VERSLAG GEZAMENLIJKE NETWERK BIJEENKOMST VOOR KOPLOPERS KENNISNETWERK DPK & MVO NEDERLAND, Veenendaal, 15 februari 2011 DRAAGVLAK MEDEWERKERS ESSENTIEEL OM DUURZAAMHEID TE BEREIKEN Voor het creëren van draagvlak is trots bij de medewerkers erg belangrijk. Je moet het kennelijk persoonlijk maken. Het zit bijna tegen het emotionele aan. Draagvlak heeft zich ontwikkeld van een passieve tot een actieve kwaliteit. Hou het simpel en hou het leuk. Probeer niet het beste bedrijf ván de wereld, maar vóór de wereld te worden. Dan word je misschien wel het beste ván de wereld. Dit zijn enkele eye openers die de deelnemers hebben genoteerd tijdens de bijeenkomst De kunst van het draagvlak creëren. Hoe betrek je medewerkers bij het MVO-beleid?. De op 15 februari gehouden koploperbijeenkomst was een co-productie van kennisnetwerk Duurzame ProductKetens (DPK) van Agentschap NL en MVO Nederland. De koploperbijeenkomsten bieden bedrijven met MVO-ambitie gelegenheid om kennis en ervaringen te delen over actuele MVO-thema's, tips uit te wisselen en te netwerken met andere koplopers. InterfaceFlor, producent van tegeltapijt trad op als gastheer. Luuk de Jong, directeur Human Resources en organisatieontwikkeling van dit bedrijf, verzorgde de aftrap van het plenaire deel van de kennisbijeenkomst. A. PLENAIR GEDEELTE BIJEENKOMST Luuk de Jong van InterfaceFlor: Draagvlak onder medewerkers noodzakelijke voorwaarde duurzaamheid Draagvlak onder medewerkers is een essentiële voorwaarde voor elke onderneming die duurzaamheid wil integreren in zijn bedrijfsvoering, is de stellige overtuiging van De Jong. Hij vertelde over de ervaringen die zijn bedrijf heeft opgedaan sinds het in 1994 besloot om duurzaamheid tot centraal beleidspunt te verheffen. De onderneming wil aan de hand van het programma Mission Zero in 2020 volledig duurzaam opereren. Het creëren van draagvlak is één van de zeven pijlers onder Mission Zero. De Jong vertelde dat InterfaceFlor acht belangrijke dingen heeft geleerd als het gaat om het creëren van draagvlak: 1. De bedrijfsleiding moet zichtbaar betrokken zijn bij duurzaamheid. Dit is essentieel om te laten zien dat het bedrijf duurzaamheid serieus neemt. Om ervoor te zorgen dat de hoogste geledingen binnen het bedrijf zich willen inzetten voor duurzaamheid, is het noodzakelijk dat dit onderwerp een bedrijfsdoelstelling is. 2. Geef duurzaamheid status in het bedrijf. In plaats van duurzaamheid tot een klusje te maken dat iemand nu eenmaal moet doen, is het beter medewerkers aan te moedigen om voorvechter van duurzaamheid te worden. Zorg ervoor dat mensen met deze rol binnen het bedrijf status krijgen. 3. Overtuig medewerkers met een gerichte, persoonlijke aanpak. Medewerkers kunnen het best bij duurzaamheid worden betrokken door hen het duurzaamheidsconcept op hun eigen functie te laten toepassen. 4. Maak mensen verantwoordelijk voor duurzaamheidsdoelstellingen. Dit berust op het principe dat de betrokkenheid van mensen toeneemt, als zij voor iets verantwoordelijk worden gesteld. 5. Investeer in medewerkers om hen met oplossingen te laten komen. De medewerkers van InterfaceFlor krijgen ruimte om met innovatieve suggesties te komen. Daardoor dragen ze ideeën aan die de milieubelasting verder terugdringen. 6. Zorg voor een gerichte betrokkenheid. Breng de doeleinden helder onder woorden.
7. Benadruk de duurzaamheidsstrategie in elke boodschap. Beperk de berichtgeving over duurzaamheid niet tot incidentele artikelen in interne publicaties, maar benut elke aanleiding om de boodschap te verspreiden. 8. Voorkom cynisme: zeg wat je doet en doe wat je zegt. Jeroen Bruning van Office Depot: Laat klanten MVO-projecten sponsoren Evenals voor InterfaceFlor staat het ook voor Office Depot vast dat leiderschap en een goede communicatie tussen management en lagere echelons van cruciaal belang zijn voor het creëren van draagvlak. Jeroen Bruning, hoofd Communicatie Europa en het Midden Oosten van Office Depot: De bedrijfsleiding moet absoluut naar de basis toe om te kunnen snappen hoe je duurzaam beleid kunt ontwikkelen. Een aantal zaken moet gewoon kloppen zoals bijvoorbeeld papierinkoop en energieverbruik. Juist daarin is de bijdrage van de medewerker cruciaal. Als we bij een foute producent inkopen, deugt ons hele MVO-programma niet. De leverancier van kantoorartikelen betrekt daarmee dus ook de keten in het creëren van draagvlak. Overigens heeft Office Depot binnen de keten niet alleen aandacht voor leveranciers maar ook voor de klanten. De afnemers nemen volgens Bruning zelfs een sleutelpositie in, sinds de onderneming op het idee kwam hen in staat te stellen MVO-projecten te sponsoren bij aankoop van producten. Om dit mogelijk te maken heeft Office Depot haar wijze van verkoop zelfs over een andere boeg gegooid. Annette van Waning van Vebego: Niet meedoen is geen optie MVO moet in je business zitten. Mede om dat te bereiken hebben we een MVO-model ontwikkeld. Op grond daarvan hebben alle bedrijfsdirecteuren een duurzaamheidsverklaring moeten ondertekenen. Niet meedoen is geen optie. De Raad van Bestuur beseft wel dat het tempo waarin en de manier waarop het duurzaamheidsbeleid gestalte krijgt, kunnen variëren per bedrijf. Uit de presentatie van Annette van Waning, MVO manager bij Vebego, wordt duidelijk dat het creëren van gemeenschappelijk draagvlak voor duurzaamheid van huis uit al lastig is. Het in facility management gespecialiseerde bedrijf is in zeven Europese landen actief waar lang niet altijd op dezelfde manier tegen duurzaamheid wordt aangekeken als in Nederland. Communicatie wordt nog ingewikkelder door het gegeven dat de onderneming 40.000 mensen op de loonlijst heeft staan. Velen van hen werken in deeltijd, in totaal telt het bedrijf 17.000 volledige arbeidsplaatsen. Om dat draagvlak toch te krijgen zijn de inhoud van de boodschap en de presentatie ervan belangrijk, aldus Van Waning. Verder hebben we MVO-coördinatoren in onze bedrijven aangewezen en hebben we een aantal instrumenten ontwikkeld. Bijvoorbeeld manieren om mensen te stimuleren mee te denken over de vraag hoe we draagvlak kunnen bereiken. Ralph Klaare van Zonheuvel: Toen kwam gelukkig de crisis Horecamensen, zijn doeners. We formuleren omzet targets en stropen vervolgens de mouwen op om die streefcijfers te halen. Toen kwam gelukkig de crisis. We beseften dat het in verband met de moeilijke economische omstandigheden geen enkele zin had om targets op papier te zetten die toch niemand kon halen. In plaats daarvan hebben we een vierde P in het leven geroepen, de P van passie. Die bepaalt de input. Met welke houding ga je naar je werk? Met welke houding ga je naar huis? Ralph Klaare, directeur van het klimaatneutrale Hotel en Conferentiecentrum Zonheuvel, vertelde dat de bedrijfsleiding heeft besloten om het duurzaamheidsbeleid te intensiveren.: Dat was dus een top-down actie. Maar de vraag hoe de weg naar meer duurzaamheid er uit moest zien, heeft de directie bewust bij de medewerkers neergelegd. Dat was een belangrijke stap naar het creëren van draagvlak onder medewerkers. Klaare: We willen onze gasten aan het denken zetten. Wij zien graag dat ze bij ons niet alleen voor het gastheerschap komen, maar ook voor een bepaalde mentaliteit. Wij kunnen de wereld niet
veranderen. Maar ons ideaal is dat de tienduizenden bezoekers die we jaarlijks ontvangen allemaal aan het denken worden gezet. Dat is niet alleen mijn droom, maar ook die van onze medewerkers. B. HOT SEATS EN EYE OPENERS Tijdens workshops konden de aanwezigen met de vier inleiders verder van gedachten wisselen over het creëren van draagvlak onder medewerkers. Dit gebeurde volgens de hot seats formule: een interactief gesprek met een klein groepje belangstellenden waarbij aan de inleider van het praktijkvoorbeeld vragen worden gesteld over het wie, wat, waar, waarom en wanneer. Om zo tot meer praktijkkennis te komen over het onderwerp. Onderstaand een overzicht van drie opvallende eye openers per workshop die de gespreksdeelnemers noteerden. In deel C. van dit verslag zijn alle eye-openers terug te vinden Eye openers Interfaceflor 1. Als je de veranderingsprocessen zelf ook duurzaam wilt vormgeven, moet je vooral mikken op draagvlak. 2. Wij hebben ook trainingsprogramma s voor duurzaamheid. Het leren zelf moet ook duurzaam vorm gegeven worden: gericht op kennisoverdracht en volledig opgenomen in de bedrijfsvoering. 3. Je kunt wel managen in de richting van duurzaamheid, maar het managementmodel zelf moet ook duurzaam zijn Eye openers Office Depot 1. Model Office Depot: - Inspire: wordt bewust onbekwaam. - Enable: word bewust bekwaam. - Transform: word continu bewust. 2. Formuleer doelen én geef vrijheid. 3. In alle communicatie (intern en extern) over MVO praten. Eye openers Vebego 1. Ook in complexe situaties kan duurzaamheid een goede plek krijgen. 2. Begin daar waar de medewerkers plezier aan beleven. 3. C2C met medewerkers: beoordeel mensen niet op wat ze niet (meer) kunnen, maar geef ze werk waar ze wel toe in staat zijn. Eye openers Zonheuvel 1. Geef medewerkers de vrijheid om initiatieven te nemen op MVO 2. Ga er nu niet vanuit dat iedereen het weet. Blijf communiceren. Communicatie. 3. Duurzame producten eerst bij medewerkers testen, daarna pas bij gasten. Dit verslag is opgesteld door Bosma Communicatie en PR
C. EYE OPENERS Interfaceflor Doen. Duurzaamheidsstrategie = bedrijfsfilosofie. Geen draagvlak zonder visie en geen visie zonder draagvlak. Actively disengaged veroorzaak je als management zelf. Kies de sterke punten. Geef mensen de juiste baan. Focus niet alleen op het negatieve, maar juist op het positieve. Top 5: Sturen op kwaliteiten, niet op verbeteren van minipunten. Hoe beleven medewerkers de organisatie. Visie geeft richting. Persoonlijke interesse geeft beweging. Duurzaamheid = duurzaam veranderen = positieve psychologie. Future Development Right brain dominance. Naar creatieve mensen in organisatie luisteren. Groei moet gedragen worden in elk deel van de organisatie. Je kunt niet ontsnappen aan je talenten. Sturen op innovatie groen komt vanzelf. MVO is een management filosofie. Dat implementeer je niet van vandaag op morgen. Zelf doen als drijfveer voor draagvlak. Laat de medewerker dus zelf doelen stellen. Talenten van mensen ontwikkelen tot sterke punten. Office Depot Ecosmart. Empowerment. Formuleer doelen én geef vrijheid. In alle communicatie ( intern en extern ) over MVO praten. Office depot verkoopt product + MVO ( in de keten ). Office depot is lovend over de inkopen de overheid.
Handboek. Draagvlak = laat medewerkers zelf doelen stellen. Laat de leveranciers doelen stellen. Neem ketenanalyse mee bij creëren draagvlak. Concrete vraag/doel wordt dan: hoe kan een medewerker van Office Depot meewerken aan MVO in de keten. Je moet concrete doelen ( targets ) hebben om de ambitie MVO te kunnen realiseren. Naast het verkopen van producten ( kantoorartikelen ), verkoop ook diensten. (bijvoorbeeld een MVO-scan bij klanten ) Doelstelling in hele Office Depot: vertaal MVO als voordeel: in klantrelaties. Medewerking verkoopt: bedrijf, product en zichzelf. Model Office Depot: - Inspire: wordt bewust onbekwaam. - Enable: wordt bewust bekwaam. - Transform: wordt continu bewust. Continu bekwaam. Geen draagvlak zonder empowerment. Empowerment zowel medewerkers als toeleveranciers ( en andere toeleveranciers ). Vebego Ook in complexe situaties kan duurzaamheid een goede plek krijgen. Je bent nooit klaar met MVO. MVO moet leuk zijn! MVO als natuurlijk onderdeel van je werk. Beginnen daar waar de medewerkers plezier aan beleven. MVO brengt ons: innovatie! Tegen cijfers en meten: op een eigen manier je weg gaan. PPPP. Labels zijn niet nodig. We vertellen wat we doen. Samenwerken met de klant. MVO-communicatie. Alleen vertellen wat je doet! Ook met mensen geldt het principe van cradle to cradle. Herhalen herhalen herhalen. Maar houdt het praktisch. Cradle to cradle op het gebied van mensen. Doorontwikkelen van mensen.
Zonheuvel Hotel Congrescentrum Inspirerende visie en leider Geef medewerkers de vrijheid om initiatieven te nemen op MVO Creëer kansen met passie voor duurzaamheid Communicatie naar medewerkers. Interactie? Personeel en management. Nu komen ideeën terug. Gewoon doen. Hou het simpel, maak het leuk. Ga er nu niet vanuit dat iedereen het weet. Communicatie. Draagvlak van bovenaf en onderop is beide en tegelijkertijd nodig. Duurzaamheid = tweerichtingsverkeer. Communiceren, overleg op meerdere dagen. Mensen belonen, leuke gadgets medewerkers. Mensen/medewerkers dingen laten initiëren, zoals een rondleiding schrijven. Niet opleggen. Duurzame producten eerst bij medewerkers testen, daarna pas bij gasten. Medewerkers kunnen daar uitleg over geven. Duurzaamheid is dichtbij. Gewoon doen! Betrokkenheid/bevlogenheid vanuit management genereert creativiteit en passie. Trots creëren door intensief delen van initiatieven. Leidt tot draagvlak. Duurzaamheid is de basis voor trots bij medewerkers.