Handleiding Instructies voor het schrijven van een handleiding Pagina Kies Landscape (Liggend). Geef het document aan de rechterkant paginanummers (onderaan pagina). Koptekst Kies één van de twee logo s. Het logo komt altijd linksboven als koptekst in het document en komt op iedere pagina te staan. Titel & lettertype Begin altijd met Handleiding onderwerp, in lettertype Arial 16 bold. Voor de rest van de tekst gebruik je Arial 10. Voor de voettekst gebruik je Arial 9 (in hoofdletters). Inleiding Geef hier eventueel een korte omschrijving waar de handleiding over gaat, lettertype Arial 10. Inhoudsopgave Wanneer je meer dan één onderwerp in de handleiding beschrijft, maak dan een inhoudsopgave. Zet de inhoudsopgave onder de inleiding. Bij 7 of meer pagina s vermeld ook het paginanummer in de inhoudsopgave. Categorieën in de tekst Wanneer je een hoofdcategorie en een subcategorie beschrijft, werk dan zoals onderstaand voorbeeld: Hoofdcategorie zoals Open webmail of Outlook options venster o Subcategorie zoals Kies Mail of Ga nu naar Tools Wanneer er op bepaalde tekst geklikt moet worden type deze cursief. Afbeeldingen/screenshots Afmeting afbeelding/screenshot min. 4,55 x 8.08 cm max. 8.0 x 16 cm Bepaalde gebieden/aandachtspunten van een afbeelding worden omringd met een rode balk. Wanneer je screenshots gebruikt, anonimiseer deze dan, dit betekent dat je namen/e-mailadressen onzichtbaar maakt. 1
Voettekst Deze gegevens komen in de voettekst: - Afdeling - Dienst - Onderwerp - Datum (dag maand jaar; dd-mm-jj) - Versie 1.0 (dit wordt 1.1 als de handleiding later aangepast wordt). Schrijf dit allemaal met hoofdletters in lettertype Arial 9. Bijvoorbeeld: SERVICEDESK ICTS / MOBIELE TELEFONIE / HANDLEIDING DRAADLOOS INSTELLEN OP HTC / 25-04-2013 / VERSIE 1.0 Extra uitleg geven of nadruk leggen Is er extra uitleg nodig bij een bepaald woord of een bepaalde tekst, zet hier dan een * (sterretje) achter en geef onderaan de pagina uitleg. De uitleg schrijf je cursief. Wil je extra nadruk op bepaalde woorden leggen, maak deze woorden dan bold. Hyperlinks Hyperlinks in de tekst worden op de gebruikelijke/standaard manier getoond: onderstreept, kleur blauw. Documentnaam van de handleiding Geef de handleiding de volgende naam: Handleiding_onderwerp_datum Het onderwerp waar de handleiding over gaat, zoals in de titel staat Datum dd-mm-jj Handleiding klaar? Stuur de handleiding als word bestand naar communicatie-icts@uva.nl, na eindredactie wordt er een pdf bestand van gemaakt en wordt deze geplaatst op het intra- en/of internet. 2
Nadere toelichting van de gebruikte tools & tips 1. Dit is een voorbeeld van een Screenshot 3
2. Aandachtspunten worden omringd met een rode balk (deze screenshots zijn gemaakt met behulp van Snagit) 3. Namen of persoonlijke aanduidingen worden onzichtbaar gemaakt 4
4. Wanneer er op bepaalde tekst geklikt moet worden type deze in Italic / cursief Voorbeeld a: Klik op Mozilla Firefox Voorbeeld b: Klik op Map network drive 5
Werken met een onzichtbare Tabel Om een handleiding overzichtelijk te maken wordt deze gemaakt in een tabel (table) en deze wordt vervolgens onzichtbaar gemaakt. 1. In Word open het tablad Insert en klik op de Table knop, selecteer het gewenste aantal vakken 6
2. Wanneer je klaar bent met het toevoegen van alle stappen maak je de tabel onzichtbaar, klik met de rechter muis knop in de tabel en klik op Table Properties 3. Klik op Borders and Shading 7
4. Klik op Color en stel de kleur in als wit, klik op OK LET OP! Apply to: moet staan op Table zodat de hele tabel onzichtbaar wordt 8