Hoorn, december 2010 HANDLEIDING KWALITEITSVRAGENLIJST
INHOUDSOPGAVE BLZ. 1. MINIMALE VEREISTEN... 3 1.1 Software vereisten... 3 1.2 Inloggegevens... 3 2. DE VRAGENLIJSTEN... 4 2.1 Voorbereiding... 4 2.2 In gebruik... 4 2.3 Archief... 5 3. RESPONDENTEN... 6 3.1 Uitnodigen via e-mail... 6 3.2 Uitnodigen via brief... 9 3.3 Werken met een generiek wachtwoord... 10 4. INSTRUMENT... 13 4.1 Beheerders... 13 4.2 Afbeeldingen... 13 4.3 Uitloggen... 13 5. VRAGENLIJSTEN BOVENSCHOOLS BESCHIKBAAR... 14 BIJLAGE VOORBEREIDING... 15 1.1 Persoonskenmerken... 15 1.2 De vragenlijst... 16 1.3 Importeren... 19 AANTEKENINGEN... 25
1. MINIMALE VEREISTEN 1.1 Software vereisten Windows 98/ME/2000/XP/Vista/7. Internet verbinding (ADSL, SDSL of kabel). Internet browser (Internet Explorer versie 5.5 of hoger). Een PDF-leesprogramma (bijvoorbeeld Acrobat Reader of FoxIt). Word en Excel. 1.2 Inloggegevens De inloggegevens worden verstrekt na de aanschaf van het programma. Deze gegevens betreft een inlognaam én een wachtwoord. LET OP: er is een verschil tussen het inlogscherm van de beheerder en de respondent. 1.2.1 Inlogscherm beheer: 1.2.2 Inlogscherm respondent: 3 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
2. DE VRAGENLIJSTEN Een vragenlijst doorloopt drie verschillende stadia: 1. Voorbereiding 2. In gebruik 3. Archief 2.1 Voorbereiding Voorbereiding is het klaarmaken van de vragenlijst. U kunt een kopie maken van een bronvragenlijst, een kopie van een eigen (eerder aangemaakte) vragenlijst of een nieuwe, lege vragenlijst beginnen. De volgende items worden hier bepaald: Naam van de vragenlijst. Aanvullende informatie. Afbeelding. Welkomstblad. Persoonskenmerken. Vragenlijst. In gebruik. (Zie ook hoofdstuk 6, bijlage voorbereiding.) 2.2 In gebruik In gebruik betreft het uitzetten van de vragenlijst bij de respondenten. De volgende items worden hier bepaald: Start- en einddatum van de vragenlijst (binnen deze periode is het voor de respondent mogelijk om de vragenlijst in te vullen). Toegangstijden (van hoe laat tot hoe laat kan worden ingelogd). Blokkeren (naast de start- en einddatum mag de vragenlijst niet geblokkeerd zijn, anders kan de vragenlijst niet door de respondent worden ingevuld). Generiek wachtwoord en populatie (het is mogelijk om op verschillende manieren respondenten uit te nodigen het generieke wachtwoord is er één van, dit wordt verder in hoofdstuk 3: respondenten beschreven). Uitnodigings- en herinneringstekst (voor het uitnodigen van respondenten kunt u hier de uitnodigingstekst bepalen). Respondenten (om de vragenlijst te laten invullen kunt u respondenten met de vragenlijst koppelen). Op deze pagina staat ook de knop resultaten. U kunt op elk moment (ook gedurende de loop van een onderzoek) resultaten opvragen. U kunt nadat het onderzoek is afgerond de vragenlijst archiveren. 4 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
2.3 Archief In het archief is het mogelijk om een externe benchmark uit te voeren. Daarnaast kunt u hier de resultaten van het onderzoek inzien. Na het plaatsen van het onderzoek in het archief is het ook mogelijk, als u bijvoorbeeld in een cluster zit van verschillende scholen binnen een stichting, een interne benchmark uit te voeren. Het is hier ook mogelijk om de vragenlijst definitief te verwijderen. 5 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
3. RESPONDENTEN U kunt op verschillende manieren respondenten uitnodigen: 1. Uitnodigen via e-mail (uniek wachtwoord voor elke respondent) 2. Uitnodigen via brief (uniek wachtwoord voor elke respondent) 3. Werken met een generiek wachtwoord NB: het is mogelijk om de bovenstaande manieren van uitnodigen voor één vragenlijst te gebruiken. Met andere woorden: u kunt bijvoorbeeld een groep via de mail uitnodigen én via een generiek wachtwoord voor dezelfde vragenlijst. 3.1 Uitnodigen via e-mail Als u via e-mail respondenten wilt gaan uitnodigen, moet u twee dingen voorbereiden: Uitnodigingstekst. Respondent e-mailadressen vullen (mailgroep). 3.1.1 Uitnodigingstekst Op de detailpagina van een vragenlijst die in gebruik is staat de knop uitnodigingstekst. Deze tekst wordt gebruikt om de respondent uit te nodigen. Elke respondent krijgt een eigen unieke link; in de link zit het wachtwoord (deze kan na het afsluiten van de vragenlijst niet nogmaals worden gebruikt). In de tekst is het verplicht om de link te plaatsen, u doet dit door het woord [link] minimaal één keer in de tekst te plaatsen. Door op [link] te klikken wordt deze tekst geplaatst. Bij het mailen wordt [link] automatisch vervangen door de voor de respondent unieke link (dit is inclusief het wachtwoord). NB: zonder [link] kunt u ook geen mailing starten. 6 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
3.1.2 Mailgroepen Om het programma met e-mailadressen te vullen, kunt u het beste werken met één of meerdere mailgroepen. Een mailgroep is niets meer dan een opsomming van e-mailadressen. Binnen een mailgroep zijn alle e-mailadressen uniek. Mocht u per ongeluk dubbele adressen plakken, dan worden alleen unieke adressen opgeslagen. Op de pagina respondenten (detailpagina van de vragenlijst in gebruik) is het mogelijk om de mailgroep te koppelen met de vragenlijst: Selecteer één mailgroep of meerdere mailgroepen en klik op koppel mailgroep. 7 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
Alle respondenten krijgen een eigen unieke inlogcode toegewezen. NB: bij het selecteren van de mailgroepen is het geen probleem als dezelfde e-mailadressen in verschillende mailgroepen voorkomen. Binnen één vragenlijst wordt automatisch een e-mailadres één keer gekoppeld. Op deze manier is het mogelijk om met verschillende mailgroepen te koppelen binnen één vragenlijst zonder een respondent meerdere keren uit te nodigen. 3.1.3 Muteren e-mailadres Als een mailgroep is gekoppeld kan het voorkomen dat u na het koppelen een correctie wil uitvoeren. Dit kunt u op de volgende manier uitvoeren: Op het scherm van de respondenten kunt u helemaal rechts klikken op de details knop van de respondent, u krijgt een popup scherm waarop u de correctie kunt doorvoeren. Voordat u opslaat, kunt u de mutatie automatisch doorvoeren door e-mail mutatie doorvoeren in mailgroep aan te vinken. 3.1.4 Mailing starten Als u op de knop mailing klikt wordt de mailing gestart. Aan alle respondenten waar de e-mail verzonden datum nog leeg is, wordt een e-mail verzonden. Het is dus ook mogelijk om later nog respondenten (e-mailadressen) toe te voegen en nogmaals de mailing te starten. Wilt u alle respondenten die via e-mail zijn uitgenodigd en die nog niet hebben afgesloten een herinnering sturen, dan kunt u gebruik maken van de herinneringsmail. 3.1.5 Herinneringsmail U kunt na verloop van tijd een herinneringsmail sturen. Deze wordt alleen verzonden aan respondenten die nog NIET hebben afgesloten. 8 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
3.2 Uitnodigen via brief Als u via een brief respondenten wilt uitnodigen moet u drie dingen voorbereiden: Uitnodigingstekst (zie ook paragraaf 3.1). Sleutels aanmaken. Word-document aanmaken. 3.2.1 Sleutels aanmaken Elke respondent krijgt een unieke inlogsleutel. Deze sleutels moeten eerst worden aangemaakt. Op de detailpagina van de vragenlijst (in gebruik) staat de volgende knop: In het rechtervak geeft u het aantal sleutels op, klik vervolgens op aanmaken. In bovenstaand voorbeeld zijn 3 sleutels aangemaakt. De volgende en laatste stap is het aanmaken van het Word-document. NB: sleutels aanmaken is alleen nodig als u niet gaat mailen, maar toch unieke sleutels wilt uitdelen. Met andere woorden: als u alle respondenten uitnodigt via mail hoeft u GEEN sleutels aan te maken, dit gebeurt automatisch op het moment van het koppelen van een mailgroep. 3.2.2 Word document aanmaken Met de knop Word document kunt u automatisch brieven aanmaken in een Worddocument. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de uitnodigingstekst en de lijst met aangemaakte sleutels. 9 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
Per pagina staat de tekst per respondent. Met andere woorden: heeft u 10 sleutels aangemaakt, dan is het Word-document 10 pagina s groot. U kunt dit document printen en uitdelen. 3.3 Werken met een generiek wachtwoord Wilt u geen gebruik maken van unieke wachtwoorden, maar u wilt een groep respondenten laten werken met één wachtwoord, dan dient u het volgende voor te bereiden: 1. Verzinnen van een uniek generiek wachtwoord. 2. Populatie opgeven. 3. Verspreiden van link. 10 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
NB: nadeel van een generiek wachtwoord is dat een respondent meerdere keren een vragenlijst kan gaan invullen en verzenden. 3.3.1 Verzinnen van een uniek generiek wachtwoord Op het detailscherm van vragenlijst in gebruik is het mogelijk om een generiek wachtwoord op te slaan. Dit moet een uniek wachtwoord zijn. Is het wachtwoord al in gebruik, dan wordt het niet opgeslagen. Het is ook mogelijk om het programma een generiek wachtwoord te laten aanmaken (zie afbeelding), standaard wordt de populatie dan op 100 gezet. NB: u hoeft geen sleutels aan te maken op het scherm van de respondenten. Deze worden automatisch aangemaakt op het moment van inloggen via een generiek wachtwoord. 3.3.2 Populatie opgeven Rechts van het generieke wachtwoord moet u de populatie ingeven. Dit is verplicht om de respons te kunnen berekenen. Het is echter geen limiet, in het bovenstaande voorbeeld is de populatie op 40 gezet. Theoretisch is het mogelijk dat ook een respondent een 41e keer gaat inloggen. Het responspercentage zal dan boven de 100% uitkomen. 3.3.3 Verspreiden van link Nadat u het wachtwoord en de populatie heeft opgeslagen, verschijnt er een link en een link inclusief wachtwoord: 11 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
De bovenste link (zonder wachtwoord) kunt u het beste gebruiken om op de website van de school de plaatsen. Met wachtwoord zouden ook personen waarvoor de vragenlijst niet bedoelt is de vragenlijst kunnen invullen. Het wachtwoord moet via een andere weg bij de respondent terecht komen (bijvoorbeeld via een brief of voor leerlingen op het schoolbord). De link inclusief wachtwoord kunt u gebruiken als u via een brief gaat uitnodigen. 3.3.4 Mailmerge Het is ook mogelijk om zelf een mailmerge uit te voeren om respondenten te informeren over de inloggegevens. U kunt gebruik maken van de Excel-knop rechtsboven. Alle informatie die u nodig heeft voor een mailmerge staat in dit Excel-bestand. 12 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
4. INSTRUMENT 4.1 Beheerders Een beheerder kan maar op één plek tegelijk zijn ingelogd. Wilt u binnen één webunit meerdere beheerders, dan is dat een reden om een extra beheerder aan te maken. Elke beheerder kan zijn eigen rechten hebben (voorbeeld: een beheerder mag wel een vragenlijst voorbereiden, maar niet in gebruik zetten of een beheerder mag alleen maar kijken en niets muteren). Belangrijk is ook om het e-mailadres van de beheerder te plaatsen. Bij een mailing naar respondenten wordt dit e-mailadres gebruikt. Reacties komen dan binnen bij de beheerder. 4.2 Afbeeldingen U kunt maximaal 10 afbeeldingen gebruiken binnen het programma. Dit kunnen alleen bestanden van het type.jpg zijn. Nadat u het bestand heeft geplaatst op de server, is het mogelijk om deze te gebruiken bij de voorbereiding van de vragenlijst. Deze afbeelding wordt bij de respondent getoond op de eerste pagina van de vragenlijst. 4.3 Uitloggen Om het programma juist af te sluiten, dient de beheerder uit te loggen. 13 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
5. VRAGENLIJSTEN BOVENSCHOOLS BESCHIKBAAR Binnen een bestuur is het bovenschools mogelijk om vragenlijsten klaar te zetten voor beheerders van onderliggende scholen. Binnen het programma moet bekend zijn welke scholen er onder het bestuur vallen. Dit kunt u zelf niet beheren; dit dient in overleg met Van Beekveld en Terpstra te worden ingevoerd (de lijst met scholen staat op het scherm (zie afbeelding)). Bent u bovenschools en u zit in een vragenlijst (in gebruik of archief), dan kunt u aanvinken dat een vragenlijst beschikbaar is. Op het scherm van alle scholen (ook bovenschools) verschijnt bij voorbereiding, nieuw: 14 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
6. BIJLAGE VOORBEREIDING Bij voorbereiding zijn een aantal functies die hier uitgebreid worden doorgenomen. 6.1 Persoonskenmerken De persoonskenmerken stellen u in staat een aantal vragen te stellen aan de respondent waarop u later op de antwoorden kunt filteren. In het onderstaande voorbeeld worden 2 persoonskenmerken gevraagd: 6.1.1 Toevoegen persoonskenmerk 6.1.2 Details Met de knop nieuw is het mogelijk een persoonskenmerk toe te voegen. Door op de detail -knop te klikken verschijnt het volgende scherm: Per regel kunt u één antwoord plaatsen. Na het opslaan komt u weer terug in alle persoonskenmerken. 6.1.3 Volgorde De volgorde wordt bepaald door de linkerkolom. Wilt u de volgorde veranderen dan kunt u dit doen door de getallen te veranderen. 15 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
6.1.4 Verwijderen Met de prullenbak is het mogelijk om een persoonskenmerk vraag te verwijderen. 6.2 De vragenlijst Bij het voorbereiden van de vragenlijst kunt u: de positie van een vraag veranderen; vragen verwijderen en de schaal wijzigen; een toelichting bij een vraag plaatsen; vragen verplicht laten beantwoorden; importeren vanuit andere documenten; automatische nummering aan of uit zetten. 6.2.1 Positie veranderen Om de positie van één of meer items te veranderen begint u met het selecteren van één of meerdere items. Dit selecteren doet u door het vinkje vóór het item aan te vinken. Vervolgens klikt u op de pijl, op de positie waar u de items wil invoegen. Bevestig het verplaatsen. 16 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
Het scherm wordt opnieuw geladen en de item(s) zijn verplaatst. 6.2.2 Vragen muteren Naast elke vraag staat links een aanvinkvakje. Als u deze aanvinkt betekent dit dat u voor dit item een mutatie gaat uitvoeren. Deze mutatie geeft u onderaan op de balk. Met de knoppen alles en niets kunt u alle of geen items selecteren. Verwijderen van vragen. Wijzigen van schaal. 17 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
Verplicht te beantwoorden vraag. NB: na bovenstaande wijziging zullen de 2 vakjes zijn aangevinkt. Dit betekent dat de vragen verplicht zijn te beantwoorden door de respondent. 6.2.3 Toelichting bij een vraag plaatsen Bij elke vraag kun u een toelichting plaatsen. Het informatie-icoontje respondent op het moment van invullen van de vragenlijst. verschijnt bij de 6.2.4 Vragen verplicht te beantwoorden Rechts van elke vraag is een aanvinkvakje om aan te geven dat deze verplicht zijn. 18 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
6.2.5 Labels Standaard zijn alle items gelabeld. Dit is het gele vakje helemaal rechts bij elke vraag. Dit label zorgt ervoor dat vragen die bij de verschillende doelgroepen staan een onderlinge correlatie hebben. Zie de handleiding presentatie. NB De hierboven beschreven toepassing van de labels is niet mogelijk binnen de ZEKprogrammatuur, omdat deze standaard geen inhoudelijke koppeling tussen de vragenlijsten kent. 6.3 Importeren 6.3.1 Importeren vanuit andere documenten Het is mogelijk om vragenlijsten te kopiëren vanuit andere programma s. Nadat u op toevoegen heeft geklikt, verschijnt het volgende scherm: Op dit scherm kunt u in het tekstvak een vraag c.q. vragen plakken vanuit het klembord. Let op: één regel is één item (vraag). Geef de schaal (eventueel aangeven dat het verplichte velden betreft) en klik op opslaan. De nieuwe vragen worden standaard toegevoegd onderaan het scherm. 19 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
Wilt u op een andere plek in de vragenlijst importeren, dan kunt u dit aangeven door het vinkje (links van het item) aan te vinken. Op die plek worden dan de nieuwe items geplaatst. 6.3.2 Importeren (2) Het is ook mogelijk om te importeren en direct domein, rubriek en vraag te laten indelen door het programma. Hoe werkt dit? U kunt dit doen met behulp van Excel. U dient hiertoe in Excel 3 kolommen te gebruiken: A = domein. B = rubriek. C = vragen. Onderstaand een voorbeeld (aangemaakt door rechtsonder op de Excel -knop klikken): te Om te importeren is het voldoende om het gehele Excel-blad te selecteren en te kopiëren. 20 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
Plak dit in het importeer-vak: Kies de schaal en sla de gegevens op. De gegevens worden geplaatst. 6.3.3 Importeren (3) Het is ook mogelijk om vanuit het Excel-bestand van de kwaliteitsvragenlijsten te importeren. In het onderstaande voorbeeld is vanaf cel A4 gekopieerd. Deze kan ook in één keer worden geplakt. 6.3.4 Importeren (4) Het is ook mogelijk om een Excel-bestand te importeren inclusief data van de respondenten. Het is een kwestie van het gehele Excel-werkblad te selecteren (CTRL A) en te kopiëren (CTRL C). 21 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
Kies voorbereiding, nieuw. Het beste is om niet een lege vragenlijst te kiezen, maar de juiste doelgroep. Dit, omdat u dan ook kunt benchmarken met de gekozen doelgroep. Kies In voorbereiding nemen, onderhoud vragenlijst. Selecteer alle items en wis deze door op de prullenbak te klikken. Bevestig te verwijderen met OK. Klik op toevoegen en plak de inhoud van het Excel-werkblad in het gele vak. 22 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
Selecteer de schaal en klik op opslaan. De items inclusief data van de respondenten zitten in het instrument. In onderstaand voorbeeld zijn de 33 respondenten geïmporteerd. U kunt de vragenlijst in gebruik nemen of in het archief zetten. 23 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
6.3.5 Automatische nummering aan of uit Linksonder staat automatisch volgnummer, u kunt hiermee de vragen automatisch een volgnummer geven. Automatisch volgnummer: 24 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst
AANTEKENINGEN 25 van 25 Handleiding Kwaliteitsvragenlijst