INHOUDSTAFEL INHOUDSTAFEL... 2 VOORWOORD... 3 INLEIDING... 4 WAAR MOET JE ZO ALLEMAAL AAN DENKEN VÓÓR JE BEGINT TE FUIVEN!... 5 1 INLEIDING... 6 2 VERPLICHTINGEN... 6 2.1 FUIFCHARTER... 6 2.2 FUIFRUIMTE... 6 2.3 AANMELDINGSFORMULIER EN VEILIGHEIDSPLAN... 7 2.4 BRANDPREVENTIEAANHANGWAGEN... 8 2.5 SABAM... 9 2.6 BILLIJKE VERGOEDING... 10 2.7 VERZEKERINGEN... 11 2.8 AFVAL... 13 2.9 SLUITINGSUUR... 14 2.10 BUREN VERWITTIGEN... 15 2.11 PUBLICITEIT... 15 2.12 ANDERE VERPLICHTINGEN... 19 3 TIPS EN TRUCS... 20 3.1 KOSTEN - OPBRENGSTEN... 20 3.2 SPONSERING... 20 3.3 FUIFBOX... 21 3.4 ANDER MATERIAAL... 21 3.5 VRIJWILLIGERS... 22 3.6 MEDEWERKERS EN TAAKVERDELING... 23 3.7 GELUIDSHINDER... 25 WAT ZIJN DE BELANGRIJKE ZAKEN TIJDENS JE FUIF?... 28 1 DRUGPREVENTIE... 29 1.1 WET?... 29 1.2 WAT KAN JE DOEN ALS ORGANISATOR?... 29 2 VANDALISME EN DIEFSTAL... 29 3 DRONKENSCHAP... 30 3.1 WAT ZEGT DE WET?... 30 3.2 VEILIG THUIS... 30 4 BARBEHEER... 30 5 EINDE VAN DE FUIF... 31 6 VEILIGHEID... 31 7 SECURITY... 32 8 MINDERJARIGEN... 32 9 WEIGERINGEN... 33 WAT MOET ER NOG ALLEMAAL GEBEUREN NA DE FUIF?... 35 1 THE DAY AFTER... 36 BIJLAGEN... 37 CHECKLIST VOOR HET ORGANISEREN VAN FUIVEN... 38 BELANGRIJKE TELEFOONNUMMERS... 41 HANDIGE ADRESSEN EN WEBSITES... 42 FUIFCHARTER... 45
VOORWOORD Beste Lezers Bij deze ben ik zeer verheugd de Zelzaatse fuifgids aan jullie te presenteren. Zich eens goed laten gaan op de ritme van muziek is een goede ontspanning voor zowel jong en oud. Het is goed om de sociale contacten tussen de mensen te versterken, de geest eens te laten rusten in deze voor iedereen zeer drukke samenleving. Dit zowel op het gebied van werk als opvoeden van de kinderen, de voor de schoolgaande kinderen te verwerken programma etc.. Natuurlijk is het organiseren van een fuif geen alledaagse activiteit en komen daar heel wat zaken bij kijken die heel belangrijk zijn. Het logistieke, het aanvragen van bepaalde zaken alsook wettelijke bepalingen waar men rekening dient mee te houden. Met deze gids proberen we de mensen die een fuif wensen te organiseren een goede leidraad(draaiboek) te geven en op die manier het organiseren van zulke evenementen een stukje te vergemakkelijken. Het harde werk zullen jullie uiteindelijk zelf moeten doen, maar na het lezen van deze gids kan de organisatie beginnen. Ik zou tekort komen indien ik de mensen die aan deze gids hebben samengewerkt, zou vergeten. Ik wil dan ook de jeugddienst, de jeugdraad en de politie bedanken voor het werk om tot dit resultaat te komen. Ik wens iedereen veel feestplezier. Met vriendelijke groeten Stevelinck Kristof Schepen van jeugd 3
INLEIDING Als je beslist een fuif te organiseren moet je een aantal zaken gaan doen. In deze gids overlopen we de belangrijkste stappen. Een fuif organiseren is niet zo gemakkelijk en vergt heel wat organisatievermogen en energie. Duizend-en-één dingen moeten gebeuren: een zaal reserveren, affiches en folders laten drukken, vergunningen aanvragen,. Zonder een gids is het makkelijk om in de wirwar van organisatorische aspecten te verdwalen. Deze gids wil een hulp zijn bij het inrichten van bepaalde manifestaties. Het ligt niet in onze bedoeling om je handje vast te houden, maar we geven langs deze weg gewoon enkele tips die volgens ons belangrijk zijn. Dit boekje heeft een klassieke structuur: een voor- en naspel met daartussen ruimte voor de hoofdact. Het voorspel geeft ten eerste een overzicht van alle zaken die je zeker moet doen om de fuif te organiseren en ten tweede een reeks tips en tricks om de fuif beter of gemakkelijker te organiseren. Het tweede deel over de fuif zelf biedt informatie of wat je kan, mag en moet doen tijdens het verloop van de fuif, gaande van de organisatie van je kaartenverkoop tot drugpreventie. En het naspel mag uiteraard niet verwaarloosd worden. Gewoon uitgeteld in een hoekje kruipen is er niet bij voor de organisator: de centen moeten geteld, de vuilzakken buitengezet en eventuele brokken gelijmd. Daarover vind je meer in het derde deel. Tot slot bevat de gids een berg adressen en links waar je meer informatie kan vinden. Als je tussen die berg informatie je weg toch niet vindt, kan je beroep doen op de jeugddienst ( p.42). 4
WAAR MOET JE ZO ALLEMAAL AAN DENKEN VÓÓR JE BEGINT TE FUIVEN!
1 INLEIDING Voor je aan de organisatie van een fuif begint, is het goed even stil te staan bij volgende zaken: Wat is de bedoeling van de manifestatie (winst maken, feest vieren, een groep laten komen, vrienden samenbrengen, )? Wie wil je bereiken? En wie laat je toe? Kleed je de manifestatie in? Waarom (niet)? Hoe kleed je ze in? Staat de bestemming van de opbrengst vooraf vast? Wie neemt de eindverantwoordelijkheid op zich? Hoe wordt de toegangsprijs bepaald? Welke muziek/genre komt er aan bod of wordt alles toegelaten? Wat doe je met vechtpartijen? Hoe sta je tegenover alcohol en drugsgebruik? 2 VERPLICHTINGEN 2.1 FUIFCHARTER 2.1.1 Wat? In het charter staan afspraken tussen de gemeente, de organisatoren van fuiven en de politie. Deze afspraken zijn zeer uiteenlopend. Met het charter engageren jeugd en jongerenverenigingen zich om die afspraken na te komen. Fuiven is een belangrijk element in de jeugdcultuur en via een charter kan dit allemaal binnen een gezond en vriendelijk klimaat. Het gemeentebestuur neemt het engagement op om het organiseren van fuiven en evenementen zo veel mogelijk te stimuleren. (Charter vind je in bijlage p.45). Het charter werd plechtig ondertekend op de infoavond in december 2008. De jeugddienst houdt een kopie bij van het charter. Heeft jouw organisatie nog niet getekend, dan kan dat op de jeugddienst. 2.1.2 Hoe? Het fuifcharter: Als je vereniging al heeft getekend, moet je niets doen. Heb je nog niet getekend, kom langs op de jeugddienst. ( p.42) 2.2 FUIFRUIMTE 2.2.1 Aandachtspunten De zoektocht naar een geschikte ruimte voor je fuif is niet altijd gemakkelijk. De gemeente stelt het Cultureel Centrum De Brug (Assenedesteenweg 115, 9060 Zelzate) 6
ter beschikking. Welke zaal of tent je ook kiest, je moet altijd rekening houden met een aantal aandachtspunten en voorschriften: Een eerste aspect is brandveiligheid. De zaal moet beschikken over een attest brandveiligheid van de brandweer. Dit document maakt onder meer duidelijk of de locatie geschikt is om er een activiteit te organiseren en hoeveel mensen je maximum mag toelaten. Het tweede aspect is de technische uitrusting. Sommige zalen beschikken over een vaste muziekinstallatie, verlichting of podium. Je kan ook materiaal ontlenen. Het derde aspect is geluid. De normen hangen af van het feit of de activiteit plaatsvindt in een ingedeelde of een niet-ingedeelde locatie. Meer informatie hierover vind je op p. 25. 2.2.2 Het contract Afspraken rond brandveiligheid, technische uitrusting en geluidsnormen vermeld je best in het contract dat je aangaat met de zaaluitbater. Ook andere factoren zijn belangrijk voor het contract: Welke lokalen zijn in de huurprijs vervat? Mag je ramen en deuren openen? Dit is belangrijk voor geluidshinder en luchtregeling Hoeveel betaal je voor verlichting, verwarming, telefoon, schoonmaak,? Stelt de verhuurder personeel ter beschikking? Is er een speciale regeling voor Sabam, billijke vergoeding? Hoe wordt het voorschot geregeld? Hoe kan je het contract annuleren? Hoeveel bedraagt de waarborgsom? Moet je als huurder bepaalde verzekeringen afsluiten? Mag je de infrastructuur onderverhuren? Is een vestiaire verplicht, wie is de uitbater? Moet je een verantwoordelijke voor de toiletten voorzien? Hoe stel je evt schade vast? Wat met het opruimen van de zaal? Indien bepaalde punten niet in het contract staan, informeer je best bij de zaaluitbater. 2.3 AANMELDINGSFORMULIER EN VEILIGHEIDSPLAN 2.3.1 Wat? Voor een fuif in een gemeentelijke zaal moet je toestemming krijgen van de gemeente. De aanvraag moet (minstens) 4 weken vooraf ingediend worden. Als je in openlucht (meestal in een tent) fuift moet je eveneens toelating krijgen van de gemeente. Die aanvraag moet (minstens) 2 maand vooraf ingediend worden. Als je een private fuif geeft, of je geeft een fuif in een niet gemeentelijke accommodatie, dan moet je geen toestemming krijgen van de gemeente. Wel wordt gevraagd dat 7
je de fuif meldt zodat de gemeente op de hoogte is. Die melding moet je (minstens) 4 weken vooraf indienen. Samen met het aanmeldingsformulier kan je meteen werk maken van het veiligheidsplan. We raden je zeer sterk aan om dit plan op te maken, zo ben je verplicht na te denken over enkele essentiële aspecten om de fuif veilig te laten verlopen. Als je op de fuif meer dan 500 man verwacht ben je sowieso verplicht om een veiligheidsplan op te maken. Het veiligheidsplan is een middel om de belangrijkste gegevens op een rijtje te zetten rond veiligheid. Die informatie is in eerste instantie belangrijk voor jezelf als organisator. Daarnaast wordt deze informatie bezorgd aan de gemeentelijke diensten en de politie. De politie weet zo hoe de fuif wordt georganiseerd en wie waarvoor verantwoordelijk is als er problemen zijn. Zoals gezegd is het maken van het veiligheidsplan voor kleinere fuiven geen verplichting maar wel een aanrader. Toch kan de politie in sommige gevallen je verplichten om zo n plan op te stellen. Bijvoorbeeld als men vreest voor verkeersoverlast of parkeerproblemen rond de fuifzaal. Bij grote evenementen of fuiven kan de politie voorstellen een coördinatievergadering te houden met de organisator, brandweer en het gemeentebestuur. Op die vergadering wordt het veiligheidsplan samen overlopen en worden afspraken gemaakt over eventuele bijkomende maatregelen. Bijvoorbeeld: moet de straat (gedeeltelijk) afgesloten worden, is er nood aan bijkomende verlichting op het terrein of wat zijn de beste evacuatiewegen? Je kan als organisator ook zelf vragen voor zo n coördinatievergadering als je een grote fuif plant. De hulpdiensten zijn zeker bereid om met je mee te denken om de fuif veiliger te maken. Alle aanvragen voor het gemeentebestuur en de gegevens voor het veiligheidsplan zijn samengebracht in één formulier. Op die manier moet je je gegevens niet zelf naar de verschillende diensten versturen. 2.3.2 Hoe? Je kan een kopie van het formulier krijgen via de website van de jeugddienst of bij de jeugddienst. ( p.42) Vul het aanmeldingsformulier/veiligheidsplan in. Bezorg het formulier op de jeugddienst of op het gemeentehuis ( p.42) 2.4 BRANDPREVENTIEAANHANGWAGEN 2.4.1 Wat? De preventieaanhangwagen wordt gratis ter beschikking gesteld aan de verenigingen aangesloten bij één van de erkende raden. De kar is uitgerust met allerlei zaken om de fuifzaal of tent brandveilig te maken. In de kar vind je vb pictogrammen, brandhaspels, brandblusapparaten, De kar moet (minstens) 14 dagen op voorhand aangevraagd worden via het daartoe dienend aanvraagformulier. 8
2.4.2 Hoe? Je kan een aanvraagformulier verkrijgen via de website van de jeugddienst of bij de jeugddienst zelf. ( p.42) Vul het aanvraagformulier in Bezorg het formulier op de jeugddienst of bij de brandweer. ( p. 42) 2.5 SABAM 2.5.1 Wat? SABAM is er om de rechten van auteurs van muziekstukken te eerbiedigen, iedereen die deze composities in het openbaar afspeelt, is verplicht te betalen voor het gebruik van deze auteursrechten. Groepen die eigen muziek brengen en niet aangesloten zijn bij SABAM moeten geen auteursrechten betalen. De inning van deze gelden gebeurt door SABAM (= Societé d auteurs Belge Belgische Auteursmaatschappij). Dit geldt voor alle muzikale, letterkundige en artistieke werken van auteurs die bij SABAM zijn aangesloten. Om op het naleven van deze verplichting toe te zien kan SABAM controle uitoefenen in samenwerking met vb de politie. 2.5.2 Prijs? De prijs die je betaalt voor SABAM hangt onder meer af van o grootte van de zaal, o inkomprijs aan de kassa. Het is zeer moeilijk om een gemiddelde prijs te plakken op de vergoeding voor SABAM, want de prijs kan afhangen van heel veel kleine dingen. Op de website van SABAM en Formaat Jeugdhuiswerk Vlaanderen kan je gratis berekenen hoeveel je SABAM ongeveer verschuldigd bent. ( p. 44) Als je SABAM niet inlicht, riskeer je: o dat je 30% moet bijbetalen, o dat je mag opdraaien voor kosten voor eventuele kosten van de vaststelling of de gerechtskosten. Als je vragen hebt bij de factuur, controleer dan eerst je gegevens en neem eventueel contact op met het SABAM-kantoor om verduidelijking te vragen. 9
2.5.3 Hoe? De aanvraagformulieren kan je downloaden op de website van SABAM of afhalen bij de jeugddienst. De aanvraag moet uiterlijk 10 dagen vooraf ingestuurd worden naar SABAM. ( p.43) 2.6 BILLIJKE VERGOEDING 2.6.1 Wat? Sinds 1994 moet je naast SABAM ook auteursrechten betalen die ten goede komen aan de uitvoerende artiesten - zangers en muzikanten - en de producenten. (SABAM gaat naar de auteurs, componisten en uitgevers). Dit noemt men de billijke vergoeding. Deze vergoeding moet altijd betaald worden indien in het kader van de activiteit of de werking, opgenomen muziek afgespeeld wordt. Het innen van de billijke vergoeding bij de verenigingen en sociaal culturele activiteiten wordt door de beheersvennootschappen toevertrouwd aan Outsourcing Partners. ( p. 43) Zaaluitbaters kunnen een jaartarief aanvragen voor hun zaal. Daarbij kan de uitbater kiezen voor een tarief voor drank of voor dans. Dat laatste is nodig voor een fuif. Je doet er dus goed aan te vragen of de zaal zo n jaartarief heeft betaalt. Meestal zal de kost hiervan in de huurprijs van de zaal verrekend worden. In alle gemeentelijke zalen wordt het jaartarief dans ten laste genomen door het gemeentebestuur. Als je in een zaal zit, waar geen jaartarief dans is betaald of in een tent moet je een aanvraag indienen voor een tijdelijke activiteit. 2.6.2 Prijs? Het tarief in een zaal is afhankelijk van de oppervlakte van de zaal en de (hoogste) inkomprijs die je vraagt. Voor fuiven in een tent of openlucht wordt een optelsom gemaakt van drie verschillende tarieven: o het tarief dans volgens de oppervlakte van je dansvloer, o het tarief met drank volgens de oppervlakte van de plaats die voorzien is als café (ruimte om drank en eten te serveren), o het tarief zonder drank voor de rest van de oppervlakte. Een overzicht van de prijzen vind je op de site www.bvergoed.be. 2.6.3 Hoe? Vraag aan de uitbater van de zaal of hij het jaartarief dans betaalt. Als dat zo is ben je in orde. Voor alle andere gevallen moet je een aanvraag indienen. Je kan de formulieren afhalen op de website van Outsourcing partners of bij de jeugddienst. ( p. 43) 10
De aangifte moet minimum 5 werkdagen vóór de aanvang van de activiteit ingestuurd worden. Ben je te laat dan moet je 15% meer betalen met een minimum van 112 euro. Outsourcing partners stuurt je achteraf een verzoek tot betaling van het verschuldigde bedrag. 2.7 VERZEKERINGEN 2.7.1 Wettelijk verplichte verzekeringen Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor vrijwilligers Voor vrijwilligers die actief zijn voor: o Een rechtspersoon, o Een feitelijke vereniging met personeelsleden in dienst, o Een feitelijke vereniging die afhangt van een koepelvereniging met rechtspersoonlijkheid of met personeel in dienst, geldt, dat voor fouten gemaakt door hen automatisch en alleen de opdrachtgevende organisatie aansprakelijk wordt gesteld. De vrijwilliger is enkel persoonlijk aansprakelijk in het geval hij een echt zware fout heeft begaan, indien hij bedrog heeft gepleegd of constant dezelfde fout maakt. Die organisaties moeten dus verplicht een polis burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten. Feitelijke verenigingen (die geen personeel in dienst hebben of niet van een koepel afhangen) zijn dus niet verplicht om een dergelijke verzekering B.A. af te sluiten. Maar voor deze verenigingen geldt dat hun vrijwilligers wel nog persoonlijk aansprakelijk gesteld kunnen worden voor (zelfs lichte) fouten tijdens de uitvoering van hun taak. Het afsluiten van een verzekering ter bescherming van van deze vrijwilliger is hier dus wel niet wettelijk verplicht, maar wel zeer sterk aan te raden. Meer informatie hierover vindt je op www.vrijwilligerswerk.be. Verzekering objectieve aansprakelijkheid bij brand of ontploffing Volledigheidshalve moeten we deze titel aanvullen met in inrichtingen welke gewoonlijk voor publiek toegankelijk zijn. De objectiviteitverzekering, zoals ze kortweg genoemd wordt, is verplicht. Indien de eigenaar van de zaal er dus geen heeft of wanneer je op eigen locatie fuift moet je zo n verzekering afsluiten. 2.7.2 Aan te raden verzekeringen Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. Zoals hierboven geschreven zijn feitelijke verenigingen niet verplicht deze verzekering af te sluiten, maar is het wel zeer sterk aan te raden. 11
Verzekering tegen brand en aanverwante risico s Een brandverzekering is niet verplicht, maar ten zeerste aangewezen. De gevolgen van brand kunnen immers heel zwaar zijn. De brandverzekering dient om schade aan onroerende en roerende goederen te vergoeden dus aan het gebouw en de inboedel. Informeer naar de brandverzekeringspolis van de zaaluitbater. Hierin moet vermeld staan dat de eigenaar afstand doet van verhaal ten aanzien van de inrichter. Die voorziet dat indien er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd worden, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als dit niet het geval is, moet je zelf een brandverzekering afsluiten. 2.7.3 Aan te bevelen verzekeringen Een verzekering rechtsbijstand komt tussenbeide in de kosten van een juridisch conflict: advocaat, gerechtskosten. Naast de B.A. bestaan er verzekeringen Contractuele Aansprakelijkheid (C.A.) Met deze verzekering kan schade aan toevertrouwde zaken of schade, die niet door de brandpolis gedekt is, worden verzekerd. En dan zijn er nog verzekeringen alle risico s. Met deze verzekering kan je voorwerpen laten verzekeren tegen risico s als vandalisme, diefstal, Zowel eigen materiaal, als gehuurd materiaal kan verzekerd worden. Opgelet: het verdwijnen van een voorwerp, dit is diefstal zonder sporen van inbraak, wordt nooit verzekerd. Tot slot kan een verzekering Lichamelijke Ongevallen voor je helpers en jezelf nuttig zijn (lichamelijke schade die de vrijwilliger zelf oploopt tijdens het verrichten van vrijwilligerswerk). Er bestaat een mogelijkheid om een soort all-in formule te werken. De verzekering tijdelijke activiteiten combineert meestal 3 verzekeringen: een verzekering BA, rechtsbijstand en een verzekering lichamelijke ongevallen. De verzekering kan je nog aanvullen met andere polissen. Verzekeringen ontlasten je niet van alle schuld! Je dient ervoor te zorgen dat je organisatie goed is opgezet en dat het risico zo klein mogelijk wordt gehouden. De schade mag niet te wijten zijn aan eigen schuld, actieve daad of nalatigheid. Contacteer een goede makelaar, die je duidelijk kan uitleggen wat je polis wel en niet dekt. 2.7.4 Bemerking: Indien je vanuit een bestaande vereniging een activiteit organiseert, zijn een aantal zaken reeds gedekt binnen de groepspolis. Vraag na bij je verzekeringsagent en breid desnoods een bestaande polis uit. Dubbel verzekeren is overbodig! 12
2.8 AFVAL 2.8.1 Wat? Een fuif gaat vaak ook gepaard met heel wat afval, toch kunnen we van bij de start al heel wat acties ondernemen om het afval te beperken. Hoe minder afval er moet verwijderd worden, hoe beter (en goedkoper). Gebruik duurzame materialen indien er catering wordt voorzien. Het gebruik van duurzaam afwasbaar servies, bestek, schotels, is veel smakelijker dan de wegwerkvarianten in karton, plastic of piepschuim en leveren heel wat minder afval op. Het afval volledig bannen tijdens een evenement is onmogelijk. Het overblijvende afval kunnen we wel goed sorteren. Hiervoor kan je containers huren bij IDM. Deze vraag je aan bij de milieudienst van het gemeentebestuur die de opdracht aan IDM doorgeeft. De promotie van je evenement De promotie van het evenement is heel belangrijk, maar ook hier zijn er heel wat milieuvriendelijke alternatieven: Verstuur zoveel mogelijk elektronische mails i.p.v. flyers. Kies je toch voor een flyer/folder, bedeel deze dan gericht en zorg er zeker voor dat deze geen zwerfvuil wordt (vermeld de verantwoordelijke uitgever en de vermelding niet op de openbare weg gooien ) Verbied het uitdelen van flyers op het evenement zelf, een affichemuur kan hier een alternatief bieden. Verbied ook het uitdelen van wegwerpgadgets, plastic tasjes, drankblikjes, op het evenement zelf. Dit zorgt onvermijdelijk voor afval. Milieuvriendelijk decoreren Waarom niet kiezen voor duurzame decoratie zoals planten, herbruikbare slingers, kringloopmateriaal, Laat je inspiratie de vrije loop en laat de wegwerpversiering zoals ballonnen en wegwerpslingers links liggen. Laat de prullaria achterwege als prijs bij spelletjes. Met drankbonnetjes of een lekkere snack als beloning heb je gegarandeerd ook succes! 2.8.2 Hoe? Ga eerst na welk afval er vrijkomt tijdens je evenement, zo weet je welke afvalfracties je kan sorteren en welke containers je moet aanvragen. Je kan een aanvraagformulier verkrijgen via de website van de jeugddienst, bij de jeugddienst zelf ( p.42), of bij de milieudienst op het gemeentehuis. ( p.42) Vul het aanvraagformulier in Bezorg het formulier op de jeugddienst of bij de milieudienst. ( p. 42) 13
2.8.3 We helpen je op weg met een paar tips: Zorg voor voldoende containers en denk op voorhand goed na over welk afval waar vrijkomt. Op plaatsen waar men iets kan eten zijn er waarschijnlijk andere containers nodig dan ergens waar men alleen kan drinken. Communiceer goed met de medewerkers! Goed sorteren begint bij hen en goed begonnen is al half gewonnen! Stel iemand aan als afval- of milieuverantwoordelijke. Hij of zij kan er op toezien dat alles goed verloopt, dat de medewerkers op de hoogte zijn van alles, dat de containers niet uitpuilen, dat alle containers een geschikte plaats krijgen, Afhankelijk van de grootte van het evenement kan je er ook voor kiezen om een heus milieuteam samen te stellen. Wil je graag advies bij het organiseren van het afvalbeleid tijdens jouw evenement, aarzel dan niet en neem contact op met IDM. Zij delen graag hun ervaring met jullie. Meer info bij Annick Maes, annick.maes@idm.be, T. 09 340 60 36. 2.8.4 Herbruikbare bekers Gebruik herbruikbare bekers i.p.v. wegwerpbekers. Ze zijn veiliger dan glas en heel wat milieuvriendelijker dan de plastic wegwerpbekers. Een paar voordelen op een rijtje: Veel minder opkuiswerk na de fuif Een grote besparing op vuilnisbakken en wegwerpbekers Veel smakelijker om uit te drinken Milieuvriendelijk! Vanaf half 2009 zijn er herbruikbare bekers uit te lenen bij IDM, meer info hierover is te krijgen bij Annick Maes, annick.maes@idm.be, T. 09 340 60 36. Momenteel zijn ze ook te huur bij o.a. locafest (www.locafest.be). 2.9 SLUITINGSUUR 2.9.1 Wat In Zelzate is het sluitingsuur vastgelegd op 1 uur. Veel fuiven eindigen pas later en vragen daarom een afwijking van het sluitingsuur. Voor drankinrichtingen en dansgelegenheden die open wensen te blijven na het sluitingsuur dat door het politiereglement is bepaald (= 01u00), dient een vergunning minimum 2 weken vooraf aangevraagd te worden aan het gemeentebestuur, waarbij vermeld wordt welke periode en tot welk tijdstip hij zijn activiteit wenst open te houden. Tarieven voor het openblijven gedurende 1 nacht. Om open te blijven: a. tot 1 uur na sluitingsuur 20 b. tot 2 uur na sluitingsuur 30 c. meer dan 2 uur na sluitingsuur 50 Na advies van de politie kan je het te betalen bedrag gaan betalen op de rekendienst ( p. 42). 14
Het sluitingsuur wil zeggen dat er na dat uur niemand meer aanwezig is in je zaal of tent. Om er voor te zorgen dat dit ordelijk gebeurt kan je best volgende tips opvolgen: Hang aan de ingang een bericht met het juiste sluitingsuur. Stop met de verkoop van drankbonnetjes een uur voor het sluitingsuur Stop met de verkoop van drank een halfuur later Verminder het volume van de muziek een kwartier voor afsluiten en vraag vriendelijk om de zaal te verlaten 2.9.2 Hoe? Vraag de verlenging van het sluitingsuur aan via het aanmeldingsformulier voor fuiven. Na advies van de politie het te betalen bedrag betalen op de rekendienst. ( p. 42). 2.10 BUREN VERWITTIGEN 2.10.1 Wat? Als je iets organiseert in een bewoonde buurt ben je via het fuifcharter verplicht de buren te verwittigen. Zij hebben het recht om te weten wat er in hun directe omgeving gebeurt. Zo kunnen zij zich voorbereiden op de feestelijkheden. Jij als organisator hebt hierbij ook voordelen. Als je de buren verwittigt zullen zij zien dat je moeite doet om hen in te lichten. Ze zullen zien dat je aan hen gedacht hebt en dat je weet dat jouw feestje hen overlast kan bezorgen. Daardoor zullen zij zich al veel toleranter opstellen. Geef hen een telefoonnummer of GSM nummer waar ze de hele avond kunnen naar bellen als er klachten zijn. Ze zullen sneller naar jou bellen en de politie er buiten laten. Dat is een groot voordeel als je bedenkt welke invloed zo n politiebezoek op een fuif kan hebben. Tip: geef de buren één of twee gratis toegangskaarten. Wie weet komen ze dan zelf eens hun benen strekken ofwel geven ze die kaarten aan een kennis waardoor de tolerantie weer groter wordt. 2.10.2 Hoe? Stop een briefje in de bussen van de buurtbewoners. Een voorbeeldbrief kan je terugvinden in de fuifbox. 2.11 PUBLICITEIT 2.11.1 Affiches De meeste fuiven worden bekend gemaakt via affiches. Op de affiche vermeld je in ieder geval: wat er gebeurt, waar dat gebeurt (zaal - gemeente), wanneer dat ge- 15
beurt (datum & uur), met wie dat gebeurt (discobar, ) en wie organiseert (vereniging). Verder moet op elke affiche een verantwoordelijke uitgever (naam, adres en telefoon) vermeld staan. Mocht er iets fout lopen (vb. foutief plakken), dan zal deze persoon aangesproken worden, in tweede instantie de organiserende vereniging en op de laatste plaats de drukker. De verantwoordelijke moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Wat moet je zeker op een affiche vermelden? wat er georganiseerd wordt wanneer (datum en aanvangsuur) waar (zaal en gemeente) wie (discobar, groep, ) voor de muziek zorgt wie het organiseert de toegangsprijzen eventuele sponsors vermeld ook steeds een verantwoordelijke uitgever. Dat moet een meerderjarige inwoner van België zijn (ook voor vzw s). Gebruik zijn/haar domicilieadres en niet dat van de organisatie. Vzw s moeten ook hun naam met maatschappelijke zetel vermelden. Affiches verspreiden Hang affiches op plaatsen waar veel volk komt (cafés, openbare aanplakborden, ) Bemerking: in iedere gemeente zijn aanplakborden opgesteld. Vraag toelating aan het gemeentebestuur. Wild plakken is verboden en strafbaar. Overplak geen andere affiches. Kleur Vroeger bestonden er regels over de kleuren die je (niet) mocht gebruiken voor affiches. Deze regels zijn afgeschaft in het kader van de administratieve vereenvoudiging. Je mag dus affiches maken in alle kleuren ook zwart op witte of gele achtergrond kan. Zegeltaks Alle affiches die kleiner zijn dan één vierkante meter, zijn vrijgesteld van aanplakkingtaks. Naast de A3-affiches, zijn dus ook A2-affiches (formaat 42x59,4cm) en de A1- affiches (formaat 59,4x84,1cm) vrijgesteld van de aanplakkingtaks. Voor de affiches groter dan 1m² blijft de aanplakkingtaks verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter. Hiervoor betaal je een taks van 50 cent per m². Je vraagt hiervoor een nummer aan bij het Ministerie van financiën, in het ontvangkantoor der domeinen van Gent. Dit nummer moet je dan afdrukken op je affiche. Organisaties met een liefdadig karakter, moeten geen zegel aanbrengen op affiches. Je moet dan wel vermelden: Vrij van zegel, art. 198, 7e Wetboek der taksen. Als je affiche ook publiciteit bevat van een commerciële sponsor is deze ook vrij van zegelrecht zolang het hoofdobject van je affiche het aankondigen van de activiteit is. Het al 16
dan niet liefdadige karakter van een organisatie wordt echter heel eng geïnterpreteerd. Enkel als je de winst besteedt aan een liefdadig doel en iedereen belangeloos meewerkt, is er een vrijstelling. In de praktijk worden echter enkel grote organisatoren aangepakt bij overtreding. De boetes kunnen in geval van zware overtredingen en fraude oplopen van 5 tot 20 maal de ontdoken belasting. Meestal echter wordt 50% of zelfs minder extra aangerekend. Hoe? Affiches op A1 of kleiner formaat Je moet niets doen, dit is gratis Affiches voor activiteiten met liefdadig karakter Dit is gratis, vermeld wel op je affiche Vrij van zegel, artikel 198,7e Wetboek der Taksen Alle andere affiches: Bel naar het ontvangkantoor der domeinen in Gent voor een formulier aanplakkingaangifte ( p. 43) Stuur het ingevulde formulier terug naar deze dienst Je ontvangt een nummer. Dit nummer moet je op de affiches drukken. 2.11.2 Naast affiches kan je ook gebruik maken van ander publiciteitsmateriaal. Flyers Dit is vaak de makkelijkste en goedkoopste manier om de doelgroep te bereiken. Flyers of strooibriefjes kunnen overal uitgedeeld worden. Beleefdheidshalve vraag je eerst aan de verantwoordelijke van het gebeuren of je deze flyers mag uitdelen. Zorg ervoor dat de flyers niet op de openbare weg terechtkomen en vermeld: Niet op de openbare weg gooien, a.u.b.. Ook op strooibriefjes moet een verantwoordelijke uitgever (naam, adres en telefoon) vermeld staan. Panelen Geluidswagen 17
Om met een geluidswagen te mogen rondrijden op de openbare weg heb je de toelating van de burgemeester nodig. Vergeet niet om het gebruik van de geluidswagen te melden bij SABAM. Toegangskaarten Als je kaarten in voorverkoop aanbiedt, maak je tegelijkertijd publiciteit voor je fuif. Kaarten in voorverkoop zijn doorgaans iets goedkoper dan de toegangsprijs die je aan de kassa betaalt. Let erop dat de kaarten niet na te maken zijn door bijvoorbeeld een stempel op de achterkant van elke kaart te zetten. Zorg voor een aantrekkelijk verkoopsysteem, bijvoorbeeld wie 10 à 20 kaarten verkoopt krijgt er één gratis. Ook een goed financieel beheer is belangrijk. Eén persoon houdt alle toegangskaarten bij en verdeelt ze onder de verkopers. Andere middelen Je kan ook promotie voeren via vensterpolitiek; affiches voor het raam hangen. Of door vrijkaarten aan te bieden op fuiven, via lokale zenders. Je kan ook de pers inschakelen. 2.11.3 Aanplakzuilen De gemeente heeft een aantal aanplakzuilen waar alleen affiches van socio-culturele activiteiten die op het grondgebied van de gemeente Zelzate worden georganiseerd, aangebracht worden. Je mag per zuil en per activiteit slechts 1 affiche hangen van max. 60 x 40 cm. De affiches mogen slechts 14 dagen voor de start van de activiteit worden opgehangen. Het is verboden affiches waarvan de datum nog niet is verstreken te overplakken. Als je je niet aan de regels houdt, kan de gemeente de kosten voor het weghalen van de affiches aanrekenen. Hoe? Je mag je affiches gewoon op de aanplakzuilen ophangen, als je de regels nakomt. (max 1 affiche per zuil, max 60 x 40 cm, 14 dagen voor de start van de activiteit) 18
2.11.4 Publiciteitsborden en wegwijzers Als je borden langs de weg wil plaatsen moet je hier steeds toestemming voor krijgen. Voor de gemeentelijke wegen moet je dit aanvragen bij het college van burgemeester en schepenen, voor gewestwegen bij de betrokken overheid. Het college van burgemeester en schepenen kan in de toelating beperkingen opleggen. Je mag de borden niet aanbrengen aan bomen, elektriciteitspalen, straatmeubilair, De publiciteitsborden of wegwijzers moeten binnen de 48 u na de activiteit zijn verwijderd. Niet tijdig weggenomen of niet vergunde geplaatste borden kunnen beboet worden aan 25 per publiciteitsbord/wegwijzer. Hieronder staat een overzicht van de gewestwegen met daarnaast de plaats waar je toelating moet vragen. R4 (Kanaalstraat) R4 (J.F. Kennedylaan) Rijksweg N 474 (Beneluxlaan) Rijksweg N 49 (Antwerpen Knokke) Rijksweg N 436 (Assenedesteenweg) Rijksweg N 449 (afslag N49 aan industriepark Rosteyne) Alle andere wegen Ministerie Vlaamse gemeenschap Dienst Wegen Regio Gent ( p. 44) Ministerie Vlaamse gemeenschap Dienst Wegen Regio Eeklo ( p. 44) Gemeentebestuur Zelzate Hoe? Voor gemeentewegen vraag je toestemming via een brief gericht naar het college van burgemeester en schepenen of via het aanmeldingsformulier fuiven. Voor de andere administraties kan je gebruik maken van de standaardbrieven (brief inname openbaar domein) die ter beschikking gesteld worden door het gemeentebestuur (www.zelzate.be). 2.12 ANDERE VERPLICHTINGEN 2.12.1 Welke? Als er voor je fuif bepaalde wegen tijdelijk moeten worden afgesloten moet je dit aanvragen aan het gemeentebestuur. Dit kan via het aanvraagformulier. Wordt je fuif in een tent gegeven, dan moet dit ook aangevraagd worden aan het gemeentebestuur. Dit kan tevens met het aanmeldingsformulier. 19
3 TIPS EN TRUCS 3.1 KOSTEN - OPBRENGSTEN Het is verstandig om reeds van bij de start een raming te maken van de kosten en de opbrengsten. De onderstaande tabel kan jullie hierbij helpen. Kosten Opbrengsten Overheadkosten (vaste kosten die niet rechtstreeks toe te wijzen zijn aan je activiteit, maar er wel toe bijdragen). Onkosten medewerkers Bekendmaking en promotie Subsidies Deelnemersbijdragen (toegangsgeld, drank, ) Sponsering en giften Druk en verzendingskosten Huur Voeding en drank Materiaalkosten Vervoerskosten Verzekeringskosten Taksen (SABAM en billijke vergoeding) Representatiekosten (geschenkjes) 3.2 SPONSERING Om een deel van de kosten te dekken, kan je gebruik maken van sponsering. In ruil voor publiciteit op affiches, toegangskaarten, t shirts, krijg je van de sponsor een vergoeding in geld en/of in goederen. Je neemt best tijdig (afhankelijk van de grootte van de sponsering die je zoekt) contact op met mogelijke sponsors en maakt bij voorkeur gebruik van een informatieblad, waar al het nodige op vermeld staat (bedrag, achtergrondinformatie over de manifestatie). Vergeet niet het logo te vragen voor publiciteit op affiches en folders. 20
Het is belangrijk dat er goede schriftelijke afspraken worden gemaakt met de sponsors en dat beide partijen hun afspraken nakomen. 3.3 FUIFBOX 3.3.1 Wat? Iedere vereniging die een fuif organiseert, kan een fuifbox afhalen bij de jeugddienst. In die fuifbox zit het volgende: Geldkist met euromuntinzet Gelddetector Slangverlichting 6 walkietalkies Black-light stempelkussen Black-light inkt EHBO-kist 6 reflecterende vestjes 6 zaklampen (zonder batterijen!) Lijst belangrijke telefoonnummers Brief buurtbewoners Opbergkoffer Uiteraard moet deze box na de fuif ongeschonden terugbezorgd worden aan de jeugddienst. Zoniet wordt je waarborg ingehouden. Als er materiaal werd gebruikt meld je dit tevens aan de jeugddienst ( p. 43) 3.3.2 Hoe? De fuifbox moet minimum 10 dagen op voorhand aangevraagd worden bij de jeugddienst en moet daar ook afgehaald worden. 3.4 ANDER MATERIAAL Als de zaal niet voldoende is uitgerust zal het zeker nodig zijn om voor bijkomende voorzieningen te zorgen. Bij een fuif is er zeker nood aan een discobar. Als de DJ er zelf geen heeft, kan je deze aan een lage huurprijs ontlenen bij de provinciale uitleendienst voor audio visueel materiaal. ( p.43). Let er wel op dat de apparatuur voldoet aan de technische eisen van de DJ. Nuttig zijn ook: dranghekkens, podia, tafels stoelen, (aan te vragen aan de technische dienst van het gemeentebestuur. Je vindt het aanmeldingsformulier op de jeugddienst of op de technische dienst). tap installatie (brouwer) 21
3.5 VRIJWILLIGERS 3.5.1 Wat is vrijwilligerswerk? Sinds 1 januari 2007 is de nieuwe Vrijwilligerswet volledig van kracht. Volgens de wetgeving is vrijwilligerswerk elke activiteit die onbezoldigd en vrijwillig wordt verricht ten behoeve van één of meerdere andere personen, een groep, een organisatie of de ruimere samenleving, en die ingericht wordt door een organisatie. Uitgesloten van het vrijwilligerswerk is het werk in familieverband of in het kader van een tewerkstelling (vb. arbeidscontract). Als er sprake is van vrijwilligerswerk, dan gelden de bepalingen van uit de wet. De wet geldt ook tegenover occasionele vrijwilligers, die zich bijvoorbeeld eenmalig een paar uurtjes inzetten. Zo geldt vb ook ten aanzien van deze vrijwilligers de informatieplicht. En de occasionele vrijwilligers moeten vb ook op dezelfde wijze verzekerd worden als de vaste vrijwilligers. Dat is een goede zaak voor de vrijwilligers, maar soms ook een administratieve last voor de organisatie. 3.5.2 Wie mag vrijwilligerswerk doen. In principe mag iedereen vanaf 15 jaar vrijwilligerswerk doen. Voor sommige categorieën personen gelden speciale regels: Werklozen en bruggepensioneerden: een uitkeringsgerechtigde werkloze kan met behoud van zijn uitkeringen vrijwilligerswerk uitoefenen, op voorwaarde dat hij dit vooraf en schriftelijk aangeeft bij de RVA. De RVA-directeur kan het werk verbieden indien blijkt dat het niet om echt vrijwilligerswerk gaat, of indien het de beschikbaarheid van de werkloze op de arbeidsmarkt zou verhinderen. Arbeidsongeschikten en invaliden: zij hebben de toestemming nodig van de bevoegde adviserend geneesheer. Een gewoon doktersbriefje volstaat niet. Personen met vreemde nationaliteit: hoe bevreemdend het ook mag zijn, op dit ogenblik mogen enkel vreemdelingen van binnen de EU en zogenaamde gelijkgestelde vreemdelingen (vb. vreemdeling gehuwd met een Belg, met vrijstelling van verplichting van een arbeidskaart) vrijwilligerswerk verrichten. Het bezitten van een arbeidskaart A, B of C volstaat dus niet om aan vrijwilligerswerk te kunnen doen. Ook mensen zonder papieren en asielzoekers kunnen niet als vrijwilliger aan de slag. Leefloongerechtigden: deze personen kunnen vrijwilligerswerk verrichten, maar moeten hun dossierbeheerder hiervan op de hoogte stellen. Tip: start niet met vrijwilligerswerk of schakel de vrijwilliger niet in zonder de nodige toelating. Dit kan ernstige gevolgen hebben voor zowel de vrijwilliger als de organisatie. 3.5.3 De informatieplicht De organisaties moeten vrijwilligers correct en uitvoerig inlichten over de inhoud en mogelijke gevolgen van hun vrijwilligerswerk. Daarom bepaalt de wet dat organisaties verplicht zijn om vrijwilligers over de volgende elementen te informeren: 22
Sociale doelstelling en juridisch statuut van de organisatie De naam van de verantwoordelijken bij feitelijke verenigingen Voor rechtspersonen, feitelijke verenigingen met personeel in dienst of feitelijke verenigingen die afhangen van koepels met rechtspersoonlijkheid of met personeel in dienst: bewijs dat de organisatie de nodige verzekeringscontracten burgerlijke aansprakelijkheid heeft afgesloten Voor feitelijke verenigingen (die geen personeelsleden in dienst hebben en die niet beschouwd kunnen worden als lokale afdeling van een koepel): dat het gunstig aansprakelijkheidsregime van art 5 niet op hun vrijwilligerswerk van toepassing is, maar dat zij aansprakelijk zijn naar gemeen recht (zie recht). Aanduiding van andere risico s die verzekerd worden. Regeling van de onkostenvergoeding Dat de discretieplicht op vrijwilligers van toepassing is (het letterlijk citeren van de ganse tekst van art 458 Strafwetboek is niet meer nodig (zie verder). De organisatie kiest zelf vrij hoe ze deze informatie aan de vrijwilligers meedeelt: individueel (vb per brief) of collectief (vb via de website), schriftelijk of mondeling. De organisatie moet wel kunnen bewijzen dat de vrijwilliger de informatie ontvangen heeft. Als de organisatie en de vrijwilliger belangrijke afdwingbare afspraken wil maken, vb over de inhoud of de duur van het vrijwilligerswerk, is het aan te raden om een echt vrijwilligerscontract op te stellen (evenveel exemplaren als partijen, handtekening alle partijen). In dat contract kunnen ook alle elementen van de informatieplicht vermeld worden. Meer info over vrijwilligers en vrijwilligerswerk vind je op www.vrijwilligerswerk.be 3.6 MEDEWERKERS EN TAAKVERDELING Een fuif organiseren kan je niet alleen. Daarvoor heb je medewerkers nodig. Vooraf maak je best een taakverdeling met duidelijke afspraken. Dit houdt meer in dan mensen aanduiden voor de tap en inkom. Er moeten ook afspraken gemaakt worden en verantwoordelijken aangeduid worden in verband met toezicht en veiligheid. Een uur voor aanvang van de activiteiten kunnen de verschillende taken en de verantwoordelijkheden overlopen worden tijdens de briefing, zodat iedereen weet waar en wanneer er geholpen moet worden. Een geschreven taaklijst kan achter de toog worden opgehangen. Enkele taken: kassa, controle ingang, tappen, tussentoog, vestiaire, verkoop drankbonnetjes, Neem zeker ook de opkuis in de taakverdeling op. Spreek vooraf af hoeveel drankbonnen de vrijwillige medewerkers krijgen en verspreid deze voor de activiteit. Zorg dat het voor iedereen duidelijk is tot wanneer en hoeveel inkom gevraagd wordt, consumptiebonnen verkocht worden, drank verkrijgbaar is, muziek gedraaid wordt. 23
Zorg ervoor dat de medewerkers goed herkenbaar zijn door bijvoorbeeld aparte T- shirts, pet, Hieronder vind je een voorbeeld van een takenlijst en van een draaiboek. Daarin staat van A tot Z wat er vooraf allemaal is gebeurd en wat er op de avond van de fuif zelf allemaal moet gebeuren. 3.6.1 Takenlijst Te regelen wat Door wie Tegen wanneer uitgevoerd opmerkingen Organisatorisch Accommodatie Administratie Materiaal Budget Overleg/info Promotie Medewerkers Deelnemers Inhoudelijk Thema 3.6.2 Draaiboek (voorbeeld) Timing Wat Coördinatie medewerkers materiaal opmerking 14u00 Zaal klaarzetten 14.30 Drank koelen 15u00 Muziek klaar zetten 15u30 Lichten plaatsen 16u00 Alg. test 04u00 Start opkuis 24
3.7 GELUIDSHINDER 3.7.1 Wat? Bij een verstoring van de nachtrust, al dan niet op klacht van omwonenden kan de politie optreden. Hoe luid de muziek mag staan hangt samen met de vraag of een zaal onder VLAREM valt of niet. VLAREM regelt milieuvergunningen en deelt zalen ruwweg in twee grote categorieën in. Enerzijds de ingedeelde inrichtingen = zalen die over een milieuvergunning beschikken en waar meer dan 12 dansactiviteiten per jaar worden georganiseerd. Anderzijds de niet-ingedeelde inrichtingen = zalen die geen milieuvergunning hebben en waar minder dan 12 dansactiviteiten per jaar worden georganiseerd met een maximum van 2 per maand. De milieuvergunning dient aangevraagd te worden door de zaaluitbater, niet door de gebruiker van de zaal (huurder). Of een zaal over een milieuvergunning beschikt kan nagekeken worden bij de milieudienst op het gemeentehuis. 3.7.2 Wanneer? Wanneer val je nu precies onder VLAREM? Om het eenvoudig te houden vermelden we hieronder een lijstje met uitzonderingen. Bij de lijst hieronder heb je geen milieuvergunning nodig. In alle andere gevallen wel. Volgende zaken zijn vrijgesteld van een milieuvergunning: Dansactiviteiten in een tent met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen (maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of percelen) Dansactiviteiten in feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden worden georganiseerd. Onder bijzondere aangelegenheden wordt hier verstaan: er moet een bijzondere reden zijn om deze dansactiviteit te organiseren, bijvoorbeeld kermissen, carnavals, schoolfeesten, jaarfeesten van een vereniging, huwelijksfeesten, e.d.m. (dit wordt gelukkig vrij ruim geïnterpreteerd.) Het betreft hier feestzalen waarin slechts occasioneel dansactiviteiten plaatsgrijpen. Daarom moet ook steeds samen aan volgende criteria worden voldaan: o maximaal 12 dansgelegenheden per jaar met een maximum van twee dansgelegenheden per maand o al deze dansgelegenheden samen mogen zich maximaal over 24 kalenderdagen per jaar spreiden (een doorsnee fuif omvat 2 kalenderdagen: de avonduren van de dag + ochtenduren na middernacht van dag 2). Van zaaltjes van minder dan 100 m² moet men sowieso geen milieuvergunning hebben. 3.7.3 De geluidsnorm? Zalen die onder VLAREM vallen hebben specifieke geluidsnormen bepaald door een akoestisch onderzoek. Voor alle andere activiteiten gelden maximale decibels (db). Het maximale aantal decibels voor elektronisch versterkte muziek in een openbare inrichting is 90db. Het maximale geluidsniveau in de buurt is afhankelijk van de om- 25
geving en het tijdstip (tussen 5dB en 35dB). Alleen bevoegde personen (politie, rijkswacht en milieuambtenaar) kunnen, met een decibelmeter vaststellingen doen. Voor activiteiten in openlucht, zoals bijvoorbeeld festivals bestaat de mogelijkheid om een afwijking op 90dB aan te vragen. Dergelijke afwijking moet erkend worden door de burgemeester. Via het aanmeldingsformulier kan je een afwijking aanvragen. 3.7.4 Gevolg? Komt er een klacht van de omwonenden en de politie stelt een overtreding vast, dan kunnen zij vier dingen doen: 1. meting van het aantal geproduceerde decibels, 2. vriendelijk vragen de muziek stiller te zetten, 3. muziek stiller zetten en PV op maken, 4. de fuif stilleggen. Als de politie ter plaatse komt wees dan ten allen tijde vriendelijk en wees voor rede vatbaar. Deze mensen zijn zelf zeker voor rede vatbaar, maar als je begint te schelden en dergelijke meer, weet dan wat de consequenties kunnen zijn. 3.7.5 Tips Met een geluidsbegrenzer op de discobar kan men voorkomen dat bepaalde geluidsnormen overschreden worden. Het is ook aan te raden om buitendeuren zoveel mogelijk dicht te houden tijdens de fuif. Vandaag zijn de zware bastonen van de door de jeugd gesmaakte muziek een groot probleem. Een decibelmeter zal deze bastonen niet registreren als overlast, nochtans zal niemand ontkennen dat dit voor de buurt toch overlast veroorzaakt. Naast de geluidsoverlast bestaat er ook afgeleide hinder. Onder deze afgeleide hinder verstaan we onder andere het geluid van arriverende of vertrekkende voertuigen, wildplassen, braken op de stoep, vandalisme,. Aan deze afgeleide hinder wordt door omwonenden veel zwaarder getild dan aan de gewone geluidsoverlast. Bij klacht wordt deze hinder ten laste gelegd van de persoon in kwestie of van de inrichter van de manifestatie als de persoon in kwestie niet gekend is. Hieronder zijn enkele van de meest voorkomende oorzaken van de overschrijding van het maximaal toegelaten aantal decibels vermeldt: 26
Oorzaken Slechte geluidsisolatie. Slechte ligging van het gebouw. Slechte spreiding van de frequenties (te hoge of te lage tonen). Slechte spreiding van het geluid. Voertuigen van de bezoekers. Oplossingen Aanbrengen van geluidsopslorpende matten. Weinig tegen te doen (op lange termijn misschien enkele bomen). Frequenties bijregelen. Meerdere luidsprekers gebruiken zodat je het geluid naar de dansvloer kunt richten. Weinig tegen te doen. Belangrijk: je kan de politie vragen om een preventieve geluidscontrole te komen doen. 27
WAT ZIJN DE BELANGRIJKE ZAKEN TIJDENS JE FUIF?
1 DRUGPREVENTIE 1.1 WET? In België is het toelaten van druggebruik volgens de strafwet nog altijd strafbaar. Als bij controles drugs wordt gevonden, dan kan de persoon die op dat moment de verantwoordelijkheid van de zaal draagt veroordeeld worden tot een gevangenisstraf en/of een geldboete. Bovendien kan hij of zij tijdelijk of definitief ontzet worden uit (bepaalde) van zijn of haar burgerrechten. Motivatie van deze strenge normen: de organisator moet alles in het werk stellen om druggebruik te vermijden. 1.2 WAT KAN JE DOEN ALS ORGANISATOR? Via affiches en/of folders bekend maken dat de organisatoren geen druggebruik tolereren, ontslaat hen niet van hun verantwoordelijkheid op strafrechtelijk vlak, maar kan bij een eventuele rechtszaak toch in rekening gebracht worden. Dealers buiten zetten of weigeren. De politie waarschuwen. Voor een controle op druggebruik is er geen huiszoekingsbevel nodig. Treed dus kordaat en vastberaden op. Het is echter zeker niet de bedoeling om repressief op te treden (fouilleren of vasthouden zijn trouwens verboden zonder toestemming van de personen in kwestie). Laat de gebruiker gewoon de keuze: stoppen en afgeven of eruit! Geef dealers geen kans om hun waar aan de man te brengen: wie komt met de bedoeling drugs te verkopen, zet je best meteen aan de deur. Controleer regelmatig de verlaten en donkere plekjes. De drugpreventiedienst ( p.42) en het VAD ( p.43) is een organisatie die zich bezig houdt met drugs en drugspreventie en die je ook kan contacteren. 2 VANDALISME EN DIEFSTAL Het is geen overbodige luxe om ook op de parking toezicht te houden. Parkings geven vaak aanleiding tot diefstallen, vandalisme, het dealen van drugs, nachtlawaai, Zorg voor voldoende verlichting en een vlotte verkeersstroom. Voorzie ook plaatsen voor fietsen en motoren. Aan de inkom van de fuifzaal kan je affiches hangen die er de automobilisten op wijzen dat ze hun wagen afsluiten. Zorg er ook voor dat er zich in en rond de zaal geen losse dingen bevinden die eenvoudig kunnen worden meegenomen. Indien je tegen betaling of verplicht een vestiaire uitbaat, ben je verantwoordelijk bij diefstal en beschadiging! 29
3 DRONKENSCHAP 3.1 WAT ZEGT DE WET? Het is verboden om dronken makende dranken te schenken aan jongeren beneden de 16 jaar. Aan jongeren tussen 16 en 18 jaar mag bier en wijn geschonken worden, maar geen sterke dranken. Ook geen cocktails (vb Baccardi Breezer) en jenevers! Wie boven de 18 jaar is, mag in feite alles drinken. Verder is het een wettelijk feit dat er geen alcohol mag geschonken worden aan iemand die klaarblijkelijk dronken is. Iemand is dronken, wanneer hij of zij niet meer weet wat hij of zij doet of zich niet meer kan beheersen. Tip. Denk eens na over wat je doet met fuifbeesten die duidelijk dronken zijn. Mogelijke denkpistes zijn: begeleiding en/of vervoer naar huis, een ontnuchteringplaats voorzien. 3.2 VEILIG THUIS Weekendongevallen zijn een onaangenaam feit. Neem als organisator je verantwoordelijkheid en wijs dronken personen, die aanstalten maken om een auto te besturen er op dat dit onverantwoord is. Je kan zelfs overwegen om personen die teveel gedronken hebben zelf naar huis te voeren of met een taxi te laten brengen. 4 BARBEHEER De bar is een belangrijke bron van inkomsten. Enkele tips tot efficiëntie: Werk met ervaren tappers en zorg voor een toogverantwoordelijke die weet hoe biervaten worden aangesloten en hoe je best frigo s bijvult. Opgelet: Iemand die bier tapt moet minimum 18 jaar oud zijn! Maak voor en na de fuif een stock op van de volle flessen en vaten. o Door te werken met een doorgeef of tussentoog kan de hele zaak beter beheerst en geordend verlopen. Opgelet: ook deze mensen moeten minimum 18 jaar zijn! Het is gevaarlijk om met glazen bekers te werken. Schenk de dranken niet te lang op voorhand in. Niemand drinkt graag lauwe drankjes. Leuk idee! Bij elke brouwerij kan je gratis terecht voor een tapcursus. Vergeet ook de kleine attributen achter de toog niet: flesjesopener, handdoeken, schrijfgerief, plakband, 30