Xr rg' gemeente Roermond VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE ROERMOND datum indiening: 14 maart2016 afdeling Bouwtoezicht datum/agendapunt B&W- 290316t404 Onderwerp: Samenwerkingsovereenkomst "Aan besteden gemeenschappelijke VTH applicatie" Voorstel: 1. De samenwerkingsovereenkomst "Aanbesteden gemeenschappelijke WH-applicatie aan te gaan en te ondertekenen. Behandeling in: raadscommissie: gemeenteraad van overleqorqaan: op: Beslissing B&W: akkoord Handtekening gemeentesecretaris:
pagina:2 Bijlagen: 1. Samenwerkingsovereenkomst 'Aanbesteding Gemeenschappelijke WH Applicatie' 2. Projectplan 'Allen voor Eén' 3. Allen voor Eén veelgestelde vragen 4. AVE (overzicht tijdplanning) 5. concept volmachtbesluit Burqemeester Toelichting op voorstel: Aanleiding lnformatievoorziening en de uitwisseling van informatie is een belangrijke pijler voor het functioneren van de RUD Limburg Noord. Op dit moment werken alle partners binnen de RUD Limburg-Noord met hun eigen vergunningen-, toezicht- en handhavingsapplicatie (hierna: WH-applicatie) en is er geen sprake van bijvoorbeeld een centraal inrichtingenbestand. Dit betekent in de praktijk dat de nodige inspanningen geleverd moeten worden om informatie met elkaar uit te wisselen. Daarom heeft het Bestuurlijk overleg van de RUD Limburg-Noord in 2015 besloten een gezamenlijk traject op te starten om te onderzoeken of het mogelijk is gezamenlijk een WH-applicatie aan te schaffen. Zoals in het lnformatieplan van de RUD Limburg-Noord is uitgewerkt, wordt de noodzaak om informatie uit te wisselen en te delen steeds groter. Dit dwingt ons om onze informatievooziening te standaardiseren, processen op elkaar af te stemmen en aan te sluiten op landelijke voorzieningen. Op dit moment zien we dat in het fysieke domein informatie veelal nog versnipperd in de diverse backoffice applicaties van de partijen aanwezig is en dat het delen van die informatie in bijvoorbeeld crisissituaties uiterst moeizaam gaat. lnformatievoorziening en de uitwisseling van informatie is een belangrijke pijler voor het functioneren van de RUD Limburg Noord. Daar komt bij dat de komst van de Omgevingswet medio 2018 tot aanzienlijke veranderingen in het omgevingsrecht zal leiden en daarmee ook tot grote aanpassingen in de inrichting en uitvoering van VTHprocessen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aansluiten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Door samen aan te besteden en kennis te bundelen kan een effect worden bereikt dat groter is dan elk van de samenwerkende partijen afzonderlijk zou kunnen bereiken. Haalbaarherdssfudre De in de RUD Limburg-Noord uitgevoerde haalbaarheidsstudie wijst uit dat er zowel kwalitatieve als kwantitatieve voordelen behaald kunnen worden. Het aanbesteden van een gemeenschappelijke VTH+ applicatie waar alle partijen gebruik van maken heeft een aantal voordelen zoals:. integrale beschikbaarheid van inhoudelijke en procesmatige informatie in de WH-keten;. minder fouten als gevolg van de uitwisseling van informatie en een betere opbouw van dossiers en archieven;. kwaliteitsverbetering van de (digitale) dienstverlening naar bedrijven en burgers;. eenvoudiger om gemeenschappelijk ketenprocessen voor de Omgevingswet in te richten en aan te sluiten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet;. voordelen door de bundeling van expertise zowel bij de aanbesteding als in de beheerfase;. ontzorgen van de deelnemende partijen. Ook blijkt uit de haalbaarheidsstudie dat een aanzienlijke kostenbesparing mogelijk is door gezamenlijk een gemeenschappelijke applicatie aan te besteden en de lokale WH-systemen uit te faseren.
pagina:3 Kostenbesparing Kostenbesparing door gezamenlijke aanbesteding en gemeenschappelijk gebruik en beheer van een VTH applicatie is mogelijk door:. gezamenlijke aanbesteding (massa is kassa); uit referenties blijkt dat de kosten bij aanbesteding met meerdere partijen substantieel lager zijn en - door de omvang van de opdracht - het opdrachtgeverschap naar de leverancier(s) veel steviger kan worden neergezet;. besparing op functioneel en technisch beheer en op het onderhoud van de VTH voorziening: het is goedkoper om één gemeenschappelijke informatievoorziening operationeel te houden en aan te blijven passen aan landelijke standaarden en wetswijzigingen (o.a. Omgevingswet)dan dat elke gemeente en de provincie dat voor haar eigen systeem(en) moet doen;. efficiëntiewinst als gevolg van het standaardiseren en harmoniseren van de processen;. mobielere medewerkers binnen de WH-werkprocessen vanwege de uniforme gebruikersinterface en werkwijze. Traject Het Bestuurlijk Overleg van de RUD Limburg Noord heeft in het overleg van 5 juni 2015 ingestemd met het starten met de voorbereidingen van het aanbestedingstraject van een VTH-voorziening. Dit zo mogelijk in samenwerking met de Provincie, de RUD Zuid-Limburg en de Veiligheidsregio Limburg Noord. Daarbij hebben de deelnemers uitgesproken dat gewerkt gaat worden met één gezamenlijke VTH-voorziening. Qua planning is het de intentie om in 2016 aan te besteden en om in 201712019 gefaseerd te implementeren zodat deelnemers die dat wensen voor de start van de Omgevingswet over de nieuwe applicatie kunnen beschikken. Het moment van lokale implementatie en afname van de applicatie zal binnen deze periode door elke deelnemer zelf kunnen worden bepaald. Projectplan 'Allen voor één' en de samenwerkingsovereenkomst Het projectplan 'Allen voor één' (bijlage 2) Avé is opgesteld voor het project dat is afgebakend op het voorbereiden en uitvoeren van de aanbestedingsprocedure die nodig is voor het verkrijgen van de gemeenschappelijke WH-applicatie. Door ondertekening van de bijgevoegde samenwerkingsovereenkomst stemt u in met het gezamenlijk starten van het traject om te komen tot de aanbesteding van een gemeenschappelijke VTH-applicatie met in acht neming van de in de overeenkomst vastgelegde bevoegdheden, verantwoordelijkheden en afspraken van en tussen de partijen inzake het project. De Provincie Limburg is bereid om als coördinator en penvoerder van de aanbesteding op te treden. Wat is het beoogde resultaat? Gezamenlijk met alle partners binnen de RUD Limburg Noord, de Provincie Limburg en een aantalgemeenten in Zuid Limburg een WH-applicatie aanschaffen. Dit leidt tot een kostenbesparing doordat niet iedere partner dit zelf moet doen. Daarnaast wordt harmonisatie in werkprocessen bevorderd, wat leidt tot een level playing field in een groot deel van Limburg. Ten slotte is het eenvoudiger om gemeenschappelijk ketenprocessen voor de Omgevingswet in te richten en aan te sluiten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Go or no go moment Er wordt in deze fase van het project aan de mogelijke deelnemers gevraagd in te stemmen met het starten van de aanbesteding door het ondertekenen van de samenwerkingsovereenkomst. Daarbij wordt de mogelijkheid geboden om vóór de daadwerkelijke start van de aanbesteding uit te stappen, het go or no go moment.
onderwerp pagina:4 Deelnemende partijen kunnen tot de start van de aanbesteding ervoor kiezen om niet langer pailij te zijn bij deze samenwerkingsovereenkomst. De Stuurgroep bepaalt op dat moment de uittredingskosten op basis van de tot dan toe daadwerkelijk gemaakte kosten in het project en het vastgestelde verrekenmodel. Wanneer besloten wordt mee te doen in de aanbesteding dan committeert men zich aan de samenwerking en is het inherent dat men ook mee doet in de implementatie en het beheer. Afgesproken is dat we deze applicatie gezamenlijk in de markt zetten zonder ingebouwde escapes. Reikwijdte Het projectplan 'Allen voor Eén' heeft betrekking de aanbesteding en de gunning, implementatie van de WH applicatie valt niet binnen dit project. Hiervoor zal een nieuwe project worden gestart dat wordt uitgewerkt op basis van de kennis en informatie die tijdens de aanbestedingsprocedure wordt opgedaan. Stuurgroep Aangezien ICT een bedrijfsvoeringsaspect betreft waarvoor de verantwoordelijkheid primair binnen het ambtelijk apparaat ligt, de stuurgroep wordt daarom samengesteld uit een vertegenwoordiging van de voor ICT verantwoordelijke gemeentesecretarissen/directeuren van deelnemers. De stuurgroep ziet erop toe dat de afspraken uit de Samenwerkingsovereenkomst worden nageleefd. De secretaris van Roermond neemt deel aan deze stuurgroep. Lokale impact 1. ln het project is één van de onderdelen het inventariseren van de gemeenschappelijke eisen en wensen voor de WH-applicatie welke de input vormen voor het Programma van Eisen. Daarnaast zal de lokale situatie van elke deelnemer worden geïnventariseerd zodat de potentiële inschrijvers op de aanbesteding per deelnemer weten wat er wordt gevraagd. Denk bijvoorbeeld aan de integratie met lokale systemen (zaaksysteem / DMS, voorzieningen voor de uitwisseling van (basis)gegevens). 2. Lokaal moet iedere deelnemer inventariseren welke randvoorwaarden noodzakelijk zijn om de VTHapplicatie in te passen, op welke termijn en welke consequenties dit heeft voor o.a. de eigen processen, de informatiestructuur, archivering, digitalisering, etc. Dit valt niet onder de reikwijdte van het project en moeten we dus lokaal organiseren. Voorgesteld wordt om dit te doen in samenhang met de gewenste en noodzakelijke veranderingen in de processen en de informatievoorzieningen van de gemeente in het kader van de Omgevingswet. Risicoparagraaf: 1. De stuurgroep bepaalt een verrekenmodel van de kosten. Het verrekenmodel is niet vooraf te bepalen, omdat nog niet duidelijk is hoeveel partners daadwerkelijk mee zullen doen aan deze aanbesteding. Ook kan nog geen inschatting gemaakt worden van de kosten die daadwerkelijk verrekend zullen gaan worden. Deze kosten hangen af van of en hoeveel externe ondersteuning moet worden aangewend (wanneer deze expertise bij partners ontbreekt, of niet ingebracht wordt binnen het project, en de extra kosten die de hostingpartij maakt door levering van meer personele inzet dan gebruikelijk). ln het voortraject van deze samenwerkingsovereenkomst heeft het bestuurlijk overleg van de RUD Limburg-Noord het principe uitgesproken dat gewerkt gaat worden met een gezamenlijke VTH-voorziening. Hiertoe is het project om tot een gezamenlijk aanbestedingstraject te komen, gestart. Gelet op het draagvlak voor deze ontwikkeling, waaraan ook de provincie Limburg en de RUD Zuid Limburg gaan deelnemen, is het risico op onvoldoende deelnemers aan de samenwerking klein. 2. Afhankelijk van het aantal deelnemende partijen is ook vanuit Roermond personele bemensing van de projectgroepen noodzakelijk. Op dit moment is nog niet duidelíjk hoeveel uren hiervoor aan de samenwerking geleverd moeten worden. Hierdoor is de impact hiervan op de reguliere bedrijfsvoering nog niet in te schatten. lndien de deelnemers onvoldoende capaciteit beschikbaar stellen voor de
i pagina:5 ondersteuning van het project, wordt er extern ingehuurd en zullen deze kosten op de deelnemers worden verhaald. 3. Deelnemende partijen kunnen tot de start van de aanbesteding ervoor kiezen om niet langer partij te zijn brj deze samenwerkingsovereenkomst. De stuurgroep bepaalt op dat moment de uittredingskosten op basis van de tot dan toe daadwerkelijk gemaakte kosten in het project en het vastgestelde verrekenmodel. Hiervan is nu geen inschatting te maken, omdat het project in hoofdzaak door de deelnemende partners wordt bemenst en inhuur beperkt is. 4. lndien een partij ná de start van de aanbesteding (publicatie Aanbestedingsleidraad) geen partij meer wenst te zijn bij deze samenwerkingsovereenkomst dan zal de stuurgroep een besluit nemen t.a.v. het aanpassen van het verrekenmodel en de uittredingskosten die betreffende partij verschuldigd is.