11 Werken als secretaresse Naam:... Klas:...
Colofon Uitgeverij: Uitgeverij Edu Actief b.v. Meppel Auteur: Nicole van der Voort Redactie: Uitgeverij Edu Actief b.v. Meppel Inhoudelijke redactie: Arie Reijn Stramienontwerp: Herman ten Kate en Anniek Olsder Vormgeving: Anniek Olsder Illustraties: Uitgeverij Edu Actief b.v., Wil van der Voort, Tineke Brouwer Drukwerk: Zalsman Zwolle bv Met dank aan: Bianca Kroon, Drentea Kantoormeubelen, Uitgeverij Boom, VDL Wientjes Emmen Tendens Edu4all Werken op het secretariaat ISBN: 978 90 3720 190 1 NUR: 161 Trefwoord: leermiddelen; vmbo Economie, WPS Copyright 2011 Uitgeverij Edu Actief b.v. Postbus 1056 7940 KB Meppel Tel.: 0522-235235 Fax: 0522-235222 E-mail: info@edu-actief.nl Internet: www.edu-actief.nl Eerste druk/eerste oplage Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, microfilm, fotokopie of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photo print, microfilm or any other means, without written permission from the publisher. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikelen 16h t/m 16m Auteurswet 1912 jo. Besluit van 27 november 2002, Stb. 575, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoeding te voldoen aan de Stichting Reprorecht te Hoofddorp (Postbus 3060, 2130 KB) of contact op te nemen met de uitgever voor het treffen van een rechtstreekse regeling in de zin van art. 16l. vijfde lid, Auteurswet 1912. De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.
Inhoud Pictogrammen Start 1 Vragen over clip Start 2 Eigen omgeving Start 3 Vind ik belangrijk, kan ik, moet ik aan werken Casus A Drentea Kantoormeubelen Casus B Uitgeverij Boom Casus C VDL Wientjes Emmen Reactie 1 Beroepen en opleidingen Reactie 2 Competenties Reactie 3 Afsluiting van het projectboek Begrippenlijst
Gebruikersnaam en wachtwoord Bij dit projectboek hoort lesmateriaal dat je op de methodesite www.edu4all.nl kunt vinden. Om toegang tot deze site te krijgen, heb je een gebruikersnaam en een wachtwoord nodig. Vraag aan je docent welke dat zijn.
Pictogrammen In dit projectboek komen de volgende pictogrammen voor: Doe deze opdracht alleen. Doe het rollenspel. Overleg met je docent. Laat het door je docent controleren. Haal de opdrachten of de teksten op. Kijk naar de clip. Lees de tip. Gebruik het stappenplan. Gebruik de minicursus. Gebruik het stappenplan van een ander vak. Gebruik de minicursus van een ander vak. Zoek de betekenis op van de woorden die je niet kent. Ga daarvoor naar de Theek-iT.
Start >> Werken als secretaresse > Start 1 Vragen over de clip Veel bedrijven en instellingen maken gebruik van een secretariaat. Als je op een secretariaat werkt, ondersteun je 1 persoon of een hele afdeling. Bijvoorbeeld de directeur van een ziekenhuis of een marketingafdeling bij een postorderbedrijf. 1 Zoek de betekenis op van de woorden die je niet kent. Schrijf de woorden en de betekenis op de lijst achter in dit projectboek. 2 Kijk naar de clip over het secretariaat. 3 Schrijf 5 bedrijven op die een secretariaat kunnen hebben. 1... 2... 3... 4... 5... S 1 van 4 PB11_werken_als_secretaresse_definitief.indd 6 02-12-10 17:25
> Start > Casus A > Casus B > Casus C > Reactie > Begrippenlijst De clip laat allerlei verschillende werkzaamheden zien. 4 Welke verschillende werkzaamheden zie je in de clip? Schrijf er 10 op. 1... 6... 2... 7... 3... 8... 4... 9... 5... 10... 5 Welke werkzaamheden zou jij leuk vinden om te doen? > Start 2 Eigen omgeving 1 Ken jij iemand die op een secretariaat werkt? Ja/nee Zo ja, wat doet die persoon? Als je niemand kent, bedenk dan zelf taken die bij dit werk horen. 2 Zoek op internet 4 bedrijven in de regio waar jullie school staat. Schrijf de naam en het telefoonnummer op van deze bedrijven. Naam:... Telefoonnummer:... Naam:... Telefoonnummer:... Naam:... Telefoonnummer:... Naam:... Telefoonnummer:... S 2 van 4
Start >> Werken als secretaresse 3 Bekijk de website van de bedrijven. Zoek naar een overzicht met daarop de afdelingen binnen het bedrijf. Zoek naar het secretariaat. Wat valt je op? > Start 3 Vind ik belangrijk, kan ik, moet ik aan werken Als je op een secretariaat wilt werken, moet je allerlei dingen leren over het secretariaat. Bijvoorbeeld hoe je de post verwerkt, hoe je een vergadering organiseert en wat je opbergt in het archief. Ook moet je goed met de computer en met vertrouwelijke gegevens kunnen omgaan. Je hebt dus kennis nodig, je moet dingen kunnen en je moet een goede beroepshouding hebben. In het schema staan punten die te maken hebben met de kennis, vaardigheden en beroepshouding die je nodig hebt om goed te kunnen werken op het secretariaat. 1 Welke punten vind jij belangrijk voor werken op een secretariaat? Zet een kruisje in kolom 2. 2 Hebben jullie in je groep dezelfde antwoorden? Bespreek in je groep welke punten belangrijk zijn voor werken op een secretariaat. 3 Welke punten kun jij zelf die belangrijk zijn voor dit werk? Zet een kruisje in kolom 3. 4 Aan welke punten zou jij nog moeten werken als jij dit werk wilt doen? Zet een kruisje in kolom 4. 5 Mijn persoonlijke doel is om tijdens dit projectboek de volgende 3 punten te verbeteren: 1...... 2...... 3...... Kerncompetentiekaart Aan het einde van dit projectboek blik je terug hoe de verbetering van de punten is gegaan. Ook bekijk je op welke punten jij je verder kunt ontwikkelen. Samen met je docent houd je dit op jouw kerncompetentiekaart bij. Die kaart kun je meenemen als je naar het mbo gaat. Zo ben je straks goed voorbereid op het competentiegericht onderwijs in het mbo. S 3 van 4
Start >> Werken als secretaresse 1 Competenties 2 Vind ik belangrijk Professionele vaardigheden Ik kom mijn afspraken na. Ik werk bij een actie volgens een plan. Ik zorg altijd voor een opgeruimde en schone omgeving. Ik meld het direct als er een onveilige situatie is. Ik scheid het afval. Ik gebruik de materialen op de juiste manier. Ik kan in correct Nederlands een brief typen. Ik kan rekenen met verhoudingen. Ik accepteer dat iedereen andere taken heeft. Sociale en communicatieve vaardigheden Ik vertel niets door als iemand mij iets in vertrouwen vertelt. Ik kleed en gedraag me representatief. Ik toon begrip voor de situatie van de ander. Grondhouding Ik pak dingen uit mezelf op. Als ik zie dat het fout gaat, grijp ik in. Ik geef mijn eigen mening als mij dat gevraagd wordt. Ik volg de instructies op die ik krijg. Ik denk met anderen mee. Ik bedenk hoe ik het een volgende keer beter kan doen. ICT Ik weet welk computerprogramma ik bij opdrachten kan gebruiken. Ik let erop dat de informatie die ik zoek recent is. 3 Kan ik 4 Moet ik aan werken 6 Bekijk de opdrachten van Start. Heb je alle opdrachten gemaakt? Haal dan de antwoordbladen op en kijk je antwoorden na. S 4 van 4 Casus A >>
11 Werken als secretaresse Casus A Drentea Kantoormeubelen
Casus A >> Werken als secretaresse Mijn lesplanning bij Casus A 1 Bekijk Actie A1 tot en met Actie A11. Plan met je groep de acties in kolom 4. 1 Actie 2 Onderwerp 3 Richttijd in minuten A1 Drentea Kantoormeubelen 10 A2 Eigen ervaringen 15 A3 Drentea en de VDB Holding 10 A4 Rondleiding 15 Nieuwsbrief 25 A5 Inkomende post 45 A6 Aan de telefoon 15 Telefoneren 60 A7 Aan het werk! - Voorbereiding en planning 25 Uitvoering 100 Terugblik 5 A8 Uitgaande post 20 A9 Archiefwerkzaamheden 40 A10 Werkzaamheden en hulpmiddelen op kantoor A11 Even terugkijken 50 35 4 Datum en lesuur 5 Af 6 Paraaf docent 2 Als je een actie af hebt, teken dan een vinkje in de kolom 5. Of teken een streepje als je de actie niet kon doen. Je kunt een actie die je af hebt ook een kleur geven. A 1 van 31
> Start > Casus A > Casus B > Casus C > Reactie > Begrippenlijst > Actie A1 Drentea Kantoormeubelen Drentea Kantoormeubelen is een bedrijf in Emmen. Het bedrijf maakt kantoormeubilair en verkoopt dit aan bedrijven, organisaties en instellingen. Drentea heeft een dealerbestand en doet soms ook mee aan aanbestedingen. Bij Drentea werken 80 medewerkers. Deze zijn verdeeld over verschillende afdelingen, zoals de afdeling Werkvoorbereiding, de afdeling Verkoop, de afdeling Expeditie en de afdeling Productie. 1 Kijk op de website van Drentea: www.edu4all.nl/drentea bij Projecten. Schrijf 3 projecten op die Drentea heeft uitgevoerd. 1... 2... 3... Jij bent net begonnen op het secretariaat van Drentea Kantoormeubelen. Op het secretariaat werken Olga en Belinda als afdelingssecretaresse. Olga werkt in deeltijd, Belinda en jij werken voltijd. De medewerkers van het secretariaat: ontvangen bezoekers behandelen de post houden de agenda bij nemen telefoontjes aan werken het archief bij. A 2 van 31
Casus A >> Werken als secretaresse Het secretariaat ondersteunt de commercieel directeur, Rolf Froman, en de afdeling Verkoop. De afdeling Verkoop heeft een binnendienst en een buitendienst. Rolf geeft leiding aan de afdeling Verkoop. 2 Zoek de betekenis op van de woorden die je niet kent. Schrijf de woorden en de betekenis op de lijst achter in dit projectboek. 3 Kijk op de website van Drentea: www.edu4all.nl/drentea. 4 Schrijf 4 soorten meubilair op die Drentea maakt. 1... 2... 3... 4... 5 Drentea biedt ook custom made oplossingen. Wat zijn dat? 6 Met welke collega s werk je direct samen? A 3 van 31
Casus A >> Werken als secretaresse > Actie A2 Eigen ervaringen Misschien heb je zelf al ervaring met het werken op een secretariaat. Of heb je al eens rondgekeken op het kantoor van iemand die je kent. 1 Heb jij ervaring met werken op een secretariaat? Zo ja, wat heb jij gedaan op kantoor? Wat vond je leuk? Wat vond je minder leuk? Vul het schema in. Werkzaamheden Leuk Minder leuk 2 Heb je nog geen ervaring met het werken op een secretariaat? Bedenk dan wat er allemaal bij komt kijken. Schrijf ook op wat je leuk lijkt en wat je minder leuk lijkt. Leuk: Minder leuk: A 4 van 31