SAMENWERKING ONDERSTEUNENDE PROCESSEN DOMEIN 3 Samenwerking ondersteunende processen Totaal-overzicht voorstel inrichting samenwerking ondersteunende processen en bereikte resultaten diverse werkgroepen uit domein 3 Samenwerking gemeenten Gulpen-Wittem / Vaals / Valkenburg a/d Geul 20 december 2010 Samenwerking ondersteunende processen domein 3 gemeenten Gulpen-Wittem / Vaals / Valkenburg a/d Geul 1
Versie 2.2 30 november 2010 Status Concept ter vaststelling in stuurgroep 1. Besluit projectgroep 22 november 2010 2. Besluit procesgroep 29 november 2010 3. Besluit stuurgroep...datum... 4. Besluit gemeenteraden...datum... INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding 3 2. Besturings- en dienstverleningsfilosofie 3 3. Gewenste vorm van samenwerking 4 4. Resultaten werkgroepen 5 4.1. Onderzoek strategische visie ICT 4.2. Werkgroep Personeel & Organisatie 4.3. Werkgroep ICT/kantoorautomatisering 4.4. Werkgroep Inkoop & Facilitaire Dienstverlening 4.5. Werkgroep WOZ-belastingen 4.6. Werkgroep Documentaire Informatievoorziening 4.7. Werkgroep Juridische Zaken 4.8. Werkgroep Basisadministratie Adressen Gebouwen & GEO-informatie 4.9. Werkgroep Klant-contact-centrum 4.10. Werkgroep Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht 4.11. Werkgroep Financiën 4.12. Werkgroep Communicatie & Voorlichting 5. Eindvoorstel domein 3 8 BIJLAGEN: A. Groeiscenario s organisatiemodellen B. Notitie strategische visie ICT C. Plan van aanpak werkgroep Personeel & Organisatie D. Plan vaan aanpak werkgroep ICT/kantoorautomatisering E. Plan van aanpak werkgroep Inkoop F. Plan van aanpak werkgroep Facilitaire Dienstverlening G. Plan van aanpak werkgroep WOZ-belastingen H. Plan van aanpak werkgroep Documentaire Informatievoorziening I. Projectvoorstel gezamenlijk Documentair Management Systeem J. Plan van aanpak werkgroep Juridische Zaken K. Plan van aanpak Basisadministratie Adressen Gebouwen & GEO-informatie L. Plan van aanpak Klant-contact-centrum M. Plan van aanpak WABO-vergunningverlening N. Plan van aanpak WABO-handhaving O. Plan van aanpak Financiën P. Projectvoorstel Communicatiecentrum (domein 4) Samenwerking ondersteunende processen domein 3 gemeenten Gulpen-Wittem / Vaals / Valkenburg a/d Geul 2
1. INLEIDING In februari 2010 hebben de 3 gemeenteraden per domein concrete opdrachten neergelegd voor 2010. Voor de ondersteunende processen in domein 3 was dat de volgende opdracht: a. de samenwerkingsmogelijkheden binnen de diverse taakgebieden, zoals genoemd in het rapport Sterker Samen, opgesteld onder leiding van WagenaarHoes, nader in detail uit te werken b. de in het rapport Sterker Samen genoemde quick wins op te pakken c. met ondersteuning van een extern deskundige een strategische visie op het gebied van Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) voor de 3 gemeenten op te stellen, waarin ook de gevolgen voor de mogelijke besturings- en dienstverleningsconcepten inzichtelijk worden gemaakt d. samenwerkingsafspraken per taakgebied op te stellen, die gericht zijn op de interne dienstverlening met als uitgangspunten standaardisatie, uniformering, kwaliteit en efficiëncy e. de raden periodiek informeren over de voortgang f. kostenreductie als afgeleid doel nastreven. Het proces van samenwerking is met name ingestoken vanuit een bottom-up benadering. De insteek was om, geredeneerd vanuit de inhoudelijke componenten uit de diverse werkterreinen (werkgroepen), te komen tot een inventarisatie van de gewenste samenwerkingsvorm. Gedurende de uitvoering van het proces is met name in domein 3 geconstateerd dat er eerst behoefte is aan een bestuurlijke visie op de toekomstige samenwerkingsvorm, zeg maar het zogenaamde besturings- en dienstverleningsconcept, alvorens verschillende zaken verder uit te kunnen werken. Een strategische visie op ICT en daarbij behorende investeringen bijvoorbeeld is afhankelijk van de keuze op het gebied van dienstverlening en inrichting van een mogelijk toekomstige organisatie. Derhalve is separaat aan het uitwerken van de opdrachten door de diverse werkgroepen ook gewerkt aan de ontwikkeling van een besturings- en dienstverleningsconcept. Deze concepten liggen voor in de gezamenlijke raadsvergadering van 20 december 2010. De resultaten van de werkgroepen moeten in dit kader worden bezien. De werkgroepen laten vooral de inhoudelijke vorderingen zien. Sommige werkgroepen kwamen niet zover dat er een duidelijk voorstel ligt omtrent de toekomstige vorm van samenwerking. In deze notitie totaaloverzicht wordt het materiaal van de werkgroepen wel gebruikt om tot een voorstel in deze te komen. Dit voorstel betreft het totale eindresultaat van domein 3, gerelateerd aan de opdracht van de gemeenteraden uit februari 2010. De diverse plannen van de werkgroepen vormen achterliggend leesmateriaal. 2. BESTURINGS- EN DIENSTVERLENINGSFILOSOFIE De structuur en inrichting van de samenwerking is onlosmakelijk verbonden met de zogenaamde besturings- en dienstverleningsfilosofie van de 3 gemeenten. Deze filosofie is getypeerd aan de hand van een aantal kernkwaliteiten. Wat betreft de besturingsfilosofie zijn dat: A1. Vernieuwend en strategisch ontwikkelend A2. Participatie en zelfsturing A3. Effectief opereren en efficiënt organiseren. Wat betreft de dienstverleningsfilosofie zijn dat: B1. Van buiten naar binnen B2. Vraaggestuurd B3. Deregulerend. Samenwerking ondersteunende processen domein 3 gemeenten Gulpen-Wittem / Vaals / Valkenburg a/d Geul 3
Deze kernkwaliteiten leiden tot de volgende insteek voor de samenwerkingsvorm van de 3 domeinen: domein 1: vooral bundelen van bestuurlijke strategische slagkracht, ambtelijk ondersteund domein 2: met voldoende oog voor de lokale identiteit en het directe contact met de buurten/kernen, vooral kwaliteit verhogen door intensieve samenwerking in beleidsvoorbereiding en uitvoering domein 3: gelet op maximale effectiviteit en efficiency alle ondersteunende processen harmoniseren en centraliseren. 3. GEWENSTE VORM VAN SAMENWERKING Om tot een voorstel te komen omtrent de meest optimale vorm van samenwerking is het van belang de door de raden aangegeven randvoorwaarden en doelen van de samenwerking, zoals geformuleerd in de Startnotitie Samen Sterk van juni 2009, goed in ogenschouw te nemen. De doelen van de samenwerking zijn: de burger centraal stellen en dienstverlening dicht bij de burger houden behoud van de couleur locale verhogen van de strategische slagkracht activeren van het zelf-organiserend en zelfbeschikkend vermogen van de inwoners van de kernen optimaliseren van de dienstverlening samenwerking zodanig organiseren dat: - kwaliteit wordt verhoogd - kwetsbaarheid wordt verminderd - waar mogelijk efficiencyvoordelen worden bereikt. De randvoorwaarden zijn als volgt geformuleerd: drie autonome, ambitieuze, flexibel opererende gemeenten samenwerking gericht op versterking van de eigen identiteit en die van de regio samenwerking is niet vrijblijvend de burger staat centraal en niet de gemeentelijke organisatie bestuur en dienstverlening blijven dicht bij de burger en leveren maatwerk bij het vormgeven van de samenwerking wordt onderscheid gemaakt tussen operationeel/tactisch samenwerken en strategisch samenwerken wat beter centraal kan, wordt centraal georganiseerd Om deze doelen binnen de gegeven randvoorwaarden zo optimaal mogelijk te kunnen realiseren, zouden zoveel mogelijk processen in een gezamenlijke nieuwe organisatie moeten worden ondergebracht. Dit geldt per definitie voor alle ondersteunende processen en de dienstverlening. In deze organisatie is 1 centraal KCC ingebed, dat de totale dienstverlening organiseert en coördineert, ook de blijvende lokale fysieke loketten. Deze nieuwe organisatie wordt door 1 centrale directie aangestuurd en vormt het centrale hart, het shared-service-center, vanwaar uit de 3 autonome gemeentebesturen worden ondersteund. Dit shared-service-center vormt een organisatorische eenheid, die ofwel fysiek gehuisvest wordt/blijft in de huidige gemeentehuizen ofwel gecentraliseerd op 1 (nieuwe) centrale locatie (moet nog worden onderzocht). Per gemeente worden de colleges direct ondersteund door een zeer beperkt ambtelijk regieteam, die onder aansturing van de lokale gemeentesecretaris fungeren als een soort interface richting de centrale organisatie. Zij vertalen niet alleen de lokale wensen en ontwikkelingen in opdrachten voor de centrale organisatie, maar zijn ook mede verantwoordelijk voor en hebben bepaalde zeggenschap over het realiseren van deze opdrachten. Samenwerking ondersteunende processen domein 3 gemeenten Gulpen-Wittem / Vaals / Valkenburg a/d Geul 4
De keuze voor een dergelijke centrale organisatie wordt ingegeven vanuit de volgende doelstellingen: kwaliteit verbeteren kwetsbaarheid verminderen efficiency verhogen. De centrale organisatie is een vernieuwende, flexibele organisatie. De samenwerking met de 3 gemeentelijke organisaties verloopt via een organisch proces. We willen geen bureaucratie organiseren. De organisaties opereren gezamenlijk als partners dicht bij de burger, dicht bij de gemeentebesturen en de medewerkers zijn in staat om zich te identificeren met de omgeving. De keuze voor deze organisatievorm is ingegeven door het optimaal combineren van zowel de voordelen van de kleinschaligheid (dicht bij de burger) als ook de gezamenlijkheid (kwaliteit en efficiency). Tegelijkertijd realiseren we ons ook dat er voortdurend aandacht nodig is voor het vinden van de juiste balans tussen: - doelstellingen: kwaliteit, kwetsbaarheid en efficiency versus - aandacht voor couleur locale/lokale herkenbaarheid. Het uitgangspunt is dus zoveel mogelijk samen, maar daarbij ook de couleur locale waarborgen. Dat laatste is vooral ten aanzien van de processen in domein 2 van groot belang, zeker vanuit onze kernkwaliteit zelfsturing en participatie. Couleur locale betekent ook heel dicht bij de burger blijven. We moeten voldoende oog houden voor netwerkvorming en verbinding met de samenleving. 4. RESULTATEN WERKGROEPEN Uit de besturings- en dienstverleningsfilosofie leiden we af dat de meest gewenste vorm van samenwerking, gegeven de randvoorwaarden en doelstellingen, neerkomt op het inrichten van een nieuwe gezamenlijke organisatie, waarin in ieder geval alle ondersteunende processen (domein 3) worden ondergebracht. Dit lijkt een top-down benadering. De werkgroepen zijn bottom-up aan de slag gegaan om de samenwerkingsmogelijkheden op hun werkgebieden te verkennen en waar mogelijk tot een voorstel te komen hoe de samenwerking op dat gebied zo optimaal mogelijk gestalte kan worden gegeven. In de bevindingen van de diverse werkgroepen van domein 3 kunnen we een aantal hoofdlijnen constateren, welke telkens als rode draad terugkomen, te weten: - eind 2010 is het grootste deel van de in februari 2010 afgesproken quick-wins gerealiseerd - indien de situatie nu blijft zoals het is, zijn er niet meer veel nieuwe resultaten voor 2011 te verwachten - om concrete successen op het gebied van kwaliteits-verbetering en efficiëncy-winst te bereiken is het nodig de samenwerking in een volgende fase te brengen - deze fase begint nadat de gemeentebesturen een gedragen richting aangeven voor een toekomstige vorm van samenwerking - deze vorm van samenwerking zou moeten zijn dat alle ondersteunende processen in een nieuwe gezamenlijke organisatie worden georganiseerd - vanuit deze gezamenlijke organisatie kunnen vervolgens de primaire processen zo optimaal mogelijk worden ondersteund. Onderstaand worden de belangrijkste conclusies per werkgroep in beeld gebracht. Samenwerking ondersteunende processen domein 3 gemeenten Gulpen-Wittem / Vaals / Valkenburg a/d Geul 5
4.1. Onderzoek strategische visie ICT Op strategisch vlak van de Informatie- en Communicatietechonologie (ICT) hebben de 3 gemeenten het afgelopen jaar de visies met betrekking tot Informatiebeleid op elkaar afgestemd. Valkenburg a/d Geul heeft aansluiting gezocht bij de beleidsuitgangspunten welke Gulpen-Wittem en Vaals reeds in het kader van het zogenaamde EGEM-i (electronische gemeente) hadden uitgewerkt. Vanuit deze gezamenlijke visie zijn vervolgens diverse projecten aangepakt. In 2010 is nog geen strategische visie op ICT (infrastructuur e.d.) opgesteld. Geconstateerd is dat ICT altijd volgend is en dat een dergelijke visie moet aansluiten/ondersteunen op de gezamenlijke uitgangspunten rondom de besturings- en dienstverleningsconcepten. Voor beide zullen de raden eind 2010 een richting uitspreken, waarna in 2011 een strategische ICT-visie kan worden opgesteld. 4.2. Werkgroep Personeel & Organisatie De werkgroep P&O heeft de samenwerkingsmogelijkheden vanuit een totaal-perspectief van ondersteunende processen bekeken en constateert dat de voorkeur uitgaat naar 1 gezamenlijke organisatie, waarin minimaal alle ondersteunende processen zijn ondergebracht. Alleen vanuit dat concept is maximale winst te behalen inzake het harmoniseren van beleid en uitvoering. 4.3. Werkgroep ICT/kantoorautomatisering De werkgroep ICT heeft gewerkt aan en vanuit een gezamenlijk Informatiebeleid. Gerelateerd aan dit beleid zijn diverse projecten uitgevoerd, die veelal voor de 3 gemeenten hetzelfde inhielden en dus gezamenlijk zijn opgepakt. De werkgroep constateert dat echte stappen pas gezet kunnen worden als er 1 gezamenlijk ICTplatform wordt georganiseerd. Op dit werkgebied constateren we dat er in het verleden diverse samenwerkingspartners zijn opgezocht, vooral op ambtelijk initiatief. Naar de toekomst toe is een duidelijke sturing nodig in de samenwerking van de 3 gemeenten op dit gebied. 4.4. Werkgroepen Inkoop & Facilitaire Dienstverlening De werkgroep Inkoop & Facilitaire Dienstverlening heeft inmiddels een gezamenlijk inkoopbeleid ontwikkeld, dat past bij een gemeente van ca. 45.000 inwoners. Organisatorisch wordt uitgesproken dat de voorkeur ligt bij 1 gezamenlijke inkooporganisatie. 4.5. Werkgroep WOZ-belastingen De werkgroep Belastingen geeft, onder de voorwaarde van haalbaarheid van 1 gezamenlijk besturings- en dienstverleningsmodel, grote voorkeur aan het inrichten van 1 gezamenlijk belastingkantoor. Randvoorwaarde daarbij is wel dat er ook 1 gezamenlijk ICT-platform wordt georganiseerd. 4.6. Werkgroep Documentaire Informatievoorziening De werkgroep DIV spreekt een duidelijke voorkeur uit voor 1 gezamenlijke organisatie. Een definitieve keuze voor een gezamenlijk documentair-management-systeem (DMS) zal op dat moment moeten worden gemaakt. Momenteel wordt gebruik gemaakt van de ruime ervaringen, die Gulpen-Wittem en Vaals inmiddels op dit gebied hebben opgedaan. 4.7. Werkgroep Juridische Zaken De werkgroep JUZA constateert dat het realiseren van een aantal quick wins (bijvoorbeeld de legal audits) voor een belangrijk deel afhankelijk zal zijn van de richting/keuze voor de samenwerkingsvorm. Samenwerking ondersteunende processen domein 3 gemeenten Gulpen-Wittem / Vaals / Valkenburg a/d Geul 6
4.8. Werkgroep Basisadministratie Adressen Gebouwen & GEO-informatie De werkgroep BAG constateert dat dit werkveld momenteel versnipperd is binnen de 3 organisaties en dat het per gemeente te klein is om het centraal te regisseren. De grote winst is gelegen in een gezamenlijke unit voor 3 gemeenten. In 2010 is op lokaal niveau vooral gewerkt aan het invullen van de wettelijke verplichtingen en aan onderlinge kennisdeling. Vanaf 2011 zouden de inspanningen vooral gericht moeten zijn op het inrichten van een gezamenlijk ICT-platform. 4.9. Werkgroep Klant-contact-centrum In de loop van 2010 is er ook een werkgroep KCC gevormd. De werkgroep heeft een duidelijke voorkeur voor 1 gezamenlijke KCC-organisatie met de mogelijkheid voor het openhouden/realiseren van lokale fysieke loketten. 4.10. Werkgroep Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht Ook de werkgroep WABO is in de loop van 2010 in het leven geroepen. Deze werkgroep constateert: - ten aanzien van de vergunningen: een voorkeur voor een gezamenlijke integrale aanpak vanuit een gezamenlijke front-/backoffice voor de 3 gemeenten (dicht bij de burger blijven) - ten aanzien van de handhaving: een voorkeur voor een gezamenlijke aanpak, met de mogelijkheid om het samenwerkingsverband, indien nodig, te vergroten tot een Regionale Uitvoeringsdienst RUD. 4.11. Werkgroep Financiën Gaandeweg het proces is in 2010 de behoefte gegroeid om vanuit financiën diverse zaken te ondersteunen. De werkgroep constateert dat het nodig is om richting uit te spreken inzake centralisatie, omdat van daaruit diverse aspecten kunnen worden geharmoniseerd. 4.12. Werkgroep Communicatie & Voorlichting In domein 4 (domein voor de communicatie rondom de samenwerking) is tevens een inhoudelijke werkgroep bezig geweest met het uitwerken van de organisatorische samenwerkingsmogelijkheden op het gebied van communicatie & voorlichting. Naast inhoudelijke zaken zoals een gezamenlijke webportal en intranet (op korte termijn) en een gezamenlijke strategische communicatievisie, website en de coördinatie van perscontacten (op middellange termijn), ziet de werkgroep vooral meerwaarde in het organiseren van 1 gezamenlijk communicatiecentrum. Samenwerking ondersteunende processen domein 3 gemeenten Gulpen-Wittem / Vaals / Valkenburg a/d Geul 7
5. EINDVOORSTEL DOMEIN 3 Gelet op de door de gemeenteraden geformuleerde randvoorwaarden en doelstellingen voor de samenwerking Gulpen-Wittem, Vaals en Valkenburg a/d Geul, alsmede gelet op de opdracht die de raden in februari 2010 hebben gegeven, komt de stuurgroep ten aanzien van de processen in domein 3 tot het volgende richtinggevende voorstel aan de gemeenteraden: a. in het kader van de besturings- en dienstverleningsfilosofie spreken de raden uit dat als richting gekozen wordt, het inrichten van een nieuwe gezamenlijke organisatie, waarin zoveel mogelijk gemeentelijke processen worden ondergebracht; in ieder geval alle ondersteunende en dadelijk klantgerelateerde processen b. de dienstverlening blijft dicht bij de burger, wordt op een hoger kwaliteitsniveau gebracht en georganiseerd vanuit één gezamenlijk klant-contact-centrum in de nieuwe organisatie, als centraal coördinatiepunt van alle dienstverlening, terwijl in de diverse gemeentehuizen de fysieke loketten blijven gehandhaafd c. op grond van de door de raden gekozen richting zullen in het eerste kwartaal van 2011 de meest relevante consequenties, zoals benodigde middelen, huisvesting, ICT-infrastructuur, personele en organisatorische gevolgen, eventuele bijdrage frictiekosten Provincie op hoofdlijnen in beeld worden gebracht d. op grond van deze consequenties nemen de raden in het 2 e kwartaal van 2011 een definitief besluit omtrent de toekomstige samenwerkingsvorm e. op grond van dit definitieve besluit wordt in de 2 e helft van 2011 gestart met de voorbereidingen voor het inrichten van de samenwerkingsvorm, welke uiterlijk per 1 januari 2013 geïmplementeerd moet zijn f. het gezamenlijke inkoopbeleid via separaat raadsvoorstel te besluiten. Samenwerking ondersteunende processen domein 3 gemeenten Gulpen-Wittem / Vaals / Valkenburg a/d Geul 8