Handreiking voor GGZ-instellingen voor het aanschaffen van een digitaal VIM-systeem TriasWeb langs de meetlat van GGZ Nederland Inleiding GGZ Nederland heeft op 1 juli 2009 een notitie verstuurd aan de leden van het Q-net (kwaliteitsfunctionarissen in de GGZ) over een stimuleringsbijdrage voor de ontwikkeling en implementatie van een VIM-systeem. Wij hechten eraan onze huidige klanten (gebruikers van TriasWeb) maar ook andere belangstellende GGZ-instellingen te informeren over de in die notitie genoemde voorwaarden en criteria waaraan een elektronisch meldsysteem moet voldoen. Er wordt immers voor circa 40 instellingen een subsidie beschikbaar gesteld van 15.000 per instelling mits aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Beoordeling TriasWeb In dit schrijven het overzicht met de criteria uit de handreiking voor GGZ-instellingen voor het aanschaffen van een digitaal VIM-systeem. We hebben alle criteria op een rij gezet en in de rechterkolommen aangegeven in hoeverre TriasWeb daaraan voldoet. De mogelijkheden zijn: 0-1-2 punten, te weten dat 0 staat voor: nee, helemaal niet 1 staat voor: gedeeltelijk en 2 staat voor: ja, volledig. In alle gevallen dat geen 2 is ingevuld is het mogelijk om in TriasWeb door middel van maatwerk aan het betreffende criterium te voldoen. Onze visie wijkt echter in enkele gevallen af van hetgeen wordt beoogd met sommige criteria. Ook dan is het mogelijk om in overleg met ons te komen tot de gewenste aanpassingen. Enkele quotes vooraf TriasWeb gaat verder dan een VIM- of VMS-systeem. Een dergelijke benaming voor onze applicatie vinden wij geen recht doen aan hetgeen wij op basis van onze ervaringen, onderzoeken en expertise in de loop der jaren hebben ontwikkeld aan nieuwe inzichten. Wij spreken liever van TriasWeb als een elektronisch meld- en verbetersysteem voor incidenten en andere leerzame voorvallen, met de nadruk op verbeteren. Onder het motto VEILIG VERBETEREN gaan wij ons nadrukkelijk profileren met TriasWeb dat zich meer en meer ontwikkelt tot een elektronische leer- en verbeteromgeving. De applicatie sluit aan bij de principes van integraal management en integrale kwaliteit en veiligheid. TriasWeb helpt om de logische en noodzakelijke verbinding tussen medewerkers, management en staf te realiseren. 21-7-2009 Triaspect 2009 JdB Beoordeling Handreiking digitaal VIM-systeem - 1 -
Hieronder eerst de samenvatting van de criteria uit de handreiking van GGZ Nederland. De aanvragende instelling moet in ieder geval aan deze 7 (eigenlijk 6, want het vijfde criterium is nog niet ingevuld) voldoen om voor subsidie in aanmerking te komen. In de rechterkolommen per criterium in hoeverre TriasWeb daaraan voldoet. Samenvatting hoofdeisen 0 1 2 1. Systeem voldoet aan normen uit HKZ (nieuwste versie Julie 2009), NTA-8009: 2007 en classificatiesysteem GGZ Nederland (nog in ontwikkeling). 2. Systeem ondersteunt minimaal standaard methodieken om incidenten te registreren en te analyseren (RCA moet mogelijk zijn). 3. Binnengekomen meldingen per speerpunt patiëntveiligheid registreren, rapporteren en exporteren. 4. Systeem moet verschillende typen meldingen ondersteunen. 5. Systeem gebruikt voor de classificatie van incidenten de door GGZ Nederland uitgewerkte hoofdclassificatie. 6. Systeem bepaalt risicoprofiel nadat consequenties en herhalingsrisico in ingevuld aan de hand van uitgewerkt risicomatrix. 7. Implementatie moet binnen acceptabele tijd naar tevredenheid worden afgerond. Binnen 3 maanden moet instelling projectplan inleveren met fasering. 21-7-2009 Triaspect 2009 JdB Beoordeling Handreiking digitaal VIM-systeem - 2 -
Hieronder de op detailniveau uitgewerkte criteria uit de Handreiking en per criterium de mate waarin TriasWeb eraan voldoet. 1. Algemene minimale eisen 0 1 2 1.1 Voldoet aan HKZ, NTA, GGZ Nederland 1.2 Verschillende typen meldingen (arbo, klachten) 1.3 Ondersteunt Prisma, Sire en risicoanalyses. RCA moet mogelijk zijn. 1.4 Meldingen per speerpunt patiëntveiligheid registreren, rapporteren en exporteren. 1.5 Risicoprofielen en risicomatrix. 1.6 Implementatieplan met mijlpalen, inzet instelling, inzet leverancier en op te leveren eindproducten (binnen 3 maanden) 2. Functionele aandachtspunten 0 1 2 Input: Meldingen 2.1 Elke medewerker moet kunnen melden, bij voorkeur via internet. 2.2 Afhankelijk van meldtypen kunnen vragenlijsten worden ingebouwd (dynamische formulieren). 2.3 Vragen moeten verplicht kunnen zijn, er moeten diverse typen vragen kunnen worden gemaakt met tekstvelden, keuzelijsten, e.d. 2.4 Binnen het systeem is het mogelijk anoniem te melden (alleen afdeling moet dan bekend zijn). 2.5 Het is mogelijk aantekeningen of documenten aan melding te koppelen die worden opgenomen in een meldingsdossier. 2.6 Rechten van de patiënt zijn gewaarborgd. 2.7 Systeem biedt mogelijkheden om zelf meldformulieren te redigeren (toevoegen vragen, layout wijzigen, hyperlinks naar documenten). 2. Functionele aandachtspunten 0 1 2 Retrospectieve incidentanalyse 2.8 Mogelijkheid meldingen door verschillende personen te laten uitvoeren. 21-7-2009 Triaspect 2009 JdB Beoordeling Handreiking digitaal VIM-systeem - 3 -
2. Functionele aandachtspunten 0 1 2 Procesondersteuning: workflow & dossiervorming 2.9 Automatische en handmatige notaties als communicatie naar betrokkenen. Op te nemen in melddossier. 2.10 Workflows per type melding in te richten: signalering, bewaking van de afhandelingtermijnen, later informatie toe te voegen, status van de melding. 2.11 Melder moet op ieder gewenst moment status van zijn melding kunnen inzien. 2.12 Bij afhandeling: acties aan personen koppelen en afhandelingtermijnen te bedwaken. 2.13 Autorisatieniveaus op basis van organisatiestructuur, met rollen en verschillende functies. 2.14 Alle acties (email, correspondentie, notities e.d.) die nodig zijn voor afhandeling van de melding worden in een meldingsdossier vastgelegd. 2. Functionele aandachtspunten 0 1 2 Output: rapportages 2.15 Geselecteerde databestanden naar standaard formats koppelbaar. Info is opvraagbaar mbv rapportgenerator en parameterisering van schermen en rapporten. 2.16 Systeem is integreerbaar met andere toepassingen (SQL server, MS Access, Excel) 2.17 Flexibiliteit binnen rapportages in volgorde, sortering en filtering kolommen. 2.18 Afhankelijk van autorisatie zijn gegevens zichtbaar op alle niveaus. 2.19 Automatische exportmogelijkheid naar het CMR, SOAS- R en andere classificatiesystemen. 3. Gebruikersvriendelijkheid 0 1 2 3.1 Eenvoud en gebruikersvriendelijkheid 3.2 Pagina s, velden en formulieren zelf in te richten 3.3 Formulieren te splitsen in afzonderlijke pagina s. 3.4 Terminologie is herkenbaar en/of zelf aan te passen. 3.5 Nederlandstalige gebruikersinterface. 3.6 Nederlandstalige online helpfunctie. 3.7 Nederlandstalige documentatie. 3.8 Referentietabellen die zelf te beheren zijn. 21-7-2009 Triaspect 2009 JdB Beoordeling Handreiking digitaal VIM-systeem - 4 -
4. Interfaces / koppelingen 0 1 2 4.1 Koppeling met kwaliteitsmanagementsysteem. Bijv. hyperlinks naar specifieke procedures in het protocollensysteem. 4.2 Koppeling van data uit VIM aan andere meld- en signaleringssystemen (klachten, arbo, audits). 4.3 Ondersteunt automatische koppeling met personeelssysteem betr. importeren personeelsgegevens. 4.4 Ondersteunt import t.b.v. cliëntgegevens of andersom uit EPD. 4.5 Ondersteunt koppeling met t.b.v. e-mail functionaliteit. 4.6 Ondersteunt importfunctie voor andere zogenaamde basisbestanden (ruimtes, afdelingen) in standaardformaten. 5. Beheer en beveiliging 0 1 2 5.1 Mogelijkheid in logboek alle systeemtechnische handelingen en configuratiewijzigingen vast te leggen. 5.2 Wijzigingen in systeem kunnen worden gelogd. 5.3 Ondersteunt single-sign-on op basis van active directory (1x inloggen). 5.4 Ondersteunt gebruik van profielen per functieprofiel te autoriseren. 5.5 Systeem is beveiligd volgens standaardnormen (minimaal NEN 7510: informatiebeveiliging in de zorg). 5.6 Systeem is makkelijk te beheren. 5.7 Verschillende rubrieken zijn af te schermen tegen overschrijving. 21-7-2009 Triaspect 2009 JdB Beoordeling Handreiking digitaal VIM-systeem - 5 -
6. Techniek (organisatie specifiek: hieronder enkele 0 1 2 voorbeelden) 6.1 Systeem functioneert binnen Citrix omgeving of Windows 2003. 6.2 Systeem functioneert binnen Windows Terminal omgeving (2003). 6.3 Systeem ondersteunt een resolutie van 800*600. de schermen passen zich aan afhankelijk van de resolutie. 6.4 Systeem gebruikt SQL-server 2005 als database. 6.5 Systeem is te integreren in de intra- en/of internet omgeving gebaseerd op IIS en/of apache. 7. Leverancierseisen 0 1 2 7.1 Leverancier biedt ondersteuning vanuit Nederland en hanteert een duidelijk SLA. 7.2 Helpdeskondersteuning is onderdeel van het contract. 7.3 Broncode is gedeponeerd (escrowregeling). 7.4 Via internetsite van de leverancier kunnen meldingen worden gedaan en kan laatste programmatuur worden gedownload. 7.5 Systeem wordt onderhouden en doorontwikkeld. 7.6 Leverancier heeft gebruikerskroep of vereniging. 7.7 Leverancier biedt projectmatig en zo nodig ad hoc ondersteuning bij inhoudelijke, functionele en technische inrichting van het systeem op maat. Leverancier heeft ervaring in de gezondheidszorg. 7.8 Bedrijfskarakteristiek leverancier garandeert continuïteit. 8. Inzicht in kostenposten 0 1 2 8.1 Inzicht in invoeringskosten (opleidingskosten, applicatiebeheerder, projectkosten, overig) 8.2 Inzicht in kosten van onderhoud (eenmalig en jaarlijks) en maatwerk. 8.3 Inzicht in licentiekosten (eenmalig en jaarlijks). 8.4 Kostenindicatie t.a.v. upgrades (jaarlijks en maandelijks). 21-7-2009 Triaspect 2009 JdB Beoordeling Handreiking digitaal VIM-systeem - 6 -
Tot slot De interpretatie bij de beoordeling van TriasWeb aan de hand van de hierboven genomede criteria mag dan enigszins subjectief zijn, wij hebben ons zorgvuldig gekweten van onze taak om het voor instellingen makkelijker te maken inzicht te krijgen in de functionaliteiten en andere kenmerken van TriasWeb. Mocht u van mening zijn dat onze antwoorden niet overeen stemmen met de werkelijkheid of met uw interpretaties, dan horen wij dat graag. De stimuleringsregeling is in beginsel beschikbaar voor iedere GGZ-instelling, dus ook voor instellingen die al werken met een digital VIM-systeem. Wij helpen graag om de aanvraag in te dienen bij GGZ Nederland. Doorgaans staat de benodigde informatie over de invoering in het implementatieplan (zie overeenkomsten of offertes). Voor instellingen die overwegen met TriasWeb te gaan werken: maak een afspraak met ons. Binnen enkele weken kan uw instelling een start maken met de invoering opdat u voor de gestelde eerste termijn (1 januari 2010) TriasWeb heeft geïmplementeerd. Voor 2010 komt naar verwachting een tweede ronde. Nog onduidelijk is hoeveel subsidie daarvoor beschikbaar komt. Nijmegen, 21 juli 2009 Jacques de Bekker Triaspect www.triaspect.nl 21-7-2009 Triaspect 2009 JdB Beoordeling Handreiking digitaal VIM-systeem - 7 -