Handleiding Ariba INVOICING PO Ten behoeve van Suppliers Printdatum 6 december 2013 Documentnaam Handleiding Ariba - Invoicing PO (SUPPLIER).doc Versie Versie 1.2 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 1 van 20
Inhoud 1 Inleiding... 3 1.1 Gasunie vernieuwt haar inkoopproces... 3 1.2 Overgang van huidige werkwijze naar de nieuwe... 3 1.3 Factuurvereisten... 3 1.4 Meer informatie... 3 2 Invoicing PO... 4 2.1 Dashboard... 4 2.2 Overzicht PO's... 4 2.3 De PO... 5 2.4 Orderbevestiging... 5 2.4.1 Confirm all... 6 2.5 Leveringsbericht... 7 2.6 Standaard factuur... 9 2.6.1 PO flip... 9 2.6.2 Inhuur... 10 2.6.2.1 Serviceperiode... 10 2.6.2.2 Urenbriefje... 10 2.6.3 BTW... 11 2.6.4 Bijlagen en/of commentaar toevoegen... 11 2.6.4.1 Header... 11 2.6.4.2 Regel... 11 2.6.5 Afronden... 12 2.7 Factuur controleren... 12 2.7.1 Header... 12 2.7.2 PO details en Summary... 13 2.8 Afronden van de factuur... 13 2.8.1 Wijzigen... 13 2.8.2 Opslaan... 14 2.8.3 Afsluiten en niet opslaan... 14 2.8.4 Verzenden... 15 2.9 Dashboard update... 16 2.9.1 PO Status... 16 2.9.2 Invoice Status... 16 2.10 Credit memo... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.10.1 Header... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.10.2 Adressen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.10.3 Indiener en ontvanger... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.10.4 BTW... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.10.5 Ontvanger credit... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.10.6 Credit memo controleren... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.11 Line-Item credit memo... 17 2.11.1 PO openen... 17 2.11.2 Invoice openen... 18 2.11.3 Het creëren van de Line-Item Credit Memo... 19 2.11.4 Line-Item Credit memo controleren... 20 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 2 van 20
1 Inleiding 1.1 Gasunie vernieuwt haar inkoopproces Begin 2011 heeft Gasunie de inkoop managementtool Ariba in haar organisatie geïntroduceerd. Met het inzetten van deze tool kunnen we verschillende onderdelen van het inkoopproces digitaal uitvoeren. We stappen af van de fysieke factuur en communiceren rechtstreeks met onze leveranciers via het Ariba Netwerk. U als onze leverancier verzendt uw facturen via het Ariba Netwerk en krijgt meer inzicht in uw inkooporders en betalingen daarvan. Deze handleiding is bedoeld voor de leveranciers die op het Ariba Netwerk zijn aangesloten. 1.2 Overgang van huidige werkwijze naar de nieuwe Als een order via Ariba is verzonden, dan moet ook de factuur via Ariba aan Gasunie worden aangeboden. Dit betreft de 10-cijferige ordernummers startend met 52. Alle overige orders moeten op de oude wijze worden gefactureerd. 1.3 Factuurvereisten Alle factuurvereisten worden door het systeem afgedwongen. In de volgende werkinstructie komen alle verschillende onderdelen stapsgewijs aan de orde. 1.4 Meer informatie Meer informatie over ons inkoopproces kunt u lezen op onze website http://www.gasunie.nl/leveranciers. Informatie over de Ariba-tool en het bedrijf achter de tool kunt u vinden op http://supplier.ariba.com. Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen, dan kunt u met uw vragen terecht bij uw Gasunie-contactpersoon of mailen naar: factuurafhandeling@gasunie.nl. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 3 van 20
2 Invoicing PO 2.1 Dashboard Nieuwe Purchase Orders (PO's) zijn zichtbaar op het dashboard. 1. Klik op in het linker menu op Purchase Orders New 2. Of klik op Purchase Order Status New. 2.2 Overzicht PO's Onderstaande scherm wordt geopend. In dit overzicht staan alle ontvangen PO's. 1. Klik op het Order Nummer om deze te openen. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 4 van 20
2.3 De PO Bovenaan de PO staan de verschillende opties, de belangrijkste hiervan zijn: 1. Creëer een orderbevestiging (Create Confirmation). 2. Creëer een leveringsbericht (Create Ship Notice). 3. Creëer een factuur (Create Invoice). 2.4 Orderbevestiging Een orderbevestiging kunt u gebruiken (is niet noodzakelijk) om uw klant te informeren dat u zijn bestelling heeft geplaatst. Daarnaast is het een handig middel voor uzelf en uw klant om te controleren of de bestelling is omgezet in de juiste order. Het versturen van een orderbevestiging voorkomt dus fouten. Maar de belangrijkste functie ervan is misschien nog wel de administratieve. In de orderbevestiging kunnen twee keuzes gemaakt worden: 1. Alles bevestigen (Confirm All). 2. Een deel bevestigen of afwijzen (Confirm/Backorder/Reject). 3. Klik vervolgens op "Next". 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 5 van 20
2.4.1 Confirm all In de bevestiging moeten de velden met een * verplicht ingevuld worden. De overige velden zijn optioneel. Aan de linkerzijde is continu te zien waar u in het proces zit. 1. Vul het Confirmation nummer in. 2. Selecteer de verwachte leverdatum. 3. Klik op "Next" als de vereiste en gewenste velden zijn ingevuld. Het volgende overzicht (samenvatting) verschijnt. 4. Klik op "Submit" om de bevestiging naar de klant te versturen. 5. Klik op "Previous" om wijzigingen aan te brengen. 6. Klik op "Exit" om de bevestiging te annuleren. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 6 van 20
De PO wordt bijgewerkt: 7. Routing Status: Acknowledged en Order Status: Confirmed. 8. Related documents: Order Confirmation. 2.5 Leveringsbericht Om als leverancier aan te geven dat u verzonden/geleverd heeft, kunt u een Ship Notice versturen. In de bevestiging moeten de velden met een * verplicht ingevuld worden. De overige velden zijn optioneel. Aan de linkerzijde is continu te zien waar u in het proces zit. 1. Vul uw Packing Slip ID in. 2. De adresgegevens moeten worden ingevuld (worden overgenomen van uw profiel). 3. Vul de leverdatum in. 4. Geef aan hoeveel u heeft verzonden. 5. Klik op "Next" als de vereiste en gewenste velden zijn ingevuld. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 7 van 20
Het volgende overzicht (samenvatting) verschijnt. 1. Klik op "Submit" om de bevestiging naar de klant te versturen. 2. Klik op "Previous" om wijzigingen aan te brengen. 3. Klik op "Exit" om de bevestiging te annuleren. De PO wordt bijgewerkt: 4. Order Status: Shipped. 5. Related documents: Order Confirmation. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 8 van 20
2.6 Standaard factuur Open de betreffende PO voor het maken van een standaard factuur (PO-flip). 1. Klik op "Create Invoice". 2. Klik vervolgens op "Standard Invoice" 2.6.1 PO flip De PO wordt gekopieerd (de flip) en daarmee de factuur gecreëerd (PO flip Invoice). In de factuur moeten de velden met een * verplicht ingevuld worden. De overige velden zijn optioneel. 1. Vul uw unieke factuurnummer in. 2. Vul de factuurdatum in (kan niet in het verleden liggen). 3. Uw BTW-nummer is verplicht (aanpassingen aan uw BTW-nummer kunnen worden doorgevoerd in uw profiel, zie hiervoor de handleiding op www.gasunie.nl/leveranciers). Let op: uw BTW nummer dient te beginnen met de betreffende landcode in hoofdletters (bijv. NL001234567B01). Wordt overgenomen van de PO Wordt overgenomen van de PO 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 9 van 20
4. Geef hier aan hoeveel u wilt factureren. 5. Klik op "Update" om te actualiseren. 6. Klik op "Next" om door te gaan. 7. Klik op "Save" om uw factuur op te slaan. 8. Klik op "Exit" om het maken van de factuur te verlaten. 2.6.2 Inhuur Voor het factureren van de uren van inhuurpersoneel moet er extra informatie worden ingevuld. Het factureren van declaraties (overuren tegen afwijkende tarieven en kilometers) moet via een NON- PO invoice. Zie hiervoor de handleiding op www.gasunie.nl/leveranciers. 2.6.2.1 Serviceperiode Dit veld is alleen beschikbaar bij Inhuur PO s die via Collaboratie zijn gemaakt. Bij Inhuur via een standaard PO moet de service periode vermeld worden in het commentaar veld. Dit is de periode waarover wordt gefactureerd: 1. Vul de startdatum in 2. Vul de einddatum in 2.6.2.2 Urenbriefje Het toevoegen van een getekend urenbriefje is verplicht. Dit kan in de vorm van een gescand document (bijvoorbeeld PDF) worden toegevoegd aan de header! 1. Klik op Add to Header 2. Klik op Attachment 3. Klik op Bladeren 4. Selecteer uw getekende urenbriefje en deze wordt hier zichtbaar 5. Klik op Add Attachement 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 10 van 20
2.6.3 BTW Aan de goederen en/of diensten moet BTW worden gekoppeld. 1. Selecteer de relevante BTW-code. 2. Selecteer de regels waaraan de BTW toegevoegd moet worden. 3. Klik op 'Add to Included Lines' om de BTW aan de geselecteerde items toe te voegen. 2.6.4 Bijlagen en/of commentaar toevoegen Het toevoegen van bijlagen en/of commentaar kan op header en op regelniveau. Voor Inhuur PO s mag dit alleen op de header. 2.6.4.1 Header Onder het veld Supplier VAT staat de knop Add to Header. Hiermee kun je op hoofdniveau bijlagen en commentaren toevoegen. 2.6.4.2 Regel Voor het toevoegen van bijlagen en commentaren op regelniveau moet je verder naar beneden scrollen. 1. Selecteer de betreffende regel 2. Klik daarna onderaan het scherm op Line Item Actions 3. Kies Add Attachment 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 11 van 20
2.6.5 Afronden 1. Klik op "Update" om alle informatie bij te werken en te controleren. 2. Kies "Save" voor het opslaan van uw factuur. 3. Selecteer "Next" om verder te gaan en uw factuur te controleren. 2.7 Factuur controleren 2.7.1 Header Samenvatting Bill To (factuuradres) Ship To (afleveradres) Betalingsconditie en BTW-nummers 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 12 van 20
2.7.2 PO details en Summary De flip zorgt ervoor dat de PO-details worden overgenomen Onderaan staat het BTW-overzicht Grand totaal 2.8 Afronden van de factuur Aan het einde heeft u vier opties. 2.8.1 Wijzigen 1. Klik op "Previous". 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 13 van 20
2.8.2 Opslaan 1. Klik op "Save". Na het opslaan verschijnt bovenaan de volgende melding. De opgeslagen factuur kunt u terugvinden door: 2. op Exit te klikken, 3. vervolgens Save te kiezen, 4. naar uw Outbox te gaan, 5. op Drafts te klikken, en 6. uw opgeslagen Invoices verschijnen. Vanaf hier kunt u uw opgeslagen Invoices selecteren en weer bewerken. 2.8.3 Afsluiten en niet opslaan 1. Klik op "Exit". 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 14 van 20
2.8.4 Verzenden 1. Klik op "Submit". Uw factuur is verstuurd en de volgende melding verschijnt. 2. Klik op "Print" om de factuur uit te printen. 3. Klik op "Exit" om door te gaan. Uw verzonden factuur staat in uw dashboard onder Invoice Status Sent De PO wordt bijgewerkt: 4. Order Status: Invoiced. 5. Related documents: Invoice. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 15 van 20
2.9 Dashboard update 2.9.1 PO Status Op uw dashboard is te zien dat er geen nieuwe PO's meer zijn. Wel is het aantal Invoiced PO's met één toegenomen. 2.9.2 Invoice Status Daarnaast is de Invoice Status gewijzigd: Sent +1. In de Invoice Status zijn verschillende stadia te zien welke voor u als leverancier van belang zijn. 1. Sent Uw heeft de factuur richting klant verstuurd. 2. Approved De klant heeft uw factuur goedgekeurd. 3. Paid De klant gaat uw factuur betalen. 4. Rejected De factuur is afgewezen. 5. Failed Op het Ariba Netwerk is iets fout gegaan. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 16 van 20
2.10 Line-Item credit memo Een credit factuur kan verstuurd worden via de optie Line-Item Credit Memo. Een credit kan pas worden verstuurd nadat is gebleken dat een eerder verstuurde factuur niet terecht of goed was. Open de betreffende PO (2.10.1) of de betreffende factuur (2.10.2) voor het maken van een Credit Memo. 2.10.1 PO openen 1. Ga naar Inbox. 2. Klik op het ordernummer. Aan het gekleurde symbool is te zien dat de factuur is gemaakt. 1. Klik op "Create Invoice". 2. Klik vervolgens op "Line-Item Credit Memo". 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 17 van 20
3. Selecteer de betreffende factuur. 4. Klik op "Create Line-Item Credit Memo". 2.10.2 Invoice openen 1. Ga naar de Outbox. 2. Open de betreffende factuur door er op te klikken. 3. Klik op "Create Line-Item Credit Memo". 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 18 van 20
2.10.3 Het creëren van de Line-Item Credit Memo De meeste informatie wordt overgenomen van de PO. 1. Vul uw factuurnummer in. 2. Selecteer de factuurdatum. 3. Geef een duidelijke reden op voor de Credit Memo. De te crediteren goederen/diensten zijn overgenomen van de PO. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 19 van 20
4. Pas het aantal aan indien gewenst (let op: dit moet een negatief getal zijn). 5. Pas de prijs aan indien gewenst. 6. Klik op Next. 2.10.4 Line-Item Credit memo controleren Het controleren van de Line-Item Credit Memo gaat op nagenoeg dezelfde wijze als het controleren van de factuur (zie 2.7). Het enige verschil is dat de Line-Item Credit Memo niet kan worden opgeslagen als concept. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 20 van 20