HANDLEIDING MY.TENTOO VOOR OPDRACHTGEVERS INHOUD 1. Inloggen op my.tentoo... 1 2. Nieuwe uitvoerder inschrijven... 2 3. Dimona-aangifte invoeren... 3 4. Werkbriefje invoeren... 5 5. Werkbriefjesoverzicht...11 6. Goedkeuring uitvoerder...11 7. Zelf een werkbriefje goedkeuren...12 8. Overige mogelijkheden My.tentoo...14
1. INLOGGEN OP MY.TENTOO Uw persoonlijke logingegevens krijgt u van uw contactpersoon bij Tentoo. Indien u nog geen logingegevens hebt ontvangen, neem dan even contact op met onze klantendienst via info@tentoo.be of 02/725 70 00. Indien u graag uw wachtwoord wijzigt, dan kan dit via de rubriek Bedrijfsgegevens Wachtwoord wijzigen : Opgelet: een geldig paswoord bestaat uit minstens 8 tekens waarvan minstens 1 teken een symbool is (bv. +, -,?,* ) en minstens 1 teken een cijfer is (Bv. azerty+1). 1
2. NIEUWE UITVOERDER INSCHRIJVEN Indien uw uitvoerder nog niet ingeschreven is bij ons, kan u dit zelf doen via uw My.tentoo. Kies hiervoor Uitvoerders en klik dan op Inschrijven. U kan pas prestaties invoeren voor uw uitvoerder, wanneer Tentoo de nodige ondertekende inschrijvingsdocumenten ontvangen heeft. Schrijf uw uitvoerders dus tijdig in! Benodigde documenten: Intentieverklaring Kopie identiteitskaart In geval van studenten: Verklaring op Eer 2
3. DIMONA-AANGIFTE INVOEREN Om een prestatie aan te geven voor uw uitvoerder, kiest u de rubriek Dimona-aanvraag en klikt u op Invoeren : De dimona-aangifte dient steeds te gebeuren vooraleer de prestatie aanvangt. Enkel op die manier is de werkdag gekend bij de RSZ en is de uitvoerder verzekerd op de werkvloer. Opgelet: Het is niet toegestaan om dimona s in het verleden aan te geven. Vul de gevraagde gegevens in: 3
Klik vervolgens op de knop dagen weergeven en vink de te werken dagen aan: Indien u uw uitvoerder graag een mail verstuurd ter bevestiging van de ingevoerde werkdagen, vink dan de optie Per e-mail bevestigen aan zoals in bovenstaand voorbeeld.. Uw uitvoerder zal een mail ontvangen volgens onderstaand voorbeeld: 4
U kan de geregistreerde dimona s steeds raadplegen via Dimona-aanvraag Overzicht. Dit kan in de vorm van een kalender: Of in de vorm van een lijst: 4. WERKBRIEFJE INVOEREN Wanneer u de dimona heeft ingevoerd, dient u nog een contract/arbeidsovereenkomst in te voeren. Ga naar de rubriek werkbriefjes en kies invoeren. Hierna kiest u Ja: dimonaaanvraag selecteren : 5
Selecteer in de kalender de aangegeven periode waarvoor u een werkbriefje wilt opmaken: In het volgende scherm, ziet u dat het systeem reeds een aantal gegevens overneemt die u bij de dimona-aanvraag heeft ingevoerd. 6
Volgende gegevens dient u nog in te vullen om uw uitvoerder uit te betalen en een correcte factuur te ontvangen: 1. Afgesproken bedrag dat u bent overeengekomen met de uitvoerder 2. Bedrag is per a. Uur: dan wordt het bedrag vermenigvuldigd met de gewerkte uren b. Dag: dan wordt het bedrag vermenigvuldigd met de gewerkte dagen c. Productie: het bedrag omvat dan de gehele opgegeven gewerkte periode! opgelet, het maximum bedraagt hier steeds een maandperiode 3. Soort bedrag U kan hier specifiëren over welk type bedragen het gaat: a. Brutoloon b. Factuurbedrag exclusief BTW 4. Periode waarbinnen de uitvoerder zal werken Via productie start en einde kan u de periode selecteren. Klik daarna op dagen weergeven om de specifieke dagen binnen deze periode aan te geven. 5. Aantal uren per dag Een dag telt doorgaans minimum 3 en maximum 9 werkuren, afwijkingen zijn mogelijk. Bij vragen kan u ons steeds contacteren. 6. Km-vergoedingen U heeft hier 3 mogelijkheden: a. Woon-werkverkeer: het traject van thuis tot op de werkplek en terug. Dit kan max. vergoed worden aan 0,15 per km. b. Werk-werkverkeer: de trajecten die voor de opdracht afgelegd worden naar derden. Dit kan max. vergoed worden aan 0,3363 per km. c. Thuiswerk: indien de uitvoerder van thuis uit werkt, zijn er geen kilometers te vergoeden. Thuiswerk kan worden aangeven in het opmerking vak onderaan. Vul de eventuele kilometervergoeding in en wanneer u dan de knop Dagen weergeven aanklikt, verschijnt er een kader met de dag(en) in. Hier vult u het aantal gewerkte uren per dag in en eventueel het aantal kilometers per dag. 7
U kan een combinatie maken van woon-werk en werk-werk kilometers. Wanneer u het bedrag per kilometer ingeeft bij werk-werkverkeer dan verschijnt de kolom voor registratie van deze kilometers. 7. Maaltijdcheques Wanneer er werd afgesproken dat er maaltijdcheques in de verloning zitten dan geeft u dit door via info@tentoo.be, daarna zijn deze ook aanvinkbaar zoals in bovenstaand voorbeeld. 8. Onkostenvergoedingen Hierin onderscheiden we 2 categorieën: a. Forfaitaire onkosten (bvb. dagvergoeding) b. Reële onkosten (bvb. treinticket, materiaal) Indien er onkosten zijn, vult u het nodige in het kader Onkostenvergoedingen in. 8
Let op, toekenning van maaltijdcheques kan niet in combinatie met een dagvergoeding: Voor onkosten anders dan de km-vergoeding of de dagvergoeding dient u steeds betalingsbewijzen toe te voegen aan het werkbriefje. U kan deze meteen uploaden via my.tentoo als volgt: Indien u niet over de betalingsbewijzen beschikt, en de uitvoerder deze aan ons dient te bezorgen, vinkt u de optie Later bezorgen aan: Na invoer van alle gegevens klikt u onderaan op Bevestigen. Dit staat gelijk aan een elektronische handtekening. 9
Na het bevestigen kan u aangeven of dit reeds de definitieve versie is ter goedkeuring. Indien er nog wijzigingen dienen doorgevoerd te worden dan verlaat u deze pagina en blijft het werkbriefje beschikbaar ter bewerking. Indien er geen wijzigingen meer dienen te gebeuren, na bevestiging van het werkbriefje, krijgt u de mogelijkheid om nog een begeleidende mail op te stellen naar de uitvoerder (bv. De uitklaring van de totaalprijs). Klik vervolgens onderaan op Goedkeuren 10
5. WERKBRIEFJESOVERZICHT Zodra er een werkbriefje is opgemaakt, kan u dit terugvinden in het werkbriefjesoverzicht. Hier kan u steeds de status van de werkbriefjes opvolgen. U kan dit overzicht zelf filteren in de kolommen bovenaan. Tevens kan u dit overzicht ook downloaden in een excel, waarbij u zelf kan bepalen welke kolommen u in het overzicht wenst: 6. GOEDKEURING UITVOERDER Wanneer u het werkbriefje heeft opgemaakt, zal de uitvoerder het werkbriefje ontvangen via e-mail. De uitvoerder moet vervolgens het werkbriefje goedkeuren. Dit kan op twee manieren: Door het pdf-bestand in de e-mail af te drukken, te ondertekenen en naar Tentoo op te sturen of gescand door te sturen via e-mail. Indien de uitvoerder ook over een My.tentoo account beschikt, kan hij/zij het online goedkeuren. Dan komt het werkbriefje automatisch via e-mail bij Tentoo terecht. Eens wij het werkbriefje ontvangen hebben, en alle prestatiedagen voorbij zijn, kan het verwerkt worden. De factuur wordt de dag nadien opgestuurd. 11
7. ZELF EEN WERKBRIEFJE GOEDKEUREN Wanneer niet u, maar de uitvoerder het werkbriefje heeft opgemaakt, dient u dit nog goed te keuren, vooraleer wij tot de facturatie kunnen overgaan. Zodra de uitvoerder het werkbriefje heeft opgemaakt, wordt dit u per mail bevestigd. U kan dan op My.tentoo inloggen om het werkbriefje te verifiëren en goed te keuren. Hierna wordt het automatisch naar Tentoo verstuurd ter verwerking: Ga naar de rubriek Werkbriefjes en klik op Overzicht : Klik het werkbriefje aan dat u wenst goed te keuren. U krijgt een detail overzicht te zien van de prestatie en kan eventueel het werkbriefje openen in PDF Indien alles correct is, vinkt u onderaan Werkbriefje goedkeuren, en aan en klikt u op de knop Naar verzendlijst. 12
Geef ter controle uw wachtwoord in en klik op Accorderen en versturen. Het werkbriefje wordt automatisch naar Tentoo verstuurd. 13
8. OVERIGE MOGELIJKHEDEN MY.TENTOO PERSONEEL TOEVOEGEN Indien gewenst, kan u meerdere van uw eigen personeelsleden toegang geven tot de My.tentoo account. Daarbij kan u zelf bepalen wat zij wel/niet mogen zien en/of kunnen doen. Klik bovenaan op de rubriek Personeel en klik vervolgens op de knop Personeelslid toevoegen : Daarbij kan u zelf bepalen wat uw personeelslid mag zien en/of kan doen: 14
FACTUUROVERZICHT Hier krijgt u een volledig overzicht van al uw facturen. U kan dit overzicht zelf filteren in de kolommen bovenaan. Tevens kan u dit overzicht ook downloaden in een excel, waarbij u zelf kan bepalen welke kolommen u in het overzicht wenst. 15
AANVRAAG OFFERTE Klik op de rubriek Aanvragen loonsimulatie. Vul de gevraagde gegevens in en klik op de knop Versturen. Onze klantendienst ontvangt uw aanvraag en bezorgt u zo spoedig mogelijk een berekening. 16
Heeft u nog vragen na het lezen van deze handleiding, geef ons dan gerust een belletje op onderstaand nummer. Groeten, Team Tentoo 17