Vlimpers Startersgids Selfservice Werknemer

Vlimpers Startersgids Selfservice Werknemer

Inhoud 1. Inloggen in Vlimpers... 5 1.1 Inloggen van op je pc van de Vlaamse overheid... 5 1.2 Inloggen van op je privé-pc... 6 1.3 Wachtwoord verkrijgen of aanpassen... 6 2. Werken met Vlimpers... 7 2.1 Navigeren in Vlimpers... 7 2.2 Welke arbeidsrelatie moet ik selecteren?... 7 2.3 Gegevens sorteren en exporteren... 8 2.4 Waar vind ik nog hulp bij vragen?... 9 3. Gegevens zelf aanpassen in Vlimpers... 10 3.1 Persoonsgegevens... 10 3.1.1 Adresgegevens... 11 3.1.2 Telefoonnummers... 13 3.1.3 E-mailadressen... 14 3.1.4 Contactpersonen in een noodgeval... 14 3.1.5 Arbeidshandicap... 14 3.1.6 Bankrekeningnummer... 14 3.1.7 Burgerlijke staat... 15 3.1.8 Afkomst... 15 3.2 Functiegegevens... 16 3.2.1 Functiegebonden telefoonnummers... 16 3.2.2 Werkplek... 18 4. Gegevens raadplegen in Vlimpers... 19 4.1 Functiegegevens raadplegen... 19 4.2 Salaris en Beloningen... 20 4.2.1 Loonstrook... 20 4.2.2 Fiscale Fiches... 21 4.2.3 Maaltijdcheques... 22 5. Afwezigheden beheren... 24 5.1 Afwezigheden aanvragen... 24 5.1.1 Algemene procedure... 24 5.1.2 Specifieke soorten afwezigheden aanvragen... 26

5.2 Reeds opgenomen afwezigheden bekijken... 27 5.3 Tellers bekijken... 28 6. Fietsvergoeding aanvragen... 29 7. Documenten aanvragen... 30 8. Formulier aanvraag vakbondspremie printen... 30 3

Inleiding Vlimpers is het personeelssysteem van de Vlaamse overheid. Het systeem beheert meer dan 17 000 personeelsdossiers van de personeelsleden van 64 entiteiten binnen de Vlaamse overheid. Je kan in Vlimpers je verlof aanvragen, je loonstroken raadplegen en afdrukken; je kan er je personeelsgegevens bekijken en sommige ook aanpassen. Deze startersgids legt je uit hoe je toegang krijgt tot Vlimpers en geeft je tips over hoe met Vlimpers te werken. Daarnaast licht het document de belangrijkste functies in de Selfservice werknemer toe: Welke gegevens moet je zelf aanpassen en hoe? Welke gegevens kan je raadplegen? Hoe kan je je afwezigheden beheren? Hoe kan je een abonnement aanvragen voor het openbaar vervoer? Hoe kan je een fietsvergoeding aanvragen? Hoe kan je documenten aanvragen of afdrukken? Naast de algemene richtlijnen in dit document kunnen binnen je entiteit ook andere of bijkomende afspraken gelden. Raadpleeg je personeelsdienst voor meer informatie. Wil je graag een overzicht van de belangrijkste functionaliteiten in één oogopslag? Druk dan de Vlimpers - Overzichtskaart Selfservice werknemer af op http://vlimpers.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?fid=1626. Privacy Je gegevens in Vlimpers zijn alleen toegankelijk voor jezelf en je personeelsdienst, sommige gegevens zijn toegankelijk voor je leidinggevende. Enkel je functiegebonden contactgegevens zijn toegankelijk voor alle medewerkers van de Vlaamse overheid via de TGV, de telefoongids die je op het intranet vindt. 4

1. Inloggen in Vlimpers 1.1 Inloggen van op je pc van de Vlaamse overheid Om in te loggen in Vlimpers voer je de volgende stappen uit: 1. Open Internet Explorer en surf naar http://vlimpers2010.vonet.be. 2. In de rechterkolom, klik op de knop Het Vlimpers inlogscherm verschijnt. 3. Voer je gebruikers-id en wachtwoord in. Deze gegevens worden je bij indiensttreding verstrekt door je IT-verantwoordelijke. 4. Klik op Aanmelden. 5. Je komt op het Vlimpers Portaal. 6. Klik op Vlimpers. Vlimpers start op. 5

1.2 Inloggen van op je privé-pc Vlimpers is ook bereikbaar via het internet. Hierdoor kan je vanaf je privé-pc of van op eender welke pc die verbonden is met het internet inloggen in Vlimpers. Surf hiervoor naar https://vlimpers.vlaanderen.be. Om veiligheidsredenen moet je steeds je identiteit bewijzen als je op deze manier inlogt in Vlimpers. Dat kan ofwel via de elektronische identiteitskaart ofwel via een federaal token. Gebruik bij voorkeur Internet Explorer om Vlimpers te raadplegen. Het is mogelijk dat niet alle functionaliteiten optimaal werken in andere browsers. Vlimpers kan niet geraadpleegd worden via mobiele toestellen (smartphone, ipad, ). 1.3 Wachtwoord verkrijgen of aanpassen Bij je indiensttreding krijg je van je IT-verantwoordelijke een mail met je login en wachtwoord voor Vlimpers. Heb je die niet ontvangen, neem dan contact op met je IT-verantwoordelijke. Wil je je Vlimpers wachtwoord aanpassen, dan heb je twee mogelijkheden: Je kiest zelf een gebruiksvriendelijk wachtwoord. Dat kan via gebruikersbeheer*. Je kan er veilig een eigen wachtwoord ingeven met je eid of token. Indien op je pc een gele sticker kleeft met 'Eigendom van DE VLAAMSE OVERHEID', dan zal ook je wachtwoord voor je pc meteen mee veranderen. Als je geen toegang krijgt tot deze toepassing, dan moet je nog even geduld hebben: jouw organisatie zal binnenkort ook op gebruikersbeheer aangesloten zijn. Je vraagt een nieuw wachtwoord aan via de HPB servicedesk op het nummer 39000 of servicedesk@vlaanderen.be (enkel mogelijk indien op je pc een gele sticker kleeft met 'Eigendom van DE VLAAMSE OVERHEID') of je vraagt het aan via je personeelsdienst. In dit geval kan je zelf geen makkelijk te onthouden wachtwoord kiezen. 6

2. Werken met Vlimpers 2.1 Navigeren in Vlimpers Het startpunt voor elke Vlimpers-sessie is het Vlimpers hoofdmenu. Wanneer je op Selfservice werknemer klikt, krijg je een overzichtsscherm met alle onderliggende modules. Deze verschijnen ook in het menu zelf. Je kan vanuit eender welk scherm een andere module selecteren in het menu of terugkeren naar het startscherm door op de koppeling Hoofdmenu bovenaan de pagina te klikken. Navigeer niet via de Vorige of Volgende knop van je browser. Dat leidt immers vaak tot problemen. 2.2 Welke arbeidsrelatie moet ik selecteren? Vlimpers organiseert zijn gegevens per medewerker. Sommige medewerkers hebben echter meerdere arbeidsrelaties, die elk hun eigen gegevens bevatten. Er zijn verschillende redenen waarom je meerdere arbeidsrelaties kan hebben: Indien je twee of meerdere deeltijdse arbeidsovereenkomsten van een verschillend type hebt (bv. een vervangingscontract en een contract bepaalde duur), heb je voor elk van deze overeenkomsten een arbeidsrelatie. Indien er een wijziging optreedt in je loopbaan, wordt een nieuwe arbeidsrelatie gecreëerd. Voorbeelden hiervan zijn: wijziging van statuut, wijziging van niveau, opname van een mandaat, In de meeste van deze gevallen heb je slechts één actieve arbeidsrelatie. De andere 7

arbeidsrelaties zijn inactief, maar blijven wel bestaan omdat je ook voor deze arbeidsrelaties anciënniteit, verlofrechten, blijft opbouwen. Indien je meerdere arbeidsrelaties hebt, zal Vlimpers je in sommige schermen vragen voor welke arbeidsrelatie je gegevens wilt bekijken. Voer in dat geval de volgende stappen uit: 1. Laat het veld Arbeidsrelatienummer leeg en klik op Zoeken. Een tabel met al je arbeidsrelatienummers verschijnt. 2. Klik op het nummer van je actieve arbeidsrelatie. In de meeste gevallen is je actieve arbeidsrelatie de arbeidsrelatie met het hoogste nummer. De gegevens voor de geselecteerde arbeidsrelatie verschijnen. Om de gegevens van een andere arbeidsrelatie te bekijken klik je op de knop Vorige in lijst of Volgende in lijst onderaan de pagina. Om zeker te zijn welke je actieve arbeidsrelatie is, kan je nagaan aan welke arbeidsrelatie je huidige functie gekoppeld is in het scherm Selfservice werknemer > Functiegegevens > Functiegegevens bekijken Voor inactieve arbeidsrelaties zijn de meeste gegevens niet meer zichtbaar in Vlimpers. 2.3 Gegevens sorteren en exporteren Heel wat Vlimpers pagina s bevatten tabellen met informatie. Vaak wordt in deze tabellen standaard maar een deel van de beschikbare informatie weergegeven. Om een volgend scherm met beschikbare informatie weer te geven, klik je op de bovenaan de tabel. pijl Om alle beschikbare informatie in één scherm te bekijken, klik je op de link Alles weergeven. Hou er wel rekening mee dat het voor sommige schermen even kan duren voor alle informatie geladen is. Je kan de informatie in deze tabellen sorteren door op een kolomhoofding te klikken. 8

In heel wat gevallen kan je de informatie ook downloaden door op het icoon te klikken. De informatie wordt opgeslagen in een Excel-bestand. Hierin kan je de informatie dan verder filteren of bewerken. 2.4 Waar vind ik nog hulp bij vragen? Naast deze startersgids zijn er nog verschillende andere bronnen waar je uitleg en ondersteuning kan vinden bij het gebruik van Vlimpers: Op de Vlimpers website (http://vlimpers.vonet.be) vind je nieuws en heel wat bijkomende uitleg over het gebruik van Vlimpers. Specifieke informatie voor medewerkers vind je er onder de tab Personeelslid. Indien je het antwoord op je vraag niet in bovenstaande bronnen terugvindt, contacteer dan de Vlimpers helpdesk of het Vlimpers aanspreekpunt voor jouw entiteit. Een overzicht van Vlimpers helpdesken vind je op http://vlimpers.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?id=1543. Een overzicht van aanspreekpunten vind je op http://vlimpers.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?id=1449. 9

3. Gegevens zelf aanpassen in Vlimpers Bij je indiensttreding gaf je heel wat persoonlijke gegevens door aan je personeelsdienst. Het is je verantwoordelijkheid als personeelslid om ervoor te zorgen dat deze informatie altijd actueel en correct blijft. Dat is immers belangrijk voor een goede en efficiënte werking van de Vlaamse overheid. Heel wat gegevens moet je zelf aanpassen in Vlimpers wanneer ze veranderen: Je adres; Je persoonlijke telefoonnummer(s); Je persoonlijke e-mailadres(sen); De gegevens over contactpersonen in een noodgeval; Je bankrekening; Je burgerlijke staat; Je functiegebonden telefoonnummer(s); Je werkplek. Ook gegevens over je afkomst en een eventuele arbeidshandicap kan je zelf registreren indien je dat wenst. Sommige gegevens kunnen alleen gewijzigd worden door je personeelsdienst: De gegevens van je gezinsleden. Je kan deze gegevens controleren in het scherm Selfservice werknemer > Persoonsgegevens > Gegevens gezinsleden. Je officiële voor- of familienaam. 3.1 Persoonsgegevens Vlimpers heeft heel wat gegevens over je. Een overzicht van deze gegevens vind je in het scherm Selfservice werknemer > Persoonsgegevens. De meeste van deze gegevens moet je zelf aanpassen. 10

3.1.1 Adresgegevens Het privéadres is je domicilieadres. Het postadres wordt gebruikt voor briefwisseling en moet alleen ingevuld worden als het niet overeenstemt met het privéadres. Een bestaand adres aanpassen Om je bestaande adresgegevens aan te passen voer je de volgende stappen uit: 1. In het hoofdmenu, selecteer Selfservice werknemer, vervolgens Persoonsgegevens en dan Privéadres en postadres. Je huidige adresgegevens verschijnen. 2. Klik op de knop Bewerken naast het adres dat je wilt wijzigen. Het scherm Adres bewerken verschijnt. 3. Voer de nieuwe adresgegevens in. Tip: als je het veld Postcode of Plaats hebt ingevuld, kan je met de link Adres zoeken automatisch het andere veld en het veld Provincie laten invullen. 4. Geef in het veld Op deze datum aan vanaf wanneer je adreswijziging ingaat. Indien je dit niet doet, wordt de adreswijziging doorgevoerd op de dag dat je de nieuwe gegevens ingeeft in het systeem. 5. Klik op Opslaan. Vlimpers bevestigt dat de nieuwe gegevens zijn opgeslagen. 6. Klik op OK. Je keert terug naar het scherm Privéadres en postadres. 11

Een nieuw postadres toevoegen Om een nieuw postadres toe te voegen voer je de volgende stappen uit: 1. In het hoofdmenu, selecteer Selfservice werknemer, vervolgens Persoonsgegevens en dan Privéadres en postadres. Je huidige adresgegevens verschijnen. 2. Onder de tabel in de uitklaplijst Soort, selecteer Post en klik op de knop Toevoegen. Het scherm Adres Post toevoegen verschijnt. 3. Voer de adresgegevens in. Tip: als je het veld Postcode of Plaats hebt ingevuld, kun je met de link Adres zoeken automatisch het andere veld en het veld Provincie laten invullen. Het veld Locatie/Gebouw hoeft niet ingevuld te worden. 4. Geef in het veld Op deze datum aan vanaf wanneer het nieuwe adres ingaat. Indien je dit niet doet, is dat de dag dat je de nieuwe gegevens ingeeft in het systeem. 5. Klik op Opslaan. Vlimpers bevestigt dat de nieuwe gegevens zijn opgeslagen. 6. Klik op OK. Je keert terug naar het scherm Privéadres en postadres. Een postadres stopzetten Om een postadres stop te zetten, klik op de knop Verwijderen naast dit postadres. 12

3.1.2 Telefoonnummers De procedure in dit hoofdstuk beschrijft hoe je je privé telefoonnummers kunt onderhouden. Deze nummers staan enkel ter beschikking van de personeelsdienst. Om je functiegebonden nummers te wijzigen, volg de procedure beschreven in hoofdstuk 3.2.1 Functiegebonden telefoonnummers. Een telefoonnummer toevoegen Om een telefoonnummer toe te voegen voer je de volgende stappen uit. 1. In het hoofdmenu, selecteer Selfservice werknemer, vervolgens Persoonsgegevens en dan Telefoonnummers. Het scherm Telefoonnummers verschijnt. 2. Onder de tabel, klik op de knop Telefoonnummer toevoegen. Er verschijnt een nieuwe rij in de tabel. 3. Selecteer het soort telefoonnummer dat je wilt toevoegen. 4. Geef het telefoonnummer in. Gebruik hierbij geen spaties. 5. Geef aan of dit je voorkeurstelefoonnummer is. Indien je voor het eerst een telefoonnummer invoert, beschouwt Vlimpers dit automatisch als je voorkeurstelefoonnummer. 6. Klik op Opslaan. Vlimpers bevestigt dat de nieuwe gegevens zijn opgeslagen. 7. Klik op OK. Je keert terug naar het scherm Telefoonnummers. 13

Een telefoonnummer verwijderen Om een telefoonnummer te verwijderen, klik op de knop Verwijderen naast dit telefoonnummer. Je voorkeurstelefoonnummer kan je niet verwijderen. Je moet eerst een nieuw telefoonnummer als voorkeurstelefoonnummer selecteren. 3.1.3 E-mailadressen In het scherm Selfservice werknemer > Persoonsgegevens > E-mailadressen kan je één of meerdere privé e-mailadressen registreren. 3.1.4 Contactpersonen in een noodgeval In het scherm Selfservice werknemer > Persoonsgegevens > Contactpersonen in een noodgeval moet je aangeven wie de Vlaamse overheid kan contacteren wanneer er iets met je gebeurt op het werk. 3.1.5 Arbeidshandicap In het scherm Selfservice werknemer > Persoonsgegevens > Arbeidshandicap registreren kan je aangeven of je een erkende arbeidshandicap hebt. Deze gegevens zijn belangrijk omdat de Vlaamse overheid ze gebruikt voor een gericht gelijkekansen- en diversiteitsbeleid. Alleen je personeelsdienst en jijzelf hebben toegang tot deze gegevens. Deze registratie is echter niet verplicht. 3.1.6 Bankrekeningnummer Om je bankrekeningnummer te wijzigen voer je de volgende stappen uit: 1. In het hoofdmenu, selecteer Selfservice werknemer, vervolgens Persoonsgegevens en dan Bankrekeningwijziging. Het scherm Bankrekeningwijziging verschijnt. 2. Bij de Gegevens gewenste bankrekening, selecteer in het veld Ingangsdatum de datum vanaf wanneer de nieuwe bankrekening gebruikt moet worden. : voer de wijziging in vóór de 15 de van de maand indien je wenst dat de nieuwe bankrekening op het einde van diezelfde maand wordt gebruikt voor de storting van je loon en toelagen. 3. In de uitklaplijst Rekening type selecteer IBAN om het rekening in te voeren in IBAN formaat of Std. om het rekeningnummer in te voeren in standaardformaat. 4. Geef het nieuwe rekeningnummer in. Gebruik hierbij geen spaties. Voor rekeningnummers in standaardformaat geef je de eerste 10 cijfers in in het veld 14

Rekeningnummer en de laatste twee in het veld Controlecijfer. 5. Klik op Opslaan. De gegevens van de nieuwe bankrekening worden opgeslagen. 3.1.7 Burgerlijke staat In het scherm Selfservice werknemer > Persoonsgegevens > Burgerlijke staat wijziging kan je een wijziging in je burgerlijke staat invoeren. In geval van huwelijk, echtscheiding, scheiding van tafel en bed, wettelijk samenwonen of weduwestaat moet je bovendien het bijhorende officiële attest bezorgen aan je personeelsdienst. 3.1.8 Afkomst In het scherm Selfservice werknemer > Persoonsgegevens > Afkomst registreren kan je je eventuele tweede nationaliteit en de nationaliteit van je ouders en grootouders registreren. Deze gegevens zijn belangrijk omdat de Vlaamse overheid ze gebruikt voor een gericht gelijkekansen- en diversiteitsbeleid. Alleen je personeelsdienst en jijzelf hebben toegang tot deze gegevens. Deze registratie is echter niet verplicht. 15

3.2 Functiegegevens Je bent ook zelf verantwoordelijk voor de invulling en het onderhoud van een aantal functiegegevens, met name voor je functiegebonden telefoonnummers (zowel op je werkplek als thuis indien je af en toe van thuis uit werkt). Onder meer de telefoongids van de Vlaamse Overheid (TGV) haalt deze informatie uit Vlimpers. Het is dus zeer belangrijk dat deze informatie altijd correct is. Wijzigingen in Vlimpers zijn pas de dag nadien te zien in de TGV. 3.2.1 Functiegebonden telefoonnummers Een functiegebonden telefoonnummer toevoegen Om een telefoonnummer toe te voegen voer je de volgende stappen uit: 1. In het hoofdmenu, selecteer Selfservice werknemer, vervolgens Functiegegevens en dan Functiegegevens bekijken. Het scherm Functiegegevens verschijnt. 2. Onderaan de pagina, klik op de link Functiegebonden telefoonnummers wijzigen. Het scherm Functiegebonden telefoonnummers verschijnt. 16

3. Klik op één van de knoppen Toevoegen in de tabel. Er verschijnt een nieuwe rij in de tabel. 4. Selecteer het soort telefoonnummer dat je wilt toevoegen. 5. Geef het telefoonnummer in. Gebruik hierbij geen spaties. 6. Geef aan of dit je voorkeurstelefoonnummer is. 7. Klik op Opslaan. De gegevens worden opgeslagen. Een telefoonnummer verwijderen Om een telefoonnummer te verwijderen, klik op de knop Verwijderen naast dit telefoonnummer en vervolgens op Opslaan. Je voorkeurstelefoonnummer kan je niet verwijderen. Je moet eerst een nieuw telefoonnummer als voorkeurstelefoonnummer selecteren. 17

3.2.2 Werkplek Om je werkplek in te voeren of te veranderen voer je de volgende stappen uit: 1. In het hoofdmenu, selecteer Selfservice werknemer, vervolgens Functiegegevens en dan Functiegegevens bekijken. Het scherm Functiegegevens verschijnt. 2. Onderaan de pagina, klik op de koppeling Functiegegevens wijzigen. Het scherm Functiegegevens wijzigen verschijnt. 3. In het veld Kamer/Lokaal, vul je werkplek in. 4. Klik op Opslaan. De gegevens worden opgeslagen. 18

4. Gegevens raadplegen in Vlimpers Naast de gegevens waar je zelf voor verantwoordelijk bent, heeft Vlimpers ook nog een heel aantal gegevens die je kan raadplegen ter informatie. Het gaat voornamelijk om je functiegegevens en gegevens over je salaris en beloningen. 4.1 Functiegegevens raadplegen Onder het menu Selfservice werknemer > Functiegegevens vind je drie schermen waarop je gegevens in verband met je functie kan raadplegen. Het scherm Functiegegevens geeft je een overzicht van je huidige functiecode, statuut, niveau, rang en graad. Daarnaast vind je er ook de entiteit waartoe je behoort en de locatie van je werkplek. Het scherm VO Anc., Jaarb., Volg. Schaal berekent je anciënniteit, jaarbasis en functionele schaal. Ook de volgende jaarbasis en functionele schaal wordt weergegeven. 19

Het scherm VO Rapport Geldelijke Loopbaan biedt je dezelfde informatie als het scherm VO Anc., Jaarb., Volg. Schaal maar dan in een compacter formaat. Daarnaast vind je er ook een overzicht van je relevante werkervaring. Klik op de pijltjes naast Relevante werkervaringen voor geldelijke anciënniteit en Geldelijke loopbaan om een tabel met meer informatie uit te klappen. 4.2 Salaris en Beloningen Onder het menu Selfservice werknemer > Salarissen en Beloningen vind je informatie over de betalingen die je van de Vlaamse overheid hebt ontvangen. 4.2.1 Loonstrook Het scherm Loonstrook bevat een overzicht van alle uitbetalingen die je van de Vlaamse overheid hebt ontvangen. Per betaling geeft Vlimpers de volgende informatie weer: Het arbeidsrelatienummer: de arbeidsovereenkomst waaraan de betaling verbonden is dit is enkel relevant wanneer je meerdere arbeidsovereenkomsten hebt; De betaalmaand: de maand waarin de uitbetaling gebeurt; De prestatiemaand: de maand waarop de uitbetaling betrekking heeft; 20

Het netto uitbetaalde bedrag; Het type uitbetaling; De betaaldatum. Om de details van de uitbetaling te bekijken en een afdrukbare versie van je loonstrook te openen klik je op het icoon in de kolom Loonstrook. Standaard toont de tabel je loonstroken vanaf januari 2010. Om oudere loonstroken te raadplegen moet je het aankruisvakje Historische Gegevens boven de tabel aanvinken. Je kan deze oudere gegevens ook raadplegen in het scherm Historiek Loonstroken. Het scherm Overzicht betalingen bevat dezelfde informatie als het scherm Loonstrook. Hier kan je details van je uitbetalingen bekijken in Vlimpers zelf, zonder een afdrukbare versie te maken. 4.2.2 Fiscale Fiches In de schermen Fiscale fiche 281.10 en Fiscale fiche 281.25 vind je de gegevens die je nodig hebt voor het invullen van de belastingaangifte. Om een afdrukbare versie van je fiscale fiche te raadplegen, klik op de link Toon Fiche. Om een detailoverzicht te krijgen van de berekening van de bedragen op je fiscale fiche, klik op de koppeling Toon Detail. 21

In de meeste gevallen heb je enkel de fiscale fiche 281.10 nodig om je belastingaangifte in te vullen. De fiscale fiche 281.25 wordt alleen opgemaakt bij een terugvordering van een onrechtmatig betaalde som van het vorige jaar. Eventuele andere fiscale fiches vind je terug in het scherm Fiscale fiches 281.30-281.11. 4.2.3 Maaltijdcheques In het scherm Overzicht Maaltijdcheques kan je het aantal maaltijdcheques nakijken waar je voor een bepaalde maand recht op had. De tabel toont je een berekening per prestatiemaand en per betaalmaand: De rijen van de tabel bevatten de prestatiemaand: de maand waarvoor je maaltijdcheques ontvangt. In de kolom Totaal vind je voor elke prestatiemaand het aantal toegekende maaltijdcheques. Bij maanden die nog herberekend kunnen worden, kan je op dit aantal klikken om een detail van de berekening te bekijken. De kolommen van de tabel bevatten de betaalmaand: de maand waarin de maaltijdcheques toegekend worden. Op de onderste rij vind je voor elke betaalmaand het aantal opgeladen maaltijdcheques. 22

Om de toekenning van maaltijdcheques zo correct mogelijk te laten verlopen is het zeer belangrijk dat alle verloven en afwezigheden tijdig en correct worden geregistreerd en gevalideerd. Het aantal toe te kennen maaltijdcheques wordt berekend op basis van de toestand in Vlimpers rond de 20 ste van de maand. Indien er nadien nog wijzigingen zijn, gebeurt er de maand nadien een herberekening. Meer informatie vind je op de Vlimpers website. 23

5. Afwezigheden beheren Eén van de belangrijkste functies van Vlimpers is afwezigheden aanvragen en beheren. Je kan in Vlimpers niet alleen afwezigheden aanvragen, daarnaast kan je ook opvolgen welke afwezigheden je al hebt opgenomen en op hoeveel dagen je nog recht hebt. 5.1 Afwezigheden aanvragen In dit hoofdstuk leer je hoe je een afwezigheid aanvraagt. De meest voorkomende vorm van afwezigheid is uiteraard je jaarlijks verlof, maar ook andere vormen van afwezigheid vraag je langs deze weg aan. Hieronder vind je eerst de algemene aanvraagprocedure. Daarna worden specifieke aandachtspunten voor bepaalde types van afwezigheden toegelicht. 5.1.1 Algemene procedure Een afwezigheid aanvragen Om een afwezigheid aan te vragen voer je de volgende stappen uit: 1. In het hoofdmenu, selecteer Selfservice werknemer, vervolgens Afwezigheden en dan Verlofaanvragen. Het scherm Verlofaanvraag verschijnt. 2. In het veld Begindatum, vul de eerste dag van je afwezigheid in. 3. In de uitklaplijst Naam afwezigheid, selecteer het type afwezigheid dat je wenst aan te vragen. : door eerst een selectie te maken in de uitklaplijst Soort afwezigheid kan je het aantal keuzemogelijkheden hier beperken. Het veld Einddatum verschijnt. 4. In het veld Einddatum, vul de laatste dag van je afwezigheid in. Indien je slechts één dag afwezig zal zijn is dit dezelfde dag als de begindatum. 5. Als je geen volledige dag afwezig zal zijn, geef dit dan aan in de uitklaplijst Periode. 6. Voor deeltijdse afwezigheden moet je je werkrooster invullen door op de link Werkrooster te klikken. Voor meer informatie, zie hoofdstuk 5.1.2 Specifieke soorten afwezigheden aanvragen. 7. Voor een aantal types van afwezigheden moet je de velden Reden of en invullen. Voor meer informatie, zie hoofdstuk 5.1.2 Specifieke soorten afwezigheden aanvragen. 8. Klik op Indienen. 24

Je afwezigheidsaanvraag wordt opgeslagen en een bevestigingsscherm verschijnt. Je overste krijgt een aanvraag om je afwezigheid goed te keuren. Als je in een deeltijds werkrooster werkt, moet je ook voor dagen waarop je geen volledige dag werkt een volledige dag verlof aanvragen. Als je bijvoorbeeld volgens je werkrooster normaal op woensdag maar een halve dag werkt en je wil volgende woensdag vrijaf nemen, vraag je toch een volledige dag afwezigheid aan. Vlimpers weet immers dat jouw woensdag maar 3u48 telt. Het is van belang dat je het juiste type afwezigheid aanvraagt. Meer informatie over de verschillende soorten verlof die je kan aanvragen, de voorwaarden en de gevolgen vind je op http://www.bestuurszaken.be/werktijdregeling-verlovenafwezigheden. De afspraken over aanvraagtermijnen kunnen verschillen naargelang de entiteit waarvoor je werkt. Voor meer informatie, neem je contact op met je personeelsdienst. Een aanvraag die al ingediend is, kan je niet zelf wijzigen of annuleren: Indien het een bezoldigd verlof betreft (zoals jaarlijks verlof of dienstvrijstelling), vraag je dit aan je manager. Indien het een verlof met financiële impact betreft (zoals onbetaald verlof of deeltijdse prestaties), vraag je dit aan je personeelsdienst. 25

5.1.2 Specifieke soorten afwezigheden aanvragen Telewerk of Plaats- en tijdonafhankelijk werken aanvragen Telewerk-PTOW wordt door Vlimpers beschouwd als afwezigheid. Om telewerk aan te vragen, volg je de algemene procedure en kies je als Naam afwezigheid Telewerken - PTOW. Bovendien moet je nog specifiëren waar je werkt. Je kan kiezen uit: 1. Thuis indien je van thuis uit werkt 2. Satelietkantoor bij de selectie van satelietkantoor krijg je de mogelijkheid om een locatiecode te selecteren. Indien de locatiecode niet opgenomen is, dan kiest u de laatste optie: overige 3. Overige hier kunt u zelf het adres ingeven waar u aan het werk bent Een dienstreis ingeven Dienstreizen worden in Vlimpers beschouwd als afwezigheid. Om een dienstreis in te geven, volg je de algemene procedure en kies je als Naam afwezigheid Dienstreis binnenland of Dienstreis buitenland. Buitenlandse dienstreizen moeten verplicht ingegeven worden. Voor binnenlandse dienstreizen verschillen de afspraken volgens entiteit. Neem contact op met je personeelsdienst voor meer informatie. Deeltijdse prestaties aanvragen Om deeltijdse prestaties aan te vragen, volg je de algemene procedure en kies je als Naam afwezigheid Verlof deeltijdse prestaties. Bovendien moet je, voordat je je aanvraag indient, nog volgende extra stappen uitvoeren: 1. Klik op de koppeling Werkrooster en geef in de kalender die dan verschijnt aan hoeveel uren en minuten je per dag gaat werken. Je moet niet de volledige maand invullen. Zorg er wel voor dat je werkpatroon duidelijk is voor je personeelsdienst. 2. Vul het veld Afwezigheidspercentage in: indien je bv 4/5 de wilt gaan werken, vul je hier 20 in. 3. Geef in de keuzelijst Salarisbonus aan of je al dan niet recht hebt op een salarisbonus. Loopbaanonderbreking aanvragen Om loopbaanonderbreking aan te vragen, volg je de algemene procedure en kies je als Soort afwezigheid Loopbaanonderbreking en als Naam afwezigheid het type loopbaanonderbreking dat je wilt aanvragen. Contacteer je personeelsdienst indien je niet zeker weet welk type loopbaanonderbreking je moet selecteren. 26

Voor deeltijdse loopbaanonderbreking klik je op de koppeling Werkrooster en geef je in de kalender die dan verschijnt aan hoeveel uren en minuten je per dag gaat werken. Je moet niet de volledige maand invullen. Zorg er wel voor dat je werkpatroon duidelijk is voor je personeelsdienst. Vul ook het veld afwezigheidspercentage in: indien je 75% wilt gaan werken, vul je hier 25 in. Voor de onderstaande types loopbaanonderbreking vul je ook het veld Reden in: Ouderschapsverlof: vul de naam en geboortedatum van het kind in, Palliatief verlof: vul de naam van de patiënt in en je verwantschap met hem of haar, Bijstandsverlof: vul de naam van de patiënt in en je verwantschap met hem of haar. Vormingsverlof of dienstvrijstelling voor vorming aanvragen Voor opleidingen die leiden tot een officieel diploma, kan je vormingsverlof aanvragen. Voor andere opleidingen kan je dienstvrijstelling voor vorming aanvragen. Om dienstvrijstelling voor vorming aan te vragen, volg je de algemene procedure en kies je als Soort afwezigheid Dienstvrijstelling en als Naam afwezigheid Dienstvrijstelling vorming/opleiding. De aanvraag van vormingsverlof gebeurt in twee stappen: Eerst vraag je het recht op vormingsverlof aan via het scherm Selfservice werknemer > Afwezigheden > Aanvraag vormingsverlof. Voor de opname van de dagen waar je recht op hebt, volg je de algemene procedure en kies je als Naam afwezigheid Vormingsverlof. 5.2 Reeds opgenomen afwezigheden bekijken In het scherm Selfservice werknemer > Overzichten > Historie verlofaanvraag krijg je een overzicht van alle verlofaanvragen die je ingediend hebt. Let wel, enkel de verloven van je actieve arbeidsrelatie zijn hier zichtbaar. 27

Om enkel de verlofaanvragen in een bepaalde periode te zien, vul een begin- en einddatum in en klik op Vernieuwen. Om alle verlofaanvragen te zien, laat de velden Van en T/m leeg en klik op Vernieuwen of klik op de link Alles weergeven. Je kan de tabel met verlofaanvragen sorteren door op een kolomhoofding te klikken. Je kan de informatie in de tabel naar Excel downloaden door op het klikken. icoon te In het scherm Selfservice werknemer > Overzichten > Afgekeurde afwezigheden vind je een overzicht van verlofaanvragen die afgekeurd zijn. In het scherm Selfservice werknemer > Overzichten > Maandrooster vind je per maand een overzicht van de dagen waarop je verlof gepland of opgenomen hebt. 5.3 Tellers bekijken In het scherm Selfservice werknemer > Overzichten > VO Tellers kan je nakijken op welk verlof je recht hebt. De tabel Tellers Afwezigheden geeft je een overzicht van alle afwezigheden waarop je recht hebt, afhankelijk van jouw statuut (contractueel op proef, contractueel, ambtenaar op proef, ambtenaar). Deze tellers worden berekend op jaarbasis of over je volledige loopbaan, maar worden dagelijks bijgewerkt. Indien je voor dit jaar bijvoorbeeld 14 dagen onbetaald verlof aanvraagt, zal het getal in de kolom Opname voor de teller Onbetaald verlof 20 dagen de dag na goedkeuring met 14 worden verhoogd. De tabel Teller Jaarlijks Verlof geeft een gedetailleerd overzicht van je verlofrechten per jaar. De belangrijkste kolommen zijn: 28

Dagen overgedragen: overgedragen verlofdagen van de jaren voordien; Gecorrigeerd recht lopend jaar: het aantal dagen waarop je in het lopende jaar recht hebt rekening houdend met voltijdse en deeltijdse afwezigheden; Opname: het aantal dagen dat reeds aangevraagd en goedgekeurd is voor opname in dit jaar; Restwaarde: het totaal aantal overblijvende dagen waar je recht op hebt. Ook deze teller wordt berekend op jaarbasis: zowel het recht als de aanpassingen worden voor een volledig jaar berekend. Indien je bijvoorbeeld iedere maand van het kalenderjaar 1 dag onbetaald verlof opneemt, worden de 12 dagen onbetaald verlof onmiddellijk verrekend in de kolom Dagen aangepast. Voor personeelsleden in continudiensten die de Vlimpers Planning module gebruiken wordt de teller Jaarlijks verlof niet op jaarbasis berekend. Contacteer je personeelsdienst voor meer informatie. Meer informatie over de exacte berekening van de tellers vind je op de Vlimpers website. 6. Fietsvergoeding aanvragen Om een fietsvergoeding aan te vragen voer je de volgende stappen uit: 1. In het hoofdmenu, selecteer Selfservice werknemer, vervolgens Vergoedingen en dan Aanvraag fietsvergoeding. Het scherm Fietsvergoeding verschijnt. 2. Indien je nog nooit een fietsvergoeding aangevraagd hebt, ga naar stap 3. Indien je al eens een fietsvergoeding aangevraagd hebt, klik op het + icoon. Een rij wordt toegevoegd aan de tabel. 3. Vul in de kolom Jaar het jaar in waarvoor je een fietsvergoeding wilt aanvragen en klik op Details. Een volgend invoerscherm verschijnt. 4. Vul in de kolommen Van begin en Tot einde de periode in waarvoor je een fietsvergoeding aanvraagt. : een fietsvergoeding wordt steeds voor volledige maanden aangevraagd. 5. Vul het aantal kilometers in dat je dagelijks aflegt met de fiets (heen en terug). Indien je het volledige traject van je woon- naar je werkplaats aflegt met de fiets, gebruik dan de kolom Km totaal. Indien je fietst van je woonplaats naar een plaats waar je een ander transportmiddel gebruikt voor je verdere verplaatsing naar je werkplaats, gebruik dan de kolom Km voortraject. Indien je fietst vanaf de plaats waar je een ander transportmiddel verlaat tot aan je werkplaats, gebruik dan de kolom Km natraject. 6. Vul in de kolom % recht het percentage van de tijd in dat je met de fiets naar het werk komt. Hierbij hou je rekening met deeltijds werk, structureel telewerk 29

7. Klik op Motivatie en vul hier in hoe je tot het % recht bent gekomen. 8. Vink het aankruisvakje aan bij de erewoordverklaring en klik op Indienen. 7. Documenten aanvragen Via Vlimpers kan je ook een aantal documenten aanvragen en in sommige gevallen ook zelf afdrukken. Ga hiervoor naar het scherm Selfservice werknemer > Aanvraag documenten. Om een document zelf af te drukken, klik op de koppeling Print in de rij van het gewenste document. Om een document aan te vragen bij je personeelsdienst, klik op de link Aanvraag in de rij van het gewenste document. Momenteel zijn volgende documenten beschikbaar via deze weg: Ziekteattest Duplicaat Maaltijdcheques Uitkering Loopbaanonderbreking (enkel aanvraag) Vakantieattest (enkel aanvraag) Bij de aanvraag van documenten moet je eerst aangeven voor welk arbeidsrelatienummer je een document wil aanvragen. Voor meer informatie over de arbeidsrelatie die je moet ingeven, ga naar hoofdstuk 2.2 Welke arbeidsrelatie moet ik selecteren? op pagina 7. Indien de mogelijkheid wordt aangeboden om een document zelf af te drukken, mag het document enkel via de personeelsdienst aangevraagd worden in uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld als je Vlimpers raadpleegt via een informatiezuil of als je geen toegang hebt tot een printer. 8. Formulier aanvraag vakbondspremie printen Als je bij een vakorganisatie aangesloten bent kan je jaarlijks voor 1 juli je vakbondspremie voor het voorgaande jaar aanvragen. Ga hiervoor naar het scherm Selfservice werknemer > Vo document vakbondspremie 30

De pop-up blokkering van je internet browser moet uit staan. Dit kan je controleren en aanpassen in de opties of extra van je internet browser. Eens je op de knop Afdrukken hebt geklikt, dan kan je deze knop geen tweede keer gebruiken! Dit om te voldoen aan de geldende regelgeving. Indien je een duplicaat nodig hebt, dan moet je dit bij je vakorganisatie aanvragen. Als je je loonstroken op papier thuisgestuurd krijgt of wanneer je langdurig ziek bent zal dit formulier je zoals vroeger met de post toegestuurd worden, en moet je dus geen verdere stappen ondernemen. 1. Klik op de knop Afdrukken in de rij van het jaar waarvoor je de vakbondspremie wil aanvragen. 2. Beweeg je cursor naar de onderkant van het formulier om de opties zichtbaar te maken. 3. Klik op het printer-icoontje om het formulier af te drukken. 31