1 Inleiding People can t work with them, can t work without them. Anonymous 1.1 Recht, management en organisatie Van een moderne jurist wordt verwacht dat hij niet alleen verstand heeft van recht, maar dat hij ook in staat is om werkzaamheden efficiënt en effectief te organiseren. Succes behaal je als jurist eigenlijk nooit alleen. Resultaten komen in de juridische beroepspraktijk tot stand door de samenwerking tussen (veel) verschillende mensen. De inspanningen van deze mensen dienen op elkaar te worden afgestemd, of dienen, met andere woorden, gemanaged te worden. Projecten zijn activiteiten van organisaties waarbij binnen een bepaalde periode, met een bepaald budget aan mensen en middelen, een bepaald resultaat moet worden behaald. Veel activiteiten in de juridische beroepspraktijk kunnen als project worden aangemerkt. Mensen zijn daarbij het belangrijkste instrument om succes te behalen. Projectmanagement kun je dan ook omschrijven als: de kunst van het, met een beperkt budget en binnen beperkte tijd, bereiken van resultaten met mensen. 11 Een goede jurist weet dat de wijze waarop het recht wordt georganiseerd en uitgevoerd voor een belangrijk deel de kwaliteit hiervan bepaalt. Recht waarop een cliënt of burger veel te lang moet wachten, dat te veel geld kost of dat onbegrijpelijk wordt gepresenteerd, is niet van hoge kwaliteit. In toenemende mate wordt onderkend dat organisatie en uitvoering van het recht continu aandacht behoeven en dat professionals in de rechtspraktijk hierin geschoold moeten worden. Legal (project) management staat in de Verenigde Staten dan ook al geruime tijd in de belangstelling. Ook in de Nederlandse beroepspraktijk bestaat steeds meer aandacht voor het scholen van juristen op het gebied van organisatie en management. Het uiteindelijke doel hiervan is altijd de effectiviteit en kwaliteit van het recht of juridische dienstverlening te verhogen.
Dit boek introduceert de student die zich voorbereidt op een carrière in de juridische beroepspraktijk in de theorie en praktijk achter projectmanagement. Het is mede tot stand gekomen op basis van interviews met juristen uit een breed spectrum aan organisaties in de juridische beroepspraktijk. Quotes uit deze interviews worden door de tekst heen gebruikt om voorbeelden uit de beroepspraktijk te gebruiken en behandelde begrippen toe te lichten. Sander Bosgraaf Juridisch medewerker Ahold NV 12 Na mijn afstuderen bij HBO-Rechten ben ik gaan werken bij Ahold nv. Vanuit mijn functie werd ik al snel ingezet om mee te werken aan een project voor de opzet van een nieuw contractmanagementsysteem binnen Ahold Europe. Binnen een groot bedrijf als Ahold komt daar veel bij kijken. Er worden ten behoeve van de verkoop in de winkels, maar ook ten behoeve van het functioneren van de interne organisatie, vele honderden contracten gesloten door zeer veel verschillende afdelingen. Het is van groot belang dat deze contracten goed geadministreerd worden, zodat bijvoorbeeld verlengingstermijnen niet ongemerkt verlopen en de financiën van de organisatie goed beheerd kunnen worden. De invoering van een nieuw systeem is een omvangrijke klus, waarbij veel medewerkers betrokken zijn. De afdeling Legal heeft bij het project de leidende rol. 1.2 Schets van de juridische beroepspraktijk Voordat we ingaan op de definitie van een project en voorbeelden beschrijven van projecten in de juridische beroepspraktijk geven we eerst een korte schets van deze beroepspraktijk. We staan hier stil bij de verschillende soorten organisaties waarbinnen juristen werkzaam kunnen zijn en de rollen die zij hierbinnen vervullen. 1.2.1 Omvang van de beroepspraktijk Recht speelt in de maatschappij een grote rol. Het heeft verschillende belangrijke functies, variërend van het waarborgen van grondrechten van burgers, tot het soepel laten verlopen van het economisch ver-
keer. In het algemeen kan worden gesteld dat het recht er in onze samenleving op is gericht voor maatschappelijke stabiliteit te zorgen, waardoor personen en organisaties zich in vrijheid kunnen ontwikkelen. Het recht is in een moderne samenleving complex en is voor veel burgers en organisaties in veel gevallen niet zelfstandig te begrijpen. Zij hebben in die gevallen specialistisch advies nodig om hun rechtspositie op de juiste wijze vorm te geven. Burgers kunnen in dergelijke situaties (bijvoorbeeld het oprichten van een bedrijf, een geschil met een werkgever of de overheid, of een echtscheiding) bij verschillende juridisch adviseurs terecht, zoals notarissen, rechtsbijstandsverzekeraars of advocaten). Organisaties kunnen hier eveneens gebruik van maken, maar hebben ook zelf vaak juristen in dienst. In de praktijk werken er daarom bij alle mogelijke vormen van organisaties juristen. Volgens gegevens van het Centraal Bureau voor de Statistiek waren er in 2011 in Nederland zo n honderdduizend juridische functies op hbo-niveau of hoger. Een deel van deze juristen (in totaal ca. 25%) werkt in klassieke juridische sectoren, zoals rechtspraak, advocatuur en notariaat. Een veel groter deel werkt echter bij andere organisaties binnen de overheid, het bedrijfsleven of de non-profitsector. 13 1.2.2 Organisaties in de juridische beroepspraktijk Om enig inzicht te krijgen in het soort organisaties waarbinnen juristen werkzaam zijn, kan een grof onderscheid worden gemaakt tussen organisaties waarvan de kernactiviteit bestaat uit het verlenen van juridische diensten (categorie 1) en organisaties waarbij dat niet het geval is (categorie 2). Deze laatste organisaties kunnen worden onderverdeeld in organisaties met commerciële doelstellingen, nonprofitorganisaties en (semi)overheidsorganisaties.
Figuur 1 Organisaties binnen de juridische beroepspraktijk Organisaties Met als kernactiviteit juridische dienstverlening Met andere kernactiviteiten (Categorie 1) (Categorie 2) Commercieel Non-profit (Semi)overheid 14 Het begrip juridische dienst(verlening) moet hier ruim worden opgevat. Een dienst is vanuit economisch perspectief bezien een niet-fysiek product. Juristen produceren eigenlijk alleen maar nietfysieke producten. Wanneer een jurist van een rechtsbijstandsverzekeraar een advies schrijft aan een cliënt, zit de waarde van het advies niet in de waarde van de inkt en het papier, maar in de geestelijke werkzaamheid die de jurist hiervoor heeft verricht: een niet-fysiek product. Juristen doen in economische zin dus niets anders dan diensten verlenen. Of de dienst een commercieel, niet-commercieel (non-profit), of publiek karakter heeft, maakt daarbij niet uit. Ook de rechter die een strafvonnis wijst en de jurist van Amnesty International die een juridisch betoog schrijft voor de vrijlating van een politieke gevangene verlenen derhalve juridische diensten. Voorbeelden van organisaties waarbij de kernactiviteit van de organisatie bestaat uit juridische dienstverlening (categorie 1) zijn: Organisaties belast met rechtspraak. (Rechtbanken, gerechtshoven, Hoge Raad, Centrale Raad van Beroep, enz.) Gerechtsdeurwaarderkantoren. Rechtsbijstandsverzekeraars. Juridische adviesbureaus. 1 1. Vanzelfsprekend zijn er organisaties waarbij getwijfeld kan worden in welke categorie zij dienen te worden ingedeeld. Bij sommige adviesbureaus bestaat een substantieel deel van hun werkzaamheden uit advisering aan cliënten over juridische aspecten, terwijl daarnaast over economische en bedrijfskundige aspecten wordt geadviseerd. Het onderscheid is dan ook slechts bedoeld om enig overzicht te geven.
Advocatenkantoren. Notariskantoren. Openbaar Ministerie. Veel van deze organisaties bevinden zich in het hart van ons rechtssysteem en hebben wettelijk vastgelegde taken. Het merendeel van de juristen werkt, als gezegd, in de praktijk echter bij organisaties die andere kernactiviteiten hebben. Deze categorie van organisaties is veel groter en bestrijkt alle mogelijke vormen van organisaties, van klein tot groot, van commercieel tot overheid en non-profit. De juristen die hier werkzaam zijn, verrichten hun juridische werkzaamheden om deze organisaties in staat te stellen hun (nietjuridische) kernactiviteiten goed te verrichten. Het is de taak van juristen om juridische risico s voor deze organisaties zo veel mogelijk te herkennen en te voorkomen en eventuele geschillen die ontstaan met andere partijen zo effectief mogelijk op te lossen. Voorbeelden van organisaties uit categorie 2 waar doorgaans (veel) juristen werken: 15 (Semi)overheid Onder andere ministeries, provincies, gemeenten, zelfstandige bestuursorganen (bijvoorbeeld het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen) Commercieel Multinationals (Shell, Philips, Ahold, enz.) Banken en verzekeraars Non-profit Belangenorganisaties (vakbonden, consumentenorganisaties) Onderwijsinstellingen (Hogescholen, Universiteiten) 1.2.3 Wanneer neemt een organisatie zelf een jurist in dienst? Binnen de subcategorieën commercieel en non-profit hebben kleine organisaties (met bijvoorbeeld minder dan dertig medewerkers) doorgaans geen eigen juristen. Zij houden zich maar weinig met de juridische aspecten van hun activiteiten bezig en deze spelen in hun dagelijkse praktijk doorgaans geen grote rol. De bloemenzaak
op de hoek of de buurtkapper hoeven zich in de praktijk gelukkig al helemaal niet vaak te verdiepen in juridische aangelegenheden. Wanneer dit wel het geval is, gaat het vaak om voor de onderneming belangrijke zaken, zoals wanneer bij de oprichting een keuze voor een rechtsvorm moet worden gemaakt, of wanneer er een conflict ontstaat met een werknemer of leverancier. Normaal gesproken heeft een dergelijke organisatie geen eigen juridische expertise in huis en zal zij een beroep doen op adviseurs die de organisatie kunnen ondersteunen. Afhankelijk van de ernst en aard van het probleem zou deze dienst kunnen worden verleend door een administratiekantoor met juridische expertise, een juridisch adviesbureau, een advocaat of een notaris. 16 Bij grotere organisaties zijn de (financiële) belangen veelal groter en zijn de activiteiten complexer. Omdat deze organisaties meer risico s lopen, zullen zij eerder stilstaan bij de juridische aspecten van hun activiteiten. De expertise hiervoor kan worden ingehuurd, maar als de organisatie groot genoeg is, zal zij hiervoor ook zelf juristen in dienst nemen. Als vuistregel wordt wel eens gesteld dat het voor organisaties met meer dan honderd medewerkers loont om zelf een of meerdere juristen in dienst te hebben. Of dit ook daadwerkelijk zo is, is wel sterk afhankelijk van het karakter van de organisatie en de aard van de activiteiten die zij onderneemt. Bij een productiebedrijf dat met 150 medewerkers meubels produceert voor de binnenlandse markt zal dit bijvoorbeeld minder snel het geval zijn dan bij een internationaal georiënteerd handelsbedrijf met 120 professionele handelaren. De juridische beroepspraktijk verandert op dit punt ook sterk. Er zijn voor bedrijven en organisaties de laatste tijd veel meer mogelijkheden gekomen om op allerlei nieuwe manieren juridisch advies in te huren. Zo zijn er verschillende adviesbureaus die aanbieden om voor organisaties tegen een vast abonnementstarief als juridische afdeling op afstand te fungeren. Het is dus de vraag of de hiervoor genoemde vuistregel, die al enige tijd meegaat, tegenwoordig nog wel opgaat. (Semi)overheidsorganisaties, zoals gemeenten, het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen of de Dienst Uitvoering Onderwijs, nemen binnen categorie 2 een speciale plaats in, omdat een belangrijk deel van hun activiteiten rechtstreeks op wettelijke regelingen is gebaseerd. In veel gevallen hebben zij ook bevoegdheden
om voor burgers bindende besluiten te nemen. Juridische aspecten spelen bij veel activiteiten van de (semi)overheid derhalve een belangrijke rol. Zelfs kleine overheidsorganisaties hebben daarom vaak al eigen juristen in dienst. 1.3 Projecten en projectgestuurde organisaties De definitie van een project die we in dit boek gebruiken is: Een project is een activiteit waarmee een projectteam een complex doel met een uniek karakter probeert te bereiken, waarvoor beperkte tijd en beperkte middelen beschikbaar zijn. We lichten de belangrijkste elementen van deze definitie toe. Projectteam: we spreken in dit boek alleen van een project als het gaat om een groep personen die door een gerichte gezamenlijke inspanning een vooraf omschreven doel probeert te bereiken. 2 17 Complex doel met een uniek karakter: als er sprake is van een relatief eenvoudig doel dat door een professional zonder veel voorbereiding bereikt kan worden, spreken we niet van een project. Een dergelijke klus vraagt geen intensieve vorm van projectmatig werken. Het opstellen van een standaardcontract, een eenvoudige beslissing of advies noemen we daarom geen project. Het unieke karakter drukt uit dat een project altijd een nieuw element heeft dat het duidelijk onderscheidt van eerdere activiteiten. Het doel van het project wordt vooraf zo nauwkeurig mogelijk omschreven, maar mag gedurende het project in overleg met de opdrachtgever wel worden aangepast. Beperkte tijd en beperkte middelen: onbeperkte tijd en onbeperkte middelen bestaan voor geen enkele activiteit. Het leven stelt altijd grenzen. Bij projectmatig werken is het echter, zoals we hierna nog zullen zien, gebruikelijk dat voor een project een bepaald, vooraf omschreven, 2. Volgens andere definities is het ook mogelijk om te spreken van een project als het gaat om doelen die een individu probeert te bereiken. Hier bestaan geen principiële bezwaren tegen. Om pragmatische redenen spreken wij pas van een project wanneer er sprake van enige vorm van een projectteam.
budget aan mensen en middelen beschikbaar wordt gesteld en dat het project binnen een bepaalde, overzienbare periode dient te worden afgerond. In organisaties betekent dit dat een project veelal een aparte begroting heeft, die buiten de reguliere begroting van de organisatie valt. Projectmanagement is vervolgens het beheersen van projecten, met als doel het gewenste projectresultaat te bereiken. Projectmatig werken is het verrichten van activiteiten met inzet van methoden en technieken van projectmanagement. Project: een activiteit waarmee een projectteam een bepaald, vooraf omschreven, complex doel met een uniek karakter probeert te bereiken, waarvoor beperkte tijd en beperkte middelen beschikbaar zijn. Projectmanagement: het beheersen van projecten, met als doel het gewenste projectresultaat te bereiken. 18 Projectmatig werken: het verrichten van activiteiten met inzet van methoden en technieken van projectmanagement. Het is van belang te beseffen dat de termen project, projectmanagement en projectmatig werken zijn ontwikkeld vanuit een visie op management en het functioneren van mensen binnen organisaties. Management is een Engelse term die letterlijk beheer betekent en in de praktijk het regelen, organiseren en in goede banen leiden van de activiteiten binnen een organisatie omvat. Projecten zijn een bepaald soort activiteiten van een organisatie. Ze zijn tijdelijk en hebben een specifiek omschreven doel, waardoor zij afwijken van de reguliere activiteiten van de organisatie. Daarom is ook een wat afwijkende vorm van management wenselijk: projectmanagement. Projectmanagement houdt meer dan gewoon management rekening met het feit dat een project voor alle betrokkenen nieuw en geen routine is. In de praktijk zijn er gevallen waarbij je kunt twijfelen of er nu volgens de theorie wel of geen sprake is van een project. Belangrijker dan de vraag of iets volgens de definitie een project is, is in de praktijk of een activiteit door een organisatie projectmatig wordt aangepakt, door een apart projectteam in te stellen, budget vrij te maken en projectdoelen te formuleren. Bij projectmatig werken
wordt, in vergelijking met normale werkzaamheden, vervolgens bovengemiddeld aandacht besteed aan de oriëntatie op te verrichten werkzaamheden, de planning van de werkzaamheden en een goede communicatie tussen de personen die bij het project betrokken zijn. Afgezien van deze verschillen zijn er verder natuurlijk veel overeenkomsten tussen gewoon werken en projectmatig werken. 1.3.1 Improvisatie-project-routine Om het begrip project te verduidelijken zou je alle activiteiten die een organisatie verricht grofweg kunnen indelen op een denkbeeldige schaal die loopt van improvisatie tot routine. Bij improvisatie gaat het om activiteiten die de organisatie onverwacht moet verrichten, waardoor ze niet goed voor te bereiden zijn. Ter plekke moet dan worden bedacht hoe zij het beste kunnen worden verricht. Organisaties zullen improvisatie zo veel mogelijk willen vermijden, omdat de kans op fouten hierbij groot is. Het andere uiterste van de schaal is routine. Bij routinematige werkzaamheden gaat het om activiteiten die de organisatie herhaaldelijk uitvoert. Medewerkers weten bij dergelijke activiteiten op basis van ervaring vrijwel precies wat zij moeten doen en de organisatie is volledig ingericht op het verrichten van deze activiteiten. 19 Projecten zijn activiteiten die tussen improvisatie en routine in liggen. De organisatie heeft niet de ervaring die voor routinematige activiteiten aanwezig is, maar de activiteit vindt ook niet onverwacht plaats. Er hoeft daardoor niet improviserend te werk te worden gegaan. De activiteit kan worden gepland en voorbereid, zodat de kans op een succesvolle uitvoering zo groot mogelijk wordt gemaakt. Wanneer er binnen een organisatie gekozen wordt voor een projectmatige aanpak zal vooraf zo goed mogelijk worden omschreven wat het resultaat van het project dient te zijn en zal er voor de uitvoering van het project een projectteam worden samengesteld en een projectleiding worden aangesteld. Het projectteam zal middelen toegewezen krijgen om het project binnen een bepaalde periode tot een goed einde te brengen, waarbij regelmatig wordt bezien of het project nog op koers ligt. Het volgende schema verduidelijkt met enkele steekwoorden het onderscheid tussen improvisatie-project-routine.
Figuur 2 Onderscheid tussen improvisatie-project-routine Routine Herhaling Ervaring Zeer goed te plannen Continu Reguliere organisatie Projecten Eenmalig Geen of weinig ervaring Redelijk te plannen Afgebakende periode Projectorganisatie Improvisatie Nieuw en onverwacht Nieuw Niet te plannen Nu, ter plekke Geen passende organisatie 20 Er zijn in de praktijk natuurlijk ontelbaar veel organisaties, die allerlei soorten activiteiten ondernemen. Het onderscheid doet de complexe werkelijkheid van organisaties dan ook niet volledig recht, zoals we hiervoor al kort schreven. Veel activiteiten die een organisatie verricht, kunnen verschillende kenmerken vertonen. Ook bij routinematige zaken kunnen regelmatig nieuwe aspecten een rol spelen en ook bij projecten kunnen zich activiteiten voordoen die medewerkers op grond van hun ervaring vrijwel automatisch kunnen verrichten. Bij beide activiteiten kunnen zich bovendien onverwachte zaken aandienen, waar ter plekke, door middel van improvisatie, een oplossing voor moet worden gezocht. Activiteiten die projectmatig werden opgestart, kunnen bovendien, na afronding van het project, routine worden. Het onderscheid dient dan ook slechts als globaal criterium. Voorbeeld Het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) is belast met de uitvoering van verschillende werknemersverzekeringen op het gebied van werkloosheid en arbeidsongeschiktheid. Het UWV heeft landelijk enkele honderden juristen in dienst die op verschillende locaties bezwaarschriften behandelen tegen beslissingen op grond van deze wetten. Het recht om een bezwaarschrift in te dienen volgt uit de Algemene wet bestuursrecht. In de meeste gevallen heeft een burger in een bezwaarprocedure ook recht op een hoorzitting, waarin hij zijn bezwaar mondeling kan toelichten. Het behandelen van een bezwaarschrift is dus routine en geen project. Deze activiteiten vallen onder de normale organisatie. Ondanks dat we deze activiteit als routine aanmerken, is elk bezwaarschrift in zekere
zin uniek en zullen medewerkers soms zaken tegenkomen die volstrekt nieuw voor ze zijn en onderzoek vereisen. In de meeste gevallen heeft een burger in een bezwaarprocedure ook recht op een hoorzitting, waarin hij zijn bezwaar aan (een jurist van) het UWV mondeling kan toelichten. Op het moment dat het UWV beslist dat hoorzittingen in het kader van een bezwaarschrift voortaan voor burgers ook via videoconferencing plaats moeten kunnen vinden, zal een project worden gestart om dit voor elkaar te krijgen. Er zal een projectteam worden geformeerd (met specialisten op het gebied van recht, ICT, financiën, enz.) dat de opdracht binnen een bepaald budget en bepaalde tijd tot een goed einde moet brengen. Dit projectteam staat buiten de normale, dagelijkse organisatie. Op het moment dat het project is afgerond, zullen videohoorzittingen routine kunnen worden. Als het project een succes is zal het UWV wellicht besluiten dat deze mogelijkheid ook in andere procedures wordt ingevoerd. Daarvoor zal dan een nieuw project worden opgestart, waarbij er echter veel minder zaken nieuw zullen zijn. 21 1.3.2 Projectgestuurde organisaties Waar het onderscheid improvisatie-project-routine op activiteiten soms al moeilijk valt toe te passen, is dit bij sommige organisaties extra lastig. Er zijn in de juridische beroepspraktijk, en daarbuiten, namelijk organisaties die vooral projecten verrichten en weinig puur routinematige activiteiten kennen. Buiten de juridische beroepspraktijk gaan grote bouwbedrijven bijvoorbeeld vaak van bouwproject naar bouwproject. Sommige projecten kunnen daarbij vele jaren duren. Bedrijven die op deze manier werken, worden wel projectgestuurde organisaties genoemd. Ook binnen de juridische beroepspraktijk kennen we dergelijke organisaties. Zo zijn er grote, gespecialiseerde advocaten- en notariskantoren die weinig standaardzaken doen, maar vooral veel grote fusies, overnames of aandelentransacties begeleiden. Ook een dergelijk advocatenkantoor werkt feitelijk van project naar project en kan een projectgestuurde organisatie worden genoemd. Vanzelfsprekend lijken de projecten die dergelijke organisaties ondernemen vaak wel op elkaar. Er wordt dan wel gesproken van herhalingsprojecten. Zo n project is voldoende verschillend van
het vorige om niet van routine te spreken, maar kent wel veel elementen die gelijk zijn aan voorgaande projecten. Projectgestuurde organisatie: een organisatie waarbij het merendeel van de activiteiten die zij verricht, bestaat uit projecten. Herhalingsproject: een project dat in veel opzichten gelijkenissen vertoont met voorafgaande projecten. Margreet Sterk Senior advocaat Houthoff Buruma Advocaten en Notarissen 22 Eigenlijk zijn veel activiteiten bij Houthoff als een (herhalings)project aan te merken. Houthoff is een groot kantoor met een brede ondernemingsrechtelijke praktijk. Vanuit deze praktijk begeleidt Houthoff veel grote bedrijven bij de juridische aspecten van fusies, overnames of aandelenemissies. Aan dergelijke zaken wordt door een team van medewerkers gewerkt, waarbij vaak strakke deadlines gelden en efficiënte samenwerking essentieel is. Elke zaak vertoont kenmerken van voorgaande zaken, maar verschilt daar ook weer van. In de managementwetenschappen wordt wel gesteld dat het type projectgestuurde organisatie sterk toeneemt, doordat de wereld steeds sneller verandert. Waar Philips in de jaren vijftig van de vorige eeuw, bij wijze van spreken, eens in de vijf jaar een nieuw type televisietoestel op de markt kon brengen, brengt Apple momenteel om de zes maanden een nieuw product of nieuwe versie op de markt. Deze volgen elkaar zo snel op dat ook dergelijke organisaties eigenlijk ook nauwelijks nog routine kennen, maar van project naar project gaan. Zij beginnen daarmee te lijken op projectgestuurde organisaties. De nieuwe managementstijl van veel organisaties zou in deze visie dan ook management by projects moeten worden: het managen van een organisatie door projecten steeds zo goed mogelijk op elkaar aan te laten sluiten en zo effectief mogelijk te laten verlopen.