Collegevoorstel Inleiding Het huidige discussiesysteem in de raadzaal in het gemeentehuis in Vlijmen vertoont steeds vaker gebreken. De storingen die het systeem regelmatig tijdens raadsvergaderingen vertoont, leiden vaak tot ergernissen en doen ook het imago van de gemeente Heusden als moderne gemeente geen goed. Daarnaast is een goed functionerend discussiesysteem onontbeerlijk voor een goede registratie van de vergaderingen voor uitzending op internet. Feitelijke informatie Het huidige discussiesysteem is inmiddels zo n tien jaar oud en loopt daarmee op het einde van zijn technische levensduur. Dat blijkt ook wel door het feit dat het systeem steeds vaker gebreken vertoont. Met name de batterijen leveren problemen op. Vervangen is echter geen optie. De hoge kosten daarvan wegen namelijk niet op tegen het effect van vervanging. Een goed functionerend discussiesysteem is daarnaast een belangrijke voorwaarde voor de uitzendingen van de raadsvergaderingen op internet. De gemeenteraad heeft op 15 december 2009 besloten dat alle raadsvergaderingen voortaan via internet worden uitgezonden. Daartoe is een camerasysteem vereist, dat gekoppeld is aan het discussiesysteem van de gemeenteraad. Op het moment dat een raadslid zijn microfoonunit activeert, zwenkt een van de camera s naar zijn positie en brengt op die manier het raadslid in beeld. Om die reden bestaat er een directe relatie tussen dit voorstel en het voorstel van 2 november 2010 betreffende het uitzenden van de raadsvergaderingen via internet, waarin het camerasysteem centraal staat. Uitvoering van beide voorstellen hoeft echter niet aan elkaar gekoppeld te zijn. Het discussiesysteem kan onafhankelijk van het camerasysteem worden aangeschaft en geïmplementeerd. Afweging Aanschaf van een nieuw discussiesysteem vergt een behoorlijke eenmalige investering. Daar staat tegenover dat het discussiesysteem feilloos behoort te functioneren. De storingen van het huidige systeem zorgen vooral voor ergernissen en leiden de raadsleden onnodig af van de inhoud. Ook maakt het de weg vrij voor een gedegen uitzending van de raadsvergaderingen via internet, zoals de gemeenteraad in december 2009 heeft besloten. Bij de voorbereiding van beide voorstellen is steeds dit gemeenteraadsbesluit leidend geweest. Dat wil zeggen dat er bij de aanschaf van het camerasysteem van uit is gegaan dat we ons richten op uitzenden via internet en dat de beelden beschikbaar worden gesteld aan de lokale omroep HTR. Het is vervolgens de keuze en verantwoordelijkheid van de lokale omroep om deze beelden al dan niet in welke vorm dan ook te gebruiken. Behalve dat we ons dienen te houden aan het raadsbesluit van 15 december 2009 zijn er meer argumenten om ons primair te richten op internet. Eén daarvan is het grote bereik dat internet vandaag de dag heeft. Hoewel we ons bewust zijn dat met name de oudere generaties op dit moment een voorkeur voor traditionele media zoals televisie hebben, blijkt uit onderzoek dat in vorig jaar meer dan 90 procent van de Nederlandse huishoudens over een internetaansluiting 1
beschikt. Het aantal breedbandaansluitingen lag op dat moment op bijna 80 procent. Dat wil zeggen dat de overgrote meerderheid van onze inwoners straks de raadsvergaderingen live via de gemeentelijke website kan volgen en ze daags daarna ook nog kan terugkijken en doorzoeken op onderwerp. Daarnaast past onze focus op internet bij de landelijke richtlijn dat sinds 1 januari 2011 officiële bekendmakingen en publicaties niet meer per se in weekbladen gepubliceerd moeten worden, maar dat publicatie op internet volstaat. Met andere woorden: internet zal in de nabije toekomst steeds meer hét communicatiekanaal van de gemeente worden. Neutraliteit Met de gemeente als afzender is het belangrijk dat de neutraliteit is gewaarborgd. Dat kan alleen als het camerasysteem geheel geautomatiseerd wordt aangestuurd. In het systeem zoals de gemeente Heusden het gaat gebruiken, wordt gebruik gemaakt van vier camera s, waarvan drie camera s die de aan de discussie deelnemende raadsleden in beeld brengen, en één overzichtscamera. Een softwarematige aansturing van de camera s zorgt ervoor dat er door afwisseling van de verschillende beelden de raadsvergadering goed in beeld wordt gebracht. Om HTR in de gelegenheid te stellen om de raadsvergaderingen via televisie uit te zenden, worden de beelden van de vier camera s separaat en real time naar het lokale televisiestation gezonden. Het is vervolgens de verantwoordelijkheid en journalistiek onafhankelijke keuze van de HTR om op basis van deze beelden een uitzending samen te stellen. Daarnaast staat het de lokale omroep vrij om met een eigen camera de raadsvergaderingen vast te leggen. Ze kan echter ook de keuze maken de raadsvergaderingen voortaan niet meer in beeld te brengen. Als het college de garantie wil hebben dat de vergaderingen wel op HTR worden uitgezonden, dan zullen daarover nadere afspraken met daaraan gekoppelde financiële consequenties moeten worden gemaakt. Dit valt echter buiten dit voorstel. Offerte Ter voorbereiding van dit voorstel is MK2, de leverancier en beheerder van het huidige systeem, gevraagd een offerte uit te brengen voor zowel een nieuw discussiesysteem als een camerasysteem voor de registratie van de raadsvergaderingen en de bijbehorende, ondersteunende apparatuur. De totale investering voor de aanschaf van deze systemen bedraagt volgens die prijsopgave 60.000. Een deel van deze investering ( 14.500) is bedoeld voor de aanschaf van het camerasysteem. Deze aanvraag is op 2 november 2010 al door het college goedgekeurd (zie voorstel ORGORM07, d.d. 2 november 2010). Met de aanschaf en installatie van het nieuwe discussiesysteem is derhalve een investering gemoeid van 45.500 ex. BTW ( 60.000-14.500). In onderstaand overzicht is aangegeven hoe de investering behorende bij dit voorstel (nieuwe situatie) zich verhoudt tot de investering van het collegevoorstel van 2 november 2010 (oude situatie). Het opgevoerde bedrag voor het abonnement van NOTURECORD wijkt hierbij af van dat in het vorige voorstel. Oorzaak hiervan is dat destijds voor het lopend jaar rekening gehouden is met abonnementskosten gedurende één kwartaal, terwijl dat nu een half jaar is. 2
Kostenoverzicht oude situatie (collegevoorstel 2 november 2010) bedrag Leverancier struct./incid. Camerasysteem (incl. installatie en aanleg) 14.500 MK2 Incidenteel Implementatie uitzenden op internet 3.000 Notubiz Incidenteel Technische voorzieningen + aanleg (raming) 5.000 Incidenteel Totaal 22.500 Incidenteel NOTURECORD (abonnement, 1 kwartaal 2010) 1.100 Notubiz Structureel 4.470 per jaar Kostenoverzicht nieuwe situatie bedrag leverancier struct./incid. Camera- en discussiesysteem 60.000 MK2 Incidenteel Implementatie uitzenden op internet 3.000 Notubiz Incidenteel Technische voorzieningen + aanleg t.b.v. 5.000 Incidenteel camerasysteem (raming) Totaal 68.000 Incidenteel NOTURECORD (abonnement, 2 kwartalen 2011) 2.200 Notubiz Structureel 4.470 per jaar Inzet van Middelen De kapitaallasten van de totale investering van 68.000 bedragen conform de daarvoor geldende afschrijvingstermijn van vijf jaar 17.680 en kunnen ten laste worden gebracht van de stelpost voor structurele onvoorziene uitgaven. Het budget van 22.500, dat bij de jaarrekening 2010 zal worden overgeheveld ten behoeve van de eenmalige kosten i.v.m. uitzending van raadsvergaderingen via internet, kan als gevolg hiervan worden toegevoegd aan de post voor incidentele onvoorziene uitgaven. Van de votering van het krediet, de dekking daarvan en van de toevoeging van het overhevelingsbudget aan de post voor onvoorziene uitgaven dient melding te worden gemaakt in de 1 e Berap 2011. Inkoop Door aanschaf van het camera- en discussiesysteem enkelvoudig onderhands aan te besteden, wijken we af van het aanbestedingsbeleid. Reden om dat te doen is dat leverancier MK2 onze huisleverancier is als het gaat om beeld en geluid. Ze zijn derhalve goed ingevoerd in onze wensen en eisen en weten wat technisch wel en niet mogelijk is in onze raadzaal. Over de afwijking van het aanbestedingsbeleid is overleg geweest met de gemeentelijk inkoopcoördinator. Na ontvangst van de eerste offerte is met MK2 onderhandeld over de hoogte van het geoffreerde. Na een aantal gesprekken over en weer en 2 herziene offertes is het totaalbedrag uiteindelijk op bovengenoemd bedrag uitgekomen (20% lager dan eerste aanbieding). Hierin zijn tevens de 3
kosten voor de huur van het audiosysteem tijdens de raadsvergadering van 22 februari jongstleden meegenomen en uitonderhandeld. Risico's Er zijn geen risico's verbonden aan dit voorstel. Procedure Voorstel aan college: 3 mei 2011 Na goedkeuring college: Opdrachtgunning aan MK2 en Notubiz medio mei 2011 Ingebruikname nieuw discussiesysteem medio juni 2011 Uitzenden raadsvergaderingen via internet medio september 2011 Voorgenomen besluit Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen. 4
BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 3 mei 2011; besloten: - een krediet van 68.000,-- ter beschikking te stellen voor de aanschaf van een nieuw camera- en discussiesysteem ten behoeve van de informatie- en raadsvergaderingen; - de kapitaallasten van dit krediet ten laste te brengen van de post voor structurele onvoorziene uitgaven; - de budgetoverheveling bij de jaarrekening 2010 van 22.500 ten behoeve van de eenmalige kosten i.v.m. uitzending van raadsvergaderingen via internet toe te voegen aan de post voor incidentele onvoorziene uitgaven; - van bovenstaande besluiten melding te maken in de 1 e Berap 2011; - in afwijking van het gemeentelijk inkoopbeleid de levering en installatie van het camera- en discussiesysteem op basis van een enkelvoudige onderhandse aanbesteding op te dragen aan MK2; - dit besluit te kennis te brengen van de leden van het presidium. namens het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven 5