Toelichting raadsvoorstel over Ambtelijke samenvoeging Hillegom, Lisse en Teylingen Versie 2.0, 5 juni 2015, gemeente Teylingen Samenvatting. Rondom het raadsvoorstel Ambtelijke samenvoeging bleek de behoefte aan nadere informatie. De belangrijkste vragen zijn: Waarom? Waarom nu? En: hoe verder? Op deze vragen wordt hierna ingegaan. De colleges van Hillegom, Lisse en Teylingen hebben gezamenlijk dit traject uitgezet en zijn ervan overtuigd dat ambtelijke samenvoeging een grote en urgente stap vooruit is in de samenwerking. Naast andere relevante argumenten is er op korte termijn een doorbraak nodig in het sociaal domein. De beoogde krachtenbundeling van de drie gemeenten biedt de gelegenheid een effectieve samenwerking op te zetten voor beleidsvorming. Deze zomer kan daarvoor de hand aan de ploeg. Ten slotte: Het college nodigt de raad uit om haar verwachtingen uit te spreken over het komende traject. Welke beslismomenten ziet de raad? Hoe wil de raad betrokken zijn in het proces? Het college en het managementteam van Teylingen zijn van harte bereid nadere informatie te verschaffen, hetzij persoonlijk (bijvoorbeeld maandagavond 8 juni a.s. 19:00 21:00 uur in het Bestuurscentrum), hetzij telefonisch of anderszins. Op de raadsagenda van 25 juni a.s. staat het voorstel met betrekking tot ambtelijke samenvoeging Hillegom, Lisse en Teylingen. Op verzoek van de raadsleden is hierbij een nadere toelichting opgesteld die antwoord geeft op de belangrijkste vragen die hierover leven. Belangrijkste vragen: 1. Welke doelstellingen worden beoogd? Welke knelpunten moeten worden opgelost? Welke samenhang is er met de 36 afspraken? 2. Waarom kiest het college voor deze oplossing? Waarom een ambtelijke fusie, terwijl er alternatieven denkbaar zijn? Wat zijn de voor- en nadelen? Waarom met deze partners? 3. Waarom stelt het college voor om juist nu deze beslissing te nemen? Is uitstel van de beslissing een optie? Wat behelst deze beslissing (onomkeerbaar of niet, kaderstellend, richtinggevend)? 4. Hoe gaat het verder? Wat gaat het kosten? Welke besluitvormingsmomenten zijn er? Hoe wordt de raad betrokken? Vervolgens is er nog een aantal vragen gesteld over diverse aspecten van het raadsvoorstel, die in de bijlage worden beantwoord. Bijvoorbeeld over het voortraject, de gevolgen voor de inwoners en voor de dienstverlening, de reacties van ambtenaren en de samenhang met het traject centrale huisvesting. 1. Waarom dit voorstel? Wat beoogt dit voorstel? In de Duin- en Bollenstreek is de afgelopen jaren veel gesproken over de bestuurlijke en ambtelijke samenwerking om de strategische positie van de streek te versterken. Op onderdelen is resultaat geboekt. Het voorstel voor ambtelijke samenvoeging beoogt een substantiële krachtenbundeling om meer te bereiken: 1
- Het versterken van de strategische positie en het realiseren van strategische opgaven. Daarvoor is krachtenbundeling een voorwaarde. Veel vraagstukken zijn gemeente-overstijgend en vragen een streekbenadering. Complexe vraagstukken kunnen op die manier gezamenlijk worden opgepakt. De verwachting is dat relevante overlegtafels (regionaal en provinciaal) beter bereikbaar worden, waarbij onze inbreng in kwaliteit zal toenemen. Op deze manier kunnen meer hulpbronnen worden aangeboord en andere organisaties worden gemobiliseerd voor gezamenlijke doelstellingen. - Het realiseren van voordelen op kwaliteit. Door de organisaties samen te voegen kan ingezet worden op bundeling van de beleidsadvisering. Goede en innovatieve dienstverlening kan in de toekomst gegarandeerd blijven omdat we onze hulpbronnen slimmer kunnen benutten. De regie op verbonden partijen kan worden versterkt doordat de organisatie groter is en hier meer kwaliteit op kan zetten. Ten slotte kunnen specifieke kwaliteiten worden toegevoegd die kleinere organisaties niet in huis hebben. - Het verminderen van kwetsbaarheid. In een grotere organisatie zijn minder eenmansposities bij beleid en uitvoering, hetgeen nu regelmatig voorkomt (denk aan nagenoeg alle beleidsterreinen in het ruimtelijk, economisch en sociaal domein, en op diverse onderdelen van de bedrijfsvoering). Vervanging is beter te regelen. Er kan voor gekozen worden om bepaalde werkzaamheden niet meer uit te besteden omdat het gezamenlijke volume groot genoeg is. De organisatie wordt meer robuust en toekomstbestendig. - Het verminderen van kosten. Taakstellend sturen op kostenvermindering is essentieel. De mogelijkheid om in een grotere organisatie te sturen op efficiëntie zijn legio, met name in de bedrijfsvoering en in de sfeer van overhead. Denk bijvoorbeeld aan het verminderen van de leidinggevende capaciteit, het bundelen van administraties, het doen van gezamenlijke investeringen in ICT, gezamenlijk opzetten van innovaties in dienstverlening en het verrichten van gezamenlijke inkoop. Daarnaast kunnen de kosten van benodigde kwaliteitstoevoegingen gezamenlijk worden gedeeld. Ten slotte kan in het aantal samenwerkingsverbanden worden gesaneerd; de ambtelijke advisering over en ondersteuning aan deze samenwerkingen kan worden gestroomlijnd. Wat betekent dit voornemen voor zogenaamde 36 Valentijnsafspraken? Het gezamenlijk realiseren van de samenwerkingsafspraken over een vijftal essentiële strategische thema s staat nog steeds voorop. Op de twee grootste thema s (economische agenda en het sociaal domein) zijn er in de afgelopen periode programma s opgesteld en is er vooruitgang geboekt. Beide zijn dus vanuit de inhoud opgepakt, maar staan nu voor organisatorische vraagstukken. Daadkrachtige uitvoering vereist namelijk ambtelijke krachtenbundeling. De verwachting is dat ambtelijke fusie leidt tot meer kwaliteit en strategische kracht, hetgeen de uitvoering van de Valentijnsafspraken ten goede komt. Het feit dat niet alle partners meedoen in de ambtelijk fusie, is daarvoor geen beletsel. De colleges van de Bollenstreek zijn met elkaar in gesprek zodat alle gemeenten aangehaakt blijven en gezamenlijk hiervoor een geëigende vorm kan worden gevonden. 2. Waarom deze oplossing? Wat is een ambtelijke fusie? - Er is sprake van één ambtelijke organisatie die werkt voor meerdere opdrachtgevende gemeentebesturen. De organisatie is ondergebracht in een regeling (waarvoor overigens verschillende juridische entiteiten denkbaar zijn). - Deze vorm is inmiddels bij tientallen gemeenten in het land ingevoerd. Zie hiervoor de voorbeelden op www.ambtelijkefusie.nl. Er zijn veel leerervaringen en goede voorbeelden beschikbaar. 2
Waarom kiezen de colleges voor een ambtelijke fusie? - De bestuurlijke zelfstandigheid van de deelnemende gemeenten blijft behouden. Het is realistisch daar op dit moment van uit te gaan. - De bestuurskracht wordt duurzaam versterkt door een gezamenlijke en krachtige ambtelijke organisatie. - Op deze manier wordt de lappendeken aan (bestaande en potentiële) samenwerkingsverbanden substantieel verminderd. Welke voor- en nadelen spelen bij een ambtelijke fusie? Omdat deze samenwerkingsvorm al op diverse plekken in het land zijn geëffectueerd, zijn de vooren nadelen inmiddels genoegzaam bekend. In onderstaande tabel staan ze in hoofdlijnen bij elkaar. Tabel 1. Voor- en nadelen ambtelijke fusie Voordelen Behoud van bestuurlijke autonomie Versterking positie in de regio Bestuur dicht bij de burger. Dienstverlening op blijft op bekende plekken Maatwerk in beleid per gemeente blijft mogelijk, uitvoering efficiënt te organiseren Versterking realisatie strategische opgaven Nadelen Wederzijdse afhankelijkheid, bepaalde mate van gebondenheid afhankelijk van te maken afspraken Bereidheid nodig om gezamenlijk belang voorop te stellen Ambtenaren werken voor meerdere besturen met verschillende wensen Lijnen wellicht minder kort. Toename professionaliteit betekent minder ad hoc Efficiencyvoordelen (bundeling van vakgebieden, herhalingsvoordeel, bedrijfsvoering) Versterking kwaliteit organisatie (opstuwende kracht, specialismen, betere opbouw organisatie, niet steeds het wiel uitvinden) Vermindering kwetsbaarheid organisatie Deel efficiencyvoordeel lekt weg doordat organisatie complexer wordt Ontvlechting ingewikkeld Geen vermindering algemene uitkering (ten opzichte van herindeling) Geen rijksvergoeding transitiekosten (ten opzichte van herindeling) (Bewerking van presentatie NCOD voor raad Hillegom, apr15) Welke alternatieven zijn er? In 2012 heeft organisatieadviesbureau Berenschot op verzoek van de gemeenten in de Bollenstreek de samenwerkingsmogelijkheden op een rijtje gezet en beoordeeld. Op hoofdlijnen komen de mogelijkheden op het volgende neer: samenwerken op onderdelen, ambtelijk fuseren, of herindelen, maar in de praktijk zijn er meer differentiaties denkbaar. Vanuit bestuurlijk oogpunt zijn de verschillende vormen gescoord op een zevental criteria. Het advies van Berenschot destijds was om voor de optie gezamenlijke beleidsontwikkeling te gaan (in een nieuw te realiseren organisatieverband). Zoals bekend heeft deze optie het uiteindelijk niet gehaald. Voor het totaaloverzicht is het advies uit 2012 echter nog steeds informatief. Waarom is niet voor een ander alternatief gekozen? De alternatieve samenwerkingsvormen beziende, zijn de volgende conclusies te trekken. 3
- De variant 'zelfstandige gemeente' is enerzijds sowieso aan de orde, maar anderzijds in dit schema bedoeld als geheel zelfstandig, niet samenwerkend. Dat is hier niet aan de orde, gegeven het verleden uiteindelijk resulterend in de Valentijnsafspraken. - De variant 'kennis delen' scoort matig als eindmodel voor gemeentelijke samenwerking. In de streek gaat de samenwerking nu al veel verder op diverse beleids- en uitvoeringsterreinen. - De varianten 'bedrijfsvoering' en 'samen inkopen' gebeuren al in de Bollenstreek, maar niet eenduidig (zie hierna in paragraaf 3). Bovendien laat de scoretabel zien dat de uiteindelijke winst marginaal zal zijn. - Een 'shared service centre' is binnen de Bollenstreek nog niet aan de orde (anders dan de gezamenlijke uitvoeringsorganisaties in het sociaal domein, de ISD) en voor het uiteindelijke doel ook veel minder geschikt, namelijk samenwerking op het gebied van uitvoering én beleid. - Met betrekking tot de laatste twee varianten: omdat politiek/bestuurlijk - met het oog op bestuurlijke zelfstandigheid - een herindeling van gemeenten, noch een coördinerend wethouderschap niet haalbaar zijn, blijven er nog twee opties open, die in dit raadsvoorstel bij elkaar komen: 'ambtelijke fusie, gecombineerd met 'gezamenlijke beleidsontwikkeling'. Het voorstel om ambtelijk te fuseren kan immers niet los worden gezien van de inhoudelijke wens van de raden om sociaal, economisch, ruimtelijk, maar ook veiligheidsbeleid samen te ontwikkelen. Gegeven deze afweging is uiteindelijk de keuze voor een ambtelijke fusie, gekoppeld aan de gezamenlijke beleidsontwikkeling, naar de mening van het college het meest opportuun. Tabel 2. Bestuurlijke toekomstperspectieven Criteria: 1. Realisatie strategische 2. Kwaliteit dienstverlening 3. Bedrijfs voering/ 4. Transitiekosten, 5. Positie t.o.v 6. Legitimiteit 7. Samenhang /slagkracht Vormen: opgaven schaal effecten inspanningen andere overheden Zelfstandige -- +/- - + -- + -- Gemeenten Kennis delen - +/- - + - + - Bedrijfsvoering - + + +/- - +/- - Samen inkopen - + + +/- +/- - - Shared service - + + - - - - centre Ambtelijke fusie/ +/- + + - +/- + + SETA Gezamenlijke + +/- +/- +/- + - + beleidsontwikkeling Coördinerend + +/- +/- +/- + +/- ++ wethouderschap Herindeling ++ + + -- ++ + ++ (Uit rapportage Berenschot, aug12) 4
Waarom met deze partners? - Hillegom, Lisse en Teylingen hebben elkaar gevonden in dit voornemen. De overeenkomsten in de cultuur en werkwijze van de drie gemeentelijke organisaties maakt de samenwerking kansrijk. - Bij voorkeur was een samenwerking aangegaan met alle vijf gemeenten in de Bollenstreek. Zo zijn we begonnen, met 5 bij de 36 afspraken. Met 4 bij de ambtelijke samenwerking. Hierover is met hen diverse malen contact geweest gedurende een langere periode. - Voor Noordwijk en Noordwijkerhout gaan deze plannen te ver. Zij willen niet mee doen en willen eigen organisatie behouden. Daar zijn ze meerdere malen heel helder over geweest, vastgelegd in een heldere brief die bij de stukken ligt. 3. Waarom dit moment? Door meerdere raadsleden is de vraag gesteld waarom nu het juiste moment zou zijn om een besluit aan de raad voor te leggen om een ambtelijke samenwerking voor te gaan bereiden. Wij begrijpen dat deze vraag gesteld wordt en geven hieronder een aantal argumenten waarom nu het zogenoemde momentum is. Ten eerste: een doorbraak is nodig in de vastlopende discussie in het sociaal domein. Al jaren speelt de discussie rond een verdergaande samenwerking in de aanpak van beleidsitems, die in de Bollenstreek spelen. Het sociaal domein is daarbij het meest urgent. De rapportage 3D GO uit januari 2015, die een mogelijk structureel eindbeeld schetst van samenwerking op beleidsvorming in het sociaal domein, heeft tot op heden nog niet tot consensus geleid. Met name Noordwijk en Noordwijkerhout kunnen hier niet mee instemmen. Deze discussie duurt inmiddels meer dan een half jaar en het is nu tijd om knopen te hakken. Ambtelijke samenvoeging tussen Hillegom, Lisse en Teylingen biedt de meest kansrijke oplossing. Indien deze er komt, is de uiteindelijke vorm die wordt gekozen voor deze samenwerkingsvorm logischerwijze ook bepalend voor het onderdeel sociaal beleid. Met nadruk wordt gesteld dat, ofschoon Noordwijk en Noordwijkerhout te kennen hebben gegeven niet mee te willen doen aan de ambtelijke fusie, vanuit de stuurgroep 3D de hand richting deze twee gemeenten uitgestoken blijft om mee te doen in de ambtelijke samenwerking op het gebied van het sociaal beleid. Ten tweede: ook in de domeinen economie en ruimte is daadkracht nodig. De gemeenten in de Bollenstreek hebben geen gedeeld concreet beeld van de ruimtelijke opgaven en prioriteiten voor het gebied. Wel streven we gezamenlijk een kwaliteitsverbetering in de bestaande ruimtelijke inrichting na. Een voorbeeld hiervan is de samenwerking in GOM-verband. In het verlengde van de 36 Valentijnsafspraken liggen er gezamenlijke voornemens op het gebied van de verdere economische ontwikkeling in ons gebied. Op al deze terreinen voelen we enerzijds de urgentie, anderzijds zijn we er tot op heden niet in geslaagd anders dan op tijdelijke projectbasis een effectieve organisatievorm te vinden om deze beleidsdoelen gezamenlijk in te vullen. Ook op de terreinen economie en ruimte moeten en kunnen we niet langer meer wachten om kordaat invulling te gaan geven aan gezamenlijke beleidsvorming. Ten derde: voor terugdringen van de lappendeken is een stevige stap nodig. Het is zaak nu snel een halt toe te roepen aan allerhande (ambtelijke) samenwerkingsvormen op deelterreinen die, hoe goed ook voor de afzonderlijke terreinen, een wirwar aan samenwerkingsverbanden oplevert, die leiden tot onoverzichtelijkheid, ambtelijke spaghetti en daardoor slechte bestuurbaarheid door colleges en raden. Een paar voorbeelden: Lisse, Noordwijk en Noordwijkerhout werken op P&O gebied samen. Op het gebied van bedrijfsvoering is er voorgesteld om een samenwerking te realiseren tussen Hillegom, Lisse en Teylingen. Noordwijk doet hierin niet mee. Noordwijkerhout wil hieraan ook niet meedoen, maar wil wel weer op automatisering een contract aangaan met Teylingen. De inkoop/aanbesteding gebeurt via Stichting Rijk met totaal 17 gemeenten, waaronder de vijf Bollengemeenten. Verzekeringen van Lisse en 5
Teylingen zijn ondergebracht bij Hillegom. ICT van Hillegom is ondergebracht bij Lisse. Op het onderdeel crisisbeheersing draaien we inmiddels samen met de andere gemeenten in de streek als het ware wij één organisatie. Op het sociaal domein wordt er nu in de vorm van een projectorganisatie samengewerkt tussen de vijf Bollengemeenten, maar waar het gaat om het onderdeel Werk en Inkomen (Participatiewet) doet ook Katwijk mee. Kortom, een lappendeken van ambtelijke samenwerkingsvormen. Dit vraagt om op korte termijn meer eenduidigheid te brengen, ook al omdat nieuwe initiatieven voor samenwerking zich al weer aandienen (de VTH-taken, EZ en recreatie). Een ambtelijke fusie tussen Hillegom, Lisse en Teylingen doet deze wirwar aan samenwerkingsvormen niet geheel teniet, maar schoont het beeld wel sterk op. Ten vierde: er is inmiddels ook op andere wijze momentum gecreëerd. Bestuurlijk wordt deze stap als een doorbraak naar verdergaande samenwerking gezien, ambtelijk zo is gebleken wordt deze stap ook met instemming en enthousiasme begroet. Het neemt onzekerheden en vrees voor nog langer durende discussies op dit punt weg, zodat de aandacht weer 100% gericht kan worden op het primair proces. Weer uitstellen van deze beslissing zal met weinig vreugde worden ontvangen. Tenslotte: Is 2017 realiseerbaar? Als in juni de drie afzonderlijke gemeenteraden, tegelijkertijd de beslissing nemen om een verdere voorbereiding voor een ambtelijke fusie ter hand te nemen, kan toegewerkt worden naar een mogelijke invoeringsdatum per 1 januari 2017. Voorbeelden in het land, waarbij ambtelijke fusies tot stand zijn gebracht, laten zien dat dit een aannemelijk tijdstraject is. Vanaf 1 januari 2017 zal dan de nieuwe ambtelijke organisatie, die qua structuur goed in elkaar zit, kunnen gaan werken aan één hechte organisatie in termen van cultuur. Ongetwijfeld zal dat in de beginfase leiden tot enig snijverlies, maar op termijn en zeker bij het aantreden van de nieuwe raden en colleges in 2018 er sterker en beter uitkomen in vergelijking met de huidige situatie. 4. De beslismomenten, de kosten en het vervolg Welke status heeft het raadsbesluit? - De colleges gaan aan de slag met de kaders en uitgangspunten die de raad vaststelt. Deze zijn leidend bij de voorstellen en stukken die worden geproduceerd. Er komen nog meerdere beslismomenten. - Dit traject verschilt niet wezenlijk van andere trajecten: belangrijk is om te starten met het gezamenlijk uitspreken van een wil om iets te bereiken. Anders komt de trein niet op gang. Hoe wordt de raad betrokken? - De raad wordt gedurende het traject op de hoogte gehouden, meegenomen en komt op gezette tijden aan bod in de besluitvorming; - De raad heeft in dit kader relevante bevoegdheden in juridische zin (treffen van een regeling) en financiële zin (voorbereidingsbudget/krediet, begroting); - De raad wordt nog bevraagd op zijn wensen voor zijn betrokkenheid in het traject, zodat het gehele proces aansluit bij de behoefte. Wat gaat het kosten? - Een van de doelstellingen van dit traject is het verminderen van kosten. Taakstellend sturen op kostenvermindering is essentieel. De mogelijkheid om in een grotere organisatie te sturen op efficiëntie zijn legio, met name in de bedrijfsvoering en in de sfeer van overhead. Zoals in het raadsvoorstel staat: ervaringscijfers wijzen uit dat een besparing van 5% haalbaar is. Samen met de overige partners moet de omvang van deze doelstelling te zijner tijd worden bepaald. - Vermindering van kosten vergt investeringen in tijd, energie en geld. De hoogte valt in dit stadium niet te specificeren. Onderdeel van het plan van aanpak is een onderbouwde raming van de kosten. Voor benodigde kosten die niet gedekt kunnen worden uit lopende budgetten en 6
kredieten zal vooraf besluitvorming worden gevraagd. Op hoofdlijnen zal de kostenraming bestaan uit projectkosten (begeleiding, proces, vervanging), ontwikkelkosten (opleiding, ontwikkeling), inrichtingskosten (ict, verplaatsing) en frictiekosten (nader te bepalen). Op de kosten van dit traject zal taakstellend worden gestuurd en periodiek worden gerapporteerd. - De besparingsdoelstelling zal gefaseerd worden gerealiseerd. In eerdere plannen was sprake van een terugverdientijd van drie tot vijf jaar. Bij de fusie van Teylingen was een vergelijkbare periode noodzakelijk. Ter vergelijking: bij de bezuinigingsronde in 2010 (vorige collegeperiode) vergde het een drietal jaren om de bezuinigingen op de organisatie te realiseren. In het bedrijfsplan zal de besparingsdoelstelling worden geconcretiseerd. Op de realisatie zal periodiek worden gerapporteerd. Hoe verder: Er is nog geen concrete planning opgesteld. Dat gebeurt pas na de besluitvorming door de gemeenteraden van Hillegom, Lisse en Teylingen op 25 juni 2015. In grote lijnen bestaat het traject uit de volgende stappen: - Plan van aanpak (ter informatie voor de raden) en plan voor betrokkenheid raden (in samenspraak met de raden), 2 e helft 2015; - Bedrijfsplan (ter informatie voor de raden), 2 e kwartaal 2016; - Regeling en begroting (ter besluitvorming door de raden), 2 e helft 2016; - Start 1 januari 2017. 7
Bijlage: overige vragen 1. Wat merken onze inwoners van een ambtelijke fusie? Wat zijn de voor- en nadelen voor hen? - Geen directe gevolgen. Dienstverlening blijft in de drie gemeenten op de bekende plekken. - Bestuurlijk blijven er dezelfde bekende gezichten: collegeleden en raadsleden. Zij blijven de gemeentelijke prioriteiten en beleid het bepalen. - Op termijn: voordelen in kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten. Waarvan iedereen indirect profiteert. 2. Gesproken worden over versterking van de dienstverlening. Is een versterking in Teylingen nodig? Zo ja, op welke gebieden? - Innovatie in dienstverlening is van alle tijden. Via de regionale visie op dienstverlening werken we daaraan. Maatwerk en selfservice zijn twee voorbeelden. - Achter de schermen werken we er blijvend aan om de efficiëntie te verhogen en werkprocessen te stroomlijnen. De komende jaren blijven grote investeringen in ICT nodig. Gezamenlijk investeren in innovatieve dienstverlening scheelt aanzienlijk in de kosten. 3. Wat ging vooraf aan dit voorstel? In de Duin- en Bollenstreek is de afgelopen jaren veel gesproken over bestuurlijke- en ambtelijke samenwerking. In de afgelopen tijd zijn veel stappen gezet en concrete resultaten bereikt: - In 2012 zijn er 36 samenwerkingsafspraken opgesteld en bekrachtigd over een vijftal strategische thema s. Ze zijn bekrachtigd door de vijf Bollengemeenten. - In 2013/2014 is het voornemen om rond deze vijf thema s een gezamenlijk bestuur en organisatie op te zetten niet tot besluitvorming gekomen. Achtereenvolgens lieten Noordwijk en Noordwijkerhout weten hier niet in mee te willen gaan. - Begin 2014 namen de gemeentesecretarissen van Hillegom, Lisse, Noordwijkerhout en Teylingen het initiatief om de mogelijkheden voor ambtelijke samenwerking te verkennen. Met informele steun van de colleges werden vijf concrete onderzoekstrajecten gestart. Noordwijk wilde hier niet aan meedoen, men kondigde aan zich voor wat de ambtelijke samenwerking betreft, vooral op Katwijk te gaan richten. Medio 2014 trok het college van Noordwijkerhout de medewerking in aan het verkennen van de ambtelijke samenwerking. - Op gebied van de 36 afspraken werd na de verkiezingen de draad op Bollenstreekniveau weer opgepakt. Met name op de beide grootste thema s (de economische agenda en het sociaal domein) werden programma s opgesteld en voortgang geboekt. Beide thema s zijn vanuit de inhoud opgepakt, maar staan nu ook voor organisatorische vraagstukken. Daadkrachtige uitvoering vereist ook ambtelijke krachtenbundeling, maar dat leidt tevens tot stevige discussies omdat de ambities van de vijf betrokken gemeenten op dit gebied uiteenlopen. - In februari 2015 leverden de eerste ambtelijke initiatieven hun huiswerk in bij de colleges van (inmiddels) Hillegom, Lisse en Teylingen. De concept-bestuursopdracht voor geïntegreerde bedrijfsvoering van deze drie gemeenten leidde tot een afwegingsvraagstuk voor de drie colleges. Hoe verhoudt zich deze (op zich begrijpbare) ambtelijke wens tot de andere samenwerkingsinitiatieven? De gedachte verstevigde zich dat een ambtelijke fusie tussen deze drie een adequate oplossing zou kunnen zijn om bestuurlijk zelfstandig te zijn, maar krachtig in zijn opereren. In een drietal informele raadsbijeenkomsten (Teylingen in februari, Lisse in maart, Hillegom in april) peilden de drie colleges de ruimte die er bij de raden zou bestaan voor intensieve samenwerkingsvorm, zoals een ambtelijke fusie. 4. Hoe is het voortraject sinds februari verlopen? - We hebben gekozen voor een zorgvuldig traject achter de schermen, gezien de historie, met medeneming van raadsleden, personeel en omliggende gemeenten. De belangrijkste stappen in de communicatie met de raad zijn geweest: - Periodiek: nieuwsbrieven over ambtelijke samenwerking doorgezet naar de leden van de raad, sinds medio 2014. 8
- Februari 2015: benen op tafel overleg over uitgangspunten voor ambtelijke samenwerking. Enkele stukken zijn uitgereikt (o.a. overzicht van alle 20 samenwerkingsverbanden waarin Teylingen participeert, zie vraag 7). - April/mei 2015: op diverse momenten zijn raadsleden (o.a. fractievoorzitters) persoonlijke en telefonisch bijgepraat over de vorderingen in dit traject, door verschillende collegeleden. - In de week van 7 mei: colleges van Noordwijk en Noordwijkerhout persoonlijk geïnformeerd. - Week van 19 mei: beslissing in colleges, daarna woensdag achtereenvolgens raden, ondernemingsraden, personeel en pers geïnformeerd. Donderdag bijeenkomsten voor personeel en voor pers. Raadsvoorstel op RIS. 5. Wat kan op dit moment worden gezegd over de gevolgen voor het voornemen tot centralisatie van de gemeentelijke huisvesting in Teylingen? - Centralisatie gemeentelijke huisvesting had tot doel: organisatie zat te ruim in het jasje door invoering flexibel werken en kleinere formatie. Daardoor kan op huisvestingskosten worden bespaard. - Uitgangspunt van de ambtelijke fusie is om het met de beschikbare huisvesting te doen, wat in ons geval wil zeggen: inclusief de plannen om de beschikbare hoeveelheid vierkante meters te verkleinen. Verantwoordelijkheid van elke gemeente blijft om voldoende werkoppervlak beschikbaar te hebben. - College onderzoekt alternatieven voor (een deel van) het gebouw in Sassenheim, waarbij uitgangspunt is dat de dienstverlening aan de burger in Sassenheim blijft. De inkomsten die daarmee gegenereerd worden, kunnen gebruikt worden om de financiële taakstelling in te vullen en daarnaast de beschikbare huisvesting in Voorhout (inclusief de bibliotheek) geschikt te maken voor deze herschikking en indikking. 6. Hoe kijken de ambtenaren tegen deze fusie? - Meeste ambtenaren zijn blij dat nu (eindelijk) helderheid komt; - Meeste ambtenaren zien het voordeel van één grotere ambtelijke organisatie: meer uitdaging, meer doorgroeimogelijkheden, en zijn positief; - Sommige ambtenaren vinden het lastig te overzien en/of zijn onzeker over hun toekomst; - Ondernemingsraad is nog niet aan zet, maar uit zich positief (net als eerder). 7. Op welke terreinen werken de gemeenten in de Bollenstreek nu al samen? - Op het RIS staat een compleet overzicht (versie februari 2015), voorzien van de juridische vorm en de deelnemende gemeenten. Hieronder slechts een gecomprimeerd overzicht met voor Teylingen relevante samenwerkingen. - Gemeenschappelijke regelingen: Veiligheidsregio, RDOG, Holland Rijnland, ISD Bollenstreek, Maregroep, VAB, Omgevingsdienst, Openbaar onderwijs; - Dienstverleningsovereenkomsten: Belastingsamenwerking, P&O Samen (Teylingen niet), Archeologie; - Overige geformaliseerde samenwerking: Gevulei, openbare werken TKN, GovUnited, verzekeringen, GOM, stichting RIJK inkoop; - In ontwikkeling: servicepunt Werk, sociaal domein, samenwerking bedrijfsvoering, ICT, BGT, economische zaken & recreatie, VTH, dienstverlening, afvalwater, crisisbeheersing, etc. 9