De 10 tips voor Optimaal Omgaan met je Tijd Meer bereiken en meer genieten
De 10 tips voor Optimaal Omgaan met je Tijd Meer bereiken en meer genieten Extra tip: Print dit 10 tips e-book voor optimaal resultaat 1
De 10 tips voor Optimaal Omgaan met je Tijd 1 e druk - februari 2015 2015, ICM Uitgever: ICM Publishing Auteurs: Heleen de Groot en Inkie Struyk Ontwerp: Birgit Schrama, Utrecht Druk- en bindwerk: Drukkerij Wilco, Amersfoort Softcover: ISBN 978-90-820502-4-0 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/ of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. 2
De 10 tips voor Optimaal Omgaan met je Tijd ICM Opleidingen & trainingen 3
Inhoudsopgave Voorwoord 7 Tip 1 Sta zelf aan het roer 9 Tip 2 Maak keuzes vanuit bezieling 17 Tip 3 Focus op de keien, bundel de kiezels 29 Tip 4 Wat belangrijk is, heeft voorrang 37 Tip 5 Overzicht geeft rust 49 Tip 6 De kracht van gewoonten 57 Tip 7 Laat zien wat je wilt 65 Tip 8 Verhoog je energie 73 Tip 9 Durf te delegeren 83 Tip 10 Vergeet nooit te lachen! 93 5
Voorwoord Wil jij leren hoe je succesvol én ontspannen kunt zijn? Wil je uitstekende resultaten halen in zo min mogelijk tijd? Ben jij op zoek naar een goede balans tussen werk en privé? Dit boek gaat over optimaal omgaan met je tijd. Het is geschreven voor iedereen die wel wat hulp kan gebruiken bij het houden van overzicht, plannen, prioriteiten stellen, efficiënt werken en tegelijkertijd zorgen voor genoeg ontspanning. Misschien wil je graag leren hoe je effectief kunt werken, zodat je sneller je doel bereikt. Misschien wil je vooral meer privétijd voor jezelf creëren. Of wellicht wil je minder druk ervaren? Welk doel je ook hebt, met de 10 praktische tips in dit boek kun je je tijd zo indelen dat je zo veel mogelijk kunt genieten van het leven én betere resultaten kunt boeken. Veel leesplezier, ontspanning en inspiratie gewenst! ICM Opleidingen & trainingen 7
Tip 1 Sta zelf aan het roer 9
Gewoon maar zien wat de dag brengt zou dat niet heerlijk zijn? Geen takenlijst, geen planning, geen deadlines, geen afspraken. Allemaal verlangen we zo nu en dan wel naar een beetje meer rust, meer overzicht, meer ontspanning en vooral: meer tijd. Maar is dit realiseerbaar? Jazeker! We kunnen natuurlijk niet letterlijk meer tijd creëren, maar we kunnen wel leren hoe we onze tijd beter kunnen benutten. Door zelf aan het roer te gaan staan. Want gewoon maar kijken hoe de dag loopt is natuurlijk fijn, maar tegelijkertijd is de kans dan groot dat we worden geleefd door alle e-mails, telefoontjes, binnenvallende collega s en ga zo maar door. Als we ons laten leiden door alles wat op ons af komt, dan zijn we in feite stuurloos. We behalen minder resultaat en bovendien creëren we stress. We kunnen ons zelfs machteloos gaan voelen, omdat we denken geen enkele invloed te kunnen uitoefenen op de gebeurtenissen die ons overkomen. Als we zelf aan het roer gaan staan, handelen we proactief in plaats van dat we reageren op alles wat zich aandient. We maken bewuste keuzes en houden 11
focus. Steeds bekijken we of onze activiteiten bijdragen aan het bereiken van onze doelen. Op deze manier werken we zowel effectief als efficiënt en voorkomen we stress. We vergroten ons zelfsturend vermogen. Urgentieverslaving De wereld om ons heen is razendsnel aan het veranderen. Er komen steeds meer prikkels op ons af en ook wordt een grotere mate van zelfstandigheid van ons verwacht, bijvoorbeeld door het nieuwe werken en de introductie van flexplekken. We krijgen meer speelruimte om onze doelen op onze eigen manier te behalen en steeds vaker wordt verwacht dat we onze eigen verantwoordelijkheid nemen. We kunnen efficiënter functioneren dan ooit, we beschikken over de meest geavanceerde technologie en genieten grotere keuzevrijheid en zelfstandigheid. Dat is prettig, maar het vraagt ook van ons dat we goed kunnen organiseren. De hele dag door ontvangen we immers nieuwe informatie, en ons brein wordt continu geprikkeld. Vooral door de komst van internet en social media zijn deze prikkels de laatste jaren enorm toegenomen. Een belletje dat afgaat wanneer een sms binnenkomt, 12
pop-ups die verschijnen op het beeldscherm als er een nieuwe e-mail is Vaak verwacht de afzender dat we meteen reageren en hebben wij zelf ook het idee dat we dat acuut moeten doen. We willen de ander tenslotte graag helpen, en meestal kost het helemaal niet zoveel tijd om even een reactie terug te geven. We zijn verslaafd aan urgentie, omdat het ons het heerlijke gevoel geeft dat we contact hebben en nuttig bezig zijn. Op korte termijn is de aanmaak van adrenaline goed Adrenaline Als je continu alert bent en op elke prikkel reageert, maakt je lichaam adrenaline aan, waardoor je je energiek voelt. Op korte termijn is de aanmaak van adrenaline goed en heeft het ook een belangrijke functie, namelijk zorgen dat je in stressvolle situaties adequaat kunt handelen. Als deze situatie tijdelijk is en je weer op tijd kunt ontspannen en je lichaam rust kunt gunnen, is dat prima. Maar soms is een stressvolle situatie niet tijdelijk en kun je geen invloed uitoefenen op hoe lang de situatie 13
nog blijft voortduren. Bijvoorbeeld in het geval van een reorganisatie, waardoor een afdeling dezelfde hoeveelheid werk moet doen met minder mensen. Of als je een baan hebt waarin je altijd weer een nieuwe deadline moet halen. Of als je zo verslaafd raakt aan het continu checken van en vooral reageren op alle social media berichten en e-mails dat je een blijvend gevoel van druk en onrust ervaart. In zulke gevallen heb je misschien geen invloed op de situatie zelf, maar je hebt wel invloed op de manier waarop je met de situatie omgaat. Door bewust te kiezen wanneer je op welke prikkels wilt reageren. Zo kun je bijvoorbeeld de duur van vergaderingen, gesprekken en telefoontjes beïnvloeden, door actief te sturen op afsluiting van het gesprek. Door dit bewust toe te passen, ervaar je dat je in control bent. We hebben vaak meer invloed dan we denken op de duur van vergaderingen en afspraken! Waarom doe ik dit nu? Als we zelf het roer in handen nemen, laten we ons minder leiden door alles wat er om ons heen gebeurt. Door onze automatische piloot uit te schakelen en vaker 14
bewust stil te staan bij de dingen die we doen, ervaren we meer innerlijke rust. Door zelf aan het roer te gaan staan, voorkom je dat je wordt geleefd Een goede oefening die hierbij kan helpen is jezelf een paar keer per dag deze vraag te stellen: Waarom doe ik dit nu? 1. Klopt het dat ik met deze taak bezig ben? Of hoort de taak eigenlijk bij iemand anders thuis? 2. Klopt het dat ik deze taak doe? Of kan ik mij beter op iets anders richten? 3. Klopt het dat ik nu deze taak doe? Of kan de taak beter even wachten? We nodigen je uit de komende twee weken elke dag bewust een paar keer stil te staan bij de vraag: waarom doe ik dit nu? Als je het gevoel hebt dat jij de taak op dat moment niet moet doen, kijk dan of er andere mogelijkheden zijn. Misschien kun je de taak delegeren, kun je andere prioriteiten stellen of kun je er zo min mogelijk tijd aan besteden. 15
Als afsluiting een mooie uitspraak van Jim Rohn, de succesvolle ondernemer, auteur en spreker op het gebied van persoonlijke ontwikkeling. Je kunt de omstandigheden, de seizoenen of de wind niet veranderen, maar je kunt jezelf wel veranderen. Dat is iets waar je invloed op hebt. Als we zelf de leiding over ons leven in handen nemen, zullen we minder geleefd worden. We krijgen meer overzicht en meer controle over onze eigen tijdsbesteding. Begin er vandaag nog mee je zult zeker een groot verschil ervaren! 16
Tip 2 Maak keuzes vanuit bezieling 17
Sta je er weleens bij stil hoeveel keuzes we eigenlijk per dag maken? Elk moment zijn er opties om af te wegen: Zal ik nu gaan lunchen of nog even die mail beantwoorden? Ga ik deze klus zelf doen of delegeer ik hem? Zal ik op tijd naar huis gaan zodat ik nog kan sporten, of werk ik nog even door? Vaak is een besluit nemen lastig, omdat we niet helder hebben wat we willen of wat we belangrijk vinden. Daardoor stellen we onze keuzes uit. We zetten onszelf op de automatische piloot en in plaats van even afstand te nemen om een juiste afweging te maken, gaan we door met wat we aan het doen zijn. Je hebt niet meer tijd nodig, je hebt betere keuzes nodig Als we onze tijd optimaal willen besteden en stress willen voorkomen, is het dus van belang dat we het gemakkelijker voor onszelf maken om de juiste keuzes te maken. Want hoe meer bewuste keuzes we maken, hoe helderder ons leven en ons werk worden. Om de juiste keuze te kunnen maken, moet je wel weten wat je belangrijk vindt, waarvoor je kiest. Het gaat erom 19
dat je duidelijk krijgt wat je wilt, wat je drijft. De sleutel hiervoor is: weten wat je bezielt. We hebben, zoals eerder al beschreven, misschien niet altijd de vrijheid om te bepalen wat ons overkomt, maar wél hoe we hierop reageren. Als we weten wat ons bezielt, weten we ook beter welke keuzes en reacties de juiste zijn. Het leven wordt daardoor eenvoudiger en overzichtelijker, en we houden meer tijd over voor de dingen en mensen om wie we geven. Hoe krijg je helder wat je bezielt? We kunnen hier zicht op krijgen door deze vier vragen te beantwoorden: 1. Wat vind ik belangrijk? (waarden) 2. Wat wil ik bereiken? (missie) 3. Hoe ziet dat er concreet uit? (doelen) 4. Wat ga ik vervolgens doen? (activiteiten) 20
Activiteiten Doelen Missie Waarden 1. Waarden De eerste stap om erachter te komen wat ons bezielt is het vaststellen van onze persoonlijke waarden. Dit betekent dat we bedenken waar wij als mens voor willen staan en wat we belangrijk vinden. Zoals kwaliteiten aangeven wat we kunnen, geven waarden aan wat we willen. Ze geven richting aan ons leven, ons gedrag en onze handelingen. Voorbeelden van waarden zijn integriteit, plezier, betrokkenheid, 21
rechtvaardigheid, liefde, gezondheid, creativiteit en vrijheid. Wat zijn jouw persoonlijke waarden? Ga eens voor jezelf na welke waarden jij nastreeft. Welke zijn voor jou het meest belangrijk? Bedenk vervolgens of je deze waarden terugziet in je leven. Komen ze tot uiting in je werk? En in je privéleven? 2. Missie De volgende stap om keuzes te maken vanuit bezieling is het formuleren van je missie. Een persoonlijke missie geeft antwoord op de vraag: Wat wil ik bereiken in mijn leven? Een heldere missie zorgt ervoor dat je een duidelijke koers kunt varen en dat je de lange termijn in de gaten blijft houden. Missies hoeven ook helemaal niet ingewikkeld te zijn, de kracht zit juist in de eenvoud. Het is een inspiratiebron waardoor je goed blijft zien wat er in jouw ogen echt toe doet, wat jij belangrijk vindt en waar jij je energie in wilt stoppen. Voorbeelden van persoonlijke missies zijn: Ik geef leiding vanuit respect, integriteit en openheid Ik ondersteun mensen volledig in het ontwikkelen van hun talenten 22
Ik ontwikkel mij tot de beste op mijn vakgebied Ik leef ontspannen in het hier en nu Ik draag bij aan een duurzame samenleving Het gaat erom dat je helder krijgt wat je wilt, wat jou drijft, wat je belangrijk vindt Missies zijn bij voorkeur kort en bondig geformuleerd, en makkelijk te onthouden. Bovendien bestaan ze uit positieve woorden. Wat is jouw persoonlijke missie? Neem eens de tijd om hierover na te denken. Pak bijvoorbeeld pen en papier en schrijf de woorden op die in je opkomen. Dit kunnen losse woorden zijn of hele zinnen, de vorm doet er niet toe. Het gaat erom dat de woorden uit jezelf komen. Wat drijft jou? Wat zou jij willen bijdragen in je werk, in je naaste omgeving, aan de wereld? Wat inspireert jou en waarmee inspireer jij anderen? Als je merkt dat je klaar bent en de woordenstroom stopt, kijk dan eens of je er korte zinnen mee kunt maken. Gebruik hierbij positieve woorden, dus in plaats van Ik ga niet meer schrijf je juist Ik ga 23
3. Doelen Om onze missie concreet en tastbaar te maken, zetten we deze vervolgens om in doelen. We kunnen onze aandacht dan duidelijk richten op datgene wat we in de praktijk willen bereiken. Het voordeel is meteen dat we minder tijd zullen besteden aan dingen die we niet willen of niet belangrijk vinden, of die ons eigenlijk alleen maar afleiden zonder dat we er echt plezier aan beleven. Denk bijvoorbeeld aan zappen of doelloos surfen op internet. Door onze missie om te zetten in duidelijke doelen, geven we concreet richting aan ons dagelijks leven en werk. Doelen bevorderen onze persoonlijke groei en maken het mogelijk om onze dromen echt te realiseren. Zodra we onze doelen benoemen en nog beter: delen met anderen groeit de kans dat we ze ook zullen bereiken. Om succesvol te zijn en koers te houden, helpt het om de doelen vervolgens in kleine stappen op te delen: de tussendoelen. Voorbeeld. De persoonlijke missie van Anne is een veelgevraagd expert op haar vakgebied te worden. Een van haar doelen is daarom dat ze zich tot een goede 24
spreker wil ontwikkelen. Als een tussendoel heeft ze gesteld dat ze binnen drie maanden de basis wil kennen voor het geven van een boeiende presentatie. Een ander tussendoel dat ze heeft gesteld is het schrijven van een boek. Doelen bevorderen onze persoonlijke groei en maken het mogelijk onze dromen te realiseren Door aan de tussendoelen een deadline te verbinden, krijgen we precies inzichtelijk hoe onze weg naar succes gaat lopen. Deadlines stimuleren bovendien om sneller in beweging te komen én geven ons de mogelijkheid om de tussentijds behaalde resultaten te vieren! En hoe meer we onze omgeving hierbij betrekken, hoe meer we zullen worden gesteund, wat ook fijn is als het een keer mocht tegenzitten. Wat zijn jouw doelen? Wat zou jij willen bereiken op het gebied van werk, gezondheid, financiën, relaties en persoonlijke ontwikkeling? Welke tussendoelen kun je hiervoor formuleren? Hoe en met wie ga je het behalen van je (tussen)doelen vieren? 25
4. Activiteiten De laatste stap om helder te krijgen wat je bezielt, is het plannen van activiteiten. Hierdoor worden je doelen nog een slag concreter en praktischer. Anne uit ons voorbeeld heeft als doel een goede spreker worden en een van haar tussendoelen is om binnen drie maanden de basisvaardigheden voor het geven van een boeiende presentatie te kennen. Als activiteiten plant ze daarom het volgen van een presentatiecursus en het bekijken van populaire TED Talks. Daarnaast is er nog een techniek die kan helpen. Deze wordt in de wereld van de topsport veel gebruikt en ook wij kunnen er ons voordeel mee doen. Olympisch goud Topsporter Ranomi Kromowidjojo was al wedstrijdzwemmer toen ze nog maar vier jaar oud was. Vijftien jaar later had ze al honderden keren de Olympische finale gezwommen. Natuurlijk niet in het echt, maar in gedachten. De meervoudig wereldkampioen en winnaar van verschillende gouden Olympische medailles is mede zo succesvol omdat zij de wedstrijden in haar hoofd al zo vaak heeft gevisualiseerd. 26
Ranomi is een van de vele sporters die deze techniek toepassen en daardoor zulke topresultaten kunnen neerzetten. Zodra we onze doelen benoemen, en nog beter: delen met anderen, groeit de kans dat we ze ook bereiken Veel wetenschappelijke studies bevestigen het positieve effect van visualiseren. Met visualisatie creëren we beelden waarvan we willen dat ze werkelijkheid worden. Hierdoor kunnen we gemakkelijker onze doelen behalen. De beelden voelen als de werkelijkheid, waardoor we de situatie al kennen als deze zich in het echt voordoet. Als gevolg hiervan voelen we ons zekerder en weten we precies wat we moeten doen. Dus probeer je eerst in gedachten voor te stellen hoe het zal zijn als je die presentatie geeft, op die netwerkbijeenkomst bent of dat belangrijke verkoopgesprek hebt. En vooral: hoe perfect alles zal gaan. Hoe er geboeid naar je wordt geluisterd, hoe makkelijk je uit je woorden komt, hoe eenvoudig je de order binnenhaalt 27
Eigenlijk kun je visualisatie gebruiken voor elke situatie in je leven en daarmee je zelfvertrouwen en succes vergroten. Zoals Walt Disney het mooi verwoordde: If you can dream it, you can do it! Veel wetenschappelijke studies bevestigen het positieve effect van visualiseren Tenslotte Als we helder hebben wat ons bezielt, wordt het gemakkelijker om keuzes te maken. De dingen die we doen sluiten dan namelijk precies aan op wat wij belangrijk vinden, op waar we onze energie aan willen besteden. Ze komen immers voort uit onze persoonlijke waarden. Bijkomend voordeel is dat we ons minder gauw laten afleiden, omdat we namelijk weten waarom we de dingen doen. En dat stimuleert weer om dingen af te maken. Neem dus vooral de tijd om te kijken wat jou drijft, wat jou in beweging brengt. Je zult merken dat je makkelijker kunt kiezen, dat je je tijd optimaal gaat benutten en dat je het gevoel krijgt dat jouw werk en leven zinvol zijn. Je zelfvertrouwen zal groeien en je zult meer kunnen genieten van het leven! 28
Tip 3 Focus op de keien, bundel de kiezels 29
Als duidelijk is dat je je doel niet kunt bereiken, pas dan niet je doel aan, maar je actieplan - Confucius - Dit advies van de Chinese filosoof is al 2500 jaar oud, maar nog steeds up-to-date. Het is ook in onze huidige tijd van belang om een goed actieplan te hebben als we onze doelen willen bereiken. In een actieplan staan namelijk de activiteiten die we gaan ondernemen om de gewenste doelen te halen. De belangrijke activiteiten in ons actieplan noemen we ook wel keien. Het zijn díe activiteiten die ons helpen om onze doelen te verwezenlijken. Keien zijn belangrijke zaken die zich vooral richten op de lange termijn. Voorbeelden zijn: relaties opbouwen met bestaande klanten, een cursus volgen, conditie opbouwen, een nieuwe werkwijze op de afdeling implementeren. In de praktijk kunnen we vaak onvoldoende aandacht besteden aan onze keien, omdat onze aandacht weggetrokken wordt door kiezels. Dat zijn de dingen 31
die nu moeten (of lijken te moeten). Zaken die je eerst snel geregeld wilt hebben voordat je kunt beginnen aan een kei. Voorbeelden zijn spoedklussen, kleine regeldingen, vragen tussendoor en vaak ook e-mails. Meestal zijn er behoorlijk veel kiezels, we kunnen er zo een dag mee vullen en dan opeens is de dag alweer voorbij! Een verhaal Er was eens een leraar (bron: Stephen Covey) die zijn leerlingen wilde onderwijzen over tijd. Hij haalde een grote glazen pot tevoorschijn en een schaal met keien. Hij deed een kei in de pot... nog een... en nog een. Hij stopte de pot helemaal vol en vroeg: Is de pot vol? Iedereen keek naar de pot en allen antwoordden bevestigend. Hij knikte en haalde een emmer met kleine kiezelstenen tevoorschijn. Vervolgens deed hij wat kiezeltjes in de pot, schudde deze en de steentjes verdeelden zich over de open ruimte tussen de keien. Is de pot nu vol? De leerlingen hadden het nu wel door en antwoordden: Waarschijnlijk niet. Goed zo, zei de leraar. Hij pakte vervolgens een emmer met zand. Hij gooide het zand in de pot en dat verspreidde zich meteen tussen de stenen en 32
het grind, waardoor alle vrije ruimte werd opgevuld. Hij pakte ook nog een kan en begon hieruit water in de pot te gieten. Er kon nog ongeveer een kwart liter water bij. Toen vroeg hij: Waar gaat mijn demonstratie over? Iemand antwoordde: Tja, er zijn altijd openingen en als je hard genoeg werkt, kun je altijd nog meer zaken in je leven inpassen. Nee, zei de leraar, daar gaat het juist niet om. De kernvraag is: als je het in omgekeerde volgorde had gedaan, had het dan ook gepast? Conclusie: zorg dus dat je eerst aan je keien werkt! Ze passen dan nog makkelijk in je planning en bovendien houd je genoeg ruimte over voor andere zaken. In de praktijk kunnen we vaak onvoldoende aandacht besteden aan onze keien, omdat onze aandacht wordt weggetrokken door kiezels Keien zijn activiteiten die belangrijk zijn. Ze schreeuwen niet meteen om acute aandacht, hoeven niet per se nu gedaan te worden, maar ze hebben wel een hele grote invloed op het succesvol bereiken van onze doelen. Ze zijn gericht op de lange termijn en zijn verbonden met onze persoonlijke waarden. 33
Denk eens na: wat zijn jouw keien? We zeiden al dat het in de praktijk lastig blijkt om voldoende aandacht aan de keien te besteden. Door de waan van de dag en de neiging om ons vooral met dringende zaken bezig te houden, schuiven we deze belangrijke dingen maar al te vaak vooruit of negeren we ze zelfs. Hier zijn drie waardevolle tips om de keien wel de aandacht te geven die ze nodig hebben: 1. Begin de dag met het uitvoeren van een kei Wanneer je datgene wat er écht toe doet al in de ochtend hebt afgehandeld, begin je de dag met een voldaan gevoel. En om de verleiding te voorkomen dat je eerst op allerlei andere dingen gaat reageren: laat de mailbox bij de start van je dag nog even dicht. 2. Gebruik het KISS-principe Keep It Simple and Sweet door grote klussen op te delen in concrete, behapbare taken en er deadlines voor vast te stellen. Wanneer je namelijk een hele dag zou reserveren voor één kei, is de verleiding groot om allerlei zaken tussendoor te laten komen. Je hebt immers toch nog de 34
hele dag Het werkt daarom effectiever als je de keien opdeelt in blokken en verdeelt over een beperkte periode. 3. De kiezels bundelen Kiezels zijn heerlijk om uit te voeren. Ze zorgen voor blije gezichten (collega geholpen), krullen op de actielijst en ze verhogen de adrenaline in ons lichaam. De valkuil is wel dat we ze steeds even tussendoor doen, waardoor we in feite inefficiënt gaan werken. Zorg dat je eerst aan je keien werkt De truc is daarom om de kiezels te bundelen en ze allemaal achter elkaar af te handelen. Door bijvoorbeeld onze binnenkomende e-mails op een gericht moment te checken en ze dan meteen te verwerken. Of door telefoontjes op te sparen en ze dan achter elkaar te beantwoorden. Of door met collega s een vaste tijd voor het beantwoorden van vragen af te spreken, zodat we tussendoor niet gestoord worden. We nodigen je uit om het te proberen, je zult merken dat het je veel tijdwinst oplevert! We sluiten graag af met een citaat van Stephen Covey. Hij wordt gezien als een van de grootste 35
leiderschapsdenkers van de afgelopen 25 jaar en hij was een meester op het gebied van time management. Steeds weer benadrukte hij hoe belangrijk het is om op de juiste manier prioriteiten te stellen: De sleutel is niet om te prioriteren wat er op je planning staat, maar om je prioriteiten (lees: keien) te plannen. Bepaal dus voortaan eerst wat je keien zijn en plan die meteen in. Als je daarna ook nog de kiezels bundelt en allemaal achter elkaar uitvoert, zul je meer dan ooit succesvol zijn in je werk. En tijd overhouden! 36
Tip 4 Wat belangrijk is, heeft voorrang 37
Ik kom overdag niet toe aan het échte werk. Ik ren van het één naar het ander. Mijn concentratiewerk neem ik mee naar huis, dat lukt me niet op kantoor. Herkenbaar? De agenda staat vaak vol met operationele klussen, brandjes om te blussen en ad hoc taken. Dat moet toch anders kunnen? Zeker! En meestal horen we dan als oplossing dat we een strakke planning moeten maken. Dat is een goede methode, maar voor heel veel mensen blijkt die helemaal niet te werken. Eenvoudigweg omdat we in een dynamische, flexibele wereld leven waarin de prioriteiten continu verschuiven en de prikkels blijven komen. Het Eisenhower-schema Wat wél kan helpen is onszelf bij alle werkzaamheden die we doen steeds deze twee vragen stellen: 1. Is het belangrijk? 2. Is het dringend? Deze vragen zijn onderdeel van een schema waarmee we eenvoudig en inzichtelijk prioriteiten kunnen stellen. Het schema is ontwikkeld door de vroegere Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower en werkt nog steeds 39
perfect. Veel succesvolle mensen passen het dagelijks toe. Eisenhower was een meester in het doen van de juiste dingen op het juiste moment. De dringendste beslissingen zijn zelden de belangrijkste is een van zijn bekende uitspraken. De methode van Eisenhower is dus behulpzaam bij het bepalen wat belangrijk is en daardoor voorrang heeft. Vaak denken we namelijk dat als iets urgent is, het automatisch ook prioriteit heeft, maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Prioriteiten stellen betekent de juiste dingen doen. Het houdt in dat we effectief oftewel doelgericht bezig zijn. Leidraad is dat we steeds kijken of onze activiteit bijdraagt aan het doel dat we willen halen. Even een zijsprongetje: een ander veelvoorkomend woord als we het over time management hebben, is efficiëntie. Hiermee bedoelen we: de dingen op de juiste manier doen. In de volgende hoofdstukken schrijven we hier meer over. In dit hoofdstuk hebben we het vooral over hoe we effectief kunnen werken door, zoals gezegd, de juiste dingen te doen. 40
Aan de hand van het Eisenhower-schema kunnen we eenvoudig prioriteiten stellen, door onze activiteiten onder te verdelen in de volgende vier kwadranten: 1. Belangrijk en dringend 2. Belangrijk en niet dringend 3. Dringend en niet belangrijk 4. Niet dringend en niet belangrijk Het Eisenhower-schema Dringend Niet dringend Belangrijk 1. Meteen doen 2. Keien inplannen Niet belangrijk 3. Afweging maken 4. Niet doen Kwadrant 1: dringend en belangrijk meteen doen! Dit zijn activiteiten die om directe actie vragen. Ze zijn zowel dringend als belangrijk. Plotselinge crises of andere zaken die niet uitgesteld kunnen worden, zoals een spoedorder of een vraag van je belangrijkste klant. Heb je zo n taak geklaard, dan levert dat een onmiddellijk gevoel van succes op. Er komt letterlijk adrenaline in je 41
lichaam vrij, waardoor je een oppepper krijgt. Dat is de reden waarom we zo graag spoedklussen doen. De methode van Eisenhower laat onder meer zien dat het belangrijk is om je steeds af te vragen of een activiteit écht dringend is. Misschien herken je dat druk bezig zijn met spoedklussen soms ook een excuus kan zijn om niet aan de slag te gaan met het échte werk. Vaak hebben we het gevoel dat alles meteen moet gebeuren, terwijl dat helemaal niet altijd het geval is. Ga dus eerst na of iets werkelijk dringend én belangrijk is, voordat je reageert. Hierdoor houd je meer controle over je eigen agenda en geef je bovendien aan anderen de ruimte om zaken op te pakken. Sommige problemen blijken zich dan vanzelf op te lossen. Samengevat: doe zaken die dringend en belangrijk zijn meteen. Maar check wel eerst of ze echt urgent en echt belangrijk zijn. Kwadrant 2: belangrijk, maar niet dringend keien inplannen In het tweede kwadrant bevinden zich de keien: zaken die belangrijk zijn, maar niet dringend. We schreven hier al 42
over in de vorige tip: Focus op de keien, bundel de kiezels. Voorbeelden van keien zijn: het maken van afdelingsplannen, het bedenken van een marketingstrategie, het onderhouden van relaties, je klantenbestand op orde houden, werken aan je persoonlijke ontwikkeling, bewust ontspannen. De dringendste beslissingen zijn zelden de belangrijkste De activiteiten die onder dit kwadrant vallen voorkomen dat crisissituaties ontstaan, omdat de activiteiten gericht zijn op de lange termijn. Helaas brengen veel mensen veel te weinig tijd in dit kwadrant door, terwijl hier juist de activiteiten staan die zorgen dat we met bezieling kunnen blijven werken. De kunst is dus om onze tijd zó te organiseren dat we ons voldoende bezighouden met activiteiten in het tweede kwadrant. Wanneer je voldoende aandacht schenkt aan dit kwadrant, voorkom je niet alleen dat je in crisissituaties belandt, je verkleint ook de kans op stress. Doordat je de 43
lange termijn goed in de gaten houdt, behaal je duurzame resultaten en kun je je ontwikkelen tot een echte expert of een voorbeeld voor anderen. Samengevat: houd goed je focus op de belangrijke, nietdringende zaken en plan duidelijk in wanneer je deze activiteiten gaat doen. Als we optimaal willen omgaan met onze tijd, dan moeten we ons dus richten op de activiteiten in kwadrant 1 en 2. Deze zijn immers altijd belangrijk! In feite is dat precies de kern van het Eisenhowerschema: laat je niet leiden door urgentie, maar door belangrijkheid. Door ons eerst af te vragen onder welk kwadrant de activiteit valt, voorkomen we dat we onze tijd laten opslokken door dringende zaken die helemaal niet belangrijk hoeven te zijn. Effect van onze omgeving Onze omgeving draagt bij aan ons succes is een bekende uitspraak. Dit geldt ook voor het werken aan belangrijke zaken (kwadrant 1 en kwadrant 2). Onze dagelijkse werkomgeving, zoals ons kantoor, is soms een minder aangewezen plek hiervoor, doordat er te veel beweging of afleiding is. Zeker voor het uitvoeren van 44
kwadrant-2-activiteiten kan het handig zijn om af en toe thuis of op een externe plek te werken waar er minder prikkels zijn. Kwadrant 3: dringend, maar niet belangrijk afweging maken In kwadrant 3 staan de activiteiten waar we niet omheen kunnen (dringend), terwijl ze voor ons niet zo belangrijk zijn. Denk aan het aanleveren van informatie aan een collega, bepaalde telefoontjes of e-mails. Vaak zijn ze dringend, maar vooral belangrijk voor de ander. De prioriteit wordt in dit kwadrant dus meestal door iemand anders bepaald en de truc is om goed voor onszelf af te wegen hoe we daarop willen reageren. Bekijk zaken die niet belangrijk zijn, maar wel dringend, met kritische ogen: is het écht nodig dat ik bij die vergadering ben? Moet ik die vraag van m n collega écht vandaag beantwoorden? Is het antwoord op deze vragen bevestigend, dan kun je de klus als spoed kwalificeren. Is dat niet het geval? Ga dan op zoek naar alternatieven. Misschien kun je de taak delegeren, of afspreken dat je de taak op een later moment gaat uitvoeren. 45
Om niet al te veel tijd aan deze taken te besteden, kun je ook tijdgebonden werken in plaats van taakgebonden. In dat geval ga je niet door totdat de taak helemaal perfect is, maar plan je een hoeveelheid tijd in die je maximaal aan deze taak gaat besteden. Op die manier voorkom je dat je onnodig veel tijd besteedt aan een taak die voor een ander belangrijk is, maar jou weerhoudt van het behalen van je eigen doelen. Samengevat: de beste manier om met dringende, maar niet belangrijke zaken om te gaan is er óf korte tijd aan besteden óf ze door iemand anders laten doen. Kwadrant 4: niet dringend en niet belangrijk = niet doen! Dit is het kwadrant van de verspilling. De activiteiten in kwadrant 4 zijn niet urgent en niet belangrijk. Niet doen dus! Als we vaak in de urgentiemodus zitten (kwadrant 1), krijgen we soms de neiging om kwadrant-4-activiteiten te gaan doen. We willen dan even op adem komen, ter compensatie van de vele energie en concentratie die de kwadrant-1-activiteiten hebben gevergd. 46
Voorbeelden zijn: onnodig lang op de gang blijven kletsen, spelletjes doen op de computer of dwangmatig onze e-mail checken. In plaats van gedachteloos in deze activiteiten te vervallen, kun je er beter voor kiezen om belangrijke zaken te gaan doen, bijvoorbeeld een activiteit waarbij je bewust ontspant en jezelf weer oplaadt voor de rest van de dag. Vaak zijn zaken dringend, maar vooral belangrijk voor een ander Samengevat: het beste is dat je zo veel mogelijk van je tijd besteedt aan kwadranten 1 en 2, want die taken zijn altijd belangrijk. Pas daarna maak je tijd vrij voor kwadrant 3. Aan de taken die binnen kwadrant 4 vallen kun je beter helemaal geen tijd kwijt zijn. Automatische piloot Wij nodigen je uit om de komende tijd de automatische piloot wat vaker uit te schakelen. Reageer niet overal direct op, maar stel jezelf eerst de vraag: Hoe dringend en belangrijk is dit eigenlijk? Deze treffende uitspraak van Brian Tracy, de succesvolle Amerikaanse trainer en autoriteit op het gebied van 47
persoonlijke effectiviteit, kan je daarbij wellicht inspireren: Er is nooit genoeg tijd om alles te doen, maar er is altijd genoeg tijd om het belangrijkste te doen. Oftewel: geef voorrang aan datgene wat belangrijk is! 48
Tip 5 Overzicht geeft rust 49
Elke morgen stel ik mezelf de vraag: Als dit de laatste dag van mijn leven zou zijn, wil ik dan bezig zijn met wat ik nu ga doen? - Steve Jobs - Steve Jobs, het creatieve genie achter Apple, heeft met zijn uitvindingen niet alleen een enorme invloed gehad op de computer-, muziek- en filmindustrie, maar ook op onze huidige manier van leven. De iphone, ipad en ipod zijn niet meer weg te denken uit de hedendaagse samenleving. Om te voorkomen dat hij in de waan van de dag werd meegezogen, begon Steve elke morgen met bovenstaande vraag. Het was voor hem een manier om overzicht te houden over al zijn dagelijkse bezigheden en alle toekomstplannen. Het overzicht gaf hem rust. Gaspedaal Herken je dat als er steeds meer op je af komt, je steeds harder gaat rennen? Om alles te kunnen bijbenen, trappen we het gaspedaal vaak nog net iets dieper in. Dit is een natuurlijke reactie op een hectische situatie, maar het zorgt er uiteindelijk voor dat we steeds meer stress krijgen en steeds minder kunnen ontspannen. 51
Daardoor nemen ook onze flexibiliteit en creativiteit af en verliezen we het overzicht. Het is dus belangrijk om gas terug te nemen, maar hoe doen we dat als onze agenda al helemaal vol staat? Oprah Winfrey heeft daar het volgende antwoord op gevonden: samen met haar medewerkers last zij twee keer per dag een meditatiemoment in. Je kunt je niet voorstellen wat er in het bedrijf is gebeurd. Mensen die altijd hoofdpijn hadden, hebben er geen enkele last meer van. Velen slapen beter. Mensen hebben betere relaties. Ze gaan beter met andere mensen om. Het is geweldig. Ik wil hiermee doorgaan, want ik ben 1000% beter als ik het doe. Oprah Winfrey plant dus bewust reflectietijd in, en Steve Jobs deed dat ook. Als je hier ondanks een gevulde agenda prioriteit aan geeft, sta je zelf aan het roer en houd je overzicht. Computerbrein We kunnen ons brein vergelijken met de harde schijf van een computer. Wanneer we allerlei programma s open hebben staan, gaat de computer steeds trager werken; 52
de computer heeft immers een beperkt werkgeheugen. Zo werkt ons brein ook. Ons hoofd kent maar een beperkte opslag. We proberen vaak allerlei dingen te onthouden en overal tegelijkertijd aan te denken. Dat neemt allemaal ruimte in. Deze ruimte kunnen we vervolgens niet meer gebruiken voor datgene waar we op dat moment mee bezig zijn. Zeker in drukke tijden is het dus belangrijk om je hoofd zo leeg mogelijk te houden, zodat je alle aandacht en focus kunt richten op wat écht belangrijk is. We kunnen ons brein vergelijken met de harde schijf van een computer Veel mensen geven aan dat het hun geen moeite kost om dingen te onthouden. Toch betekent dit dat er een gedeelte in hun hersenen bezig is met niet vergeten, waardoor ze dat gedeelte niet meer kunnen gebruiken voor datgene waar ze op dat moment mee bezig zijn. We nodigen je uit om de volgende keer als het hectisch aanvoelt, je voet eens van het gaspedaal af te halen. Door bewust een adempauze te creëren, ontstaan ruimte en overzicht. 53
Daarnaast kunnen we aanraden om alles wat je wilt onthouden waar je nog iets mee moet vast te leggen. Dan kun je het loslaten en maak je ruimte vrij in je hoofd. To do! De beste manier om iets vast te leggen is op een actielijst of to do-list. Van belang daarbij is wel dat we uitsluitend concrete activiteiten op onze actielijst schrijven en niet globaal geformuleerde projecten. Als we zulke globaal geformuleerde projecten aan de lijst zouden toevoegen, zonder concrete acties, is de kans namelijk klein dat we in beweging komen. De truc is dus om alleen concrete activiteiten te noteren de stappen die nodig zijn om ons project te laten slagen. De manieren waarop we een actielijst kunnen maken zijn eindeloos. Het gaat erom dat we de werkwijze vinden die bij ons past. Er zijn speciaal ontworpen to do-notitieblokken, we kunnen de digitale takenlijst van ons e-mailsysteem of onze telefoon gebruiken, een notitieblokje kopen of een groot planbord ophangen. Voor iedereen is er wel een geschikt actielijstsysteem te vinden. 54
Wanneer je je actielijstsysteem hebt gekozen, is de volgende stap om er voor te zorgen dat je overal en altijd toegang tot je to do-lijst hebt. Thuis, op het werk of onderweg. Want stel je voor: Je zit in een vergadering en bedenkt opeens dat je nog oppas moet regelen voor morgenavond. Waar laat je deze gedachte? Je ligt net in bed en bedenkt dat je morgenochtend direct een collega moet vragen om iets voor je te checken. Waar laat je deze ingeving? Je bent druk bezig. Je leidinggevende vraagt je om daarna ook nog een klusje voor haar te doen en je zegt ja. Waar laat je deze toezegging? Je zult merken dat je efficiënter werkt als je je taken noteert Het voordeel van een digitale takenlijst is dat je er allerlei andere zaken aan kunt koppelen. Takenlijsten van collega s of bijvoorbeeld e-mails. Ook kun je makkelijk wijzigingen aanbrengen, deadlines aan taken verbinden, notities of documenten aan taken koppelen of automatisch herhaaltaken aanmaken. 55
Veel mensen houden juist van papieren notitieboeken of planborden, zodat ze lekker kunnen strepen of die bekende krullen kunnen zetten. Welk systeem je ook kiest, je zult merken dat je efficiënter werkt als je je taken noteert. Conclusie. Zorg dat je regelmatig even gas terugneemt door stilte- en reflectiemomenten in te plannen. Houd daarnaast je hoofd leeg door je taken zo veel mogelijk te noteren. Je zult hierdoor niet alleen effectiever worden, maar ook meer ontspanning ervaren. Overzicht geeft immers rust! 56
Tip 6 De kracht van gewoonten 57
Goede gewoonten maken het verschil - Aristoteles - De meest succesvolle sporters, ondernemers en leiders maken allemaal gebruik van de kracht van gewoonten. Ze beginnen hun dag bijvoorbeeld met een effectieve oefening die hun energie geeft, ze eten een uitgebalanceerd ontbijt en ze zorgen ervoor dat ze inspanning en ontspanning afwisselen. President Barack Obama, een man die gewend is aan het omgaan met een enorm drukbezette agenda, heeft ook een vaste gewoonte. Elke dag begint hij met fitness om mijn hoofd leeg te maken en stress tegen te gaan. Ook kinderen hebben baat bij routines, denk maar aan een slaapritueel bij het naar bed gaan. Eigenlijk hebben we allemaal zo onze dagelijkse leefgewoonten; gedrag dat we hebben aangeleerd of zelf hebben gecreëerd of dat er onbewust is ingeslopen. Onze gewoonten kunnen ons enorm ondersteunen in onze effectiviteit en ons de nodige energie en ontspanning geven. Aan de andere kant kunnen ze ons ook 59
tegenwerken en stress bezorgen. Het is dus belangrijk om positieve gewoonten en routines aan te leren. Kickstart De meest krachtige gewoonte is het ochtendritueel. Hiermee leggen we de basis voor een productieve dag. In de onderstaande grafiek is goed te zien dat de meeste mensen een bioritme hebben waarbij hun primetime in de ochtend ligt. Dat is het gedeelte van de dag waarin ze scherp zijn en zich goed kunnen concentreren. Energie 7.00 uur 13.00 uur 18.00 uur Om zo effectief mogelijk gebruik te maken van je energie, moeten we de ochtend dus goed benutten. Hiermee kunnen we onze dag een kickstart geven! 60
De kracht van de voorbereiding Om de dag met een kickstart te kunnen beginnen, is het handig als je de dag ervoor al voorbereidingen treft. Bekijk aan het einde van elke werkdag alvast wat je de volgende dag écht wilt doen. Leg of zet alles zo veel mogelijk klaar, zodat je er direct mee kunt beginnen. Een gevulde sporttas bij de deur, of de stukken die je nodig hebt om aan je project te werken alvast geordend op het bureau. Geef je dag een kickstart! Begin met een kei We schreven al eerder dat het handig is om te focussen op de keien: de dingen die er voor jou écht toe doen. Als je de dag hiermee begint, start je meteen met een voldaan gevoel. Laat vooral bij de start van de dag de mailbox nog dicht. Stel je e-mailprogramma zo in dat alleen je agenda wordt geopend. Laat je omgeving weten dat je pas na een bepaalde tijd goed bereikbaar bent. Op die manier voorkom je dat je wordt gestoord en dat je eerst gaat reageren op allerlei e-mails, voordat je aan je kei begint. 61
Energy boost Onderzoeken wijzen uit dat twintig minuten sporten in de ochtend onze gemoedstoestand en concentratie voor de gehele verdere dag positief beïnvloedt. Gemiddeld intensief sporten is daarbij al voldoende. Een ochtendwandeling, yoga, fietsen naar het werk of fitness: allemaal manieren om je dag een energy boost te geven. Succesvolle kickstarters Tony Robbins is een van de meest invloedrijke coaches en sprekers op het gebied van leiderschap en persoonlijke ontwikkeling. Hij heeft in zijn carrière diverse wereldleiders en topsporters geadviseerd. Volgens Tony is een van de basispijlers onder zijn succes dat hij elke dag start met visualiseren hoe ik de dag wil doorbrengen. Op deze manier richt hij meteen alle energie op wat hij wil bereiken. David Karp, oprichter van het succesvolle blogplatform Tumblr, vertelt dat het geheim van optimale tijdsbesteding ook in het begin van zijn dag zit. Geen e-mails, maar direct het echte werk! Wat wordt jouw kickstart? Beschrijf je ideale ochtendritueel eens. Wat geeft jou extra energie voor de hele dag? Houd de beschrijving 62
kort en krachtig en begin de komende twee weken je dag met deze kickstart. Je zult merken dat je hierdoor productiever wordt en dat je je energieker voelt. Geen e-mails, maar direct het echte werk Uit-knop Ook de omschakeling van werk- naar privétijd is makkelijker te maken als je daar een vast ritueel voor hebt. Even reflecteren op je werkdag (wat heb ik gedaan, zijn er nog losse eindjes et cetera) en vooruitkijken naar de volgende dag. Dit helpt om je werk los te laten, zodat je vervolgens kunt genieten van andere activiteiten. Er zijn mensen die elke dag een rondje extra fietsen van hun werk naar huis, omdat ze dan pas de werkdag achter zich kunnen laten. Anderen zetten een timer op tien minuten voordat ze naar huis gaan en sluiten in die tijd alles af. Het gaat erom dat je je eigen uit-knop vindt om deze switch te maken. Wat is jouw uit-knop? Schakel jij bewust om van werk naar privé? Doe je dit elke dag? 63
Three good things about life Wat je denkt, is wat je krijgt. Met onze gedachten beïnvloeden we ons gedrag en onze gemoedstoestand. Als we aan het einde van de dag ons bed in stappen, is het dus belangrijk dat we dat met positieve gedachten doen. De oefening Three good things about life komt voort uit de positieve psychologie en kan daarbij helpen: Bedenk elke avond voordat je naar bed gaat drie successen van de afgelopen dag. Waar ben je tevreden over of trots op? Je kunt hierbij aan alles denken, van grote activiteiten tot heel kleine dingen. Herhaal dit ritueel elke avond. Deze oefening zorgt er niet alleen voor dat je met positieve gedachten in slaap valt, maar ook dat je je bewust wordt van de dingen waar je goed in bent en die je belangrijk vindt in je leven. Je zelfvertrouwen zal groeien en je ervaart meer richting in je leven. Samenvattend. Maak gebruik van de kracht van positieve gewoonten. Je zult je dag energieker beginnen, het werk beter kunnen loslaten en makkelijker in slaap vallen. Hierdoor ontstaat meer balans in je leven en meer resultaat! 64
Tip 7 Laat zien wat je wilt 65
Grenzen durven stellen betekent dat we de moed hebben om onszelf lief te hebben, zelfs wanneer we riskeren anderen daarmee teleur te stellen - Brené Brown, auteur van De kracht van kwetsbaarheid - Laten zien wat je wilt betekent zowel duidelijk maken wat je wél wilt als wat je níet wilt. Wat we wel willen heeft te maken met hulp vragen en het uiten van onze behoeften. In die behoeften komen onze waarden, missie en doelen terug (zie tip 2, Maak keuzes vanuit bezieling). Wat we niet willen heeft betrekking op grenzen stellen en nee zeggen. Veel mensen vinden het lastig om voor zichzelf op te komen en hun behoeften uit te spreken. Als je echter laat zien wat je wilt, vergroot je de kans dat je het ook krijgt. Want hoe kunnen anderen zien dat ze ons storen, als ze niet weten dat we tijd voor onszelf nodig hebben? Hoe kunnen anderen ons helpen, als ze niet kunnen zien wat er speelt? Optimaal omgaan met je tijd vraagt dus van je dat je assertief bent, dat je voor jezelf opkomt met respect voor de ander. In onze veranderende, prikkelrijke wereld is 67
dit van grote waarde, want we houden daarmee controle over onze agenda. Assertief durven zijn levert ons profijt op in alle rollen die we vervullen: collega, leidinggevende, partner, ouder etc. Het zorgt ervoor dat we onze tijd kunnen besteden aan de zaken die er voor ons werkelijk toe doen. Die activiteiten waarmee we écht een bijdrage kunnen leveren, zowel op het werk als privé. Afwijzing Als je assertief gedrag wilt toepassen, is het van belang dat je achter je boodschap staat. Als je nee zegt, zal het alleen bij de ander overkomen als je dit met overtuiging doet. Veel mensen vinden het lastig om assertief te zijn, omdat ze bang zijn anderen te kwetsen, de harmonie te verstoren of afgewezen te worden. Wat zullen ze wel niet denken?, Als ze me maar niet onaardig vinden, Wie ben ik om nee te zeggen? We zijn bang voor boze reacties en afwijzing, maar de realiteit is nu eenmaal dat we niet door iedereen aardig gevonden kunnen worden. 68
De gedachte dat iedereen je aardig moet vinden is in feite een belemmerende overtuiging, die je handelen en gevoel negatief kan beïnvloeden. Maar gelukkig zijn we onze gedachten niet. We kunnen onze gedachten misschien niet stoppen, maar we kunnen wél stoppen ze te geloven. Als je laat zien wat je wilt, vergroot je de kans dat je krijgt wat je wilt Ga eens bij jezelf na of je bepaalde gedachten/ overtuigingen hebt die je belemmeren om voor jezelf op te komen. Zijn ze eigenlijk wel realistisch? Door welke gedachten/overtuigingen zou je ze kunnen vervangen? Nee zeggen Voorbeeld. Tom heeft twee uur in zijn agenda geblokt, zodat hij geconcentreerd aan de planning van zijn project kan werken. Terwijl hij bezig is, komt zijn collega Barbara binnen met de vraag of hij haar kan helpen. Normaal zou Tom meteen stoppen met zijn huidige werkzaamheden en klaarstaan voor zijn collega. Maar hij heeft al te vaak ervaren dat hij daardoor aan het einde van de dag in de knoei komt en de laatste dingen moet afraffelen, voordat hij gehaast en gestrest zijn kind van het kinderdagverblijf kan halen. 69
Tom heeft besloten dat hij meer ontspannen met zijn tijd wil omgaan en hij weet dat hij grote winst kan behalen als hij nee durft te zeggen tegen collega s. Als reminder heeft hij op een geeltje de vier stappen opgeschreven waarmee je op een respectvolle manier nee kunt zeggen. Hierdoor heeft hij een duidelijk handvat waarmee hij het stappenplan goed kan oefenen: 1. Zeg duidelijk nee. Nee, Barbara 2. Geef de reden. Ik kan je helaas nu niet helpen, want ik moet deze klus vanochtend afhebben. 3. Benoem het mogelijke gevoel van de ander. Ik kan me voorstellen dat dat lastig voor je is, want jij wilt natuurlijk ook graag door met jouw werk. 4. Geef eventueel een alternatief. Kun je aan het begin van de middag terugkomen? Deze methode heeft haar succes bewezen in de praktijk. We komen hiermee voor onszelf op, terwijl we tegelijkertijd respect tonen voor de ander door begripvol te zijn. Wanneer we een grens willen stellen is het namelijk belangrijk om in contact te blijven met de ander, de ander te laten voelen dat we hem of haar zien. Op deze manier wordt onze grens meer geaccepteerd en blijft de relatie intact. 70
Weet je welke van de vier stappen het belangrijkste is? Daadwerkelijk nee zeggen! Vaak vinden we dat het moeilijkste om te doen, waardoor we onduidelijk blijven richting de ander. Toch blijkt dat bijna niemand er moeite mee heeft als we onze grens aangeven, mits we dat op een respectvolle manier doen. Je zult zien dat de meeste mensen je graag willen helpen Als je alle vier de stappen hebt doorlopen, vergeet dan niet om écht te stoppen met praten. Geef de ander de ruimte om de boodschap te verwerken en een reactie te geven. Trap niet in de valkuil van excuses maken of nog meer tekst en uitleg geven. Dan geef je de ander namelijk aanknopingspunten om een discussie aan te gaan en raak je uit je concentratie. Help! Om hulp durven vragen is een ander belangrijk aspect van het leven en werken vanuit meer rust en overzicht. Als we op een vriendelijke manier een verzoek doen en de ander heeft het recht om ons verzoek te weigeren, dan is hulp vragen heel eenvoudig. Het is alleen zaak het op tijd te doen. 71
Een aantal handvatten die hierbij kunnen helpen: Bereid voor wat je wilt zeggen. Geef aan dat je iets wilt vragen. Doe het duidelijk, direct en in de ik-vorm. Wees concreet over wat je van de ander verwacht en over de hoeveelheid tijd en energie die het hem of haar zal kosten. Probeer het eens. Je zult zien dat de meeste mensen je graag willen helpen! Zo geef je jezelf de kans nieuwe ervaringen op te doen en nieuwe mogelijkheden te creëren, zowel in je werk als privé. Bedenk dat nieuwe vaardigheden zijn aan te leren, net als fietsen en zwemmen. Het duurt even en soms gaat het met vallen en opstaan maar gaandeweg zal het je steeds natuurlijker afgaan. Dus: als je op een respectvolle manier nee zegt én op tijd om hulp vraagt, zul je merken dat je werk makkelijker wordt. Aarzel daarom niet om te laten zien wat je wilt. Je kunt hierdoor genieten van een betere samenwerking én meer tijd overhouden! 72
Tip 8 Verhoog je energie 73
Als we optimaal met onze tijd willen omgaan, hebben we natuurlijk ook veel energie nodig om deze tijd goed te benutten en ervan te kunnen genieten. Stel je eens voor dat jouw energievoorraad een batterij is. En dat 100% staat voor volledige energie. 100% 0% Hoe vol is jouw batterij? Zet eens een streepje tussen de 0% en 100%. Hoeveel verschil zit er tussen de 100% en jouw huidige niveau? Kun je dit verschil voor jezelf verklaren? Voor veel mensen is dit best een confronterende oefening. Ze realiseren zich opeens dat ze veel meer energie zouden kunnen hebben. En wie wil dat nou niet? Hoe meer energie we hebben, hoe beter we ons voelen en hoe meer we kunnen realiseren. Als we onze tijd optimaal willen besteden, dan is een goede energievoorraad dus eigenlijk een basisvoorwaarde. 75