Toelichting Begroting 2014 De voorliggende begroting geeft een beeld van de verwachte kosten en baten voor de Bibliotheek Eindhoven over 2014. Het concept is op 26 november besproken in de auditcommissie en naar aanleiding van die bespreking zijn er wijzigingen doorgevoerd ten aanzien van de doorbelasting van de overhead/ indirecte kosten. Toelichting op opzet/systematiek De begroting is opgezet op basis van een nieuwe systematiek van projectbegrotingen. Doel van deze nieuwe werkwijze is om het algehele financiële bewustzijn in de organisatie te versterken en om beter te kunnen sturen op het rendement van individuele projecten. Deze nieuwe methodiek zal de komende periode nog verder worden aangescherpt. Deze begroting bestaat op het hoogste niveau uit 4 kolommen (hoofdkostenplaatsen), uitgesplitst naar de bekende kostensoorten. 1. Overhead. Deze kolom is een samentrekking van 8 overheadprojecten uit de projectenadministratie: personeel, P&O/opleidingen/vrijwilligers, planning&control, business development, IT, collectie & media, management & secretariaat en ondersteuning. Het overheadproject Personeel bevat alle personeelskosten en de doorbelastingen van personeel aan projecten tegen een all-in uurtarief. Op deze manier wordt zichtbaar in welke mate er sprake is van leegloop cq. over- of ondercapaciteit. De overige overheadprojecten bevatten de kosten die niet rechtstreeks aan projecten kunnen worden toegerekend. In een volgende generatie van de begroting zullen de begrote kosten cq. resultaten op overhead nog worden toegerekend aan projecten. Ook de totale subsidie van de gemeente Eindhoven is vooralsnog geboekt op overhead. In een volgende generatie van de begroting zal deze worden uitgesplitst naar de verschillende projecten waar de subsidie voor wordt verleend. 1.599.400: 5.461.800 x 100% = overheadpercentage van 29,28% totale overhead 2. Eindhoven regulier. Deze kolom is een samentrekking van 10 projecten. Verreweg de grootste projecten zijn Publieksdiensten (dit is de uitleenfunctie in de centrale bibliotheek) en Wijzer (het educatief programma richting basisscholen en kinderopvang). De overige projecten zijn relatief klein doch worden uitgevoerd met de reguliere subsidie van de gemeente Eindhoven en met particuliere baten. 3. Overige projecten (o.a. Waalre). Deze groep bevat projecten die voor andere opdrachtgevers worden uitgevoerd en met additionele subsidies (provincie, gemeente Waalre) of met particuliere baten worden bekostigd. 4. Huisvesting. Deze kolom bevat de huur- en andere exploitatielasten (servicekosten, schoonmaak, afschrijving inrichting) van de gehuurde ruimte in DWD. Afhankelijk van het ruimtebeslag worden deze doorbelast naar projecten tegen een vast tarief per m² ( 125,-). De eenmalige en frictiekosten voor de periode 2012-2015 is apart bij gemeente Eindhoven ingediend en bevat alle veranderingen en tijdelijke maatregelen die verband houden met de transitie in opdracht van de gemeente Eindhoven. 1
Toelichting inhoudelijk Basis-scenario. De begroting is gebaseerd op gecontracteerde dienstverlening in Eindhoven, op basis van de Odyssee BE en de gemeenteraadsbesluitvorming van april 2013. Prijspeil en indexatie. De begroting is opgesteld op prijspeil 2014 (inclusief indexering). Dat wil zeggen dat zowel de kosten, als de baten (o.a. subsidies, excl. subsidie gemeente Eindhoven) zijn geïndexeerd. In het verleden zijn zowel subsidies als de tarieven voor particulieren altijd geïndexeerd. (Zie risico non-indexatie.) Aansluiting op de stuurgroep en besluit gemeente Eindhoven april 2013. De subsidieraming in deze begroting sluit inhoudelijk aan op het besluit van de gemeenteraad in april 2013. Met medeneming van voortschrijdend inzicht, sluiten de ramingen aan bij calculaties die door de stuurgroep, ten behoeve van het raadsbesluit, zijn uitgevoerd. Aansluiting op feitelijke verplichtingen. De begroting sluit aan bij de feitelijke langlopende verplichtingen van BE (arbeidsovereenkomsten, huur). Middels een reorganisatie 2012/2013 zijn de personele kosten fors gereduceerd. De besluitvorming rondom de reorganisatie is, op een enkel detail na, formeel afgerond. Alle resterende arbeidscontractuele verplichtingen zijn opgenomen binnen deze begroting. Alle aflopende huurovereenkomsten zijn gedekt in de begroting (zie risico huurfrictie). Nadere inhoudelijke toelichting per kolom Huisvesting. De huisvestingskosten voor de Witte Dame zijn opgenomen in deze kolom. Huisvestingskosten voor wijkvestigingen zijn opgenomen onder frictie en implementatie. In deze kolom resteert een structureel negatief resultaat van 559.000. Dit is de huurfrictie waarvoor de toegezegde subsidie van de gemeente Eindhoven nog geen oplossing biedt. BE heeft een huurcontract in de Witte Dame voor 7.000 m² voor nog ruim 15 jaar. De in enge zin benodigde ruimte is aanzienlijk lager dan deze oppervlakte. De gemeente heeft in het raadsbesluit van april 2013 tegen het advies van de stuurgroep in besloten tot een onderdekking van 559.000 m.i.v. 1 januari 2014. Per brief (3 juli 2013) heeft BE aangegeven dat zij de gemeente aansprakelijk acht voor deze post (voor zover die niet door extra huuropbrengsten kan worden verminderd). In een volgende brief (1 december 2013) is een onderbouwd verzoek aan de gemeente verstuurd om de huisvestingskosten van 559.000 vergoed te krijgen. Indien de gemeente besluit tot een negatief besluit op dit subsidieverzoek, betekent dit dat bij ongewijzigd handelen zal leiden tot continuïteitsproblemen bij de Bibliotheek Eindhoven en De Witte Dame Monumenten B.V.. Om dit te keren, zullen wij vergaande maatregelen moeten nemen. Het aantal vierkante meters waarmee gerekend wordt, is naar onze mening feitelijk en inhoudelijk te beperkt. Variant 2 spreekt over een sobere bibliotheek met basisfaciliteiten en boeken/lezen/ uitleen. Die basisfaciliteiten zijn (Odyssee-rapport, pagina 67) : receptie, bibliotheekcafé, copyshop, vergaderzalen, conferentiezaal, leestafel. Tegelijkertijd lijkt het erop dat in het rapport Scheepers sprake is van het afsluiten van de tweede verdieping, omdat er gesproken wordt over het afschermen van de tweede verdieping. Voor het realiseren van het programma van variant 2 (sobere bibliotheek) is het echter noodzakelijk om gebruik te maken van deels de 1 e etage en deels de 2 e etage. De 1 e etage is qua meters te beperkt voor het inhoudelijke programma. Daarnaast zijn de vierkante meters van Paradigma en EU-direct niet in het Odyssee rapport en rapport Scheepers opgenomen. Overhead. De personeelskosten sluiten aan op de feitelijke arbeidsovereenkomsten na afronding van de reorganisatie, exclusief bovenformatief personeel dat tijdelijk (tot medio 2015) nodig is voor transitiemanagement. Deze laatste categorie is opgenomen bij frictie en implementatie. De 2
opgenomen subsidies zijn de door de gemeente Eindhoven politiek toegezegde subsidies, inclusief subsidie additionele dekking uit VVE-middelen. De dekking voor de huurfrictie is opgenomen in de kolom frictie. Eindhoven regulier. Deze kolom spreekt redelijk voor zichzelf indien men kijkt naar de onderliggende projecten. Waalre en overige projecten. Deze kolom bevat de huidige activiteiten die voor andere opdrachtgevers dan de gemeente Eindhoven (provincie, Waalre) of op basis van particuliere omzet worden uitgevoerd (o.a. Bibliotheekcafé). Natuurlijk zijn er ambities om naast de huidige gecontracteerde dienstverlening nog nieuwe diensten te ontwikkelen en te verkopen. Deze ambities (en de bijbehorende financiële consequenties) zijn nog niet opgenomen in deze begroting. Het is zaak om eerst de huidige situatie op orde te krijgen en zekerheid van de gemeente Eindhoven dat positieve revenuen niet worden afgeroomd. Pas daarna kunnen deze extra ambities financieel vertaald worden in een begroting. Dit laat overigens onverlet dat we de ogen niet sluiten voor kansen die zich voordoen en actief kansen creëren om nieuwe dienstverlening af te zetten. Risico s De begroting bevat een aantal risico s die niet (of slechts gedeeltelijk) zijn meegenomen in de begroting 2014 - Het BTW-risico. Bibliotheek is thans BTW-plichtig en kan dientengevolge BTW op aankopen terugvorderen. Het risico is aanwezig dat het programma Wijzer! als BTW vrijgestelde activiteit zal worden aangemerkt. Dit brengt met zich mee dat BTW op aanschaffingen naar rato niet meer kan worden teruggevorderd. Dit risico is door de stuurgroep onderkend doch destijds niet financieel vertaald in een subsidiebehoefte. Het BTW risico bedraagt circa 200.000 structureel. Er vindt nader overleg plaats met een fiscaal adviseur. Vooralsnog is dit risico niet meegenomen in deze begroting. - Leenrecht Jeugd. De openbare bibliotheek is leenrecht verschuldigd (0,12 euro per uitlening). Er is binnen de branche en met de stichting Leenrecht discussie over de vraag of ook leenrecht verschuldigd is over uitleningen vanuit schoolbibliotheken. Daarbij is het aantal uitleningen vanuit schoolbibliotheken op voorhand lastig in te schatten. Een forse toename (40%) is te verwachten maar de toename kan ook hoger uitpakken. In de begroting is rekening gehouden met 100.000 aan leenrechtkosten voor uitleningen vanuit schoolbibliotheken (conform advies stuurgroep). De feitelijk verschuldigde kosten kunnen hoger uitvallen (indien het aantal jeugduitleningen forser stijgt dan +40%) of lager uitvallen (indien schoolbibliotheken geen leenrecht verschuldigd zijn). - Huisvestingsfrictie. BE heeft een huurcontract in de Witte Dame voor 7.000 m² voor nog ruim 15 jaar. De in enge zin benodigde ruimte is aanzienlijk lager dan deze oppervlakte. De gemeente heeft in het raadsbesluit van april 2013 tegen het advies van de stuurgroep in besloten tot een onderdekking van 559.000 m.i.v. 1 januari 2014. Per brief (3 juli 2013) heeft BE aangegeven dat zij de gemeente aansprakelijk acht voor deze post (voor zover die niet door extra huuropbrengsten kan worden verminderd). Deze stellingname wordt onderbouwd met het argument dat de gemeente in het verleden zelf heeft aangedrongen op een langjarige huurverplichting voor BE. - Voorziening groot onderhoud. Bij de bepaling van de structurele subsidiebehoefte is geen rekening gehouden met een jaarlijkse storting in de voorziening groot onderhoud. Ultimo 2012 sluit de voorziening groot onderhoud met een bedrag van 593.000. Dit is in overeenstemming 3
met de in het beheerplan onderhoud opgenomen voorzieningenniveau (in 2018). Dit beheerplan is echter gebaseerd op de huidige situatie. Na de besluitvorming van afgelopen april en na volledige duidelijkheid over inzet 1 e en 2 e verdieping is actualisering van het plan noodzakelijk. Dit zal mogelijk financiële consequenties hebben voor de Bibliotheek. - Niet indexeren van de gemeente subsidie. De begroting is opgesteld met prijspeil 2014, zowel qua lasten als baten. Het College heeft voorgesteld aan de Raad (notitie Flex-City, Metavisie) om de subsidies van alle culturele instellingen niet meer te indexeren tot en met 2017. Ondanks dat in het raadsvoorstel wordt gesproken over een uitzonderingspositie voor BE, lijkt het er op dat de subsidie van BE ook niet geïndexeerd zal worden. Uitgaande van een stijging van de kosten betekent dit voor BE een extra spanning op de begroting van 82.500 jaarlijks. Vanwege een aangenomen motie heeft het college van burgemeester en Wethouder Bibliotheek Eindhoven gevraagd de gevolgen van het niet indexeren in beeld te brengen. Voor 1 januari 2014 nemen college en raad een besluit of er alsnog wordt geïndexeerd. Per brief (3 juli 2013) heeft BE de gemeente laten weten dat niet-indexeren forse consequenties zal hebben. Dit is per brief van 1 december 2013 bevestigd en de gevolgen zijn concreet aangegeven. Het Odyssee rapport en het raadsbesluit hanteren prijspeil 2013 en schetsen inhoudelijk en organisatorisch de eindsituatie in 2017. Daarbij is uitgegaan van het jaarlijks indexeren van de subsidie. Als de subsidie niet jaarlijks wordt geïndexeerd en de kosten die de Bibliotheek moet betalen worden wel hoger, teer je in op je formatie, programma en dus dienstverlening. - Begroting programma Wijzer. In het rapport Scheepers is er rekening mee gehouden dat 60 van de 73 scholen mee zullen doen. Inden er meer dan 60 scholen meedoen heeft dit gevolgen voor de eenmalige kosten en de structurele beheerlasten. - Structurele beheerlasten van programma Wijzer. De structurele beheerlasten zijn niet eerder in kaart gebracht en begroot en vallen buiten het financiële kader van het Odyssee rapport en rapport Scheepers. De licentiekosten waren eenmalig in de frictiekosten opgenomen. Inmiddels zijn de eenmalige frictiekosten tav licentie- en ontwikkelingskosten verlaagd naar 100.000 en zijn de licentiekosten met de kennis van nu voor een structureel bedrag in de begroting opgenomen. - Groter ledenverlies dan -25% (peildatum 31-10-2013). Bij een grotere daling dan -25% (bij minder opbrengsten dan 400.000 en 12.600 leden) krijgen we structureel te weinig inkomsten binnen. Eenmalig risico - De Witte Dame Monumenten B.V. In deze begroting is geen rekening gehouden met positieve dan wel negatieve effecten van DWD. Indien de deelneming moet worden afgewaardeerd zal een aanzienlijk negatief eigen vermogen ontstaan. In overleg met gemeente moeten dan passende maatregelen worden genomen (bv. aanvullen gedurende periode 2013-2017 o.b.v. positieve resultaten). De waardering van de deelneming De Witte Dame Monumenten B.V. (ultimo 2012 is circa 1.345.000). Daarnaast hebben we een achtergestelde lening van 375.000 beschikbaar hebben gesteld aan De Witte Dame Monumenten B.V.. Bij faillissement gaan beiden verloren. - Onvolledige inschatting personeelskosten a.g.v. de reorganisatie. In de berekeningen zijn de ZVW premies en de verhoging van de CAO schalen niet meegenomen. - Overdrachtsbelasting verkoop de Witte Dame Bij verkoop van de Witte Dame is het risico aanwezig dat de overdrachtsbelasting van 790.000 als eenmalig risico moet worden toegevoegd. BE is voor 50% als aandeelhouder eigenaar en is dus een risico van 395.000. Momenteel wordt bekeken of dit tot 0 kan worden gereduceerd. 4
Risico 2014 Kans van optreden Omvang worst case(structureel effect op resultaat ten opzichte van begroting) BTW 25% -200.000 Leenrecht 50% -40.000 Huisvestingsfrictie 50% -559.000 Voorziening groot 50% pm onderhoud Niet indexering subsidie 50% - 82.500 Programma Wijzer > 60 scholen 50% 13 x 20.000 per school = 260.000 Structurele beheerlasten 100% pm programma Wijzer Groter ledenverlies dan 25% -66.500 (daling van 35%) -25% Totaal -1.208.000 Vermogenspositie Er is geen sprake van een vrij besteedbaar vermogen. Gegeven de transitiefase waarin de BE zich bevindt en de onzekerheid met betrekking tot de deelneming De Witte Dame Monumenten B.V. is de ontwikkeling van de vermogenspositie een belangrijk aandachtspunt (Rapport Scheepers, pag. ) In het rapport Scheepers wordt het college van B&W geadviseerd jaarlijks de ontwikkeling van het weerstandsvermogen van de Bibliotheek te beoordelen en om na te gaan of een eventuele bijdrage vanuit het eigen vermogen dan wel aanzuivering van het eigen vermogen dient plaats te vinden. 5
Verwachte ontwikkeling Eigen Vermogen Omschrijving Balans 2012 Verwachting Prognose na verdeling mutatie 2013 balans 2013 Overige reserve -790.195 537.000-253.195 Bestemmingsreserves: Wettelijke reserve deelnemingen 1.323.977-50.000 1.273.977 Reserve collectie 50.000 50.000 Reserve automatisering 187.755 187.755 Totaal 771.537 487.000 1.258.537 Verwachte mutaties 2013 overige reserves Verwachte mutatie 2013 Overige reserves Frictie reorganisatie personeel subsidie ontvangst 2013 kosten genomen in 2012 468.000 Frictie out placement/advies subsidie ontvangst 2013 kosten genomen in 2012 69.000 Resultaat normale exploitatie 2013 0 Totaal overige reserves 537.000 Wettelijke reserves Resulaat deelneming DWDM -50.000 Totaal wettelijke reserves -50.000 Totaal 487.000 Investeringen en liquiditeit Als gevolg van de gemeentelijke perceptie van de risico s rondom De Witte Dame is de gemeente zeer terughoudend in haar beleid ten aanzien van subsidiebevoorschotting. Als gevolg hiervan én het feit dat vanaf de 2 e helft van 2013 grote eenmalige uitgaven (cash out) plaats vinden (reorganisatie, opstarten schoolbibliotheken, aanpassing 1 e verdieping bibliotheek) is een strakke bewaking van de liquiditeit noodzakelijk. De gemeente heeft hier ook zelf schriftelijk om verzocht om adequaat om te kunnen gaan met de subsidiebevoorschotting en kredietverlening. Resultaat Het resultaat van de begroting 2014 is - 635.100. Dat hangt samen met de niet-indexering van de subsidie voor een bedrag van 82.500 en met de frictiekosten huisvesting van 559.000. De afgelopen maanden hebben we de begroting 2014 nogmaals tegen het licht gehouden en wederom geconstateerd dat er geen financiële mogelijkheden zijn ter dekking van de huisvestingsfrictie. Wij hebben ons het afgelopen jaar ingespannen om nieuwe huurders te werven. Samen met u en de Design Academy is geprobeerd het UWV als nieuwe huurder binnen te halen, wat helaas niet is gelukt. Naast het UWV hebben wij geld en tijd gestoken in het onderzoek naar de inpassing van het CKE en is 6
er onderzoek gedaan naar indelingsvarianten van De Witte Dame, opdat bij nieuwe kandidaten direct kan worden bepaald of alle functies een plek kunnen krijgen. Er zijn inhoudelijke gesprekken gevoerd met o.a. Fontys, Tue, Summa-college, Vitalis, Lumens, Korein en Parktheater. Tot op heden heeft dat niet geleid tot de huur van vierkante meters en vermindering van onze huisvestingslasten. Helaas hebben wij ook moeten constateren dat partijen die inhoudelijk en financieel hadden kunnen bijdragen aan de Bibliotheek en De Witte Dame, De Witte Dame hebben moeten verlaten of elders in de stad zijn gehuisvest. Partijen waar u op enigerlei wijze nauw mee in contact staat: MU, Eindhoven365, Brainport Development, CKE, redactie Eindhovens Dagblad. In een tweetal brieven hebben wij aangegeven wat de gevolgen zijn van het niet indexeren en het niet vergoeden van de huisvestingskosten. Bij ongewijzigd handelen leidt dit tot continuïteitsproblemen bij de Bibliotheek Eindhoven en De Witte Dame Monumenten b.v. Om dit te keren zullen wij dan genoodzaakt zijn tot vergaande maatregelen. Conclusie Kortom, de begroting is niet sluitend en bevat daarnaast enkele forse risico s. In het slechtste scenario bedraagt dat risico meer dan -1.208.000. 7