What s new voor ondernemers TELEBOEKHOUDEN Versie 7.0 ~ YOB TELEBOEKHOUDEN ~
Disclaimer Dit document is eigendom van YOB BV en blijft dit ook te allen tijde. De informatie in deze documentatie is met grote zorgvuldigheid samengesteld. Desondanks kunnen wij niet instaan voor de compleetheid of juistheid van de hierin beschreven informatie. De inhoud kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor YOB BV. De informatie die dit document bevat is strikt vertrouwelijk. Inzage is alleen toegestaan aan die personen aan wie het door YOB BV rechtstreeks ter beschikking is gesteld. Gebruik van deze informatie door derden en/of voor andere doeleinden dan waarvoor het is uitgereikt, is verboden. Openbaarmaking, vermenigvuldiging, verspreiding en/of verstrekking aan derden van (delen van) dit document is zonder schriftelijke toestemming vooraf van YOB BV niet toegestaan. Door acceptatie van dit document stemt de ontvanger ermee in dat hij of zij dit document op verzoek zal retourneren naar YOB BV.
1 Inhoudsopgave 1 2 3 INHOUDSOPGAVE 3 DOELSTELLING 5 ALGEMEEN 6 3.1 ICONEN 6 3.2 INSTELLINGEN 6 3.3 STARTPAGINA 7 4 HOOFDMENU RELATIES 8 4.1 NOTITIE VASTLEGGEN BIJ OPENSTAANDE POSTEN 8 4.2 OPVRAGEN FACTUREN BIJ RELATIES 8 5 HOOFDMENU MUTATIES 9 5.1 TUSSENVOEGEN REGELS IN CODEERBOEKEN 9 5.2 CONTROLE OP DUBBELE FACTUREN 9 5.3 HISTORIE 9 6 HOOFDMENU TELEBANKIEREN 10 6.1 INSTELLEN BEGINSALDO 10 6.2 OPNIEUW HERKENNEN BANKAFSCHRIFTEN 10 6.3 IBAN - BIC 11 6.4 WAARSCHUWING BIJ INLEZEN BANKAFSCHRIFTEN 11 6.5 MATCHEN VAN GEGEVENS 11 6.6 BETALINGEN EN ONTVANGSTEN ONDERWEG 12 6.7 AFBOEKEN OPEN POSTEN 12 6.8 HERKENNINGSCODE VOOR HERKENNING OP BANKREKENINGNUMMER 13 7 HOOFDMENU OVERZICHTEN 14 7.1 INZOOMEN GEGEVENS VORIG BOEKJAAR 14 7.2 VASTE WAARDEN IN SPECIFIEKE OVERZICHTEN 14 7.3 WERKKOSTENREGELING 14 8 HOOFDMENU VERKOOP 15 8.1 TUSSENVOEGEN ORDERREGELS 15 8.2 AANMAKEN VAN XML-LAYOUTS VOOR DIGITALE FACTURERING 15 8.3 UBL 2.0 15 8.4 VOORRAAD 15 8.5 INSTELLEN EERSTE FACTUURNUMMER 16 What s new voor ondernemers TELEBOEKHOUDEN V7.0 3
9 HOOFDMENU DOSSIERS / URENREGISTRATIE 17 9.1 BLOKKEREN DOSSIERS 17 10 HOOFDMENU BASISGEGEVENS 18 10.1 AFDRUKKEN REKENINGSCHEMA 18 What s new voor ondernemers TELEBOEKHOUDEN V7.0 4
2 Doelstelling Doelstelling van deze handleiding is om aanvullende gebruikersondersteuning te bieden voor de webapplicatie van YOB BV. De webapplicatie TELEBOEKHOUDEN is een portaal voor administratie- en accountantskantoren, franchiseorganisaties en verenigingen om cliënten en/of leden in de gelegenheid te stellen om op eenvoudige wijze financieel gerichte informatie met elkaar te delen om snel en doelmatig tot bedrijfsgerichte inzichten te komen. Daarnaast stelt het partijen in de gelegenheid om delen van taakgebieden naar keuze door de een of door de ander uit te laten voeren. What s new voor ondernemers TELEBOEKHOUDEN V7.0 5
3 Algemeen 3.1 Iconen TELEBOEKHOUDEN versie 7.0 heeft een geheel vernieuwde interface. De iconen zijn vervangen door nieuwe symbolen die de functies beter weergeven. Door met de muis een icoon aan te wijzen wordt de functie van het icoon getoond. In de bovenbalk zijn de basisfuncties opgenomen. Links in de bovenbalk staan de iconen voor de startpagina, help etc. die in versie 6.2 nog rechtsboven in het scherm te vinden waren. Midden in de balk staat vermeld welke menu-optie u heeft gekozen en rechts staat vermeld welke administratie is geopend. 3.2 Instellingen Onder de administratienaam kunt u een scherm openen waarin u de basisfuncties uit de bovenbalk terug kunt vinden. Tevens kunt u bij Instellingen uw persoonlijke voorkeuren opgeven. In TELEBOEKHOUDEN versie 7.0 zijn de filtervelden in de schermen standaard geactiveerd. Bij de Instellingen is een optie toegevoegd om de filtervelden niet meteen te tonen maar pas op het moment dat u het filtericoon in de werkbalk kiest. Bij Mijn gegevens vindt u de gegevens van uw abonnement en het versienummer van Teleboekhouden waarmee u werkt. What s new voor ondernemers TELEBOEKHOUDEN V7.0 6
3.3 Startpagina De startpagina is volledig vernieuwd. Rechts op de startpagina vindt u voortaan de informatie van uw kantoor en staat vermeld wanneer de laatste keer was dat de dagboeken zijn bijgewerkt. Wanneer uw kantoor Scanboeken aanbiedt dan vindt u bovenaan de snelkoppeling naar Scanboeken. Hiermee wordt u direct doorgeleid naar Scanboeken in de geopende administratie om uw inkoopfacturen automatisch te verwerken. De verschillende onderdelen van de startpagina staan onder elkaar en kunnen met behulp van de pijltjes naar wens worden geopend of gesloten. De nieuwsberichten van uw kantoor zijn voortaan duidelijk zichtbaar op de startpagina. Alleen de eerste regel van een bericht wordt getoond op de startpagina, door op het bericht te klikken wordt het volledige bericht getoond. What s new voor ondernemers TELEBOEKHOUDEN V7.0 7
4 Hoofdmenu Relaties 4.1 Notitie vastleggen bij openstaande posten Bij de stamgegevens van een Te betalen post of een Te ontvangen post kan een notitie worden vastgelegd. 4.2 Opvragen facturen bij relaties Vanuit een klant of leverancier kunnen de verkoop- en inkoopfacturen worden opgevraagd waarbij kan worden ingezoomd naar de afzonderlijke regels van de factuur. Gebruik hiervoor F7 of het icoon in de werkbalk. What s new voor ondernemers TELEBOEKHOUDEN V7.0 8
5 Hoofdmenu Mutaties 5.1 Tussenvoegen regels in codeerboeken In alle codeerboeken kunnen regels worden tussengevoegd. Selecteer hiervoor de regel waarvóór u een regel wilt invoegen en gebruik Ctrl-F3 of het icoon 5.2 Controle op dubbele facturen In de codeerboeken voor inkoop en verkoop vindt een controle plaats om te voorkomen dat facturen dubbel worden ingeboekt. Als de combinatie van relatie - factuurnummer op een vorige codeerbladzijde al is gebruikt dan komt er een waarschuwing. 5.3 Historie Bij Mutaties - Historie zijn afzonderlijke menu-opties gekomen voor het opvragen van de historie van dagboekbladzijdes en dagboekregels. In de bladzijdehistorie kunnen op factuurniveau gegevens worden gezocht en vergeleken. Per bladzijde kan daarbij worden ingezoomd naar de afzonderlijke regels. De regelhistorie kan worden gebruikt voor rapportages en voor het op detailniveau zoeken van mutaties met bepaalde kenmerken. Ook de gegevens van de codeerboekingen kunnen voortaan worden opgevraagd. Hierdoor kunt u snel gegevens opzoeken in de nog niet verwerkte codeerregels. What s new voor ondernemers TELEBOEKHOUDEN V7.0 9
6 Hoofdmenu Telebankieren 6.1 Instellen beginsaldo Als na het aanmaken van een nieuw boekjaar nog bankafschriften worden toegevoegd in het oude jaar dan zal in het nieuwe boekjaar het beginsaldo van de bank niet correct zijn. Tot nu toe moest uw adviseur dit beginsaldo corrigeren. Voortaan kunt u dit echter zelf doen. Kies hiervoor Basisgegevens Codeerboeken en selecteer het bankboek. Met het icoon in te voeren. in de werkbalk kunt u een scherm openen om het correcte beginsaldo 6.2 Opnieuw herkennen bankafschriften Na het inlezen van bankafschriften kan, vanuit het hoofdscherm met bankafschriften, of vanuit een geopend bankafschrift, de herkenning opnieuw worden uitgevoerd. Hierdoor wordt het mogelijk om bijv. bankrekeningnummers toe te voegen aan nieuwe relaties zodat de openstaande posten die in eerste instantie niet herkend zijn alsnog te laten herkennen. What s new voor ondernemers TELEBOEKHOUDEN V7.0 10
6.3 IBAN - BIC Bij de relaties kan het IBAN en de BIC worden vastgelegd. Deze gegevens dienen ter voorbereiding van SEPA. De bankformaten voor het gebruik van SEPA zullen in een later stadium worden toegevoegd. Voor het aanmaken van betaal- en incasso bestanden en bij het inlezen van bankafschriften zal vooralsnog alleen gebruik worden gemaakt van de 9-cijferige bankrekeningnummers. 6.4 Waarschuwing bij inlezen bankafschriften Bij het inlezen van bankafschriften wordt voortaan een waarschuwing gegeven als bankafschriften al eerder zijn ingelezen of als er mutaties uit een ander boekjaar zijn ingelezen. In dat geval dient u te controleren of de ingelezen bankafschriften wellicht verwijderd moeten worden. 6.5 Matchen van gegevens Een bankafschriftregel kan weliswaar Geldig zijn maar dat hoeft nog niet te betekenen dat de boeking ook correct is. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een boeking waarin u de vraagpostenrekening heeft ingevuld omdat u de juiste rekening nog wilt navragen. Uw kantoor kan nu een controle toevoegen waardoor het gebruik van de vraagpostenrekening niet wordt toegestaan. In TELEBOEKHOUDEN wordt vervolgens bekeken of een boeking voldoet aan deze controle. Als dit het geval is dan zal in de kolom Match een vinkje worden gezet. Zo niet dan dient de boeking eerst te worden aangepast alvorens deze kan worden verwerkt naar de dagboeken. Naast een controle op het gebruik van de vraagpostenrekening kan uw kantoor nog andere controles inbouwen. What s new voor ondernemers TELEBOEKHOUDEN V7.0 11
6.6 Betalingen en Ontvangsten onderweg Als een betaalbestand wordt aangemaakt dan is dit zichtbaar in het scherm Te betalen posten doordat bij de betaalde post een Datum onderweg is ingevuld. De post blijft dan echter wel in het scherm met openstaande posten staan. Het is nu mogelijk om gebruik te maken van een tussenrekening Betalingen onderweg zodat een post meteen na aanmaken van het betaalbestand wordt verwijderd uit de openstaande posten. Bij het inlezen van bankafschriften zullen de posten via de tussenrekening worden afgeboekt. Mocht blijken dat een betaalopdracht uit het betaalbestand niet is uitgevoerd dan is het mogelijk om de betreffende post vanuit de betaalhistorie weer terug te boeken naar de openstaande posten. Uw adviseur kan deze instelling voor u activeren. Ook voor incasso s is deze optie beschikbaar. 6.7 Afboeken open posten Bij het afboeken van meerdere openstaande posten is een extra tabblad toegevoegd waarop alle openstaande posten zijn opgenomen. Hierdoor wordt het mogelijk om inkoopfacturen en verkoopfacturen in één keer te markeren zodat deze met elkaar verrekend kunnen worden. Betalingsverschillen kunnen voortaan ook via dit scherm worden geboekt, hiervoor dient u in de kolom Mutatie het betaalde bedrag in te voeren. Bij het verlaten van de regel komt dan een popup scherm tevoorschijn waarin u kunt aangeven wat er dient te gebeuren met het verschil. What s new voor ondernemers TELEBOEKHOUDEN V7.0 12
6.8 Herkenningscode voor herkenning op bankrekeningnummer Het is nu mogelijk om herkenningscodes aan te maken waarbij alleen wordt gecontroleerd of het bankrekeningnummer in de herkenningscode overeenkomt met het bankrekeningnummer van de ingelezen bankafschriftregel. Hierdoor is het niet meer belangrijk welke omschrijving is meegegeven in het bankafschrift maar kan de post worden geboekt op basis van het bankrekeningnummer. Het veld herkenningscode dient in dat geval leeg te blijven. Als er wel tekst wordt ingevuld in het veld herkenningcode dan wordt tevens gecontroleerd of de tekst daarvan voorkomt in de afschriftregel (dubbele controle). What s new voor ondernemers TELEBOEKHOUDEN V7.0 13
7 Hoofdmenu Overzichten 7.1 Inzoomen gegevens vorig boekjaar Bij de specifieke overzichten kan nu ook worden ingezoomd naar de gegevens van het vorige boekjaar. 7.2 Vaste waarden in Specifieke overzichten Als uw administratiekantoor gebruikt maakt van de uitbreidingsmodule Verslagcalculatie dan kunnen in TELEBOEKHOUDEN versie 7.0 uitgebreide, specifieke overzichten beschikbaar worden gesteld. In deze overzichten kunnen Vaste waarden worden opgenomen. Dit zijn grootheden die gebruikt worden in uw bedrijf maar die wel kunnen variëren per periode. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aantal fte s of het aantal vierkante meter magazijnoppervlak. In een specifiek overzicht kunnen dergelijke vaste waarden worden afgedrukt maar er kan ook mee gerekend worden. Deze Vaste waarden' kunnen voortaan via TELEBOEKHOUDEN worden ingevuld bij de basisgegevens. Neem voor meer informatie over deze mogelijkheden contact op met uw adviseur. 7.3 Werkkostenregeling Als uw administratiekantoor gebruikt maakt van de uitbreidingsmodule Verslagcalculatie dan is in TELEBOEKHOUDEN versie 7.0 aanvullende functionaliteit voor de werkkostenregeling beschikbaar. Bij de boekingen kan worden aangegeven of deze meetellen voor de werkkostenregeling. Via de Vaste waarden (Basisgegevens) kan het fiscale loon per periode worden ingevoerd. Het rapport voor de werkkostenregeling is beschikbaar bij de vaste overzichten in TELEBOEKHOUDEN. What s new voor ondernemers TELEBOEKHOUDEN V7.0 14
8 Hoofdmenu Verkoop 8.1 Tussenvoegen orderregels In een verkooporder kunnen regels worden tussengevoegd. Selecteer hiervoor de regel waarvóór u een regel wilt invoegen en gebruik Ctrl-F3 of het icoon in de werkbalk. 8.2 Aanmaken van XML-layouts voor digitale facturering Vanaf versie 6.2 van TELEBOEKHOUDEN is het mogelijk om facturen via mail te versturen. Dit was alleen mogelijk als uw administratiekantoor XML-layout(s) voor u had aangemaakt. In versie 7.0 van TELEBOEKHOUDEN kunt u zelf XML-layouts aanmaken. Via Basisgegevens Layouts kunt u layouts toevoegen door een kopie te maken van een voorbeeldlayout of van een layout die eerder is aangemaakt. Vervolgens kunt u de verschillende onderdelen van de layout naar wens aanpassen. Let op: in TELEBOEKHOUDEN 7.0 is het niet meer mogelijk om bij de facturatie gebruik te maken van maatwerklayouts. Dit zijn layouts die in het verleden door YOB zijn aangemaakt in het geval dat er specifieke wensen waren voor het afdrukken van een factuur. Ter vervanging van een maatwerklayout dient u een (of meerdere) XML-layouts aan te maken. In de XML-layouts is daarom functionaliteit opgenomen voor transport naar volgende pagina s, korting per regel en G-rekening. U kunt zelf ook afbeeldingen (logo s, briefpapier) en lettertypes uploaden die vervolgens kunnen worden gebruikt in de layout. In de gebruikershandleiding voor TELEBOEKHOUDEN 7.0 vindt u meer informatie over het aanmaken en aanpassen van XML-layouts. Deze handleiding kunt u raadplegen via de online help van TELEBOEKHOUDEN door te kiezen voor het icoon in de bovenbalk. 8.3 UBL 2.0 Een factuur wordt als PDF-bijlage toegevoegd aan de verstuurde mail. Bij de XML-layout kunt u instellen dat de factuur bovendien als UBL wordt toegevoegd aan de mail. Uw afnemers kunnen dit UBL-bestand inlezen in hun eigen administratiesoftware, dit voorkomt handmatig invoerwerk en daarmee fouten. Uw facturen worden hierdoor doorgaans beter betaald. 8.4 Voorraad Bij de basisgegevens kunnen Transactiecodes worden aangemaakt. Deze codes kunt u gebruiken bij het vastleggen van voorraadwijzigingen van producten, denk bijvoorbeeld aan Beginvoorraad, Inkoop, Correctie, Breuk (verkochte producten worden automatisch van de voorraad afgehaald, hiervoor is geen transactiecode nodig). Als in TELEBOEKHOUDEN geen menuoptie aanwezig is voor het wijzigen van voorraad dan kan uw adviseur dit voor u activeren. What s new voor ondernemers TELEBOEKHOUDEN V7.0 15
8.5 Instellen eerste factuurnummer Bij de eerste factuur van een nieuw boekjaar wordt gecontroleerd of het eerste factuurnummer al is ingesteld. Als dit niet het geval is wordt een scherm getoond waarin het factuurnummer kan worden ingevuld. Daarbij wordt een factuurnummer voorgesteld waarbij rekening wordt gehouden met het laatste factuurnummer van het vorige boekjaar. Als dit factuurnummer een jaartal bevat zal dit jaartal worden verhoogd en aangevuld met volgnummer 1 met hetzelfde aantal voorloopnullen als in het vorige boekjaar. Als er geen jaartal aanwezig is dan zal het voorgesteld factuurnummer aansluiten op het laatste factuurnummer van het vorige boekjaar. What s new voor ondernemers TELEBOEKHOUDEN V7.0 16
9 Hoofdmenu Dossiers / Urenregistratie 9.1 Blokkeren dossiers Dossiers kunnen voortaan worden geblokkeerd, hierdoor zijn ze niet meer te gebruiken in de boekingen. What s new voor ondernemers TELEBOEKHOUDEN V7.0 17
10 Hoofdmenu Basisgegevens 10.1 Afdrukken rekeningschema Er kan een selectie worden gemaakt bij het afdrukken van het rekeningschema. Bij het bereik kan worden opgegeven welke rekeningen u wilt afdrukken. Als de optie Webpublicatie wordt geactiveerd dan zullen alleen de gepubliceerde rekeningen worden afgedrukt. Gebruikers die zelf geen mogelijkheid hebben om het rekeningschema te wijzigen zullen in het scherm alleen de gepubliceerde rekeningen zien, in dat geval heeft de optie Webpublicatie geen toegevoegde waarde. What s new voor ondernemers TELEBOEKHOUDEN V7.0 18