25 Het CATS CM Maturity Model Op basis van de ervaringen die zijn opgedaan in het advies- en trainingswerk van CM Partners is, uitgaande van CATS CM, een volwassenheidsmodel opgesteld dat ingezet kan worden als een eenvoudig maar bruikbaar instrument bij de professionalisering van het Contractmanagementproces. Want uiteindelijk is het belangrijkste doel van een volwassenheidsmodel niets anders dan een hulpmiddel te zijn voor procesverbetering binnen een organisatie. Een hulpmiddel dat de discussie over de vraag wat gaan we nu als eerste aanpakken om te verbeteren kan helpen slechten. In dit hoofdstuk leggen we uit waarom we voor een eigen volwassenheidsmodel gekozen hebben. Vervolgens bespreken we het model en hoe het toegepast kan worden. 25.1 WAAROM EEN EIGEN MODEL? Op het gebied van Contractmanagement is al een aantal volwassenheidsmodellen beschikbaar. De belangrijkste zijn CMMI 23 for acquisition en het escm-model (zie kaders). Dit laatste model is er in twee varianten: één voor opdrachtgevers en één voor leveranciers respectievelijk genaamd escm-cl 24 en escm-sp 25. Het nadeel van deze modellen is dat ze door hun brede scope veel minder makkelijk inzetbaar zijn voor het Contractmanagementproces en ook minder gedetailleerd zijn wanneer het op het Contractmanagementproces zelf aankomt. Om die reden hebben we het CATS CM Maturity Model (CCMM) ontwikkeld op basis van de processen uit het CATS-Sourcingmodel en de bijbehorende activiteiten. Het CCMM focust zich op Contractmanagement (laat andere processen buiten beschouwing) en kijkt daarbinnen in detail naar de uit te voeren activiteiten. 23 Software Engineering Institute, CMMi for Acquisition version 1.2, technical report CMU/SEI-2007-TR-017 24 Hefley, Bill and Ethel A. Loesche (2009). esourcing Capability Model for Client Organizations escm-cl, Van Haren Publishing 25 Hyder, Elaine, Mark C. Paulk, Keith M. Heston and Bill Hefley (2010). esourcing Capability Model for Service Providers escm-sp, Van Haren Publishing
180 CATS CM editie 2014: Contractmanagement voor opdrachtgever en leverancier CMMi for acquisition CMMI staat voor Capability Maturity Model Integrated. Het model CMMI for Acquisition dateert uit 2007 en is een afgeleide van CMMI for development uit 2006 en Software Acquisition CMM v1.03 uit 2002. CMMI-modellen bestaan uit verzamelingen van best practices met als doel organisaties te helpen bij het verbeteren van hun processen. Het model onderkent 22 procesgebieden voor acquisition -projecten waarvan er enkele als verantwoorde lijk heidsgebied van de Contractmanager zijn te onderkennen, zoals Requirements Management en Risk Management. Het model richt zich specifiek op de inkopende partij en geeft zelf aan dat het model ook elementen bevat die voor de leverancier van belang zijn. Elk procesgebied wordt beschreven aan de hand van doelstelling, resultaatgebieden en practices. Het uitgangspunt van het model is niet om voor te schijven hoe een inkoopproces zou moeten verlopen maar is een checklist om vast te stellen of ieder van de geïdentificeerde procesgebieden op een adequate wijze is ingevuld. De procesgebieden zijn ieder gerelateerd aan een specifiek niveau van volwassenheid. Door vast te stellen welke procesgebieden op voldoende wijze ingevuld zijn is het volwassenheidniveau vast te stellen. De maturity levels die onderscheiden worden zijn: Level 1 Initial. Level 2 Managed. Level 3 Defined. Level 4 Quantitatively Managed. Level 5 Optimizing. escm Het esourcing Capability Model is ook aan de Carnegie Mellon University ontwikkeld, alleen niet door het SEI maar door het Information Technology Services Qualification Centre (ITSqc). Het model is gericht op sourcing IT-enabled services en wil ondersteunen bij het objectief vaststellen van de sourcing capabilities en vervolgens ondersteuning bieden bij het verbeteren van die capabilities over de gehele contractlevenscyclus. Het model is er in twee varianten: een voor opdrachtgevers en een voor leveranciers respectievelijk genaamd escm-cl en escm-sp. De variant voor opdrachtgevers telt 95 procesgebieden en de variant voor leveranciers telt er 84. Sommige procesgebieden zijn relevant voor een bepaalde fase in de contractlevenscyclus zoals onder andere de procesgebieden Performance Monitoring en Financial Management. Het model kent ook vijf capability levels: Level 1: Performing Sourcing. Level 2: Consistently Managing Sourcing. Level 3: Managing Organizational Sourcing Performance. Level 4: Proactively Enhancing Value. Level 5: Sustaining Excellence.
25 Het CATS CM Maturity Model 181 25.2 HET CCMM-MODEL Het CATS CM Maturity Model (CCMM) bestaat uit: Het proces Contractmanagement: de scope. Activiteiten, beleid en hulpmiddelen: deze bepalen de effectiviteit van Contractmanagement. De volwassenheidsniveaus. Scope Het proces Contractmanagement is een van de processen uit de contractlevenscyclus zoals beschreven in paragraaf 3.3. Het aangaan en uitnutten van contracten maakt weer onderdeel uit het grotere geheel van alle processen die een organisatie uitvoert. De effectiviteit van al deze processen bij elkaar bepaalt de effectiviteit van de organisatie als geheel. Wij kiezen er bewust voor om ons te focussen op het proces Contractmanagement. Dat doen we omdat daar onze kennis ligt. Natuurlijk zullen bij het professionaliseren van Contractmanagement ook andere processen naar een hoger volwassenheidsniveau gebracht moeten worden. Wanneer zich die situatie voordoet, moeten we het gesprek aangaan met de personen die verantwoordelijk zijn voor die processen. Overigens nemen we daarbij wel alle aspecten van het proces mee zoals in het volgende uitgangspunt is te zien. Activiteiten, beleid en hulpmiddelen Het model onderscheidt drie aspecten die bepalend zijn voor de effectiviteit van Contractmanagement: 1 Het Contractmanagementproces c.q. de activiteiten van de Contractmanager. 2 De afspraken die (of het beleid dat) binnen de organisatie over alle andere relevante aspecten gemaakt worden. 3 De ondersteuning van bovenstaande twee aspecten door de inzet van hulpmiddelen. Ieder van deze aspecten dient optimaal ingevuld te zijn om de hoogst mogelijke effectiviteit te behalen. De samenhang is in figuur 25.1 weergegeven. Het eerste aspect kan door de individuele Contractmanager opgepakt worden en hoeft niet te wachten tot het tweede en derde aspect ingevuld zijn. Meer concreet: een Contract manager kan bijvoorbeeld de methode CATS toepassen en werken met een Contractrisicoprofiel of kan zijn contractomgeving identificeren zonder dat er binnen zijn organisatie een definitie is van het Contractmanagementproces (situatie A). Er komt echter een moment waarop de afspraken over het proces wel randvoorwaardelijk beginnen te worden, namelijk wanneer voor meerdere Contractmanagers uniformiteit van werken vereist wordt en gemeten gaat worden om bijvoorbeeld het effect van het Contractmanagementproces vast te stellen. Beleid en systeemondersteuning zijn dus geen voorwaarden om aan Contractmanagement te kunnen doen maar wel een vereiste om tot hogere professionaliteit te kunnen komen (situatie B).
182 CATS CM editie 2014: Contractmanagement voor opdrachtgever en leverancier Efficiency & effectiviteit proces proces beleid proces beleid systemen A B C Figuur 25.1 Aspecten die effectiviteit van Contractmanagement bepalen (CATS CM editie 2014) Voor een nog hogere mate van efficiency en effectiviteit zal het nodig zijn om ook ondersteunende systemen te implementeren (situatie C). Volwassenheidsniveaus Net als het eerder genoemde CMMI-model gaat het CATS CM Maturity Model ervan uit dat de hoogste mate van effectiviteit in een proces alleen behaald kan worden met de hoogste mate van beheersing van het proces. In de mate van procesbeheersing wordt een aantal niveaus gehanteerd. Deze niveaus zijn (gebaseerd op CMMi): 1 Ad-hoc. 2 Informeel. 3 Gedefinieerd. 4 Gemanaged. 5 Optimaliserend. Naast deze vijf niveaus is er ook nog een startniveau namelijk het niveau 0: afwezig, niet aangetoond of nog niet voldoend aan niveau 1. Iedere organisatie zit op dit niveau totdat door middel van het beantwoorden van de vragen (een assessment) een ander niveau van volwassenheid daadwerkelijk is vastgesteld. Al deze niveaus geven aan in welke mate het complete proces van Contractmanagement met al zijn aspecten in de organisatie wordt beheerst. Het hoogste niveau daarin is optimaliserend. Dat wil zeggen dat men de effectiviteit en de efficiency van het Contract managementproces voortdurend meet en nagaat welke verbeteringen daarin aangebracht kunnen worden. Waarbij opgemerkt dient te worden dat dit niveau voor organisaties vanuit economisch perspectief niet per se het gewenste niveau hoeft te zijn, omdat een hoger professionaliteitsniveau over het algemeen ook hogere kosten voor de uitvoering met zich meebrengt. Het verdient aanbeveling om aan de onderwerpen die gerelateerd zijn aan niveau 1 als eerste invulling te geven voordat met de onderwerpen van niveau 2 gestart zou moeten worden. Deze verdeling is echter niet heel strikt en in de praktijk worden vaak onderwerpen vanuit verschillende niveaus gelijktijdig geadresseerd.
25 Het CATS CM Maturity Model 183 25.3 HET CCMM-ASSESSMENT Om de mate van procesbeheersing en daarmee de effectiviteit en efficiëntie van Contractmanagement vast te stellen, en daarmee het niveau binnen het CCMM, hebben wij een assessment ontwikkeld. Dit assessment bestaat uit een reeks stellingen die alle onderdelen van het proces en alle aspecten daarvan afdekken. Door de stellingen te toetsen op hun geldigheid voor een organisatie ontstaat een beeld van de mate van procesbeheersing van het Contractmanagementproces. Op basis van dit beeld wordt een volwassenheidniveau aangegeven en kunnen, indien gewenst, die zaken geïdentificeerd worden die leiden naar een hogere mate van effectiviteit en een hoger volwassenheidniveau. Voor ieder van de activiteiten en aspecten zijn een of meerdere stellingen geformuleerd om te kunnen bepalen in welke mate een onderdeel van het aspect aanwezig is. Bijvoorbeeld, onder het aspect activiteiten staat de stelling: Contractimplementatie is een onderscheiden stap in de werkzaamheden van de Contractmanager. Idealiter is het antwoord altijd maar in de praktijk zal vaker het antwoord soms of bijna nooit gegeven worden. Zolang het antwoord op een stelling nog geen Altijd is blijft het een onderwerp om te verbeteren. Het bepalen van de score op een stelling is de verantwoordelijkheid van de assessor. Hij zal op basis van de antwoorden gegeven in de interviews een van de volgende scores toekennen: N Nooit/niet. B Beperkt: vaker niet dan wel. G Gedeeltelijk: vaker wel dan niet. V Volledig: (nagenoeg) altijd. Daarnaast is iedere stelling uit het assessment gerelateerd aan een volwassenheidsniveau. De uitvoering van het Contractmanagementproces heeft het volwassenheidniveau waarvoor alle overeenkomstige stellingen en die van de onderliggende niveau met Volledig zijn gescoord. De stellingen zijn per volwassenheidsniveau gegroepeerd naar de verschillende onderwerpen die voor dat niveau relevant zijn. Onderstaande opsomming van onderwerpen toont per onderwerp een voorbeeld van een stelling 26 : A. CM-proces en -activiteiten a. De activiteiten van de Contractmanager i. 12 stellingen waaronder: De Contractmanager bewaakt de prestaties van de leverancier en legt deze vast in prestatieverklaringen. b. De omgeving van de Contractmanager i. 6 stellingen waaronder: Overleg met de Contractmanager van de andere partij is gepland en deelnemers en onderwerpen zijn voor de looptijd van het contract afgestemd. 26 Meer informatie kan verkregen worden bij CM-partners.
184 CATS CM editie 2014: Contractmanagement voor opdrachtgever en leverancier c. De interactie met de Contracteigenaar i. De Contractmanager heeft een met de Contracteigenaar vastgelegd mandaat. B. CM-organisatieaspecten a. Inbedding i. 5 stellingen waaronder: De organisatie hanteert het begrip Contracteigenaar. b. Toepassing van de inbeddingsaspecten i. 5 stellingen waaronder: Voor ieder contract is de Contracteigenaar bekend. c. HR aspecten: i. 4 stellingen waaronder: Er zijn functieprofielen voor Contractmanagers. d. Proceseigendom i. 10 stellingen waaronder: Het proceseigendom van Contractmanagement is belegd. e. Contractbeheer i. 4 stellingen waaronder: De verantwoordelijkheid voor het registreren van de basiscontractgegevens is belegd en wordt uitgevoerd. C. CM-systemen a. 5 stellingen waaronder: Er zijn systemen waarmee alle contractdocumenten voor alle relevante functionarissen beschikbaar zijn. 25.4 HET CATS CM MATURITY MODEL GEBRUIKEN Om een assessment uit te voeren zal allereerst een assessor aangesteld moeten worden door de opdrachtgever van het assessment. De assessor zal, na zich bekend gemaakt te hebben met de organisatie, met een aantal mensen die betrokken zijn bij de uitvoering van Contractmanagement de stellingen gaan doornemen. Met betrokkenen bedoelen we in ieder geval: alle of in ieder geval een representatief deel van de Contractmanagers zelf; de managers van de Contractmanagers; de contracteigenaren of een representatief deel daarvan, en: de eigenaar van het Contractmanagementproces. Het bepalen van de score op een stelling is de verantwoordelijkheid van de assessor. Hij zal op basis van de antwoorden gegeven in de interviews een van de volgende scores toekennen aan een vraag: N Nooit/niet. B Beperkt: vaker niet dan wel. G Gedeeltelijk: vaker wel dan niet. V Volledig: (nagenoeg) altijd. Wanneer alle stellingen zijn gescoord zal de assessor het volwassenheidsniveau van de organisatie bepalen. Is het door de organisatie gewenste niveau nog niet bereikt, dan kunnen verbeter acties ondernomen worden. Van belang daarbij is om dit in de juiste volgorde te doen. Eerst moeten alle aspecten van het lagere volwassenheidsniveau voldoen aan de score V.
25 Het CATS CM Maturity Model 185 En dan pas kijken naar het niveau daarboven. Het heeft namelijk geen zin om actie te ondernemen op de onderwerpen van een hoger volwassenheidsniveau terwijl nog niet voldaan is aan alle volwassenheidscriteria van het niveau eronder.