Verslag algemene ledenvergadering dinsdag 29 december 2009 Aanwezig : 25 leden hebben de presentielijst getekend. Afmeldingen : Luc Alzer Tijd : 20.30 uur Notulist : Harrie Opbroek 1. Opening en mededelingen door de voorzitter, Paul Reijns. De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Na het memoreren van het overlijden van Jelle Alzer enige maanden geleden en meer recent Jo Houben en de vader van Antoine Vervlossen wordt een moment stilte in acht genomen. De voorliggende agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Mededelingen Zoals iedereen heeft kunnen aanschouwen zijn onlangs de eerste wedstrijden op de nieuwe kunstgrasvelden gespeeld. Dat de realisatie, door juridische verwikkelingen rondom de aanbesteding, tijdens het lopend seizoen moest gebeuren was vervelend en organisatorisch soms pittig. Maar het eindresultaat mag er zijn! Met de realisatie is eindelijk een eind gekomen aan een van de grootste zorgpunten van de vereniging: de erbarmelijke staat van de velden te wijten aan de voortdurend hoge bezettingsgraad. Een woord van dank is op z n plaats voor de gastverenigingen Eikenderveld, RKHBS en Heerlen Sport en aan Antoine Vervlossen, Frans van der Meijden en Leo Vervoort voor hun ondersteuning bij de overslag. Met de onlangs verleende goedkeuring door de ledenvergadering voor realisatie van de MAB is tevens een belangrijke stap gezet in de richting van een oplossing van het volgende zorgpunt: de staat, duurzaamheid (alsook te beperkte omvang) van de opstal. Als de gemeenteraad van Heerlen begin maart definitief haar instemming verleent, lijkt met de focus voor afronding op ultimo 2013 - een einde in zicht te komen aan een traject waarvoor zo n 12 jaar geleden de eerste bestuurlijke stappen werden gezet. Het contract met Mick Vliegen (hoofdtrainer) is met 1 jaar verlengd. 2. Verslag algemene ledenvergadering d.d. 12 december 2008 Jacques Pepels, destijds verhinderd, vraagt waarom een centrale inkoopfunctie is ingesteld (zie mededelingen). De voorzitter antwoord dat er vaak in de beste bedoelingen door elkaar heen en bij verschillende leveranciers besteld werd en dat door centralisatie gestreefd wordt naar beter overzicht en gunstigere inkoopcondities (kennis van de markt, kwantumkorting). Geconstateerd wordt dat er incidenteel nog bestellingen buitenom zijn gedaan. Pag. 1 van 5
3. Jaarverslag en jaarrekening 2008-2009 Algemeen jaarverslag 2008-2009 door de secretaris, Harrie Opbroek Na een beknopte samenvatting wordt het verslag vastgesteld. Financieel jaarverslag 2008-2009 door de penningmeester, Rob Wingen De verschillende posten van de gepresenteerde resultatenrekening worden toegelicht. Hoewel toch langzaam wat gevolgen van de kredietcrisis voelbaar werden, kon het seizoen voor de 5 e keer in successie met een positief resultaat worden afgesloten. De baten waren 8.203,- hoger dan de lasten. Jacques Pepels vraagt in het kader van de MAB naar de schuldpositie van de vereniging. Naast de hypothecaire lening van ca. 150.000,- is de vereniging schuldenvrij. De hypotheekschuld valt volledig weg bij realisatie van de MAB. Leo Vervoort vraagt hoe het mogelijk is dat er minder kantine inkomsten zijn gerealiseerd dan begroot terwijl er sprake is van vaste huurtermijnen. Door de staat van de velden hebben gedurende een lange periode in het vroege voorjaar amper sportactiviteiten plaatsgevonden. Daarnaast begon, zoals gezegd de kredietcrisis voelbaar te worden, hetgeen zich vertaalde naar een algehele omzet terugval binnen de horeca. Door deze aanzienlijke inkomstenderving in het lopend jaar heeft er een tussentijdse huuraanpassing plaatsgevonden door 1 maand huur te laten vervallen. Fred Gillissen informeert naar het ontbreken van een balans bij de jaarrekening zodat er meer duidelijkheid is over de vermogenspositie. Verder zou hij graag over een detaillering van de gepresenteerde grootboekrekeningen beschikken. De voorzitter antwoordt dat een meer gedetailleerde presentatie van de V&W rekening juist enige jaren geleden is vervallen omdat dat op de vergadering niet bepaald bijdroeg aan de overzichtelijkheid en het met elkaar uitwisselen van de grote lijnen (veel papier). De kascontrole cie heeft uiteraard alle stukken kunnen inzien. Een balans zal de volgende ALV worden toegevoegd aan de jaarrekening. 4. Verslag kascontrolecommissie 2008-2009 Frank Benneker doet verslag van de bevindingen. Was de kascontrolecommissie vorig seizoen zeer te spreken over de flinke daling van de energiekosten, nu spreekt ze daarover enige zorg uit. Deze zorg is niet zozeer gebaseerd op het daadwerkelijk verbruik afgelopen seizoen als wel op de toekomstige, meer uitgebreide mogelijkheden om alle velden te verlichten. Gevraagd wordt om m.n. op dit punt zorgvuldigheid te betrachten. De financiële huishouding ziet er goed uit zodat de kascontrolecommissie adviseert om décharge te verlenen voor het gevoerde financieel beleid. Met een applaus voor Rob Wingen als vertrekkend penningmeester neemt de ALV het advies over, waarvan acte. 5. Vaststelling begroting 2009-2010 Door de werkzaamheden aan de velden tijdens het seizoen alsook eerder genoemde redenen zal het niveau van de sponsor- en horeca inkomsten naar verwachting lager uitvallen dan afgelopen jaren gebruikelijk was. Hoewel een deel van deze inkomstenderving (kantine- en festivalinkomsten) kan worden geclaimd bij de gemeente, laat de voorliggende begroting voor seizoen 2009-2010 een negatief resultaat zien van ca. Pag. 2 van 5
10.000,-. Om dit gat op de begroting te dichten is een contributieverhoging per 1-1-2010 nodig zoals voorgesteld bij het volgende agendapunt. Gezien de positieve gerealiseerde resultaten van de afgelopen jaren (meer inkomsten dan uitgaven) acht het bestuur het verantwoord om de voorgestelde verhoging uit te stellen tot seizoen 2010-2011. De voorgestelde begroting voor seizoen 2009/2010 wordt ongewijzigd goedgekeurd. 6. Vaststelling contributie 2010-2011 Het bestuur stelt voor om de contributie voor 2010-2011 als volgt vast te stellen: DEF (04 t/m 13 jr.) 126,- = 10,50 / mnd [was: 97,50 = 8,15 /mnd] ABC (14 t/m 18 jr.) 150,- = 12,50 / mnd [was: 112,50 = 9,40 /mnd] SR. spelend (> 18 jr.) 174,- = 14,50 / mnd [was: 152,50 = 12,75 / mnd] Niet spelend 80,- = 6,70 / mnd [zie verslag ALV 2008, punt 6] In het kader van dit contributievoorstel wordt gediscussieerd in hoeverre sprake is van structureledan wel incidentele tegenvallers en meevallers. Gesproken wordt over de effecten van de kredietcrisis op de sponsor- en horeca inkomsten, over de kwaliteitverhoging en forse verbetering van de continuïteit door de aanleg van de nieuwe velden en de prijs die daarvoor betaald moet worden. Ter vergadering wordt opgemerkt dat vergelijkbare Heerlense (kunstgras)verenigingen als RKHBS en FC Hoensbroek reeds afgelopen seizoen contributieniveau s kenden van ca. 145,- voor de jeugd en 175,- voor senioren. Het voorstel wordt aangenomen met 21 stemmen voor, 2 onthouding en 2 tegen. 7. Vaststelling uitgangspunten contributieregeling m.i.v. 1 januari 2010 De praktijk leert dat er over de start- en einddatum voor leden die zich tijdens het seizoen aan- of afmelden weleens misverstanden bestaan. Om op dit punt volstrekte eenduidigheid en helderheid te verkrijgen verzoekt het bestuur aan de ledenvergadering om akkoord te gaan met de volgende uitgangspunten m.i.v. 1 januari 2010: RKSV Bekkerveld kent een verenigingsjaar/seizoen/verslagjaar dat begint op 1 juli en eindigt op 30 juni (Bijvoorbeeld: het verenigingsjaar (= seizoen = verslagjaar) 09 10 loopt van 1-7- 09 t/m 30-6- 10) De hoogte van de contributie voor een verenigingsjaar wordt (per categorie) vastgesteld tijdens de Algemene Ledenvergadering voorafgaand aan het betreffende verenigingsjaar; Contributie is in beginsel verschuldigd voor een volledig verenigingsjaar, waarbij de volgende regels gelden: Voor aanmeldingen tijdens het seizoen wordt een halfjaar knip gehanteerd: starters in het najaar zijn contributie verschuldigd vanaf 1 juli van dat betreffende jaar; starters in het voorjaar zijn contributie verschuldigd vanaf 1 januari van dat betreffende jaar; Voor afmeldingen tijdens het seizoen geldt onverkort art. 13 lid 4 van de statuten: Wanneer het lidmaatschap in de loop van een boekjaar eindigt, blijft niettemin de contributie voor het hele boekjaar verschuldigd. Conform de geregistreerde afspraken bij aanmelding wordt de verschuldigde contributie geïnd in 1 termijn (betaling per jaar) of in meerdere periodieke termijnen (betaling bijv. per maand). Pag. 3 van 5
Bij periodieke termijnbetalingen ( jaartermijn) geldt dat zij aan het begin van de termijn verschuldigd zijn. Voor deze termijnbetalingen kunnen extra kosten voor betalingsverkeer in rekening worden gebracht. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het bestuur. Het voorstel wordt aangenomen met 21 stemmen voor, 1 onthouding en 3 tegen 8. Benoeming bestuursleden en kascontrole commissie Op voorspraak van het DB (her)benoemt de ALV met algemene stemmen: Wim Simons als penningmeester m.i.v. 1-1-2010 in de plaats tredend van Rob Wingen t/m 30-6-2010 en tevens volgens rooster t/m 30-6-2013 Martin Berkhof als voorzitter Cie Prestatief t/m 30-6-2012 Jaap Jan Slot als voorzitter Cie Jeugd m.i.v. 1-1-2010 in de plaats tredend van Antoine Vervlossen t/m 30-6-2010 en tevens volgens rooster t/m 30-6-2013 Marlou Mingels als voorzitter Cie Evenementen m.i.v. 1-1-2010 t/m 30-6-2013 De voorzitter wenst de nieuwe mensen veel succes en bedankt de aftredende personen voor bewezen diensten. Voor zover dat nog niet gebeurd is, zal nog waardig afscheid worden genomen. Respectievelijk Frans Luiten, Antoine Vervlossen en Leo Vervoort stellen zich beschikbaar voor de kascontrole commissie. De ALV stemt in met de kandidaten zodat de samenstelling (in volgorde van aanmelding) als volgt wordt: Jos Schouwmakers, lid (aftredend 2011, 1 e termijn), Frank Benneker, lid (aftredend 2011, 2 e termijn), Frans Luiten, lid (aftredend 2012, 1 e termijn), Antoine Vervlossen, plaatsvervangend lid (aftredend 2012, 1 e termijn), Leo Vervoort, plaatsvervangend lid (aftredend 2012, 1 e termijn). 9. Technisch beleidsplan 2009 Het technisch beleidsplan is in het voorjaar in concept opgesteld en gepresenteerd door de voorzitter aan de technische mensen (m.n. prestatieve trainers en staf van zowel de jeugd als seniorenafdeling). Na een aantal aanpassingen wordt het plan ter vaststelling voorgelegd aan de ALV. Na een korte inleiding wordt het plan nogmaals uitvoerig besproken en bediscussieerd. Hoewel er her en der wat kanttekeningen worden geplaatst worden de beschreven uitgangspunten in grote lijnen onderschreven: ambitieuze doelstellingen formuleren voor de prestatieve teams; maximale voorwaarden scheppen voor eigen jeugdspelers op de selectieteams, streven prestatieve jeugd naadloos te laten aansluiten bij de prestatieve senioren; realiteitszin. Opgemerkt wordt dat de technisch coördinator jeugd een spilfunctie zou moeten zijn als je er als vereniging naar streeft om bovenmatig veel eigen jeugd bij het 1 e en 2 e team in te passen. Met de afspraak om de uitgangspunten jaarlijks te evalueren wordt het technisch beleidsplan vastgesteld met 20 stemmen voor, 4 onthouding en 1 tegen 10. Vitale vereniging Bekkerveld De KNVB heeft met de gemeente Heerlen een convenant afgesloten om samen verenigingsondersteuning te gaan verlenen waar nodig zodat de kwaliteit binnen de Pag. 4 van 5
Heerlense verenigingen verhoogd wordt. In een korte inleiding legt Fred Gillissen, oudvoorzitter en coördinator van het project voor onze vereniging, uit dat alle Heerlense voetbalverenigingen om toerbeurt de maat genomen zal gaan worden op een aantal kernaspecten als vrijwilligersbeleid, waarden en normen, financiën en faciliteiten. Vooruitlopend daarop is een projectgroep binnen de vereniging alvast aan de slag gegaan om zwakten en sterktes in kaart te brengen en verbetervoorstellen te formuleren. De aanbevelingen uit de in september 2009 opgestelde notitie Bouwstenen voor een vitaal Bekkerveld worden uitgebreid besproken. Dat leidt tot de volgende acties/afspraken: Martin Berkhof, Petra Vervlossen en Jaap Jan Slot willen bijdragen aan een verdere uitwerking van adequaat vrijwilligersbeleid (incl. scheidsrechters). Voor inrichting van een cie waarden en normen is naast Jorrit Dacier weinig belangstelling. Hans Schrijnemakers doet de suggestie om de jeugd categorie coördinatoren erbij te betrekken. Vooralsnog wordt afgesproken om waarden en normen in te bedden in de commissies. De voorzitter is in overleg met een aantal mensen om de cie facilitair te versterken hetgeen tevens het beheer zal doen verbeteren. Ook zal er een reglement voor gebruik van de kunstgrasvelden worden opgesteld. 11. Rondvraag en afsluiting Hans Schrijnemakers vraagt of de jeugd contractueel verplicht is spullen te kopen bij TSW. Hij constateert dat voor hetzelfde bedrag waarvoor bij TSW onlangs enkel de A1 en B1 gekleed zijn bij KWD ook de C1 en D1 van nieuwe kleding voorzien hadden kunnen worden. De voorzitter zal hierover contact nemen met Antoine Vervlossen. Frans Luiten memoreert dat vroeger vaak lange tijd na afloop van de trainingen de verlichting nog brandde. Hij suggereert om het toezicht daarop contractueel vast te leggen met de kantinebeheerder zodat er geen overbodige verspilling meer is. Dit zal zo nodig in overweging worden genomen. Leo Vervoort constateert dat er al enkele maanden geen jeugdtrainers beschikbaar zijn voor m.n. A2 en B2. Dit is zorgelijk en heeft hoge prioriteit bij de jeugdcie. In het verlengde van de discussie over het technisch beleidsplan constateert Leo Vervoort dat er bestuurlijk een te kleine groep de organisatorische lasten draagt en dat deze last nog groter wordt als de lat te hoog gelegd wordt. In het licht van hetzelfde plan is een Bekkervelder iemand die uit de eigen jeugdopleiding komt aldus Leo. René Fox merkt op dat 1 verzorger op 700 leden aan de magere kant is. Wellicht kan er een (vaste) fysiotherapeut als backup worden aangezocht. De suggestie van Jacques Pepels om oude stukken te achterhalen voor opbouw van een verenigingsarchief wordt toegejuicht. Frans Luiten, die beschikt over oude ledenadministratiegegevens (w.o. het oprichtingsschrift) vindt het leuk om Jacques daarbij te helpen, waarvan acte. Jacques Pepels constateert dat het erg laat is om halverwege het seizoen de begroting voor het lopend seizoen vast te stellen. Eigenlijk zou de begroting voor aanvang van een seizoen moeten zijn vastgesteld. Het bestuur onderschrijft dit. De nieuwe penningmeester zal deze suggestie ter hand nemen. Nadat de voorzitter de vergadering meedeelt dat hij Bert Bremen als ervaringsdeskundige van grote bouwprojecten en lid van de stichting MAB bereid heeft gevonden om voorzitter te worden van de bouwcommissie, sluit hij de vergadering. Pag. 5 van 5