Fysieke Overlegtafel Aanwezig Dhr. A. Blom (Rivierduinen), Dhr. H. v.d. Mey ('s Heerenloo), Dhr. H. de Wit (De Brug), Dhr. M. Vegter (Gemiva), Mevr. T. v.d. Boom (Lelie Zorggroep), Mevr. J. de Haan (Het Raamwerk), Mevr. M. Haasnoot (Het Lichtpunt), Mevr. M. Hoogendoorn (Groot Hoogwaak), Mevr. H. v. Velzen (Activite), Mevr. C. v.d. Hoorn (Impegno) (toehoorder), Mevr. M. Kraakman (Activite), Dhr. R. v. Huystee (Alfa & Zorg), Mevr. L. de Haas (DSV), Mevr. J. Vuyk ('s Heerenloo), Mevr. M. Corsten (Philadelphia), Mevr. C. van Veen (Topaz), Mevr. J. v. Hulsen (Binnenvest), Mevr. E. Wils (Wmo raad Hillegom), mevr. J. Kamerman (Wmo raad Hillegom), Mevr. J. v. Rijn (Marente), mevr. I. v. Wijnen (Marente), Mevr. M. de Bruin (DSV), Mevr. R. Eyck (Welzijn), Mevr. H. v.d. Veer, Dhr. R. v. Hest, Mevr. C. v.tongeren (Gemeente Katwijk), Mevr. M. Doek, Dhr. P. v.d. Laan, Mevr. D. Schelling, Mevr. F. Verweij (ISD Bollenstreek). Notulist C. van Tongeren Te bereiken op 071 406 5165 c.vantongeren@katwijk.nl 1. Verslag Fysieke Overlegtafel 10 maart & actiepunten - Opmerking bij pagina 2: De ouderenbond is bezig met een meldpunt, want ze krijgen veel meldingen dat mensen een hogere CAK bijdrage moeten betalen. - Vraag bij het 2 e gedeelte: facturatie per 4 weken, heeft dit ook betrekking op arrangementen? Dit komt later in dit overleg terug. - Pag. 3: (halverwege) Correctie: S1 is niet direct cliëntgebonden zorg, S2 direct cliëntgebonden zorg. - Men is benieuwd naar de etalageformulieren. Dit komt later aan de orde. 2. Stand van zaken/ Uitwisseling ervaringen Vanuit de aanbieders worden de volgende zaken opgemerkt; - Weinig instroom. - Soms worden herindicaties naar beneden bijgesteld. - Het komt voor dat indicaties van klanten die al jaren dezelfde zorg ontvangen nu voor een half jaar worden afgegeven (met een bepaald ontwikkeldoel). Hélène geeft aan dat er soms voor korte tijd geïndiceerd wordt omdat de gemeente de klant nog niet kent en bovendien wil monitoren op de gemaakte resultaatafspraken. - Een aanbieder geeft aan dat er verschillende formulieren door consulenten gebruikt worden bij het afgeven van de indicatie. - De indicatie gebeurt soms nog in uren in plaats van in klassen. Hélène vraagt of de betrokken zorgaanbieder wil aangeven welke medewerker er in uren heeft geïndiceerd, dan zal ze dat met diegene opnemen.
2/5 Fysieke Overlegtafel De aanbieders zijn tevreden over de open communicatie met Katwijk en ISD Bollenstreek. Eén van de zorgaanbieders vindt dat we elkaar nog niet altijd kunnen vinden over de resultaten. Alle partijen zijn nog zoekend. Katwijk heeft in Januari/Februari weinig (10) nieuwe aanmeldingen ontvangen, in Maart er was een stijging (voor alle producten). Onbekend is wat daarvan de oorzaak is en of dit verder door gaat. Mirthe (ISD) meldt dat het aantal nieuwe aanvragen hoger is dan verwacht. Zij is eigenlijk wel benieuwd wat voorheen de instroom was? Dat kunnen alleen de individuele aanbieders aangeven. Aanbieders willen graag weten of de gemeenten de keuze van de klant bijhouden? Het staat, indien bekend, op de beschikking van de klant. Soms weet de klant ten tijde van het opstellen van de beschikking echter nog niet voor welke organisatie hij kiest. Aanbieders zouden wel willen weten waar de klanten naar toe gaan, dit levert hen nuttige info op. Katwijk registreert dat niet, het zal nader bekeken worden. De aantallen worden wel bijgehouden. Bij de facturering is wel voor de gemeente te zien welke klant bij welke aanbieder zit. De voorkeur van de klant wordt niet vastgelegd, maar de klant gaat in principe naar zijn voorkeur. Een aanbieder wijst er op dat als alle klanten bij wijze van spreken naar één aanbieder gaan en die aanbieder valt om, dan hebben de gemeenten een probleem. Aanbieders zijn geïnteresseerd in hoe de doelgroep eruit ziet en voor welke producten zij kiezen. De gemeenten nemen de vraag mee en bekijken de mogelijkheden (actie 1). De Brug heeft woningen in Katwijk. Het overleg met de gemeente Katwijk verloopt goed. Ook tevredenheid over de afstemming met gemeenten over de regiofunctie van die woningen. Knelpunt is dat veel mensen uit de regio zich in Katwijk willen vestigen. Daarover is positief overleg gaande. Eén aanbieder heeft beschikkingen voor vervoer met een startdatum die afwijkt van de datum waarop de begeleiding begint. Hélène geeft aan dat deze teruggestuurd kunnen worden naar de betreffende consulent. De ervaringen met keukentafelgesprekken zijn positief. Aanbieders met vragen over indicaties met een teruggang in klassen of over de bejegening van een consulent, zullen in contact treden met de betreffende consulent. Een klant kan altijd bezwaar maken, maar door overleg kan dit vaak voorkomen worden. 3. Kwaliteit Het onderwerp Kwaliteit is een onderdeel van de ontwikkelagenda. De Werkgroep Kwaliteit en monitoring is bijeen geweest om zich hierover te buigen. Bij de 1 e bijeenkomst waren van aanbiederszijde Marente, Topaz en de Lelie Zorggroep aanwezig. De notulen staan op de site. Doel: inzichtelijk maken van kwaliteit van de zorg en van de aanbieders. Er is een wens bij de gemeenten om inzichtelijk te maken wat aanbieders op dit moment aan (kwaliteits)certificaten hebben. Er zal uitvraag gedaan worden. Een conceptversie van die uitvraag komt in week 23 op de site. Het verzoek aan de aanbieders is om hier naar kijken en binnen 1 week input aan Frédérique Verweij (ISD) te geven (actie 2). Daarna zal de uitvraag rondgestuurd worden. Het is niet veel werk, alleen wat dingen aankruisen. Er staat een vervolgafspraak op 13 juli voor de Werkgroep. Een vraag vanuit aanbiederskant is: als de inventarisatie er is geweest, wat dan? Dit wordt met een voorbeeld toegelicht: documenten worden nu 15 jaar bewaard omdat dat onder de AWBZ moest. Moet dat voor de Wmo ook? Lang bewaren kost meer geld, maar om bepaalde certificaten te behalen is het soms noodzakelijk om een historie te kunnen tonen. Gemeenten nemen het mee, ze zijn er nog niet mee bekend. Frédérique wil aanhaken bij wat aanbieders op het gebied van kwaliteit al doen. Aanbieders zeggen hierop dat wat ze al doen is ontstaan onder een ander regime. Kan je dat 1 op 1 doortrekken? Ook bijvoorbeeld de frequentie van cliënttevredenheids-onderzoeken spelen een rol. De insteek vanuit de gemeenten is om te kijken naar de minimale wettelijke eisen en van daar uit te vertrekken.
3/5 Fysieke Overlegtafel De Werkgroep Kwaliteit en Monitoring is ook aan het inventariseren hoe andere gemeenten hier mee omgaan. Vanuit de overheid is een pilot regelarme zorg gaande. Geadviseerd wordt door een aanbieder om te kijken wat de raakvlakken daarbij zijn met de Wmo. 4. Facturering De berichten komen langzaam binnen vanuit het gegevensknooppunt. Sommige aanbieders hebben nog niets aangeleverd. Alle aanbieders hebben een brief ontvangen over de facturatie. De facturen zijn op korte termijn nodig, zodat de gemeenten hun verantwoording kunnen doen. Het valt op dat voor hetzelfde product verschillend gefactureerd wordt. Veel facturen worden inhoudelijk afgekeurd door de ISD. iwmo biedt bepaalde vrijheden, maar die worden verschillend gehanteerd bij het indienen van de facturen. De ISD geeft aan dat wat er nu al wel betaald kan worden, ook zal worden betaald. Voor het overige, neemt de ISD contact op met de aanbieders. De facturen die tot nu toe zijn binnengekomen en die nog niet zijn uitbetaald, zullen nu op voorschotbasis worden betaald ter grootte van het factuurbedrag, waarna de factuur nog wel zal worden gecontroleerd. De ISD heeft hier wel wat tijd voor nodig. Iedere aanbieder krijgt van de ISD terugkoppeling over wat er niet klopt/ontbreekt aan de ingediende facturen. Dat betekent niet dat iedereen nieuwe facturen moet indienen. Als het gaat om een komma of een spatie, dan corrigeert de ISD dit zelf. Ook in Katwijk zal worden terug gekoppeld als facturen of gegevens op regelniveau niet kloppen. Binnen enkele weken wordt een werkinstructie gemaakt over hoe gegevens aangeleverd moeten worden voor overgangsklanten en nieuwe klanten (actie 3). Daarin zal het hanteren van volume en eenheden nader uitgelegd worden. Vanuit aanbiederskant wordt aangegeven dat de gemeente Leiden een handig overzicht per product, code, eenheid, tarief en CAK code heeft. Daar werkt iwmo nog niet. Dit Leidse overzicht zal meegenomen worden in de werkinstructie. De CAK codes staan ook op I-standaarden en op de ISD site. Aanbieders hebben een brief gekregen dat men op de 18 e gefactureerd moet hebben. Hoe hard is die deadline? Nu er nog zoveel onduidelijk is, is die deadline te hard. ISD en Katwijk gaan er naar kijken en koppelen dit op vrijdag 5 juni terug via de website (actie 4). Aanbieders geven aan dat zij alleen gegevens naar het CAK kunnen sturen als er al een akkoord van de gemeenten is. De ISD gaat bekijken of zij de eis kunnen laten vallen dat eerst afdracht aan het CAK gedaan moet worden. Informatie hierover komt vrijdag 5 juni op de website (actie 5). Aanbieders krijgen nog iwmo berichten terug. Eén aanbieder heeft een retourbericht van Katwijk gekregen: het bedrag wordt toegekend, alle regels worden afgekeurd. Sebastiaan zal hier nog op antwoorden. Aanbieders doen een aanbod aan Patrick (ISD) om eventueel gezamenlijk om de tafel te gaan zitten met de ICT medewerkers van aanbieders. Als het nodig is neemt hij het aan. Als cliënten (laat) een factuur eigen bijdrage krijgen van het CAK wegens achterstallige aanlevering van gegevens door de aanbieder aan het CAK, wie communiceert daarover? De aanbieders moeten dat doen. Het is vervelend, maar er is vooralsnog geen andere oplossing. Hopelijk is één en ander snel op orde, zodat voortaan tijdig gefactureerd en aangeleverd kan gaan worden. Een aanbieder wil de facturen van de arrangementen voor een nieuwe klant gaan indienen. Hij volgt de periodes van het CAK, maar de declaratiemogelijkheden van de arrangementen zijn per maand. Op welke wijze moet hij indienen? Rob gaat er naar kijken (actie 6).
4/5 Fysieke Overlegtafel 5. Werkafsprakenboek Frédérique heeft een eerste versie van het werkafsprakenboek gemaakt. Er staan geen nieuwe dingen in, wel een uitwerking van eerder gemaakte afspraken. Het doel is om alle partijen te ondersteunen. Het concept staat op de site. Het verzoek is om hierop, desgewenst, binnen 1 week (per mail) te reageren (actie 7). Het is een werkafsprakenboek, geen werkinstructieboek. Een aanbieder vraagt Over welke tijd wordt de eigen bijdrage berekend (bijvoorbeeld in- of exclusief reistijd). Met andere woorden wat valt onder declarabele tijd? Het antwoord staat in een eerdere nota van inlichtingen. Frédérique neemt dit mee voor het werkafsprakenboek. 6. Ontwikkelagenda Nieuwe producten? Het onderwerp ontwikkelagenda is bedoeld om met elkaar van gedachten te wisselen over voorzieningen, producten, nieuwe ideeën en nieuwe samenwerkingen. Enkele aanbieders stellen voor om met de gemeenten en enkele aanbieders bijeen te komen (brainstormsessie) en dit verder uit te werken. Onderwerpen die dan besproken kunnen worden zijn bijvoorbeeld: - casuïstiek, - veranderingen in het veld - vragen (bijvoorbeeld over vouchers voor wasgoed) - het soort vragen dat aan de voorkant bij indicatiestellers gesteld wordt - de rol van de gemeenten - hoe is de aansluiting met de welzijnsorganisaties en vrijwilligerswerk - hoe zouden producten met elkaar gecombineerd kunnen worden - wat zijn de raakvlakken met respijtzorg Het overleg zou klein en lokaal kunnen, dicht bij waar de verbindingen plaats gaan vinden. Een aanbieder geeft aan het belangrijk te vinden dat er daarbij vanuit de vraag gedacht wordt en niet vanuit het aanbod. Voor wat betreft de etalageformulieren: de gemeenten zijn er mee bezig, maar hebben nog geen goede vorm gevonden. De consulenten moeten de etalages mee kunnen nemen naar de klant en de klant moet het makkelijk kunnen lezen. Het zou digitaal aangeboden kunnen worden, maar hoe is nog onbekend. De informatie (etalages) die tot nu toe ontvangen is, is niet uniform en niet altijd geschikt. Het systeem (papier en/of digitaal) moet ook steeds up to date gehouden kunnen worden. Op dit moment wordt gewerkt met een ordner waar alle ingezonden etalages in zitten, maar dit is niet ideaal. Vanuit de aanbieders wordt aangegeven dat Leiden een boekje heeft, misschien is dat iets. Iemand zal een voorbeeld uit Capelle a.d. IJssel mailen naar de aanbestedingsmail. De gemeenten streven er naar om uiterlijk 1 oktober de etalage uitgewerkt te hebben (actie 8). 7. Rondvraag Een aanbieder vraagt wat er met overgangsklanten wiens indicatie in 2016 verloopt zal gebeuren. De gemeenten zullen hen ruim van te voren benaderen en zorgen dat ze een nieuwe indicatie krijgen. Ongeacht het moment waarop de indicatie gesteld zal worden, zal gezorgd worden dat de oude indicatie op de nieuwe aansluit. De klanten worden door de gemeente opgeroepen. Als er iemand tussendoor zou glippen, mogen aanbieders doorgaan met hulp. In zo n geval graag contact opnemen met de gemeente.
5/5 Fysieke Overlegtafel Actie 1. Bekijken of bij gehouden kan worden naar welke organisatie welke klant gaat. 2. Op site kijken naar concept-uitvraag kwaliteit en e.v. input geven 3. Werkinstructie aanleveren gegevens overgangscliënten 4. Bekijken en op site plaatsen of deadline van de 18 e voor facturering gehandhaafd blijft. 5. Bekijken en op site plaatsen van uitkomst of facturering voor of na CAK gedaan kan worden Wie Status Gereed Gemeenten Aanbieders ISD Bollenstreek ISD en Katwijk ISD en Katwijk 6. Op welke wijze factureren arrangementen Rob van Hest 7. Concept Werkafsprakenboek staat op site, input Aanbieders geven 8. Ontwikkelen etalage voor 1 oktober Katwijk en ISD