ZIEKTEVERZUIMBELEID Delta-onderwijs Voorjaar 2016
Inleiding Al jaren loopt het verzuim in Nederland terug. De invoering van de wet Verbetering Poortwachter is daar voor een deel debet aan. Werkgevers zijn 104 weken verantwoordelijk voor begeleiding van zieke medewerkers en voor de kosten van verzuim. De verplichtingen voor werknemer en werkgever zijn aanzienlijk. In Nederland was het gemiddelde verzuim over 2015, 3,7%. De onderwijssector scoort met 6,1% fors hoger. Helaas stijgt het verzuim bij Delta ver uit boven het landelijk gemiddelde. Bovendien is de verzuimfrequentie veel hoger dan de gemiddelde 1% voor Nederland. Frequent verzuim verstoort de routine op school. Directeuren moeten snel actie ondernemen en direct voor een oplossing zorgen. Ouders en kinderen worden geconfronteerd met wisselingen van leerkrachten. Collega s ervaren extra werkdruk. Langdurig verzuim is kostbaar en bovendien is het voor de medewerker niet altijd gemakkelijk om na een lange ziekteperiode de weg naar de school weer op te pakken. Verzuim is dus duur, en het beïnvloedt het werkproces en onze kwaliteit. Doelstelling Delta wil meer grip krijgen op verzuim. Doelstelling: arbeidsongeschiktheid voorkomen door het creëren van een stimulerende en motiverende werkomgeving; ziekteverzuim terugbrengen tot landelijk gemiddelde in het onderwijs; heldere procedure en duidelijkheid over verantwoordelijkheden bij verzuim; betrokken en professionele verzuimbegeleiding/verzuimbegeleiding door leidinggevenden; de wetgeving op dit gebied na te leven. Uitgangspunten Twee essentiële uitgangspunten vormen de basis voor het verzuimbeleid. Sleutelrol voor locatiedirecteur De locatiedirecteur staat dicht bij zijn teamleden en is primair verantwoordelijk voor het wel en wee van zijn personeel. In preventieve zin zorgt de locatiedirecteur voor een open en prettige werksfeer, waarin aandacht wordt besteed aan arbeidsomstandigheden. Signalen van medewerkers (waaronder frequent verzuim) worden opgepakt. In teamoverleg en in individuele gesprekken is aandacht voor veiligheid, gezondheid en welzijn. Arbo is onderdeel van functioneringsgesprekken. Gedurende een verzuimperiode is de leidinggevende de belangrijkste betrokkene in het begeleidingsproces. Hij kent de medewerker het beste, is de eerste die op de hoogte wordt gebracht van het verzuim, doet een eerste beoordeling van de verzuimmelding, heeft belang bij snelle (maar verantwoorde) terugkeer, is degene die het meeste contact heeft met de verzuimende medewerker, en heeft daarmee de meeste invloed op diens gedrag. De locatiedirecteur is gedurende het gehele verzuimtraject casemanager en heeft een sleutelrol in de begeleiding. Nadruk op mogelijkheden De nadruk ligt tijdens verzuim niet op ziek zijn, maar op mogelijkheden: wat kan iemand wèl. Dat betekent dat zowel werkgever als werknemer zoeken naar alle mogelijkheden om de medewerker zo snel mogelijk te begeleiden naar eigen werk. Waar dat nog niet lukt, worden tijdelijk of blijvend, passende taken gezocht voor elke zieke medewerker met arbeidsmogelijkheden. Medewerker en leidinggevende hebben daarin een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De bedrijfsarts adviseert, maar leidinggevende en medewerker zoeken samen naar invulling van mogelijkheden. 2
Praktisch In de bijlage zijn achtergrondgegevens en praktische handleidingen te vinden die gevolgd worden tijdens verzuim en na herstel. Bijlagen: 1. Begrippen en websites 2. Taken en verantwoordelijkheden in het kader van verzuim en verzuimpreventie 3. Protocol bij verzuim en re-integratie 4. Overzicht subsidiemogelijkheden en vergoedingen 5. Leidraad voor (telefonisch) gesprek bij ziekmelding 6. Leidraad voor een frequent verzuimgesprek 3
Bijlage 1: Begrippen Aangepast werk Door middel van tijdelijk aangepaste werkzaamheden blijft de werknemer betrokken bij zijn werk en is er minder kans op langdurige uitval. Bovendien kan de schoolleiding gebruik blijven maken van de kennis en capaciteiten van de werknemer. De bedrijfsarts geeft in dit geval aan wat de mogelijkheden/beperkingen zijn van de werknemer. De werkgever bekijkt welke werkzaamheden of deeltaken kunnen worden aangeboden. Wanneer het eigen werk weer deels of volledig hervat wordt, kan een periode afgesproken waarin kan worden beoordeeld of het eigen werk ook duurzaam kan worden hervat. Deze periode van maximaal 6 weken, wordt arbeidstherapeutisch werk genoemd. Arbeidsdeskundig onderzoek Arbeidsdeskundigen zijn experts in de onafhankelijke weging van belasting en belastbaarheid. Een arbeidsdeskundige stelt vast in hoeverre een medewerker arbeid kan verrichten. De bedrijfsarts brengt de beperkingen en mogelijkheden van een werknemer in kaart via een zogeheten functionele mogelijkhedenlijst (FML) of inzetbaarheidsprofiel. In de FML wordt bijvoorbeeld aangegeven hoeveel de werknemer kan tillen, hoelang hij op een dag kan lopen of zitten, of de werknemer zich kan concentreren en hoelang. De arbeidsdeskundige gaat vervolgens aan de hand hiervan de arbeidsmogelijkheden van een werknemer toepassen op taken en verantwoordelijkheden; vervolgens naar werkzaamheden en handelingen die hierbij verricht moeten worden. Hiervoor gaat de arbeidsdeskundige in gesprek met de werknemer en diens werkgever en heeft overleg met de bedrijfsarts. Uiteindelijk stelt de arbeidsdeskundige vast of een werknemer zijn eigen werk nog kan verrichten, eventueel met aanpassingen in de functie of met hulpmiddelen, of dat begeleiding naar ander werk, eventueel bij een andere werkgever onderzocht moet worden. Het participatiefonds vergoedt in veel gevallen het Arbeidsdeskundig onderzoek (zie bijlage 4) Re-integratie Spoor 2 Als een werknemer langdurig arbeidsongeschikt wordt, moet er eerst worden gekeken of deze persoon zijn huidige of een andere beschikbare functie binnen de organisatie kan invullen (1e spoor). Is dit niet mogelijk, dan moet elders worden gezocht naar een passende functie, dit wordt het 2e spoor genoemd. De arbeidsdeskundige is de aangewezen persoon om te bepalen wat de functiemogelijkheden zijn en kan aangeven of het 2e spoor kan worden gestart. UWV adviseert om spoor 2 na 1 jaar ziekte te starten. De inzet van een reïntegratiebedrijf wordt vaak gesubsidieerd door onze verzekeraar (voorwaarden, zie bijlage 4). Deskundigenoordeel Re-integratie is een zaak tussen werknemer en werkgever. UWV heeft hier normaal gesproken geen rol in. Maar soms loopt de re-integratie vast en komen werkgever en werknemer er samen niet meer uit. UWV kan dan om een deskundigenoordeel gevraagd worden. Zij beoordeelt onder meer of werknemer/werkgever voldoende re-integratie-inspanning heeft geleverd en of aangeboden werk passend is. Meer informatie is te vinden op UWV.nl. Sociaal-medisch overleg Twee maal per jaar komt het sociaal-medisch team bij elkaar. In het algemene deel spreekt de bedrijfsarts met clusterdirecteur aandachtsgebied P en P&O Delta. Verzuimcijfers, preventie en algemene arboproblematiek komt hier aan bod. Individuele casuïstiek wordt besproken door bedrijfsarts en P&O. Bij dit gesprek kan de cluster- of locatiedirecteur aansluiten. Mogelijkheden voor aangepast werk zijn onderwerp van gesprek.. Wet Verbetering Poortwachter Deze wet kent een vast stappenplan met verplichtingen vanaf de eerste week van de ziekmelding. Deze 4
stappen zijn verwerkt in het protocol van Delta (bijlage 3). 6 e ziekteweek: bedrijfsarts stelt probleemanalyse op. Hierin staat waarom de werknemer niet meer kan werken, wat zijn mogelijkheden tot herstel zijn en wanneer hij het werk weer denkt te kunnen hervatten. Binnen acht weken na de ziekmelding of uiterlijk twee weken na de probleemanalyse: werkgever stelt in overleg met de werknemer een plan van aanpak (PvA) op. In dit plan staat beschreven wat beiden gaan doen om de werknemer weer aan het werk te krijgen. Het PvA is onderdeel van het re-integratiedossier. Is er sprake van dreigend langdurig verzuim, dan moet de werkgever een re-integratiedossier bijhouden. Hierin staan het verloop van de ziekte en alle activiteiten die beiden hebben ondernomen om terugkeer naar werk mogelijk te maken. Iedere zes weken moet de werkgever de voortgang met de werknemer bespreken. Vastleggen in formulier evaluatie. Casemanager begeleidt en controleert de uitvoering van het PvA. 42e week: werkgever meldt werknemer ziek melden bij het UWV. Blijft de werknemer onverhoopt lang ziek, dan volgt tussen week 46 en 52 een eerstejaarsevaluatie. Werkgever en werknemer evalueren het afgelopen jaar en stellen vast welk re-integratieresultaat ze in het tweede ziektejaar willen behalen en hoe ze dat gaan doen. Is de werknemer na twintig maanden nog niet volledig aan de slag, dan stelt de werkgever in overleg met de werknemer een re-integratieverslag op. Hierin staan alle afspraken en concrete resultaten van de geplande werkhervatting. Hebben alle inspanningen niet geleid tot terugkeer naar het werk, dan ontvangt de werknemer in de 87e week een WIA-aanvraagformulier van het UWV. Dit formulier moet hij binnen drie weken terug sturen aan het UWV. Snel daarna beoordeelt UWV het re-integratieverslag en voert het een WIA-keuring uit en start de WIA-uitkering indien aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Handige websites http://www.arboportaal.nl/onderwerpen/themas/verzuim Arboportaal is de website van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, met informatie over vele onderwerpen, waaronder verzuim. http://www.uwv.nl Informatie voor werkgever en werknemer over het gehele verzuimtraject en de mogelijkheden voor deskundigenoordeel. Op de site van UWV zijn formulieren te vinden voor plan van aanpak, http://www.uwv.nl/werkgevers/formulieren/maken-plan-van-aanpak.aspx evaluatie en eerstejaarsevaluatie, http://www.uwv.nl/werkgevers/formulieren/invulleneerstejaarsevaluatie.aspx https://www.arbounie.nl/ Informatie over de Arbodienstverlening door Arbo-Unie. Arbo-Unie is bereikbaar via mail: verzuimdesk.breda@arbounie.nl http://www.dyade.nl/ Dyade is ons administratiekantoor. Contactpersoon voor Delta: Corné Kools 5
Bijlage 2: Taken en verantwoordelijkheden: Wie doet wat De medewerker De medewerker is samen met zijn leidinggevende verantwoordelijk voor een succesvol verloop van het verzuimtraject. Dit vertaalt zich onder meer in de volgende activiteiten: Preventief: probeert verzuim te voorkomen. De werknemer draagt bij aan de preventie van verzuim door er een gezonde levenswijze op na te houden en problemen tijdig te onderkennen en te bespreken met leidinggevende. Zo nodig bezoekt de medewerker preventief de bedrijfsarts. Tijdige ziekmelding Werknemer is tijdens het ziekteverzuim bereikbaar voor de directeur van de school De medewerker werkt actief mee aan zijn herstel. De medewerker onderneemt initiatieven om (gedeeltelijk) te re-integreren. Dit kan in de eigen functie zijn of in een andere functie. Werknemer komt re-ïntegratieverplichtingen na, waaronder bezoeken aan de bedrijfsarts. De medewerker houdt een dossier bij met alle officiële documenten: spreekuurverslagen, probleemanalyse, plan van aanpak, evaluaties (voorheen bijstelling plan van aanpak, eerstejaarsevaluatie en rapportages van deskundigen. Medewerker onderhoudt tijdens verzuimperiode contact met collega s en school Werknemer heeft recht op privacy. Werknemer kan bij vastlopende re-integratie een deskundigenoordeel bij UWV aanvragen. Locatiedirecteur De leidinggevende is de belangrijkste betrokkene in het begeleidingsproces. Gedurende het verzuimtraject wordt de medewerker primair begeleid door zijn direct leidinggevende, veelal de locatiedirecteur (of adjunct/plaatsvervanger). Hij is gedurende de hele verzuimperiode het eerste aanspreekpunt en casemanager. De medewerker en de direct leidinggevende zijn samen verantwoordelijk voor het slagen van de terugkeer in de functie. De taken van een leidinggevende zijn: Preventief: o o o Zorgen voor een motiverende werkomgeving Arbeidsomstandigheden (veiligheid, gezondheid en welzijn) op de agenda van teamoverleg en functioneringsgesprekken plaatsen. Alert reageren op signalen van de medewerker en direct in gesprek gaan Contact onderhouden met de medewerker tijdens ziekte Samen met medewerker voortdurend zoeken naar mogelijkheden in eigen werk, in deeltaken of in aangepaste werkzaamheden, binnen of buiten de eigen school Verantwoordelijk voor tijdsbewaking Wet Poortwachter door het te volgen van het stappenplan uit bijlage 3. Dossier bijhouden houden gedurende het hele traject Stelt zich pro-actief op. Bijvoorbeeld: informeren van bedrijfsarts, bij vragen overleg met/ advies inwinnen bij P&O Bespreekt problematisch of langdurig verzuim met de clusterdirecteur Overlegt zeswekelijks met P&O over langdurig verzuim Voert 2x per jaar casus-overleg met cluster-directeur en P&O Delta Werkgever kan bij vastlopende re-integratie een deskundigenoordeel bij UWV aanvragen. Clusterdirecteur 6
Clusterdirecteur is eindverantwoordelijk voor het verzuim. Hij spreekt locatiedirecteuren geregeld over (langdurig of frequent) verzuimende collega s. Bij conflicten en arbeidsgerelateerd verzuim wordt de clusterdirecteur al in een vroeg stadium betrokken. Preventief: o Adviseert de locatiedirecteur bij signalen van medewerkers o Adviseert over inzet deskundigen ter preventie van verzuim o Neemt Arbo en verzuim op in het functioneringsgesprek van de locatiedirecteur o Bewaakt acties die uit de Risico-inventarisatie voortkomen Bewaakt de voortgang van langdurige verzuimprocessen door minimaal 2x jaar casus-overleg te voeren met locatiedirecteur en P&O Delta. Hakt knopen door bij afwegingen tot inzet van deskundigen, waaronder inzet Arbeidsdeskundig onderzoek (maand 10-13), coaching, psychische begeleiding of re-integratiebureau voor begeleiding naar ander werk bij een andere werkgever (spoor 2).. Adviseur Personeel &Organisatie De adviseur P&O heeft een adviserende rol en procedurele taak. P&O steunt locatiedirecteuren en clusterdirecteuren bij inhoudelijke vragen en bewaakt langdurig verzuim Preventief: o Analyse verzuimdata o Opstellen van beleidsvoorstellen Bewaakt de verantwoordelijkheid locatiedirecteuren voor tijdigheid termijnen Wet Verbetering Poortwachter, via zeswekelijks telefonisch overleg met locatiedirecteuren. Is vraagbaak voor locatie- en clusterdirecteuren bij vragen m.b.t. verzuimbegeleiding, gespreksvoering, opstellen voortgangs-verslagen, opstellen evaluaties (voorheen bijstelling plan van aanpak ), voeren frequent verzuimgesprekken, enz. Kan gevraagd worden driegesprek te voeren met leidinggevende en werknemer Verzorgt administratie richting UWV (42 e weeksmelding, WIA aanvraag, aanvraag deskundigenoordeel), ondersteunt bij inzet van deskundigen (waaronder Arbeidsdeskundige en re-integratie spoor 2), en dient subsidieaanvragen in. Voert minimaal 2x per jaar met locatie- en clusterdirecteur overleg over lopende casuïstiek. Onderhoudt contacten met de arbodienst, onder meer via Sociaal Medisch Overleg Arbodienst De bedrijfsarts, in dienst van de Arbodienst ArboUnie, is een externe, onafhankelijke deskundige, die de werkgever adviseert over het verzuim en de inzetbaarheid van de werknemer. Preventief: medewerkers die niet ziek zijn kunnen een preventie-spreekuur aanvragen bij de bedrijfsarts. Deze adviseert de medewerker. Uiterlijk in de 6 e ziekteweek stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op zodat werkgever en werknemer een plan van aanpak kunnen vastleggen Bedrijfsarts bepaalt de mogelijkheden van de medewerker. Elke 4 tot 6 weken wordt een medewerker uitgenodigd voor een gesprek. Na dit gesprek volgt een schriftelijke terugkoppeling met advies aan werkgever en werknemer. Na ongeveer 10 maanden stelt de bedrijfsarts een inzetbaarheidsprofiel op waarmee een arbeidsdeskundige aan de slag kan Anderen Met wie/wat kan een medeweker tijdens een (langdurige) ziekteperiode nog meer te maken krijgen? Een coaching- en/of begeleiding traject De arbeidsdeskundige 7
Een re-integratie-bureau/deskundige De verzekeringsarts van het UWV 8
Bijlage 3: Protocol bij verzuim, re-integratie en herstel Tijd Activiteit Actie Dag 1 De medewerker meldt zich persoonlijk ziek bij locatiedirecteur Leidinggevende voert verzuimgesprek (bijlage 5) Registratie door leidinggevende bij Dyade. (DIRECT KOPPELING ARBOUNIE Vangnetsituatie (zwangerschap of orgaandonatie); juist aanvinken bij Dyade Bij arbeidsgerelateerd verzuim of conflict: overleg met clusterdirecteur en versneld uitnodigen bij bedrijfsarts Bij een ongeval veroorzaakt door derden: melding aan casemanager omdat kosten mogelijk verhaald kunnen worden. MW LD LD LD LD LD CD LD P&O 1 1-6 6 8 8-87 Leidinggevende voert vervolggesprek met medewerker. Maken/bijstellen afspraken over eigen werk of aangepaste werkzaamheden. Bij voorkeur op dag 1. De medewerker voert wekelijks voortgangsgesprekken met zijn leidinggevende. Mogelijkheden voor eigen of passend werk worden besproken. Medewerker bezoekt uiterlijk in week 6 bedrijfsarts. Bedrijfsarts stelt probleemanalyse op De medewerker stelt samen met zijn leidinggevende een plan van aanpak op. Concrete afspraken over de re-integratie worden vastgelegd. Format: http://www.uwv.nl/werkgevers/formulieren/makenplan-van-aanpak.aspx De medewerker voert samen met leidinggevende het plan van aanpak uit. Medewerker wordt zeswekelijks uitgenodigd bij de bedrijfsarts. Verslagen van die gesprekken worden door leidinggevende met medewerker besproken en vertaald naar concrete stappen in de werkhervatting. Het gesprek wordt vastgelegd in het evaluatieformulier van UWV en door beiden ondertekend. http://www.uwv.nl/werkgevers/formulieren/invulleneerstejaarsevaluatie.aspx LD-MW LD MW ARBO - MW ARBO LD - WN LD WN ARBO LD - WN Dossieropbouw: Zowel locatiedirecteur als medewerker bewaren een kopie van alle documenten in hun dossier (probleemanalyse, plan van LD - WN 9
aanpak, evalutaties, eerstejaarsevaluatie, overige afspraken en verslagen) 42 Locatiedirecteur overlegt elke zes weken telefonisch met P&O over langdurig verzuim en tussentijds bij vragen. Twee maal per jaar overleg Locatiedirecteur, Clusterdirecteur, P&O Wanneer de re-integratie vastloopt wordt overwogen extra instrumenten in te zetten Dossier wordt 2x jaar besproken in SMO-overleg Zo nodig wordt de probleemanalyse door de bedrijfsarts bijgesteld. P&O meldt de medewerker ziek bij het UWV en Loyalis Locatiedirecteur tipt medewerker contact te leggen met Loyalis indien medewerker een IPAP verzekering heeft LD P&O LD CD-P&O LD-CD-P&O ARBO-P&O ARBO P&O LD - WN 46-52 52-91 87-91 94-97 Leidinggevende meldt medewerker dat loondoorbetaling na 1 jaar van 100% naar 70% gaat. Medewerker krijgt via Dyade een brief. Overleg P&O- leidinggevende over inzet pre-advies door een Arbeidsdeskundige. Medewerker, leidinggevende en P&O bespreken de inspanningen van alle partijen gedurende de afgelopen periode en vullen de eerstejaarsevaluatie in. Dossier wordt gecheckt. Indien geconcludeerd wordt dat volledige terugkeer in de eigen functie op korte termijn niet gaat lukken, wordt in overleg met clusterdirecteur en P&O re-integratie tweede spoor gestart. Hierin wordt ook gezocht naar mogelijkheden voor werkhervatting bij een andere werkgever. Continueren regelmatig overleg en re-integratie-inspanningen Continueren zeswekelijks overleg Wanneer werkhervatting binnen Delta niet is gelukt, en het tweede spoor niet heeft geleid tot het vinden van passend werk buiten Delta, wordt de WIA-aanvraag voorbereid. De arbodienst stelt het actueel oordeel en het medische overzicht samen voor het re-integratieverslag. Locatiedirecteur, medewerker en P&O stellen het re-integratieverslag op Medewerker dient WIA-aanvraag in bij UWV. De medewerker ontvangt een oproep van het UWV (arbeidsdeskundige/verzekeringsarts) voor een spreekuur ter beoordeling van de WIA-aanvraag. Mogelijke start WIA-uitkering. LD MW LD P&O LD-MW-P&O LD-CD-P&O LD-WN LD-P&O ARBO LD-MW-P&O MW UWV - MW 10
104 Stappenplan bij herstel vooraf Dag 1 1 Medewerker geeft zo snel mogelijk door wanneer hij verwacht het werk te hervatten, uiterlijk één dag voor herstel maar bij voorkeur eerder. Leidinggevende voert registratie van volledige of gedeeltelijke hersteldmeling in bij Dyade. Een volledige herstelmelding betekent dat de betreffende werknemer zijn functie volledig uitoefent qua taken en omvang, dus alle lesgevende èn alle niet lesgebonden taken. Leidinggevende voert een herstelgesprek met medewerker MW LG LG - MW 11
Bijlage 4: Vergoedingen/Subsidie Tijdens het ziekteverzuim zijn er momenten waarop inzet van deskundigen geïndiceerd is. Gedacht kan worden aan een arbeidsdeskundige, een coach, een psychologisch begeleidingstraject, steun bij het vinden van ander werk bij de eigen of een andere werkgever (spoor 2). Onder bepaalde voorwaarden is subsidie op deze trajecten mogelijk. Let goed op de termijnen en voorwaarden! Subsidie vanuit Participaiefonds https://www.participatiefonds.nl/werkgevers/subsidie+sluitende+aanpak+pre-advies Het Participatie- fonds kent de subsidie sluitende aanpak voor een pre-advies door de arbeidsdeskundige. Bij een pre-advies toetst een arbeidsdeskundige of het gevolgde re-integratieplan reëel en adequaat is. Zo nodig worden er concrete aanbevelingen voor het vervolg gedaan. Bovendien krijgen werkgever en werknemer informatie over mogelijke financiële consequenties na twee jaar ziekte. Om in aanmerking te komen voor de subsidie moet aan de volgende voorwaarden zijn voldaan: De inzet van de arbeidsdeskundige moet gebeuren binnen de periode dat de werknemer minimaal 10 maanden en maximaal 13 maanden ziek is. Een spoedig en duurzaam herstel is niet zeker. Subsidie vanuit Loyalis https://www.loyalis.nl/werkgevers/producten/reintegratiesubsidie.html Delta heeft een WGA. Verzekering afgesloten bij Loyalis. De verzekeraar betaalt mee aan maatregelen voor verzuimpreventie om instroom in de WIA te voorkomen, via een re-integratie subsidie. De kosten van een begeleidingstraject worden tot een maximum van 3.000 vergoed. Kosten die voor vergoeding in aanmerking komen zijn onder meer: De (intake-) kosten van begeleiding door een re-integratiebedrijf; De kosten van specialistische dienstverleners in een re-integratietraject (uitgezonderd kosten voor zorggerelateerde trajecten); De kosten van om-, her- en bijscholing in een re-integratietraject; Kosten van psychologische hulp in een re-integratietraject. De hulpverlener dient in dat geval een NIPregistratie te hebben. De subsidie kan voor zowel preventieve als curatieve trajecten worden aangevraagd, altijd nadat een bedrijfsarts inzet van een interventie heeft geadviseerd. 12
Bijlage 5: Leidraad voor (telefonisch) gesprek bij ziekmelding 1. Check telefoonnummer en (verpleeg)adres. 2. Vraag medewerker hoe het gaat. Laat medewerker vertellen. Check of er sprake is van werkgerelateerd verzuim (overleg clusterdirecteur/snelle afspraak bedrijfsarts), een ongeval, door derden veroorzaakt (regresmogelijkheid, overleg met P&O), Vangnetsituatie: zwangerschap of orgaandonatie (melding Dyade) 3. Vraag of medewerker in staat is de overdracht aan de vervanger te verzorgen 4. Vraag of de medewerker in staat is bepaalde aangepaste taken uit te voeren 5. Maak, concrete afspraken over aangepast werk, (gedeeltelijke) hervatting van het werk, hersteldatum of het volgende contactmoment. 6. Vraag wat je voor de medewerker kunt betekenen, wat je kunt communiceren op de school 7. Vat de gemaakte afspraken samen en leg ze vast. 13
Bijlage 6: Leidraad frequent verzuimgesprek Er is sprake van frequent verzuim als een medewerker 3 x (of meer) in een jaar heeft verzuimd. Frequent verzuim is veelal een signaal. Medewerkers die vaak kort verzuimen, hebben een groter risico op langdurige uitval. Veelal is frequent verzuim ook een teken van ontevredenheid in het werk. De directeur voert een frequent-verzuimgesprek met iedereen die 3 keer (of meer) in een jaar heeft verzuimd. Dit gesprek staat los van actueel verzuim en heeft als onderwerp de oorzaak van het individuele verzuimgedrag. Ook de gevolgen van het verzuim voor de school en eventuele wijzigingen in het werk tijdens de verzuimperiode komen tijdens het gesprek aan de orde. Uit het gesprek blijkt of verzuimd werd als gevolg van medische klachten, arbeidsomstandigheden en/of privé-omstandigheden. Indien de oorzaak van het verzuim bekend is, proberen werkgever en werknemer tot een oplossing van de problemen te komen. Naar aanleiding van het verzuimgesprek kan worden overwogen om in voorkomende situaties de werkzaamheden tijdelijk aan te passen, dan wel een afspraak te regelen bij de arbodienstverlener. 1.Zorg voor een goede voorbereiding: ken de achtergronden van het verzuim, bestudeer de verzuimhistorie van de laatste twee jaar, analyseer de gegevens en cijfers. 2. Verzamel informatie uit alle beschikbare bronnen: dossier, informatie van externe instanties zoals de arbodienst, informatie uit functionerings- en werkhervattinggesprekken enzovoort. 4. Zorg voor een rustige locatie. 5. Geef het doel van het gesprek aan: er is sprake van frequent verzuim. 6. Geef aan welke gevolgen het verzuim voor de school heeft. 7. Vraag de medewerker wat de oorzaken van het verzuim zijn, zoek ook naar werkgerelateerde oorzaken. Laat de medewerker zo veel mogelijk aan het woord. 8. Inventariseer samen met de medewerker alle factoren die het verzuim beïnvloeden. 9. Benadruk de verantwoordelijkheid van werknemer. Vraag op welke manier de medewerker gaat werken aan de factoren die het verzuim beïnvloeden. 10. Maak concrete en controleerbare afspraken. Leg deze schriftelijk vast tbv dossier. 11. Vat het gesprek samen en evalueer het en bepaal de datum voor een evaluatie. 14