Registratie in de private voorzieningen bijzondere jeugdzorg Aanleiding De vraag naar objectieve en betrouwbare cijfers over de Bijzondere Jeugdzorg, leeft al een hele tijd, zowel in het veld als bij het beleid. In het Globaal Plan neemt de Minister hiertoe, in aanvulling van het Domino-systeem van de consulenten, initiatief tot het ontwikkelen van een registratiesysteem voor de private voorzieningen van de Bijzondere Jeugdzorg. Deze opdracht kent zij toe aan de OSBJ. Vanuit de overheid verwacht men aan de hand van deze cijfers in dialoog te gaan met de sector om te werken aan de efficiëntie en effectiviteit van het hulpaanbod binnen de Bijzondere Jeugdzorg. Sinds half maart 2007 hebben de OSBJ en het IVA Jongerenwelzijn de handen in elkaar geslagen om deze opdracht aan te vatten. Waarom hebben we cijfers nodig? (1) Tegemoetkomen aan het gebrek aan betrouwbare, objectieve cijfers over de BJZ: Via het registratiesysteem zal het mogelijk worden om valide uitspraken te doen over de BJZ aan de hand van betrouwbare cijfers. Op die manier kunnen we ons buikgevoel hard maken en op basis van hard cijfermateriaal het welzijnsbeleid aanspreken en bijsturen. Tevens kunnen we ons hierdoor als sector beter profileren in het hedendaagse maatschappelijke welzijnsdebat. (2) Werken aan kwaliteit: Binnen de BJZ vervult men een belangrijke maatschappelijke opdracht. Het is het streven van elke begeleider om hun jongeren zo goed mogelijk te begeleiden en te helpen. Iedereen, zowel op het niveau van de begeleiding, het team, directie als beleid, is bezig met het streven naar een zo kwaliteitsvol mogelijke hulpverlening voor de jongeren. Een registratiesysteem, en de cijfers die het genereert, kan een hulpmiddel zijn in het werken aan een kwaliteitsvolle hulpverlening. Voorwaarde hiertoe is dat men de cijfers leert hanteren in functie van het verder werken aan een kwaliteitsvolle hulpverlening. Er kan dan aan de slag gegaan worden met de cijfers op verschillende niveaus binnen en tussen de voorzieningen en tussen de werkvormen onderling en kunnen de voorzieningen aan actieve zelfsturing doen ten aanzien van de hulpverlening. Wat hebben we daarvoor nodig? (1) Betrouwbare en valide gegevens. In de eerste plaats moeten we een systeem hebben dat op betrouwbare manier cijfers genereert voor de voorziening (en haar eventuele subniveaus), de werkvormen en de sector als geheel. Dit betekent voor een aantal variabelen dat op een zelfde manier dezelfde gegevens moeten geregistreerd worden. Maar hier stopt het niet bij, het systeem moet ook praktisch zijn, het mag niet een bijkomende belasting voor de begeleider betekenen. Dit betekent dat het zo nauw mogelijk moet aansluiten bij het traject dat wordt afgelegd met de jongere. Tevens wordt gezocht naar aansluiting bij het DOMINO-systeem en zullen een aantal gegevens uit dit systeem kunnen overgebracht worden naar het nieuwe systeem. Op die manier willen we voorkomen dat dezelfde gegevens meerdere malen moeten opgevraagd worden en geregistreerd. Daarenboven mag het systeem dat nu gecreëerd wordt niet definitief zijn, het moet voldoende dynamisch zijn om in de (nabije) toekomst aan te passen en uit te breiden naar de wensen van de voorziening en ontwikkelingen binnen de sector. Om het gebruiksgemak te verhogen, kan gekeken worden hoe het schrijven van periodieke rapporten en verslagen eventueel kan geautomatiseerd worden aan de hand van het systeem. (2) Sector opleiden in het hanteren van cijfergegevens op verschillende niveaus. Bij het hebben van een technisch goed werkend systeem stopt het uiteraard niet, het is wel de noodzakelijke voorwaarde om tot valide en betrouwbare cijfers te komen. Het eigenlijke werk kan dan pas beginnen, namelijk het gebruik van cijfers in functie van een kwaliteitsvolle hulpverlening. Dit is geen gemakkelijke opgave. De sector zal hiertoe voor een stuk nog moeten opgeleid en begeleid worden. Het interpreteren van cijfers kan een hele dynamiek in gang brengen en dit op verschillende niveaus: team, voorziening, tussen voorzieningen, werkvorm, tussen werkvormen, tussen sector en overheid. In de processen die hieruit kunnen vloeien, worden de cijfers gebruikt als aanzet tot reflectie. Vzw Ondersteuningsstructuur Bijzondere Jeugdzorg info@osbj.be - www.osbj.be Agentschap Jongerenwelzijn jongerenwelzijn@vlaanderen.be - www.jongerenwelzijn.be
Hoe gaan we dit doen? Om dit waar te maken voor de hele sector BJZ is er voor gekozen om op twee sporen te werken. Het eerste spoor betreft het pilootproject waarin binnen één werkvorm zal gewerkt worden aan het ontwikkelen van een registratiesysteem en het aan de slag gaan met de te genereren cijfers. Dit spoor loopt grotendeels parallel met het tweede waarin we dezelfde doelstellingen willen realiseren voor de hele sector. Beide sporen haken op elkaar in. Het eerste spoor dient als experimenteerruimte om kansen en valkuilen voor het tweede spoor bloot te leggen. Bij onze aanpak stellen wij twee principes voorop. Vooreerst is het zeer belangrijk om dit project uit te voeren in een voortdurende dialoog met de sector. Het is van wezenlijk belang om de expertise die in het veld leeft (impliciete kennis) te valoriseren en te gebruiken in functie van het creëren van een betrouwbaar registratiesysteem. Tevens is het ook belangrijk om te luisteren naar de sector in functie van het gebruiksgemak van het systeem. Ten tweede is het met het oog op het genereren van betrouwbare en valide cijfers zeer belangrijk dat het systeem op een kwaliteitsvolle manier tot stand komt. Dit willen we garanderen door grondig te werk te gaan en uitgebreid stil te staan bij het conceptualiseren (de definiëring) en het operationaliseren (het meetbaar maken) van de op te nemen variabelen. Het eerste spoor: het pilootproject In het pilootproject hebben we gekozen om in eerste instantie aan de slag te gaan met de thuisbegeleidingsdiensten. We kozen hiervoor omdat we reeds gebruik wilden maken van de expertise en ervaring van reeds bestaande overkoepelende registratiesystemen binnen de sector. Het systeem van de thuisbegeleidingsdiensten kent reeds een lange geschiedenis en is wijd verspreid onder de diensten 1. In onderstaand schema wordt de gehanteerde fasering voorgesteld: Voorbereiding (apr-jun 2007) Inventarisatie (jul-okt 2007) Conceptualisering (okt 2007 jan 2008) Operationalisering (nov 2007 feb 2008) Ontwikkeling (feb aug 2008) Implementatie (aug 2008 okt 2008) Kwaliteitsprocessen (midden 2009) Evaluatie (jun okt 2009) Schema 1: Fasering van het pilootproject In de voorbereidingsfase wordt de werkgroep thuisbegeleiding samengesteld. De bedoeling is om samen met deze groep het verdere project uit te werken. In eerste instantie zal het hele project in 1 We willen sterk benadrukken dat onze keuze geen waardeoordeel inhoudt. Ook andere overkoepelende registratiesystemen beschikken over de expertise en de ervaring. 2
grote lijnen aan hen toegelicht worden. Daarna zullen we tot een aantal praktische afspraken proberen te komen over de concrete werkwijze, de samenkomsten enzovoort. Op het einde van deze fase willen we kunnen garanderen dat het traject met deze groep kan afgelegd worden. Eens we een aantal werkafspraken en engagementen overeen zijn gekomen, kan de inventarisatiefase aanvangen. Cruciaal in het creëren van een registratiesysteem eigenlijk een database - is te bepalen welke informatie we uit het systeem willen halen en onder welke vorm. Het is belangrijk om van bij aanvang zich te beperken tot die informatie waar ook werkelijk iets mee kan gedaan worden in functie van het verder werken aan een kwaliteitsvolle hulpverlening. Hierbij moet nagegaan worden welke informatie nuttig is voor welk niveau: de concrete begeleiding, het team, de voorziening, de overheid. De verwachtingen zullen verschillen naargelang het niveau en waar het nodig is zullen deze op elkaar moeten afgestemd worden. Bij het formuleren van de verwachtingen moet ook rekening gehouden worden met de haalbaarheid en het bereik van dit pilootproject. Dit betekent dat niet aan alle verwachtingen zal kunnen voldaan worden. We stellen wel steeds voorop dat in de toekomst het systeem kan aangepast en uitgebreid worden waar nodig. Op basis hiervan zal duidelijk worden welke gegevens moeten geregistreerd worden. Tevens zal er al wat meer zicht zijn op hoe en van waar sommige gegevens eventueel kunnen aangeleverd worden (bijvoorbeeld aansluiting bij het DOMINO-systeem). Het registreren van zo ruw mogelijke gegevens verhoogt immers de flexibiliteit en diversiteit van het systeem. Op basis hiervan kunnen we een lijst van te registreren variabelen opstellen. Op basis van deze lijst begint het echte inhoudelijke werk, namelijk het definiëren en meetbaar maken van deze variabelen. De conceptualiserings- en operationaliseringsfase zijn sterk met elkaar verweven, vandaar dat in het proces beide fasen tegelijkertijd zullen aangevat worden. Beide fasen zijn van kapitaal belang om aan het einde van de rit betrouwbare en valide cijfers te hebben. Goed conceptualiseren houdt in dat de definities duidelijk en eenduidig te interpreteren zijn. Zodoende verstaat iedereen hetzelfde onder die variabele. Dit verhoogt de betrouwbaarheid. Daarnaast moet de definitie ook de lading van de variabele dekken, met andere woorden moet via de variabele gemeten worden wat gemeten wordt. Kwestie van geen appelen met peren te vergelijken. Dit verhoogt de validiteit (de dekking). Bij een goede definitie stopt het werk nog niet, men moet er immers ook voor zorgen dat de variabelen op eenzelfde manier worden geregistreerd. Het moet met andere woorden duidelijk zijn hoe men een bepaalde variabele meet en registreert. Hiervoor dienen eenduidige en duidelijke afspraken gemaakt te worden. Om de uiteindelijke registratie te helpen, zullen op het einde van deze fases een aantal producten opgesteld worden. (1) Een definitiehandboek waarin alle variabelen en antwoordcategorieën met hun respectievelijke definitie in worden opgenomen. (2) Een handleiding waarin duidelijke richtlijnen staan voor het registreren van de variabelen en antwoordcategorieën. (3) Tevens wordt met het oog op de volgende fase een codeboek opgesteld. Op basis van het materiaal van de voorgaande fasen, kan de ontwikkelingsfase aangevat worden. Omdat we weten welke informatie we uit het systeem willen halen en welke gegevens we hiervoor moeten registreren, kunnen we beginnen met de technische ontwikkeling van het systeem. Het uiteindelijke systeem zal moeten voldoen aan een aantal zeer belangrijke criteria. Het is met het oog op de betrouwbaarheid van de cijfers uiterst belangrijk dat het een gebruiksvriendelijk systeem is. Tevens moet het ook flexibel zijn. Dit wil zeggen dat het moet uitgebreid kunnen worden naar de wensen van de voorzieningen. Deze fase kan pas afgerond worden wanneer het systeem ook uitgebreid getest en geëvalueerd is door de eindgebruikers. Vervolgens is het in de implementatiefase de bedoeling om het systeem op te starten binnen de diensten van de pilootwerkvorm. Voorwaarde hiertoe is dat de eindgebruikers, de begeleiders op de werkvloer, hiertoe opgeleid worden. Tevens wordt ervoor gezorgd dat de eindgebruikers terecht kunnen bij een helpdesk voor ondersteuning. Eens de gegevens in het systeem worden ingevoerd, kunnen we na een klein halfjaar voor de eerste maal de eerste resultaten genereren en analyseren. Bedoeling is om in de terugkoppelingsfase op basis van de eerste resultaten kwaliteitsprocessen op te starten en dit op verschillende niveaus binnen de sector BJZ. Bij deze methodiek zullen de eerste resultaten gebruikt worden als aanzet tot verdere reflectie. 3
resultaten reflectie actie Schema 2: Schematische voorstelling reflectie-cyclus Het is geenszins de bedoeling om harde effecten toe te schrijven aan de resultaten. Het registratiesysteem is niet bedoeld als beoordelingsinstrument, maar als leerinstrument. Uiteindelijk zijn de cijfers maar wat ze zijn en zeggen ze op zichzelf niet veel. Daarom is het belangrijk om de cijfers te voorzien van hun noodzakelijke context om de cijfers goed te kunnen interpreteren en te begrijpen. Hiervoor is de inbreng van de sector cruciaal, immers zij begrijpen de cijfers het beste vanuit hun dagelijkse werking. De cijfers zullen daarom meer gebruikt worden om de impliciete en expliciete veronderstellingen bij de mensen in het werkveld uit te dagen en van daaruit de discussie aan te gaan van wat behouden kan worden in de hulpverlening, maar evenzeer om te kijken hoe bepaalde vaststellingen kunnen verklaard worden om vanuit die reflectie acties voor de toekomst uit te tekenen. Deze beweging kan op verschillende niveaus plaatsvinden: - op niveau van het team - op niveau van de voorziening - op niveau van de werkvorm - op niveau van de sector - tussen werkvormen onderling - tussen voorzieningen onderling - tussen overheid en sector - tussen overheid en werkvorm De uiteindelijke bedoeling is om de sector op verschillende niveaus met de cijfers te leren omgaan in functie van het samen verder werken aan een kwaliteitsvolle hulpverlening binnen de Bijzondere Jeugdzorg. Hiervoor zal de nodige ondersteuning voorzien worden. Tot slot zal in de evaluatiefase, hoe kan het ook anders, het hele pilootproject geëvalueerd worden om waar nodig bij te sturen met het oog op het doen slagen van de implementatie binnen de volledige sector BJZ. De evaluatie is echter niet beperkt tot deze laatste fase. Er wordt in het volledige project voldoende feedback en terugkoppeling voorzien door de sector en door andere ervaringsdeskundigen. Op die manier willen we onze blik van in het begin ruim genoeg houden met het oog op de bredere implementatie binnen de sector. Wat met de rest van de sector? Het is belangrijk om van bij aanvang voor ogen te houden dat het pilootproject wordt opgestart in functie van een bredere implementatie binnen de volledige sector. Daarom wordt van bij aanvang gekozen om de volledige sector reeds te betrekken. Dit gebeurt via verschillende kanalen: (1) Vanuit het projectteam wordt per fase minimaal gecommuniceerd via de websites van de OSBJ, de koepels en het IVA Jongerenwelzijn. Ook in de respectievelijke nieuwsbrieven zal op regelmatige tijdstippen bericht worden over de voortgang van het project. Daarnaast voorzien we ook een aantal tussentijdse publicaties in tijdschriften. (2) Reeds van bij het begin van het project zal een feedbackgroep uit de ganse sector BJZ samengesteld worden. Het is de bedoeling om minstens één ervaringsdeskundige van elke werkvorm in deze feedbackgroep te hebben. Hun taak zal er in bestaan om feedback te geven op het materiaal dat aangereikt wordt vanuit de werkgroep van het pilootproject. Zodoende willen we van bij aanvang onze blik ruim genoeg houden, gericht op de hele sector in haar diversiteit en verscheidenheid en niet enkel op één werkvorm. Tevens zullen in de werkgroep van het pilootproject mensen betrokken worden die een zekere expertise hebben in de andere werkvormen. 4
(3) Ter ondersteuning van het ganse proces kunnen via de website van de OSBJ de meest recente ontwikkelingen gevolgd worden en kan ook ingelogd worden op de werkgroep registratie. Op verschillende tijdstippen zullen mensen (met verschillende achtergronden en ervaringen) uitgenodigd worden de ontwikkelingen te bekijken, feedback en advies te geven. (4) Na het afronden van de operationaliseringsfase in februari 2008, zullen de resultaten uitgebreid teruggekoppeld worden naar de verschillende werkvormen. Op basis van deze terugkoppelingen zal het verdere traject voor de bredere implementatie in de rest van de sector BJZ verder uitgetekend en uitgeschreven worden. Februari 2008 wordt met andere woorden een scharniermoment. Voor feedback en/of vragen: Stefaan VIAENE OSBJ vzw Stefaan.viaene@osbj.be Tel: 02/513.15.10 Johan PEETERS IVA Jongerenwelzijn Johan.peeters@wvg.vlaanderen.be Tel: 02/553.34.58 14 mei 2007 5