EVENTMANGEMENT 1 INLEIDING Veel organisaties Veel goede wil en inzet Opgelet voor mogelijke gevolgen van slecht organiseren STEUNTJE IN DE RUG! 2 INLEIDING Theorie gekoppeld aan praktijk Ruime praktijkervaring 10 jaar actief als organisator van provinciale evenementen in West- Vlaanderen Meer dan 150 grote organisaties 3 1
INLEIDING 1. Basisregels 2. Vijfstappenplan 3. Analyse evenement 4. Veiligheid 5. Kwaliteit 6. Promotie 7. Organisatie-instrumenten 4 BASISREGELS KIS IJSBERG VISUALISEREN DRIE PIJLERS SUCCESS RAMP 5 BASISREGELS KIS = KEEP IT SIMPLE EENVOUD = overzichtelijk goed te communiceren geen tijdverlies geen ergernis rust en begrijpbaar 6 2
IJSBERG BASISREGELS klein topje zichtbaar grootste deel onzichtbaar deelnemers en opdrachtgevers oordelen op wat ze zien en meemaken veel verborgen werk wapenen tegen kritiek 7 VISUALISEREN BASISREGELS beeld vormen van organisatie in de plaats stellen van deelnemer of medewerker 8 DRIE PIJLERS BASISREGELS KENNIS PLANNING COMMUNICATIE 9 3
SUCCES BASISREGELS wordt bepaald door: planning - uitvoering succes opgelet voor slordigheid, kunst en vliegwerk 100% uitvoering van planning = 100 % succes 10 RAMP BASISREGELS gebrek aan informatie gebrek aan communicatie 11 VIJFSTAPPENPLAN STAP 1: OPSTARTEN STAP 2: PLANNEN STAP 3: OPVOLGEN STAP 4: UITVOEREN STAP 5: AFSLUITEN 12 4
VIJFSTAPPENPLAN STAP 1: OPSTARTEN basis leggen krijtlijnen tekenen afspraken bestendigen duidelijk voor iedereen STERK BEPALEND VOOR VERDERE ORGANISATIE! 13 VIJFSTAPPENPLAN STAP 1: OPSTARTEN vastleggen in afsprakennota of startnota of beginselverklaring of identificatiefiche, met als inhoud: naam evenement, verantwoordelijke, werkgroep, datum, plaats, doelgroep, basisdoelstelling, resultaat, gevaren, basistiming, budget, 14 VIJFSTAPPENPLAN STAP 2: PLANNEN projectplan met: taken mensen materiaal mijlpalen procedures contacten 15 5
VIJFSTAPPENPLAN STAP 2: PLANNEN Wat kan er allemaal bij komen kijken? brainstorming = denken in groep zoveel mogelijk zaken inventariseren orde in de chaos van taken brengen van detail naar hoofdlijnen en omgekeerd chronologie en logica 16 VIJFSTAPPENPLAN STAP 2: PLANNEN Wat kan er allemaal bij komen kijken? Structuur aanbrengen relaties leggen volgorde bepalen 17 VIJFSTAPPENPLAN STAP 2: PLANNEN Wat kan er allemaal bij komen kijken? tijdsduur inschatten mijlpalen uitzetten voorzieningen toekennen -mensen -machines -materiaal 18 6
VIJFSTAPPENPLAN STAP 2: PLANNEN Resultaat = PROJECTPLAN 19 VIJFSTAPPENPLAN STAP 3: OPVOLGEN controle en bijsturen van de planning - vertragingen - onvoorziene zaken - nieuwe taken -stand van zaken - budget opvolging vinger aan de pols, bijsturen mogelijk alle info centraliseren 20 VIJFSTAPPENPLAN STAP 4: UITVOEREN D-day uitvoering van planning kwaliteitsexamen externe beoordeling op basis van uitvoering routine en ervaring 21 7
VIJFSTAPPENPLAN STAP 4: UITVOEREN detailplanning briefings improvisatie taak verantwoordelijke 22 VIJFSTAPPENPLAN STAP 5: AFSLUITEN = basis voor volgende editie of nieuw evenement opkuis evaluatie -intern -extern standaardisering 23 ANALYSE EVENEMENT SITUERING jeugdsportdag voor 8 18 jaar jeugdbewegingen gratis busvervoer sportinstuif (40 + 10 sporten) samenwerking Provincie, Bloso, regionale TV jaarlijks 1.250 deelnemers in 2007 24 8
ANALYSE EVENEMENT OPSTART concept vastleggen Vergaderingen inplannen Essentiële taken oplijnen 25 ANALYSE EVENEMENT PLANNING draaiboek sportschema 26 ANALYSE EVENEMENT PLANNING promotie 27 9
ANALYSE EVENEMENT PLANNING veiligheid 28 ANALYSE EVENEMENT PLANNING info en briefing 29 ANALYSE EVENEMENT PLANNING begroting uit: 24.000 euro in: 3.000 euro 30 10
ANALYSE EVENEMENT PLANNING plannen 31 ANALYSE EVENEMENT PLANNING medewerkers: 140 materiaal 32 ANALYSE EVENEMENT PLANNING inschrijvingen milieuzorg vip en pers 33 11
ANALYSE EVENEMENT OPVOLGING continu proces bijwerken organisatie-instrumenten versiebeheer stipte communicatie 34 ANALYSE EVENEMENT UITVOERING opbouw onthaal toezicht en controle vip en pers recreatief aanbod competitief aanbod slotapotheose afbouw 35 VEILIGHEID SITUERING Veel organisaties Weinig aandacht voor veiligheid Wetgeving van 2004 aangepast in 2006 Wetgeving van 1994 = producten en diensten aangeboden aan consumenten moeten veilig zijn 36 12
WETTELIJK KADER VEILIGHEID Basis: Wet op de veiligheid van producten en diensten van 1994. = een dienst die aangeboden wordt aan consumenten moet VEILIG zijn algemeen zorgvuldigheidsprincipe handelen als goede huisvader alle handelingen stellen om de integrale veiligheid te verzekeren 37 WETTELIJK KADER VEILIGHEID Morele verplichting Wettelijke verplichting - Wet 9/2/1994 (productveiligheid) - KB 24/3/2001 (extreme ontspanningsevenementen) - KB 24/4/2004 (actieve ontspanningsevenementen) 38 WETTELIJK KADER VEILIGHEID KB 24/3/2001 (extreme ontspanningsevenementen) Gevoel van gevaar Focus op installaties externe leveranciers 39 13
WETTELIJK KADER VEILIGHEID KB 24/4/2004 (actieve ontspanningsevenementen) Beperkt van toepassing in welbepaalde omstandigheden verplichte risicoanalyse preventiemaatregelen veiligheidsdraaiboek 40 VEILIGHEID RISICOANALYSE: wanneer? EVENEMENT / ACTIVITEIT KB VAN TOEPASSING negatief positief KB ACTIEVE ONTSPANNINGSEVENEMENTEN WET VEILIGHEID VAN PRODUCTEN EN DIENSTEN MODALITEITEN MODALITEITEN Niets bepaald; Situering; Handelen als een goede huisvader. Risicoschatting; Lijst met producten; Lijst met medewerkers; Informatie en communicatie. 41 VEILIGHEID RISICOANALYSE: 14 stappen 1: situeer het evenement 2: toets het evenement op toepassing KB 3: formaliseer de samenwerking met derden 4: duid een eindverantwoordelijke aan 5: stel een lijst op van medewerkers 6: zorg voor de briefing van de medewerkers 7: formuleer de vereiste kennis, vaardigheid en techniek voor de deelnemers 8: verstrek contactgegevens van de organisatoren 42 14
VEILIGHEID RISICOANALYSE: 14 stappen 9: stel een lijst op met producten die een impact hebben op de veiligheid 10: bewaar de veiligheidsattesten 11: teken een situatieschets 12: bundel de verplichte informatie 13: schat de risico s in van de activiteiten 14: meld ernstige incidenten 43 VEILIGHEID AANPAK OP EVENEMENTEN 44 KENMERKEN kwaliteit is subjectief kwaliteit is normaal kwaliteit staat los van de prijs 45 15
WAAROM? sport wordt commerciëler concurrentie wordt groter sportbeoefenaar wordt kritischer subsidiërende overheid wordt kritischer 46 TIPS COMMUNICATIE gebruik GSM, walkietalkie telefoonlijst met belangrijke nummers noodnummers gekend verbinding met hulpdiensten email, internet, website crisiscommunicatie 47 TIPS UITSTRALING huisstijl logo evenement spandoeken en vlaggen uniforme kledij 48 16
TIPS VOORBEREIDING werken met checklijsten afspraken op papier bevestigen contracten afsluiten duidelijke informatie voor medewerkers duidelijke taakafbakening maken niet TE veel papier wie doet wat duidelijk afspreken vergunningen (sabam, billijke vergoeding, tapvergunning, geluid, verkeer,afval, portretrecht, zegelrecht ) 49 TIPS VIP EN PERS reserve persmappen voorzien pers indien nodig individueel opvangen gedocumenteerd eindrapport opstellen VIPS zijn niet belangrijker dan deelnemers zelf foto s voorzien woordvoerder aanduiden teaser zoeken 50 TIPS VEILIGHEID steeds EHBO voorzien vooraf advies vragen over omstandigheden en sporten alle locaties duidelijk aanduiden op plan slachtofferhulp nazorg procedure (dossier, kaartje) lijst dokters en ziekenhuizen verzekeringen rampscenario voorzien 51 17
TIPS SIGNALISATIE Extern (bereikbaarheid) intern (sporten, WC, RK,onthaal) algemene overzichtsplannen stratenplannen voor medewerkers afspreken wie ruimt op 52 TIPS ONTHAAL permanent secretariaat persoonlijk onthaal communicatie knooppunt beschikt over alle informatie en documentatie vriendelijk, service-gericht deelnemers spontaan aanspreken 53 TIPS TEAM-WERKGROEP respect voor iedereen betrokkenheid door iedereen alle nodige werkmiddelen ter beschikking nu en dan verwennen goed informeren niet nodeloos vergaderen vergaderen in deelgroepen 54 18
TIPS TRANSPORT parkeerplaatsen voor medewerkers en deelnemers parkeerwachters en/of politie veilige opstapplaats voor bussen fietsen voor coördinatie dienstregeling voor intern transport 55 TIPS DRAAIBOEK overzichtelijk draaiboek met bijlagen (contracten, brieven, ) onderscheid tussen belangrijke zaken en details combinatie van tekst, database en planningsprogramma s Promotieplan voorzien 56 TIPS ALGEMEEN reserve activiteit bij afzeggingen afspraken rond weersomstandigheden deelnamegeld = waarborg van deelname onverwacht aandenken voor deelnemers coördinator werkt niet op activiteit afbraakplanning opstellen bedankingsbrieven brief omwonenden 57 19
PROMOTIE algemeen begrip vooral wervend karakter evolutie in de promotie kostprijs promotieplan -doelgroep -kanalen -budget eenvoudige boodschap doelgerichte promotie 58 PROMOTIE andere promotiemiddelen in plaats stellen van deelnemer gedrag beïnvloeden aida principe - aandacht trekken - interesse opwekken - drang creëren -actie 59 ORGANISATIE-INSTRUMENTEN PROJECTPLAN 60 20
ORGANISATIE-INSTRUMENTEN EVENEMENTENFICHE 61 ORGANISATIE-INSTRUMENTEN TIJDLIJN 62 ORGANISATIE-INSTRUMENTEN ORGANISATIESCHEMA 63 21
ORGANISATIE-INSTRUMENTEN DRAAIBOEK 64 ORGANISATIE-INSTRUMENTEN VEILIGHEIDSDRAAIBOEK 65 ORGANISATIE-INSTRUMENTEN BIJLAGEN VEILIGHEIDSDRAAIBOEK 66 22
ORGANISATIE-INSTRUMENTEN INSCHRIJVINGEN 67 ORGANISATIE-INSTRUMENTEN BEGROTING 68 ALLE INFORMATIE Word - _2008.pdf Power Point - _2008.pdf Bijlagen Projectplan_jeugdsportdag.mmap Evenementenfiche_ jeugdsportdag.doc Tijdlijn.xls Organisatie_schema.xls Draaiboek_personeelssportdag.doc Veiligheidsdraaiboek.doc Bijlagen_veiligheidsdraaiboek.xls Inschrijvingen.mdb Begroting.xls 69 23
ALLE INFORMATIE www.west-vlaanderen.be/sport/ klik links op info center en daarna op sportac Word - _2008.pdf Power Point - _2008.pdf Bijlagen Projectplan_jeugdsportdag.mmap Evenementenfiche_ jeugdsportdag.doc Tijdlijn.xls Organisatie_schema.xls Draaiboek_personeelssportdag.doc Veiligheidsdraaiboek.doc Bijlagen_veiligheidsdraaiboek.xls Inschrijvingen.mdb Begroting.xls 70 ALLE INFORMATIE www.west-vlaanderen.be/sport/ klik links op info center en daarna op SPORTAC 71 24