FYSIEKE OVERLEGTAFEL KATWIJK,

Transcriptie

1 FYSIEKE OVERLEGTAFEL KATWIJK, Aanwezig: M. Kraakman (Activite), P. de Gier (Gemiva), H. de Wit, (De Brug), J. van Hulsen (De Binnenvest), C. Overkamp (GGZ Rivierduinen), M. Zwart (Welzijn Teylingen), J. van Wijnen (Marente), J. Bos (Topaz), H. v.d. Meij ( s Heerenloo), J. Vuyk ( s Heerenloo), M. v.d. Valk (Activite), D. v. Pinxteren (IDB Maatwerk), M. Haasnoot (Het Lichtpunt), R. v. Huystee (Alfa & Zorg), M. de Bruin (DSV), P. v.d Ploeg (Gem. Katwijk), M. v.d. Berg (Gem. Katwijk), C. Baak (Gem. Katwijk), M. Doek (ISD Bollenstreek), A. de Roode (Gem. Katwijk), C. van Tongeren (Gem. Katwijk). 1. Opening Claudia Baak opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Zij is blij met de onverwacht hoge opkomst, maar verzoekt de aanbieders om zich voortaan vooraf aan te melden in verband met de logistiek. Philip van der Ploeg (intern controleur) en Marijke van den Berg (kwaliteitsmedewerker Zorg) van de gemeente Katwijk schuiven vandaag aan. Er zijn geen aanvullende punten ontvangen. De agenda wordt hiermee vastgesteld. 2. Mededelingen: A. Aanbieders: toegetreden en uitgetreden Er hebben zich 4 nieuwe aanbieders gemeld om per te starten. Na een introductiegesprek heeft één niets meer van zich laten horen, één is afgehaakt, met één moet nog een gesprek plaatsvinden en één zal toetreden. Deze laatste legt zich toe op hulpverlening aan jongeren. De lijst met gecontracteerde aanbieders is op de site van de ISD Bollenstreek te vinden en wordt steeds bijgewerkt. Onlangs hebben twee zorgaanbieders hun contract opgezegd; een van hen gaf aan niet aan de kwaliteitseisen te kunnen voldoen. B. Aanlevering CAK De gemeente Katwijk verzoekt de aanbieders om tijdig en juist de gegevens bij het CAK aan te leveren. Intern controleur Philip v.d. Ploeg heeft geconstateerd dat er, over alle aanbieders genomen, veel minder zorg wordt geboden dan op grond van de indicatie verwacht mag worden. Hierover zijn met een aantal aanbieders gesprekken gaande. Onlangs is tevens een brief aan de aanbieders gestuurd met een uitdraai erbij van de klanten om wie het gaat. De aanbieders zijn zich daar meestal wel van bewust, maar worstelen met verschillen tussen hun systemen en die van de gemeente. De gemeente wil met de brief benadrukken dat de zorgaanbieders een signaal aan de gemeente afgeven als er langdurig minder zorg wordt geboden. Aanbieders zien hun klanten veel vaker dan de gemeente en weten dus beter wat er speelt. Een idee is om een bandbreedte in te stellen, zoals in Leiden. Aanbieders geven aan dat er in Leiden zowel onder als boven de klasse wordt geleverd. De aanbieder geeft daar zo snel mogelijk aan de gemeente door wanneer er langer dan een maand geen zorg geleverd kan worden. Het risico is dat hier een negatieve prikkel van uitgaat en dat dan altijd het maximum gedeclareerd zal worden. Een verklaring voor het mindere aantal uren dat zorg geleverd wordt is ook dat klanten soms rustig op willen starten met b.v. hun dagbesteding.

2 Ze hebben een indicatie van 4 dagdelen per week, maar beginnen met 2 dagdelen per week om eerst te wennen en bouwen dit later uit. Zolang er nog geen oplossing is, is het van belang om met elkaar in gesprek te blijven en daarnaast informatie via i-wmo te verzenden. s Heerenloo gaat aan collega s vragen hoe andere gemeenten dit oplossen. De aanbieders die met het thema administratieve lasten aan slag gaan, zullen de ambassadeur/accountmanager van i-sociaal domein uitnodigen. C. Indexering 2017 Volgens de contractuele afspraken wordt de indexering volgens CPI (Consumenten Prijs Index) gevolgd. De indexering bedraagt 0,2%. De prijzen worden op de aanbestedingswebsite aangepast. 3. Verslag vorige fysieke overlegtafel Er zijn geen opmerkingen, het verslag is akkoord. 4. Werkafspraken 2.0 De nieuwe werkafspraken staan op de website van de ISD. Het is nog mogelijk om een reactie te geven. De Brug constateert dat een afspraak over directe zorgverlening v.s. contacttijd niet meer is opgenomen terwijl hij in de vorige versie nog wel stond. Naschrift notulist: deze afspraak is inmiddels weer toegevoegd. 5. Facturatie en aanlevering De ISD heeft verzocht om de facturen elke vier weken in te dienen. Als er niet op tijd wordt aangeleverd, dan wordt er niet uitbetaald. Mocht het wel op tijd ingediend zijn, maar er zijn uitvalregels, dan moeten die binnen 4 weken gecorrigeerd worden. Uitval wordt binnen 30 dagen gecontroleerd en vanaf het moment dat ze bekend worden gemaakt, moeten de juiste regels alsnog binnen 4 weken ingediend worden. Mocht de uitval bijvoorbeeld binnen een week gecontroleerd zijn en op dat moment is juist een betaling, dan gaat hij daarmee mee. Er hoeft dan niet gewacht te worden tot de volgende betaling. Deze afspraken gaat de ISD rondmailen zodat er op gereageerd kan worden en ze worden ook op de site geplaatst. Het IZA accountantsprotocol geldt alleen voor Katwijk. De ISD Bollenstreek houdt steekproeven. Philip v.d. Ploeg zal nagaan of het nodig is dat een unieke accountantsverklaring voor de Gemeente Katwijk wordt opgesteld door aanbieders met een omzet van meer dan euro. Naschrift notulist betreffende de accountantsverklaring: In beginsel niet voor iedere gemeente een aparte verantwoording. Er moet in de verantwoording wel een productie per gemeente gegeven worden. Het accountantsoordeel richt zich op productieverantwoording op totaalniveau. Hij geeft geen oordeel af over de afzonderlijke financiële productieverantwoordingen die de zorgaanbieder per gemeente indient. 6. Terugkoppeling werkgroepen a. Crisiszorg Er zijn geen bijzonderheden te melden.

3 b. Respijtzorg De werkgroep is klaar. Er is een concepthandboek respijtzorg en financiën opgesteld. Deze wordt nu afgestemd met het Zorgkantoor. Hij zal in 2017 verspreid worden onder andere verwijzers en zal ook op de website te vinden zijn. Er is een conceptvoorstel voor kortdurend verblijf opgesteld. Deze gaat in januari naar de werkgroep. De leden van de werkgroep zijn verdeeld in hun kijk op wat kortdurend verblijf is. Zij zien ook dat voor het voor sommige klanten moeilijk is om een dergelijke voorziening te krijgen. De ISD deelt mee dat het plan om de HHT voor mantelzorgers door te laten gaan tot 2019 of tot het budget op is, nu bij de gemeenteraad ligt. Deze regeling wordt gefinancierd van het budget dat over was van huishoudelijke toelage over 2015 en Zodra e.e.a. definitief is zal Mirthe Doek een mail sturen aan de aanbieders van hulp bij het huishouden in de Bollenstreek. c. Kwaliteit De toegestuurde kwaliteitshandboeken worden op dit moment beoordeeld. Vooral kleine aanbieders vinden het lastig, maar zij worden begeleid om tot een correct handboek te komen. Het is echter een contractuele eis; de gemeente Katwijk en de ISD willen meer zicht krijgen op de kwaliteit van de zorg die wordt geleverd. Als een nieuwe aanbieder zich aandient wordt direct om een handboek gevraagd. In januari en februari 2017 gaat de werkgroep samen met aanbieders aan de slag met het opstellen van kritische prestatie-indicatoren (KPI s). d. Administratieve lasten s Heerenloo, Het Raamwerk, De Brug en Marente hebben naar aanleiding van de vorige overlegtafel met elkaar om tafel gezeten om de knelpunten te bespreken. Zij hebben het onder andere gehad over de flexibiliteit van beschikkingen en arrangementen, het aanbieden van specialistische zorg op offertebasis, de tijdigheid van beschikkingen (soms pas nadat zorg is gestart), de administratie die nu heel veel tijd kost en het breder oppakken van i-wmo. Zij willen graag weten wanneer de verdere uitrol van i-wmo gaat plaatsvinden. Er kan meer mee dan nu gebeurt en het zou het administratieve proces ondersteunen. De uitkomsten van dit overleg zullen via Claudia en Mirthe naar alle aanbieders teruggekoppeld worden. Dit onderwerp wordt verder besproken in de eerste themabijeenkomst. De Brug zou graag zien dat er een spoedprocedure komt. Nu gebeurt het wel eens dat iemand een woning betrekt maar dat de beschikking pas later volgt. Er is dan wel contact geweest. Dit zelfde komt ook voor bij dagbesteding, dat iemand al gestart is voor er een beschikking is omdat iemand zelf contact heeft gezocht met een zorgaanbieder. 7. Opzet fysieke overlegtafel en vaststellen data 2017 Voorgesteld wordt twee keer per jaar, in april/mei en oktober/november een fysieke overlegtafel te beleggen + één of twee keer per jaar een themabijeenkomst over een onderwerp dat leeft. Hiermee gaan de aanbieders akkoord. Hierbij wordt goed gekeken naar andere themabijeenkomsten, zodat ze

4 elkaar niet overlappen. Voorgesteld wordt om de eerste themabijeenkomst in februari 2017 te houden over het onderwerp administratie. De aanbieders zouden het prettig vinden als bij de themabijeenkomsten ook andere (relevante) gemeente ambtenaren worden uitgenodigd dan die altijd bij de fysieke overlegtafel aanwezig zijn. Een aanbieder oppert om later in het jaar het thema Inhoud en Innovatie te behandelen. Naschrift notulist: de eerstvolgende themabijeenkomst zal op 14 maart gehouden worden. Eén aanbieder geeft aan dan eens per jaar een individueel contractgesprek te willen om daarin alles te bespreken wat wel en niet goed gaat. Dit zou bijvoorbeeld alleen met de grote aanbieders gedaan kunnen worden. De ISD heeft wel een budget voor innovatie, maar er is intern nog discussie gaande rond de inzet van het budget en de doelgroep waar het voor bestemd wordt. Een aantal aanbieders geeft aan dat zorgverzekeraars niet meer willen betalen voor de wijkverpleegkundige in de Sociale Wijkteams. Zij willen graag weten wie verantwoordelijk is? De ISD geeft hierop het volgende antwoord; met het afschaffen van segment 1 en het opnemen van dit segment in de prestatie wijkverpleging zou inzet van de wijkverpleegkundige voor het sociaal wijkteam geborgd moeten zijn. Immers: zij hebben een rol in het wijkgericht werken. 8. Rondvraag De indicaties voor de Algemene Voorziening Schoon en Leefbaar Huis zijn verlengd tot Een aanbieder vraagt waarom zij nog geen beschikking hebben en of dit via Vecozo gaat. (Het bleek om een misverstand te gaan, v.w.b. HH1 is er geen betalingsverkeer tussen gemeenten en zorgaanbieders, en voor HH2 geldt bovenstaande niet). Een aanbieder wil graag weten wanneer de tarieven na de indexering op de website worden gepubliceerd? Dit zal binnen 1 week op de site gezet worden. Eén aanbieder dankt de Gemeente Katwijk voor het vlekkeloos en tijdig verlopen van de facturatie. Actie Wie Wanneer Aan interne collega s vragen s Heerenloo z.s.m. hoe andere gemeenten oplossen dat er verschil is tussen hoeveelheid geleverde zorg en indicatie. Indien nodig reactie geven op Aanbieders Voor nieuwe werkafspraken op de website van de ISD. Waarom werkafspraak over directe zorgverlening v.s. contacttijd niet meer in Claudia zoekt uit Is inmiddels opnieuw toegevoegd aan de werkafspraken. werkafspraken? Conceptvoorstel voor kortdurend verblijf naar werkgroep Gemeenten Januari 2017

5 Nieuwe regeling van ISD voor HHT voor mantelzorgers mailen aan aanbieders Vertegenwoordiging aanbieders moet bijeen komen om selectie uit KPI s te maken Vertegenwoordiging aanbieders bijeen geweest om knelpunten te bespreken. Uitkomsten nog naar Mirthe en Claudia sturen. Fysieke overlegtafels en themabijeenkomsten inplannen Tarieven binnen een week op site zetten Mirthe Werkgroep kwaliteit Aanbieders Wanneer deze beschikbaar is Gemeenten De eerste themabijeenkomst zal plaatsvinden op 14 maart 2017 Gemeenten Voor 16 december 2016