FUNCTIEBESCHRIJVING GEMEENTE SCHOTEN 1. ALGEMEEN 1.1. Dienst: Gemeentelijke Academie voor Muziek, Woord en Dans Sectie: 1.2. Naam van de functie: STAFMEDEWERKER DEELTIJDS KUNSTONDERWIJS 1.3. Code: STAFDKO 1.4. Datum: maart 2016 2. DOEL VAN DE FUNCTIE Verzorgt de personeelsadministratie en stuurt de administratieve medewerkers aan. Kent de onderwijswetgeving en onderhoudt contacten met OVSG. Beheert de juridische zaken en de financiën. Verantwoordelijk voor: opmaak van het arbeidsreglement en alle overige reglementen in de academie; marketing, communicatie en ICT; opvolgen van de werkzaamheden in verband met patrimonium en IDPB. 3. PLAATS IN DE ORGANISATIE EN RELATIE MET ANDERE TAKEN Secretaris Directeur Academie Muziek Woord Dans Financiële Dienst Personeelsdienst Stafmedewerker De functievervuller staat onder rechtstreekse verantwoordelijkheid van de directeur van de academie voor muziek, woord en dans. Hij/zij heeft rechtstreekse contacten met alle gemeentelijke diensten en met externe diensten zoals het Ministerie van onderwijs, de steden en gemeenten (OVSG), IGEAN, de Provincie, firma's, brandweer, Rechtstreekse contacten met alle andere personeelsleden, ouders en leerlingen van de school. 4. TAKEN 4.1. HOOFDTAKEN: 1. Personeelsadministratie en aansturen administratieve medewerkers... 40 % 2. Juridische zaken en financiën... 20 % 3. Marketing, communicatie en ICT... 20 % 4. Patrimonium en IDPB... 20 %
4.2. DEELTAKEN: 1. Personeelsadministratie en aansturen administratieve medewerkers Beheer personeelsadministratie volgens de richtlijnen van het ministerie van onderwijs: opmaak en verzenden documenten en persen betreffende personeelsadministratie (aanstellingen, mutaties, benoemingen, ziekte en verloven, vervangopdrachten, uurroosters, prestatiestaten) naar het departement, personeelsdossiers actualiseren. Beheer personeelsadministratie volgens de richtlijnen van de inrichtende macht; in samenwerking met de gemeentelijke personeelsdienst: prestaties en wedden van nietgesubsidieerde personeelsleden opvolgen, opmaak ontwerpbesluiten college en gemeenteraad (aanstellingen, mutaties en benoemingen, verloven en vervangopdrachten). Beheer computertoepassingen personeelsadministratie + coördinatie Beheer tijdsregistratie Inspireren, motiveren en evalueren van het administratief personeel Beheer archief inzake personeelsadministratie Beheer archief inzake leerlingenadministratie en historiek van de academie Leerkrachten informeren over onderwijswetgeving, statutaire toestand, opdracht.. 2. Juridische zaken en financiën: Deskundige onderwijswetgeving (inclusief personeels- en leerlingenadministratie) Vanuit kennis van onderwijs- en arbeidswetgeving en vanuit regelmatige contacten met departement en OVSG (schooldirect, Edulex, conceptnota s en omzendbrieven) de directie bijstaan in de uitvoering van wettelijke bepalingen. Perspectief van een kunstenacademie (podiumkunsten en beeldende kunsten) in overleg met beide directies en inrichtende machten onderzoeken en bepleiten Arbeidsreglement opstellen en continu bijsturen, rekening houdend met de wettelijke bepalingen van het departement en de richtlijnen van het OVSG. Opmaak en controle budget binnen meerjarenplanning. 3. Marketing, communicatie en ICT Gemeentelijke deskundige inzake onderwijsmaterie (contactpersoon leerplichtonderwijs deeltijds kunstonderwijs gemeente Schoten) Verantwoordelijk voor het scholenoverleg in de gemeente Schoten Aanspreekpunt in de gemeente aangaande onderwijsmaterie Contactpersoon van de inrichtende macht bij OVSG en bij het ministerie Contactpersoon in directieraden, teamoverleg, bestuursraden etc. Contactpersoon Infodienst Schoten, Bode van Schoten en externe pers en media Verantwoordelijk voor de website, in overleg met communicatiedienst, infodienst en systeembeheer en de ICT-coördinator(en) van de academie Public relations van DKO Schoten (GAMWD en BK). 4. Patrimonium en IDPB (Interne Dienst Preventie en Bescherming): Opvolging werkzaamheden (technische dienst, dienst der werken, externen) in en rond gebouw GAMWD en wijkafdelingen Contactpersoon DKO Schoten met IGEAN, Brandweer en integrale veiligheid Schoten
5. VERLEENDE BEVOEGDHEDEN (facultatief) 6. VEREISTEN FUNCTIEVERVULLER 6.1. Essentiële competenties Flexibiliteit - verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken - kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen - herkent weerstand en gaat hier gepast mee om - werkt in crisissituaties prioritaire opdrachten goed af - toont bereidheid te leren en mee te groeien met veranderingen Delegeren - kent de eigen sterke en minder sterke punten en die van de medewerkers en beslist op basis hiervan wat men zelf doet of laat doen - geeft de juiste informatie en wijst de juiste middelen toe - geeft medewerkers beslissingsbevoegdheid en eindverantwoordelijkheid - laat medewerkers ruimte om op hun manier opdrachten uit te voeren Netwerken - legt en onderhoudt relaties met mensen in en buiten de organisatie - neemt initiatief tot samenwerking met andere diensten, ook buiten de organisatie - kan relaties opbouwen en onderhouden met mensen van allerlei niveaus - zoekt naar mogelijkheden om het netwerk te benutten voor het verkrijgen van informatie, steun en medewerking - houdt bij eigen beslissingen rekening met de opdracht en belangen van andere diensten - doorziet belangen en posities van anderen en kan daarmee omgaan Leidinggeven - zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerker - volgt op door een gepast begeleidings- en controlesysteem en stuurt bij indien prestaties ondermaats zijn - staat open voor de vragen van medewerkers en heeft voeling met wat er bij de medewerkers leeft - komt op voor behoeften en verwachtingen van de medewerkers - stimuleert medewerkers hun competenties in te zetten en te vergroten, - voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen - versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team - leidt het team naar een gezamenlijk resultaat - past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie
Plannen en organiseren - plant acties en projecten, bepaalt objectieven en prioriteiten - stemt systemen, procedures, middelen, tijd en mensen op elkaar af - houdt rekening met zaken die op lange termijn spelen - past de planning aan indien veranderende omstandigheden dit eisen - plant meetmomenten in om te toetsen of prestaties/resultaten voldoen aan de verwachtingen en stuurt bij indien nodig - verzekert continuïteit en behoudt overzicht Visie ontwikkelen - neemt afstand van de dagelijkse problemen - neemt tijd om vooruit te denken - overziet grote gehelen en vereenvoudigt complexe situaties - ziet trends of verbanden met andere situaties of evoluties - richt zich op de hoofdlijnen en langere termijn - kan strategieën op een heldere manier voorstellen Integriteit - geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten - kent de gangbare waarden en normen en handelt hier consequent naar - wijst anderen op gedrag dat afwijkt van de normen van de organisatie en/of de functie - gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie - houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is - heeft aandacht voor duurzaamheid, het algemeen belang en maatschappelijke verantwoordelijkheid Adviseren - verwerkt informatie en vormt deze om in meerjarenplan, afsprakennota. - vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen - houdt rekening met alle relevante aspecten van een dossier - onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten - betrekt de juiste personen of instanties bij een dossier 6.2. Belangrijke competenties Inlevingsvermogen Mondeling communiceren Schriftelijk communiceren Ondernemen Resultaatgericht werken Zelfstandig werken 6.3. Fysische vereisten (facultatief)
6.4. Specifieke vereisten (facultatief) Kennis van de wetgeving van het deeltijds kunstonderwijs; kennis van de structuur en organisatie van het Deeltijds Kunstonderwijs in het algemeen en van de eigen academie in het bijzonder; in staat zijn in de voorradige documentatie (Edulex, schooldirect, lerarendirect) en de noodzakelijke informatie m.b.t. specifieke wetgeving te kunnen opzoeken; kennis van bibliotheeksysteem en uitleensysteem instrumenten; kennis van het arbeidsreglement, de schoolstructuur en de structuur DKO. 7. PLAATSVERVANGER (facultatief) 8. WEDDESCHAAL B1 B2 B3 9. HANDTEKENING SECRETARIS