APOTHEEKLOGISTIEK Het ziekenhuis van vandaag en morgen Steve Sel, Project Officer
Logistiek is geen kernactiviteit
2012: project Hospitaallogistiek Scope: Verbruiksartikelen en economaat (beperkte waarde) Bewustwording: betere logistieke processen leiden tot lagere kosten en hogere service levels Nog grotere potentiële winst in apotheek! 2
Nood aan efficiënte apotheeklogistiek ACCREDITATIE + 3
2013: Brainstormsessie 4
Kernvraag en doelstellingen APOLO Hoe kunnen performantere logistieke processen in de ziekenhuisapotheek bijdragen tot een kosten-efficiëntere én betere zorgverlening? Doelstellingen: Inspelen op huidige knelpunten / uitdagingen Praktisch haalbare en concrete oplossingen aanreiken 5
Aanpak APOLO De ziekenhuisapotheek van vandaag Nieuwe concepten in de praktijk (best practices) De ziekenhuisapotheek van morgen Pilootproject 6
De ziekenhuisapotheek van vandaag Knelpunten door tekortkomingen processen : Veel manueel, administratief, tijdrovend werk Onduidelijke voorschriften: foutieve picking/toediening Foute registratie op afdeling: factuur en voorraad fout Beperkt inzicht voorraadniveaus: laattijdig bestellen, stockbreuken Niet-registratie lotnummers & vervaldagen: vervallen voorraden Veel retouren: hoge werklast Inefficiënties bemoeilijken planning van activiteiten Weinig flexibele distributie: medicatie te laat op afdeling Gebrekkige verbruiksregistratie OK: financiële verliezen 7
De ziekenhuisapotheek van vandaag Aanbevelingen: Leveranciers: Bestelbonnen automatisch uitsturen (i.p.v. fax) Opvolging leveranciers (foutenlast bij aanlevering) Backorders / stockbreuken opvolgen (operationele impact) en opnemen in onderhandelingen met leveranciers Voorraad Bestel- en voorraadparameters instellen + updaten op basis van effectieve verbruikscijfers Slow movers 1x/jaar evalueren: behouden als voorraadartikel? Streven naar minder divers formularium Evenwicht centrale vs decentrale voorraad 8
De ziekenhuisapotheek van vandaag Aanbevelingen: Distributie EVS* als basis voor een patiëntveilige / efficiënte distributie Investeren in automatisering Kost geld, maar wat kost huidige werkwijze? Zelf investeren, samenwerken of uitbesteden (idem compounding)? Retouren Automatiseren: manuele verwerking is tijdrovend Reduceren: # dagen medicatie naar afdeling i.f.v. gemiddelde ligduur Nieuwbouw + accreditatie stimulans voor vernieuwde aanpak 9
De ziekenhuisapotheek van vandaag Zelf doen versus uitbesteden volgens logistieke dienstverleners: Wat wordt vandaag al uitbesteed? (steekproef) Labeling Hoog Risico Materiaal (1), opslag steriele verbruiksartikelen (1), fijndistributie perfusies tot op de afdeling (1), magistrale bereidingen (1) 10
De ziekenhuisapotheek van morgen Garanties bieden op gebied van: Service: beschikbaarheid van de juiste medicatie op het juiste moment Patiëntveiligheid: traceerbaarheid toegediende medicatie Hoe? 1. Elektronisch voorschrift (EVS) 2. Uniek identificeerbare unidoses (tracering) 3. Vorm van automatisering 4. (Oog voor) samenwerking met andere ziekenhuizen en/of logistieke platformen (kostenbeheersing) Generieke To Be scenario s 11
De ziekenhuisapotheek van morgen Centraal distributiemodel + Gecontroleerde noodkast op de afdeling 12
De ziekenhuisapotheek van morgen Decentraal distributiemodel PILOOTPROJECT AZ DELTA 13
De ziekenhuisapotheek van morgen Keuze Centraal-Decentraal model 14
De ziekenhuisapotheek van morgen Unidosering Samenwerken Logistiek dienstverlener Dienstverlener in eigen naam of van ziekenhuisapotheker? Bepaalt of leverancier rechtstreeks aan platform mag leveren 15
Nieuwe concepten in de praktijk Integratie OK management en logistiek Automatisering geneesmiddelendistributie Dienstverleningsplatformen 16
Integratie OK management en logistiek 1/3 e voorraadwaarde wordt in operatiekwartier verbruikt Belang van logistieke omkadering en software Correct toerekenen aan patiënt/ingreep UMC Sint-Pieter (Brussel) 2009: verliezen OK + patiëntveiligheid in vraag Investeren in tracering medisch materiaal 2012: Juliette beheersplatform OK Koppeling apotheeksysteem, OK-planning, patiëntentransport en medisch dossier Elektronische fiche per ingreep link met planning voor picking operatiekarren Verpleegkundige registreert verbruik in OK RESULTAAT: inzicht in voorraad + correcte factuur Bijkomende applicaties m.b.t. sterilisatie en implantaten 1.250.000 eur besparing in 3 jaar Ander voorbeeld: Ziekenhuis Oost-Limburg (ZOL) 17
Automatisering geneesmiddelen-distributie AZ Damiaan Jan Yperman Ziekenhuis 18
Atrium Medisch Centrum (Heerlen) Situering Apotheek: # bedden: 480 + 200 daghospitaal (+2.500 commerciële ) # FTE: 115 (veel klinische farmacie) Werkuren: 2 shifts van 7-21u Al 10 jaar EVS Onderzoek medicatiefouten Door verpleging: 6,9% Door apotheek: 0,9% 2006 2008 Investering in centrale robot <0,01% fouten (patiëntveiligheid!) uitgerold voor alle afdelingen 2011 19
Atrium Medisch Centrum (Heerlen) De allesrobot : Verknippen/herverpakken + distributie 24/24 operationeel: 2 dag shifts productie s nachts: onbemande retourverwerking Service: afdelingen 1x tot 3x per dag beleveren 800-900 voorraadartikelen 85% van alle UD toedieningen via robot Betrouwbaarheid : 2 pannes op 5 jaar (2 armen) 20
Atrium Medisch Centrum (Heerlen) Grondig becijferde business case: Berekende terugverdientijd 7-8 jaar, in realiteit korter door extra bedden Investering : 1 mln eur (jonge 2e hands) Jaarlijks onderhoud : 0,1 mln eur/jaar Minder verliezen op de afdeling (voorheen 0,3 mln eur/jaar) Retouren -75% en vergt minder werk (Technologie verknipping veroudert snel) Besluit Servicelevel: openingsuren apotheek zijn bepalend Meer tijd voor verpleegkundige zorg en klinische farmacie Best practice qua centrale distributie! 21
Dienstverleningsplatformen Waarom uitbesteden? Focus op kernactiviteiten Schaalgrootte verantwoordt investering niet Technologie evolueert snel Bestaande platformen Unidosering Aseptische en risicovolle bereidingen Modernisering clean rooms Nieuw type vergunning (KB 17/7/2014) Logistieke vereisten: GDP-conform transport 22
Betere voorstellen voor efficiëntiewinst? @AZ Nikolaas 23
DE KRACHT VAN VELEN IS DE KENNIS DIE ZE DELEN! Vlaams Instituut voor de Logistiek (VIL) Flanders Institute for Logistics Koninklijkelaan 76 B-2600 Berchem T: +32 (0) 3 229 05 00 www.vil.be info@vil.be