Evaluatieverslag SIS-oefening van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden op 17 november 2016 Samenvatting Inhoud 1. Inleiding 2. Verloop van de SISI-inzet 3. Bevindingen 4. Aanbevelingen 5. Tips voor collega s Annemarie Breur, adviseur Breurconsult Sjan Martens, programmamanager SIS bij IFV 14 december 2016
Op donderdag 17 november 2016 vond in de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland- Midden een geplande praktijkoefening plaats die in het teken stond van de samenwerking tussen de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden en de landelijke voorziening SIS. Dit rapport bevat de bevindingen die uit de oefening naar voren zijn gekomen ten aanzien van SIS. 1. Inleiding Doel In de oefening stonden twee oefendoelen centraal: Testen of de regionale werkwijze slachtoffersystematiek (SIS) werkt. Inzicht krijgen in specifieke knelpunten bij slachtofferregistratie en verwanteninformatie. Deelnemers Aan de oefening namen vijfentwintig functionarissen met een SIS-rol deel, werkzaam bij de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden en bij de landelijke voorziening SIS. Schema 1: Deelnemers met een SIS-rol LOCC piketfunctionaris Frontoffice SIS coördinator frontoffice en zes frontoffice-medewerkers Backoffice SIS teamleider SIS, coördinator backoffice politie, tien politiemedewerkers en een liaison geneeskundige zorg Regionale crisisorganisatie algemeen commandant bevolkingszorg, hoofd informatie/hoofd ondersteuning (HIN/HON) bevolkingszorg als contactpersoon SIS, algemeen commandant geneeskundige zorg en hoofd informatie geneeskundige zorg (HIN) als medewerker stafsectie geneeskundige zorg Tijdens de oefening is real time geoefend en zijn de omstandigheden zo realistisch mogelijk nagebootst. Alle functionarissen hebben geoefend op de locatie waar zij zich normaal gesproken tijdens de afhandeling van een incident bevinden. Daarnaast oefenden twee ziekenhuizen mee. De officier van dienst bevolkingszorg nam zoals vooraf afgesproken niet deel aan de oefening. Deze rol werd ingevuld vanuit de responscel. Organisatie Voor de rollen die niet werden ingevuld door deelnemers aan de oefening was er tegenspel vanuit responscellen op twee locaties: responscel bij de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden te Arnhem en responscel bij Trimension te Delft. Aanpak van de evaluatie Voor de evaluatie is gebruik gemaakt van het toetsingskader SIS, waarin prestatie-eisen zijn geformuleerd voor een goed functionerend SIS. Het evaluatierapport is verder gebaseerd op de vragenlijsten die door negentien functionarissen met een SIS-rol na afloop van de oefening zijn ingevuld. Ook is gebruik gemaakt van de rapportage van de ANWB over het telefonieverkeer. 2
2. Verloop van de SIS-inzet Scenario van de oefening Op 9 juli vindt in Zevenaar het dance event Dreamfields plaats. Rond 18:00 uur ontstaat plotseling een hevige onweers- en hagelbui met zware wind. Na de bui blijft het nog flink regenen. Ondanks alle voorzorgsmaatregelen stort een tweetal poppodia in. Hierdoor vallen meerdere slachtoffers (39 gewonden en 4 overledenen). Een grote groep mensen raakt door de hagel en regen onderkoeld. In het scenario vindt het dance event plaats op een zaterdagavond. Bij de beschrijving van het verloop van de SIS-inzet wordt de werkelijke tijd tijdens de oefening gehanteerd. Verloop van de SIS-inzet Hieronder is het verloop van de SIS-inzet tijdens de oefening weergegeven. 12:00 uur Instorting poppodia tijdens dance event Dreamfields. 12:40 uur De officier van dienst bevolkingszorg van de veiligheidsregio (responscel) belt het LOCC en vraagt om activatie van SIS. 12:45 uur Het LOCC activeert de teamleider SIS, de frontoffice SIS in Assen, de piketfunctionaris LTFO en de liaison geneeskundige zorg. De frontoffice is direct daarna operationeel: verwanten kunnen Verwantencontact bellen. 12:50 uur Eerste contact van teamleider SIS met contactpersoon SIS van de regio. 14:00 uur Backoffice SIS operationeel. 14:10 uur Eerste contact van liaison geneeskundige zorg in de backoffice met stafsectie geneeskundige zorg van de veiligheidsregio. 14:25 uur Stafsectie geneeskundige zorg van de veiligheidsregio stuurt de eerste slachtofferlijsten van de ziekenhuizen door naar de liaison geneeskundige zorg in de backoffice. 15:00 uur Einde oefening voor de frontoffice SIS. Na 15:00 uur wordt er zoals vooraf afgesproken niet meer gebeld naar de frontoffice. 15:15 uur Einde oefening voor het ROT. De contactpersoon SIS en de medewerker van de regionale sectie geneeskundige zorg oefenen door, net zoals de backoffice SIS. 15:30 uur Eerste rapportage teamleider SIS aan de veiligheidsregio. 16:00 uur Einde oefening voor de contactpersoon SIS, de medewerker van de regionale sectie geneeskundige zorg en de backoffice SIS. Einde oefening Om 15:15 uur wordt einde oefening voor het ROT gegeven. In de backoffice van SIS ontstaat verwarring omdat de teamleider SIS en de liaison geneeskundige zorg in de backoffice van SIS denken dat nu de hele oefening eindigt. Op aanwijzing van de oefenleiding oefenen de backoffice van SIS en in de regionale crisisorganisatie de contactpersoon SIS en de medewerker van de regionale sectie geneeskundige zorg door tot 16:00 uur. Om 16:00 uur beëindigt de oefenleiding de oefening zoals vooraf in het draaiboek is vastgelegd. 3
3. Bevindingen De procedure om SIS te activeren verloopt goed: de officier van dienst bevolkingszorg (responscel) belt naar het LOCC om SIS op te starten. Het LOCC roept alle functionarissen zoals vermeld in de alarmeringsprocedure op binnen de gestelde normtijd van 30 minuten. De frontoffice SIS is na activering binnen de normtijd van 5 minuten operationeel. Het eerste contact tussen de teamleider SIS met de persoon van de regionale crisisorganisatie die het LOCC aan hem doorgeeft komt binnen de normtijd van 15 minuten tot stand. In de Veiligheids- en Gezondheidsregio fungeert het hoofd informatie/hoofd ondersteuning (HIN/HON) bevolkingszorg als contactpersoon SIS. De contacten tussen de HIN/HON bevolkingszorg en de landelijke teamleider SIS verlopen goed. De liaison geneeskundige zorg van de backoffice SIS legt binnen de normtijd contact met de regionale sectie geneeskundige zorg. De contacten tussen de liaison geneeskundige zorg en de regionale sectie geneeskundige zorg verlopen goed. Bij de informatie-uitwisseling tussen de backoffice van SIS en de regionale sectie geneeskundige zorg is in eerste instantie het email-adres van de backoffice van SIS niet goed doorgegeven of niet goed genoteerd. Hierdoor zijn de eerste twee ziekenhuislijsten met slachtoffergegevens niet binnen de normtijd van tien minuten bij de liaison geneeskundige zorg in de backoffice SIS terecht gekomen. De volgende ziekenhuislijsten worden wel binnen de normtijd doorgestuurd. Nadat de ziekenhuislijsten bij de backoffice binnen zijn verloopt de matching door de backoffice politie goed en contactverwanten worden geïnformeerd. De noodzaak om informatie te delen met de regionale politie-eenheid vormt een aandachtspunt. De HIN/HON bevolkingszorg vervult de spilfunctie tussen de teamleider SIS en de algemeen commandant bevolkingszorg. 4. Aanbevelingen Doorzetten slachtoffergegevens ziekenhuizen Aan de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden wordt aanbevolen om met de sectie geneeskundige zorg te bespreken wat nodig is om bij een incident zo snel mogelijk slachtoffergegevens van ziekenhuizen door te zetten naar de backoffice SIS. Kijk daarbij met name naar de werkbelasting van het hoofd informatie (HIN) geneeskundige zorg tijdens een SIS-inzet. Voorbereiding SIS-oefeningen Aan de beheersorganisatie SIS wordt aanbevolen met de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden de wijze waarop de oefening is geëindigd na te bespreken en daaruit samen lering te trekken voor de voorbereiding van SIS-oefeningen. 4
5. Tips voor collega s Enkele tips die naar voren komen uit de terugblik van de functionarissen op de SIS-inzet: Voor de algemeen commandant geneeskundige zorg: Roep bij een SIS-inzet een extra hoofd informatie (HIN) geneeskundige zorg op om de SIS-taken te kunnen uitvoeren. Voor de medewerker van de regionale sectie geneeskundige zorg: Controleer geregeld of je nog bent ingelogd in ZorgMail: bij langere inactiviteit word je automatisch uitgelogd. Zet het e-mailadres van de liaison geneeskundige zorg in de backoffice SIS in je adressenlijst van ZorgMail. Voor de teamleider SIS: Bewaak dat snel het eerste contact tot stand komt tussen de liaison geneeskundige zorg en de regionale sectie geneeskundige zorg. Voor de liaison geneeskundige zorg: Maak in het eerste contact met de regionale sectie geneeskundige zorg afspraken over de wijze waarop je de slachtoffergegevens van ziekenhuizen wilt ontvangen. Neem hierin ook mee de vermelding van adresgegevens van ziekenhuizen. Voor de coördinator politie in de backoffice SIS: Zorg direct voor een duidelijke taakverdeling: welke politiemedewerkers richten zich op het matchen van verwanten met slachtoffers en welke politiemedewerkers informeren verwanten. Wijs een politiemedewerker aan die overzicht houdt op de werkverdeling en de voortgang. Wijs ook een politiemedewerker aan die het contact onderhoudt met de regionale politie-eenheid. Zorg voor een visueel voortgangsoverzicht, zodat de politiemedewerkers in een oogopslag zien hoever de matching is gevorderd en hoeveel verwanten al zijn geïnformeerd. Voor de medewerkers politie in de backoffice SIS: Zorg dat je je inloggegevens voor het informatiesysteem van SIS bij de hand hebt, zodat je snel aan de slag kunt. Voor de beheersorganisatie SIS: Stel het format van de voortgangsrapportage bij. 5