Succesvolle nieuwsbrieven Pagina 1 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst http://www.triggertekst.nl
Voorwoord Kunnen jullie me helpen met een nieuwsbrief? Hoe weet ik nu of mijn nieuwsbrief niet als SPAM in de prullenbak verdwijnt? Dit soort vragen kregen we steeds vaker voorgeschoteld. Aanleiding genoeg om op onderzoek uit te gaan, meer kennis te vergaren én te delen via vier weblogs over succesvolle nieuwsbrieven. Om je nog beter op weg te helpen, hebben we alle informatie en tips gebundeld in deze whitepaper. Speciale dank gaat uit naar mr. S. Gielen (Gielen Juridisch Advies) voor de input en samenwerking ten aanzien van het onderdeel SPAM. Wil je na het lezen van deze whitepaper meer weten over wat Trigger Tekst voor jou(w bedrijf) kan betekenen? Informatie of een offerte ontvangen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op! Succes met je nieuwsbrieven! Hartelijke groet, namens Trigger Tekst Tekstbureau voor ondernemend Nederland Gabriëlle de Sain www.triggertekst.nl gdesain@triggertekst.nl +31 6 218 46 877 Pagina 2 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst http://www.triggertekst.nl
Inleiding Een digitale nieuwsbrief, wat levert het op? je bespaart tijd en kosten (drukwerk, porto), je krijgt nieuwe klanten, je bouwt verder aan de relatie met je klanten en genereert meer verkeer naar je website. Sinds de komst van social media wordt de digitale nieuwsbrief soms afgedaan als hopeloos ouderwets, maar is dat wel zo? De New York Times heeft onderzoek gedaan naar hoe en waarom mensen informatie verspreiden. Hieruit blijkt dat een like (Facebook) en retweet (Twitter) lang niet zo veel worden gebruikt als je denkt. E-mailen blijkt nog steeds de meest geliefde methode om een interessant artikel te lezen en door te sturen. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw nieuwsbrief wordt doorgemaild? Hoe voorkom je dat je nieuwsbrief door een spamfilter wordt opgevangen? Waarover schrijf je? Op al deze en andere vragen krijg je antwoord door de nu volgende tips voor een succesvolle nieuwsbrief! Pagina 3 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst http://www.triggertekst.nl
Goede voorbereiding Tip 1: ken de lezer Misschien heb je voor andere doeleinden wel eens onderzocht wie tot jouw doelgroep behoort en een profiel opgesteld. Nog niet gedaan? Het is aanrader, hoor. Je weet al wie je doelgroep is? Kijk dan nog eens kritisch naar het profiel. Is het nog actueel of heb je onlangs nieuwe klanten gekregen die uit een heel andere branche kwamen? Onderzoek ook meteen wat de behoeften zijn en waarin ze geïnteresseerd zijn. Het geeft je inzicht en je weet meteen waarover je kunt schrijven en in welke stijl (bijvoorbeeld u of jij). Tip 2: frequentie Bedenk vooraf hoe vaak je de nieuwsbrief wilt versturen. Houd rekening met je tijd, de behoefte van je klanten en mogelijke onderwerpen. Tip 3: afspraak = afspraak Als je aangeeft dat mensen zich kunnen inschrijven voor een maandelijkse nieuwsbrief, zorg er dan voor dat deze ook daadwerkelijk iedere maand bij de ontvanger (klant) binnenkomt. Doet je dit niet, verlies je aan geloofwaardigheid en daarmee misschien ook je klant. Let op: Uit onderzoek blijkt dat Business-to-Business nieuwsbrieven het meest gelezen worden op dinsdag, woensdag of donderdag rond 13.00 uur (na lunchtijd). Business-to-Consumer nieuwsbrieven kunnen het beste aan het einde van de week, op donderdag, vrijdag of zaterdag verstuurd worden tussen 17.00 en 20.00 uur. Tip 4: e-mailadressen Natuurlijk stuur je je nieuwsbrief naar bestaande klanten of relaties. Maar een ander belangrijk doel van een nieuwsbrief is het aantrekken van nieuwe klanten. Verzamel e-mailadressen door in je e-mailhandtekening relaties en potentiële klanten op je nieuwsbrief te wijzen (maak een call to action waarbij ze zich kunnen aanmelden). Gebruik social media zoals Facebook of LinkedIn om je nieuwsbrief aan te prijzen en geef aan hoe men zich kan inschrijven. Lees meer over het gebruik van e- mailadressen bij de tips over SPAM. Pagina 4 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst http://www.triggertekst.nl
Vormgeving Een professionele uitstraling versterkt het effect van uw digitale nieuwsbrief. Tip 1: Huisstijl Zorg ervoor dat je nieuwsbrief altijd dezelfde uitstraling heeft, bijvoorbeeld door een template op basis van je huisstijl. Als je telkens verandert van lay-out en uitstraling, verlies je belangstelling, herkenbaarheid en lezers! Ben je een beetje handig? Dan kun je zelf een template maken via websites als Mailchimp. Liggen jouw kwaliteiten op andere gebieden, dan adviseer ik je dit onderdeel uit te besteden aan een professional. Als je eenmaal een template hebt, is het daarna eenvoudig teksten en illustraties te plaatsen. Tip 2: Gebruikersvriendelijkheid Een belangrijk element van een digitale nieuwsbrief is de gebruikersvriendelijkheid. Let op de leesbaarheid van titels, de zwaarte van de afbeeldingen (hierdoor kan de nieuwsbrief traag worden), kleurgebruik, lettertype en het formaat van je nieuwsbrief of HTML e-mail (maximale breedte 550-600 pixels). Tip 3: Testen Misschien wel de belangrijkste tip, want of je nieuwsbrief wordt geopend op een normale PC of bijvoorbeeld op een Mac (Apple) kan nogal verschillend uitpakken. Test daarom de lay-out van de nieuwsbrief in zoveel mogelijk verschillende e-mailservices en platforms. Dus ook in Outlook, Hotmail en GMail. Geen Mac of GMail-account? Kijk dan eens bij vrienden of kennissen en vraag of zij de versie voor je willen testen. Pagina 5 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst http://www.triggertekst.nl
Inhoud De kracht van een triggerende titel en waardevolle content. Tip 1: het onderwerp Laat het onderwerp/de titel triggeren om de nieuwsbrief te openen. Let op, want als het onderwerp onduidelijk of schreeuwerig is, denkt de ontvanger al gauw dat het spam is. En als de ontvanger het niet denkt, dan denkt een spamfilter het wel voor hem. Onderwerpen waarin woorden staan als GRATIS!!!, AANBIEDING of 20% KORTING!! worden tegenwoordig al snel automatisch in de map ongewenste e-mail of spam geplaatst. Tip 2: waarover schrijven Lastig om onderwerpen te bedenken? Denk niet te moeilijk, onderwerpen liggen vaak dichterbij dan je denkt: (nieuwe) producten of diensten successen activiteiten (denk ook aan social media) nieuws uit de branche tegenslagen (en hoe je daarmee omgaat) stel jezelf of een medewerker voor geef het woord eens aan een klant Tip 3: Houd het kort, trigger en visualiseer Houd de tekst kort en bondig. Een titel die uw lezer nieuwsgierig maakt (triggeren), gevolgd door een korte tekst die aanzet tot actie en plaats er een zinvolle, mooie afbeelding bij. Wel even opletten met auteursrechten. Een afbeelding is op internet gemakkelijk gevonden en te kopiëren. Maar wees voorzichtig. Ook op afbeeldingen gelden de regels van het auteursrecht. Wil je zeker zijn van de afbeeldingen? Gebruik dan eigen materiaal of zoek passende afbeeldingen op websites zoals Flickr. Net als bij websites geldt ook bij e-mail dat de boodschap kort en helder moet zijn. Internetgebruikers zijn ongeduldig en lezen scannend. Maak uw nieuwsbrief daarom niet te lang en zorg voor een duidelijke (herkenbare) indeling. Wilt u meer kwijt? Schrijf dan een korte introductie en voeg een hyperlink toe met een verwijzing naar een specifieke pagina. Altijd even de link controleren! Niets is vervelender dan een dode link. Pagina 6 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst http://www.triggertekst.nl
Tip 4: Foutloos Probeer fouten te voorkomen. Grove spel- en taalfouten doen afbreuk aan de geloofwaardigheid en het beeld dat je als bedrijf wilt neerzetten. Laat je tekst anders door iemand nalezen of door een tekstbureau (schrijven of) redigeren. Tip 5: Nieuwsbrief is geen reclamefolder Natuurlijk spoor je de lezers aan tot actie en zet je jouw bedrijf in de spotlights, maar laat het geen reclamefolder worden. Eén of twee interessante aanbiedingen werken beter dan wanneer u de lezer overspoelt. Het laatste gedeelte van deze whitepaper gaat over spam. Je wilt immers niet riskeren dat je nieuwsbrief als spam wordt beschouwd. Dit gedeelte is geschreven door mr. S. Gielen. Eventuele wijzigingen als gevolg van veranderende wetgeving kunnen we nooit helemaal uitsluiten. Neem daarom gerust contact op met Gielen Juridisch Advies. SPAM Wat is een spambericht Een spambericht is een elektronisch bericht met een commerciële, ideële of charitatieve inhoud, dat je ongevraagd verstuurt aan ondernemers of consumenten. Ondernemers die een spambericht versturen riskeren een boete van maximaal 450.000 euro. Toestemming Voordat je ongevraagde berichten mag versturen moet de ontvanger je expliciet en aantoonbaar toestemming hebben gegeven. Verder moet het duidelijk zijn waarvoor en aan wie de ontvanger precies toestemming geeft. Hierover moet je de ontvanger goed informeren. Geef daarom vooraf aan dat het om een nieuwsbrief gaat die je namens jouw bedrijf verstuurt. Vage beschrijvingen zoals 'u geeft toestemming voor de ontvangst van e-mails' vallen natuurlijk niet onder de categorie goed geïnformeerd. Het is verstandig om de inschrijving nog eens te bevestigen. Op die manier is de ontvanger volledig geïnformeerd. Pagina 7 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst http://www.triggertekst.nl
Bestaande klanten Het spamverbod geldt niet voor je bestaande klanten. Met andere woorden: je hebt dan geen expliciete toestemming nodig. Zorg er wel voor dat de inhoud van de nieuwsbrief aansluit bij je producten of diensten. Potentiële klanten Heeft iemand een offerte of informatie aangevraagd over je producten of diensten? Dan is expliciete toestemming voor het versturen van uw nieuwsbrieven wél weer nodig. Zichtbaarheid van gegevens Voor de ontvanger moet direct zichtbaar zijn wie de nieuwsbrief stuurt. Bovendien moet alle relevante bedrijfsinformatie vermeld worden: contactgegevens en je KvK nummer. Reactiemogelijkheid Verstuur je nieuwsbrief altijd vanaf een e-mailadres waarbij het voor de ontvanger mogelijk is te reageren. Het is daarom ook niet toegestaan om een nieuwsbrief via een noreply-adres te versturen. Wel mag: info@ of algemeen@. Afmeldmogelijkheid Zorg ervoor dat de ontvanger zich direct en eenvoudig kan afmelden. Zowel in de nieuwsbrief, maar ook in je bevestigingsbericht. Misschien komt het niet bij je op, maar er zijn nieuwsbriefaanbieders die bij de afmelding kosten in rekening brengen of de ontvanger confronteren met lange vragenlijsten voordat ze zich daadwerkelijk kunnen afmelden. Dat mag dus niet! Pagina 8 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst http://www.triggertekst.nl
Tenslotte nog enkele tips met betrekking tot nieuwsbrieven en spam: Laat de ontvanger bij de aanmelding voor je nieuwsbrief een checkbox aanvinken. Zo weet je zeker dat de ontvanger expliciet zijn/haar toestemming geeft. Maak helder waarvoor de ontvanger toestemming geeft. Een persoonlijk bericht is geen spam. Ook persberichten kunnen in bepaalde gevallen onder spam vallen. Zeker indien het persbericht een commerciële, ideële of charitatieve inhoud heeft. Vermeld altijd de afmeldmogelijkheid, óók bij bestaande klantrelaties. Stuur niet ongevraagd een nieuwsbrief naar een bestaande klant waarbij het 3 jaar of langer geleden is dat hij een product of dienst van je heeft afgenomen. Er moet sprake zijn van een actieve klantrelatie. Laat anderen niets versturen naar jouw abonnees. Ze hebben zich immers voor jouw nieuwsbrief opgegeven en niet voor een andere. Plaats een link naar je privacybeleid bij het aanmeldformulier. Zet hier in hoe je de privacy waarborgt en vermeld dat je mailadressen niet verhuurt of verkoopt. Niet alleen e-mailberichten kunnen aangemerkt worden als spam. Ook sms'en, mms'en, faxberichten of berichten via social networking websites kunnen spam zijn. Mocht je toch een klacht over spam krijgen, reageer dan onmiddellijk of vraag een deskundige om advies. Pagina 9 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst http://www.triggertekst.nl
Vragen? Informatie over ons nieuwsbriefabonnement? Wil je meer weten over digitale nieuwsbrieven en wat Trigger Tekst voor jou en je bedrijf kan betekenen? Bel of mail ons, wij informeren je graag en altijd vrijblijvend. Like en volg ons op Facebook! Trigger Tekst Tekstbureau voor ondernemend Nederland Gabriëlle de Sain Website www.triggertekst.nl Contact +31 6 218 46 877 gdesain@triggertekst.nl Pagina 10 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst http://www.triggertekst.nl