Handleiding Green Leaf artikeldatabase Green Leaf Helpdesk versie 1. 15 oktober 2002 Nordin Ben Ahmed
1 Handleiding Artikeldatabase...3 1.1 Voor wie is deze handleiding bedoeld?...3 2 Basisfuncties van de Green Leaf artikeldatabase...4 2.1 Presentatie...4 2.2 Het hoofdmenu...5 2.3 Artikelkaart...5 2.4 Invoer gegevens...6 2.5 Zoeken...8 2.6 Verzenden van artikelberichten...9 3 Codetabellen beheren... 10 3.1 Procedure codebeheer... 11 3.2 Voorbeeld... 12 4 De Instellingen... 13 4.1 Bedrijfsgegevens... 14 4.2 Contacten / afnemers... 14 4.3 Update instellingen... 15 5 Versiebeheer... 15 6 Structuur van de Green Leaf artikeldatabase... 16
1 Handleiding Artikeldatabase In augustus 2000 is door Tuinspectrum, EuropaTuin, VesaTuin en Intratuin het greenleafproject opgestart. Inmiddels hebben GardenMasters en Ranzijn zich hierbij aangesloten. In samenspraak met een aantal leveranciers, inkopers en afnemers hebben de inspanningen geleid tot een standaard waarin is vastgelegd op welke manier artikelgegevens tussen de verschillende partijen in de branche uitgewisseld kunnen worden: de Green Leaf standaard of afgekort de GLF standaard. In navolging daarvan is de Green Leaf artikeldatabase ontwikkeld. De database is een gebruikerstool om niet alleen artikelinformatie conform het GLF-formaat te versturen maar ook om de artikelinformatie te structureren en bij te houden in een database. Figuur 1. Green Leaf artikel database Basis voor de Green Leaf artikeldatabase is een instrument voor het artikel informatiebezitter om content op een makkelijke - maar ook efficiënte manier te versturen. De Green Leaf artikel database is ook een centrale database waarin de artikelbestanden zijn opgeslagen. De gebruiker kan artikelbestanden opvragen maar ook artikelbestanden bewerken, verwijderen en toevoegen. 1.1 Voor wie is deze handleiding bedoeld? De doelgroep van de artikeldatabase bestaat uit artikel-informatiebezitters/ leveranciers. Deze handleiding is bedoeld voor leveranciers van artikelbestanden. De leveranciers zijn tevens ook de beheerders. De Green Leaf artikeldatabase heeft een eigen beheer, de informatiebezitter is er verantwoordelijk voor het actueel houden van de database en ervoor te zorgen dat de juiste informatie bij de juiste afnemer terechtkomt. Ook komt er een stukje versie beheer bij. In dien er een nieuwe versie beschikbaar is zullen wij de leveranciers per e-mail hierover berichten Het updaten van de nieuwe versie gebeurt met een druk op de knop.
2 Basisfuncties van de Green Leaf artikeldatabase De Green Leaf artikeldatabase biedt een continue blik op de artikelbestanden. Om de informatie upto-date te houden biedt het systeem een beheermodule. Hierbij is niet alleen het invoeren van nieuwe artikelinformatie van belang, maar tevens het actueel houden van reeds ingevoerde artikelinformatie. Artikelgegevens kunnen via de Green Leaf artikeldatabase verstuurd worden. Naast de mogelijkheid om informatie te structureren en actueel te houden. Biedt het systeem ook tal van mogelijkheden waardoor u zelf uw database beheert. De tuincentrum-branche is constant onderhavig aan veranderingen, trends en hype-en dat wil zeggen dat wij onze database ook hieraan moeten aanpassen. Wij hebben gekozen voor een database die ook flexibel is in zijn beheer. Indien er items zijn die nog niet zijn opgenomen in de codetabellen. Biedt Green Leaf databeheer de mogelijkheid om gegevens te wijzigen toe te voegen om zo een optimaal gebruikersgemak te garanderen. Zo is het mogelijk om eigen tabelcode te beheren zoals: kleuren, merken assortimentsgroepen etc. etc. Dit laatste gebeurt uiteraard in overleg met de Green Leafproject. De functionaliteit van het systeem valt uiteen in informatiebeheer en systeembeheer. Allebei de modules is toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers van de database. Beide onderdelen worden in de volgende hoofdstukken omschreven. Naast de basisfunctionaliteit zijn optionele onderdelen aangegeven. 2.1 Presentatie De presentatie geeft de Green Leaf artikeldatabase aan zoals het aan de gebruiker wordt getoond. Vanuit het hoofdmenu kan de gebruiker alle aangeboden functies benaderen. figuur 2 hoofdmenu
2.2 Het hoofdmenu Het hoofdmenu wordt geraadpleegd voor een overzicht van alle ingevoerde artikelenbestanden en vanuit dit overzicht zijn de artikelbestanden op detailniveau op te vragen. Linksboven toont het hoofdmenu met welke versie je te maken hebt. In de linkerkolom toont het hoofdmenu een aantal opties, met logische verwijzingen naar artikelbeheer, te weten: - Artikelkaart - Zoeken - Verzenden - Codetabellen - Instellingen - Live update Rechtsonder biedt Green Leaf artikeldatabase de mogelijkheid artikelinformatie toe te voegen, te bewerken en te verwijderen. 2.3 Artikelkaart De gebruiker voert de informatie van de artikelen in. De artikelkaart is het overzichtscherm en het invoerscherm. Indien de artikelkaart wordt aangeklikt kom het volgende detailscherm tevoorschijn. figuur 3 artikelkaart In een opslag zijn alle velden te zien die relevant zijn om je informatie te verwerken. Zoals in het scherm al staat aangegeven zijn de vetgedrukte velden verplicht required en de niet vetgedrukte
velden kunnen worden ingevuld indien er over die informatie wordt beschikt optional. Bij velden die toelichting vereisen staat een rood vraagteken aangegeven Als het vraagteken wordt aangeklikt zal er een window verschijnen met aanvullende informatie. Hieronder een voorbeeld van zo n vraagteken bij het veld Eancode. 2.4 Invoer gegevens figuur 4 toelichting vraagteken Hoe de velden worden ingevuld hangt uiteraard van het veld af. Velden kunnen opgesplitst worden in tekstvelden, codetabellen en bedragen. In de Green Leaf handleiding staat beschreven per veld hoe deze moet worden ingevuld. Deze handleiding is beschikbaar op het adres: http://www.glf-standaard.com/ 1. 3. 2. 4. figuur 5 artikelkaart
We hebben in bovenstaand scherm een aantal velden geselecteerd om daarbij een toelichting te geven van de functies van deze velden. Veld type lengte Validatie 1. Eancode Tekstveld 14 required 2. Verkoopdimensie Checklist 3 required 3. Omschrijving Kassabon Textarea 15 optional 4. Verkoopgegevens per afnemer bestaat uit meerdere velden required 1. Eancode De Eancode is het nummer dat het artikel uniek identificeert. Dit nummer voldoet aan de eisen van EAN Nederland. Voordat u uw eerste bericht kunt versturen, dient u zich aan te melden bij de helpdesk. Een aanmeldformulier kunt u ook via de website (http//www.glfstandaard.com/)opvragen. U ontvangt dan een bevestiging met uw eigen aansluitnummer en die van de organisatie waarmee u zaken doet. 2. Verkoopdimensie De dimensie waarin het artikel wordt verkocht (bijvoorbeeld per stuk, per kilogram, per meter.) Hiervoor biedt Green leaf artikeldatabase de mogelijkheid te kiezen uit een picklist. figuur 6 picklist verkoopdimensie 3. Omschrijving kassabon Een verkorte omschrijving van het artikel, geschikt voor communicatie naar de consument middels een kassabon en klantendisplay. 4. Verkoopgegevens per afnemer Een artikel, ook al zijn er meerdere inkoopeenheden van, heeft een verkoopprijs (consumentenprijs.) Voor iedere afnemer kunt u een aparte prijs opnemen. In principe gebruikt u hier uw verkoop adviesprijs voor. Wanneer u met de afnemer echter afspraken hebt gemaakt over de verkoopprijs, dan neemt u hier de berekende prijs op. figuur 7
De verkoopprijs per afnemer bestaat enkel uit verplichte velden. Is er sprake van een actie en of promotie van een artikel dan kan dat via de actieknop Promotie worden aangegeven. Let wel op; dit zijn geen verplichte velden en dienen niet ingevuld te worden als er geen sprake is van promotie / actie. Tevens biedt de Artikelkaart een controlerend aspect; Indien niet alle verplichte velden zijn ingevuld of niet juist zijn ingevuld, verschijnt er een foutmelding met een toelichting. Ten alle tijden kunnen velden worden overschreven. Hieronder een aantal voorbeelden. figuur 8 & 9 foutmeldingen 2.5 Zoeken Terug op het hoofdmenu staan er tal verschillen functies die wij kunnen raadplegen om het gebruik van de database te optimaliseren. Indien je in het hoofdmenu wordt gekozen voor zoeken zal het volgende zoekscherm te voorschijn komen: Picklist Tekstveld figuur 10 zoekfilter In bovenstaand scherm komt duidelijk naar voren dat de zoekfilter kan worden tewerkgesteld met twee variabelen. Namelijk het zoeken op eancode en op bestelnummer. Het tekstveld is uiteraard afhankelijk van de keuze die is gemaakt. Na het aangeven van de eigenschap en het invullen van de waarden kan door middel van een muisklik op zoeken het artikelbestand naar boven gehaald worden. Het artikelbestand kan nu worden bewerkt, bekeken of worden verwijderd. Let wel op, indien een artikelbestand wordt verwijderd, zal deze de status verwijderd krijgen maar nog steeds aanwezig zijn in je database. Na het verzenden van artikelbericht worden artikelen gemarkeerd als te verwijderen daadwerkelijk uit de database gehaald.
2.6 Verzenden van artikelberichten Het Green Leaf artikeldatabase is er in eerste instantie op gericht om het aanleveren van gegevens op een eenvoudig- maar efficiënte manier mogelijk te maken. Vandaar dat extra aandacht zal worden besteed aan de volgende optie namelijk het verzenden van artikelberichten. Via de knop verzenden komt de gebruiker in een kort menu met invoerveld terecht waarin de gebruiker zijn of haar gegevens kan invoeren om het artikelbericht(en) te verzenden. 2. Catalogus of mutaties 1. Geldigheid bericht 3. Afnemer(s) 4. Verzender 5. Toelichting 6. Wijze van verzenden 7. Acties figuur 11 1.Geldigheid bericht (picklist), vanzelfsprekend kan hier de datum vanaf wanneer de gegevens in het bericht van toepassing zijn. En de datum tot en met wanneer de gegevens in het bericht van toepassing zijn worden aangegeven. 2.Catalogus of mutaties (checkbox / picklist), hier bestaat de keuze uit het versturen van de gehele catalogus (alle artikelinformatie uit de database), of de gemuteerde gegevens sinds de laatste verzending. 3.Afnemer(s) (checkbox / picklist), hiermee kan de gebruiker kiezen naar wie een artikelbericht gaat. Wordt er gekozen voor verzendgroep gebruiken dan verstuurd u de berichten naar een specifieke verzendgroep dat u had aangegeven bij de contactpersonen. Meer over dit onderwerp in hoofdstuk
4.2 Contacten / afnemers. 4.Verzender (tekstveld), dit veld biedt de mogelijkheid om in plaats van de algemene contactpersoon en e-mail adres, staat aangegeven bij de instellingen ( zie hoofstuk 4.1,) een andere afzender te gebruiken. 5.Toelichting (textarea), aanvullende details, omschrijving of opmerkingen kunnen middels dit veld mee worden genomen in de te versturen bericht. 6.Wijze van verzenden (checkbox), wij raden u aan ten alle tijden dit checkbox aan te klikken. 7.Acties, onder aan de pagina zijn drie voor de gebruiker bekend geachte actieknoppen. Voor goed gebruik de volgende uitleg: Verzenden : de gegevens worden verstuurd, artikelberichten die gemarkeerd stonden als te verwijderen zullen definitief uit de database verdwijnen. Na het verschijnen van een scherm waarin wordt aangegeven dat de artikelgegevens zijn verstuurd keert men terug naar het hoofdmenu. Annuleren: eventuele wijzigingen worden genegeerd en gaat men terug naar het hoofdmenu. Een artikelbericht wordt als bijlage (attachement) van een e-mail verstuurd naar het adres dat u na aanmelding bij de helpdesk ontvangen hebt. Detailinformatie hierover in hoofdstuk 4 De instellingen. 3 Codetabellen beheren Deze module, die dezelfde lay-out heeft als de andere modules, wordt gebruikt voor wijzigingen en toevoegingen aan codetabellen. De beheerder heeft toegang tot alle beheerschermen, deze wordt via het menu zichtbaar. figuur 12 Picklist codebeheer
De diverse beheermodules hebben allen dezelfde structuur, te weten een overzichtscherm van waaruit bestaande items kunnen worden gewijzigd, verwijderd of nieuw kunnen worden gecreëerd. Zie hiervoor de volgende pagina: 3.1 Procedure codebeheer figuur 13 kleurenbeheer In bovenstaande pagina is gekozen voor codetabel kleuren. In de linkerkolom staan de codes en in de rechterkolom staan de omschrijvingen. Om errors te voorkomen is het noodzakelijk de volgende procedure te hanteren bij het beheren van de codes. -Indien er items aanwezig zijn die nog niet in de codetabellen opgenomen zijn, dan zal er eerst gekeken moeten worden naar een substituut. Als voorbeeld; indien een artikel bordeaux rood is, wordt in het artikelbestand de code rood aangegeven. Hiermee wordt systeembevuiling voorkomen. -Alhoewel de codetabellen redelijk compleet zijn kan het voorkomen dat er een aantal items niet aanwezig zijn. In dit geval kan er in overleg met de Green Leafproject gekeken worden naar de mogelijkheden. -Green Leafproject is verantwoordelijk voor het updaten en herzien van de codetabellen, de gebruiker is niet geautoriseerd zelf codes en omschrijvingen toe te voegen. -Bij een mutatie of een toevoegingen worden de wijzigingen gepubliceerd op http//www.glfstandaard.com/ De site biedt de mogelijkheid de updatet versie van het assortimentenlijst te downloaden. Om op de hoogte te blijven van de changes is het aan te raden regelmatig een bezoek te brengen aan de site. Bezoekers kunnen zich ook aanmelden voor de mailinglist om op de hoogte te worden gehouden van toevoegingen en wijzigingen in de codetabellen.
Ten slotte is het van belang dat de Green Leafproject als organisatie en de gebruiker als leverancier met optimaal gemak zijn gegeven kan verwerken in Green Leaf artikeldatabase. Daarom zit de Green Leafproject zich in voor een continu interactie tussen de organisatie en de leveranciers, waarin suggesties, opmerkingen of aanmerkingen welkom zijn. 3.2 Voorbeeld Ter illustratie is er een fictief voorbeeld geschreven voor het toevoegen van een code bij de codetabel kleuren. De gebruiker heeft een bericht ontvangen dat donkerbruin in de codetabel moet worden opgenomen en de code die daaraan gekoppeld is: 2100. In de wetenschap dat wij de codetabel moeten aanpassen zodat wij in een later stadia van de code gebruik kunnen maken, gaan we naar de kleuren beheer tabel. Uiteraard willen wij op een eenvoudige manier de kleur met de code toevoegen. Dit doen we als volgt. Indien we in het kleurenscherm staan verschijnen er linksonder 4 buttons: Deze knoppen staan voor de welbekende actieknoppen: + Toevoegen, een rij wordt toegevoegd waarnaar de velden ingevuld kunnen worden. - Verwijderen, de gebruiker wordt gevraagd om een bevestiging alvorens de verwijdering daadwerkelijk wordt uitgevoerd. 5 Bewerken, rij kan worden overschreven. Opslaan, de gegevens worden in de database vastgelegd. Als we de instructies opvolgen dan zal het voorbeeld van de vorige pagina als volgt worden verwerkt. figuur A figuur B
Wij willen een rij toevoegen dus kiezen wij voor de actieknop toevoegen. In navolging daarvan verschijnt een nieuw rij (figuur A) in de velden kan de content worden ingevuld (figuur B.) Let wel op na het invoeren van de gegevens de actieknop opslaan aanklikken om het geheel definitief door te voeren. 4 De Instellingen Dit scherm zal de gebruiker waarschijnlijk niet vaak gebruiken, omdat dit als de header fungeert. Niettemin heeft het wel onze aandacht nodig, omdat de gegevens bij de instellingen altijd juist moeten zijn om de informatiestroom correct te laten verlopen. figuur 14 Bedrijfsgegevens Contacten afnemers Update instellingen Het instellingen scherm bestaat uit drie delen, die weliswaar met elkaar verbonden zijn. Maar de inhoud verschilt totaal.
4.1 Bedrijfsgegevens De persoonlijke bedrijfsgegevens kunnen hier worden ingevoerd. De gegevens kunnen ten alle tijden worden gewijzigd. Let wel op deze velden functioneren als de header van de te versturen berichten. Vergeet niet de SMTP server +gebruikersnaam in te vullen, anders kunnen er GEEN berichten worden verstuurd per e-mail. Het veld licentiecode wordt door de Green Leaf helpdesk toegekend, het is een unieke code wat de verzender identificeert. Hebt u nog geen licentiecode dan verzoeken wij u contact op te nemen met de helpdesk. 4.2 Contacten / afnemers Dan is er nog de doelgroep, namelijk de organisaties waarnaar de berichten verzonden moeten worden. Aan de rechterkant wederom drie knoppen: toevoegen, wijzigen en verwijderen Deze knoppen behoeven verder geen introductie. Daaronder vinden wij een vierde knop waar wij wel aandacht aan willen besteden; contacten. figuur 15 Zodra bij de instellingen een afnemer is geselecteerd kunnen we daar contacten aan toe voegen. Alvorens we de contacten kunnen toevoegen komen we in een overzicht van de contacten die al ingevoerd zijn (zie figuur 1.) Via de welbekende knop toevoegen kunnen de contactpersonen daadwerkelijk worden toegevoegd en in de database worden vastgelegd. Degene die de informatie invoert ziet het scherm als volgt: figuur 16 Naast het invullen van de initiële gegevens die betrekking hebben op contactpersonen, kan er ook een verzendgroep worden geïdentificeerd. Een verzendgroep kan gebruikt worden om een specifieke groep contactpersonen berichten te zenden.
Ter illustratie, bij een afnemer zijn er twee contactpersonen. De een is de contactpersoon met betrekking op tuinmeubilaire en de ander de contactpersoon voor tuingereedschap. Bij de codetabellen (zie hoofstuk 3) kunnen dan twee verzendgroepen worden opgemaakt namelijk tuinmeubilaire en tuingereedschap. Indien er berichten worden verstuurd naar afnemers waarin de artikelinformatie bestaat uit tuinmeubilaire, dan biedt de verzendgroep tuinmeubilaire de mogelijkheid om de juiste contactpersoon te koppelen aan de artikelbericht. 4.3 Update instellingen En hierbij zijn we gekomen aan het laatste gedeelte van de instellingen. De velden hebben alles te maken met het versiebeheer. Om een live update mogelijk te maken dienen de velden volledig te worden ingevuld. De velden die relevant zijn voor de gebruiker van een proxy server zijn de Proxy server en de Proxy poort. 5 Versiebeheer Het hoofdmenu toont als laatste optie live update. Aanklikken van dit scherm levert het detailscherm voor het downloaden van een nieuwe versie. De gebruiker wordt per mail op de hoogte gesteld van de gepubliceerde versie. Door middel van een druk op de knop starten kan de live update worden uitgevoerd. Let wel op, om de live update te kunnen uitvoeren dient er verbinding met internet te zijn.
6 Structuur van de Green Leaf artikeldatabase De platte schermstructuur waaruit de Green Leaf artikeldatabase is opgebouwd. Presentatiepagina zoals het aan de gebruikers getoond wordt. overzicht artikelkaart overzicht zoekscherm detail verkoop gegevens per afnemer detail inkoop eenheden detail verkoop gegevens per afnemer overzicht verzenden Hoofdmenu overzicht codebeheer toevoegen afnemer overzicht instellingen overzicht live update detail contact personen toevoegen contact personen