3. Soepel met arbeidsvoorwaarden 3.1. INLEIDING Het beloningsgevoel van uw werknemer kan toenemen, zonder dat uw loonkosten toenemen. Informeer eerst bij uw werknemers of zij wel behoefte hebben aan flexibele arbeidsvoorwaarden. Is die behoefte er niet, dan hoeft u het ook niet aan te bieden. De laatste jaren spelen bedrijven steeds vaker in op de individuele wensen van hun werknemers. Waar de ene werknemer behoefte heeft aan een regeling voor kinderopvang, wil de andere werknemer graag extra vrije dagen of een auto. In de praktijk zien we dat werkgevers steeds vaker bereid zijn om aan die individuele wensen tegemoet te komen. Ook voor u kunnen zulke flexibele arbeidsvoorwaarden belangrijk zijn om uw werknemers te binden en om ze te werven. Flexibilisering van arbeidsvoorwaarden is begonnen met de introductie van de pc-privé-regeling. Bij deze regeling leverden werknemers brutosalaris, vakantiegeld of vakantiedagen in voor een pc. Brutoloon werd dus ingeruild voor een nettobeloning. Ook na de afschaffing van de pcprivé-regeling in 2004 gaat de flexibilisering door met bijvoorbeeld een fiets en kinderopvang. Het kenmerk is nog steeds hetzelfde: uw werknemers kunnen kiezen uit verschillende beloningscomponenten, terwijl uw loonkosten vastliggen. Het beloningsgevoel van uw werknemer kan toenemen, zonder dat uw loonkosten toenemen. TIP. Informeer eerst bij uw werknemers of zij wel behoefte hebben aan flexibele arbeidsvoorwaarden. Is die behoefte er niet, dan hoeft u het ook niet aan te bieden. 3.1.1. Waarom zou u de arbeidsvoorwaarden flexibiliseren? Maatwerk en financieel voordeel zijn de twee belangrijkste voordelen van het flexibiliseren van uw arbeidsvoorwaarden. Dit past ook binnen de huidige tendens van flexibilisering van de beloning. Door uw werknemers keuzevrijheid te geven speelt u beter in op hun individuele situatie. Geen van uw werknemers heeft dezelfde behoeften. De één heeft een jong gezin en kiest voor voordelige kinderopvang; de ander heeft een oudere partner en wil graag eerder met pensioen. Meer doen voor uw werknemers zonder dat de loonkosten stijgen? Ook dat blijkt mogelijk. Meer loon, minder lasten, 15
TIP. U kunt het natuurlijk ook omdraaien: hetzelfde doen voor uw werknemers tegen lagere loonkosten! 3.1.2. Wat zijn de voor- en nadelen? Voordat u besluit om uw arbeidsvoorwaarden te flexibiliseren, is het van groot belang om de vooren nadelen daarvan op een rijtje te zetten en tegen elkaar af te wegen. Nadeel voor uw werknemers is dat zij niet altijd de gevolgen van hun keuzes kunnen overzien. Denk hierbij aan de gevolgen voor eventuele WWen WAO-uitkeringen. Deze kunnen lager worden door de gemaakte keuzes. Voordat u besluit om uw arbeidsvoorwaarden te flexibiliseren, is het van groot belang om de voor- en nadelen daarvan op een rijtje te zetten en tegen elkaar af te wegen. We beginnen met de voordelen voor u: u kunt gemakkelijker werknemers aantrekken en behouden; u krijgt een grotere betrokkenheid van uw werknemers bij uw arbeidsvoorwaarden, omdat ze zelf betrokken zijn bij de samenstelling ervan; uw loonkosten kunt u verlagen terwijl uw werknemers netto evenveel overhouden; uw werknemers krijgen een beter inzicht in hun eigen loonkosten: zo worden ze bewust van het feit dat ze eigenlijk meer kosten dan het loon dat zij betaald krijgen. LET OP. Nadeel voor u is dat u te maken krijgt met extra administratieve lasten. Uw personeelsadministratie krijgen er een extra taak bij. Er gaat veel tijd zitten in het voorlichten van uw werknemers over de gevolgen van een gemaakte keuze, het vastleggen van die keuze en het verwerken daarvan. Daarnaast krijgt u te maken met de invoeringskosten, die over het algemeen ook niet gering zijn. Dan de voordelen voor uw werknemers: de arbeidsvoorwaarden sluiten beter aan bij hun persoonlijke situatie en voorkeuren; door fiscale voordelen krijgen zij netto meer in handen. Nadeel voor uw werknemers is dat zij niet altijd de gevolgen van hun keuzes kunnen overzien. Denk hierbij aan de gevolgen voor eventuele WW- en WAO-uitkeringen. Deze kunnen lager worden door de gemaakte keuzes. 3.1.3. Hoe kunt u uw arbeidsvoorwaarden versoepelen? De wijze waarop u de arbeidsvoorwaarden flexibel kunt maken, kunt u eigenlijk terugbrengen tot twee verschillende systemen. Het ruilmodel Het eerste systeem gaat uit van de bestaande arbeidsvoorwaarden, waarbinnen u uw werknemer de mogelijkheid geeft om zelf keuzes te maken. Dit systeem noemen we in de praktijk ook wel het ruilmodel. Zie ook paragraaf 3.3. 16 Meer loon, minder lasten,
U kunt bijvoorbeeld flexibiliteit aanbieden in uw autoregeling of kinderopvangregeling. Binnen uw autoregeling kunt u uw werknemers laten kiezen voor een duurdere auto in combinatie met een eigen bijdrage of een goedkopere auto zonder een eigen bijdrage. Binnen uw kinderopvangregeling kunt u uw werknemers een onbelaste vergoeding aanbieden in ruil voor een verlaging van hun brutosalaris. Het budgetmodel Het tweede systeem gaat uit van een budget dat u uw werknemers naast hun basisarbeidsvoorwaarden geeft. Als werkgever bepaalt u de basisarbeidsvoorwaarden en de hoogte van het budget. Uw werknemers kunnen het budget besteden zoals zij dat zelf willen. Dit systeem wordt ook wel het budgetmodel genoemd. Zie ook paragraaf 3.4. In de basisarbeidsvoorwaarden heeft u de minimale hoogte van het salaris, het aantal vakantiedagen en de minimale pensioenopbouw vastgesteld. Daarnaast krijgen uw werknemers een budget, dat zij kunnen gebruiken voor bijvoorbeeld kinderopvang, extra vakantiedagen en extra pensioen. 3.1.4. Welke beloningscomponenten kunt u flexibiliseren? Voor de loon- en premieheffing staat het u en uw werknemers vrij om uw arbeidsvoorwaarden, waaronder de samenstelling van de beloning, optimaal af te stemmen op de wettelijke mogelijkheden. De flexibilisering kunt u beperken tot één beloningscomponent, maar u kunt uw werknemers ook heel ruime keuzevrijheid geven. Die ruime keuzevrijheid kan bij een budgetmodel zelfs zo ver gaan, dat u zelf geen basisarbeidsvoorwaarden vaststelt, maar uw werknemers alleen een budget geeft, dat zij naar eigen inzicht kunnen besteden. In de praktijk zien we dit laatste bijna niet. Wel zien we dat de volgende beloningscomponenten vaak in flexibele arbeidsvoorwaarden worden opgenomen: vrije tijd, zoals extra vakantiedagen, sabbatical leave en vervroegd pensioen; pensioen- en arbeidsongeschiktheidsverzekeringen; auto van de zaak; overige beloningsvormen zoals kinderopvang, computer, studiefaciliteiten en sportfaciliteiten. Voor de loon- en premieheffing staat het u en uw werknemers vrij om uw arbeidsvoorwaarden, waaronder de samenstelling van de beloning, optimaal af te stemmen op de wettelijke mogelijkheden.zie ook paragraaf 3.5. Meer loon, minder lasten, 17
3.2. HOE MAAKT U FLEXIBELE ARBEIDSVOOR- WAARDEN? Uiteindelijk moeten de arbeidsvoorwaarden bij uw bedrijf passen, om het bindende en wervende effect zo groot mogelijk te maken. Vergeet niet de nieuwe arbeidsvoorwaarden binnen uw bedrijf te communiceren! Heel belangrijk is dat u niet zomaar een aantal arbeidsvoorwaarden gaat flexibiliseren. U moet hierbij zeker rekening houden met de wensen van uw werknemers, maar ook met uw eigen wensen. Uiteindelijk moeten de arbeidsvoorwaarden bij uw bedrijf passen, om het bindende en wervende effect zo groot mogelijk te maken. Verschillende fases. Bij het ontwerpen van flexibele arbeidsvoorwaarden moet u een aantal fasen onderscheiden. Fase 1. In de eerste fase zult uw huidige arbeidsvoorwaarden moeten inventariseren en doelstellingen moeten formuleren ten aanzien van de nieuwe arbeidsvoorwaarden. U maakt hierbij de keuze voor het ruilmodel of het budgetmodel. Maar nog belangrijker, mogen de nieuwe arbeidsvoorwaarden kostenverhogend zijn? Meestal is dat niet het geval, maar het is wel goed dat u ook uitspreekt. LET OP. Van groot belang in deze fase is dat u moet vaststellen wat voor uw werknemers interessante arbeidsvoorwaarden zijn. U moet dus eerst de mening en wensen van uw werknemers inventariseren. TIP. U kunt dat bijvoorbeeld doen door het houden van een enquête of door persoonlijke interviews met (een aantal van) uw werknemers. Fase 2. In de tweede fase stelt u uw nieuwe arbeidsvoorwaarden samen. Hierbij is het erg belangrijk dat de nieuwe arbeidsvoorwaarden passen binnen uw bedrijf en aansluiten op de wensen van uw werknemers. Het zijn immers de werknemers die straks keuzes moeten gaan maken. Fase 3. De laatste fase is de invoering binnen uw bedrijf. Niet alleen uw werknemers moeten op de hoogte van de nieuwe arbeidsvoorwaarden zijn, maar ook uw (loon)administratie. LET OP. Vergeet niet de nieuwe arbeidsvoorwaarden binnen uw bedrijf te communiceren! U zult uw werknemers moeten wijzen op de gevolgen van hun keuzes, zodat zij weten waar zij aan toe zijn. De keuzes die uw werknemers maken, hebben over het algemeen ook gevolgen voor inkomensafhankelijke uitkeringen, zoals pensioen en sociale-verzekeringsuitkeringen. Ook is het belangrijk dat uw administratie is ingericht en voorbereid op de nieuwe arbeidsvoorwaarden. Uw werknemers moeten weten hoe, waar en wanneer zij hun keuzes bekend kunnen maken. Vervolgens moet u ervoor zorgen dat die keuzes ook op een goede manier in uw administratie kunnen worden verwerkt. 18 Meer loon, minder lasten,
3.3. HET RUILMODEL Het loon dat u voorheen bruto uitbetaalde, zet u hiermee om in een nettovergoeding of -verstrekking. Zo kunt u samen met uw werknemer belasting- en premieheffing besparen. Dit betekent ook dat het salaris van uw werknemer zodanig wordt herrekend, dat uw loonkosten op hetzelfde niveau blijven. Het ruilmodel gaat uit van de arbeidsvoorwaarden die u al met uw werknemer bent overeengekomen. Vervolgens geeft u uw werknemer de mogelijkheid om een gedeelte van zijn brutosalaris, vakantiedagen of overuren in te ruilen voor een andere beloning. Dit met de bedoeling om belast loon om te zetten in een vrijgestelde of gunstige gewaardeerde beloningsvoordelen. Het loon dat u voorheen bruto uitbetaalde, zet u hiermee om in een nettovergoeding of -verstrekking. Zo kunt u samen met uw werknemer belasting- en premieheffing besparen. Uw werknemer heeft een brutosalaris van 2.500,- per maand. Hij heeft twee kinderen die beiden een aantal dagen per week naar een kinderdagverblijf gaan. Uw werknemer betaalt daarvoor 600,- per maand. In uw bedrijf heeft u een regeling getroffen op basis waarvan uw werknemer zijn kinderopvangkosten vergoed kan krijgen, tegen inruil van brutosalaris tot hetzelfde bedrag. Dit betekent dat het brutosalaris van uw werknemer met 100,- per maand wordt verlaagd tot 2.400,- in ruil voor een nettovergoeding van de kinderopvangkosten van 100.-. U bespaart werkgeverslasten over de 100,- verlaging van het brutosalaris. Uw werknemer bespaart de belasting- en premieheffing over ook 100,-. Dit voorbeeld is vereenvoudigd, waarbij we geen rekening hebben gehouden met de gevolgen van de verlaging van het brutosalaris voor de vakantietoeslag, de pensioenopbouw en andere inkomensafhankelijke beloningen. En ook niet met het recht op aanvullende overheidsbijdragen, zoals huursubsidie. Praktijk: kostenneutrale regelingen. In de praktijk zien we dat de meeste werkgevers kostenneutrale regelingen aanbieden. Dat wil zeggen dat uw werknemer optimaal profiteert van de door u aangeboden regeling, terwijl uw loonkosten gelijk blijven. Dit betekent ook dat het salaris van uw werknemer zodanig wordt herrekend, dat uw loonkosten op hetzelfde niveau blijven. Waarvoor is het ruilmodel geschikt? Het ruilmodel is niet alleen voor kinderopvang geschikt, maar met name ook voor onder meer: extra vakantiedagen; een fiets van de zaak; een auto van de zaak; extra pensioen. Verzwaring van uw administratieve lasten. U dient zich te realiseren dat een ruilmodel nog al wat administratieve lasten met zich meebrengt. Ieder jaar - en bij kinderopvang zelfs vaak iedere maand - dient u op- Meer loon, minder lasten, 19