Versie 1.0 19.02.2015
02 1. Over LEVIY Wat doet LEVIY? 08 5.3 Categorieën Beoordelen per onderdeel. 2. Algemene definities Behandelen van terugkerende definities. 09 5.4 Items beoordelen Hoe gaat u te werk? 03 3. Inloggen Uitleg over het inloggen in de app. 10 5.5 Aanwezigen Zijn er aanwezigen bij de Checklist controle? 4. Homepagina Welke knoppen zijn belangrijk? 11 5.6 Afronden van de Checklist Hoe rondt u de Checklist controle af? 04 4.1 Instellingen Wat kan u instellen? 12 6. Inloggen op het LEVIY Dashboard Hoe logt u in op het Dashboard? 05 4.2 Mijn Objecten Uitleg over de pagina Mijn objecten. 13 6.1 Overzichtspagina Wat ziet u? 06 5. Een Checklist lopen Hoe werkt onze Checklist? 14 7. Rapportages Hoe vind ik de resultaten? 5.1 Kies een object Kies een object om de Checklist te lopen. 15 7.1 Resultaten bekijken Uitleg over hoe u de resultaten kan bekijken. 07 5.2 Controleer de gegevens Staat alles goed ingevuld? 16 8. Analyse Het bekijken van analyses.
1. Over LEVIY Wat doet LEVIY? De naam LEVIY betekent mensen samenbrengen. Dat is exact wat wij doen. Door het ontwikkelen van op maat gemaakte sofware applicaties maken wij processen efficiënter, inzichtelijker en dynamischer. Doordat processen vloeiender en efficiënter worden ingericht komen mensen dichter bij elkaar door het uitvoeren van hun werkzaamheden. 2. Algemene definities Wat wordt er bedoeld? De volgende termen worden in deze handleiding meerdere malen gebruikt. Hieronder is hun betekenis beschreven. LEVIY dashboard Het LEVIY dashboard is een gepersonaliseerde omgeving die beschikbaar is via www.leviy.com. Een ingelogde gebruiker ziet enkel zijn of haar gegevens en de functionaliteiten die aan hem of haar zijn toegewezen. In het dashboard worden gegevens beheerd, zijn resultaten beschikbaar en kan een analyse worden uitgevoerd. LEVIY app De LEVIY app is bedoeld om op locatie gegevens door te geven. Met de app kan bijvoorbeeld een controle worden uitgevoerd of de status van het schoonmaken worden doorgegeven. Relevante gegevens uit het dashboard zijn beschikbaar voor de gebruiker. De analyses en bepaalde andere functionaliteiten kan de gebruiker terugvinden op het dashboard. Het dashboard is op mobiele apparaten tevens goed te gebruiken, zodat men ook mobiel bij alle gegevens kan. Klanten Klanten zijn voorzien van een naam en een logo. De logo s worden gebruikt ter visuele herkenning in het dashboard als in de app. Ook komen de logo s terug in de PFD-rapportages. Objecten Het begrip objecten wordt gebruikt voor gebouwen, locaties en dergelijke. Objecten hebben doorgaans adresgegevens en een geografische locatie die op een kaart wordt getoond. Objecten behoren tot een klant. Mijn Objecten De lijst Mijn objecten geeft een snelle toegang tot de objecten die voor die gebruiker het meest relevant zijn. In het LEVIY dashboard wordt per gebruiker ingesteld welke objecten dit zijn. Page 2
3. Inloggen Wat heb je nodig? 1. Een LEVIY-account met daarbij horend gebruikersnaam en wachtwoord. 2. Een Android of ios apparaat (een smartphone of een tablet) met daarop de LEVIY app geïnstalleerd. Hoe ga je te werk? Volg de volgende stappen om in te loggen: 1. Open de LEVIY app. Het inlogscherm verschijnt. 2. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. 3. Klik op de knop [OK] om in te loggen. Kunt u niet inloggen? Controleer de volgende zaken: Heeft u een werkende Internetverbinding? Zijn uw gegevens juist ingevoerd? Kunt u nog steeds niet inloggen? Neem dan contact op met uw systeembeheerder om de gegevens te controleren. 4. Homepagina Welke knoppen zijn belangrijk? Na het inloggen wordt deze homepagina getoond. Het kan zijn dat u extra knoppen ziet. Hierop zijn de volgende onderdelen van belang: Te verzenden. Indien er onderdelen klaar staan voor verzending, staan deze hier vermeld. Door op een onderdeel te klikken, kan de actie eventueel bewerkt of verwijderd worden. Klanten. In dit scherm zijn alle klanten en objecten te vinden waar u als gebruiker recht op heeft. Mijn Objecten. Deze knop leidt u naar de pagina Mijn objecten. Meer hierover in hoofdstuk 4.2. Logo organisatie. In het midden van het scherm wordt het logo van uw oganisatie getoond. Home. Deze pagina is op dit moment actief. Synchroniseerknop. Door op deze knop te klikken worden de nieuwste gegevens opgehaald uit het LEVIY dashboard. Daarnaast worden de nog te verzenden onderdelen verzonden. Instellingen. Op deze pagina kunt u uw taalkeuze, lettergrootte etc. aanpassen. Page 3
4.1 Instellingen Wat kan ik instellen? Op het instellingenscherm kunt u uw instellingen wijzigen. De volgende acties zijn mogelijk: Taalkeuze. Hiermee kunt u de gewenste taal instellen. Tekstgrootte. Met deze knoppen kunt u de tekstgrootte in de app instellen. Internetkeuze. Dit is voor het automatisch synchroniseren, indien van belang, om onnodige Internetkosten te voorkomen. Geheugen wissen. Hiermee wist u de opgeslagen afbeeldingen en gegevens uit het tijdelijke geheugen. Deze kunnen, indien nodig, later opnieuw gedownload worden. Uitloggen. Op deze manier kunt u uitloggen op de app. Page 4
4.2 Mijn Objecten Wat zijn mijn objecten? In het scherm Mijn Objecten worden de, voor u, meest relevante objecten getoond. In het scherm zijn deze onderdelen aanwezig: Filteren. Indien de objecten een schoonmaakstatus hebben, is het mogelijk om op de statussen te filteren. Ook is het hiermee mogelijk om bijvoorbeeld alleen objecten met een technische melding te tonen. Sorteer op afstand. Door op deze knop te klikken, wordt de afstand tot de objecten berekend. Hierna wordt er een lijst getoond, gesorteerd op afstand. Zo is snel overzichtelijk welk object het meest dichtbij is. Zoekveld. Door in dit veld een zoekterm in te geven, worden alleen de objecten weergegeven die aan de gezochte term voldoen. Klantnaam en logo. De objecten worden getoond per klant. In dit scherm worden de klanten onder elkaar weergegeven. Objecten. De lijst met de objecten per klant. Page 5
5. Een Checklist lopen Hoe loop ik een Checklistcontrole? In het LEVIY Dashboard kunnen Checklist instellingen geconfigureerd worden. Op deze manier kan via de app een Checklistcontrole gelopen worden op een object. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe een Checklist gelopen kan worden. 5.1 Kies een object Hoe kies ik een object? Om een Checklist te kunnen lopen, dient eerst het object gekozen te worden dat onderwerp is voor de Checklist. Het kiezen van een object kan op twee manieren: 1. Kies op de homepagina voor [Klanten]. Kies de juiste klant en vervolgens het juiste object of; 2. Kies op de homepagina voor [Mijn Objecten]. Zoek en kies het juiste object, indien deze aanwezig is. Zodra het juiste object gekozen is, wordt er een scherm zoals hiernaast zichtbaar. Hoe ga je verder te werk? Onderin het scherm staat een lijst met als titel Acties starten. Hieronder staan de verschillende opties die mogelijk zijn voor dit object. Volg de volgende stappen om de Checklist te lopen: Kies in dit scherm voor de Checklist die gelopen gaat worden, bijvoorbeeld [Locatiescan]. Klik dan in het uitgeklapte venster op [Start Checklist]. Het kan zijn dat er meerdere Checklisten beschikbaar zijn voor dit object. Klik in dat geval voor de Checklist die u wilt gebruiken. Klik in het venster dat verschijnt op [Start Checklist]. Staat uw Checklist er niet bij? Dit kan aan de volgende punten liggen: U bent niet bevoegd op Checklist te lopen; De DKS is niet juist geconfigureerd in het dashboard. Page 6
5.2 Controleer de gegevens Staat alles goed ingevuld? Wanneer er op [Start Checklist] geklikt is, komt u op een scherm terecht zoals hiernaast. In dit scherm wordt informatie over de Checklist getoond. Veel van deze informatie is vooraf al ingevuld. Wel zijn er twee punten waar op gelet moet worden: 1. Enkele velden, zoals [Omschrijving], zijn nog niet ingevuld. Wat hier ingevuld wordt is per organisatie verschillend afgesproken. 2. Controleer altijd of de velden juist zijn ingevuld. Wanneer alle velden juist zijn ingevuld en gecontroleerd, kunt u klikken op de knop [Categorieën] bovenin het scherm. Op de afbeelding kunt u zien waar u [Categorieën] precies kunt vinden. Page 7
5.3 Categorieën Welke categorieën zijn er? Wanneer u op [Categorieën] heeft geklikt, komt u op een scherm zoals hierboven is getoond terecht. Indien de Checklist slechts enkele items heeft worden deze direct weergegeven. Anders dient eerst een categorie gekozen te worden. 1.Kies een categorie om te beoordelen. Het scherm met de subcategorieën en items, zoals het rechterscherm, wordt getoond. De items worden weergegeven met de huidige beoordeling aan de linkerkant. 2. Veeg over de beoordeling heen om deze te wijzigen of klik het item aan waarvoor de beoordeling moet worden aangepast. LET OP! Het is mogelijk dat bij het configureren van de Checklist gekozen is voor een compacte weergave. In dat geval wordt direct het scherm zoals het rechterscherm getoond. Page 8
5.4 Items beoordelen Hoe beoordeel ik een item? Nadat een item is gekozen om te beoordelen, wordt het beoordelingsscherm getoond zoals het linkerscherm. Volg de volgende stappen om een item te beoordelen: 1. Wijzig de beoordeling. 2. Vul bij de omschrijving in waarom het item aandacht vereist. 3. Voeg met een van de knoppen onderin een foto toe om de beoordeling te verduidelijken. 4. Klik rechtsboven in op het vinkje om de beoordeling op te slaan. 5. Het pinnetje geeft aan dat er een onderbouwing (een foto en/of een verklaring) is toegevoegd. 6. Beoordeel alle items op dezelfde manier totdat alle beoordelingen gedaan zijn. 4 1 5 2 3 Page 9
5.5 Aanwezigen Zijn er aanwezigen? Het kan voorkomen dat er bijvoorbeeld een directeur van het desbetreffende bedrijf met u mee loopt tijdens uw Checklist controle. Wanneer dit voorkomt kan deze persoon via de knop [Aanwezigen] toegevoegd worden aan de lijst. Dit kunt u doen via de volgende stappen: 1. Klik op de knop [Toevoegen]. Kies voor [Handmatige invoer]. 2. Wanneer er op handmatige invoer wordt geklikt komt er een scherm tevoorschijn zoals rechts onderin. Hier kan de persoon die meeloopt handmatig ingevoerd worden. Wanneer dit ingevuld is kan de desbetreffende persoon een paraaf zetten ter bevestiging. Dit kan door op de knop [Paraaf] te klikken. 3. Klik, zodra de de gegevens compleet zijn, op het vinkje rechts bovenin. De persoon is nu toegevoegd. Dit is zichtbaar naast de naam, door middel van een vulpen. Page 10
5.6 Afronden van de Checklist Hoe rond ik de Checklist af? Herhaal de vorige stappen om alle categorieën en items te beoordelen. Zodra de Checklist controle compleet beoordeeld is, kan deze verstuurd worden. Doe dit op deze manier: 1. Ga terug naar het scherm [Categorieën] door links bovenin het scherm op de knop [Terug] te klikken. 2. Klik dan op de [Diksette] rechts bovenin het scherm om alles op te slaan. U krijgt een bevestigingsscherm met daarin het aantal ruimten dat is toegevoegd. 3. Kies voor [Ja] om de controle direct te verzenden. Ook kunt u voor [Later] kiezen om de controle op te slaan en op een later moment te verzenden. Dit laatste kan handig zijn wanneer u op dat moment geen beschikking heeft over Internet. De controle wordt dan weergegeven op de homepage van de app. Page 11
6. Inloggen op het LEVIY Dashboard Hoe log ik in op het Dashboard? Zodra een controle vanuit de LEVIY App is verstuurd, is deze direct beschikbaar in het LEVIY Dashboard. Het Dashboard is beschikbaar via https://dashboard.leviy.com. Om toegang te krijgen tot het LEVIY Dashboard zijn de volgende twee zaken nodig: 1. Een computer (of tablet) met Internetverbinding. 2. Een gebruikersaccount om in te loggen in de LEVIY App en het LEVIY Dashboard. Hoe ga ik te werk? Volg de volgende stappen om in te loggen in het Dashboard: 1. Typ in de browser https://dashboard.leviy.com in. 2. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. 3. Klik op de knop [Inloggen] om in te loggen. Page 12
6.1 Overzichtspagina Wat zie ik? Nadat u bent ingelogd komt u op de overzichtspagina terecht. In het overzichtsscherm zijn de gegevens verzameld over de gelopen Checklist controles. Deze onderdelen staan onder elkaar weergegeven. De volgende zaken worden weergegeven: De gemiddelde score van een Checklist; de locatie met de hoogste score en de locatie met de laagste score. Checklists met de hoogste score in de gekozen periode. De persoon die de meeste checklists heeft gelopen. Met deze knoppen is het mogelijk om een bepaalde periode te kiezen en de resultaten van een bepaalde klant te bekijken. De score per Checklistcategorie. Door op deze knop te klikken kan u een andere taal selecteren. Een trendgrafiek waarin de resultaten over een bepaalde periode worden getoond. Checklists met de laagste score in de gekozen periode. Via deze knop kan er voor de persoonlijke pagina gekozen worden of er kan gekozen worden om uit te loggen. Page 13
7. Rapportage Welke resultaten kan ik bekijken? Wanneer de resultaten van een individuele Checklist controle bekeken willen worden kan dit via onderstaande stappen: 1. Klik bovenin het scherm op [Klanten]. Hierna verschijnt er een pagina waar verschillende locaties op staan. Deze locaties worden in een lijst weergegeven. 2. Kies de klant waarvan de resultaten van een Checklist controle bekeken willen worden. Wanneer de juiste locatie is aangeklikt verschijnt onderstaand scherm. Op dit scherm worden de volgende zaken getoond: 1 2 3 Menu. Door middel van dit menu kunt u schakelen tussen Klanten of Objecten of bijvoorbeeld tussen DKScontroles of Checklist controles. Knoppen. Wanneer u op een knop klikt krijgt u de activiteiten te zien van de gekozen knop over de gekozen klant of object, bijvoorbeeld Locatiescan. Activiteiten. Hier ziet u alle activiteiten van de gekozen klant, object of van de gekozen knop. 2 1 3 Page 14
7.1 Resultaten bekijken Hoe kan ik de resultaten bekijken? Bij een Checklist controle wordt de score weergegeven door middel van foutverdeling en de bevindingen. De resultaten van een controle worden zichtbaar wanneer er op de datum of op de uitslag wordt geklikt. Onderin het scherm kunnen de notities en afbeeldingen gevonden worden die zijn toegevoegd tijdens de controle. Tip 1: Via het menu aan de linkerkant van het scherm is het mogelijk om naar een overzicht van bijvoorbeeld alle Checklist controles of objecten te gaan. Dit menu klapt uit wanneer er met de muis naar de linkerkant van het scherm wordt gegaan. Klik in dit menu op [Checklist controles]. Er verschijnt een tabel met daarin alle Checklist controles van de gekozen locatie. Door op de datum of de uitslag van een controle te klikken worden de resultaten zichtbaar. Er verschijnt een scherm zoals de afbeelding hieronder. Hier staan de meest actuele ontwikkelingen voor deze klant. In deze lijst staan bijvoorbeeld de laatst toegevoegde Checklist controles. Door op de uitslag of op de datum te klikken komt u op een pagina terecht waar de details van de gekozen controle getoond worden. Tip 2: Door het menu aan de linkerkant van het scherm te openen en op de knop [Details] te klikken, wordt meer informatie over de controle getoond. Bij een Checklist controle staan hier in de fouten per ruimte en ruimtesoort. Door rechts bovenin het scherm te klikken op [PDF downloaden] wordt er een rapport op PDF-formaat weergegeven. In dit rapport staat een samenvatting van de controle met daarin ook de afbeeldingen en de notities bijgevoegd. Page 15
8. Analyse Hoe bekijk ik een analyse? Wanneer er resultaten op maat bekeken willen worden, kan er in het hoofdmenu gekozen worden voor [Checklist Analyse]. Hieronder staat uitgelegd wat u ziet en hoe u een bepaalde analyse kan vinden. 1 Vergelijk. Met deze knoppen kunt u aanpassen op bijvoorbeeld welke periode u de analyse wilt toepassen. 2 Vergelijk. Met deze knoppen kunt u aanpassen op bijvoorbeeld welk object of op welke klant u de analyse wilt toepassen. 3 Bevestig. Door middel van deze knop kunt u uw ingestelde data voor de analyse bevestigen. Hierna zullen de resultaten ververst worden met uw instellingen. 4 De analyse. Hier worden de resultaten van de door u ingestelde data getoond. De eerste overzichten geven de gemiddelde uitslag van een controle weer. Onderaan de pagina staan nog een aantal specifieke overzichten waarin alle data die binnen de filters valt is verzameld. Bijvoorbeeld: Bij welke ruimtecategorieën zijn de meeste fouten geconstateerd of welk item van de Checklist controle het slechtst wordt beoordeeld. Page 16