firefox en Google Chrome PARS is opgebouwd uit twee gescheiden gegevensstromen: 1. In PARS 1 worden de gegevens over de auditbijeenkomsten (waar, wanneer, soort bijeenkomst) en de deelnemers aan die bijeenkomsten opgenomen. Deze (herleidbare) gegevens worden gebruikt voor accreditatie en (geanonimiseerde) procesevaluatie. 2. In PARS 2 worden de auditresultaten opgeslagen. Deze database bevat geen herleidbare gegevens van patiënten of zorgverleners. PARS 2 is opgebouwd volgens het verloop van het auditproces, met name de kernvragen uit stap 3 en stap 4 van het auditproces. Door PARS tijdens de bijeenkomst groot en voor iedereen zichtbaar te projecteren, is PARS een hulpmiddel om de auditstappen te doorlopen en kan men geen stappen overslaan. handleiding PARS (juli 2014) 4

1.3 Voor wie is deze handleiding bedoeld? Deze handleiding is bedoeld voor de rapporteurs van de auditbijeenkomst en de auditresultaten. Per samenwerkingsverband voor de lokale audit of per perinatologisch centrum voor de regionale auditbijeenkomsten, krijgen de rapporteur en zijn/haar vervanger toegang tot PARS. 1.4 Toegang tot PARS Gebruikersnaam en wachtwoord worden aangemaakt door de stichting Perinatale Audit Nederland (PAN) (www.perinataleaudit.nl ). Aanvraag per e-mail info@perinataleaudit.nl onder vermelding van naam (voorletters tussenvoegsel achternaam), functie, telefoonnummer, naam ziekenhuis van het samenwerkingsverband, naam samenwerkingsverband en BIG-nummer. 1.5 Bescherming van persoonsgegevens Er zijn een paar maatregelen genomen om de bescherming van de persoonsgegevens (van patiënt en zorgverlener) te waarborgen: De casus die besproken zijn in een auditbijeenkomst zijn alleen terug te vinden door de rapporteur via de aanmaak- en wijzigingsdatum en tijd van de casus in het overzicht (zie 3). De casus zijn alleen geregistreerd op geboortejaar van het betreffende kind en het jaar van de auditbespreking. 1.6 Gebruikte icoontjes voor bewerking voor weggooien. Pas op, weggooien is een definitieve actie. Het systeem vraagt eerst nog wel of weggooien echt de bedoeling is. voor opslaan. Als u tussentijds stopt met registreren, sla dan de gegevens altijd op, ook in de overzichts schermen PARS Bijeenkomst of PARS Casus. Daarna kun je op elk gewenst ogenblik verder gaan door op bijeenkomst of op auditresultaten het bewerkingsicoon aan te klikken. voor toevoegen van nieuwe informatie handleiding PARS (versie juli 2013) 5

voor afsluiting bijeenkomst of auditresultaat. Pas op, afsluiten is een definitieve actie, waarna het in principe niet meer mogelijk is gegevens te wijzigen. voor exporteren van data naar een rtf bestand voor eigen documentatie. Hierbij moet bij enkele webbrowsers de Ctrl-knop ingedrukt worden gehouden, tot en met het openen van het document in Word. voor toelichting 1.7 Vragen 1.7.1 Voor vragen en opmerkingen bij voorkeur een e-mail bericht sturen naar info@perinataleaudit.nl of telefonisch contact opnemen met het bureau PAN (030-28 23 937). 1.8 Bijeenkomsten en casus die te lang openstaan U dient de bijeenkomsten die compleet zijn en de auditresultaten (casus) die klaar zijn af te sluiten, uiterlijk 4 weken na aanmaak van de bijeenkomsten en de casus. Bij het openen van PARS krijgt u bericht over eventueel nog te lang openstaande bijeenkomsten en/of casus. Deze kunt u verder opzoeken en verwerken via <<Audit >> <<Bijeenkomsten>> en/of <<Auditresultaten>> en openen via het icoontje bewerken. handleiding PARS (juli 2014) 6

De bijeenkomst afsluiten via het icoontje onderaan het tabblad samenvatting van PARS- Bijeenkomst en voor de auditresultaten onderaan het tabblad PARS-Casus. handleiding PARS (versie juli 2013) 7

2 PARS 1: gegevens over de auditbijeenkomst 2.1 Toegang tot de applicatie https://pars.perinataleaudit.nl waarna een inlogscherm verschijnt, waarin u uw gebruikersnaam en wachtwoord moet invullen. De applicatie is geschikt voor gebruik van de browser Internet Explorer versie 7, 8 en 9, Firefox en Google Chrome 2.2 Invoer van gegevens over de bijeenkomst Hiervoor klikken op <<Audit>> en <<Bijeenkomsten>> (links boven zwarte band). In het overzicht wordt dan zichtbaar welke bijeenkomsten al door u geregistreerd (in behandeling of afgesloten) zijn. Voor het aanmaken van een nieuwe bijeenkomst klikken op handleiding PARS (juli 2014) 8

Hierna worden drie tabbladen zichtbaar: <<Bijeenkomst>>, <<Deelnemers>> en <<Samenvatting>>. 2.2.1 Datum en plaats van de bijeenkomst, soort bijeenkomst Datum van de (geplande) auditbespreking. Type bijeenkomst: klik aan of het een: lokale (binnen een verloskundig samenwerkingsverband van een perifeer ziekenhuis of van een perinatologisch centrum);of regionale (vanuit het perinatologisch centrum voor de gehele regio); of kernteam (lokale audit met beperkt aantal deelnemers in het auditteam; in centra met grote aantallen sterftecasus) bijeenkomst is. N.B. Nadien kan een in het kernteam besproken casus opnieuw in de lokale of regionale audit plenair besproken worden. Invullen VSV bij lokale audit (niet verplicht; sommige samenwerkingsverbanden hebben nog geen naam). bij de eerste bijeenkomst (of op het moment dat een naam voor een VSV bedacht is) kan de naam van VSV ingevoerd worden via aanklikken, afkorting en omschrijving VSV en opslaan via icoontje onderaan het scherm. handleiding PARS (versie juli 2013) 9

bij de tweede en volgende bijeenkomst kunt u de eerder ingevoerde naam via het dropdown menu (alfabetisch gerangschikt) of door invullen van de eerste letters vinden en aanklikken. Ziekenhuis: De naam van het ziekenhuis waar de bespreking plaatsvond hier invullen. De namen van de ziekenhuizen kunt u via het dropdown menu kiezen (alfabetisch weergegeven of invullen van enkele letters uit de naam in het vak). N.B. is de naam van het ziekenhuis inmiddels veranderd, geef dit door aan: accreditatie@perinataleaudit.nl Aantal geplande casus voor de bespreking Aangeven of de casus mortaliteit of morbiditeit betreft en of de casus voor eerst besproken wordt of opnieuw (na eerdere bespreking binnen het kernteam). 2.2.2 Deelnemers aan de bijeenkomst Open vervolgens het tabblad <<Deelnemers>>. Invoeren deelnemers door aanklikken handleiding PARS (juli 2014) 10

Zorgverleners moeten met BIG-nummer geregistreerd worden voor de accreditatie, andere deelnemers worden alleen op naam geregistreerd. Eenmaal ingevoerde deelnemers blijven in het systeem opgeslagen en kunnen teruggevonden worden op naam of op BIG-nummer. Vul de beroepsgroep in (dropdown menu) en geef de rol aan (zie volgende bladzijde). Iedere deelnemer die u opvoert in het scherm PARS Deelnemer opslaan. Stopt u tussentijd sla dan ook PARS Bijeenkomst op via het icoontje onderin het scherm. Een nieuwe deelnemer kan toegevoegd worden door op het groene kruistekentje in het scherm PARS- Deelnemer te klikken en vervolgens het scherm PARS-zorgverlener in te vullen en op te slaan. handleiding PARS (versie juli 2013) 11

Iedere deelnemer die u opvoert in het scherm PARS Deelnemer opslaan. Stopt u tussentijd sla dan ook PARS Bijeenkomst op via het icoontje onderin het scherm. 2.2.3 Accreditatie De registratie van de deelnemers is bedoeld voor accreditatie. Voor enkele beroepsgroepen worden de rollen verschillend gehonoreerd. De specialisten en de verloskundigen krijgen (via GAIA) standaard twee punten per bijeenkomst. Door de KNOV worden eventuele specifieke functies (rapporteur, opsteller chronologisch verslag) apart gehonoreerd. De NVK honoreert voor de periode 2010-2012 totaal 20 punten als maximum. Voor de NVOG geldt dat de voorzitter één punt extra voor het persoonlijk dossier krijgt (maximum van 4 per jaar). De verpleegkundigen krijgen per auditbijeenkomst 2 zorgvrager gebonden punten. Zie verder: http://www.perinataleaudit.nl/onderwerpen/196/accreditatie-audit Als de lijst deelnemers en het aantal besproken casus compleet is ingevoerd, s.v.p. een e-mail sturen naar accreditatie@perinataleaudit.nl. Daarna kan het bureau de accreditatie in orde maken. De uiterste datum voor accreditatie is 2 maanden na de bijeenkomst! handleiding PARS (juli 2014) 12

2.2.4 De rol van de deelnemers De rol van deelnemers is Lid panel voor de zorgverleners van het Verloskundig Samenwerkingsverband (VSV). Zij vormen het reguliere panel van de auditbijeenkomst, waar de conclusies en aanbevelingen uit de Audit worden vastgesteld en geïmplementeerd. Bij het panel behoren ook de verpleegkundigen van de verloskunde- of kinderafdeling, de kraamverzorgsters en het ambulancepersoneel uit het adherentiegebied van het ziekenhuis van het VSV. Ook de assistenten (niet) in opleiding vallen hieronder. Een Gast is een specifiek uitgenodigde persoon, zoals bijvoorbeeld een deskundige op het gebied van ambulancevervoer, een deskundige op het gebied van aangeboren afwijkingen of een klinisch geneticus als deze niet aan het ziekenhuis van het VSV verbonden is. Een leerling verloskundige of leerling verpleegkundige evenals een co-assistent wordt eveneens als gast gedocumenteerd, daar zij slechts voor een kortere tijd werkzaam zijn binnen het VSV. De rol van een deelnemer kan ook een Combinatie van rollen zijn, zoals lid panel en rapporteur of opsteller chronologisch verslag. Via het icoontje de volgende deelnemer toevoegen. Deelnemers zoeken in het systeemscherm PARS Deelnemer via BIG-nummer of naam (eenmaal ingevoerde deelnemers zijn in het systeem opgenomen) of nieuwe deelnemers aanmaken. Iedere deelnemer die u opvoert in het scherm PARS Deelnemer opslaan. Stopt u tussentijd of als u klaar bent, sla dan ook PARS Bijeenkomst op via het icoontje onderin het scherm. Registratie van de deelnemers kan ook achteraf. Dan dit tabblad eerst leeglaten en de bijeenkomst opslaan in het scherm PARS Bijeenkomst. 2.2.5 Samenvatting van de bijeenkomst Het derde tabblad <<Samenvatting>> van de bijeenkomst kunt u pas volledig invullen als de casus besproken is en de conclusies en aanbevelingen omschreven zijn (zie paragraaf 0). Vul wel alvast op dit tabblad het aantal besproken casus in. Dit is nodig om de accreditatie af te ronden. handleiding PARS (versie juli 2013) 13

Sla de bijeenkomst op in het scherm PARS Bijeenkomst op via het icoontje scherm. onderin het handleiding PARS (juli 2014) 14

Als u PARS bijeenkomst sluit ziet u in het scherm Bijeenkomsten het overzicht welke bijeenkomsten al geregistreerd ( in behandeling of afgesloten) is. De bijeenkomsten die in behandeling zijn kunt u opnieuw openen door te klikken op het icoontje bewerken. ALS DE LIJST DEELNEMERS COMPLEET IS INGEVOERD (inclusief het aantal besproken casus op tabblad <<Samenvatting>> van PARS-Bijeenkomst ) EEN E-MAIL STUREN NAAR accreditatie@perinataleaudit.nl. Daarna kan het bureau de accreditatie in orde maken. De uiterste datum voor accreditatie is 2 maanden na de bijeenkomst! Pas als de registratie van de bijeenkomst geheel afgerond is, kan de casus via het icoontje afsluiten onderaan dit tabblad definitief gemaakt worden. INDIEN DE BIJEENKOMST DEFINITIEF GEMAAKT WORDT KAN ER WERKELIJK NIETS MEER VERANDERD WORDEN EN IS DE CASUS IN DE PARS DATABASE OPGESLAGEN Als een casus onbedoeld toch voortijdig is afgesloten, neem dan contact op met het bureau PAN (030-2823937) of stuur een e-mail naar accreditatie@perinataleaudit.nl. 2.2.6 Corrigeren BIG-nummer of naam deelnemer Audit Als een naam of het BIG-nummer van een deelnemer foutief is ingevuld kunt u deze verbeteren via het icoontje bewerken bij de deelnemer in het tabblad <<Deelnemers>> van het scherm PARS Bijeenkomst. handleiding PARS (versie juli 2013) 15

In het volgende scherm PARS Deelnemer op het icoontje bewerken klikken en in het volgende scherm de verbeteringen invoeren. Klik op het icoontje opslaan scherm. onderin het handleiding PARS (juli 2014) 16

Sla op, ook in het scherm PARS-Deelnemers en PARS-Bijeenkomst 2.2.7 Toevoegen deelnemers aan al geregistreerde bijeenkomst Zoek de bijeenkomst op door te klikken op <<Audit>> en <<Bijeenkomst>> (links boven zwarte band). In het overzicht wordt dan zichtbaar welke bijeenkomsten al geregistreerd ( in behandeling of afgesloten) zijn. Klik op het icoontje bewerken. Open vervolgens het tabblad <<Deelnemers>> van PARS Bijeenkomst. handleiding PARS (versie juli 2013) 17

Toevoegen deelnemers door aanklikken Deelnemers zoeken in het systeemscherm PARS Deelnemer via BIG-nummer of naam (eenmaal ingevoerde deelnemers zijn in het systeem opgenomen) of nieuwe deelnemers aanmaken. Een nieuwe deelnemer kan toegevoegd worden door op het groene kruistekentje in het scherm PARS- Deelnemer te klikken en vervolgens het scherm PARS-zorgverlener in te vullen en op te slaan. handleiding PARS (juli 2014) 18

Iedere deelnemer die u opvoert ook in het scherm PARS Deelnemer opslaan. Als u klaar bent of tussentijds stopt, ook opslaan in het scherm PARS-Bijeenkomst. N.B. U kunt de tabbladen van PARS-Bijeenkomst in één keer opslaan. Sla daarna ook het overzichtscherm ( PARS Bijeenkomst ) op. Stopt u tussentijds, dan altijd opslaan, ook het overzichtscherm PARS Bijeenkomst. Indien de lijst (voorlopig) compleet is het scherm PARS Bijeenkomst opslaan. ALS DE LIJST DEELNEMERS COMPLEET IS INGEVOERD EN HET AANTAL BESPROKEN CASUS (op tabblad <<Samenvatting>>) EEN E-MAIL STUREN NAAR accreditatie@perinataleaudit.nl. Daarna kan het bureau de accreditatie in orde maken. De uiterste datum voor accreditatie is 2 maanden na de bijeenkomst! handleiding PARS (versie juli 2013) 19

3 PARS 2: auditresultaten De auditresultaten worden per casus ingevoerd. Kies via <<Audit>> (zwarte balk links boven) de knop <<Auditresultaten>>. Als u al auditresultaten van casus heeft ingevoerd, krijgt u het overzicht te zien van casus die in behandeling (of al afgesloten) zijn. Deze zijn voor de rapporteur alleen te herkennen op aanmaakdatum en datum en tijdstip van opslaan/wijziging. Via kunt u een nieuwe casus invoeren. U komt dan in het scherm PARS-Casus. Jaartal bijeenkomst, type bijeenkomst, type casus (mortaliteit of morbiditeit), of de casus voor de eerste maal (nieuw) of opnieuw besproken is en het geboortejaar van het kind invullen. Als een casus uit 2013 behandeld wordt, verschijnt de rubriek Aandachtspunten. handleiding PARS (juli 2014) 20

Als u tussentijds stopt met registreren, sla dan ook op in het scherm PARS-Casus. De casus is daarna terug te vinden via de Aanmaakdatum en tijdstip van wijziging/opslag van de casus in het overzicht in het overzichtsscherm Auditresultaten (zie blz. 19). 3.1 Doodsoorzakenclassificaties/morbiditeitsclassificaties De doodsoorzakenclassificaties/morbiditeitsclassificaties worden voorafgaand aan de auditbespreking uitgevoerd. De uitkomst hiervan wordt overgenomen uit het chronologisch verslag dat is opgeslagen in de PRN-Audit. Officieel zijn de classificaties What en When doodsoorzakenclassificaties. Echter deze zijn ook te gebruiken voor morbiditeit; de zwangerschapsduur bij de geboorte, het tijdstip van het optreden van de morbiditeit, de omstandigheden waaronder de morbiditeit optrad, en de onderliggende oorzaak. Ter bescherming van ieders privacy zijn de registraties van de PRN (gegevens over de casus) en PARS (gegevens uit de auditbespreking) totaal gescheiden. Dit betekent wel dat u de doodsoorzaken/morbiditeitsclassificaties moet overnemen uit het chronologisch verslag. Dit kan niet automatisch geregeld worden. Zie hiervoor ook de handleiding doodsoorzakenclassificaties en de formulieren op de website van de stichting PAN: http://www.perinataleaudit.nl/onderwerpen/158/classificatie handleiding PARS (versie juli 2013) 21

3.1.1 What (ReCoDe classificatie) Na aanklikken van het icoontje bewerken in het scherm PARS-Casus bij What (zie blz. 20) kan de doodsoorzaak/morbiditeitsoorzaak (d.w.z. klinische omstandigheden) ingevuld worden. Per groep (A,B,C enz.) verplicht minimaal één antwoord selecteren. Een risicofactor kan ook geselecteerd worden onder G: Moeder 8 risk factors (a,b,c enz.). Als een groep niet van toepassing is, not applicable aangeven. Tot slot de meest belangrijke factor aangeven, onderaan in het scherm en opslaan. N.B. U kunt het scherm vergroten door in de in een van de hoeken te gaan staan en met het diagonale pijltje het scherm uit te rekken. Sla op. U komt dan in het overzichtsscherm PARS-Casus en sla ook op in dit scherm als u stopt, of als u klaar bent. handleiding PARS (juli 2014) 22

3.1.2 When (Wigglesworth classificatie) Invoeren na aanklikken van het icoontje bewerken in het scherm PARS-Casus' bij When (zie blz. 20).Voor morbiditeit wordt deze indeling ook gebruikt; bij delivery at de zwangerschapsduur bij de geboorte aangeven, bij perinatal death at aangeven wanneer morbiditeit duidelijk werd. Sla op. U komt dan in het overzichtsscherm PARS-Casus en sla ook op in dit scherm als u tussentijds stopt, of als u klaar bent. handleiding PARS (versie juli 2013) 23

3.2 Substandaard factoren Vul in het scherm PARS-Casus in of er voldoende informatie is om substandaard factoren te bepalen. Als er onvoldoende informatie is om substandaard factoren te bepalen, nee invullen en is de bespreking van de casus klaar. Opslaan, via icoontje onderaan het scherm PARS Casus. Als er wel voldoende informatie is en geen substandaard factoren vastgesteld zijn, dan is de casus klaar. Opslaan, via icoontje onderaan het scherm PARS Casus. Is en er sprake is van een of meerdere substandaard factoren, dan kunnen deze ieder apart uitgewerkt worden in de onderliggende tabbladen (openen door aanklikken van het icoontje factor toevoegen in het overzichtscherm PARS Casus ). (substandaard handleiding PARS (juli 2014) 24

3.2.1 Overzicht van de substandaard factoren Maak eerste een overzicht van de substandaard factoren die benoemd zijn door het auditpanel. Klik op. Hierna verschijnt het scherm PARS Substandaard factor met tabbladen. handleiding PARS (versie juli 2013) 25

Geef in het eerste tabblad de beschrijving van de substandaard factor en kies uit het dropdown menu de soort substandaard factor, de betrokken beroepsgroep(en) in het tweede tabblad en de relatie met de sterfte c.q. morbiditeit in het vijfde tabblad. Dit laatste kan dan voorlopig als nog te bepalen opgeslagen worden. Dit geheel nu eerst opslaan in het scherm PARS Substandaard factor N.B. Dit kunt u ook doen voor de door het auditpanel wel benoemde substandaard factoren zonder dat deze geheel uitgewerkt konden worden. Op deze wijze worden de gesignaleerde substandaard factoren door het auditpanel wel geregistreerd. Als u tussentijds stopt of klaar bent, opslaan in het scherm PARS-Substandaard factor maar ook altijd opslaan in het scherm PARS Casus Na opslaan komt u in het overzichtsscherm Auditresultaten. Om verder te gaan klikt u op het icoontje bewerken herkennen aan de aanmaak- wijzigingsdatum en tijdstip). van de betreffende casus (alleen te U kunt eventueel een tweede (en nog meer) substandaard factor voor dezelfde casus vastleggen op dezelfde wijze via het icoontje (substandaard factor toevoegen) in het overzichtscherm PARS Casus. Deze komen onder elkaar in het overzicht scherm PARS Casus : handleiding PARS (juli 2014) 26

Vervolgens kunt u de substandaard factoren per stuk verder uitwerken (de zes WAT vragen in de tabbladen van het scherm PARS Substandaard factor ), te openen via het icoontje bewerken in het overzichtsscherm PARS Casus. U wordt door het systeem geleid door de tabbladen van links naar rechts te openen en in te vullen. Toelichting wordt in het scherm gegeven via het icoontje Een overzicht van de zes WAT vragen kunt downloaden van het besloten deel van de website van de stichting PAN www.perinataleaudit.nl https://secure.perinataleaudit.nl/images/6-wat-vragen.pdf N.B. U kunt alle tabbladen in één keer opslaan in het scherm PARS Substandaard factor. Sla daarna ook het overzichtsscherm PARS Casus op. Stopt u tussentijds, dan altijd de tabbladen opslaan en ook het overzichtsscherm PARS Casus. 3.2.2 Tabblad Omschrijving Kijk bij voor toelichting Wat is er gebeurd Geef omschrijving en kies de soort substandaard factor handleiding PARS (versie juli 2013) 27

3.2.3 Tabblad Betrokken zorgverleners Kijk bij voor toelichting U kunt meerdere zorgverleners aangeven. handleiding PARS (juli 2014) 28

handleiding PARS (versie juli 2013) 29

3.2.4 Tabblad Omstandigheden Kijk bij voor toelichting Wat waren de omstandigheden U kunt meerdere omstandigheden aangeven via het groene plusteken gevraagd, daarna kunt u een omschrijving geven in het tekstveld. Eerst wordt de rubriek handleiding PARS (juli 2014) 30

3.2.5 Tabblad Factoren Ook binnen de verschillende onderliggende factoren kunnen meerdere facetten benoemd worden via het groene plusteken. Wat maakte dat het gebeurde 3.2.5.1 Patiënt gerelateerde factoren Kijk bij voor toelichting Benoem categorie soort factor en geef omschrijving. handleiding PARS (versie juli 2013) 31

3.2.5.2 Taak gerelateerde factoren Kijk bij voor toelichting Benoem categorie soort factor en geef omschrijving. 3.2.5.3 Individuele zorgverlener gerelateerde factoren Kijk bij voor toelichting Benoem categorie soort factor en geef omschrijving. handleiding PARS (juli 2014) 32

3.2.5.4 Team gerelateerde factoren Kijk bij voor toelichting Benoem categorie soort factor en geef omschrijving. 3.2.5.5 Werkomgeving gerelateerde factoren Kijk bij voor toelichting Benoem categorie soort factor en geef omschrijving. handleiding PARS (versie juli 2013) 33

3.2.5.6 Management gerelateerde factoren Kijk bij voor toelichting Benoem categorie soort factor en geef omschrijving. Op het besloten deel van de website http://www.perinataleaudit.nl/onderwerpen/190/handleidingen staat De 6 WAT vragen in PARS formulier-checklist dat als hulpmiddel (invulformulier) bij de audit gebruikt kan worden. handleiding PARS (juli 2014) 34

3.2.6 Tabblad Relatie met sterfte/morbiditeit Kies de categorie. 3.2.7 Tabblad Conclusies Kies rubriek voor de conclusie, geef beschrijving en de actie die nodig is. Meerdere conclusies en aanbevelingen kunnen via het groene plusteken onderaan het tabblad ingevoerd worden. Als alle tabbladen voor een substandaard factor ingevuld zijn, deze opslaan in het scherm PARS Substandaard factor. U komt dan in het overzichtsscherm PARS Casus, dit ook opslaan! Eventuele andere substandaard factoren op dezelfde wijze uitwerken voor de casus en opslaan. handleiding PARS (versie juli 2013) 35

3.2.8 Overzicht Na het uitwerken en opslaan van één of meerdere substandaard factoren komt u in het overzichtsscherm PARS Casus. Dit ook opslaan. 3.2.9 Exporteren conclusies van de SSF en aandachtspunten U kunt de samenvatting van Conclusies en aanbevelingen (actie) van de SSF en eventueel van de aandachtspunten voor uw eigen documentatie exporteren via het icoontje. Bij een enkele webbrowser moet u hierbij de Ctrl-knop ingedrukt houden, tot en met het openen van het document. U krijgt dan bij voorbeeld het volgende document: Casus Aandachtspunt(en) Beschrijving Actie Richtlijn, protocol, gangbare zorg protocol minder leven voelen is nog niet gereed protocol minder leven voelen met voorrang afmaken Substandaardfactor(en) Beschrijving Actie Afwijking van de gangbare zorg te lange tijd tussen opname en onderzoek patiënt bij opname binnen 15 minuten onderzoek patiënt uitvoeren. --> opname protocol maken. Bij opname onderzoek door arts/ klinisch verloskundige binnen 15 minuten. Indien niet mogelijk, achterwacht inschakelen. handleiding PARS (juli 2014) 36

3.3 Conclusies en aanbevelingen overnemen in Auditbijeenkomst Neem de tekst van de export van het scherm PARS-Casus (zie 3.3.8) via kopiëren en plakken over in het tabblad <<Samenvatting>> van de PARS-Bijeenkomst. Dit plaatst u in het tekst vak Belangrijkste conclusies en verbeterpunten op hoofdlijnen: (zie onder) en sla op. Open vervolgens de bijeenkomst weer. De samenvatting kunt u voor de eigen administratie exporteren naar een Word-bestand via het icoontje onderaan het tabblad (bij sommige webbrowsers moet u hierbij de Ctrl-knop ingedrukt houden, tot en met het openen van het document). U krijgt dan bij voorbeeld de volgende samenvatting: handleiding PARS (versie juli 2013) 37

Bijeenkomst Datum: 24-8-2010 Type: Lokaal VSV: Verloskundig Samenwerkingsverband Zuurgrond ZH Naam: Anders ZH Code: Aantal casussen gepland: 1 Aantal casussen besproken: 1 Deelnemer Big code Beroepsgroep Rol Aab, M 32815464125 Gynaecoloog 2e lijn Begeleider [voorzitter] Cee, D van der 12345678910 Gynaecoloog 2e lijn Lid panel (perinatale zorgverleners, patholoog) Samenvatting Aandachtspunt(en) Beschrijving: Richtlijn, protocol, gangbare zorg protocol. minder leven voelen is nog niet gereed Actie: protocol minder leven voelen met voorrang afmaken Substandaardfactor(en) Beschrijving: Afwijking van de gangbare zorg te lange tijd tussen opname en onderzoek patiënt Actie: bij opname binnen 15 minuten onderzoek patiënt uitvoeren. --> opname protocol maken. Bij opname onderzoek door arts/ klinisch verloskundige binnen 15 minuten. Indien niet mogelijk, achterwacht inschakelen. De bundeling van deze samenvattingen kunt u verspreiden onder de deelnemende praktijken van het samenwerkingsverband of de praktijken in de regio in geval van regionale audit. Ze kunnen bijvoorbeeld als basis gebruikt worden voor het kwaliteitsjaarverslag van het samenwerkingsverband of de regio samen met de uitwerkingen van de aanbevelingen. handleiding PARS (juli 2014) 38

3.4 Toevoegen gegevens aan al geregistreerde auditresultaten Als u in een later stadium nog gegevens wil toevoegen aan de auditresultaten, open dan de bijeenkomst in het scherm via het icoontje bewerken. Een casus is alleen voor de rapporteur te herkennen aan de Aanmaak- of wijzigingsdatum (en tijdstip). Bewerk zo nodig de doodsoorzakenclassificaties What en When via het icoontje bewerken in het scherm PARS-Casus en/of de substandaard factoren. Sla iedere bewerking in het scherm op en ook in het overzichtsscherm PARS-Casus handleiding PARS (versie juli 2013) 39

3.5 Aandachtspunten Soms is het lastig om substandaard factoren scherp en eenduidig te formuleren, soms wordt het als te hard of beladen gevonden om afwijkingen van de norm te benoemen als SSF en soms is er geen harde norm om de zorg aan te toetsen. In die gevallen benoemen de auditgroepen aandachtspunten. 3.5.1 Werkwijze Vul eerst jaartal bijeenkomst, type bijeenkomst, type casus, nieuw of opnieuw besproken in en geboortejaar kind. Dan eerst de casus opslaan en heropenen door te klikken op het icoontje voor bewerken. handleiding PARS (juli 2014) 40

De rubriek aandachtspunten staat onderaan het scherm PARS-Casus. Klik op het icoontje voor bewerken en vul in of er wel of geen aandachtspunten geformuleerd zijn. Indien ja, klik dan op het icoontje bij type aandachtspunten. De aandachtspunten dienen in een betreffende rubriek aangegeven te worden door deze aan te vinken. In het tekstvlak kan een omschrijving gegeven worden. Vervolgens dient de vraag beantwoord te worden of er actie ondernomen moet worden en zo ja, en geef een omschrijving in het tekstvlak. handleiding PARS (versie juli 2013) 41

Sla iedere bewerking in het scherm op en ook in het overzichtsscherm PARS-Casus U kunt ook de aandachtspunten exporteren naar een Word document, samen met de eventuele substandaard factoren. Zie blz.37 voor de werkwijze. handleiding PARS (juli 2014) 42

4 Afsluiting bijeenkomst en casus (auditresultaten) tot slot Als alle gegevens ingevoerd zijn moeten zowel de bijeenkomst als de auditresultaten afgesloten worden met het icoontje. Voor afsluiten van de bijeenkomst staat het icoontje onderaan het tabblad samenvatting van PARS-Bijeenkomst en voor de auditresultaten onderaan het tabblad PARS-Casus. Let wel, dit is een definitieve actie, u kunt daarna geen veranderingen meer aanbrengen. De auditresultaten kunt u daarna ook niet meer inzien. Mocht de afsluiting toch voortijdig zijn uitgevoerd, neem dan contact op met het bureau PAN (030-2823937) of stuur een e-mail naar accreditatie@perinataleaudit.nl.. Als de bijeenkomst volledig is afgerond stuurt u een mail naar accreditatie@perinataleaudit.nl met de mededeling dat de audit is afgerond, zodat deze in behandeling genomen kan worden. handleiding PARS (versie juli 2013) 43