FASE 2 VAN DE PERSONELE REORGANISATIE - Naar balans tussen formatie en bezetting - Doel van fase 2 Door de afgesproken vorm van reorganiseren vallen er geen ontslagen, is het aantal herplaatsingskandidaten relatief beperkt en is in fase 1 van de reorganisatie meerdere mensen op beschikbare functies geplaatst, zodat er sprake is van overbezetting. Tegelijkertijd laat de afronding van fase 1 zien dat er ook onderbezetting is op bepaalde functies. Het doel van fase 2 is het in balans brengen van de bezetting met de formatie door de ongewenste over- en onderbezetting op te lossen. Daarnaast wordt uitvoering gegeven aan de beoogde functie en plaats van tewerkstelling van medewerkers, conform het definitieve plaatsingsbesluit. De invulling van de onderbezetting wordt bij voorkeur gerealiseerd door medewerkers uit de overbezette functies, waarbij korpsbreed naar de bezetting wordt gekeken. De eenheden nemen daarbij het voortouw. Fase 2 duurt maximaal 5 jaar. Met daarbij de aanvulling dat (resterende) over- en onderbezetting de verantwoordelijkheid van het korps blijft, ook na 5 jaar. Fase 2 start per datum zoals opgenomen in de definitieve plaatsingsbesluiten, die verzonden worden aan de medewerkers. Verdeling van verantwoordelijkheid De verantwoordelijkheid voor het in balans brengen ligt bij de eenheden. De basis daarvoor ligt in de teamplannen van de teamchefs of sectorhoofden. In de teamplannen wordt de (gefaseerde) aanpak van de onder- en overbezetting beschreven. Aan de directie HRM is gevraagd de landelijke kaders vast te stellen van het belangrijkste instrumentarium waarmee de eenheden en de teamchefs hun teamplannen kunnen realiseren. In dit document worden deze kaders beschreven. Evaluatie De opgestelde kaders - en met name de werking en effecten daarvan in de praktijk - met betrekking tot horizontale mobiliteit en vacaturestelling in fase 2, worden na het eerste jaar (vanaf de start van fase 2) geëvalueerd in samenwerking met de lijn en de uitvoerende partijen. Uitgangspunten We streven naar eenduidige, transparante en praktische kaders. Met daarbij oog voor de bemensing van andere teams binnen en buiten de eenheid. Een belangrijk punt van aandacht hierbij is de betaalbaarheid van het geheel van de formatie van het korps. Hoewel de vraag naar politiezorg en capaciteit nagenoeg onbegrensd is, is het beschikbare budget dat niet. Het is een gezamenlijke opgave om de betaalbaarheid van het korps te waarborgen. We verwachten dat binnen de eenheid via de reguliere sturingslijnen, door teamchefs, sectorhoofden en politiechef, afgewogen wordt hoe de formatie en bezetting in balans wordt gebracht en hoe dit bijdraagt aan de betaalbaarheid van het korps. pagina 1
Deze afspraken zijn bedoeld voor het merendeel van de mobiliteit in fase 2, en zullen niet voor iedere bijzondere situatie toepasbaar zijn. Daarom benadrukken we hier dat, naast dit kader, het reguliere personeelsbeleid onverminderd geldt en toepasbaar is binnen fase 2. Voor uitzonderlijke gevallen kunnen maatwerkafspraken worden gemaakt die getoetst worden binnen de eenheid. Kenmerk van een uitzonderlijk geval is de unieke situatie, waardoor er geen precedentwerking is naar andere (groepen van) medewerkers. Het teamplan Het is aan de teamchef/sectorhoofd om te bezien hoe de bezetting zich verhoudt tot de formatie. Het gaat om de over- en onderbezetting op de verschillende functies in een team, niet om de getalsmatige over- en onderbezetting van het team als geheel. Over- en onderbezetting wordt dus per functie bezien, indien nodig verbijzonderd naar werkterrein of aandachtsgebied. Zie onderstaand kader voor gedetailleerde definitie. Een teamchef/sectorhoofd zal eerst bepalen welke kwaliteiten al in zijn team aanwezig zijn bij de zittende medewerkers. Hij beziet welke mogelijkheden dit biedt voor de medewerkers van zijn team om horizontaal te bewegen. Dit met het doel om over-of onderbezetting op te lossen binnen de kaders van dit beleid. Vervolgens wordt in het teamplan bepaald: - welke acties (horizontale mobiliteit, vacatures openstellen, geen actie enz.) nodig zijn voor welke functie(s) met over- of onderbezetting binnen het team. - op welk moment die acties nodig zijn (timing bijvoorbeeld afhankelijk van de ondersteuningscapaciteit van het PDC, maar ook wat het team aan kan qua inwerken). Omschrijving begrip functies Als er gesproken wordt over functies dan geldt de volgende omschrijving voor het begrip functie : het samenstel van door de ambtenaar te verrichten opgedragen werkzaamheden, zoals vastgelegd in het LFNP (art 1 onder hh van het Barp). Omwille van de leesbaarheid van het stuk wordt verder alleen het woord functie gebruikt. Is er actie nodig om over- of onderbezetting af te bouwen of is al duidelijk dat de over- of onderbezetting zich op een aanvaardbare termijn zonder actieve sturing oplost (bijvoorbeeld door pensionering, een instromende aspirant, een reeds voorziene verandering van de formatie binnen eigen mandaat)? Beide situaties zouden zichtbaar moeten zijn in het teamplan. De teamchef/sectorhoofd wordt bij het opstellen van het teamplan en de acties die daaruit voortvloeien ondersteund door het transitieteam, de HR adviseur en HR relatiemanager en het Landelijk Mobiliteitscentrum. Hoofdlijnenakkoord De uitgewerkte landelijke kaders zijn in lijn met de gemaakte afspraken van het Hoofdlijnenakkoord, dan wel met enkele aanpassingen op het Hoofdlijnenakkoord, zoals gemaakt in het overleg tussen de minister, de korpschef, de vakorganisaties en de COR. pagina 2
Wanneer is fase 2 klaar Fase 2 is klaar op het moment dat de doelstellingen van het teamplan zijn bereikt, oftewel wanneer het team de bezetting in balans heeft gebracht met de formatie, eventueel rekening houdend met gepland vertrek of instroom van medewerkers. Dit betekent dat de einddatum van fase 2 per team eenmalig wordt vastgesteld (over- of onderbezetting na dit moment brengen het team niet terug in fase 2 ) en per team kan verschillen. Einde fase 2 betekent dat dit vacaturebeleid is beëindigd en het reguliere werving en selectiebeleid van toepassing is. Bij de start van fase 2 (nulmeting) en vervolgens ieder half jaar, wordt de over- en onderbezetting van de functies in het team inzichtelijk gemaakt door team SPP/HRM. Deze halfjaarlijkse meting geldt ook als ijkpunt of een medewerker, door mobiel te worden, bijdraagt aan het terugdringen van over- of onderbezetting. Deze metingen zijn inzichtelijk voor de medewerker. Uitwerking van de kaders Voor fase 2 worden drie onderdelen nader uitgewerkt. 1. Horizontale mobiliteit; 2. Werving- en selectiebeleid; 3. Flankerende voorzieningen tijdens fase 2. pagina 3
1 Horizontale mobiliteit Horizontale mobiliteit is bedoeld om medewerkers op basis van geschiktheid te verplaatsen. De geschiktheid van betreffende medewerkers staat op voorhand vast op grond van de functieschaal en het feit dat de medewerkers op grond van hun huidige of voormalige functie aan de gestelde functieeisen voldoen. Dit maakt dat horizontale mobiliteit een effectief instrument is om grotere groepen medewerkers te verplaatsen, binnen een relatief kort tijdsbestek. Uitgangspunten horizontale mobiliteit Transparante en praktische kaders. Medewerkers met een preferente status hebben voorrang, dit zijn medewerkers voor wie de politie vanuit wet- of regelgeving een verplichting heeft om te (ver)plaatsen of een passende functie aan te bieden. Hieronder vallen in volgorde van prioritering: medewerkers met een medische herplaatsingsindicatie (a.g.v. Wet Verbetering Poortwachter); medewerkers die herplaatsingskandidaat zijn vanuit de personele reorganisatie; medewerkers die in het verleden de preferente status officieel (d.m.v. een besluit) toegekend hebben gekregen; medewerkers die vanuit de positie herplaatsingskandidaat herplaatst zijn en vallen onder artikel 55oa of 55ob Barp. Uitsluitend mogelijk op basis van vrijwilligheid van de medewerker. Horizontale mobiliteit: mobiliteit van het huidige schaalniveau naar hetzelfde schaalniveau. Voor het merendeel van de medewerkers is dit de functieschaal. Medewerkers met een persoonlijke schaal mogen op basis van hun persoonlijke schaal opteren voor een horizontale mobiliteitsstap. De voorwaarde van de persoonlijke schaal geldt uitsluitend voor die medewerkers, die vanwege LFNP matching of een personele reorganisatie op een lagere functieschaal terecht zijn gekomen. De geldende functie-eisen blijven gehandhaafd Er vindt geen verdere selectie van de meest geschikte kandidaat plaats. Geen veto op vertrek van medewerkers vanuit functies met overbezetting, wel afspraken over maximale uitwerkperiode. Geen veto op binnenkomst van medewerkers vanuit functies met overbezetting naar functies met onderbezetting; wel op voorhand transparante eisen vanuit het teamontwikkelplan gekoppeld aan een specifieke behoefte om onderbezetting op te lossen. Afspraken over feitelijke verplaatsingen moeten passen binnen ondersteuningscapaciteit PDC. Mobiliteit die meerdere medewerkers betreft ( treintjes van functie-wisselingen ) zijn mogelijk. Horizontale mobiliteit mag niet leiden tot extra onder- of overbezetting op functies binnen een team elders. Dit kan aanleiding zijn de gevraagde mobiliteit van één of meer medewerkers te weigeren. Horizontale mobiliteit in relatie tot vacaturestelling Horizontale mobiliteit is bedoeld om geschikte medewerkers middels een eenvoudige procedure te verplaatsen. In die procedure vindt er geen verdere toets op geschiktheid of passendheid plaats. Medewerkers zijn geschikt tenzij uit de toetsing van de criteria het tegendeel blijkt. Wel kan een teamchef, op basis van de noodzakelijke continuïteit van de bedrijfsvoering van het team, specifieke - aan kandidaten te stellen - eisen opnemen bij het landelijk bekendmaken van functies. Het gaat dan nadrukkelijk om de mogelijkheid om voldoende mensen in te kunnen roosteren voor alle diensten. Concreet kan een team een groot aantal medewerkers hebben met een nachtdienstontheffing. Nog meer medewerkers met een dergelijke ontheffing brengt de inzetbaarheid en de planbaarheid van de nodige diensten in het geding. In dit geval kan de specifieke eis worden gesteld dat medewerkers bereid moeten zijn om nachtdiensten te draaien. pagina 4
Als een teamchef extra of specifieke vaardigheden, competenties, diversiteit zoekt die niet vallen onder voldoet aan de functie-eisen, dan kan de teamchef een vacature openstellen. Als uit een teamplan blijkt dat een team kwalitatieve versterking nodig heeft binnen de beschikbare formatie, dan is de route om vacatures open te stellen, waarbij de meest geschikte kandidaat wordt geselecteerd. Dit dient met objectiveerbare redenen te worden onderbouwd. Zie hiervoor hoofdstuk 2 vacaturestelling. Stappen in horizontale mobiliteit 1. Team is kwantitatief niet in balans Teamchef geeft in teamplan aan voor welke functie(s) met onderbezetting het instrument van horizontale mobiliteit ingezet dient te worden. Teamchef vult vooraf bij de landelijke bekendmaking - eventueel aan met specifieke eisen (gerelateerd aan de mogelijkheid voldoende mensen in te roosteren). Betreffende onderbezette functies worden landelijk bekend gemaakt. Medewerkers met een preferente status hebben voorrang (dat zijn medewerkers voor wie de politie vanuit wet- of regelgeving een verplichting heeft om te (ver)plaatsen of een passende functie aan te bieden). Hieronder vallen in volgorde van prioritering: medewerkers met een medische herplaatsingsindicatie (a.g.v. Wet Verbetering Poortwachter); medewerkers die herplaatsingskandidaat zijn vanuit de personele reorganisatie; medewerkers die in het verleden de preferente status officieel (d.m.v. een besluit) toegekend hebben gekregen; medewerkers die vanuit de positie herplaatsingskandidaat herplaatst zijn en vallen onder artikel 55oa of 55ob Barp. Het Landelijk Mobiliteitsbureau vervult hierin een rol en sluit aan bij de transitieteams in de eenheden. Medewerkers uit overbezette functies kunnen hun keuze maken uit de onderbezette functies, die landelijk kenbaar zijn gemaakt, mits ze aan de volgende twee criteria voldoen: (1) Medewerker heeft hetzelfde schaalniveau vanwege een persoonlijke schaal of dezelfde functieschaal. De voorwaarde van de persoonlijke schaal geldt uitsluitend voor die medewerkers, die vanwege LFNP matching of een reorganisatie op een lagere functieschaal terecht zijn gekomen. en (2) Medewerker dezelfde functie al (heeft) bekleed, en voldoet aan alle functie-eisen. Er is geen nadere selectie nodig als de vraag naar medewerkers gelijk is aan het aanbod of de vraag groter is dan het aanbod van medewerkers. Als het aanbod van medewerkers groter is dan de vraag, dan is de lijn voor volgorde van mobiliteit: (1) Medewerkers die door plaatsing overcapaciteit reduceren in de functie binnen het team waar ze vandaan komen. (2) Bovenschalige medewerkers met een persoonlijke schaal op het niveau van de in te vullen functie gaan vóór medewerkers die bezoldigd worden op het niveau van pagina 5
de functie. Dit geldt alleen voor die medewerkers, die vanwege LFNP matching of een reorganisatie op een lagere functieschaal terecht zijn gekomen. (3) Medewerkers met minste afstand tussen formele PTW van de beoogde functie en woonadres, omdat dit een objectief criterium is. Medewerkers die geopteerd hebben voor een horizontale verplaatsing ontvangen bericht over de uitkomst. Als de medewerker de functie krijgt wordt de leidinggevende gelijktijdig geïnformeerd. Als screening nodig is wordt dit in gang gezet. pagina 6
2 Werving- en selectiebeleid Opzet werving- en selectiebeleid in fase 2 Het openstellen van vacatures valt binnen het bereik van het werving- en selectiebeleid nationale politie. Het werving- en selectiebeleid is vastgesteld in december 2014. Ter voorbereiding op fase 2 wordt het werving- en selectiebeleid momenteel geëvalueerd. Aanpassingen die voortkomen uit deze evaluatie zullen ter besluitvorming worden voorgelegd in een vernieuwde versie van het werving- en selectiebeleid. Hoofdstuk 3 openstelling vacature van het werving- en selectiebeleid wordt fase 2- proof gemaakt, zodat geen separaat vacaturebeleid ontwikkeld hoeft te worden. Aanpassing werving- en selectiebeleid Hoofdstuk 1 ontstaan behoefte aan personele capaciteit wordt aangevuld met onderstaande alinea s. De politie heeft als organisatie een opdracht om vacatures in te vullen waarover afspraken zijn gemaakt of waarvoor een hoogwaardige specialisme in de operatie wordt gezocht. De portefeuillehouders van fase 2 bepalen voor aanvang fase 2, in overleg met de politiechefs, voor welke functies er afspraken gemaakt worden over (gelijktijdige) openstelling. Voor de overige vacatures geldt dat het aan de eenheid is om te prioriteren in openstelling binnen het door het PDC aangegeven aantal vacatures waarvoor ondersteuning mogelijk is. De openstelling geschiedt conform de vastgestelde volgorde zoals beschreven in paragraaf 3.1. Paragraaf 3.2 beschrijft dat er in specifieke gevallen kan worden afgeweken van de eerder genoemde volgorde en mag de vacaturehouder, na het inwinnen van advies bij PDC HRM IDU, besluiten tot gelijktijdig in- en extern openstellen. Hoofdstuk 3 paragraaf 3.1 volgorde doelgroepen wordt als volgt aangepast: 1. Plaatsen van preferente kandidaten voor wie de functie passend is De vacature wordt aangeboden aan medewerkers voor wie de politie vanuit wet- of regelgeving een verplichting heeft om te (ver)plaatsen of een passende functie aan te bieden. Hieronder vallen in volgorde van prioritering: a) medewerkers met een medische herplaatsingsindicatie (a.g.v. Wet Verbetering Poortwachter); b) medewerkers die herplaatsingskandidaat zijn vanuit de personele reorganisatie; c) medewerkers die in het verleden de preferente status officieel (d.m.v. een besluit) toegekend hebben gekregen; d) medewerkers die vanuit de positie herplaatsingskandidaat herplaatst zijn en vallen onder artikel 55oa of 55ob Barp. 2. Interne openstelling Interne openstelling geldt voor medewerkers werkzaam bij de politie, met een vaste aanstelling, of een tijdelijke aanstelling voor langer dan twee jaar, op grond van het Barp. Bij geschiktheid hebben solliciterende medewerkers die werkzaam zijn in een functie in een team waar sprake is van overbezetting voorrang op de overige interne kandidaten. Bij deze openstelling hebben medewerkers uit de aandachtsgroep Ondersteuning - werkzaam in een functie in een team waar sprake is van overbezetting - een voorrangspositie. Deze voorrangspositie houdt in dat bij gebleken geschiktheid benoeming plaatsvindt. Van pagina 7
geschiktheid is ook sprake wanneer deze binnen twee jaar door inspanning kan worden bereikt 1. Bij geschiktheid hebben solliciterende medewerkers die bij de matching tijdens de overgang naar een LFNP-functie of door een reorganisatie bij plaatsing in een functie met een lagere schaal terecht zijn gekomen, voorrang. Op het moment van inwerkingtreding van de aangepaste Politiewet 2012 als gevolg van de inbedding van de Politieacademie in het nieuwe politiebestel, hebben medewerkers van de Politieacademie een gelijke positie met medewerkers van de nationale politie. Immers, op dat moment gaan PA-medewerkers per Wet over naar de politie, en hebben zij dezelfde rechtspositie en rechten. Tot dat moment geldt het huidige vacaturebeleid waarin medewerkers van de Politieacademie wel gelijktijdig kunnen solliciteren met medewerkers van de politie bij het intern openstellen van vacatures, maar bij gebleken geschiktheid hebben interne sollicitanten met een vaste of tijdelijke aanstelling langer dan twee jaar bij de politie voorrang op sollicitanten van de Politieacademie. 3. Externe openstelling Conform huidige formulering. 1 In het uitvoeringsplan wordt uitgewerkt hoe deze voorrangspositie wordt gehanteerd bij het uitnodigen van kandidaten. Zodat als eerste gesprekken worden gevoerd met de medewerkers met een voorrangspositie. pagina 8
3 Flankerende voorzieningen tijdens fase 2 In fase 2 zijn flankerende voorzieningen beschikbaar voor medewerkers die een bijdrage leveren aan het terugdringen van over- en onderbezetting. In dat kader is het van belang dat objectief vastgesteld kan worden wanneer sprake is van over- en onderbezetting. Onderstaand wordt eerst ingegaan op de definitie van over- en onderbezetting. Daarna wordt ingegaan op de wijze waarop de over- en onderbezetting wordt vastgesteld en kenbaar wordt gemaakt. Definitie over- en onderbezetting Er is sprake van over- of onderbezetting als de bezetting van een functie binnen een team minimaal 10% afwijkt van de formatie van die functie, of wanneer de bezetting minimaal 2 Fte afwijkt van de formatie bij teams kleiner dan 20 Fte. Omdat een bepaalde mate van onbalans tussen formatie en bezetting in een organisatie van onze omvang, ook op teamniveau, onvermijdelijk is, wordt voor de definiëring van over- en onderbezetting een bandbreedte van 10% aangehouden. Het minimum van 2 Fte is gekozen omdat kleine teams met 1 fte verschil tussen formatie en bezetting al boven de 10% kunnen uitkomen. NB: deze definitie van over- en onderbezetting is bedoeld om aan te geven wanneer een medewerker een dusdanige bijdrage levert aan het terugdringen van over- of onderbezetting dat deze een aanvraag kan indienen voor flankerende voorzieningen. Deze definitie is niet bedoeld om aan te geven dat een teamchef pas over- en onderbezetting op kan/mag lossen als deze meer is dan 10% per functie. Vaststelling en kenbaar maken Directie HRM/team SPP maakt op functieniveau per team een nulmeting. Als sprake is van over- of onderbezetting op functieniveau, dan kleurt de nulmeting rood. Bij geen over- of onderbezetting op functieniveau kleurt de nulmeting groen. Iedere eenheid bespreekt de resultaten van de nulmeting met zijn ondernemingsraad. De eenheid heeft actueel en op functieniveau inzicht in de formatie en bezetting. Het PDC ondersteunt daarbij door beschikbaarstelling van de PREO tool waar elke teamchef voor zijn eigen team de actuele onder- en overbezetting per functie inzichtelijk krijgt voor zijn eigen team. Er kunnen redenen zijn om de kleurcodering van de nulmeting op basis van aanvullende informatie aan te passen: Van rood naar groen: Denk aan voorziene ontwikkelingen in het personeelsverloop, zoals geplande instroom van aspiranten of verwachte (definitieve) uitstroom vanwege natuurlijk verloop. Maar ook de constatering dat er geen noodzaak is om bepaalde formatieplekken op te vullen. Deze voorziene ontwikkelingen in het personeelsverloop moeten zich voordoen voor 1 januari 2018, om aanleiding te kunnen zijn van rood naar groen te gaan. Van groen naar rood: Als ondanks de toegepaste definitie toch aanleiding is om medewerkers met flankerende voorzieningen te stimuleren hun bijdrage te leveren aan de aanwezige onder- of onderbezetting. Bijvoorbeeld in een team met veel medewerkers op een bepaalde functie, waar de feitelijke onderbezetting 9% bedraagt en deze onderbezetting tot uitvoeringsproblemen leidt. De redenen om af te wijken van de berekende nulmeting staan transparant en expliciet opgenomen in de teamplannen en worden met de betreffende ondernemingsraad afgestemd. pagina 9
Alle nulmetingen worden via intranet kenbaar gemaakt aan de medewerkers, zodat voor medewerkers zichtbaar is of ze mogelijk aanspraak kunnen maken op een flankerende voorziening. Vervolgens worden de overzichten ieder half jaar geactualiseerd. De groene regels in de nulmeting blijven groen. Regels die na een half jaar of later van rood naar groen zijn gegaan, blijven eveneens groen, ongeacht de verdere ontwikkeling van de bezetting. Flankerende voorzieningen Naar inhoud gaat het om de flankerende voorzieningen die het BARP en de Regeling LSS vastleggen voor herplaatsingskandidaten, met uitzondering van de uitstroomvoorzieningen vertrekstimuleringspremie en loonsuppletie. Alleen de medewerkers uit de aandachtsgroep Ondersteuning in de overbezetting komen in aanmerking voor deze twee uitstroomvoorzieningen. In het BARP/LSS wordt opgenomen welke voorzieningen wanneer van toepassing zijn. Een aanvraag van een flankerende voorziening geeft geen automatisch recht op toekenning. De aanvraag wordt beoordeeld door het Landelijk Mobiliteitsbureau, waarop een besluit volgt. Naast de flankerende voorzieningen zijn onder de reguliere voorwaarden ook de reguliere personeelsinstrumenten beschikbaar voor medewerkers. pagina 10