Raad voor Maatschappelijk Welzijn Notulen open zitting Zitting van 19 oktober 2016 Samenstelling: Aanwezig: mevrouw Maddy Bouden; mevrouw Doris Dereyne; de heer Chris Vermeersch; de heer Johan Supply; mevrouw Rita Vergote; mevrouw Sylvie Van Keirsbilck; de heer Jan Halewyck; mevrouw Claudine Muylle; mevrouw Sabine De Wandel Afwezig: de heer Antoon Verstraete 19 oktober 2016 19:02 -De voorzitter opent de openbare zitting OPENBARE ZITTING Verslag vorige zitting 1 2016_RMW_00078 Verslag open zitting van 21 september 2016 - Goedkeuring GOEDGEKEURD Het verslag van de vorige zitting wordt ter goedkeuring voorgelegd. Stemming op het agendapunt Goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn met unanimiteit De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt het verslag van de vorige zitting goed. Bijlagen 1/11
Notulen open zitting.pdf Algemeen Bestuur Onthaal en Administratie 2 2016_RMW_00079 Beslissingen secretaris open zitting - Aktename KENNIS GENOMEN De secretaris nam beslissingen op volgende data : 16/09/2016; 23/09/2016; 30/09/2016; 7/10/2016 (zie bijlage) Juridische grond 61 van het OCMW decreet : met betrekking tot butgethoudersschap voor aangelegenheden van dagelijks bestuur De Raad voor Maatschappelijk Welzijn neemt akte. Bijlagen Secretarisbesluiten open zitting 7 oktober 2016.pdf Secretarisbesluiten open zitting 16 september 2016.pdf Secretarisbesluiten open zitting 23 september 2016.pdf Secretarisbesluiten open zitting 30 september 2016.pdf Leven Sociale dienst 3 2016_RMW_00146 Aanbrengen dakisolatie in bejaardenwoningen - Goedkeuring GOEDGEKEURD Door de woondienst werd, in samenwerking met de vzw Goed Wonen, een energiescan uitgevoerd in de 6 bejaardenwoningen, Zonnebekestraat 71/1 tot en met 71/6. Er werd geadviseerd om dakisolatie te voorzien. De dakisolatie voor de bejaardenwoningen valt onder het sociaal dakisolatieproject en wordt gratis uitgevoerd door vzw Goed Wonen, atelier Westhoek. Goed wonen, vzw Atelier Westhoek, Boezingstraat 130A te 8906 Elverdinge diende offertes in: 2/11
Zonnebekestraat 71/1 te 8920 Langemark-Poelkapelle: 1.626,85 excl. btw of 1.724,46 Zonnebekestraat 71/2 te 8920 Langemark-Poelkapelle: 1.626,85 excl. btw of 1.724,46 Zonnebekestraat 71/3 te 8920 Langemark-Poelkapelle: 1.626,85 excl. btw of 1.724,46 Zonnebekestraat 71/4 te 8920 Langemark-Poelkapelle: 1.626,85 excl. btw of 1.724,46 Zonnebekestraat 71/5 te 8920 Langemark-Poelkapelle: 1.626,85 excl. btw of 1.724,46 Zonnebekestraat 71/6 te 8920 Langemark-Poelkapelle: 1.626,85 excl. btw of 1.724,46 In het kader van het sociaal dakisolatieproject wordt de dakisolatie in de woningen Zonnebekestraat 71/1 tot en met 71/6 volledig gesubsidieerd; de uitvoering van deze werken is dus een nuloperatie. Er wordt voorgesteld om de offertes goed te keuren. Juridische grond Het besluit van de Vlaamse Regering van 19 november 2010 houdende algemene bepalingen over het energiebeleid, meer bepaald artikels 6.4.1/8 en 6.4.1/9. Financiële informatie Financiële informatie De uitvoering betreft een nuloperatie. Notulen De voorzitter geeft feedback ivm de vraag uit vorige raad met betrekking tot het BTW percentage. Het klopt dat gebouwen die niet privaat worden verhuurd onderworpen zijn aan 21% BTW voor lokale besturen, ongeacht de leeftijd van de gebouwen. De bejaardenwoningen worden wel privaat verhuurd en zijn dus onderworpen aan 6% BTW. Het LOI of Lokaal Opvang Initiatief wordt gezien als een dienstverlening. Jan Halewyck vraagt of enkel het dak wordt geïsoleerd. Maddy Bouden beaamt dat. Sylvie Vankeirsbilck haalt aan dat volgens José Victoor de woningen indertijd wel werden geïsoleerd. Maddy Bouden zegt dat dit perfect mogelijk is, maar dat de isolatienormen uit die tijd anders waren dan op heden. Stemming op het agendapunt Goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn met unanimiteit 3/11
De raad beslist om de dakisolatie voor de bejaardenwoningen, Zonnebekestraat 71/1 tot en met 71/6 te laten uitvoeren. Artikel 2 De raad keurt de offertes van Goed Wonen vzw, Atelier Westhoek, Boezingestraat 130A te 8906 Elverdinge goed. Bijlagen Zonnebekestraat 71-1.pdf Zonnebekestraat 71-2.pdf Zonnebekestraat 71-3.pdf Zonnebekestraat 71-4.pdf Zonnebekestraat 71-5.pdf Zonnebekestraat 71-6.pdf Kinderopvang 4 2016_RMW_00154 Aanbrengen dakisolatie in BKO's Madonna en Sint- Juliaan - lastvoorwaarden en gunning - Goedkeuring GOEDGEKEURD Door de woondienst werd, in samenwerking met vzw Goed Wonen, een energiescan uitgevoerd in de BKO s, Brugseweg 40 te Klerkenstraat 128A. Er werd geadviseerd om dakisolatie te plaatsen. Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure met aanvaarde factuur. Goed wonen vzw, Atelier Westhoek, Boezingstraat 130A te 8906 Elverdinge diende offertes in: BKO Brugseweg 40 te 8920 Langemark-Poelkapelle: 1.626,90 excl. btw of 1.968,55 incl. 21% btw BKO Klerkenstraat 128A te 8920 Langemark-Poelkapelle: 1.293,27 excl. btw of 1.564,86 incl. btw Een deel van de kostprijs wordt gesubsidieerd door Eandis cvba, Brusselsesteenweg 199 te 9090 Melle. Dit deel wordt geraamd op 1.422,42. Er wordt voorgesteld om de opdracht te gunnen aan Goed wonen vzw Atelier Westhoek, Boezingstraat 130A te 8906 Elverdinge, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 2.920,17 excl. btw of 3.533,41 incl. 21% btw. Juridische grond 4/11
Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen. Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht. De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 26, 1, 1 a (limiet van 8.500,00 excl. btw niet overschreden). De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 105. Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 5, 4. Financiële informatie Financiële informatie De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het exploitatiebudget van 2016 op budgetcode 0945-00/613000 (GBB-BKO). Er is geen visum van de financieel beheerder vereist. Stemming op het agendapunt Goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn met unanimiteit De raad beslist om de dakisolatie voor de BKO s Sint-Juliaan en Madonna te laten uitvoeren. De opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure met aanvaarde factuur. 5/11
Artikel 2 De opdracht wordt gegund aan Goed wonen vzw, Atelier Westhoek, Boezingestraat 130A te 8906 Elverdinge, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 2.920,17 excl. btw of 3.533,14 incl. 21% btw. Artikel 3 Een subsidie zal aangevraagd worden bij de subsidiërende instantie Eandis cvba, Brusselsesteenweg 199 te 9090 Melle. Artikel 4 De betaling zal gebeuren overeenkomstig de bepalingen voorzien in de offerte en met het krediet ingeschreven in het exploitatiebudget van 2016 op budgetcode 0945-00/613000 (GBB-BKO). Bijlagen Brugseweg 40.pdf Klerkenstraat 128A.pdf Woonzorgcentrum Woonzorgcentrum 5 2016_RMW_00149 RIZIV-financiering woonzorgcentrum De Boomgaard - Kennisneming KENNIS GENOMEN Het RIZIV-jaarverslag vertaalt de zorggraad en de personeelsinzet in een te verwachten zorgforfait. Het zorgforfait is een bedrag dat het RIZIV via de mutualiteiten aan de instelling betaalt. Als basis voor de berekening van 2017 wordt de referentieperiode juli 2015 tot en met juni 2016 gebruikt. Hoe hoger de zorggraad (=bewoners met KATZ-score van B/C/CD of D), en hoe meer RVT-bedden een instelling heeft (bij ons 36 op 79 bedden), hoe hoger het bedrag. Daartegenover stijgt de inzet van personeel bij een hogere zorggraad. Woonzorgcentrum De Boomgaard ijvert voor een zorggraad van 80 procent. Hiermee bereikt het een financieel optimum. In de vorige referentieperiode bedroeg dit 79,74%, waarbij er een stijgende trend is van 76,55% naar 83%. De totale bezettingsgraad van het woonzorgcentrum bedraagt 96,05%. Dit cijfer ligt onder de benchmark (97,7%). Hiervoor zijn 2 belangrijke redenen: Er zijn 6 kamers kortverblijf ten opzichte van een totaal van 79 kamers. Deze verhouding ligt hoger dan in andere instellingen. De kans op tijdelijke leegstand in een kortverblijf is groter dan in vaste kamers. Bij een overlijden in een zorgflat blijft de partner de flat bewonen tot er een andere kamer vrij is. In sommige gevallen kan dit vrij lang duren waardoor er een onderbezetting is. Het is eveneens niet makkelijk om koppels te vinden die de zorgflats willen betrekken. 6/11
Een combinatie van bovenstaande factoren resulteert in een minimumnorm qua personeelsbezetting. De inzet van verpleegkundigen is vergelijkbaar met andere instellingen en ligt 1,749FTE boven de norm. In de verzorging worden 15,646FTE ingezet. Dit is 4,433FTE boven de norm. In andere woonzorgcentra ligt de verhouding van ingezette zorgkundigen ten opzichte van het aantal bewoners hoger. Dit is vooral te wijten aan een hoger percentage RVT-bedden, met bijhorende grotere personeelseisen. In de effectieve dagdagelijkse zorg aan bed is er echter geen verschil tussen een RVT en een ROB bed. Dit resulteert in een hogere werkdruk voor de zorgkundigen. Om die werkdruk haalbaar te houden is het aangewezen om het aantal zorgkundigen uit te breiden met 1,5FTE. Deze uitbreiding kan gefinancierd worden door het RIZIV. In de andere personeelsgroepen wordt voldaan aan de eisen en zet het woonzorgcentrum een vergelijkbaar personeelsbestand in ten opzichte van andere woonzorgcentra. Het dagforfait in 2017 bedraagt 55,16 euro. Per aanwezige bewoner kunnen wij dit bedrag aan het RIZIV factureren. In totaal krijgt het bestuur 1.796.234,26 euro aan RIZIV inkomsten (inclusief derde luik en eindeloopbaanregeling). Naar de toekomst zijn er nog enkele opportuniteiten: Mochten we evolueren naar een bezetting van 97,50%, cfr. benchmark, betekent dit een meeropbrengst van 23.061euro. De verhouding personeelsinzet-financiering is optimaal bij bewoners met een B-profiel. Een verdere optimalisatie hiervan, resulteert in een meeropbrengst van 2.360 euro. De gemiddelde anciënniteit van het personeel heeft ook een invloed op het forfait en is vrij laag. Een overschrijding van de drempelwaarde van 16 jaar betekent een meeropbrengst van 24.372 euro. Gelet op het huidig personeelsbestand is een onmiddellijke wijziging niet aan de orde. Er is financieringsruimte voor 0,744 FTE verpleegkundige A1. Deze ruimte is voorzien in het organogram en wordt normaal eind juni 2017 ingevuld. Notulen Maddy Bouden geeft toelichting bij het rapport. Doris Dereyne vraagt waarom er wordt gekozen voor de aanwerving van 2 halftijdse zorgkundigen naar aanleiding van het rapport? Maddy Bouden antwoordt dat het woonzorgcentrum op die manier flexibeler kan werken. Jan Halewyck vraagt zich af hoe we als woonzorgcentrum boven de 97% bezettingsgraad kunnen geraken. Chris Vermeersch antwoordt dat dit zeer moeilijk blijkt met kortverblijven. Maddy Bouden vult aan dat ook de zorgflats of kamers voor 2 bewoners een probleem vormen. Als één van de partners wegvalt, is het wachten op een éénpersoonskamer die vrijkomt. Ondertussen staat in feite een bed leeg. De raad neemt kennis van het RIZIV-jaarverslag en de prognose. 7/11
6 2016_RMW_00148 Vacantverklaring betrekking zorgkundige binnen het woonzorgcentrum - Goedkeuring GOEDGEKEURD 1. Vacantverklaring Er wordt voorgesteld om over te gaan tot een aanwervingsprocedure van twee halftijdse zorgkundigen in contractueel verband. Bij een aanwervingsprocedure dient de vacature intern en extern bekend te worden gemaakt. (art. 10 RPR) 2. Aanwervingsvoorwaarden De aanwerving gebeurt volgens de algemene toelatings- en aanwervingsvoorwaarden uit de rechtspositieregeling van het personeel van het woonzorgcentrum. (Hoofdstuk II, afdeling I: art. 5 t.e.m. 7 e.v.) Art. 3 Rechtspositieregeling bepaalt: De graden worden ingedeeld in vijf niveaus. De niveaus en de daarmee overeenstemmende diploma's of getuigschriften zijn: niveau C1-C2: een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs. Daarnaast moeten de kandidaten voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor de functie en erkend zijn als zorgkundige. In bijlage het profiel van een zorgkundige, zoals goedgekeurd door de OCMW-secretaris. 3. Bekendmaking De bekendmaking dient minimaal te gebeuren via 2 kanalen: Website gemeentebestuur en indien mogelijk, infoflash Facebook Website VDAB Interne bekendmaking via volgende kanalen Aanschrijven sollicitantenbestand Uithangen affiche publicatie 4. Samenstelling van de jury o Intern voorstel: Directeur woonzorgcentrum: Matthias Vanderhauwaert (voorzitter jury) Hoofd bewonerszorg: Chantal Vandenbulcke Secretaris jury: Carmen Delangre o Personen extern aan het bestuur, geschikt wegens professionele activiteit en specialisatie: hoofdverpleger WZC De Oever, OCMW Staden. 5. Selectieprocedure 8/11
De selectieprocedure behelst een functiegerichte competentietest en een niveau- of capaciteitstest. De competenties waarover de zorgkundige dient te beschikken, worden omschreven in de functiebeschrijving. De kandidaten worden dan ook op deze competenties getest. Indien er meer dan 20 kandidaten zijn wordt voorzien in een preselectietest. Het testen gebeurt in een casus, waarbij een praktijksituatie moet worden beoordeeld en in een jurygesprek. Kandidaten zijn geslaagd wanneer zij op beide proeven minimaal 50% behalen en over de 2 proeven heen 60% behalen. 6. Werfreserve Er wordt een werfreserve aangelegd van drie jaar. Stemming op het agendapunt Goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn met unanimiteit De OCMW-raad stelt de betrekking van zorgkundige vacant. 7 2016_RMW_00152 Bouwen assistentiewoningen - Stand van zaken bouw assistentiewoningen - Kennisneming KENNIS GENOMEN Chronologisch overzicht: Voorwerp: 29/02/2016: infoavond aan potentieel geïnteresseerden en mogelijkheid tot opgeven van interesses. Tijdens de OCMW-raad van 16/03/2016 werden de resultaten besproken. Op 20/04/2016 bepaalde de raad de lastvoorwaarden en de gunningswijze voor de coördinatie- en begeleidingsopdracht voor het ontwerpen en bouwen van 30 assistentiewoningen (2 fasen van telkens 15 woningen). Op 13/07/2016 werd de aanvraag tot het bekomen van een voorafgaande vergunning voor het uitbaten van assistentiewoningen goedgekeurd. Het vast bureau gunde op 20/07/2016 de begeleidingsopdracht aan Vlaanderen Bouwt VZW Intussen werden 3 gesprekken gevoerd met Vlaanderen Bouwt. De verslagen van de eerste twee gesprekken vindt u in bijlage. Het ruimtelijk uitvoeringsplan is in opmaak (zie strategische nota in bijlage). 9/11
Na een grondige financiële analyse en bespreking op het managementteam wordt geopteerd om 20 woningen te bouwen in plaats van 30. 10 woningen zouden verkocht worden, 10 uitsluitend verhuurd. De haalbaarheid van een gedeeltelijke openbare verkoop werd eveneens besproken met notaris Vanslambrouck. Het OCMW beheert en verhuurt de 20 woningen. De 10 eigenaars krijgen hiervoor in ruil een vast opbrengstpercentage. De grootte van de woningen zal vermoedelijk variëren tussen de 50 en 70m², waarbij sommige woningen zullen bestaan uit 1, andere uit 2 slaapkamers. Alvorens over te gaan tot de start der werken moeten nog heel wat zaken in orde gebracht worden: Timing: Documenten (ook te voorzien voor basisverkoopakte): o inhoud van de zorgcomponent (zorgcontract); o beding van wederinkoop; o bouwvergunning en plannen; o bestek per woonentiteit; o opnamevoorwaarden voor de assistentiewoningen en de doorstroom naar het woonzorgcentrum; o financiële voorwaarden (opbrengst investeerder). Investering te voorzien in meerjarenplan. De wijziging van het meerjarenplan wordt op 14/12/2016 voorgelegd aan de OCMW-raad. Bepalen van een dagprijs (woon- en zorgcomponent) en de inhoud ervan. Opmaak bestek tegen eind 2016 aan de hand van werkbezoeken en themavergaderingen. Wijziging meerjarenplan op 14/12/2016. Voorjaar 2017: o bespreking en goedkeuring verschillende documenten, prijssetting,... ; o wedstrijdfase gunning architect en aannemer. Zomer/najaar 2017: o verkoop woningen; o start werken. Najaar 2018: o start uitbating. Notulen Jan Haelwyck vraagt of al gestart werd met de voorbereiding van de verkoop van de assistentiewoningen. Maddy Bouden zegt dat Ellen Vanslambrouck de verkoop aan het voorbereiden is. De raad neemt kennis. VRAGEN EN ANTWOORD 10/11
8 2016_RMW_00080 Vragen en antwoord - Aktename KENNIS GENOMEN De Raad neemt akte 19 oktober 2016 20:16 - De voorzitter opent de besloten zitting 19 oktober 2016 20:22 - Chris Vermeersch verlaat de zitting 19 oktober 2016 20:23 - Chris Vermeersch betreedt de zitting 19 oktober 2016 20:24 - De voorzitter sluit de zitting 11/11