Formatie op zzp mix afstemmen

Formatie op zzp mix afstemmen Nora de Jeu 7 februari 2012 Dit materiaal is door AEF ontwikkeld en verzameld in het kader van het werken met ZZP programma

Agenda Kennismaking ZZP s en Formatie Formatieberekening -> Capaciteitsplanning Aan slag Pauze Vervolg aan de slag Formatiebeheer -> Capaciteitsmanagement Afsluiting 2

Kennismaking Nora de Jeu AEF Adviseur bij AnderssonElffersFelix, een organisatieadviesbureau in Utrecht Ervaring in de langdurige zorg: Bedrijfsvoering (kostprijsmodel/kostprijzen, formatieberekeningen, ) Strategie (stuurinformatie, organisatieinrichting, concurrentieanalyse) Werkprocessen Maar ook: Gemeenten, onderwijsinstellingen, woningcorporaties, Afgestudeerd als natuurkundige n.dejeu@aef.nl, 06-286 32 019 3

Kennismaking Wie ben je? Uit welke sector kom je? Wat is je functie? Wat zijn je belangrijkste leervragen? 4

Oude systematiek Wat zijn ZZP s? De euro s ZZP systematiek Variabele component Bedrag per gerealiseerde verpleeg- of verzorgingsdag Vaste component Vast bedrag op jaarbasis: - Per bed/plaats - Onroerend zaakbelasting - Energiekosten - Kapitaallasten Afschrijvingskosten, huur, rentekosten Variabele component Per gerealiseerde ZZP-dag een bedrag afhankelijk van kenmerken cliënt. Variabele kapitaallasten Afschrijvingskosten, huur, rentekosten => NHC Toegenomen financiële risico s -> grotere flexibiliteit nodig 6

Wat zijn ZZP s? De cliënt centraal 1. Vraaggericht werken: de cliënt heeft wensen en rechten! Er zijn verschillende mogelijkheden om hieraan te voldoen 2. Inkomsten zijn afhankelijk van de keuze van de cliënt: voor welke zorgaanbieder kiest de cliënt? 3. Profiel: duidelijkheid over wat de zorginstelling wil zijn in vergelijking met andere zorginstellingen in de regio (concurrentie!) 4. Zaakjes op orde: efficiënt en kostenbewust. De cliënt krijgt waar voor zijn geld. 7

Interne ZZP-Implementatie Client - werklast Medew - capaciteit Proces Organisatiebreed Gereed is: Welke zorg leveren we per ZZP/ zorgarrangement? Gereed is: Hoeveel fte mogen we inzetten op basis van de ZZP? Gereed is: Hoe begroten we? Hoe sturen we? Wie doet wat? Hoe beperken we de risico s? Per afdeling Gereed is: Hoe neem je de wens van de cliënt als basis voor het zorgaanbod, passend in de ZZP? Gereed is: Welk dienstenpatroon is nodig en past binnen de ZZP? Gereed is: Hoe organiseren we de zorg slim? Hoe gaan we om met veranderende zorgvraag (flexibiliteit)? Dit materiaal is ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma 8

Nut en noodzaak 1. Onderbouwd vaststellen van de benodigde formatie 2. Beperken van (operationele) roosterproblemen 3. Graadmeter voor de te behalen resultaten 4. Basis voor: de benodigde cultuuromslag bij medewerkers; objectieve aspect in discussie over werkdruk; prikkel om ZZP s te monitoren en scoren; koppeling zorgvraag en financiën; omslag naar slimme werkprocessen. Dit materiaal is ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma 10

Casus Wat is hier aan de hand? Wat kunnen oorzaken zijn? Wat zijn oplossingen? Op welke manier kunnen formatieberekeningen een rol spelen. Locatie X heeft het hele jaar hard gewerkt en is netjes binnen de begroting gebleven. Hoewel er 100% bezetting is, blijkt aan het eind van het jaar dat er toch een verlies is. Instelling Y heeft zorgarrangementen opgesteld. Hierbij hebben ze goed gekeken naar de ZZP-beschrijvingen. De afdelingen waarschuwen dat ze niet verwachten met de huidige formatie de zorgarrangementen uit te kunnen voeren. 11

Formatie bepalen? Welkestappen? Wie is betrokken? Wie is verantwoordelijk? Hoe transparant verloopt het? Watis uwrolin ditproces? Dit materiaal is ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma 12

De basis De visie van de organisatie Relatie met budgettering en kostprijzen Relatie met sturingsinformatie - MI Taken en verantwoordelijkheden in het proces Dit materiaal is ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma 13

De stappen 1. Achterhalen NZA uitgangspunten en tarieven (overheid) 2. Begroten ZZP s per instelling, locatie en afdeling 3. Bepalen normen en aannames van de instelling (t.a.v. bezettingsgraad, %verzuim, % opleiding, % overhead, toerekening loonkosten e.d.) 4. Bepalen bruto-netto berekening 5. Bepalen begrote (toegestane) formatie. 6. Vergelijking budget, historie, 7. Beleidskeuzes en veranderplan 14

NZa uitgangspunten Nauwelijks harde randvoorwaarden zolang je voldoet aan de normen verantwoorde zorg. Substitutie is toegestaan Marge in uren dienstverlening (+/- 1 of 10%) Invulling dienstverlening naar eigen inzicht Normen Nza ter inspiratie 15

Wat leg je vast? ZZP s begroten Op welk niveau? Gehele organisatie vs regio vs locatie vs afdeling vs Bezettingsgraad? Gelijk aan zorginkoop of conservatief inschatten Hoe flexibel is productie? Wijzigingen in zorgzwaarte, omvang, 16

Stap 3-5: Van ZZP s naar fte s Van ZZP s naar fte s: 1. Cliëntgebonden uren per ZZP 2. Totaal cliëntgebonden uren 3. Aantal cliëntgebonden dat een fte kan leveren 4. Aantal fte o.b.v. uitgangspunten NZa 18

CASUS: BEPALING FTE S STAP 3-6 19

Cliëntpopulatie: 17 ZZP 5 2ZZP 7 Afdeling A1 Uitgangspunten instelling: A1 is een reguliere afdeling (geen kleinschalig wonen) De instelling houdt strak vast aan de NZaverdeling van het tarief (woonzorg, verblijf, ) 20

Opdrachten I Formatie bepalen: 1. Hoeveel cliëntgebonden uren woonzorgzijn er op basis van de populatie en de NZa-uitgangspunten nodig? (Min en max) 2. Hoeveel cliëntgebonden uren kan een medewerker leveren? 3. Hoeveel fte woonzorgis er op basis van de antwoorden op vraag 1 en 2 nodig? (Min en max) 21

Opdrachten II 4. Wat zijn de bepalende variabelen in de berekening? (Welke normen en aannames horen bij deze instelling?) 5. Hoe verhouden de berekeningen zicht tot de huidige situatie? a. Bezetting b. Roostering (hoeveel kan er op basis van de berekening ingeroosterd worden?) 22

ZZP uren Bandbreedte maximum van 1 uur of 10% erboven of eronder. (NB: bandbreedte geldt over totaal woonzorg, dagbesteding en behandeling) 23

Bruto => netto inzetbare uren Bruto netto verhouding vast personeel Bruto uren 1 fte (36 uur per week) 1.872 Verlof 224 Ziekteverzuim 5,0% 94 Aantal uren scholing per jaar 16 Totaal aantal netto werkbare uren per jaar..?.. Cliëntgebonden en niet cliëntgebonden tijd Cliëntgebonden tijd 80 % Direct cliëntgebonden tijd Indirect cliëntgebonden tijd Niet cliëntgebonden tijd 20 % Totaal aantal netto uren beschikbaar voor cliëntgeb. zorg per jaar..?.. 24

Huidige situatie Huidige formatie: 13 fte. Voor het vullen van het huidige rooster heeft de teamleider in de basis 52 roosteruren per dag nodig. 25

EINDE CASUS 26

Deskundigheidsmix Puzzel, op te lossen op basis van: Uitgangspunten Nza Afpellen benodigdheden in rooster # uren schaal 40/45 (sturing, voorbehouden handelingen e.d.) # uren schaal 35 Historie Beschikbare formatie Budget vergelijking 29

Benodigd budget Benodigd budget = Deskundigheidsmix x Loonkosten Stel: Benodigd budget Beschikbaar budget? Afwijkende loonkosten Afwijkende deskundigheidsmix => Op organisatieniveau beleid vaststellen: Herplaatsing, locatieoverschrijdend werken Deskundigheidsmix aanpassen Verrekenen op organisatie-, locatie of afdelingsniveau óf Juist niet verrekenen 30

Scenario s deskundigheid Bijvoorbeeld: Lagere deskundigheidsmix Door meer te sturen op wie wat doet, kan een lagere deskundigheidsmix worden ingezet. Opleidingsafdeling Er wordt uitgegaan van de huidige deskundigheidsmix. Maar voor iedere 10 fte aan vaste medewerkers wordt ook 1 fte leerling ingezet. Hogere deskundigheidsmix Meer deskundige medewerkers kunnen efficiënter werken. Er is sprake van 85% cliëntgebonden tijd ipv. 80%. NB: Niet sturen op te laag desk niveau 31

Welke vragen spelen er? Hoe vind je de aansluiting op de begrote formatie? Hoe rooster je? Hoe volg je of je binnen de formatie blijft? Hoe ga je om met fluctuaties in de vraag? Dit materiaal is ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma 33

De balans Dit materiaal is ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma 34

Benodigde formatie BENODIGDE FORMATIE Functie dienst dag p wk u p dienst u p wk Dagdienst niv 3 7.30-12.30 7 5,0 35 niv 3 7.30-15.30 7 8,0 56 niv 2 7.30-15.30 7 8,0 56 ass 7.30-15.30 7 8,0 56 ass 9.00-17.00 7 7,5 53 niv 2 07.30-09.30 7 2,0 14 Avonddienst niv 3 17.00-21.00 7 4,0 28 niv 3 15.30-23.00 7 7,5 53 ass 15.30-21.00 7 5,5 39 ass 15.30-21.00 7 5,5 39 Nachtdienst niv 3 23.15-7.45 7 8,5 60 Benodigde uren per week, per dag en fte - naar functie Functie uren per wk u per dag aantal fte % niv 3 231 33 7,9 47% niv 2 70 10 2,4 14% ass 186 27 6,4 38% in te roosteren 487 70 16,7 100% Dit materiaal is ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma Bij dit dienstenpatroon kan ik: - 70 uur per dag inroosteren - ik heb daarvoor totaal 16,7 fte nodig - bij 15% flex heb ik dus 14,1 fte vast nodig. 35

Beschikbare formatie AANWEZIGE FORMATIE Naam medewerker u p wk dek niveau Medewerker 1 28,0 vp Medewerker 2 12,0 vp Medewerker 3 32,0 niv 3 Medewerker 4 26,5 niv 3 Medewerker 5 12,0 niv 3 Medewerker 6 8,0 niv 3 Medewerker 7 28,0 niv 3 Medewerker 8 32,0 niv 3 Medewerker 9 24,0 niv 3 Medewerker 10 24,0 niv 3 Medewerker 11 32,0 niv 3 Medewerker 12 24,0 niv 3 Medewerker 13 24,0 niv 3 Medewerker 14 24,0 niv 2 Medewerker 15 16,0 niv 2 Medewerker 16 24,0 niv 2 Medewerker 17 24,0 niv 2 Medewerker 18 24,0 niv 2 Medewerker 19 32,0 ass Medewerker 20 24,0 ass Medewerker 21 32,0 ass Medewerker 22 24,0 ass Medewerker 23 36,0 ab Op grondvan contractenen bruto-nettoberekening weet ik hoeveel uur ik per dag beschikbaar heb Totaal en per deskniveau Aanwezige uren, medewerkers en fte Bruto Netto Netto desk fte Functie uren p week uren p dag mix afd manager vp 40 32 5 1,1 7% niv 3 267 216 31 7,4 47% niv 2 112 91 13 3,1 20% ass 112 91 13 3,1 20% Leerling ab 36 29 4 1,0 6% in te roosteren u p dag 567 460 66 15,8 100% 36

En als er geen balans is 74 fte Toegestaan Beschikbaar Benodigd +74 66 fte +78 73 fte Dit materiaal is ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma

Sturen op balans Dit materiaal is ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma 38

Fluctuerende zorgzwaarte? Personeelsformatie zodanig inrichten dat fluctuaties kunnen worden opgevangen: Bepaal de basisformatie Bepaal de gewenste flexibele formatie (flexpool) op basis van fluctuaties in de werklast (0% - 20%) Bepaal de wijze waarop flexibiliteit wordt gecreëerd. Gedurende het jaar: monitor relatie zorgzwaarte inzet personeel Dit materiaal is ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma 39

Roosteren Altijd samenbrengen van drie belangen: 1. Belang van de cliënt 2. Belang van de organisatie 3. Belang van de medewerker Mate van complexiteit hangt af van: dynamiek; verandert de zzp mix vaak voorspelbaarheid; zijn veranderingen te voorzien complexiteit; zijn er veel variabelen (desk niveaus, zorgtijden e.d.) Belang; wat zijn de (financiele/kwaliteits)effecten van roosteren Intramuraal roosteren in de Care = relatief eenvoudig Dit materiaal is ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma 40

Succesfactoren roosteren Goede capaciteitsplanning als basis Heldere processen en gezamenlijke werkafspraken Teams op orde Voldoende vaste formatie medewerkers Voldoende flex capaciteit Cultuur van flexibiliteit, bereidheid tot samenwerking en gelijkwaardigheid Goed roostersysteem: Gekoppeld Met tellingen (bijv in uren per dag) en controles (CAO, ATW) Gebruikersvriendelijk Capabele toegeruste roosteraars. Dit materiaal is ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma 41

Sturen en monitoren Jaarlijksbegroting vaststellen formatie op basis van de begrote ZZP 4-12x per jaar toets formatie op werkelijke ZZP: bijsturen indien nodig NB: componenten in samenhang Maandelijks-wekelijks-dagelijkssturen roosteren en finetunen Dit materiaal is ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma 42

Terugkoppeling Hebben we dingen gemist? Opmerkingen/aanvullingen? Tips voor de volgende keer? 44

Nog vragen? Werken met ZZP s www.werkenmetzzps.nl. Nora de Jeu n.dejeu@aef.nl, 030-2363030 / 06-286 32 019 45