Betreft Raadsvoorstel inzake ontslag griffier en werving en selectie nieuwe griffier Vergaderdatum 14 februari 2008 Gemeenteblad 2008 / 124 Agendapunt 15 Aan de Raad Voorstel De gemeenteraad wordt voorgesteld: - De heer drs. C. Zwartendijk per 15 maart eervol ontslag te verlenen als Griffier van de gemeente Stein - De ambities van de Raad voor 2008 tijdelijk aanzienlijk te beperken - De werving en selectie van een interim-griffier voor 60% vorm te geven zoals aangegeven - In te stemmen met de opgestelde tijdplanning - Kennis te nemen van de financiële gevolgen en in te stemmen met de dekking daarvan - Voor het overige in te stemmen met de inhoud van deze notitie Inleiding In zijn brief van 13 december jl. heeft de Raadsgriffier zijn ontslag ingediend bij uw Gemeenteraad. Hoewel uw Raad zijn verantwoordelijkheden op het vlak van werkgeverschap voor een belangrijk deel bij het Presidium heeft neergelegd, geldt dit niet voor ontslag en benoeming van griffiepersoneel. In dit voorstel doet het Presidium uw Raad een voorstel over hoe om te gaan met het invullen van de ontstane vacature en over hoe om te gaan met de tijdelijke opvulling van de vacature in de periode tussen het ontslag van de huidige en de benoeming van een nieuwe Griffier. Argumentatie Het verzoek om en het verlenen van ontslag is geregeld in de zogenaamde CAR-UWO. Na overleg met uw voorzitter heeft de Griffier in zijn brief aangegeven de maximale termijn van 3 maanden aan te houden. Na aftrek van verlof zal hij dan de dienst van de gemeente Stein twee maanden na zijn ontslagverzoek (15 februari) verlaten. Op deze manier zal de vergadercyclus van de Raad van februari nog door de Griffier afgemaakt worden. Gelet hierop wordt u geadviseerd de Raad voor te stellen de Griffier per 15 maart 2008 eervol ontslag te verlenen, waarbij zijn laatste feitelijke werkdag vrijdag 15 februari 2008 zal zijn. Profiel Alvorens de werving en selectie van een nieuwe Griffier ter hand kan worden genomen, dient de Raad een functieprofiel vast te stellen. In bijlage 1 treft u het door het Presidium opgestelde conceptprofiel aan. Dit profiel is gebaseerd op de huidige functie en het profiel dat het Presidium kort geleden t.b.v. de functiewaardering heeft vastgesteld. U wordt voor dit profiel kortheidshalve verwezen naar bijlage 1.
Werving en selectie De werving kan op verschillende (analoge en digitale) wijzen worden vormgegeven. Voorgesteld wordt een combinatie te gebruiken, die bestaat uit het plaatsen van een beperkte advertentie (halve pagina) in het vakblad 'Binnenlands Bestuur' waarin verwezen wordt naar de vacaturetekst en het functieprofiel dat op de website van de gemeente wordt geplaatst. Daarnaast zal de vacature op verschillende vacaturesites worden geplaatst. De selectie zal moeten plaatsvinden door een selectiecommissie. Gelet op de taak en rol van het Presidium, wordt voorgesteld dat (een gedeelte van) het Presidium deze commissie vormt. Nadere invulling hiervan wordt aan het Presidium overgelaten. Tot slot acht het Presidium het wenselijk dat de griffiemedewerkster die dagelijks met de Griffier samenwerkt, op enigerlei wijze in deze procedure betrokken wordt. Het houden van de gebruikelijke gesprekken met een afdelingsvertegenwoordiging is in dit geval niet realistisch. Voorgesteld wordt derhalve de griffiemedewerkster als vertegenwoordiger van het personeel deel te laten uitmaken van de selectiecommissie. De sollicitatieprocedure zal op de gebruikelijke wijze door de afdeling BMO worden verzorgd/begeleid. Gelet op de snelheid waarmee de functie ingevuld zou moeten worden en de kosten die met vervanging zijn gemoeid, wordt u voorgesteld de vacature tegelijkertijd in- en extern open te stellen. Assessmentcenter In een assessmentcenter wordt getracht langs objectieve weg vast te stellen of de kandidaat voldoet aan de in de functiebeschrijving gestelde eisen. Gelet op de zwaarte van de functie, alsmede de (mogelijk) beperkte ervaring van de leden van de selectiecommissie, waardoor het de vraag is of het de commissie mogelijk is vast te stellen of de kandidaten voldoende beantwoorden aan het functieprofiel, wordt u geadviseerd de na de tweede gespreksronde door de selectiecommissie geselecteerde kandidaat in een assessmentcenter te laten testen. Hiervan kan alsnog worden afgeweken als daarvoor aanleiding is. Een werkgever dient in de werving kenbaar te maken dat een assessmentcenter-test onderdeel uitmaakt van de procedure. Als de werkgever dat in de vacaturetekst niet aangeeft, kan de werkgever dit instrument niet meer inroepen. Derhalve zal in de vacaturetekst de zinsnede opgenomen worden dat een assessmentcentertest onderdeel kan uitmaken van de procedure. U wordt geadviseerd de selectie van en verdere contacten met het assessmentcenter aan uw voorzitter over te laten. Tijdplanning Uitgaande van de hierboven vermelde data en te verrichten activiteiten, kan een termijnplanning gemaakt worden: 2
Activiteit Week Data Bespreking aanpak in Presidium 02 09 januari 2008 Advisering cie. MBZ 05 31 januari 2008 Besluitvorming Raad 07 14 februari 2008 Plaatsing wervingsadvertentie (intern en extern) 08 22 februari 2008 Sluiting reactietermijn (2 weken) 10 07 maart 2008 Eerste brievenselectie en uitnodiging kandidaten voor eerste gespreksronde 11 Nader te bepalen Eerste gespreksronde 12 Nader te bepalen Tweede gespreksronde en selectie benoembare kandida(a)t(en) 14 Nader te bepalen Kandidaat selectie 14 Nader te bepalen Uitvoeren assessmentcenter 15 Nader te bepalen Rapportage assessmentcenter 15 / 16 Arbeidsvoorwaardengesprek 16 Nader te bepalen Voordracht aan en besluitvorming door Raad 1 16 17 april 2008 Schriftelijke aanstelling nieuwe Griffier + ontslagindiening bij huidige werkgever. 17 25 april 2008 Indiensttreding nieuwe Griffier 31 28 juli 2008 2 Uit deze tijdplanning vloeit voort dat rekening moet worden gehouden met een overbruggingsperiode van ruim 5 maanden, waarin in de functie van Griffier zal moeten worden voorzien. Tijdelijke invulling griffiersfunctie Gelet op de lengte van de overbruggingsperiode dient voorzien te worden in een interimgriffier voor uw Raad. De plaatsvervangend-griffier is hier niet voor beschikbaar. Zijn inzet is bedoeld voor en blijft beperkt tot incidentele situaties waarin de Griffier afwezig is. Bovendien heeft het College vorig jaar al laten weten de inzet van de plaatsvervangend-griffier te willen beperken tot de genoemde incidentele situaties. Gepoogd zal moeten worden de interim-griffier van buiten de huidige organisatie te betrekken. Navraag leert dat de kosten hiervoor aanzienlijk zijn. Gerekend moet worden op kosten van 120,- a 140,- per uur, exclusief BTW. Bij een volledige vervanging voor 5 maanden zou dit, uitgaande van uurkosten van 120,-, neerkomen op ruim 110.000,- excl.. Als de Raad zijn ambities voor de 1 e helft van 2008 naar beneden wil bijstellen, is een gedeeltelijke vervanging ook mogelijk. Een vervanging van 3 dagen per week, waarbij de interim-griffier alleen de noodzakelijke werkzaamheden uitvoert en alleen de noodzakelijke contacten en overleggen bijhoudt, zou mogelijk moeten zijn. Kosten van een dergelijke 1 Er wordt uitgegaan van besluitvorming door de Raad zonder tussenkomst van enige commissie en zonder het hebben van de gebruikelijke voorbereidingstijd. 2 Er wordt uitgegaan van een maximale opzegtermijn van 3 maanden. 3
vervanging voor de duur van 5 maanden bedragen ruim 66.000,-. Daartegenover staan ook de bespaarde loonkosten van de griffier. In de paragraaf Financiële consequenties wordt hierop teruggekomen. U wordt voorgesteld het aantrekken van een interim-griffier, onder genoemde voorwaarde en zoveel mogelijk aansluitend op het vertrek van de griffier, aan uw voorzitter over te laten. Financiële onderbouwing In dit stuk zijn een aantal voorstellen gedaan die financiële consequenties hebben. Samengevat gaat het om de volgende geschatte bedragen (alle bedragen zijn excl. BTW): - Advertentiekosten ca. 4.500,- - Assessmentcenter ca. 1.500,- - Inhuur interim-griffier 3 ca. 66.000,- (o.b.v. gedeeltelijke vervanging) Totaal ca. 72.000,- De volgende financieringsbronnen voor de inhuur van een interim Griffier zijn voorhanden: - Begrotingspost 'inhuur derden' 10.000,- - 'Bespaarde' loonkosten Griffier 4 37.000,- Totaal 47.000,- Daarmee resteert een bedrag van 25.000,-. Binnen het Raadsdeel van de begroting zijn verder geen posten voorhanden die ingezet kunnen worden om deze kosten te dekken. De enige post die hiervoor nog aangewend zou kunnen worden is die van 35.000,- die de Raad beschikbaar heeft gesteld voor de uitvoering van de Raadsprioriteiten voor 2008. Gelet op de voorgestelde beperkte inhuur van een interim-griffier en de daarvoor vereiste (tijdelijke) beperking door de Raad van uit te voeren prioriteiten biedt deze post wellicht ruimte hiervoor. Indien u deze post hier niet of niet geheel voor wenst in te zetten kunnen de (resterende) kosten ten laste van de post 'onvoorziene uitgaven' in de begroting 2008 worden gebracht. Relevante beschikbare achtergrondinformatie A. Ontslagbrief Griffier Het presidium van de Gemeenteraad van Stein, de Griffier, de voorzitter, Dict. CZ 3 Periode van inhuur is onbekend. Uitgegaan is van de in de tijdplanning opgenomen maximale termijn van 5 maanden 4 Het bij voetnoot 3 gestelde geldt ook voor de 'bespaarde' loonkosten Griffier 4
Bijlage 1; Functiebeschrijving Griffier gemeente Stein De griffier heeft een wettelijke taak die zich richt op het proactief adviseren en ondersteunen van de gemeenteraad in zijn vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. Daarbij rekening houdend met maatschappelijke en politieke en bestuurlijke ontwikkelingen. (Hoofd)taakbestanddelen De griffier van de gemeente Stein: - Speelt proactief in op maatschappelijke, politiek-bestuurlijke ontwikkelingen en vertaalt deze naar adviezen ten behoeve van de gemeenteraad - Ondersteunt en adviseert de gemeenteraad, dan wel zijn individuele leden, als eerste adviseur, zowel inhoudelijk als procedureel bij het opstellen van een politiek strategische agenda - Draagt zorg voor de voorbereiding, uitvoering en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en zijn commissies - Fungeert als contactfunctionaris voor de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie en verzorgt de communicatie voor de gemeenteraad - Is eerste verantwoordelijke voor het beheer van de door de gemeenteraad ter beschikking gestelde middelen voor het werk van de gemeenteraad - Geeft leiding aan het griffiepersoneel - Is commissiegriffier van de door de Raad ingestelde raadscommissies - Staat de voorzitter van de raad, als mede de voorzitters van de aan de gemeenteraad verbonden gremia, terzijde voor een goede voorbereiding van de vergadering en voor de handhaving van de orde van die vergaderingen - Bewaakt de wettelijke voorschriften inzake de procedures en openbaarheid van door de commissies te behandelen zaken (wet Openbaarheid van bestuur); - Ondersteunt de Raad bij het uitvoeren van zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. - Ondersteunt de Raad, de raadscommissies, de individuele raadsleden en de fracties in het effectueren van hun rechten, zoals bijvoorbeeld dat op ambtelijke bijstand Competenties en benoemingsvereisten - Opleiding op WO-niveau - Aantoonbare meerjarige werkervaring in een politiek-bestuurlijke werkomgeving - Inzicht in en het hebben van een goed ontwikkeld gevoel voor ambtelijke, bestuurlijke en politieke verhoudingen; - Goed in staat zijn werkzaamheden en taken van de griffier, maar ook van de raad en daaraan verbonden gremia goed te plannen en te organiseren - Zorgvuldig zijn in procedures en het de puntjes op de i zetten waar het de kwaliteit aangaat van door Raad en raadscommissies te behandelen zaken; - Flexibiliteit - Servicegericht richting de (leden van) de Raad en de daaraan verbonden gremia - Uitgebreide kennis t.a.v. maatschappelijke en politieke ontwikkelingen - Alertheid in het oppikken van relevante signalen en informatie t.b.v. de raad, daaraan verbonden gremia en/of individuele raadsleden en het vertalen van die signalen en informatie in passende (beleids-)adviezen - In staat zijn de kwaliteitseisen van de gemeenteraad en/of raadscommissies te bewaken naar andere organen of functionarissen en daarnaast in staat zijn de kwaliteit te bevorderen - beschikken over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden en hoed in staat zijn adviezen en besluiten kort, volledig en zakelijk te verwoorden - Is goed in staat stukken te doorgronden en snel tot de essentie van de zaak door te dringen 5
Inlichtingen Nadere informatie over de functie kunt verkrijgen bij de voorzitter van de gemeenteraad, tevens burgemeester, de heer drs. A.C. Barske. Hij is telefonisch bereikbaar op telefoonnummer 046-4359201. Sollicitaties Belangstellenden kunnen hun sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae binnen 14 dagen na het verschijnen van deze advertentie richten aan de voorzitter van de Raad van de gemeente Stein, Postbus 15, 6170 AA te Stein. U kunt uw sollicitatiebrief en curriculum vitae ook per mail verzenden naar XXXX@gemeentestein.nl Een assessmentcenter-test kan onderdeel uitmaken van de procedure. Acquisitie naar aanleiding van de advertentie wordt niet op prijs gesteld. 6