Uitwerking spelregels bij regionale samenwerking. De Westfriese 5 voor informatiemanagement

Transcriptie

1 Uitwerking spelregels bij regionale samenwerking De Westfriese 5 voor informatiemanagement Informatiemanagers Westfriesland Versie

2 Samenwerken in Westfriesland De Westfriese 5 voor samenwerking 1. Alle zeven gemeenten zijn eigenaren van de regio Westfriesland. 2. Samenwerken is niet vrijblijvend, maar gaat over bindende en afdwingbare afspraken: afspraak is afspraak. 3. Het maatschappelijk doel van een samenwerkingsverband moet SMART worden geformuleerd. 4. De samenwerking is transparant. We brengen in kaart met wie we samenwerken, gedurende welke tijd en we stellen samenwerkingsverbanden open voor andere partners. 5. We leggen jaarlijks verantwoording af over de staat van onze samenwerking, naar elkaar, maar ook intern naar de eigen colleges en raden. Samenwerken is de norm, maar nog geen garantie voor synergie

3 Governmental Drift? Hoe zorgen we ervoor dat de samenwerkingen synergie opleveren?

4 Regionaal informatiemanagement Platform Informatiemanagement Westfriesland (PIMWF) Individuele gemeenten Regio / Kring Samenwerkingsvormen S College en directie individuele gemeenten Kring van GS WSWF RUD T Informatiemanagement individuele gemeenten Platform IMWF (breed) WFA Inkoop Jeugd (Centrumgemeente) O Gemeentelijke i-projecten Kenniskringen (afstemmen) en Regionale projecten (o.b.v. projectopdrachten en ) Belasting? SSC DeSom

5 Organisatieprincipes voor regionale samenwerking Opdracht: Ontwikkel voor 1 januari 2015 een set eenvoudige, begrijpelijke spelregels die de diverse samenwerkingen in WF kunnen gebruiken om hun informatiehuishouding in te richten zodat synergie geborgd wordt. De Westfriese 5 voor informatiemanagement

6 Principe 1: In de regionale samenwerking worden geen overhead- of uitvoeringskosten gestapeld. Toelichting: Een samenwerkingsorganisatie moet zich kunnen richten op de uitvoering, en dat moet geen nieuwe of extra overhead in de regio opleveren zoals eigen inrichting van secundaire processen als P&O, financiën, archivering, etc. Voorbeelden van consequenties: De samenwerkingsverbanden schaffen dus ook geen eigen systemen voor de ondersteuning van de secundaire processen aan, maar sluiten aan bij een van de bestaande systemen daarvoor in de regio.

7 Principe 2: Een regionaal samenwerkingsorgaan is gericht op de uitvoering van gemeentelijke taken en stemt zijn beleid af op dat van de deelnemende gemeenten. Eigen organisatieen informatiebeleid wordt beperkt tot het minimale. Toelichting: Een samenwerkingsorganisatie kan gezien worden als een plug-in voor uitvoering in een gemeentelijk proces, waarbij het goedkoper en/of beter moet zijn om de uitvoering via deze plug-in te doen in plaats van de eigen organisatie. Voorbeelden van consequenties: Het samenwerkingsverband is terughoudend met profilering middels eigen website, terughoudend met eigen marketing, etc. Noodzakelijk beleid is afgestemd op het beleid van de deelnemende gemeenten en er wordt in die zin van buiten naar binnen gedacht. Zo wordt voor informatieveiligheid, bijvoorbeeld de baseline voor informatieveiligheid (BIG) toegepast.

8 Principe 3: Burgers en bedrijven worden door de regionale samenwerking geconfronteerd met hogere kwaliteit, zonder dat hun totale administratieve en regellasten toenemen. Toelichting: Een samenwerking is niet alleen gericht op vermindering van kosten voor de gemeenten, maar ook op verhoging van kwaliteit, zonder dat we het burgers en bedrijven moeilijker maken. Voorbeelden van consequenties: Gegevens over burgers en bedrijven die bij gemeenten bekend zijn, hoeven bij het samenwerkingsverband niet nogmaals te worden verstrekt. Voorbeeld Bijzondere Bijstand niet op verschillende plekken, terwijl de uitkering centraal wordt geregeld. Niet opknippen van dienstverlening die niet het belang van de burger dienen.

9 Principe 4: Burgers zijn bij gemeenten nooit aan de verkeerde deur. De frontoffice van elke gemeente blijft (ook) de toegang tot diensten die in samenwerking worden uitgevoerd. Toelichting: De samenwerkingsorganisatie is zo veel mogelijk een backoffice, geen front office. Vanuit landelijk beleid was de gemeente dé poort voor alle overheidsdiensten. Dit ontwikkelt zich steeds meer richting het no wrong door principe. Voorbeelden van consequenties: Gemeenten kunnen burgers en bedrijven in het eerste contact op dezelfde manier helpen als wanneer de diensten door de gemeente zelf zouden worden uitgevoerd. De klant en de frontoffice van de gemeenten hebben inzicht in de status (voortgang) van een zaak (zaken) die voor de burger bij het samenwerkingsverband in behandeling is (zijn).

10 Principe 5: Gegevensvastlegging en -beheer vindt plaats bij de bron, op het gebied van gegevensmanagement wordt regionaal samengewerkt. Toelichting: Gemeenten en regionale samenwerkingsverbanden onderhouden en beheren hun eigen basisgegevens en specifieke gegevens. De reikwijdte van het gegevensmanagement betreft gezamenlijk beheer van het stelsel van basisregistraties, kernregistraties, documentaire informatievoorziening en archivering. Voorbeelden van consequenties: Elke Westfriese gemeente richt gegevenscoördinatie (tactisch en operationeel stelselbeheer) en beheer van gegevens in. Gestreefd wordt naar een eenduidige inrichting van de beheerorganisatie op aangeven van het Platform Informatiemanagement West-Friesland.

11 Tot slot Laatste verbeteringen doorvoeren. Zijn de principes dan toepasbaar? Hoe maken we ze bekend? Hoe gaan we ze gebruiken?